ACCESS

Introduction
Avant de commencer, regardons quelques-uns des avantages d'une base de données.

Accès à l'information plus rapidement et facilement.

Toute l'information se retrouve à une seule place; dans votre base de données.
Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs sources.
Recherche Ad hoc facile.
Ex.: Combien me reste-t-il en stock du produit X? Qui sont mes dix clients les plus importants
en ce moment? Quels produits sont mes meilleurs vendeurs? Quels sont mes meilleurs
représentants?
Meilleur suivi de l'information.
Meilleure gestion des données.
Meilleure analyse des données.
Meilleure prise de décision.
Mieux apte à répondre aux besoins de la clientèle.
Automatisation de certaines tâches répétitives.

POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNÉES RELATIONNELLE?

Ce type de base de données a plusieurs avantages comparés à une base de données simple
aussi appelée "flat file". Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle réduit au minimum
les redondances ou les répétitions des données. Pour mieux comprendre l'avantage d'un
système de gestion de base de données relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de factures
pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de base d'un SGBDR.

Regardons quelques-unes des données que l'on retrouve normalement sur une facture:
Ex.: Date, Numéro de facture, Numéro du vendeur, Numéro du produit, Quantité vendue, Prix
unitaire, Description du produit, sous total, Taxes, Total ...

Voici quelques-unes de ces données dans un BD simple.

No. Facture Client Produit Description Prix Unitaire Qté ...

1001 ABC 415 TRIANGLE 12.75 50
1002 ABC 416 CARRÉ 10.00 20
1003 XYZ 415 TRIANGLE 12.75 75

L'idée d'une base de données relationnelle est de répartir les données dans plusieurs BD ou
tables et de créer des connexions, des points communs, des liens, des relations entre chacune
d'elles. Voici comment les variables pourraient être divisées dans une BD relationnelle.
Facture Client Vendeur Inventaire
No. Facture No. Client No. Vendeur No. Produit
No. Produit Adresse Nom Description
Qté vendue Code Postal Prénom Prix unitaire
No. Vendeur No. téléphone No. Ass. Soc. Qté disponible
No. Client Personne autorisée Date d'embauche Qté commandée

Dans le tableau précédent, la table FACTURE va chercher les informations sur le client de la
table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de réécrire les données du
client plusieurs fois. On peut aller chercher l'information grâce à une relation entre ces deux
tables: soit par le champ No. Client. La même chose se produit pour les informations
nécessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE par leurs variables communes NO.
VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement.

De cette manière, il est inutile de réécrire les données redondantes ou répétitives. Ceci
conserve de l'espace pour d'autres données. Pour les trois factures de l'exemple, on économise
de l'espace et du temps à ne pas avoir à réécrire les informations sur le client ABC ni la
description et le prix unitaire du produit 415.

Définitions
L'utilisation d'une base de données apporte aussi de nouveaux termes à comprendre. Voici une
liste des termes qui seront utilisés pour toutes les pages sur les sujets d' Access.

Champ : Une information nécessaire sur une personne, une chose ou un événement.
Ex.: couleur, taille, modèle, date, nom, prénom, téléphone, adresses,
description, commentaires etc.
Enregistrement Un regroupement de champs qui décrient une personne, une chose ou un
: événement. Ex.: nom, prénom, date de naissance, téléphone, numéro
d'assurance sociale ou compagnie, adresse, téléphone, télécopieur, personne
responsable ou département, personne responsable, téléphone.

Le champ téléphone est utilisé de trois manières différentes. Il est soit le

numéro de téléphone d'un employé, d'une personne dans une compagnie ou
d'un département.
Table: Un regroupement d'enregistrements sur un thème un commun. Ex.:
employés, inventaire, client, fournisseurs, véhicules, contacts etc.
Base de Un regroupement de tables, de requêtes, de formulaires, et de rapports et de
données : programmation qui constitue un système complet. Ex.: gestion de la
facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des véhicules, carnet de
numéro de téléphone, réservations etc.
La définition d'une base de données prend maintenant un sens plus large qu'auparavant. Ce
n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi
les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules pour développer une
"application" ou un "système" qui répond aux besoins spécifiques de l'utilisateur.

Quelles sont les composantes d'Access?

Structure de la table, type de champs et les informations qui y sont

Tables :
entreposées.
Recherche d'informations qui répond à certains critères déterminés
Requêtes :
par l'utilisateur.
Présentation de l'information à l'écran d'une manière pratique pour
Formulaire l'utilisateur.
:
Présentation de l'information sur papier d'une manière pratique
État :
pour l'utilisateur.
Développement de routines pour automatiser certaines tâches.
Macro :
Programmation
Modules :

Création d'une base de données

Pour vous aider à comprendre la création d'une base de données, cette page va démontrer les
étapes à suivre. Afin d'éviter la répétition du texte de ce site, il vous sera demandé d'aller lire
le texte d'autres pages pour les tables et les relations. L'exercice va consister à créer une base
de données pour la facturation d'une entreprise.

La première étape de la création d'une base de données est l'analyse. C'est d'ailleurs
probablement l'étape la plus importante. Si vous passez trop rapidement sur cette étape, vous
allez ensuite perdre beaucoup de temps et d'efforts à refaire ce qui aurait dû être accompli
auparavant.

Avant de créer votre base de données, il faut avoir une idée claire de ce que seront vos besoins
pour celle-ci. Il faut préparer une analyse approfondie de vos besoins. Quelles sont les
informations dont vous avez besoin? Ex.: Quelles informations ai-je besoin sur mes clients,
sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon personnel etc.

Une technique parmi d'autres que vous pouvez utiliser consiste à fonctionner "à l'envers" (top-
down). Songez aux formulaires et aux états dont vous aurez besoin. Connaissant les résultats
dont vous avez besoin, il faut découvrir quels sont les champs nécessaires pour atteindre ceux-
ci. Par exemple, il faut connaître les quantités vendues et à quel prix unitaire avant de
connaître le total des ventes .

Vous pouvez aussi utiliser la technique "bottom-up". À partir de la base, vous déterminez
toutes les informations qui sont nécessaires pour les requêtes, les formulaires et les états de
votre base de données. Vous pouvez utiliser les deux techniques pour vous assurer d'avoir
toutes les informations nécessaires.
Pour les besoins de l'exercice, prenez quelques instants et écrivez sur une feuille quels champs
que l'on retrouve sur une facture. Essayez de trouver autant de champs que vous pouvez.

Liste des champs

Voici la liste de champs que l'on peut retrouver une facture.

Date, Numéro de facture, Numéro de client, Adresse de facturation du client, Ville, Numéro
de téléphone, Numéro de télécopieur, Adresse de courriel (courrier électronique), Adresse de
livraison, Personne contact, Conditions de paiement, Numéro de produit, Description du
produit, Prix unitaire du produit, Quantité achetée, Total pour l'item, sous-total, TPS (Taxe sur
le Produits et Services, 7% du total), TVQ (Taxe de vente du Québec, 7,5% du total et de la
TPS, TVA en Europe), Grand total, Escompte, Bon de commande, Numéro du vendeur, Nom
du vendeur ...

Ouf! C'est peut être un peu plus que vous vous attentiez.

La seconde étape: regrouper les informations dans des tables.

Il faut ensuite regrouper en entités toutes ces informations (champs) dans une table ou un
"thème" en commun. Ex.: Est-ce que le champ "Escompte" ou "Conditions de paiement" ira
dans l'entité (table) "Facture" ou avec "Client"?

Je vais premièrement vous démontrer ma technique pour regrouper les champs dans des tables
et pour déterminer les relations entre ces tables. Par après, on discutera de la technique de la
normalisation. Ma technique est un peu plus simpliste et demande un peu d'expérience.
L'utilisation de la technique de la normalisation est une manière difficile d'accomplir à
accomplir et à réaliser. Mais elle est infaillible lorsqu'on la comprend et on l'applique
correctement. Ces deux manières veulent atteindre le même résultat : regrouper des champs
dans des tables de manière la plus efficiente possible. Premièrement ... ma technique.

Le concept est de distribuer les champs dans le plus grand nombre de tables possibles. Mais il
y a certaines règles à suivre:

Regroupement des champs dans des tables qui peuvent être reliées.
Pas de dédoublement de champs, sauf pour les champs en commun.
Pas de dédoublement d'entrée d'information.
Pas de champs calculables dont on peut avoir le résultat avec les informations des autres
champs des tables. Ex.: Total = Qté * Prix unitaire

Il faut regrouper les champs dans des tables. Quels sont les champs que l'on peut regrouper
ensemble? Pour vous aider dans cette tâche, basez-vous sur des éléments de la vie de tous les
jours, du concret. Cela aide aussi de connaître les processus de l'entreprise. Quelles sont les
opérations accomplies? Qui utilise quelle information? Pour la facture, on retrouve des
éléments qui distinguent la facture, le client, les produits et le vendeur. Ce sont les quatre
tables qui seront utilisées.

S'assurer que les champs sont dans la bonne table. Qu'il n'y a pas de tables cachées à
l'intérieur des autres.
À l'exception des champs en commun qui servent à "relier" les tables, un champ ne devrait
pas se retrouver dans plusieurs tables.

Déterminer les clés primaires

Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet de différencier un
enregistrement des autres. Par exemple, bien qu'il puisse avoir plusieurs factures avec la
même date, la même quantité achetée, au même client ou avec le même vendeur, il n'y aura
pas deux factures avec le même numéro de facture. Une clé primaire n'est pas obligatoire pour
une table. Elle le devient lorsque vous voulez relier deux tables. L'une des tables doit avoir
une clé primaire.

Essayez de déterminer quel champ serait approprié pour une clé primaire pour la table
Employés. Certainement pas le champ sexe. À moins qu'il y ait seulement un homme et une
femme dans l'entreprise. Cela limite un peu la croissance de l'entreprise! Fumeur?
Permanence? Même chose. Il y a seulement deux valeurs possibles (H ou F, Oui ou Non ...).
Puisqu'on ne peut pas entrer deux fois la même valeur dans une clé primaire, ceux-ci ne sont
pas de bon choix.

Il est possible d'utiliser le champ Nom de famille aussi longtemps que deux personnes dans
l'entreprise n'aient pas le même nom. Ensuite, il est toujours possible de créer une clé primaire
composée de deux champs: nom de famille et prénom. Cette clé va fonctionner correctement
jusqu'à ce que deux employés aient le même prénom et le même nom. Pour régler ce
problème, il est possible de créer une clé primaire composée du nom de famille, du prénom
et de la date de naissance. Cette clé primaire va fonctionner correctement jusqu'à ce que ...
Cela peut continuer longtemps.

Rendu à un certain point, vous verrez qu'il est préférable d'avoir un champ nommé Numéro
d'employé ou Numéro d'assurance sociale pour distinguer chacun des enregistrements de la
table. Mais il y a des occasions où il est nécessaire d'avoir une clé primaire qui est composée
de plusieurs champs. L'une de ces situations sera expliquée un peu plus loin sur cette page.

Prenez quelques instants pour essayer de déterminer quels champs dans la table seraient
appropriés pour être la clé primaire ou être dans la clé primaire. L'explication pour appliquer
la clé primaire sur un ou plusieurs champs de la table est sur la page Web suivante sur les
tables.

Déterminer les relations entre les tables

Pour qu'une relation soit possible entre deux tables, il faut:

2 tables (ou requêtes ou une combinaison des deux)

1 champ en commun dans chacune des tables.
Même type de champ (Texte avec texte, numérique avec numérique... sauf exception de
numéroauto avec numérique)
Même longueur (Pas un champ long de 15 caractères avec un autre long de 50 caractères !)
Même genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires, NAS avec
NAS ...)
Vous n'êtes pas obligé de relier toutes les tables l'une à l'autre. Il est possible d'accéder à
l'information tant que les tables soient reliées directement ou indirectement en elles. Vous
trouverez plus de détails sur la page des relations.

Déterminer les types de relations (cardinalité)

Il existe trois types de relations : 1 à 1, 1 à plusieurs et plusieurs à plusieurs. Afin de ne pas

répéter le texte, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour déterminer le type de
relation et comment créer des relations sur la page sur les relations.

Pour l'exemple qui est utilisé sur ce site, voici comment relier les tables dont les informations
se retrouvent sur une facture.

L'image ci-dessus démontre la liste des tables avec les champs qui les composent. De plus, les
lignes indiquent les relations entre les tables. La relation de types plusieurs à plusieurs
requiert une table intermédiaire composée, au minimum de la clé primaire des deux tables à
relier. C'est la raison d'être de la table Transition Fact-Inv qui pourrait tout aussi s'appeler
Items de la facture.

La normalisation et les formes normales.

L'avantage d'une base de données relationnelle est d'éviter au maximum les répétitions ou les
redondances d'information. La normalisation sert à séparer la liste des champs en plusieurs
tables pour avoir une base de données qui est plus efficace. On parle de retirer
progressivement quelques problèmes que l'on retrouve dans les bases de données pour
afficher la base de données sous différentes formes normales (1ère, 2ième, 3ième ...) Pour le
moment, nous allons seulement regarder les trois premières formes normales.

Première forme normale : répétition des données

Pour atteindre la première forme normale, il faut éliminer les groupes répétitifs en les séparant
en plusieurs tables. Le travail à accomplir pour atteindre la première forme normale est
d'éviter complètement les répétitions d'entrée de données.

Par exemple, une facture peut contenir plusieurs produits.

Numéro de facture Numéro de produit
1 1, 3, 5

Donc, il peut avoir plusieurs numéros de produits pour une même facture. Ceci est de la
redondance et ce n'est pas une forme appropriée pour conserver de l'information dans une
base de données relationnelle. Comment fera-t-on ensuite pour relier une modification au bon
produit? Il faut donc mettre Numéro de produit dans une table autre que Facture. On peut en
même temps déplacer les champs similaires dans l'autre table. Le test de la deuxième forme
normale va s'assurer que les champs sont à la bonne place.

Il faut s'assurer que l'utilisateur ne va entrer plusieurs fois la même information. Par exemple,
cela ne serait pas efficace d'avoir une table "Facture" qui contiendrait aussi les champs "Nom
du client", "Adresse de livraison", "personne contact". Cela ne passerait pas à la première
forme normale. La raison est qu'il faudrait que l'utilisateur rentre pour chaque facture la même
information qu'il a déjà entrée dans les factures précédentes pour le même client. Après tout,
combien de fois peut-on entrer la même adresse? Pas vraiment efficient! C'est pour cette
raison qu'il faut "découper" la liste des champs dont vous avez besoin dans plusieurs tables
pour avoir une forme efficiente d'entrée et d'utilisation des données. La même situation se
répète pour les informations sur le vendeur.

Facture: Numéro de facture, date, bon de commande, escompte

Clients : Numéro de client, adresse de facturation, ville, numéro de téléphone, numéro de

télécopieur, adresse de courriel, adresse de livraison, personne-ressource, escompte,
conditions de paiement

Employés : Numéro du vendeur, nom, prénom, numéro d'assurance sociale

Inventaire : Numéro de produit, description, prix unitaire, quantité achetée, quantité

disponible

Il faut ensuite déterminer la clé primaire pour chaque table. Cela est nécessaire pour la
seconde forme normale. Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet
de distinguer un enregistrement des autres. Pour la table Facture, la clé primaire est le champ
Numéro de facture. Le contenu de tous les autres champs de la table peut se répéter ce qui
serait contraire à la convention d'une clé primaire.

Deuxième forme normale: Dépendance directe à la clé primaire

Pour se rendre à la deuxième forme normale, il faut premièrement avoir passé à travers la
première forme normale. Il faut ensuite éliminer les dépendances partielles. Cela veut dire
qu'il faut s'assurer que tous les champs de la table dépendent de la clé primaire de la table.
Sinon, il faudra créer une nouvelle table ou déplacer le champ.

Le problème pour ce niveau est le champ Quatité achetée. Il dépend en même temps du
numéro de facture et du numéro de produit. Une facture peut avoir plusieurs produits. Mais un
produit peut aussi se retrouver sur plusieurs factures. Il y a donc une relation de plusieurs à
plusieurs entre ces deux tables.
Facture : Numéro de facture, Date, bon de commande, escompte

Clients : Numéro de client, adresse de facturation, ville, numéro de téléphone, numéro de

télécopieur, adresse de courriel, adresse de livraison, personne-ressource, escompte,
conditions de paiement

Employés : Numéro du vendeur, nom, prénom, numéro d'assurance sociale

Inventaire : Numéro de produit, description, prix unitaire, quantité disponible

Items : Numéro de facture, Numéro de produit, Quantité achetée

Voici un exemple du contenu de la table items. Pour cette base de données, la table est
appelée Transition Fact-Inv puisqu'elle permet de relier les tables Facture et Inventaire. Vous
remarquez aussi que la clé primaire de cette table est composée de deux champs: Numéro de
facture et Numéro de produit. Ce sont aussi les clés primaires des tables Facture et Inventaire.

Numéro de facture Numéro de produit Quantité achetée

1 1 10
1 2 25
2 1 50
2 2 100

Dans cette table, un même numéro de facture et un même numéro de produit peuvent être
utilisés plusieurs fois. Mais seulement un à la fois. Il n'y aura jamais deux fois le même
numéro de facture et le même numéro de produit.

Troisième forme normale : Dépendances partielles de la clé

Troisième forme normale: éliminer les dépendances transitives. Il faut s'assurer qu'il n'y a pas
de tables qui soient cachées parmi les autres.

Aussi, les tables ne devraient jamais contenir de champs calculés. Par exemple, il ne devrait
pas avoir les champs "sous total", "Total", "TPS", "TVQ", "TVA" ou "Autres taxes" dans les
tables puisqu'il est possible de les calculer à partir des données qui sont déjà dans les tables. Il
est possible d'avoir le "sous total" en multipliant les "Quantité vendue" par les "Prix unitaire".
Donc, il est inutile de l'avoir dans les tables.

La troisième étape est de déterminer les relations entre les différentes tables. Il faut regarder
quelles sont les relations possibles entre les entités. Pour avoir une relation, deux tables
doivent avoir au moins un champ en commun. On peut relier une facture à un client par le
champ "ID_Client". Ou encore, relier un produit à une facture par le champ "ID_Produit" etc.
Vous devriez à ce moment vous apercevoir que certains champs seraient mieux placés dans
une autre entité. Une fois que vous avez réalisé les regroupements et déterminé les relations,
vous avez votre base pour la création des tables.
Maintenant que vous avez les entités et les champs qui les composent, pensez à quoi devrait
ressembler vos formulaires et vos états. Est-ce que les champs que vous avez choisis
répondent à tous vos besoins? Prenez tout le temps nécessaire pour l'analyse. Il vous coûtera
beaucoup plus de temps et d'effort si vous passez trop rapidement à la création et oubliez des
éléments importants.

Attention!

Si vous êtes dans le laboratoire d'informatique au moment de la création de votre première

base de données, assurez-vous de sauvegarder le fichier sur le lecteur A: . Ne créez pas votre
base de données sur le disque dur. Sinon, un technicien sera obligé de venir vous aider à la
déplacer sur votre disquette. À chaque session, un étudiant "perd" sa base de données qu'il, ou
elle, a créé sur le disque dur au lieu de sa disquette personnelle.

Du menu Fichier, sélectionnez l'option Nouveau.

Access va ensuite vous demander quel nom vous voulez donner à votre fichier et sur quel
lecteur. Pour les besoins des démonstrations appelez-le ACCESS1.MDB.
Appuyez sur le bouton OK.

Maintenant que vous avez créé la base de données, il reste qu'a créer les tables, entrer
l'information, créer les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules pour
votre base de données. Donc, il reste encore beaucoup de travail.

Réparer une base de données

Il peut arriver par accident que vous retirez la disquette sur laquelle se retrouve votre base de
données avant de l'avoir fermé dans Access. Ou, la base de données s'est mal sauvegardée sur
la disquette. Ceci peut endommager une base de données. Access vous offre une manière de
réparer une base de données endommagée. La procédure se fait en deux étapes: réparer et
compacter la base de données. Le premier isole le problème et le second le retire de la base de
données.

Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de données.

Du menu Outils, sélectionnez l'option Utilitaires de base de données.
Sélectionnez l'option Réparer une base de données.
Sélectionnez le fichier à réparer sur le disque dur ou la disquette.
 Appuyez sur le bouton Réparer.

Access va prendre quelques instants pour réparer votre base de données. Si tout s'est bien
déroulé, Access vous affiche ensuite un message indiquant que la base de données a été
réparée avec succès.

Compacter une base de données

La dernière étape a isolé le problème. Mais celui-ci est encore dans la base de données.
L'opération de compacter va non seulement retirer les enregistrements, les tables, les requêtes
et les états que vous avez supprimés de votre base de données, mais aussi le problème. Bien
qu'ils ne soient plus accessibles, ils sont encore dans le fichier de la base de données.

Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de données.

Du menu Outils, sélectionnez l'option Utilitaires de base de données.
Sélectionnez l'option Compacter une base de données.
Sélectionnez le fichier à compacter sur le disque dur ou la disquette.
 Appuyez sur le bouton Compacter.

L'opération pour compacter une base de données consiste à en créer une nouvelle avec
seulement les éléments qui sont encore utiles. Access va ensuite vous demander quel est le
nom de la nouvelle base de données.

Donnez un nom à la nouvelle base de données de votre choix dans la case "Nom du fichier".
Appuyez sur la touche Entrée ou le bouton Enregistrer.

Malgré cette procédure, il est toujours possible que la base de données soit trop endommagée
pour être réparée. C'est pour cette raison, autant pour les bases de données d'Access que pour
tout autre document, que vous devriez avoir une copie de sécurité de vos documents.
N'oubliez pas qu'avec Access, il est impossible de faire une copie de sécurité pendant que la
base de données est ouverte. Vous pouvez copier le fichier de la base de données seulement
après avoir quitté Access.

LES TABLES

Pour ce faire, la première partie de cette page consiste à la création d'une table pour conserver
certaines informations sur les employés d'une compagnie. Vous allez voir de cette manière
toutes les étapes pour la création et la gestion d'une table.

Au moment de la création de vos tables pour vos besoins, n'oubliez surtout pas la phase
d'analyse. Une bonne analyse en profondeur de vos besoins et des données dont vous avez
besoin pour atteindre vos attentes peuvent à la fin vous sauver beaucoup de temps et
d'aggravations. Cette phase est expliquée en plus de détails sur la page d'introduction
d'Access.

Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table Employés.
Chaque enregistrement de la table doit avoir le nom et le prénom de la personne. Le poste est
l'occupation que la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y a que deux
types de poste: les gérants et les vendeurs. Le champ bureau indique le lieu de travail. Pour
cette entreprise, il y a des employés à Montréal et à Québec. Les gérants travaillent selon un
salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement à commission. Pour terminer, il est
nécessaire d'avoir la date d'embauche de l'employé.

Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques obligatoires. En
plus de donner un nom au champ, il faut lui déterminer un type et, dans la plupart des cas, une
taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractères que vous voulez
conserver dans ces champs.

Nom du champ Type de champ Taille Format

Prénom Texte 15
Nom Texte 15
Poste Texte 10
Bureau Texte 15
Salaire Monétaire
Commission Monétaire
Embauche Date Date abrégée

Création d'une table

Pour cet exercice, il consiste à créer une table qui contient de l'information sur les employés
d'une compagnie. Avant même d'entrer de l'information, il faut donner une structure à cette
table. Il faut déterminer une liste de champs ainsi que les caractéristiques de ces champs. C'est
seulement après cette étape qu'il sera possible d'entrer de l'information.
 Cliquez sur l'onglet Tables .
Appuyez sur le bouton Nouveau.

Access vous offre plusieurs manières de créer une table de données. Le mode feuille de
données vous affiche une grille dans laquelle vous écrivez simplement les informations que
vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode création pour changer les
options qu'Access avait déterminées pour vous. Le mode création contient toutes les options
pour créer et personnaliser la structure d'une table de données. L'assistant Table vous donne
de l'aide à la création d'une table en vous demandant de choisir parmi une liste de champs qui
se retrouvent le plus souvent dans une table. Vous pouvez aussi importer une table à partir
d'une autre base de donnée d'Access ou même d'une feuille de travail d'Excel. La dernière
option vous permet de faire un lien à une autre table d'une autre base de données et d'accéder
à ses informations.

De la liste des choix, sélectionnez l'option Mode Création.

1. Donner un nom au champ

Lors de l'ajout d'un champ à la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de
champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer à Access le nombre de caractères que
vous voulez préserver dans le champ. Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter un
commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.
Les types de champs
Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ

Texte Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par défaut, Access indique que la
taille du champ est de 50 caractères. Vous pouvez toujours modifier la taille
du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractères.
Mémo Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas
déterminée. Le maximum est de 65 535 caractères.
Numérique Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi déterminer le nom
de chiffres après la décimale selon vos besoins.
Date/Heure Peut contenir ou afficher des dates ou même de l'heure. Bien qu'une date ou
une heure soit affichée, Access conserve ces données sous forme de chiffre.
Chaque chiffre représente une journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900.
Le chiffre 2 pour le 2 janvier ... Access conserve l'heure, les minutes et les
secondes en fractions de journée. Donc 0,5 est l'équivalent de midi, 0,75 de
18h etc. C'est aussi plus facile de faire la différence entre deux dates.
Monétaire Il s'agit d'un type de champ numérique. Le format du champ est déjà prêt
pour afficher le signe $.
NuméroAuto Champ numérique entier qui augmente automatiquement d'un (1) à chaque
nouvel enregistrement que vous ajoutez à la table. Autrefois appelé
compteur. C'est idéal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de
clients.
Oui/Non Champ logique. Détermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-
fumeur. Access conserve l'information sous forme numérique. 0 = faux, -1 =
vrai.
Objet OLE Permet de faire un lien à un objet provenant d'applications Windows. Il est
capable de gérer en liant ou en implantant dans la base de données (Object
Linking and Embedding).
Lien Permet de faire un lien hypertexte à un autre objet ou à l'un des services de
hypertexte l'Internet qui permet le URL (Uniform Ressource Locator) tel que FTP,
gopher, et les newsgroups.
Assistant liste Cet assistant vous permet d'accéder à une liste de choix prédéterminé qui est
de choix contenu dans une autre table ou requête. Cette liste peut être le contenu d'une
tables, d'une requête ou que vous avez préparé vous même.

Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique
lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi
d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparaître dans le coin inférieur
gauche de la fenêtre au moment de l'entrée ou la modification des données.

Les propriétés du champ

Au bas de l'écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ. Chacun est pratique
selon les circonstances. La partie qui suit explique chacune de ces propriétés et quand ceux-ci
sont pratiques. Vous pouvez aussi aller chercher plus d'information sur l'une des propriétés ci-
dessous en plaçant le pointeur sur celle-ci et en appuyant sur la touche F1.

Taille: Détermine le nombre de caractère qui peut être contenu dans un champ. Cette
propriété est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types
de champs ont déjà une taille prédéterminée.
Format: Détermine la façon que l'information sera affichée dans le champ.
Masque de Détermine la façon que l'information sera entrée dans le champ.
saisie:
Légende: Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les formulaires et les états à
la place du nom du champ.
Valeur par Détermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements.
défaut:
Valide si: Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut être entré
dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler pour
un salaire négatif.
Message si Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de
erreur: la propriété valide si.
Null Interdit: Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Chaîne vide Permet d'insérer des espaces " " dans un champ.
autorisée:
Indexé: Cette propriété est pour afficher les informations en ordre croissant lors de
l'affichage. Elle est aussi nécessaire lors de la création de relations avec
d'autres tables.

Ces dernières propriétés sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici
quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les autres types de champs.

Décimales (Numérique, Détermine le nombre de décimales qui sera conservé avec le

Monétaire): chiffre.
Nouvelles Valeurs Détermine si le prochain chiffre sera la suite de la série
(NuméroAuto): (Incrément) ou un chiffre au hasard (aléatoire).
Pour avoir plus d'informations sur les propriétés des champs:

Placez le pointeur dans la propriété pour laquelle vous voulez plus d'informations.
Appuyez sur la touche F1.

L'aide d'Access va vous afficher l'information qu'elle possède sur cette propriété.

Clé primaire
Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un
enregistrement de tous les autres de la table. Par exemple, on peut utiliser le numéro
d'assurance sociale pour différencier chacun des employés de la compagnie. Il n'y a pas deux
qui sont identiques. On peut aussi utiliser un numéro d'inventaire pour différencier chacun des
produits des autres etc.

Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Tant que la combinaison de
champ différencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une réservation
sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se présenter en même temps avec le même
nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre champ à la clé primaire pour les
différencier. Ou, on pourrait simplement créer un champ No. de réservation pour régler le
problème. L'utilisation de plusieurs champs pour composer une clé primaire est très rare mais
possible.

La méthode pour insérer la clé primaire sur un ou des champs de la table sera expliquée un
peu plus loin sur cette page; au moment de la modification de la table.

Clé secondaire
Une clé secondaire est un champ qui est relié à la clé primaire d'une autre table. Par exemple,
le champ de la table Facture peut être relié à la clé No. de client de la table Clients.

Sauvegarder la structure de la table

Après avoir conçu une table, il faut la conserver.

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer.

Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table.

Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom Employés et appuyez sur le
bouton OK.

Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une clé primaire à votre table.
Pour le moment, cette table n'a pas besoin de clé primaire. Elle sera ajoutée un peu plus loin
sur cette page.

Appuyez sur le bouton Non.

Entrée de données
Maintenant que la structure de la table est définie, il est possible d'entrer de l'information utile
pour l'utilisateur; des données. Pour commencer, il y a des données sur les quatre employés du
bureau de Montréal. La prochaine étape consiste à entrer ces données dans la table.

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Access va vous montrer une grille pour entrer les données comme celle-ci (sans les données).

Entrez les informations suivantes sur les employés de la compagnie.

Prénom Nom Poste Bureau Salaire Commission Embauche

Roger Lepage Gérant Montréal 50000 92-01-01
Denis Lambert Vendeur Montréal 43000 92-01-01
Suzanne Rémi Vendeur Montréal 65000 93-01-01
Éric Gendron Vendeur Montréal 23000 93-06-06

Note: La dernière ligne d'une table ou d'une requête affiche toujours un "*" dans la case grise
à la gauche de la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci. Entrez les chiffres sans les
signes $. Au laboratoire, entrez les dates en format année (2 chiffres), mois, jour avec un tiret
entre chacun.

Insérer un masque de saisie

Un masque de saisie est pour indiquer à Access la manière que l'information soit entrée dans
une table. Vous pouvez forcer l'utilisateur à entrer les données d'une certaine manière. Par
exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numéro de téléphone ou un numéro
d'assurance social. De même, un code postal est une série de lettres et de chiffres. Comment
s'assurer que les données seront entrées de la bonne manière ? C'est pour cette raison qu'il y a
les masques de saisie.

Access a déjà quelques gabarits (modèles) pour les données qui se retrouvent le plus souvent
dans une base de données. La partie qui suit est pour vous démontrer comment accéder à ces
modèles. Vous l'appliquerez selon vos besoins dans vos propres tables.

Placez le curseur sur le champ que vous voulez ajouter un masque de saisie.
Parmi sa liste de propriétés, cliquez sur celle du masque de saisie.

Au bout de la case, un bouton avec trois petits points à l'intérieur vient d'apparaître.

Appuyez sur ce bouton.

Access va peut-être vous demander de sauvegarder votre table avant de pouvoir continuer.
Sauvegardez-la. Si Access vous demande aussi une clé primaire, pour les besoins de
l'exercice, n'en ajoutez pas pour le moment.

La fenêtre avec la liste des modèles vient d'apparaître.

Il y a plusieurs modèles. Chacun est pour une occasion différente. Vous pouvez les utiliser
pour entrer un numéro de téléphone jusqu'à un mot de passe.

Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton
Suivant.

La fenêtre suivante va apparaître.

Cette fenêtre vous montre le masque de saisie. Vous pouvez expérimenter en écrivant du texte
dans la case Essayer. Il vous est possible de changer le format du masque de saisie pour
mieux répondre à vos besoins. En plaçant le curseur dans la case Masque de saisie et en
appuyant sur la touche F1, vous aurez une liste des possibilités pour le format du masque de
saisie. Cette liste est très détaillée et devrait être lu attentivement.

Une fois que vous aurez déterminé le masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande ensuite de quelle manière que l'information sera entreposé dans le
champ: avec ou sans les symboles du masque de saisie (les parenthèses, les espaces ainsi que
les tirets).

Faites votre choix et appuyez sur le bouton Suivant.

Une dernière fenêtre devrait apparaître pour vous indiquer que la création du masque de saisie
est terminée.

À moins que vous vouliez changer une option en appuyant sur le bouton Précédent, il ne
reste qu'à appuyer sur le bouton Terminer.

Ajouter un masque de saisie

L'option précédente montrait comment utiliser les masques de saisies existant. Mais, il vous
est aussi possible d'ajouter vos propres masques de saisies pour mieux répondre à vos besoins.
Le texte qui suit montre les étapes à suivre pour créer un nouveau masque de saisie. Le
prochain exercice va créer un nouveau masque de saisie pour un code d'inventaire. Ce code
est composé de trois lettres, d'un tiret et de quatre chiffres.

Entrer dans le mode de masque de saisie en appuyant sur le bouton (...).

Appuyez sur le bouton situé au coin inférieur gauche de la fenêtre.
Appuyez sur le bouton pour vous rendre à la fin de la liste des masques de saisies et
pouvoir en ajouter un nouveau.
Une fenêtre va apparaître dont toutes les cases seront vides. C'est à vous d'entrer le nom du
masque de saisie, sa présentation, s'il y a des espaces réservés. Vous pourrez même ajouter un
exemple du masque de saisie.

Pour les besoins de l'exemple, entrez le texte suivant dans les cases appropriées.

Une fois que vous avez entré les options voulues, appuyez sur le bouton Fermer.

Vous pouvez ajouter autant de masques de saisie que vous voulez.

Insérer un Valide Si
La propriété Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes à l'entré de données. Par
exemple, il y a très peu de personnes qui aiment travailler pour un salaire ou une commission
négative. L'exercice consiste à démontrer le fonctionnement de ValideSi en l'utilisant pour ne
pas permettre des valeurs négatives aux champs Salaire et Commission.

Ouvrez la table Employés en mode création.

Placez le pointeur sur le champ Salaire.

Les propriétés du champ vont apparaître dans la section du bas.

Placez le pointeur dans la case Valide Si.

C'est dans cette case que vous mettez les critères de validation. Vous pouvez utiliser de
différents opérateurs ( =, >, <, <=, >=, <>, Entre et, ou, Pas ...) pour créer le critère de
validation. Pour l'exercice, il faut s'assurer que la valeur qui est entrée dans le champ ne soit
pas négative.

Dans la case Valide Si, entrez le critère suivant: >= 0 .

Dans l'exercice, il est possible qu'une personne gagne aucun salaire ou aucune commission
selon l'occupation de l'employé dans l'entreprise. Les gérants gagnent seulement un salaire
tandis que les vendeurs gagnent seulement une commission sur les ventes. Donc, il est
possible d'avoir un salaire ou une commission égale à zéro.

La case Message si erreur est le texte qui va apparaître à l'écran lorsque le contenu du champ
ne respecte les critères de validation. Dans ce cas, si l'utilisateur entre un chiffre négatif.

Dans la case Message si erreur, entrez le texte suivant: Un employé de l'entreprise ne peut
pas avoir un salaire négatif. Entrez un chiffre positif ou zéro.
Répétez l'opération pour le champ Commission.

La prochaine fois que vous entrerez ou modifierez le contenu des enregistrements, essayez
d'entrer une valeur négative pour voir le résultat.

Modification de la table
Après un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont nécessaires à une
table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'être modifiés ou
simplement éliminés.

À partir du mode feuille de données, appuyez sur le bouton

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option création.
OU
À partir du menu principal, sélectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier.

Pour l'exemple, il faut ajouter quatre nouveaux champs: Numéro de poste, statut,
permanence et commentaires. Le champ Numéro de poste sera utilisé pour différencier
chacun des enregistrements. Il sera la clé primaire de la table. De plus, le champ Numéro de
poste sera inséré au début de la structure de la table. Le champ Statut servira à conserver le
statut marital de l'employé. Ce champ sera du type Numérique. Il va conserver le statut marial
selon un chiffre: 1 = célibataire, 2 = marié sans dépendants, 3 = marié avec dépendants, 4 =
divorcé, 5 = divorcé avec allocation familiale. Donc, les seules chiffes valides sont entre 1 et
5. Il sera aussi utilisé lors de la création d'un formulaire. Le champ Permanence sera du type
Oui/Non. Il va déterminer si la personne à reçu sa permanence dans l'entreprise. Le champ
Commentaire sera de type mémo. Il sera possible d'écrire des commentaires, au sujet de la
performance de chacun des employés de l'entreprise.

Nom du champ Type de champ Taille Format Autre

Numéro de poste Compteur
Prénom Texte 15
Nom Texte 15
Poste Texte 10
Bureau Texte 15
Salaire Monétaire
Commission Monétaire
Embauche Date Date abrégée
Statut Numérique Entier long Valide si: Entre 1 et 5
Permanence Oui/Non
Commentaires Mémo

Insérer un champ

Placez le pointeur sur la ligne que vous voulez insérer un nouveau champ à la table. Pour
l'exercice, placez le pointeur sur la première ligne de la table, soit la ligne du champ Prénom.
Du menu Édition, sélectionnez l'option Insertion d'une ligne.
OU
Appuyez sur le bouton .

Une nouvelle ligne libre va apparaître. Les autres lignes seront décalées vers le bas.

Écrivez le nom du champ. Pour l'exercice, il s'agit de Numéro de poste.

Sélectionnez le type de champ Texte avec une taille de 15 caractères.

Insérez les nouveaux champs Statut, Embauche et Commentaires à la fin de la table avec
leurs propriétés qui sont décrites dans la table ci-dessus.

Déplacer un champ

Pour changer l'ordre de présentation des champs

Cliquez sur la boîte grise à la gauche du nom du champ.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers le haut ou le
bas selon vos besoins.

Le champ va se réinsérer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne qui
la sépare est plus épaisse dès que vous lâcherez le bouton de la souris.

Supprimer un champ

Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer.

Appuyez sur la touche Supprime.
OU
Du menu Edition, sélectionnez l'option Supprimer les lignes.

Placer la clé primaire

La clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui permet de distinguer chacun des
enregistrements. Chaque personne à son numéro d'assurance social, un numéro de client ou
d'employé. Celui-ci peut être composé de lettres ou de chiffres. L'une des choses qu'Access
vérifie par après est de s'assurer qu'il n'y a pas deux enregistrements qui auront la même
information dans le champ. Par exemple, deux personnes peuvent avoir le même numéro
d'assurance sociale ou deux produits le même numéro de produits.

Access ne permettra pas la création de la clé primaire si deux enregistrements ont la même
information dans le champ choisi. Si vous avez absolument besoin que les deux
enregistrements aient la même information, il faudrait considérer un autre champ, ou une
combinaison de champs, pour la clé primaire de la table.

Une table n'est pas obligée d'avoir une clé primaire. Elle a cependant besoin d'une clé
primaire si d'autres tables veulent accéder à de l'information de cette table. Par exemple, la
table Facture pourrait, grâce aux relations entre les tables, accéder à l'information de la table
Clients pour connaître le nom du client, son adresse et d'autres informations. Donc, pour
trouver plus rapidement l'information et pour s'assurer qu'il n'y a pas deux clients avec le
même numéro de clients, il faut que le champ Numéro de client de la table Clients soit la clé
primaire de cette table.

Pour cet exercice, le nouveau champ Numéro de poste sera la clé primaire de la table.

Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la clé primaire de la table. Pour l'exercice,
il s'agit du champ Numéro de poste.
Appuyez sur le bouton .

La clé placée dans la boîte grise à la gauche du champ Numéro de poste confirme que la clé
primaire est sur ce champ.

Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la clé primaire, appuyez sur le bouton
pour désélectionner le champ comme clé primaire.

Placer une clé primaire sur plusieurs champs

Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs. Il y a même des occasions où
il est nécessaire d'avoir une clé primaire de cette façon. Pour cet exercice, la clé primaire sera
composée des champs Prénom, Nom et Date d'embauche.

Cliquez sur la petite boîte grise à la gauche du champ Prénom.

En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les boîtes grises à la gauche des
champs Nom et Embauche.
Appuyez sur le bouton .

Voici le résultat final.

La clé placée dans la boîte grise confirme que la clé primaire est composée des champs
Prénom, Nom et Embauche. Cela veut dire qu'il est possible d'inscrire plusieurs fois la
même valeur dans l'un des champs. Mais il est impossible d'inscrire plusieurs fois les mêmes
valeurs dans tous les champs qui composent la clé primaire en même temps. Par exemple, il
est impossible d'avoir deux personnes ayant le même prénom et nom qui sont embauchés en
même temps.

Pour les besoins des prochains exercices, replacez la clé primaire sur le champ Numéro de
poste.

Liste de choix (liste déroulante)

Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les données ainsi que de réduire
le nombre d'erreurs à l'entrée. Il est aussi possible de limiter l'entrée de données au contenu de
la liste. Les prochains exercices consistent à utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.

Retournez en mode création.

Placez le pointeur sur le champ Bureau.
Au bas de l'écran, sélectionnez l'onglet Liste de choix.

Au début la seule option disponible est le mode d'affichage des données qui est en mode texte.

Changez l'option Afficher le contrôle à Zone de liste modifiable.

Les autres options vont apparaître.

L'option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options:
Liste de valeurs Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la case
Contenu.
Liste de champs Prends la liste des champs d'une table ou d'une requête.
Table/requête Prends la liste des valeurs des champs qui sont dans une
table ou une requête que vous déterminez dans la case
Contenu.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Liste de valeurs.

Cette option vous permet d'écrire les valeurs que vous voulez dans la liste. Il faut maintenant
préparer une liste des valeurs qui seront affichés dans la liste.

Placez le pointeur dans la case Contenu.

Entrez le texte suivant: "Montréal";"Québec";"Hull" .

Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre des guillemets devant et après
chaque valeur de la liste. Cela serait inutile pour un champ de type Numérique ou Monétaire.
Chaque valeur de la liste est séparée par un point-virgule (;).

Les autres options seront expliquées dans les prochains exercices. Il reste la dernière option à
changer.

Changez la valeur de la case Limiter à la liste à Oui.

L'utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles dans la liste que vous avez écrit.
Access va afficher un message d'erreur s'il essait.

Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton .

Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Placez le pointeur sur le champ Bureau de l'un des enregistrements.

Le bouton de la liste va apparaître à la droite de la case. Vous pouvez cliquez dessus pour
choisir l'un des choix. Vous pouvez aussi commencer à écrire dans la case.

Entrez dans la case la ville de Chicoutimi.

Appuyez sur la touche Entrée.
Access va vous afficher ce message d'erreur puisque Chicoutimi n'est pas dans la liste
prédéterminée.

Appuyez sur le bouton OK.

Sélectionnez l'un des éléments de la liste.

Retournez en mode Création en appuyant sur le bouton .

Le prochain exercice consiste à utiliser une liste de choix en utilisant le nom des champs d'une
table ou d'une requête.

Changez le contenu de la case Origine source à Liste de champs.

Changez le contenu de la case Contenu à la table Employés.

La liste va contenir seulement les noms des champs de la table Employés.

Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton .

Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.
Access va afficher la liste des champs de la table sélectionnée. Cela peut être pratique dans
certains cas.

La possibilité la plus intéressante est de choisir parmi le contenu d'un autre table ou requête de
la base de données. Pour réaliser cet exercice, vous devez donc avoir une autre table ou
requête qui servira de référence pour la liste de choix. Vous pourrez aller chercher le fichier
demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb de la page des fichiers de démonstrations selon que vous
utilisez Access 97 ou 2000 respectivement.

Retournez en mode création en appuyant sur le bouton .

Changez le contenu de la case Origine source à Table/requête.

La source de cette liste de choix sera le contenu de la table Bureau que vous retrouverez dans
la base de données demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb des fichiers de démonstrations. Lorsque
vous utilisez l'option Table/requête, la source de la liste peut être n'importe quel table ou
requête de votre base de données.

Changez le contenu de la case Contenu à la table Bureaux.

Pour cet exercice, le contenu de la table Bureaux sera utilisé.

Changez le contenu de la case Colonne liée à 1.

C'est le contenu du premier champ de la table Bureaux qui sera ajouté au champ Bureau de la
table Employés.

Changez le contenu de la case Nbr colonnes à 3.

Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux sera affiché. Cela fourni plus
d'informations à l'utilisateur pour faire le bon choix.

Laissez l'option de la case En-têtes colonnes à Non.

L'en-tête des colonnes affiche au dessus de la liste le nom des champs. Cela peut être inutile
par moments comme pour ce cas.

Changez le contenu de la case Largeurs colonnes à 2cm;4cm;2cm .

Vous pouvez déterminer la largeur de chaque champ qui sera affiché. Il faut placer un point-
virgule (;) entre la largeur de chaque colonne (champ).

Laissez l'option de la case Lignes affichées à 8.

Un maximum de huit choix sera affiché en même temps à l'écran. Une barre verticale va
apparaître à la droite si le nombre de choix possibles est plus que cela.

Changez le contenu de la case Largeur liste à 8cm.

C'est la largeur totale de tous les champs qui seront affichées.

Changez le contenu de la case Limiter à la liste à Non.

Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton .

Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.

Vous remarquerez qu'il est plus facile de trouver le bon choix lorsqu'il a plus d'informations.
Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux vont apparaître lorsque vous allez
appuyer sur le bouton à la droite de la cellule. C'est le contenu du premier champ qui sera
placé dans cette cellule.

Ajout d’enregistrements

Apportez les ajouts aux enregistrements déjà créés et ajoutez les autres enregistrements à
votre table.

Numé
ro Préno burea salai commiss embauc stat permane commenta
Nom poste
de m u re ion he ut nce ires
poste
 Géran Montr 5000 92-01-
1 Roger Lepage 2 oui
t éal 0 01
Lamber vende Montr 92-01-
2 Denis 43000 1 oui
t ur éal 01
Suzan vende Montr 93-01-
3 Rémi 65000 1 oui
ne ur éal 01
Gendro vende Montr 93-06-
4 Éric 23000 5 non
n ur éal 06
Géran Québe 4300 93-01-
5 Roger Dubuc 1 oui
t c 0 01
Lavigu vende Québe 93-06-
6 Élise 47000 2 oui
eur ur c 01
Gendro vende Québe 93-01-
7 Paul 22000 1 non
n ur c 06

Le tri
Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de données, l'option du tri
affiche les enregistrements en ordre croissant ou décroissant selon un champ.

Dans le mode Feuille de données, vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons
suivants: . Ceux-ci

Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou décroissant.
Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que vous
voulez.

Tous les enregistrements seront affichés selon l'ordre que vous avez demandé sur le champ où
se trouve le pointeur à ce moment.

Le filtre
L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui répond
aux critères que vous avez déterminée auparavant. Ceci est très avantageux lorsque
l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques enregistrements parmi une grande masse de
données.

À partir du mode Feuille de données, vous retrouverez les boutons pour créer, activer et
désactiver le filtre sur une table ou une requête: .

Création d'un filtre

Déterminer les critères de sélection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie des
enregistrements; ceux qui répondent à certains critères.
 À partir du mode feuille de données, appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table va apparaître l'un à côté de l'autre.

Pour retirer les filtres précédents, appuyez sur le bouton .

Il ne reste qu'à mettre les critères pour afficher seulement les enregistrements qui répondent à
ces conditions. Pour l'exercice, il consiste à afficher seulement les vendeurs de la région de
Québec. Donc, il faudra deux critères: l'un pour le champ Poste et l'autre pour le champ
Bureau.

Placez le pointeur dans la case Poste.

Appuyez sur le triangle pointant vers le bas au bout de la case.
De la liste, sélectionnez le poste vendeur.

Placez le pointeur dans la case Bureau.

Sélectionnez Québec parmi la liste.

La liste des choix rend facile de trouver l'information. Elle affiche seulement ce qui est
contenu dans le champ. Mais, il est aussi possible de créer ses propres critères. Par exemple, il
est possible de savoir qui gagne un salaire supérieur à 45 000 $ en mettant l'opération >45000
en dessous du champ Salaire.

Il est aussi possible de combiner des critères. Dans cet exercice, deux critères sont combinés.
Poste est égale à vendeur ET Bureau est égale à Québec.

Activer un filtre
Pour activer le filtre, appuyez sur le bouton .
OU
À partir du menu Filtre, sélectionnez l'option Appliquer le filtre.

Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui répondent aux critères que vous avez
choisi.

Désactiver un filtre
Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Enregistrement, sélectionnez l'option Afficher tous les enregistrements.

Imprimer la structure d'une table

 Du menu Outils, sélectionnez l'option analyse.
Sélectionnez l'option documentation.

La fenêtre suivante va apparaître.

Sélectionnez la ou les tables dont vous voulez imprimer la structure.

Appuyez sur le bouton Options ...

La fenêtre suivante va apparaître.

Sélectionnez les options dont vous avez besoin.

Appuyez sur le bouton OK.

Une fois revenue à la fenêtre de documentation, appuyez sur le bouton OK.

Access va générer l'état que vous avez demandé. Vous pouvez le voir à l'écran ou l'imprimer:
 En appuyant sur le bouton .
OU
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Imprimer.
OU
Appuyez sur les touches CTRL et P.

Exporter une table

Access vous donne la possibilité d'exporter les données des tables. Celles-ci peuvent être
exportées vers d'autres bases de données ou dans le format d'autres applications tel qu'Excel
ou Word. Vous pouvez de cette façon prendre avantage des possibilités de celles-ci pour des
calculs, des analyses ou du publipostage par exemple. Il est à noter cependant qu'il est
préférable d'exporter à partir des requêtes si vous avez seulement besoin d'une partie des
enregistrements et non le tout.

À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet Tables .

Cliquez sur la table que vous voulez exporter.
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer sous/Exporter.

Sélectionnez l'option Vers un fichier ou une base de données externe.

Appuyez sur le bouton OK.
 Sélectionnez le nom de votre choix.
Sélectionnez le type de format qui répond à vos besoins.
Appuyez sur le bouton Exporter.

Access va créer un nouveau document avec les données de tables dans le format que vous
avez choisi.

Importer une table

L'option d'importer vous permet d'aller cherches des données provenant d'autres bases de
données ou d'autres applications et de les ajouter à votre base de données. Le prochain
exercice consiste à importer des données à partir d'un fichier Excel. Si vous ne l'avez pas déjà
fait, sauvegardez le fichier demodb.xls à partir de la page des fichiers de démonstrations sur
une disquette.
 À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet Tables .
Cliquez sur la table que vous voulez exporter.
Du menu Fichier, sélectionnez l'option Données Externes et Importer.

La prochaine partie présume que vous avez enregistré le fichier demodb.xls sur une disquette.

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, sélectionnez Disquette 3½ (A).
De la liste du menu Type de fichier, sélectionnez l'option Microsoft Excel.
Parmi la liste de fichiers sur la disquette, sélectionnez le fichier demodb.
Appuyez sur le bouton Importer.
OU
Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.
Access a besoin de savoir parmi les feuilles de travail d'Excel sur laquelle se retrouvent les
données à importer. Pour l'exercice, ces données sur la feuille de travail nommé Feuil1. Il y a
aucune autre information sur cette feuille autre que les données à importer. Sinon, il aurait
fallu donner un nom au bloc de cellules contenant les données à importer. L'assistant
d'importation appelle cela l'option "Afficher les plages nommées".

Sélectionnez l'option Afficher les feuilles de données.

Sélectionnez la feuille de données nommée Feuil1.
Appuyez sur le bouton Suivant.
Access vous demande si les données de la première ligne de la feuille de travail sont les noms
des champs de la table à importer. Dans ce cas, il est vrai que les données de la première ligne
sont les noms des champs.

Cliquez sur l'option Première ligne contient les en-têtes de colonnes.

Appuyez sur le bouton Suivant.
Access vous demande si vous voulez créer une nouvelle table pour entreposer ces données et
les ajouter à une table qui existe déjà. Pour l'exercice, les données seront conservées dans une
nouvelle table.

Sélectionnez l'option Dans une nouvelle table.

Appuyez sur le bouton Suivant.
Access vous demande maintenant plus d'informations sur chacun des champs, ou colonnes,
des données à importer. Pour changer les propriétés de chacun des champs, il suffit de cliquer
sur la boîte grise contenant le nom du champ. Vous pourrez ensuite changer quelques
propriétés tel que le nom, l'indexation et si vous voulez importer le champ ou non.

Si la première ligne des données à importer n'était pas celle avec le nom des champs, vous
pouvez le changer maintenant en entrant le nom de votre choix dans la case Nom du champ.
Même si vous avez répondu oui à la question deux fenêtres auparavant, vous pouvez encore
changer le nom pour mieux répondre à vos besoins.

Access vous demande aussi si vous voulez indexer le champ. Les choix sont non, oui avec
doublon et oui sans doublon. Ceci aide à trier les enregistrement et aussi nécessaire lors des
relations entre les tables. Elle accélère l'accès aux données aux tables reliées. Placez un tri
seulement sur les champs nécessaires pour vos besoins. Vous ralentissez la présentation des
données lorsque vous placez le tri sur plusieurs champs de la table.

Une dernière option vous donne le choix d'importer seulement les champs dont vous avez
besoin. Il vous est encore possible d'exclure un champ de l'importation. Il suffit de choisir le
nom du champ et de cocher la case Ne pas importer le champ (sauter).
Access vous demande ensuite quel nom vous allez donner à la table que vous importez. Ceci
implique que vous n'importez pas les données dans une table qui existe déjà.

Vous avez aussi la possibilité d'activer l'assistant d'analyse de structure. Celui-ci analyse les
données et regarde pour des dédoublements d'informations. Il vous demande ensuite s'il peut
découper les données en plusieurs tables pour avoir une structure des tables la plus optimale
possible. Pour les besoins de l'exercice, n'activez pas cette option. Vous pouvez aussi avoir de
l'aide supplémentaire une fois que l'assistant à terminé son travail.

Access va ensuite vous confirmer l'importation des données selon les choix que vous avez
demandés.

Appuyez sur le bouton OK.

Voici le résultat de l'importation si vous ouvrez la table Employé 2.

Lier une table

Lier une table à la base de données vous donne l'avantage d'accéder à des données qui sont à
l'extérieur de celle-ci sans pour autant la "grossir" . Vous pouvez aussi ajouter ou retirer des
données de la table extérieure. Le désavantage est que vous ne pouvez pas changer la
structure de cette table. Le prochain exercice consiste à lier la même table que vous avez
importée dans l'exercice précédent. Plusieurs des étapes à suivre pour lier une base de
données externe ressemblent à ceux de l'importation.

Du menu Fichier, sélectionnez les options Données externes et Lier.

La prochaine partie présume que vous avez enregistré le fichier demodb.xls sur une disquette.

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, sélectionnez Disquette 3½ (A).
De la liste du menu Type de fichier, sélectionnez l'option Microsoft Excel.
Parmi la liste de fichiers sur la disquette, sélectionnez le fichier demodb.
Appuyez sur le bouton Attacher.
OU
Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.
Sélectionnez l'option Afficher les feuilles de données.
Sélectionnez la feuille de données nommée Feuil1.
Appuyez sur le bouton Suivant.
Access vous demande si les données de la première ligne de la feuille de travail sont les noms
des champs de la table à importer. Dans ce cas, il est vrai que les données de la première ligne
sont les noms des champs.

Cliquez sur l'option Première ligne contient les en-têtes de colonnes.

Appuyez sur le bouton Suivant.

Pour terminer, Access vous demande quel est le nom que vous voulez donner à la table
attachée.

Pour les besoins de l'exercice, écrivez dans la case Nom de la table attachée: Employé 3.
Appuyez sur le bouton Terminer.

Access vous confirme que les données de la feuille de travail Feuil1 du fichier demodb.xls
sont maintenant accessibles à partir de votre base de données.
Pour différentier les tables de la base de données de ceux qui sont attachés, Access place une
flèche devant la table attachée. Puisque les données proviennent du chiffrier d'Excel, l'icone
de l'application apparaît aussi.

LES REQUETES ACCESS 2007

Si vous n'avez pas le temps de créer la table, vous pouvez copier la base de données
demoacc1.mdb (pour Access 97 ) ou demoa2k1.mdb ( pour Access 2000 ) contenant la table
"Employés" et commencer immédiatement la création des requêtes. Ces fichiers sont sur la
page des fichiers de démonstrations qui contient tous les fichiers utilisés durant mes
démonstrations et les exercices de ce site. Cliquez ici pour vous rendre sur cette page pour
ensuite revenir. Après, il y a des explications pour les options possibles d'une requête. La page
Web suivante est composée d'exercices pour regarder de plus en plus en profondeur les
possibilités des requêtes.

Les étapes pour la création d’une requête Access.

1. Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires
2. Choisir le type de requête
3. Choisir le ou les champs nécessaires
4. Déterminer si les champs ont besoin d’être triés
5. Cacher les champs au besoin
6. Déterminer les critères de sélection
7. Exécuter la requête
8. Options spécialisées : regroupement, générateur d'expression
9. Relier des tables

La prochaine étape consiste à créer une requête. Il s'agit d'afficher le prénom et nom de
famille de tous les employés dont le prénom est Roger.

Cliquez sur l'onglet des requêtes .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

1. Choisir la ou les tables et les requêtes nécessaires.

Access vous offre plusieurs manières de créer une requête: en utilisant l'un des assistants
qu'Access vous offre ou en la bâtissant du début à la fin en mode création.
 Le mode Création est celui qui vous permet toutes les options pour la création d'une requête.
Cependant, il n'y a pas d'assistant pour vous aider. C'est en partie pour cette raison que cette
page existe; pour vous démontrer le potentiel des requêtes.
L'assistant requête simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche
le résultat. Il n'y a pas de critères de sélection. Il affiche les champs demandés pour tous les
enregistrements.
L'assistant requête analyse croisée vous demande quelques questions pour créer un tableau
croisé. Vous pouvez facilement savoir le nombre, la somme, la moyenne et d'autres opérations
d'un champ par rapport à un autre. Par exemple, vous pouvez savoir le nombre d'employés qui
travaille dans l'entreprise par lieu de travail et par occupation. Ou, quels types de produits
achètent les différents clients de l'entreprise. Cela peut devenir un outil d'analyse puissant.
L'assistant requête trouver les doublons est aussi très intéressant lorsque vous ayez des
difficultés à créer des relations entre les tables. L'une des raisons pour qu'Access refuse de
créer une relation entre les tables est qu'il y a un doublon illégal dans l'une des tables. Cette
requête vous permettrait de savoir quel enregistrement a un contenu d'un champ en double
pour vous permettre de corriger la situation.
L'assistant requête de non correspondance est aussi utile pour les relations entre les tables. À
quoi sert une relation s'il n'y a pas la donnée équivalente dans l'autre table? Cette requête
permet de trouver les enregistrements qui n'ont pas d'équivalent, ou de valeur en commun,
dans l'autre table reliée. Ceci permet de s'assurer que tous les enregistrements sont reliés à de
l'information d'une autre table.

Pour l'exemple, sélectionnez l'option Mode création.

Appuyez sur le bouton OK.

Vous pouvez créer une requête à partir d'une table ou même d'une autre requête. Il est même
possible d'avoir une requête qui est composée de champs provenant de plusieurs tables ou de
requêtes. Access va vous demander de la liste des tables et des requêtes de choisir laquelle ou
lesquelles vous voulez ajouter à votre nouvelle requête. Sélectionnez, une à la fois, les tables
et les requêtes et appuyez sur le bouton ajouter. Une fois que vous aurez sélectionné la table,
la requête ou une combinaison des deux dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton Fermer.

Sélectionnez la table Employés.

Appuyez sur le bouton Ajouter.
 Puisqu'il n'y a pas d'autres tables ou de requêtes à choisir, appuyez sur le bouton Fermer.

Il est possible de créer une requête à partir de plusieurs tables ou de requêtes ou une
combinaison des deux. Si, pour une raison ou une autre, vous avez oublié une table ou une
requête, vous pouvez en ajouter en mode création en appuyant sur le bouton . Il faudra
ensuite répéter l'opération ci-dessus.

Pour les besoins de formation, les prochaines requêtes seront tous composées à partir de la
table Employés.

Vous êtes maintenant dans l'écran pour la création de requête. La partie du haut contient les
tables et les requêtes que vous ayez demandées auparavant. La partie du bas est celle qui est la
plus importante. C'est là que vous décidez des champs que vous ayez besoin ainsi que des
options que vous voulez.

La première ligne sert pour sélectionner les champs dont vous avez besoin pour votre requête.
La seconde ligne est pour déterminer l'ordre d'affichage des données. La troisième ligne est
pour déterminer si le champ doit être affiché ou pas. Pour certaines conditions, il est
préférable de ne pas afficher un champ. La quatrième ligne et les lignes suivantes servent à
déterminer les critères pour afficher un enregistrement.

2. Choisir le type de requête

Access vous offre six genres de requêtes. Chacune est spécialisée pour un certain genre de
recherche ou d'opération.

Requête sélection : Affiche les enregistrements qui répondent aux critères demandés.
C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements
qui répondent aux critères sélectionnés.

Requête analyse croisée : Affiche un tableau de synthèse selon les champs demandés.

Requête nouvelle table: Création d’une nouvelle table avec les champs demandés selon
les critères demandés.

Requête mise à jour: Mise à jour des enregistrements selon les critères demandés.

Requête ajout: Ajoute des enregistrements d’une autre table selon les critères demandés.

Requête suppression: Élimine des enregistrements selon les critères demandés. Il est
possible d'effacer en même temps un groupe d'enregistrements qui répondent aux critères
demandés.

Pour le moment, il s'agit d'une requête de type sélection. C'est celle que vous utilisez pour
accomplir des recherches dans une base de données. Pour les exercices numéro 1 jusqu'à 21,
c'est la requête de type sélection qui sera utilisé. Les exercices suivants utilisent un autre type
de requêtes.

3. Choisir le ou les champs nécessaires

Parmi les tables et les requêtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont
vous avez besoin pour votre nouvelle requête. Cela veut dire que vous n’êtes pas obligé
d’utiliser tous les champs; seulement ceux nécessaires pour la requête. Aussi, le caractère " *
" situé au début de chaque table qui se retrouve dans une requête indique que vous pouvez
ajouter tous les champs de celle-ci dans la requête dans l'ordre qu'ils sont présentement dans
la table. Ceci s'applique aussi aux autres requêtes que vous pouvez ajouter à votre requête.

Il y a trois manières de choisir un champ:

1. Double-clic sur le champ

2. Choisir parmi la liste
3. " Tirer " un champ et l’insérer au bon endroit

1. Double-clic sur le champ

 Placez le pointeur par-dessus le champ dont vous avez besoin.
Faites ensuite un double-clic en utilisant le bouton gauche de la souris.

Le champ sélectionné va s'ajouter à la fin de la liste des champs déjà sélectionnés.

Répétez l’opération jusqu’à ce que vous ayez tous les champs nécessaires à la requête.

2. Choisir parmi la liste

Placez le pointeur dans la cellule blanche à côté du mot Champ:.

Cliquez dans la cellule.
Cliquez ensuite sur la flèche noire pointant vers le bas du côté droit de la cellule.

De la liste des champs, sélectionnez le champ dont vous avez besoin.

Répétez l’action avec la cellule à la droite jusqu’à ce que vous ayez choisi tous les champs
nécessaires pour terminer votre nouvelle requête.

3. " Tirer " un champ et l’insérer au bon endroit

De la liste des tables et requêtes que vous avez sélectionnée, placez le pointeur sur l’un des
champs que vous voulez dans votre nouvelle requête.
Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.
Une petite boîte blanche va apparaître. Ceci est pour indiquer que vous "tenez" le champ de
votre choix. Il ne reste qu'à le mettre dans la zone des critères.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur sur la ligne où
vous devez insérer le nom des champs.

Cette dernière méthode est très pratique pour insérer un champ entre deux autres. Une fois
choisis, ces champs seront affichés dans le même ordre que vous les avez choisis de gauche à
droite. Il est aussi possible de déplacer les champs dans la requête.

Placez le pointeur sur la petite boîte grise au dessus du nom du champ.

Cliquez sur cette boîte.
Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.
Déplacez la souris vers gauche ou la droite jusqu'à ce que le champ sélectionné soit à son
nouvel emplacement.
Relâchez le bouton de la souris.

Pour la création de votre première requête, utilisez la technique que vous préférez pour mettre
sur la ligne des champs le prénom suivi du champ nom.

4. Déterminer si les champs ont besoin d’être triés

Une fois que vous avez choisi les champs nécessaires pour compléter votre nouvelle requête,
vous devez déterminer si ces champs ont besoin d’être affichés dans un ordre déterminé.
Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabétique, en ordre selon leur chiffre d’affaire
avec votre compagnie, selon leur lieu géographique ou une combinaison de ces ordres?

En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous
pouvez décider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou décroissant.

Cliquez dans la case des tris.

Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas.
De la liste, vous pouvez sélectionner le type de tri que vous voulez.
La priorité des tris.

Il faut cependant faire attention. Le champ trié le plus à la gauche à la priorité sur les autres
qui est à sa droite. Donc, si les champs prénom et nom sont triés, il sera premièrement en
ordre de prénom suivi du nom de famille. Ex.:

Alain Lacasse
Alain Lemire
Josée Lacasse …

Pour la création de votre première requête, il est inutile de trier les champs affichés.

5. Cacher les champs au besoin

Normalement, tous les champs que vous sélectionnez seront affichés. Il arrive par moments
cependant que vous avez besoin d'un champ pour la recherche mais que vous ne voulez pas
afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prénom et nom des personnes gagnant un
revenu supérieur à 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce montant.

Pour cacher un champ de l'affichage

Cliquez sur le carré d'affichage en dessous de l'option du tri.

Un "X" dans la case indique que le champ sera affiché lors de la présentation des
enregistrements.

Pour la création de votre première requête, il est inutile de cacher des champs.

6. Déterminer les critères de sélection

Après avoir choisi les champs et placé dans l'ordre de votre choix, trié sur certains champs,
décidé d'afficher ou pas certains champs, il faut déterminer quels sont les critères de sélection.
Si vous n'écrivez aucun critère, tous les enregistrements vont apparaître.

Les critères servent à filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous avez
besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs opérateurs pour différentes situations. Voici
une liste ainsi qu'une courte description de chacun.

Les opérateurs

À moins qu'un autre opérateur soit choisi, le critère est toujours

=, <, >, <=, >=
égale au contenu du critère.
Ces opérateurs remplacent un caractère (?) ou une série de
?, *
caractères (*).
 Il est possible de combiner des critères pour limiter le nombre
Et
d'enregistrements qui répondent aux critères.
Il est possible de combiner des critères pour avoir le plus
Ou
d'enregistrements possibles.
Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critères.
Entre et
Ceux-ci sont inclusifs.
Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui répondent aux
Pas ou <>
critères.
Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ
Est Null
est vide.
Il est possible de créer des champs calculés qui donnent le
Champ calculé résultat d'une formule qui utilise le contenu des champs de
l'enregistrement. Ex.: Total: [Quantité]*[Prix_Unitaire]
Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi d'autres
Les opérations opérations mathématiques sur les enregistrements qui répondent
aux critères demandés.
Générateur Permets d'utiliser au maximum les requêtes. Utilise les fonctions
d'expression intégrées dans Access.

Les opérateurs, les opérations ainsi que le générateur d'expressions sont expliqués en plus de
détails dans les exercices de la prochaine page Web.

Pour l'exemple, écrivez roger pour le critère sous le champ "prénom".

7. Exécuter la requête

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option feuille de données.

Les enregistrements qui répondent aux critères seront affichés.

Pour revenir ensuite au mode création, appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Création.

8. Options spécialisées : les fonctions, le générateur d'expression et les

opérations

Access vous offre beaucoup plus pour concevoir des requêtes complexes. Il vous offre une
longue série de fonctions que vous pouvez utiliser dans les requêtes, les formulaires ou les
états. Pour vous aider à utiliser ces fonctions, Access vous offre le générateur d'expressions
qui vous donne accès à toutes les ressources disponibles à partir du logiciel. Que ce soit, les
champs, les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros, les modules ou les
fonctions intégrées, ils sont tous disponibles à partir du générateur d'expressions. Pour
terminer, il est aussi possible de regrouper les enregistrements pour faire des opérations telles
que la somme sur un champ, pour compter, pour trouver la moyenne parmi d'autres.

Les fonctions

En plus des champs calculés, Accès possède des fonctions prédéterminées pour vous aider à
réaliser des requêtes et des analyses plus complexes. Il y a 176 fonctions de disponibles qui
sont regroupées en 16 catégories. Voici la liste des catégories et le nombre de fonctions dans
chacune des catégories.

Nom de la Nombre de
catégorie fonctions
Tableau 2
Conversion 31
Base de données 13
Date/Heure 23
DDE 6
Regroup.Domaine 10
Gestion d'erreur 4
Financier 13
Général 10
Entrée/Sortie 14
Inspection 5
Maths 12
Messages 3
Déroulement prog 3
Regroupement SQL 9
Texte 28

Il y a une fonction pour presque toutes les occasions. Il suffit d'appuyer sur le bouton pour
afficher le générateur d'expression. À partir de cette fenêtre, vous avez accès à toutes les
ressources disponibles à Access. Pour voir la liste des fonctions:
 Faites un double-clic sur le dossier Fonctions situé dans la première colonne de la fenêtre.
Cliquez sur le dossier Fonctions intégrées.

Le contenu de la deuxième et la troisième colonne vont se remplir. La deuxième colonne

contient la liste des catégories de fonctions. La troisième colonne contient la liste des
fonctions disponibles.

Pour avoir plus d'informations sur l'une des fonctions:

Cliquez sur la fonction qui vous intéresse.

Appuyez sur le bouton Aide.

Une description de la fonction va apparaître dans une fenêtre.

Les opérations

En plus de faire des recherches avec des critères ou des fonctions intégrées d'Access, il est
aussi possible de regrouper les champs pour faire des opérations telles que la somme, la
moyenne de champs numérique. Parmi d'autres opérations, il est aussi possible de compter le
nombre d'enregistrements qui répondent à certains critères.

Pour accéder aux opérations, appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Opérations.

Voici la liste des opérations et ce que vous pouvez accomplir en les utilisant.

Nom des Description

opérations
Regroupement Regrouper sur le champ.
Somme Trouver la somme d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour
 un champ de type numérique ou monétaire.
Moyenne Trouver la moyenne d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour
un champ de type numérique ou monétaire.
Min Trouver la plus petite valeur pour le champ.
Max Trouver la plus grande valeur pour un champ.
Compte Compte le nombre d'enregistrements qui répondent aux critères voulus.
EcartType Trouver l'écart type d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour
un champ de type numérique ou monétaire.
Var Trouver la variance d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour
un champ de type numérique ou monétaire.
Premier Trouver le premier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux
critères demandés.
Dernier Trouver le dernier enregistrement inscrit dans la table qui répond aux
critères demandés.
Expression Entrer ses propres formules ou champs calculs pour un regroupement.
Où Entrer des critères sans qu'ils soient pris en considération pour le
regroupement.

Ce n'est p as toutes les opérations s'appliquent à tous les types de champs. Par exemple, il est
impensable de faire une moyenne sur un champ de type Texte. Voici une liste des opérations
et sur quel type de champs ils peuvent s'appliquer.

Opérations Texte Mémo Numérique OLE

Date/Heure
Monétaire
NuméroAuto
Oui/Non
Somme X
Moyenne X
Min X X
Max X X
Compte X X X X
Écartype X
Var X
Premier X X X X
Dernier X X X X

9. Relier des tables.

Si votre requête requiert des champs qui proviennent de plusieurs tables ou d'autres requêtes,
vous devez les relier sur des champs en commun. Il est aussi possible que vous ayez besoin
d'autres tables pour créer des liens "indirectes" entre deux tables. Par exemple, dans la
structure des relations entre les tables qui composent une facture que l'on voit à la page sur les
relations, on remarque qu'il n'y a pas de relations directes entre la table Clients et celle de
l'inventaire de l'entreprise.

Mais il y a une relation entre Clients et Facture. Il y aussi une autre relation entre Facture et
Transition Fact-Inv et une dernière entre Transition Fact-Inv et Inventaire. Bien qu'il n'y a
pas de relation "directe" entre Clients et Inventaire, il est toujours possible de les "relier" en
utilisant d'autres tables tels que Facture et Transition Fact-Inv.

Modifier une requête

Après votre premier aperçu du résultat de la requête, il est possible que vous vouliez modifier
un ou plusieurs éléments de la requête. Quelques raisons possibles sont que vous n'avez pas
eu le résultat escompté ou qu'il manque ou qu'il y a trop de champs dans la requête. Aussi
vous voulez peut-être changer l'ordre de présentation des champs dans la requête. La partie
qui suit consiste à voir comment insérer une nouvelle colonne entre des champs, supprimer un
champ de la liste et comment déplacer un champ dans l'ordre des champs affichés dans la
requête.

Insérer une colonne

Il est possible d'insérer une colonne entre deux champs dans la liste des champs de la requête.
Cela est avantageux lorsque vous voulez insérer un champ calculé entre deux champs qui sont
dans la requête.

Cliquez sur la colonne placée à la droite de la colonne que vous voulez ajouter.
Du menu Insertion, sélectionnez l'option Colonnes.

Supprimer une colonne

Vous n'avez plus besoin d'un champ pour une requête. Il est facile de le retirer en suivant les
instructions suivantes.

Cliquez sur la colonne à supprimer.

Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer colonne.
Déplacer une colonne

Il est aussi toujours possible de changer l'ordre de présentations des champs dans la requête.
Avant de commencer l'opération, prenez note que c'est la pointe de la flèche (pointeur) qui est
utilisée pour sélectionner la colonne du champ et pour la déplacer.

Cliquez sur la petite boîte grise au-dessus du nom du champ à déplacer.

La colonne au complet devrait être sélectionnée.

Placez le pointeur par-dessus de la boîte grise du champ à déplacer.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ vers la gauche ou
vers la droite selon vos besoins.

Le champ va se réinsérer dans la requête à l'endroit où il y a une barre verticale entre les
champs dès que vous relâcherez le bouton gauche de la souris.

Exporter les données

Comme pour les tables, Access peut exporter le résultat d'une requête vers d'autres
applications. Cette option est plus avantageuse que pour les tables puisque vous pouvez
demander les enregistrements qui répondent à vos besoins. L'exportation vous permet de
prendre avantage d'opportunités qu'offrent les autres applications.

Avant de pouvoir exporter les données, il faut premièrement enregistrer la requête dans la
base de données Access.

Du menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer.

Entrez le nom de votre choix.

Appuyez sur le bouton OK.

Une fois que la requête est enregistrée, il est ensuite possible d'exporter.

Après que vous soyez satisfait des résultats de la requête, sélectionnez du menu Fichier
l'option Enregistrer sous/exporter.
Access vous offre un choix: d'enregistrer le résultat dans un fichier ou comme une requête
dans la base de données.

Sélectionnez, l'option Vers un fichier ou une base de données externe.

Appuyez sur le bouton OK.
 Dans la case Nom du fichier, entrez le nom de votre choix.
De la liste Type de fichier, sélectionnez le format qui répond à vos besoins.
Appuyez sur le bouton Exporter.

Access va ensuite créer un fichier dans le format choisi. Vous pourrez ensuite l'utiliser pour
répondre à vos exigences.

Access: Les relations

Introduction
Les types de relations ou la cardinalité
Ce qui est nécessaire pour faire une relation
Création d'une relation dans une requête
Création de relations permanentes entre les tables
Que faire lorsqu'Access refuse de créer une relation

Avant de commencer
Cette page inclut des exercices pour expérimenter avec les relations entre les tables. Pour vous aider à la
compréhension, vous pouvez copier le fichier demoacc2.mdb pour ceux qui ont Access 97 ou demoa2k2.mdb pour
ceux qui ont Access 2000 de la page des fichiers de démonstrations . Cliquez ici pour vous rendre à cette page.
Copier la base de données appropriée sur une disquette ou sur votre disque dur et revenez ensuite à cette page.

Introduction
L'aspect pratique de relier des tables sur des champs en commun est pour éviter la redondance. Il est inutile de réécrire
plusieurs fois les mêmes informations. Par exemple, avec une base de données relationnelle tel qu'Access, il est inutile
d'écrire plusieurs fois la même information sur un client à chaque facture. La force des tables reliées est de vous donner
accès à de l'information d'une autre table que vous n'auriez pas accès sans une relation entre les tables. Prenons l'exemple
des tables Facture et Clients. La table Facture contient le champ numéro de client et aucune autre information sur le
client. Mais ce champ est la clé pour relier les deux tables. Il est possible de le relier au champ numéro de client de la
table Clients. Une fois relié, il est ensuite possible d'avoir les autres informations sur le client tel que le nom de la
compagnie, son adresse, ses personnes contacts, sa marge de crédit etc.
Les types de relations ou la cardinalité
Il existe trois types de relations: un à un, un à plusieurs et plusieurs à plusieurs. Ce n'est pas toujours facile de déterminer
quel genre de relation, aussi appelé cardinalité, qu'il y a entre deux tables. Il faut de la pratique. J'ai trouvé un petit truc
pour déterminer quel genre de relation qu'il y a entre deux tables. Je l'ai trouvé par hasard en donnant mes démonstrations.
Je ne sais pas jusqu'à quel point qu'il est efficace. Mais, il fonctionne très bien durant les démonstrations. Il s'agit de poser
deux questions.

1- Pour 1(enregistrement de la première table), combien peut-il en avoir dans la seconde table?
2- Pour 1(enregistrement de la seconde table), combien peut-il en avoir dans la première table?

Les deux questions commencent toujours par: "Pour 1 de ceci, combien de cela?" Les deux seules réponses acceptables
sont soit un ou plusieurs. Une fois que vous avez les réponses, placez-les dans le petit tableau qui suit. Il faut inverser la
question numéro deux pour l'entrer dans le tableau. Remplacez-les "?" par les résultats (un ou plusieurs).

Déterminer le type de relation

Table 1 Table 2
Q1: 1 -> ?
Q2: ? <- 1
Max:

Ensuite, vous écrivez sur la dernière ligne le plus gros, entre un et plusieurs, de la deuxième et la dernière colonne. Vous
pouvez ensuite savoir de quel genre de relation qu'il s'agit. Le prochain exercice consiste à expérimenter avec ce petit truc.
Il faut déterminer quel genre de relation qu'il peut y avoir entre les tables Facture et Clients. Il faut poser les questions.

Q1: Pour 1 facture, combien ai-je de clients? La réponse est un. Une facture, un client.

Q2: Pour 1 client, combien puis-je avoir de facture? La réponse est plusieurs. Du moins, vous l'espérez. Il n'est pas
pratique d'avoir un client qui vient seulement une fois! Remplissez ensuite le tableau ci-dessous.

Déterminer le type de relation

Facture Clients
Q1: 1 -> 1
Q2: Plusieurs <- 1
Max: Plusieurs 1
Effectivement, il s'agit bien d'une relation d'un à plusieurs de Clients vers Facture. Vous pouvez maintenant essayer avec
d'autres tables ou d'autres situations.

Ceci veut aussi dire que vous pouvez trouver seulement une fois l'information en commun dans l'une des tables et
plusieurs fois dans l'autre. Pour cet exemple, chaque valeur du champ No client de la table Clients est unique. Il n'y a pas
deux enregistrements (ou clients) avec le même numéro de client. Cependant, dans la table Factures, vous pouvez
retrouver le même numéro de client pour plusieurs enregistrements différents. C'est pour cette raison que la relation est
appelée de 1 à plusieurs. L'information en commun se retrouve seulement une fois dans la première table (Clients) et
potentiellement plusieurs fois dans la seconde (Factures).

RELATION UN À UN

Ex.: Un homme est marié à une seule femme. Une femme est mariée à un seul homme.
Dois-je vous rappeler que la bigamie est illégale! Du moins, au Canada.

RELATION UN À PLUSIEURS

Ex.: Une personne peut posséder plusieurs motos. Une moto ne peut être possédée que par une seule personne. (On oublie
les cas de copropriété).

RELATION PLUSIEURS À PLUSIEURS

Ex:. Un étudiant suit plusieurs cours. Un cours est suivi par plusieurs étudiants

Il faut faire attention lors de la conception d'une base de données avec des relations de type "plusieurs à plusieurs". Il y a
plus de détails plus loin sur cette page Web sur ce cas spécial.
Ce qui est nécessaire pour faire une relation

2 tables (ou requêtes ou une combinaison des deux)

1 champ en commun dans chacune des tables.
Même type de champ (Texte avec texte, numérique avec numérique ...)
Même longueur (Pas un champ long de 15 caractères avec un autre long de 50 caractères !)
Même genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires, NAS avec NAS ...)

N'essayez pas de créer une relation entre les champs date et numéro de téléphone. Les champs ne sont pas des mêmes
types (Texte, Numérique, Date/Heure, Oui/Non, NuméroAuto...) Aussi, n'essayez pas entre les champs nom et prénom.
Bien que les deux champs sont du type "texte", ils n'ont pas le même genre d'information.

Il y a cependant une exception qui confirme la règle. Il est possible de faire une relation entre un champ de type
NuméroAuto et un champ de type numérique dont la taille du champ est "Entier long". Il serait impossible de créer une
relation de type "un à plusieurs" si les champs en commun sont de type NuméroAuto. Par définition, ce type de champ ne
peut pas avoir deux fois la même information!

Cette exception est de taille et très avantageuse. Par exemple, l'utilisateur n'a pas besoin de s'inquiéter de donner des
numéros d'identifications à un nouveau client. Access s'en charge automatiquement.

Création d'une relation dans une requête

Il est très avantageux par moments d'être capable d'afficher les informations contenues de plusieurs tables en même temps.
Il faut cependant avoir une relation entre les tables pour avoir un résultat intéressant. Le prochain exercice consiste à créer
une relation entre deux tables dans une requête.

À partir du menu principal, appuyez sur l'onglet des requêtes .

Appuyez sur le bouton Nouveau.
De la liste des tables disponibles, ajoutez les tables Facture et Clients.
Sélectionnez les champs suivants de la table Facture : Numéro de facture et Code client.
Sélectionnez les champs suivants de la table Clients : Nom et Adresse.
Exécuter la requête.

Ce que vous voyez est le résultat de toutes les combinaisons possibles entre les deux tables. Remarquez que pour chaque
numéro de facture il y a 5 clients! En fait, il y a 14 enregistrements dans la table Facture et 5 enregistrements dans la table
Clients. Donc, il y a 14 * 5 (70) enregistrements d'activés. Ceci est en réalité impossible. La raison est qu'il n'y a pas de
relation entre ces deux tables en ce moment. Si vous ne faites pas de relations entre les tables d'une requête, Access va
afficher toutes les combinaisons d'enregistrements possibles entre les deux tables. Il faut créer une relation entre deux
tables pour éviter ce genre de situation. Pour retourner au mode création :

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Création.

Déterminez les champs en commun entre les deux tables.

Dans ce cas, il s'agit des champs Code client et Numéro de client. Bien qu'ils n'aient pas le même nom, ils sont des mêmes
types de champs. Ils ont aussi le même format ou de longueur et contiennent le même genre d'information.

Placez le pointeur par-dessus l'un des champs en commun.

En gardant votre doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur par-dessus l'autre champ en commun.
Relâchez ensuite le bouton de la souris.

Une ligne mince devrait apparaître entre les deux champs. Les deux tables sont maintenant reliées. Sinon, réessayez. Il est
aussi possible, par accident, d'avoir relié des champs qui n'ont pas le même genre d'information. Il faut retirer la mauvaise
relation avant de pouvoir réessayer.

Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables.

Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer.
OU
Appuyez sur la touche Supprime du clavier.

Une fois que les tables sont correctement reliées, il est temps d'afficher le résultat.

Exécuter encore une fois la requête en appuyant sur le bouton .

Le nombre d'enregistrements devrait avoir réduit à 14 factures. Il faut remarquer que vous voyez les informations de deux
tables en même temps ! C'est là l'un des grands avantages des bases de données relationnelles; être capable d'accéder à de
l'information qu'aucune table, prise seule, est capable de fournir. C'est seulement une fois que ces tables sont reliées
qu'elles sont vraiment efficaces.

Le mécanisme d'une relation

À partir d'une requête, il est possible de modifier ou d'ajouter des enregistrements. Au moment où vous écrivez une valeur
dans l'un des champs en commun. Access va essayer de trouver si cette valeur existe dans l'un des enregistrements de
l'autre table reliée. S'il trouve, vous aurez accès au contenu de tous les champs de l'enregistrement. Prenons l'exemple des
tables Facture et Clients qui sont reliées sur les champs en commun Code client et No client dans une requête. Si vous
écrivez un chiffre entre 1 et 5, Access pourra trouver un enregistrement dans la table Clients et vous afficher toutes les
informations de l'enregistrement si vous le voulez.

Il est possible d'entrer ou de modifier de l'information à partir d'une requête qui contient plusieurs tables. Il faut s'assurer
que l'un des champs en commun de toutes les tables reliées soit utilisé dans la requête. Sinon, Access va vous avertir qu'il
ne peut pas réaliser la requête.

Attention!
De plus, ce champ en commun doit être celui dans lequel vous pouvez entrer plusieurs fois la même information. Par
exemple, si vous faites une relation entre les tables Facture et Clients sur le champ en commun numéro de client,
utilisez le champ Code client de la table Facture puisque vous pouvez entrer plusieurs fois le même numéro de client
dans les factures. Une fois que vous avez entré les informations dans la table Clients, vous ne pouvez pas le rentrer une
seconde fois!

Création de relations permanentes entre les tables

Il est avantageux de relier des tables dans la requête pour accéder à de l'information qu'aucune des tables prises seules ne
possède. Le problème avec cette technique est qu'il faut refaire les relations à chaque fois que vous faites une nouvelle
requête. Access vous offre une manière de créer des relations plus " permanentes " entre les tables de votre base de
données. Elle a aussi l'avantage de vérifier "l'intégrité" des relations entre les tables. À partir du menu principal, il est
possible d'accéder à la partie des relations.

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Outils, sélectionnez l'option Relation.

C'est dans cette fenêtre que vous allez créer les relations entre les tables. Lorsque vous ouvrez cette section pour la
première fois, il n'y a pas de tables; seulement un grand espace vide. Il faut premièrement ajouter les tables ou les requêtes
sur lesquelles vous voulez relier. Pour accélérer la démonstration, j'ai déjà mis pour vous toutes les tables qui seront
nécessaires pour les relations sauf la table Clients.

Ajouter une table

Lorsque vous allez ouvrir la zone des relations pour la première fois, elle devrait être vide. Il faut que vous ajoutez les
tables ou les requêtes que vous voulez relier avant d'établir les relations.

Du menu Relations, sélectionnez l'option Afficher la table.

OU
Appuyez sur le bouton .
OU
Placez le pointeur de la souris dans la zone des relations.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
 Du menu contextuel, sélectionnez l'option Afficher la table.La fenêtre suivante va apparaître.

Avec Access, il est possible de relier des tables ou des requêtes si elles ont un champ en commun.

Sélectionnez l'onglet Tables.

Ensuite, sélectionnez les tables dont vous voulez relier. Pour la démonstration,

Sélectionnez la table Clients et appuyez sur le bouton Ajouter.

Puisqu'il n'y a plus d'autres tables à ajouter, appuyez sur le bouton Fermer.

Établir les relations entre les tables.

Placez le pointeur par-dessus le champ Numéro de client de la table Clients.

Cliquez sur le bouton gauche de la souris pour sélectionner le champ.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur par-dessus le champ Code client.
Relâchez ensuite le bouton de la souris. Une fois que vous aurez fait la relation, l'écran suivant va apparaître.
Appliquer l'intégrité référentielle

Cette option est nécessaire pour établir une relation que j'appelle " forte ". C'est une relation qui s'assure qu'il existe une
valeur dans l'autre table reliée. En activant l'option "appliquer l'intégrité référentielle", Access s'assure que certaines règles
d'intégrité d'une relation soient respectées. C'est pour que les relations entre les tables reliées soient toujours bonnes.
Aucune information ne peut être "perdu" en laissant Access le droit de valider ces règles.

Access peut refuser de créer une relation avec intégrité référentiel pour ces raisons :

La table qui contient l'enregistrement unique n'a pas l'option d'index sans doublons ou clé primaire.
La table qui contient l'enregistrement unique a des doublons. Ex. : plusieurs produits ont le même numéro de produit.
L'un des enregistrements de l'une des tables reliées à un des champs communs vide. Il faut toujours que les champs en
commun des deux tables aient de l'information dans l'autre table.
La valeur écrite dans la table qui peut contenir plusieurs fois la même valeur dans le champ en commun n'a pas
d'équivalent dans l'autre table. Ex. : L'un des enregistrements contient le numéro de produit numéro 5 bien qu'il y ait
seulement quatre produits, de 1 à 4, de disponible.
Une autre raison est que l'une des tables est "ouverte" ou affichée. Il faut fermer toutes tables, requêtes, états et
formulaires avant de créer les relations entre les tables. Voici la procédure à suivre pour fermer des objets qui seraient
resté ouvert.

Fermez la fenêtre des relations.

Du menu Fenêtre, sélectionnez l'objet (table, requête ...) qui est resté ouvert.

L'option du menu ouvert vous permet de passer facilement d'un objet à un autre. Dans ce cas, c'est pour fermer tous les
objets ouverts sauf la base de données et l'écran des relations.

Fermez l'objet.
Si d'autres objets sont ouverts, sauf pour la base de données et l'écran des relations, répétez les opérations précédentes
pour fermer ces objets. Vous pourrez ensuite réessayer de créer des relations entre les tables.

L'option Mise à jour en cascade.

Met à jour dans la ou les autres tables qui sont reliées. Si vous changez le numéro de client, tous les enregistrements des
autres tables reliées dont le code client est identique vont aussi être modifiés. Ex.: Si vous changez la valeur du champ No
Client de la table Clients, Access va la changer pour tous les champs en commun des tables reliées. Dans ce cas, se serait
seulement le champ Code Client de la table Facture.

L'option Effacer en cascade.

Cette option efface les enregistrements de l'autre table qui ont le même champ en commun que l'enregistrement supprimé.
Quand doit-on activer cette option? Cela dépend du contenu des tables. Dans ce cas, pour des raisons fiscales, il serait
préférable de conserver les données même si le client part. Mais pour une autre base de données, pour des réservations par
exemple, il serait préférable d'enlever les options en même temps qu'une réservation.Voici un graphique avec une
représentation des tables et des relations entre elles. Un peu plus tard, on vous demandera de créer toutes les relations
entre ces tables. Pour le moment, lisez les autres options possibles sur les relations.

Supprimer une relation.

Il est possible de retirer une relation entre des tables. Il existe quelques raisons pour retirer une relation entre des tables ou
des requêtes. La première est que vous avez commis une erreur au moment de la création de la relation. Vous avez
accidentellement choisi le mauvais champ au moment de la création de la relation. Ou, après une analyse plus
approfondie, vous changez les relations entre les tables. Aussi, pour vous permettre de modifier la structure d'une table
reliée, il peut être nécessaire auparavant de retirer une relation. Access va vous le dira si c'est le cas.

Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables.

Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer.
OU
Appuyez sur la touche supprime du clavier.

Modifier les options d'une relation.

Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables.
Double-cliquez sur cette ligne.
OU
Du menu Relations, sélectionnez l'option Modifier une relation.

Les options de la relation vont ensuite apparaître. Vous pourrez les modifier et ensuite appuyer sur le bouton créer pour
conserver ces modifications.

Il est maintenant temps de créer les relations entre les tables. Voici un cas particulier qui pourrait bien vous arriver au
moment de la création de relations entre les tables de votre base de données.

Création d'une relation entre les tables Facture et Employés.

Il faut premièrement déterminer quel type de relation qu'il s'agit ou sa cardinalité.

1 facture est générée par un seul vendeur.

1 vendeur peut générer plusieurs factures.

Il s'agit d'une relation de type 1 à plusieurs.

Il faut maintenant créer la relation entre les tables Employé et Facture sur leur champ en commun.

Placez le pointeur par-dessus le champ Numéro de poste de la table Employé.

Cliquez sur le bouton gauche de la souris pour sélectionner le champ.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur par-dessus le champ No vendeur.
Relâchez ensuite le bouton de la souris. Il faut maintenant choisir les options.
Activez l'option Appliquer l'intégrité référentiel.
Assurez-vous que la relation est de 1 à plusieurs.
Appuyez sur le bouton Créer.

La relation ne fonctionnera pas!

Que faire lorsqu'Access refuse de créer une relation.

Comme mentionné ci-dessus, la relation entre les tables Facture et Employés ne fonctionnera pas. Le contenu de certains
enregistrement sur le champ en commun (No vendeur et numéro de poste) ne respectent pas les règles d'intégrité. Pour
vous en avertir, Access vous affichera le message suivant.
Il faut attentivement lire le message pour comprendre ce qui arrive. Dans ce cas, c'est la deuxième phrase qui explique la
situation: "Les données de la table "Facture" ne respectent pas les règles d'intégrité référentielle". Et c'est vrai. Les deux
derniers enregistrements de la table n'ont pas de contenu valide dans le champ No Vendeur. C'est pour cette raison
qu'Access refuse de créer une relation permanente entre ces deux tables.

Pour cet exemple, vous savez la cause du problème. Il suffit de mettre des valeurs appropriés pour ces deux
enregistrements pour régler le problème. Mais que faire lorsque vous ne savez pas la cause du problème? Access vous
offre un outil indispensable pour s'assurer du bon fonctionnement des relations. Il s'agit de la requête de Non
correspondance. La partie qui suit consiste à créer une requête de non correspondance qui détermine la cause du problème
entre les tables Facture et Employés.

Fermer la zone des relations en sélectionnant du menu Fichier l'option Fermer.

Cliquez sur l'onglet des requêtes .
Appuyez sur le bouton Nouveau.
 De la liste des requêtes possibles, choisir Assistant Requête de non correspondance.
Appuyez sur le bouton OK.

Pour déterminer les enregistrements qui ne correspondent pas entre les deux tables, il faut premièrement indiquer à Access
le nom des deux tables à relier suivi du nom des champs en commun des deux tables.
Il faut indiquer à Access le nom de la première table à relier qui cause un problème de relation.

De la liste des tables, sélectionnez la table Facture.

Appuyez sur le bouton Suivant >.
Il faut maintenant indiquer le nom de la seconde table qui cause un problème de relation.

De la liste des tables, sélectionnez la table Employés.

Appuyez sur le bouton Suivant >.
Il faut ensuite montrer à Access quels sont les champs en commun des deux tables.

De la table Facture, cliquez sur le champ No vendeur.

De la table Employés, cliquez sur le champ Numéro de poste.
Appuyez sur le bouton .
Appuyez sur le bouton Suivant >.
Access vous demande ensuite quels sont les champs que vous voulez voir dans la requête. Pour les besoins de l'exemple,
sélectionnez tous les champs.

Appuyez sur le bouton .

Appuyez sur le bouton Suivant >
.

Pour terminer, Access vous demande le nom à donner à la requête. Pour le moment, ne changez pas le nom de la requête.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Access affiche le résultat de la requête.

Les factures 21 et 22 n'ont pas de valeurs valides dans le champ No vendeur. La facture 21 à un numéro de vendeur
impossible puisqu'il y a seulement 7 employés présentement dans l'entreprise. Pour la facture 22, il y a aucun numéro de
vendeur. Une relation est impossible si le contenu d'un champ en commun est vide.

Pour les deux factures, entrez le numéro de vendeur 7 au champ No vendeur. Après cette correction, il vous est
maintenant possible de créer une relation "permanente" entre ces deux tables.
Fermez la requête.
Retournez à la section des relations.
 Refaite la relation entre les tables Employés et Facture sur leur champ en commun (Numéro de poste et No
vendeur).Les deux tables sont maintenant reliées sur un champ en commun. Vous pouvez maintenant créer les relations
entre les tables de cette base de données tel qu'au graphique précédent.

Les relations de plusieurs à plusieurs

Access vous offre une manière facile de créer des relations de type 1 à 1 et de 1 à plusieurs avec l'option d'intégrité
référentiel. Cependant, la création de relations de type plusieurs à plusieurs nécessitent plus de travail. Prenons l'exemple
de la création d'une relation entre les tables Facture et Produits. Avant tout, il faut déterminer de quel genre de relation
qu'il s'agit.

1 facture peut contenir plusieurs produits.

1 produit peut être contenu dans plusieurs factures.

Il s'agit bien d'une relation de plusieurs à plusieurs.

Il est impossible de faire directement une relation de type plusieurs à plusieurs. Il faut créer une table intermédiaire qui
contient la clé primaire des deux tables. Il faut ensuite créer deux relations de type 1 à plusieurs entre les tables Facture,
Produit et la table intermédiaire en utilisant le champ de la clé primaire des deux tables. Ex. :

Facture Relation Transition Fact-Inv Relation Inventaire

No Facture 1 -> plusieurs Numéro de facture
Numéro de produit plusieurs <- 1 Numéro d'inventaire
Quantité achetée

N'oubliez pas d'activer l'option d'intégrité référentiel et aussi l'option de mise à jour en cascade. Sinon, la relation de
plusieurs à plusieurs est plus difficile. Pour qu'une relation fonctionne, il faut qu'il y ait le même genre d'information dans
les deux tables reliées. L'option "Mettre à jour en cascade" s'assure que l'information se retrouve aussi dans l'autre table.
Il vous est donc inutile de vous préoccuper d'avoir l'information dans les deux tables. Access s'en occupe pour vous.

Sortir de l'écran des relations

Si vous voulez conserver les relations entre les tables, vous devez premièrement les sauvegarder avant de quitter le mode
de relations.

Cliquez sur le bouton avec la disquette jaune .

Du menu Fichier, sélectionnez l'option Fermer.

Création d'une facture

C'est ici que toutes les relations entre les tables seront mises en avantage. Le prochain exercice consiste à la création d'une
requête qui contient toutes les tables reliées.

Cliquez sur l'onglet des requêtes .

Appuyez sur le bouton Nouveau.
Sélectionnez de la liste des tables: Facture, Transition Fact-Inv, Inventaire, Clients et Employés.
 Appuyez sur le bouton Fermer.

À chaque fois que vous ajouter une table à la requête, la table s'ajoute ainsi que ses relations avec les autres tables. De
plus, il s'agit de relations avec les options d'intégrité référentielle. La première relation était une relation "simple"; sans la
possibilité d'une relation avec intégrité référentielle.

De la liste des champs possibles, sélectionnez en ordre les champs suivants:

Numéro de facture (Transition Fact-Inv), Code client (Facture), No vendeur (Facture), Numéro de produit
(Transition Fact-Inv), Quantité (Transition Fact-Inv), Prix Unitaire (Inventaire).

C'est le minimum de champs nécessaire pour avoir une requête avec des relations qui fonctionnent. Il faut que l'un des
champs dans une relation soit affiché. De plus, ce champ doit être celui dont vous pouvez entrer plusieurs fois la même
information (plusieurs). Vous pouvez ajouter les autres champs à votre choix. Puisqu'ils sont reliés, toutes les informations
vont automatiquement s'afficher sans rien avoir à ajouter de l'information.

Pour vous démontrer l'avantage de relier les tables, le dernier champ à ajouter est un champ calculé. Il va prendre
l'information de deux différentes tables (Quantité et Prix unitaire) pour trouver le total de la transaction. Puisqu'il est
possible de trouver le total à partir des informations des tables, il est inutile d'avoir un champ "Total" dans l'une des
tables.

Placez le curseur dans la case vide à la droite du champ Prix unitaire.

Écrivez le texte suivant: Total:[Quantité] * [Prix unitaire]

Comme pour tous les champs calculés, il faut lui donner un nom (Total). Il faut ensuite séparer le nom de la formule en
écrivant un ":". Il reste qu'à écrire la formule. Ce champ va donner le total de chacun des items de la facture.

Entrée de factures
Après avoir compléter les opérations précédentes pour la création de relations entre les différentes tables de la base de
données, il reste qu'a voir le résultat en entrant quelques facture et expliquer le fonctionnement des options choisies. Pour
entrer les données,

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Table de données.
N'entrez aucune information dans le champ Numéro de facture et appuyez sur la touche Entrée.

Dès que le curseur est passé au champ suivant, un chiffre est apparu dans le premier champ. Pourquoi?

C'est à cause de la relation entre ce champ et celui de No Facture de la table Facture. Non seulement la relation est de
type "1 à plusieurs", mais il y a aussi l'option "Mettre à jour en cascade". C'est cette option qui force Access à voir le
contenu du champ No facture et de le recopier dans le champ Numéro de facture. Pas besoin d'entrer l'information à
chaque fois que vous commencer une nouvelle facture.

Entrez les informations pour les autres champs à votre choix.

Vous voyez qu'il est possible d'entrer de l'information dans plusieurs tables en même temps. Aussi, l'avantage des relations
puisqu'il y a redondance d'information seulement pour les champs en commun des différentes tables. Il est inutile de
réécrire l'information sur le client ou sur le produit puisqu'Access a accès à cette information grâce aux relations entre les
tables.

Le prochain exercice consiste à ajouter un second item à la même facture.

Dans le champ Numéro de facture, entrez le même numéro de facture de l'enregistrement précédent.
Entrez les informations pour les autres champs à votre choix.

C'est ainsi qu'il est possible d'ajouter plusieurs items à la même facture. Vous pourrez utiliser cette technique pour d'autres
tables qui ont une relation de type "1 à plusieurs".

Access: Les formulaires

Introduction
Création d'un formulaire assisté
Entrer de l'information
Déplacement dans le formulaire
Personnaliser un formulaire

• Supprimer un champ
• Ajouter un champ
• Déplacer un contrôle
• Déplacer une série de contrôles

La barre d'outils

• Sélectionner
• Les assistants
• Les intitulés
• Zone de texte
• Groupe d'option
• Bouton bascule
• Bouton radio
• Bouton crochet
• Zone de liste modifiable
• Zone de liste
• Bouton commande
• Image
• Objet indépendant
• Objet dépendant
• Saut de page
• Les onglets
 • Sous-formulaire
• Trait
• Boîte
• Autres contrôles

Les possibilités de la barre d'outils

Les propriétés des contrôles
Verrouiller un champ
Masquer un champ
Ordre de tabulation

Imprimer le formulaire

Introduction
Les formulaires servent à mieux présenter l'information qui se retrouve dans les différentes tables. Il est aussi plus
"convivial" ou pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table ou une requête.
Aussi, il est possible d'afficher seulement les champs qui sont nécessaires à l'écran. Il est aussi possible de
"verrouiller" un champ. Ceci permet à l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un champ mais pas de le
modifier. Comme pour une requête, il est possible d'avoir des champs calculés pour accomplir des calculs tel que
pour des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d'Access vous permet d'accomplir beaucoup plus que de
simples calculs.

La création d'un formulaire nécessite une table ou une requête pour être la source de celui-ci. Une requête est plus
pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus
pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui répond à vos critères.

Les exercices sur les différents éléments et fonctions d'un formulaire seront démontrés à partir de la table Employés.
Pour copier la base de données qui contient cette table, et plusieurs autres, cliquez ici pour vous rendre à la page des
fichiers de démonstrations et sauvegardez le fichier demoacc2.mdb sur votre disquette. Pour ceux qui utilisent le
fureteur Netscape pour voir ces pages, lisez la note attention au bas de la page et copiez le fichier demoacc2.exe.
Pour ceux qui utilisent Access 2000, il y a le fichier demoa2k2.exe sur cette même page Web. Une fois que vous
aurez copié le bon fichier, revenez à cette page pour continuer votre apprentissage.

Création d'un formulaire assisté

Vous pouvez créer un formulaire à partir de rien. Mais il est plus avantageux d'utiliser l'un des assistants qu'Access
rend à votre disposition pour réaliser un formulaire. Vous pouvez toujours par la suite le modifier selon vos besoins.

Vous pouvez créer un formulaire à partir d'aucun champ. Mais, la "source" d'un formulaire peut être une table ou une
requête. Cependant, une requête peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formulaire "complexe" qui
entre ou accède à de l'information dans plusieurs tables en même temps. Il faut cependant vérifier le "bon
fonctionnement" de ces requêtes avant de créer un formulaire basé sur ceux-ci. La règle est que, si vous êtes capable
d'entrer de l'information directement à partir de la requête, vous serez aussi capable de le faire dans le formulaire.

À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet des formulaires .

Appuyez sur le bouton Nouveau.
Access vous affiche la liste des assistants disponibles pour la création d'un formulaire. Comme vous le voyez, il y a
plusieurs choix. Le tableau ci-dessous décrit chacun de ces assistants ainsi que les avantages et désavantages de
chacun.

Type Description Avantage/Désavantage

Bien pour de petits formulaires ou des
formulaires ayant beaucoup de champs
Permet de construire un formulaire à partir indépendants.
Mode création
de zéro. Les assistants sont mieux placés pour créer
des formulaires pour afficher les données de
tables ou de requêtes.
Il vous pose quelques questions pour
déterminer les champs dont vous aurez Il vous offre plus d'options que les autres
Asssitant formulaire
besoin ainsi que du genre de présentation assistants.
que vous voulez afficher.
Il génère automatiquement un formulaire
FormulaireInstantané: Rapide à créer. Peut toujours changer la
qui affiche chacun des champs l'un en
Colonnes présentation par après.
dessous de l'autre.
Ceci n'est pas toujours pratique lorsque vous
FormulaireInstantané: Il affiche chacun des champs d'un
avez plusieurs champs dans une table ou une
Tableau enregistrement l'un a coté de l'autre.
requête.
Il affiche tous les enregistrements en mode Ceci n'est pas vraiment pratique pour
FormulaireInstantané:
feuille de données comme à l'entrée des l'utilisateur à moins qu'il connaisse
Feuille de données
données à partir d'une table. parfaitement le contenu des champs.
Il permet d'afficher les champs de type
numérique ou de type monétaire dans un
graphique. Il suffit d'indiquer à l'assistant
Difficile à manipuler la première fois. Besoin
Assistant graphique les champs que vous avez besoins et du
de pratique.
genre d'opération (somme, moyenne,
minimum, maximum ...) que vous voulez
avoir.
Assistant Tableau Il vous permet de regrouper plusieurs Il a aussi l'avantage de vous afficher des
croisé dynamique champs dans un tableau croisé. opérations. Vous pouvez restructurer la
présentation des données à votre choix.
Access utilise le module de tableau croisé
dynamique d'Excel pour afficher le contenu.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option assistant formulaire.

Au bas de la fenêtre, sélectionnez la table ou la requête de votre choix. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez
la table Employés.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre consiste déterminer les champs que vous aurez besoin dans le formulaire. Au bas de la fenêtre,
celle-ci est séparée en deux parties. La case de gauche affiche les champs de la table ou de la requête. La case de
droite affiche la liste des champs qui seront utilisés dans le formulaire. Pour ajouter un champ:

Sélectionnez de la case de gauche le champ que vous voulez ajouter au formulaire.

Appuyez sur le bouton .

Le champ sera ajouté à la liste des champs sélectionnés pour le formulaire.

Pour ajouter tous les champs, appuyez sur le bouton .

L'ordre dans lequel vous sélectionnez les champs est important. C'est dans cet ordre que ces champs vont apparaître
dans le formulaire. Vous pouvez toujours le changer en personnalisant le formulaire. Mais, vous pouvez aussi vous
éviter des aggravations en plaçant en ordre les champs dès maintenant.

L'assistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes sans avoir auparavant à
créer une requête ayant tous les champs voulus. Il faut cependant faire attention d'avoir fait des relations permanentes
entre les tables avant de choisir des champs de différentes tables ou requêtes. Aussi, le formulaire va afficher tous les
enregistrements. Si vous avez besoin d'afficher ou d'accéder qu'à une partie des enregistrements ou qu'il n'y ait pas de
relations entre les tables ou les requêtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant créer une requête.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez tous les champs ( ) dans le même ordre que dans la table
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Le prochain écran demande quelle est la manière que les champs seront affichés à l'écran. Access vous donne même
un aperçu de votre choix à la gauche de la fenêtre avant de choisir définitivement. L'option Colonne simple va
afficher les champs un en dessous de l'autre. L'option Tabulaire va afficher les champs un à côté de l'autre. Access va
réduire la taille des champs pour s'assurer que les champs apparaissent l'un à coté de l'autre. L'option Feuille de
données va afficher les champs de la même manière que lors de l'entrée des données dans une table. Ceci n'est pas
pratique si l'utilisateur ne connaît pas tous les champs. Le mode Justifié va afficher les champs l'un à coté de l'autre
sauf qu'il ne réduira pas la taille des champs. Il va afficher les autres champs en dessous. La partie gauche de la
fenêtre vous donne une image du type de présentation.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Colonne simple.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre vous demande quelle est l'image de fond de votre formulaire. Vous pouvez décider de ne pas
mettre de fond de formulaire en sélectionnant l'option Standard.
 Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Crépuscule.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière fenêtre vous demande premièrement le titre du formulaire.

Changez le titre à "Liste des employés".

En plus, Access vous demande ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez voir le formulaire ou modifier
immédiatement le formulaire.
 Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des
informations.
Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici un aperçu du formulaire une fois terminé.

Entrer de l'information

Il vous est maintenant possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l'avez peut être
fait en mode feuille de données lors de la création de la table. Cependant, la présentation des données est plus
compréhensible pour un nouvel utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de données.
Déplacement dans le formulaire

Pour se déplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes:

Utilisez les touches Tab et MAJ (shift) Tab pour vous déplacer au champ suivant ou au champ précédent.
Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre.
Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation située au coin inférieur gauche de la fenêtre pour vous déplacer
d'un enregistrement à l'autre ou au premier et dernier enregistrement de la table.

Utilisez les flèches vers la gauche ou vers la droite pour passer à l'enregistrement précédent ou suivant.
Utilisez les flèches avec une barre verticale pour vous rendre au premier ou au dernier enregistrement de la table ou
de la requête.
Utilisez la flèche avec l'étoile ( * ) pour ajouter un enregistrement à la table ou à la requête.
Placez le pointeur dans la case blanche et écrivez le numéro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de
la touche Entrée.
OU
Appuyez sur la touche F5 et entrez le numéro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de la touche
Entrée.

Pour ajouter un enregistrement à la table, allez au dernier enregistrement et appuyez sur la touche PageDown. Un
enregistrement vide va apparaître. Ensuite, entrez les nouvelles données à votre choix.
OU
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Modifier un enregistrement

Il est très facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas "verrouillé".

Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre à l'enregistrement que vous voulez
modifier.
Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications.
Changez le contenu du champ à votre choix.

Supprimer un enregistrement

Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre à l'enregistrement que vous voulez
modifier.
Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer l'enregistrement.
OU
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Rechercher un enregistrement

Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grâce à une recherche sur le contenu de l'un des
champs de l'enregistrement.
 Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche.
Du menu Édition, sélectionnez l'option Rechercher.
OU
Appuyez sur les touches Ctrl et F.
OU
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez.

Appuyez sur le bouton Rechercher.

Personnaliser un formulaire
Entrez en mode création en appuyant sur le bouton .

Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets à votre formulaire. Access appelle chaque objet de votre
formulaire un "contrôle"; que ce soit du texte, un champ ou tout autre objet sur le formulaire.

Supprimer un champ

Il est toujours possible de supprimer un contrôle (objet) du formulaire. Cela peut être un intitulé, une ligne, une boîte
ou un autre élément du formulaire; incluant les champs. L'exercice qui suit consiste à retirer le champ Poste du
formulaire. L'exercice suivant va le remettre dans le formulaire.

Sélectionnez le champ à supprimer. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Poste.
Appuyez sur la touche supprime.
OU
Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer.

Ajouter un champ

L'exercice précédent consistait à enlever un champ Poste du formulaire. Il vous est toujours possible d'ajouter ou de
remettre un champ qui était à la base du formulaire. Cet exercice consiste à remettre le champ poste qui avait été
retiré dans le formulaire à l'endroit où il était placé.
Appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table ou de la requête à la source du formulaire va apparaître.

 De la liste des champs, cliquez le champ désiré. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Poste.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ à l'endroit désiré dans le formulaire. Pour
les besoins de l'exercice, replacez le champ Poste à son endroit original.
Relâchez le bouton de la souris.

Il suffit de faire attention à l'ordre de présentation des champs. Cette option est couverte plus loin sur cette page; voir
ordre de tabulation.

Déplacer un contrôle (objet)

Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .

Cliquez sur le contrôle à déplacer.
Placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le pointeur devrait se transformer en une petite main.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.

Si vous aviez choisi une zone de texte (champ) ou un intitulé, l'élément associé (champ ou intitulé) va aussi se
déplacer. Pour déplacer seulement un ou l'autre:

Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .

Cliquez sur le contrôle à déplacer.
Placez le pointeur sur le gros carré noir situé au coin supérieur gauche du contrôle. Le pointeur devrait se
transformer en une petite main avec l'index sur le carré.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à l'endroit de votre choix.

Dans ce dernier cas, seulement l'intitulé ou la zone de texte choisi se déplacera. De cette façon, il est possible par
exemple de mettre le champ en dessous de l'intitulé.

Déplacer une série de contrôles (objets)

Pour déplacer plusieurs éléments à la fois, il faut premièrement les sélectionner: avec un bloc en utilisant la souris ou
avec une combinaison de clics de souris et de la touche MAJ (shift).

Avec un bloc de souris:

Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez-là pour entourer tous les éléments que vous voulez
sélectionner.
Cette technique est pratique si les éléments sont proches l'un de l'autre et qu'il n'y a pas de contrôles qui ne doivent
pas être déplacés entre ceux-ci. Pour être plus sélectif dans vos choix de contrôles, utilisez la technique suivante.

Assurez-vous avant d'avoir appuyé sur le bouton .

En gardant un doigt sur la touche MAJ (shift), cliquez sur les contrôles à déplacer.

Une fois que les éléments sont choisis, utilisez la technique expliquée ci-dessus pour déplacer une série de contrôles
au lieu d'un seul.

Changer la présentation d'un contrôle (objet), changer les couleurs.

À partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la présentation du texte et des champs. La partie
suivante de la barre d'outils permet de changer respectivement la couleur de fond,
changer la couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le type de contour et mettre un effet de relief aux
contrôles (objets) situés sur le formulaire.

Changer la taille d'un contrôle (objet).

En tout temps, il vous est possible de modifier la taille

La barre d'outils

Appuyez sur le bouton pour afficher la barre d'outils.

La barre d'outils vous offre l'accès à plusieurs contrôles que vous pouvez ajouter à votre formulaire. La
partie qui suit explique chacun de ces outils et donne un exemple du fonctionnement de chacun dans un
formulaire.

Sélectionnez un contrôle

En appuyant sur le bouton , il vous est possible de sélectionner un ou plusieurs contrôles (objets) pour ensuite les
déplacer ou changer une de leurs propriétés.

Activer les assistants

 Cette option vous permet d'activer ou non les assistants pour les différents contrôles de la barre d'outils. Laissez
les assistants "actifs". Ceci va vous aider lors de l'ajout de certains contrôles à votre formulaire.

Ajouter un "intitulé" ou du texte libre.

Aussi anciennement appelé une étiquette, il sert à décrire les champs ou à ajouter de l'information supplémentaire sur
le formulaire. Un intitulé apparaît à chaque fois que vous ajoutez un champ au formulaire. Pour l'utiliser:

Appuyez sur le bouton .

Cliquez sur le formulaire où vous voulez placer l'intitulé.
Écrivez le texte de votre choix.

Ajouter une "zone de texte" ou un champ indépendant

Comme pour les requêtes, il est possible d'ajouter des champs calculés à partir d'autres données dans un formulaire
ou un état. Donc, vous pouvez accomplir des calculs directement dans le formulaire avec une zone de texte (i.e.
champ). Par exemple, le total d'une facture ressemblerait à ceci: =[SousTotalProduits] + [SousTotalServices] +
[Taxes] . La seule différence entre une zone de texte contenant un champ d'un champ calculé est qu'il faut
commencer la formule en utilisant le caractère " = ".

La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le total des revenus (salaire+commission) de
l'employé affiché à l'écran.

Appuyez sur le bouton pour ajouter une zone de texte.

Cliquez à l'endroit où vous voulez le champ indépendant.

La zone de texte et un intitulé vont apparaître.

Placez le curseur à l'intérieur de la case de zone de texte.

Entrez la formule suivante: =[salaire] + [commission] .
Affichez le formulaire en mode Formulaire en appuyant sur le bouton .

Si le champ revenu affiche #Nom?, il y a une erreur dans la formule. Veillez retourner au mode création et vérifier la
formule.

Entrez un chiffre dans la case salaire ou commission et appuyez sur la touche Entrée.

Dès que vous avez appuyez sur la touche Entrée, ou déplacez le pointeur à un autre champ, le champ indépendant
Revenu que vous venez de créer s'est mis à jour avec le nouveau total de la somme des champs Salaire et
Commission.
Vous pouvez créer vos propres formules pour calculer presque n'importe quoi. Vous pouvez calculer la TPS et la
TVQ sur une facture, la commission d'un vendeur sur une facture ou utiliser les fonctions d'Access pour d'autres
calculs. En fait, vous devriez utiliser un champ calculé dans une requête, un formulaire ou un état à chaque occasion
que vous avez.

Ajouter un groupe d'options

Un groupe d'options vous permet, comme pour la zone de liste modifiable et la zone de liste, de choisir parmi une
liste prédéterminée. L'une des différences entre un groupe d'options et les deux autres est que toutes les options
apparaissent à l'écran. Pour les deux autres, il faut appuyer sur un bouton à la droite de la case pour voir les autres
possibilités. Une autre différence est que vous devez écrire la description, appelé une étiquette en jargon d'Access, au
lieu de choisir parmi une liste qui se retrouve dans une table ou une requête. La dernière différence est qu'il faut
déterminer la valeur qui sera conservé dans le champ pour chacune des étiquettes que vous avez écrit.

L'exercice consiste à créer un groupe d'options qui sert à déterminer le statut social de l'employé. La valeur qui sera
choisie sera conservée dans le champ Statut de la table Employés.

Appuyez sur le bouton .

Cliquez sur le formulaire à l'endroit où vous voulez mettre un groupe d'options.

À la première fenêtre, l'assistant de groupe d'options va vous demander la liste des étiquettes, ou descriptions, pour
les choix que vous voulez offrir à l'utilisateur du formulaire.

Écrivez ensuite la liste des possibilités. Pour les besoins de l'exercice, écrivez les mêmes étiquettes, ou descriptions,
que ceux affichés à la fenêtre ci-dessus.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant pour le groupe d'options vous demande ensuite si l'une des valeurs devrait être la valeur par défaut. Ce qui
veut dire qu'il y aurait une valeur prédéterminée. Si aucune autre valeur n'est choisi, c'est celle-ci qui sera la valeur du
champ.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option: "Non, je ne veux pas définir de valeur par défaut."
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Après avoir entré les étiquettes, il faut donner une valeur à chacune de celles-ci. Par défaut, Access affiche un chiffre
à côté de chacune de ces étiquettes. Il vous est aussi possible de mettre du texte au lieu des chiffres. Cette fenêtre
vous permet de modifier ces valeurs à ceux de votre choix.

Pour les besoins de l'exercice, laissez les valeurs à ceux affichés initialement à la fenêtre.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande ensuite que faire avec la valeur sélectionnée. Il vous offre de la conserver dans un champ
indépendant (conserver la valeur pour un usager ultérieur) ou de placer cette valeur dans un champ d'une table.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option "Stocker la valeur dans ce champ:" et sélectionnez le champ
Statut.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite de l'information sur le style de présentation du groupe d'options que vous préférez.
Il vous offre le choix pour la présentation des intitulés (descriptions) et de la bordure qui entoure le groupe. La partie
gauche de la fenêtre vous offre un aperçu du groupe d'options avec vos choix d'options.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option "Case d'option" pour la présentation des étiquettes.
Sélectionnez l'option "Échelonné" pour le choix de la bordure.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
Le dernier élément dont l'assistant a besoin pour terminer la création du groupe est le titre pour le groupe d'options.
Ce titre va apparaître au haut du groupe d'options. Pour les besoins de l'exercice:

Écrivez le texte suivant dans la case : Statut social .

Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va prendre quelques instants pour générer le groupe d'options avec les options que vous avez choisies. Voici
le résultat de l'exercice.

Avec un groupe d'options, il est seulement possible de choisir l'un des choix offerts dans la boîte à la fois. Comme
dans cet exemple, il est impossible d'être célibataire et marié en même temps!

Bouton bascule Le bouton bascule, comme pour le bouton d'option et le bouton crochet sont utilisés pour les
champs de type Oui/Non. Il faut appuyer sur le bouton pour dire "oui" ou pour "activer"
l'option ou le champ.

Bouton Le bouton d'option (anciennement appelé bouton radio) peut être utilisé avec un champ de
d'option (radio) type Oui/Non. Il faut "noircir" le bouton pour l'activer ou pour dire l'équivalent de Oui.

Bouton crochet Le bouton crochet peut être utilisé avec un champ de type Oui/Non. Il faut mettre un "X" dans
la case pour l'activer ou dire l'équivalent de Oui.

Zone de liste modifiable

Comme un groupe d'options et une zone de liste, une zone de liste modifiable vous permet de sélectionner une valeur
parmi une liste prédéterminée. Il vous est aussi possible d'ajouter d'autres valeurs à la liste si nécessaire. C'est un
élément que le groupe d'options et la zone de liste ne vous permettent pas. Une liste a aussi l'avantage d'éviter des
erreurs d'orthographe lors de la retranscription des données. Le dernier avantage d'une liste modifiable est qu'il est
possible d'afficher plusieurs champs en même temps. Ceci a l'avantage de donner une meilleure référence au moment
de faire un choix pour une valeur de la liste.

L'exercice consiste à créer une zone de liste modifiable pour le champ Bureau qui représente le lieu de travail des
employés. La source de la liste modifiable sera la table Bureau qui contient le nom des villes ainsi que les adresses
de chacun des bureaux de la compagnie.

Du formulaire, sélectionnez le champ Bureau et effacez-le.

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .
Placez la zone de liste modifiable en cliquant à l'endroit où le champ Bureau était situé.

L'assistant vous offre trois manières de déterminer la source pour la liste modifiable. Parmi les choix pour déterminer
la source, vous pouvez choisir le contenu d'une table ou d'une requête. Vous pouvez aussi écrire les valeurs de votre
choix. Celles-ci seront ensuite conservées dans une nouvelle table. La dernière possibilité vous permet de vous rendre
à un enregistrement selon le choix de cette liste modifiable.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la première option: Je veux que la liste modifiable recherche ...
Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui sera utilisé pour la source de la zone
modifiable. Il vous affiche même la liste de ceux-ci.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Bureau.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

La fenêtre suivante vous demande de choisir parmi la liste des champs de la requête ceux que vous voulez afficher à
l'écran. Ceux-ci vous donnent une référence supplémentaire lors de la sélection de la valeur de la liste modifiable.
Les champs seront affichés selon l'ordre qu'ils se retrouvent dans la case "Champs sélectionnés".

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez dans l'ordre les champs suivants: Bureaux, Adresse, Téléphone.
 Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre vous demande de déterminer la largeur de chacune des colonnes des champs que vous avez
sélectionnés à la fenêtre précédente. C'est cette largeur qui sera utilisée lorsqu'il sera le temps d'afficher la liste
modifiable. Aussi, cette fenêtre vous permet d'afficher ou de cacher la colonne clé; la première sélectionnée à la
fenêtre précédente. Pour ce cas, il s'agit du champ Bureaux.

Pour les besoins de l'exercice, désactivez l'option Colonne clé cachée.

Pour ajuster la largeur des colonnes:

Il est intéressant d'être capable d'ajuster la largeur des colonnes contenant de l'information. Vous pouvez vous assurer
que toute l'information du champ apparaît dans la case.

Placez le pointeur au bout de la colonne ou entre deux colonnes.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci vers la gauche ou vers la droite pour réduire
ou élargir la colonne.

Pour les besoins de l'exercice, ajuster la largeur des colonnes pour afficher tout le contenu de celles-ci.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
S'il y a seulement deux champs dans la liste des champs disponibles:

Appuyez sur le bouton Précédent >.

Désactivez l'option de colonne clé cachée.
Appuyez sur e bouton Suivant >.

Puisque vous avez choisi plusieurs champs à l'affichage, l'assistant voudrait savoir la valeur de quel champ doit-il
conserver dans la zone modifiable.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le champ Bureaux.

Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande ensuite l'endroit où vous voulez conserver la donnée. Vous pouvez la conserver dans un
champ indépendant (Mémoriser la valeur pour usage ultérieur) ou la mettre dans l'un des champs de la table.

Pour les besoins de l'exercice, stocker la donnée dans le champ Bureau.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière question est de savoir quel est le texte de l'étiquette qui va décrire la liste modifiable.

Pour les besoins de l'exercice, écrivez "Bureau" dans la case.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici un aperçu de la liste modifiable une fois terminée.

Pour ajouter un nouveau bureau, ajoutez un enregistrement dans la table Bureaux. Par exemple, ajoutez Toronto au
1000 Younge street. Ensuite, retournez voir le contenu de la liste modifiable.

Zone de liste

Une zone de liste offre à l'utilisateur du formulaire un choix de certaines valeurs pour un champ. L'exercice qui suit
consiste à créer une zone de liste et d'afficher une liste pour les occupations possibles dans l'entreprise.

Appuyez sur le bouton Zone de liste .

Dans cette base de données, il y a une table qui contient la liste des occupations de l'entreprise. Cette table s'appelle
d'ailleurs Occupations. Vous pouvez aussi créer votre propre liste en sélectionnant l'option "Je taperais les valeurs
souhaitées."

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la première option: Je veux que la zone de liste recherche les valeurs
dans une table ou requête.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Access va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requête qui contient le champ avec l'information à
mettre dans la zone de liste. De la liste des tables et requêtes de la base de données, sélectionnez celle qui contient
l'information que vous voulez afficher dans la zone de liste.
 Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Occupations.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La table contient qu'un seul champ: Occupation. Dans cette table, il y a présentement que deux occupations
possibles: gérant et vendeur. Si vous vouliez ajouter une autre poste à la liste, il faudrait ajouter un enregistrement à
cette table. Contrairement à une zone de liste modifiable, il est impossible d'ajouter un enregistrement directement
dans la zone de liste.

Il y a aussi une autre table qui aurait pu être choisie. C'est la table Employés. Il y a dans celle-ci le champ poste qui
contient déjà une liste des occupations des employés. Mais, dans la plupart des cas, vous voudrez utiliser les
informations provenant d'une autre table.

Sélectionnez le champ occupation.

Appuyez sur le bouton pour transférer le champ Occupation dans la zone des Champs sélectionnés.
Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant de la zone de liste vous demande ensuite de déterminer la longueur du champ qui sera affiché à l'écran.

Placez le pointeur sur la bordure droite de la case.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez la souris vers la gauche ou la droite selon que vous
voulez réduire ou agrandir la largeur la longueur de la fenêtre.
Une fois que vous avez déterminé la largeur voulue, relâchez le bouton de la souris.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'avant dernière étape consiste à indiquer à l'assistant de la zone de liste si vous voulez conserver les choix dans une
valeur pour usage ultérieur ou parmi l'un des champs qui se retrouve dans le formulaire. Pour l'exercice, la valeur
choisie de la zone de liste ira dans le champ Poste.
 Sélectionnez la seconde option: Stocker la valeur dans ce champ.
De la liste des champs disponibles, sélectionnez le champ Poste.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière étape consiste à écrire le texte qui ira avec la zone de liste.

Écrivez dans la case de l'étiquette: "Poste".

Appuyez sur le bouton Terminer.

Bouton de commande

Les boutons commandes sont très pratiques pour les utilisateurs de formulaires. Ils permettent de facilement accéder
à des options qui affectent le formulaire ou la base de données. Par exemple, grâces aux boutons de commande, il est
possible de passer d'un enregistrement à un autre, d'ouvrir ou d'imprimer un formulaire ou un état ainsi que plusieurs
autres possibilités. Access offre une série d'options prédéterminées pour faciliter la création de boutons de
commande. Si, ceux-ci ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez toujours créer une macro ou un module et
"l'attacher" à un bouton.

Le prochain exercice consiste à la création d'un bouton commande pour passer à l'enregistrement suivant.

À partir de la barre d'outils, cliquez sur le bouton de commande .

L'assistant pour le bouton de commande va afficher la fenêtre suivante.

Cette première fenêtre demande quelle action le bouton devra faire lorsqu'on appuie sur celui-ci. La première colonne
les catégories d'actions possibles. La seconde colonne affiche les actions possibles. Puisque, pour l'exercice, le
bouton doit afficher l'enregistrement suivant:

De la colonne Catégories, sélectionnez l'option Déplacements entre enreg.

De la colonne Actions, sélectionnez l'option Enregistrement suivant.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fenêtre vous demande quel genre de présentation voulez-vous sur le bouton. Est-ce du texte de votre
choix ou une image représentative? Si vous voulez du texte, il suffit d'écrire le texte dans la première case et de
choisir l'option Texte. Pour l'exercice, une image sera utilisée.

Cliquez sur l'option Image.

De la liste des images possibles, sélectionnez l'image Suivant.
Il y a aussi deux autres options intéressantes sur cette fenêtre. En cliquant sur l'option "Afficher toutes les images",
vous aurez plus de possibilités pour choisir une image. Même avec cette liste, il est encore possible qu'il n'y ait pas
d'image qui réponde à vos besoins. Il est donc possible, avec le bouton Parcourir d'aller chercher une image que
vous avez trouvée d'ailleurs et de le coller au bouton.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernière fenêtre vous demande quel nom voulez-vous donner au contrôle bouton de commande.

Dans la case, écrivez le texte "Bouton suivant".

Appuyez sur le bouton Terminer.

Image

Il est aussi possible d'insérer des images dans un formulaire. Que ce soit le logo de la compagnie ou une image
représentative.

De la barre d'outils, cliquez sur le bouton d'image .

Un pointeur ayant la forme suivante va apparaître. Il suffit de la placer sur le formulaire à l'endroit où vous voulez
insérer l'image.

Placez le pointeur sur le formulaire et cliquez sur le bouton de la souris.

Access va ensuite vous demander l'endroit et le nom de l'image que vous voulez insérer.

Sélectionnez l'endroit et l'image de votre choix.

Appuyez sur le bouton OK.

L'image va ensuite s'insérer sur le formulaire. Vous pourrez toujours le déplacer sur le formulaire. Selon le format de
l'image, il est possible que vous ne pourrez pas changer sa taille. C'est une chose à prendre en considérations lorsque
vous créez les images pour vos formulaires ou vos états.

Cadre d'objet indépendant

Permet d'insérer des objets provenant d'autres applications Windows tel qu'un graphique d'Excel ou un
organigramme de Visio ou d'autres applications. L'objet est indépendant du contenu des tables d'Access.

Cadre d'objet dépendant

L'objet inséré est dépendant du contenu des tales ou des requêtes d'Access. Une modification de ceux-ci pourrait
affecter l'objet dépendant.

Saut de page

Même dans un formulaire, il est possible de mettre des sauts de page. Cela n'a aucun effet à l'affichage à l'écran.
Mais, cette option est très pratique au moment de l'impression du formulaire. Cela permet d'imprimer un formulaire
sur plusieurs pages.

De la barre d'outils, appuyez sur bouton saut de page .

Déplacez le pointeur au bas de la zone Détails.
Appuyez sur le bouton gauche de la souris.
Un petit contrôle va apparaître collé sur la bordure gauche de la fenêtre. Ceci est le séparateur de page. Tout ce
qui est au dessus de ce contrôle va être sur une page. Le reste sera imprimé sur une autre page.

Pour voir l'effet de ce contrôle, il faut premièrement le déplacer au milieu du formulaire.

Cliquez sur le contrôle du séparateur de page.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle au milieu du formulaire.

Le séparateur va automatiquement se coller à la bordure gauche du formulaire.

Appuyez sur le bouton .

Vous verrez un aperçu de votre formulaire s'il était imprimé sur papier. Vous voyez aussi seulement une partie de
votre formulaire. Le reste est sur la page suivante.

Appuyez sur le bouton situé au coin inférieur gauche de l'écran.

La page suivante va apparaître à l'écran. Vous allez remarquer que le reste du formulaire va apparaître sur le papier.
Mais, aussi, vous allez voir le début d'un formulaire pour l'enregistrement suivant. C'est pour cette raison, pour des be

soins d'impression que des sauts de page sont mis à la toute fin de la zone Détail du formulaire; pour ne pas avoir
deux formulaires sur une même feuille de papier.

Contrôle Onglet

Le contrôle Onglet offre deux avantages. Il regroupe les informations à une même place et prend moins d'espace à
l'écran. Il suffit de cliquer sur l'onglet pour voir les informations de la catégorie choisie.

Sous formulaire/Sous État

Très pratique pour faire des formulaires complexes dont les données proviennent de plusieurs tables reliées. Il faut
cependant faire attention qu'il y a des relations "formelles" entre les tables. Il y a la page des sous-formulaires de ce
site qui donne plus d'explications sur cette option.

Trait

Sert à séparer les différentes sections d'un formulaire. Aide à la lecture du formulaire.

Boîte

Permet d'encadrer du texte ou un ou plusieurs champs. Seulement pour des besoins de présentation.

Autres contrôles

Il y a plusieurs autres contrôles qui sont disponibles.

Changer les propriétés d'un champ ou d'un objet.
Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, dont vous voulez changer un attribut.
Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.
 Voici la liste de toutes les propriétés ou options que vous pouvez
modifier pour chacun des "contrôles" du formulaire.

Les propriétés peuvent être regroupées en 4 catégories : Format,

Données, Évennement et Autres.

L'option la plus importante est la seconde de la liste: Source

contrôle. Access peut savoir si le contenu est un champ d'une
requête ou d'une table. Il est aussi possible d'y entrer une formule.

Verrouiller un champ
L'option de verrouiller un champ permet à l'usager de voir l'information contenue dans un champ sans pouvoir le
modifier. L'option Activé est aussi modifiée pour que le curseur n'entre pas dans le champ.

Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, que vous voulez verrouiller.

Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

Changez l'option Activé à Non.

Le pointeur n'ira pas dans le champ.

Changez l'option Verrouillé à Oui.

L'usager ne pourra pas changer le contenu du champ.

Masquer un champ
Il est parfois intéressant de masquer un contrôle pour que l'usager ne le voie pas au moment de l'utilisation du
formulaire. Par exemple, l'usager n'a pas besoin de voir des champs calculés pour des ratios qui sont utiles seulement
pour le formulaire. Ce contrôle sera toujours visible en mode création.

Sélectionnez l'objet, ou le contrôle, que vous voulez masquer.

Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils.
OU
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.
Changez la propriété Visible à Non.

L'usager ne verra plus le champ sur le formulaire. Mais le formulaire peut toujours utiliser ce contrôle invisible pour
ses propres besoins.

Le format automatique
Access vous permet de changer la présentation de votre formulaire en utilisant un modèle préétabli.

Appuyez sur le bouton .

La fenêtre suivante va apparaître.

Cette fenêtre vous permet d'utiliser l'un des modèles existants ainsi que de décider d'affecter ces changements aux
polices de caractères, aux couleurs du texte et des bordures.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Couleur 2 pour tous les attributs.
L'assistant de format automatique vous offre trois options: de créer un nouveau format basé sur les valeurs actuelles
du Formulaire Liste des employés, de mettre à jour le formulaire avec les option de Couleur 2 ou supprimer le
modèle Couleur 2.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la deuxième option (Mettre à jour Couleur 2).
Appuyez sur le bouton OK.

Access va prendre quelques instants pour mettre à jour la présentation du formulaire.

Le bouton générer
Mettre à jour des formules, Accéder à des fonctions, des macros ou des modules de programmation.

Appuyez sur le bouton .

Access vous offre le choix d'accéder au générateur d'expression, au générateur de macro ou le générateur de code.

Afficher un formulaire
À partir du mode création, appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Formulaire.

Ordre de tabulation
L'ordre de tabulation vous permet de déterminer l'ordre dans lequel le curseur va passer d'un champ à l'autre sur le
formulaire. Il vous est possible de le changer pour vous permettre de mieux répondre aux besoins du formulaire. Pour
cet exemple, le champ Poste devrait être en dessous du champ Nom. Voici comment le déplacer.

Du menu Affichage, sélectionnez l'option Ordre des tabulations.

L'écran qui est affiché vous donne la liste des champs qui se retrouve sur le formulaire dans l'ordre que le curseur
passe d'un champ à l'autre.

Cliquez sur la petite boîte grise à la gauche du champ Poste.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ en dessous du champ Nom.

Une fois que le champ est à la bonne place, vous pouvez relâcher le bouton de la souris.

Le bouton Ordre Automatique, peut automatiquement mettre les champs en ordre. Access met les champs en ordre
selon leur emplacement sur le formulaire: de gauche à droite et du haut vers le bas. Donc, le champ le plus proche du
coin supérieur gauche du formulaire sera le premier champ où le curseur va s'arrêter, celui à sa droite le second etc.

Mais cela n'est peut être pas ce que vous avec besoin. Imaginez que vous avez sur votre formulaire trois "zones",
informations personnelles, salaire et avantages sociaux par exemple. Il est très possible d'avoir ces zones l'une à coté
de l'autre. Donc, l'ordre automatique ne serait pas à votre avantage. C'est pour cette raison qu'il est toujours possible
de changer l'ordre de tabulation.

Imprimer un formulaire
Attention!

Puisqu'il s'agit que d'un exemple, n'imprimez pas tous les enregistrements. Imprimez seulement la première page du
formulaire. Sinon, tous les enregistrements vont s'imprimer sous forme de formulaire. Vous pouvez aussi changer la
mise en page du document en utilisant le menu Fichier et Mise en page.

Du menu Fichier, sélectionnez l'option Imprimer.

OU
Appuyez sur le bouton .

Access: Les formulaires graphiques

Avant de commencer
Introduction
Création d'un formulaire graphique avec l'assistant
Modification du formulaire

Avant de commencer
Access vous offre plusieurs types de formulaires. Cette page Web vous démontre comment
créer et utiliser un formulaire graphique. Pour plus d'informations sur les formulaires en
général, veillez vous rendre à la page sur les formulaires.

Pour réaliser cette page Web, il est préférable d'utiliser les données de la base de données
demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb (pour Access97 ou Access 2000 respectivement). Vous
pouvez prendre ces bases de données à partir de la page des fichiers de démonstration de ce
site.

Introduction
Access vous permet de générer des graphiques à partir de la masse de données qui est
accumulée. Cette page vous démontre comment générer un formulaire graphique et de le
modifier. L'exercice de cette page va démontrer la somme des commissions de l'entreprise
 par lieu de travail. Ces données se retrouvent Commission et Bureau de la table Employés.

Pourquoi un graphique?

Pour simplifier l'analyse d'une masse de données.

Pour ressortir rapidement les tendances des séries de données.
Pour pouvoir comparer les données.
Pour ressortir des proportions.

Création d'un formulaire graphique avec l'assistant

À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet Formulaires .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

De la liste des options disponibles, sélectionnez l'option Assistant graphique.

La "source" d'un formulaire ou d'un état peut être une table ou une requête. La requête à l'avantage d'utiliser des
enregistrements qui répondent aux critères demandés ou provenant de plusieurs tables reliées. C'est un point à
considérer lors de la création d'un graphique.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Employés.

Appuyez sur le bouton OK.
 De la liste des champs disponibles sélectionnez les champs Bureau et Commission.

Il suffit de:

Choisir le champ de la colonne de gauche et d'appuyer sur le bouton .

OU
Faire un double-clic sur le champ désiré.

Une fois que les champs voulus ont été sélectionnés, appuyez sur le bouton Suivant.
Access vous offre une liste de types de graphique pour représenter vos données.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le type de graphique secteur.

Appuyez sur le bouton Suivant.
 Faites un double-clic sur le bouton SommeDecommission.

Le formulaire graphique vous permet de générer une synthèse sur plusieurs éléments des données. Voici une courte
description de chacune des options possibles.

Aucun Affiche les valeurs du champ sélectionné.

Somme Affiche la somme d'un champ sélectionné.
Moyenne Affiche la moyenne d'un champ sélectionné.
Min Affiche la plus petite valeur d'un champ sélectionné.
Max Affiche la plus grande valeur d'un champ sélectionné.
Compte Affiche le nombre d'enregistrements d'un champ sélectionné.

Assurez-vous que la synthèse est sur l'option Somme.

Appuyez sur le bouton OK.

Il vous est toujours possible de changer de champs ou de synthèse en revenant au mode création.

Pour les besoins de l'exercice, appuyez sur le bouton Suivant.

Il reste encore à donner un nom au graphique ainsi qu'à voir quelques autres possibilités.

Pour le nom du graphique, entrez le nom: Total des commissions de l'entreprise.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va prendre quelques instants pour générer le graphique selon les options que vous avez choisies.

Voici le graphique généré à partir des données de la table Employés.

Modification du formulaire
Pour pouvoir modifier le formulaire graphique, il faut entrer en mode création.

Appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.

Vous pouvez changer la dimension du formulaire pour répondre à vos besoins.

Pour modifier la présentation.

Placez le pointeur par-dessus le graphique.

Faites un double-clic sur le graphique.

Access utilise le générateur de graphique de Windows pour représenter les données. Veillez lire la page sur l'insertion
d'un graphique pour apprendre comment le modifier.

Note:
Vous ne pouvez pas modifier les données à partir de la table de données du module graphique.

Access: Les sous-formulaires

Avant de commencer
Introduction
Création de requêtes
Création du formulaire
Modifier le formulaire
Ajouter un sous-formulaire
Ajout d'un champ calculé total
Relation père-fils

Avant de commencer
Access vous offre plusieurs types de formulaires. Cette page Web vous démontre comment créer et utiliser un
formulaire dans un formulaire. Pour plus d'informations sur les formulaires en général, veillez vous rendre à la
page sur les formulaires.

On présume aussi que vous savez comment créer des requêtes qui incluent des champs calculés. Aussi, il est très
important que les relations entre les tables soient réalisés pour qu'il y ait un lien entre le formulaire et le sous
formulaire sur un champ en commun. Dans ce cas, il s'agit du champ No facture de la table Facture et le champ
Numéro de facture de la table Transition Fact-Inv.

Les champs de plusieurs tables et requêtes seront requis pour réaliser l'exercice de cette page. Vous devez utiliser les
bases de données demoacc2.mdb ou demoacc3.mdb, pour Access 97, ou demoa2k2.mdb ou demoa2k3.mdb pour
Access 2000 et les versions suivantes. Ces bases de données contiennent toutes les tables requises pour réaliser
l'exercice. Vous les retrouverez tous au bas de la page des fichiers de démonstration.

Introduction
Pour vraiment utliser une base de données, il faut être capable de chercher et d'afficher des données provnant de
plusieurs tables. Cela veut souvent dire qu'il faut un formulaire principal, qui inclut les informations générales, avec
un ou des sous formulaires pour avoir plus de détails. L'exercice de cette page consiste à la création d'un formulaire
pour la facturation de l'entreprise. Pour montrer toutes les informations que l'on retrouve normalement dans ce
formulaire, il doit contenir un second formulaire qui décrit les items facturés.

Mais avant de pouvoir créer ce genre de formulaire, vous devez déjà avoir une bonne maîtrise d'Access. Les tables
sont créés et possèdent des données. Vos tables sont reliés et vous êtes capable de créer des requêtes avec des champs
calculés. Assurez-vous de bien maîtriser ces concepts avant de créer un formulaire qui inclut un sous-formulaire.

La création d'un formulaire de facturation se fait par étapes:

1) Création des requêtes nécessaires

2) Création du formulaire
3) Modification du formulaire pour qu'il soit plus présentable
4) Ajouter le sous-formulaire
5) Caluler le total de la facture dans le sous-formulaire
6) Ajouter le champ calculé dans le formulaire principal

Création des requêtes nécessaires

Avant de pouvoir créer le formulaire et un sous-formulaire, il faut déterminer quels seront les champs requis et dans
quel formulaire ils vont se retrouver. Pour la facture, il faut les informations des tables Facture et Clients. Il faut
aussi ajouter dans le sous-formulaire les informations des tables Transition Fact-Inv ainsi que la description du
produit et de son prix unitaire qui se retrouve dans la table Inventaire. Vous devez créer deux requêtes: l'une avec les
champs requis pour la facture et l'autre sur les items de cette facture. On regardera ensuite comment avoir le total de
cette facture.
 Du menu principal, sélectionnez l'onglet Requêtes .
Appuyez sur le bouton Nouveau.
Sélectionnez l'option Mode Création.
De la liste des tables, sélectionnez les tables Clients et Facture.
Appuyez sur le bouton Fermer.
De la liste des champs de la table Facture, sélectionnez tous les champs dans le même ordre.
De la liste des champs de la table Clients, sélectionnez les champs Nom, Adresse, Ville et Code Postal.
Enregistrez cette requête sous le nom RFactures.
Fermez la requête.

Créez une seconde requête.

Appuyez sur le bouton Nouveau.

Sélectionnez l'option Mode Création.
De la liste des tables, sélectionnez les tables Transition Fact-Inv et Inventaire.
Appuyez sur le bouton Fermer.

Puisque les relations entre les tables ont déjà été établies, vous devriez voir un lien entre les champs Numéro de
produit de la table Transition Fact-Inv et le champ Numéro d'inventaire de la table Inventaire. Sinon, il faudra
faire la relation entre ces deux champs.

De la liste des champs de la table Transition Fact-Inv, sélectionnez tous les champs.

Vous pouvez aussi sélectionnez l'astérisque (*) au dessus de la liste des champs. Cela aura l'effet de choisir tous les
champs de la table.

De la liste des champs de la table Inventaire, sélectionnez les champs Description et Prix unitaire.
Créez un champ calculé STotal: quantité * [prix unitaire]

N'oubliez pas de mettre les crochets autour du champ Prix unitaire. Access se chargera de mettre les crochets autour
de Quantité. Ce champ calculé va donner le total de chacun des items de la facture. On regardera plus loin comment
avoir le total de tous les items de la facture.

Enregistrez cette requête sous le nom RFactures-Items.

 Fermez la requête.

Création du formulaire
Avant de pouvoir ajouter un sous-formulaire, il faut créer le formulaire principal. Celui-ci affichera les informations
générales de la facture. Les informations sur les détails de la facture seront dans le sous-formulaire.

Du menu principal, sélectionnez l'onglet Formulaires .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

Parmi les modes de création de formulaires, sélectionnez l'Assistant Formulaire.

La source du formulaire sera la requête RFactures.
Appuyez sur le bouton OK.
 Sélectionnez tous les champs de la requête en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant constate qu'il peut trier les enregistrements selon la clé primaire Numéro client ou par la clé primaire No
Facture. Il vous demande par quel champ il doit trier les enregistrements. Pour cet exemple, on veut afficher les
informations par facture et non par client.
 Sélectionnez par Facture.
Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite de choisir le type de présentation des champs. Seront-ils placés en colonne, en
ligne, en feuille de données comme dans une table ou une requête ou en ligne jusqu'au bout de l'écran. Les autres
champs suivront sur la ligne suivante.

Sélectionnez l'option Colonne simple.

Appuyez sur le bouton Suivant.
L'assistant a besoin de savoir quel type de présentation que vous voulez choisir. Cela inclus le fond du formulaire
ainsi que la police de caractères qui sera choisi. Vous pouvez toujours changer ces options plus tard.

Sélectionnez le style de présentation Standard.

Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande pour terminer le nom que vous voulez donner au formulaire ainsi si vous voulez le voir ou
le modifier.

Pour le nom du formulaire, entrez Facture.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Modification du formulaire
Le formulaire est terminé. Mais il n'y a pas assez d'espace pour le sous-foumulaire. La prochaine partie consiste à
modifier le formulaire ci-dessus et d'y inclure un sous formulaire.

Appuyez sur le bouton Mode création en appuyant sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.
Le formulaire est trop petit pour les éléments qui doivent encore être ajoutés. Pour changer les dimension du
formulaire, vous devez placez le pointeur sur la bordure du formulaire. Le pointeur va changer de forme. En gardant
un doigt sur le bouton gauche de la souris, étendez le formulaire vers l'extérieur.

Élargissez le formulaire à 16 cm.

Allongez le formulaire à 10 cm.
Déplacez les champs aux endroits indiqués sur l'image ci-dessus.

Ajouter le sous-formulaire
Il y a maintenant assez d'espace pour voir les items de la facture ainsi que le total. La prochaine partie consiste à
créer le sous-formulaire.

Si la boîte à outils n'est pas affiché, appuyez sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez les options Barres d'outils et boîte à outils.

De la boîte à outils, appuyez sur le bouton Sous-Formulaire .

L'assistant pour les sous-formulaires/sous-états va vous demander quel sera la source du sous-formulaire. Est-ce une
table, une requête ou un formulaire que vous avez déjà préparé.

Sélectionnez l'option Table/Requête.

Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite quels seront les champs qui seront inclus dans le formulaire.

De la liste des tables et des requêtes, sélectionnez la requête RFactures-Items.

Sélectionnez tous les champs de la requête en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton Suivant.
L'assistant vous demande quels seront les champs en commun entre le formulaire et le sous-formulaire. Pour cet
exercice, nous allons laisser Access trouver les champs en communs. Si cela ne fonctionne pas, vous verrez à la fin
comment déterminer la relation père-fils entre le formulaire et le sous-formulaire.

Sélectionnez l'option Choisir à partir d'une liste.

Si vous sélectionnez l'option Les définir moi-même. Vous devrez aussi déterminer quels sont les champs en
commun entre le formulaire et le sous-formulaire.

Pour le champ en commun du formulaire, sélectionnez le champ No Facture.

Pour le champ en commun du sous-formulaire, sélectionnez le champ Numéro de facture.

Vous aviez le choix entre laisser l'assistant trouver les champ en commun ou les déterminer par vous-même. Le reste
des opérations pour terminer le sous-formulaire sont les mêmes.

Appuyez sur le bouton Suivant.

Laissez le nom du sous-formulaire à RFactures-Items sous-formulaire.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Le sous-formulaire est maintenant inclus.

Allongez le sous-formulaire de 4 cm jusqu'à 8,5 cm pour toute la largeur du formulaire.

 Passez au mode formulaire en appuyant le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Formulaire.

À moins qu'on indique autrement, la présentation des données est toujours en mode feuille de données comme dans
les tables ou les requêtes. Le premier champ Numéro indique le numéro de la facture. Le second champ numéro
indique le numéro de référence du produit de la table Inventaire.

Le total de la facture
Le formulaire montre maintenant les informations du formulaire ainsi que les items facturés. Mais il ne montre pas le
total de la facture. Il faut ajouter un champ calculé pour le voir. La prochaine partie consiste à ajouter un champ
calculé pour voir le total.

Retournez en mode création en appuyant sur le bouton .

OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.

Faites un double-clic sur le sous-formulaire.

Le sous formulaire apparaît. Il faut ajouter un champ calculé dans l'en-tête ou le pied du formulaire. Pour cet
exemple, il sera ajouté dans le pied de formulaire. Pour agrandir le pied de formulaire.

Placez le pointeur au bas de la barre Pied de formulaire.

Le pointeur devrait changer de forme.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur vers le bas.

La zone du pied de formulaire va s'agrandir. Il faut qu'il soit assez grand pour ajouter un champ calculé.

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Cliquez dans la zone du pied de formulaire.
Un champ vide va apparaître dans le pied de formulaire. Il faut maintenant ajouter la formule pour calculer le total et
lui donner un nom significatif.

Cliquez une première fois sur le nouveau champ.

Cliquez une seconde fois dans le champ.

Vous pourrez ensuite écrire la formule requise.

Écrivez la formule suivante: =somme(stotal) .

Appuyez sur la touche Entrée.

Comme dans Excel, les formules des champs calculés que l'on retrouve dans des formulaires ou des états
commencent toujours avec le signe "=". Cette formule va additionner les valeurs de tous les enregistrements stotal. Il
faut maintenant donner un nom significatif à ce nouveau champ calculé.

Placez le pointeur sur le nouveau champ.

Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

Changez le contenu de la case Nom à TotalItems.

Fermer la fenêtre des propriétés en appuyant sur le bouton .

Puisque ce champ a été placé soit dans dans l'en-tête ou le puied du formulaire, il va maintenant faire la somme de
tous les enregistrements de la table ou de la requête. Si ce même champ aurait été placé dans la zone détail, il aurait
fait la somme que d'un seul enregistrement. C'est pour cette raison qu'il était important de placer ce champ dans l'en-
tête ou le pied du formulaire. Ces zones permettent d'accomplir des opérations sur tous les enregistrements au lieu
d'un seul.

Fermez le sous-formulaire en appuyant sur le bouton

Ajouter le calcul du sous-formulaire dans le formulaire principal

Dans l'exercice précédent, nous avons ajouté un champ appelé TotalIems qui fait le total de tous les enregistrements
s'appelle TotalItems. Il suffit maintenant de l'ajouter au formulaire Facture pour voir le total.

Nous sommes maintenant de retour au formulaire Facture. Il faut ajouter une référence au champ TotalItems dans ce
formulaire pour voir le total des items de cette facture.

Ajoutez un champ en dessous du sous-formulaire en appuyant sur le bouton .

Placez le pointeur par-dessus le nouveau champ.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.

Placez le pointeur dans la case Source contrôle.

Cliquez sur le bouton ayant trois petits points à la droite de la case.

Cela va activer le générateur d'expression. Il faut spécifier à Access l'endroit où se trouve le champ TotalItems. Ce
champ se retrouve dans le sous-formulaire RFactures-Items.

De la case de gauche, faites un double-clic sur le dossier Facture.

Faites un double-clic sur le dossier Rfactures-Items sous-formulaire.
De la case du milieu, sélectionnez le champ TotalItems.
Appuyez sur le bouton Coller.
Appuyez sur le bouton OK.
Appuyez sur la touche Entrée.
Changez le texte qui vient avec le champ à Total.

Le bouton OK choisi le champ. La touche Entrée confirme la formule. La case sera vide si vous ne faites pas ces
deux opérations. Le total de la facture devrait apparaître la prochaine fois que vous afficherez le formulaire.

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

OU
 Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode formulaire.

Le total est bien là. Mais va-t-il se mettre à jour si on change une valeur?

Placez le pointeur dans la case quantité de la quatrième ligne du sous formulaire (Planche à neige).
Changez la quantité vendue de 4 à 5.
Déplacez le pointeur vers le haut.

Le total du formulaire se met à jour lorsque vous changez d'enregistrement.

Les relations père-fils

Il est possible de la relation entre le formulaire et le sous-formulaire ne se fait pas. Mais vous pouvez toujours
déterminer quels sont les champs en commun entre les deux tables. Le champ père est un champ qui provient du
formulaire principal. Le champ fils est l'un qui se retrouve dans le sous-formulaire.

Sélectionnez le formulaire Facture.

Allez en mode Création en appuyant sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.

Sélectionnez le sous-formulaire.

Appuyez sur le bouton droit de la souris.

Du menu contextuel, sélectionnez l'option Propriétés.
OU
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .
L'image ci-dessus indique les propriétés du sous-formulaire incluant les cases Champs fils et Champs pères qui
indiquent les champs en commun entre le sous-formulaire (fils) et le formulaire principal (père). Il doit se retrouver
des champs en commun entre ces deux pour qu'une relation soit possible.

Assurez-vous que le champ dans Champs fils est Numéro de facture.

Assurez-vous que le champ dans Champs pères est No Facture.
Fermez la fenêtre des propriétés.

Access: L'état étiquette

Avant de commencer
Introduction
Modifier l'état

Avant de commencer
Access vous offre plusieurs types d'états. Cette page Web démontre comment créer un état étiquette et le
modifier. Pour plus d'informations sur les états, veillez vous rendre à la page sur les états.

L'exercice de cette page consiste à créer un état étiquette qui contient la liste des étiquettes postales de la
liste des clients de la compagnie. Ceci est pour démontrer qu'il est possible d'avoir sur une étiquette du
texte et des champs en même temps. Afin de réaliser l'exercice de cette page, il vous faut la base de
données demoacc2.mdb ou demoa2k2.mbd pour Access 2000. Vous retrouverez ce document sur la page
Web des fichiers de démonstrations.
Introduction
Access vous permet de créer rapidement et facilement des étiquettes à partir des données de vos tables et de
vos requêtes. La prochaine partie consiste à créer un nouvel état à partir des données de la table Clients

À partir du menu principal, cliquez sur l'onglet états .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

De la liste des états que vous pouvez créer, sélectionnez Assistant Étiquette.
De la liste des tables et des requêtes disponibles, sélectionnez la table Clients.
Appuyez sur le bouton OK.

Note:
Si vous avez des données qui proviennent de plusieurs tables, créez une requête composée de plusieurs tables. Pour
plus d'informations, lisez les pages Web sur les requêtes et les exercices des requêtes.
L'assistant étiquettes va ensuite vous poser quelques questions sur le type d'étiquettes sur lequel l'état va déposer les
données choisies. Pour l'exercice, les étiquettes choisies seront celle de 2" (pouces) par 4" (pouces) de la compagnie
Avery.

Pour la liste des unités de mesure, sélectionnez l'option Anglaise.

Pour le type d'étiquette, sélectionnez l'option Feuille à feuille.
Pour le modèle de l'étiquette, sélectionnez Avery USA 5163.
Appuyez sur le bouton Suivant.

L'option Nombre de front indique le nombre d'étiquettes qui sont l'un à côté de l'autre. Il est toujours possible que
vous ne trouviez pas le format que vous désirez parmi les unités de mesure, les compagnies et les types d'étiquettes.
Vous pouvez donc appuyer sur le bouton Personnaliser pour générer vos propres formats d'étiquettes avec les
informations que vous possédez.

Note:
Access 2000 vous offre de choisir parmi plusieurs compagnies pour le choix des étiquettes. Sélectionnez la
compagnie de laquelle vous avez acheté les étiquettes et le modèle.
L'assistant étiquette vous demande ensuite le genre de présentation de texte que vous voulez. Faites attention de ne
pas choisir une taille de police de caractère trop grande. Sinon, le texte n'entrera pas sur l'étiquette.

Sélectionnez la police de caractère, sa taille, sa présentation et la couleur de votre choix.

Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant étiquette vous demande par après de choisir les champs dont vous avez besoin et de la placer sur
l'étiquette. Vous pouvez aussi ajouter du texte en plus des champs désirés.
Il y a deux manières de sélectionner un champ. Vous pouvez:

Choisir le champ désiré de la colonne de gauche et appuyer sur le bouton .

OU
Faites un double-clic sur le champ désiré de la colonne de gauche.

Pour les besoins de l'exercice, placez les champs dans l'ordre tel que sur l'image ci-dessus:

Sélectionnez le champ Nom.

Appuyez sur la barre d'espacement, la touche " - " et la barre d'espacement encore une fois.
Sélectionnez le champ Personne contact.
Appuyez sur la touche Entrée.

L'étiquette va changer de ligne à chaque fois que vous appuyez sur la touche Entrée. Comme vous venez d'accomplir,
il est possible d'avoir plusieurs champs sur une même ligne. De plus, il est possible d'avoir aussi du texte et des
champs sur une même ligne.

Sélectionnez le champ Adresse.

Appuyez sur la touche Entrée.
Sélectionnez le champ Ville.
Entrez le texte ", Qc".
Appuyez sur la touche Entrée.

On présume dans ce cas que tous les clients sont dans la province de Québec. Un autre champ sera nécessaire si la
clientèle s'étend ailleurs qu'au Québec.

Sélectionnez le champ Code postal.

Appuyez sur la touche Entrée.

Les champs requis et la présentation sont tous placés correctement sur l'étiquette. Vérifiez avec l'image pour cette
partie de l'exercice ci-dessus

Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite si vous voulez trier les enregistrements sur un ou plusieurs champs. Pour les
besoins de l'exercice, les enregistrements seront triés en ordre croisant selon le nom de compagnie.

De la liste des champs disponibles de la colonne de gauche, sélectionnez le champ Nom.

Appuyez sur le bouton .
OU
Faites un double-clic sur le champ Nom.

Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant va ensuite vous demander quel nom il faut donner à l'état. Il vous suggère le titre Étiquettes clients. Cela
est une assez bonne description de l'état. Donc, nous allons le conserver pour l'exercice.

Pour les besoins de l'exercice, laissez les options telles quelles.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va prendre quelques instants pour générer l'état selon les options que vous avez choisies et l'enregistrer dans
votre base de données. Voici à quoi devrait ressembler la première étiquette de l'état.

Modifier l'état
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode création.
OU
Appuyez sur le bouton .
Access utilise la fonction SupprEspace() pour retirer les espaces inutiles à la fin d'un champ. Le logiciel utilise aussi
la commande & pour coller ensemble des parties de texte, placé entre des guillemets, ou d'autres champs. Regardez
la première ligne de l'étiquette. La fonction colle ensemble le champ Nom, le texte qui a été mit entre guillemets, " -
", et le champ Personne contact.

Pour plus d'informations sur ma manière de modifier cet état, aller lire la page Web sur les formulaires. Les outils
utilisés pour concevoir les formulaires et les états sont identiques.

Access: Les états

Avant de commencer
Introduction
Les types d'états
Création d'un état simple avec l'assistant
Modifier un état
Création d'un regroupement

Avant de commencer
Afin de réaliser les exercices de cette page Web, vous avez besoin de la table Employés. Vous la
retrouverez dans la base de données demoacc1.mdb ou demoacc2.mdb sur la page des fichiers de
démonstrations. Pour ceux qui utilisent Access 2000, vous retrouverez sur cette même page, les fichiers
demoa2k1.mdb ou demoa2k2.mdb.

Introduction
Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est
possible de ressortir une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d'avoir autrement. En
plus, il est plus facile de trier et de regrouper l'information sur des champs pertinents.

Les types d'états

Access peut vous aider lors de la création d'états.

Standard: Pour montrer les enregistrements de la base de données sous forme de rapport.
Graphique: Pour représenter graphiquement les enregistrements de la base de données. Un exemple d'un
formulaire graphique est démontré sur ce site.
Étiquettes: Pour préparer des étiquettes pour du publipostage ou une conférence. Un exemple d'un état étiquette
est démontré sur ce site. C'est d'ailleurs la page suivante de cette section du site.

Création d'un état simple avec l'assistant

L'exemple qui suit est pour vous démontrer comment créer un état en utilisant un assistant en regardant chacune des
étapes de la création de l'état. On regarde aussi les possibilités, à chacune de ces étapes.

Cliquez sur l'onglet des états .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

Access vous offre plusieurs manières de créer un nouvel état. Vous pouvez utiliser le Mode création pour commencer
à partir de zéro un état. Vous pouvez aussi utiliser les assistants pour créer des états en répondant à quelques
questions appropriées. Les états instantanés, qui affichent tous les champs d'une table ou d'une requête sous la forme
de colonnes (un champ en dessous de l'autre) ou de tableau (un champ à côté de l'autre), ne posent pas de questions.
Ils génèrent un état qui affiche tous les champs de la table dans l'ordre qui apparaît dans la structure de la table ou de
la requête. L'assistant graphique permet de générer un graphique à partir des champs de type numérique ou
monétaire. Et pour terminer, l'assistant étiquette vous aide à générer un état composé d'étiquette pour différentes
situations: d'étiquettes de lettres à des étiquettes pour des présentations.

De la liste, sélectionnez l'option Assistant État.

Parmi la liste des tables et des requêtes disponibles, sélectionnez la table "employés".
Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre état. Faites attention à
l'ordre des champs que vous sélectionnez. C'est dans cet ordre qu'ils vont apparaître dans votre nouvel état. Il est
aussi possible de sélectionner des champs de plusieurs tables ou de requêtes. Il suffit de choisir la table ou la requête
parmi la liste. Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix à la liste des champs sélectionnés.

De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom, Prénom, salaire, commission, bureau,
poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton .
Appuyez sur le bouton Suivant >.
L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. Vous pouvez
aussi faire des "sous regroupements", ou plutôt des regroupements à l'intérieur de regroupements.

De la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ Bureau.

Appuyez sur le bouton .

L'aperçu de la présentation à la droite de la fenêtre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroupés par
rapport au champ Bureau. Donc, à chaque fois que la valeur du champ Bureau va changer, un nouveau
regroupement sera généré.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez vous regrouper de manière
normal ou seulement sur les premières lettres contenues dans le champ.

Laissez l'option à "Normal"

 Appuyez sur le bouton OK.

L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez trier les
enregistrements jusqu'à sur quatre champs. Le champ dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite.
Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en appuyant
sur le bouton du coté droit du nom du champ.

Sélectionnez de la liste le champ "nom" pour le premier tri.

Les employés seront triés selon le nom de famille.

Sélectionnez de la liste le champ "prénom" pour le second tri.

En plus d'être triés sur le nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom. Donc, pour un même
nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom de ces personnes. L'une des options les plus
avantageuses des états est la possibilité de générer automatiquement une synthèse des résultats.

Appuyez sur le bouton Options de synthèse.

Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les opérations mathématiques les plus fréquentes. Si
nécessaire, vous pourrez modifier l'état pour ajouter d'autres opérations telles que le nombre d'enregistrements, l'écart
type et ainsi de suite. Cette opération sera démontrée plus loin sur cette page.
 Sélectionnez les mêmes options que ceux marqués à l'image précédente.
Appuyez sur le bouton OK.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite quel type de présentation que vous voulez pour votre état? Vous pouvez aussi
décider de l'orientation du papier ainsi que de forcer tous les champs sur une même feuille.

Sélectionnez les mêmes options que sur l'image ci-dessus.

 Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous pose une dernière question sur la présentation de l'état. Cette fois, il s'agit de la présentation des
polices de caractères de l'état. L'assistant vous offre plusieurs manières de présenter les enregistrements sous forme
de texte. Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du résultat final.

Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez le type "Administratif".

Appuyez sur le bouton Suivant >.

Il ne reste qu'à ajouter le titre principal de l'état et décider si vous voulez par après avoir un aperçu de celui-ci ou de
le modifier immédiatement.
 Écrivez dans la case du titre de l'état "Liste des employés".
Appuyez sur le bouton Terminer.

Voici la première partie du résultat final.

Il est maintenant temps de regarder en détail la composition de l'état.

Modifier un état
Il est possible en tout de modifier un état pour mieux répondre à vos besoins. Avec le temps, l'état peut avoir besoin
de changer pour mieux répondre à vos nouvelles attentes.

À partir de l'aperçu de l'état, appuyer sur le bouton mode création ( ).

À partir de la fenêtre Base de données, sélectionnez l'état à modifier et appuyez sur le bouton Modifier.

Les objets d'un état

Il y a plusieurs objets, ou contrôles en jargon d'Access, qui composent un état. Parmi quelques-uns de ceux-ci, il y a
les "intitulés", qui sont du texte libre, des "zones de texte, qui sont en réalité des champs provenant des tables ou des
requêtes, des lignes, des boîtes, des champs calculés et plusieurs autres.

Les sections

En plus, ces "contrôles" se retrouvent dans des différentes zones.

Les en-têtes

En-tête de Cette partie se retrouve au tout début de l'état. On y retrouve généralement le titre du rapport.
l'état :
En-tête de la Cette partie se retrouve au début de chacune des pages de l'état. On y retrouve généralement le
page : nom de chacun des champs qui se retrouve dans l'état.
En-tête du Cette partie se retrouve au début de chacun des regroupements de l'état. On y retrouve
groupe : généralement la description du regroupement.
Les pieds

Chaque en-tête à son équivalent à la fin du rapport.

Pied de l'état: Cette partie contient généralement les cumulatifs ou la synthèse de l'état.
Pied de page: Cette partie contient les cumulatifs de la page ainsi que le numéro de page.
Pied de groupe: Cette partie contient généralement les cumulatifs ou la synthèse d'un groupe.

Section détails

Entre les différents en-têtes et pieds de zones, il y a la section détail. C'est dans cette zone que seront affichées les
informations de chacun des enregistrements.

Ajouter un champ calculé

Comme pour les requêtes et les formulaires, il est possible d'ajouter des champs calculés qui répondent mieux à vos
besoins. Par exemple, il n'y a pas d'écart type ou d'autres formules ou fonctions pour ressortir certains ratios parmi
vos données.

La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le total des revenus d'un groupe. Par revenu, on
implique ici le total des salaires et des commissions des employés.

Si vous ne l'êtes pas déjà, mettez-vous en mode création en appuyant sur le bouton .
Si la barre d'outils n'est pas affichée, appuyez sur le bouton .
Agrandissez la zone pied de groupe Bureau.
De la barre d'outils, appuyez sur le bouton zone de texte .
Cliquez à l'endroit de votre choix dans la zone pied de groupe "Bureau".

Un champ indépendant et un intitulé vont apparaître.

Cliquez dans la case de l'intitulé et changez le texte à "Revenus".

Cliquez dans la zone de texte (champ indépendant).
Écrivez la formule suivante: =somme(salaire+commission).

Puisqu'il y a déjà le total des salaires et le total des commissions dans cette zone, vous auriez pu écrire à la place de la
formule = SommeDeSalaire + SommeDeCommission.

Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs lors de l'écriture de la formule. Sinon, au moment d'afficher
l'état, Access va vous demander de l'information sur un champ qui n'existe pas. Par exemple, j'ai changé l'une des
formules pour qu'il calcule le revenu en utilisant le champ commisssion avec trois "s". Ce champ n'existe pas. Mais
Access va vous demander la valeur de ce champ avant d'afficher l'état.
Un aperçu de l'état ( ) va vous montrer le résultat. À la fin de chaque groupe, il y a maintenant le total des revenus.

Vous pouvez créer des champs calculés plus élaborés en utilisant des fonctions d'Access. Si vous connaissez le
fonctionnement de la fonction, vous pouvez l'écrire directement. Sinon, vous pouvez utiliser le générateur
d'expression pour aller chercher la liste des fonctions.

Retournez en mode création en appuyant sur le bouton .

Placez le pointeur sur le champ calculé que vous venez de créer.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Sélectionnez l'option Propriétés.
OU
De la barre d'outils standard, appuyez sur le bouton .

Cliquez dans la case à côté de l'option Source de contrôle.

Cliquez sur le bouton qui vient d'apparaître à la fin de la case.

Vous êtes maintenant dans le générateur d'expressions.

De la première colonne, double-cliquez sur la chemise ayant un plus où il est écrit Fonctions.

La deuxième colonne inclus la liste des catégories des fonctions. La troisième colonne inclus la liste de toutes les
fonctions disponibles pour Access. Vous pourrez ensuite choisir parmi la liste la fonction, ou la combinaison de
fonctions, qui répond à vos besoins. N'ayez par peur d'expérimenter. Au pire, le calcul ne fonctionnera pas. Il suffira
de réessayer jusqu'à ce qu'il fonctionne!

Le prochain exercice consiste à copier la formule précédente, =somme(salaire+commission), dans le pied de l'état.

Cliquez sur la nouvelle formule dans la zone pied de groupe Bureau.

Du menu Édition, sélectionnez l'option Copier.
Cliquez dans la zone pied de l'état.
Du menu Édition, sélectionnez l'option Coller.
Déplacez le champ à côté des champs existants.
Faites un aperçu de l'état en appuyant sur le bouton .

À la fin de l'état, il y a un nouveau champ qui affiche le cumulatif des revenus des employés. Bien qu'il s'agisse de la
même formule, elle n'a pas la même étendue que la formule dans la zone de groupe Bureau. La première affiche le
résultat de tous les enregistrements tandis que le second fait seulement le cumulatif un groupe à la fois.

Ajouter un champ calculé

Il est toujours possible d'ajouter un champ qui est contenu dans la table ou la requête qui a créé l'état. Mais il est aussi
possible d'ajouter des champs calculés tel que démontré lors de la création d'une requête ou d'un formulaire. Comme
pour le formulaire, il faut mettre le signe "=" devant la formule. Donc, pour faire la somme des revenus, il faut
utiliser la formule =somme([salaire]+[commission]).

Il est toujours possible d'améliorer la présentation de l'état mais ceci vous donne une idée de la manière que les
enregistrements seront affichés dans l'état.

Il est aussi possible de copier la formule des revenus et la mettre dans d'autres zones. Si vous copiez la formule et la
mettez dans la section Détails, la formule va afficher le revenu de chacun des enregistrements. Si vous copiez la
même formule pour la mettre dans le pied du groupe Bureau, le résultat serait la somme des revenus par Bureau. La
formule des revenus dans le pied d'état afficherait la somme totale des revenus de l'entreprise. L'endroit où est située
la formule détermine l'étendu de celle-ci, que se soient pour un enregistrement, un groupe ou un état.

Création d'un regroupement

Il est possible en tout temps de modifier l'ordre des tris des champs ainsi que les regroupements de l'état. La
prochaine partie consiste à ajouter un regroupement à l'état ainsi que d'expliquer en même temps la différence entre
un tri et un regroupement dans l'état.

Du menu Affichage, sélectionnez l'option trier et grouper.

À partir de cet écran, vous pouvez déterminer sur quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistrements de
l'état. La fenêtre montre que l'état est présentement regroupé sur le champ Bureau. Aussi, les enregistrements sont
triés sur les champs Nom et Prénom. L'exercice consiste à ajouter un regroupement sur le champ Poste. Donc, en
plus d'être regroupés par lieu de travail, les enregistrements seront divisés par l'occupation de l'employé. Voici les
étapes nécessaires pour ajouter le regroupement Poste.

Placez le curseur sur la quatrième liste des champs, juste en dessous de la ligne du champ Prénom.
Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas au bout de la première case de la ligne.
 De la liste des champs, sélectionnez le champ Poste.

Parmi la liste des propriétés du champ, sélectionnez l'option Oui pour afficher l'en-tête du groupe et du pied de
groupe.

Dès que vous sélectionnez l'un ou l'autre de ces deux options, le champ est utilisé pour regrouper les enregistrements
au lieu de seulement les trier. Le symbole apparaît devant le nom du champ pour indiquer qu'il s'agit d'un
regroupement sur ce champ. Aussi deux nouvelles sections vont apparaître dans l'état, soit l'en-tête du nouveau
regroupement Poste ainsi que son pied de page.

Si vous faites un aperçu de l'état ( ), vous verrez que le résultat n'est pas vraiment intéressant. Le champ poste fait
un regroupement sur chacun des enregistrements au lieu de les regrouper. La raison est que le champ poste est en
quatrième position parmi les tris et les regroupements. La prochaine étape consiste à changer l'ordre des tris et des
regroupements en plaçant le champ Poste en deuxième position.

Cliquez sur la boîte grise à la gauche du champ Poste.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ en deuxième position dans la liste des
champs.
L'aperçu de l'état affiche maintenant les informations par lieu de travail et par occupation des employés.

Retirer le regroupement

Vous avez vu comment ajouter un regroupement et changer l'ordre des tris. Le prochain exercice consiste à retirer un
regroupement.

Cliquez sur la boîte grise à la gauche du champ Poste.

Appuyez sur la touche Supprime.

Access: Les macros

Introduction
Création d'une macro
Attacher une macro à un bouton de formulaire
La macro Autoexec

Introduction
Une macro permet d'exécuter une série de commandes l'une après l'autre. En plus, vous pouvez
"attacher" une macro à un bouton de formulaire. L'exercice qui suit consiste à créer une petite macro
qui contient une seule instruction. Par après, cette nouvelle macro sera attachée à un bouton d'un
formulaire.
Création d'une macro

À partir du menu principal, sélectionnez l'onglet des macros .

Appuyez sur le bouton Nouveau.

La fenêtre de création de macros va apparaître.

Sous la colonne Action se trouve la liste des instructions que vous pouvez exécuter.
Comme vous le voyez, Access vous offre plusieurs instructions.

Pour avoir plus d'information sur ceux-ci

À partir du menu principal, sélectionnez le menu d'aide en sélectionnant le?.

Du menu, sélectionnez l'option Sommaire et index.
Cliquez sur l'onglet Rechercher.

Il est possible qu'il s'agisse de la première fois que l'aide est utilisée à l'intérieur d'Access.

Si ce n'est pas déjà fait, préparer le fichier d'aide en utilisant l'option Maximise les
capacités de recherche.

Appuyez sur le bouton Suivant >.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va ensuite prendre quelques instants pour générer le fichier d'aide.

 Entrez le mot "Action" dans la première case.
Cliquez sur le premier mot action de la liste de la seconde case.

Le contenu de la troisième case va changer pour afficher les rubriques au mot "action"
contenu dans le fichier d'aide. Cette liste inclut aussi les actions des macros.

Dans la troisième case, sélectionnez l'action de votre choix et appuyez sur le bouton
Afficher au bas de la fenêtre.

Pour continuer la création de la macro, il faut entrer les "arguments de l'action" ou les caractéristiques de celle-ci. Ces
arguments changent selon le type d'action. Pour l'action BoîteMsg (boîte de message):

Entrez le texte suivant à la case message: "Ceci est un test".

Sélectionnez l'option Oui pour le Bip.
Pour le type de fenêtre, sélectionnez le type Information.
Pour le titre de la fenêtre, écrivez le texte "Test".

Si vous voulez ajouter une autre action, placez le pointeur en dessous de la dernière action et sélectionnez-la parmi la
liste des actions.

Pour sauvegarder la macro:

Du menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrez sous/Exporter

ou

Appuyez sur le bouton .

Pour les besoins de l'exercice, entrez le nom "Test"

Appuyez sur le bouton OK.

Attacher une macro à un bouton de formulaire

La prochaine partie consiste à attacher la nouvelle macro Test qui vient d'être créée dans la partie précédente à un
bouton de formulaire. Il y a deux manières pour attacher: attacher à un nouveau bouton ou à bouton déjà existant.
Cette partie va couvrir ces deux manières.

Attacher à un nouveau bouton.

Retournez au menu principal et cliquez sur l'onglet .

Si vous avez déjà un formulaire, sélectionnez-le et appuyez sur le bouton Modifier.
Sinon, Appuyez sur le bouton Nouveau. Pour accélérer la création d'un formulaire, sélectionnez un
formulaireInstatané:Colonnes et la table des employés.
Une fois que le formulaire est généré, entrez en mode création en appuyant sur le bouton .
De la barre d'outils, sélectionnez le bouton de commande .
Cliquez sur le formulaire à l'endroit où vous voulez avoir le bouton de commande.

L'assistant de Bouton de commande offre plusieurs options. Il contient plusieurs modèles de boutons pour créer
rapidement les boutons les plus utilisés dans différentes catégories.
Parmi la liste des catégories, sélectionnez la catégorie Divers.
Sélectionnez l'option Exécuter une macro parmi la liste des actions.
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Parmi la liste des macros disponibles, sélectionnez la macro Test.

Appuyez sur le bouton Suivant >.
Access vous offre le choix d'afficher du texte ou une image sur le dessus du bouton. Pour cet exercice, le texte "Test"
sera écrit sur le bouton.

Cliquez sur l'option Texte: .

Écrivez le texte "Test" dans la case à la droite de l'option Texte: .
Appuyez sur le bouton Suivant >.

Il ne reste qu'à donner un nom au bouton.

Pour l'exercice, écrivez "Test de macro" dans la première case de la fenêtre.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Attacher un bouton existant

Il peut arriver que vous changez d'avis et voulez changer de macro ou d'option pour un événement ou un bouton.
Cette partie de la page vous montre comment changer de macro et la liste des événements possibles avec Access.

Sélectionnez le mode création pour le formulaire.

Placez le pointeur par-dessus le bouton à modifier.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
De la liste des options possibles, sélectionnez l'option Propriétés.

Cliquez sur l'onglet Événement.

Access vous affiche une liste des événements possible. Vous pouvez attacher une macro ou un module à chacun de
ces événements. Il est donc possible qu'Access exécute une macro lorsque vous cliquez sur un bouton ou un champ et
un événement différent si vous faites un double-clic sur le même contrôle.

Cliquez dans la case à la droite de l'événement Sur clic.

Appuyez sur le bouton avec un triangle pointant vers le bas à la fin de la case.
De la liste des macros et des modules, sélectionnez la macro Test.
Fermer la fenêtre des propriétés en appuyant sur le bouton .

Lorsque vous allez appuyer sur le bouton Test, l'une des deux fenêtres suivantes va apparaître selon que l'assistant
d'Access est affiché à l'écran ou pas.
La macro autoexec
Access vous offre l'opportunité d'ouvrir une base de données en exécutant une macrocommande. Ceci vous donne
l'avantage d'ouvrir avec une macro pour exécuter des commandes ou pour ouvrir la base de données à partir d'un
formulaire (menu) principal. Il suffit de créer une macro en lui donnant le nom Autoexec. Si vous voulez ouvrir une
base de données sans exécuter la macro de départ autoexec, gardez un doigt sur la touche MAJ (Shift) au moment
d'ouvrir la base de données.