Analyse du projet

Lorsque vous construisez un texte sur Word, par exemple, vous pouvez le taper et le modifier
à votre gré.
Vous pouvez ainsi démarrer votre ordinateur et avoir un document terminé en 10 minutes.

Au contraire, quand vous allez construire une base de données, il faudra au préalable passer
par une phase d'analyse, aboutissant à une sorte de cahier des charges de votre projet. Cette
phase est importante : une base de données est un outil à moyen/long terme, et une mauvaise
analyse pourrait vous faire perdre énormément de temps.

En résumé : n'allumez pas tout de suite votre

ordinateur. Réfléchissez d'abord à ce que vous
souhaitez faire !

Sans faire appel à des méthodologies d'analyse (comme Merise), voici quelques éléments
pour définir votre base de données :

Listez en vrac...
Les besoins actuels
Les documents à éditer (recensez les documents déjà existants)
Les statistiques à obtenir
Les éléments à calculer
Les informations à stocker

Anticipez les besoins futurs

Quelles seront les évolutions possibles de votre base de données ?
La taille des rubriques prévues est-elle suffisante ?
 Structurez vos informations
Une fois que vous avez énuméré tous les besoins et toutes les informations à stocker, classez
ces informations par thème, en imaginant à chaque fois un bac de fiches papier.

Vous devrez créer une fiche (donc une table) pour chaque ensemble d'informations.

Exemples :

Une fiche Client

Une fiche Fournisseur
Une fiche Produit
Une fiche Facture...

Lorsque que vos fiches commencent à se dessiner, vérifiez qu'elles ne comportent pas
d'information redondante. Par exemple, si sur chaque fiche Produit vous devez taper toutes les
coordonnées du fournisseur, c'est qu'il faut séparer Produit et Fournisseur.

Essayez également de repérer les relations entre fiches (ou tables), en formulant des phrases
du type :

"Un client reçoit plusieurs factures"

"Une facture comporte plusieurs lignes de détail"
"Une ville regroupe plusieurs clients"

Ce genre de phrases met en évidence les tables et leurs relations.

Un exemple pratique...
Histoire de faire original (hum !), nous prendrons comme exemple pratique une gestion
Clients/Factures (sans aller jusqu'à une gestion Clients/Factures/Produits/Fournisseurs qui
compliquerait le cas).

Pour reprendre la fiche précédente, voici ce que dégage l'analyse du projet :

Listez en vrac...
Les besoins actuels :

Centraliser le suivi des clients, au niveau contact et au niveau factures.

Les documents à éditer :

Liste alphabétique des clients

Liste des clients par ville
Liste clients par chiffre d'affaires
Liste des prospects
Liste des clients à rappeler tel mois
Liste des factures émises par mois

Les statistiques à obtenir :

On souhaiterait connaître par exemple la part de factures réglées par chèques, virement,
espèces...

Les éléments à calculer :

Calcul du chiffre d'affaires par client

Calcul du chiffre d'affaires global
Calcul du montant d'une facture

Les informations à stocker :

Sont à stocker : les fiches Clients, les factures et leur détail, les types de paiement (voir plus
bas).
 Anticipez les besoins futurs
Quelles seront les évolutions possibles de votre base de données ?

Travaille-t-on à l'étranger ? Quelles sont les conséquences que cela implique ?

Les taux en vigueur (TVA par exemple) sont-ils susceptibles de changer ?
A-t-on prévu de gérer l'adresse e-mail du client, l'adresse de son site web ?

La taille des rubriques prévues est-elle suffisante ?

Les numéros de téléphone vont-ils évoluer ?

Le code postal est-il de taille suffisante, si on travaille à l'étranger ?

Structurez vos informations

Une fois structurées, les informations peuvent être regroupées en fiches (ou tables). Nous
n'avons volontairement retenu qu'une partie des tables, de façon à simplifier le cas :
Cliquez ici pour obtenir la liste des rubriques (champs) que contient chaque table ci-dessous.

La table des clients

La table des factures
La table des détails de factures (chaque facture comportant plusieurs lignes de détail)
La table des types de paiement (une facture pouvant être payée par chèque, virement,
espèces...)

Les relations entre tables peuvent être formulées comme suit :

Un client reçoit plusieurs factures

Une facture comporte plusieurs lignes de détail
Une facture comporte un seul type de paiement, mais un type de paiement est valable
pour plusieurs factures