Module Tutoriel StockXL : créer ma base de données

INTRODUCTION Séquence Créer un département et une famille

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INTRODUCTION Séquence Créer un département et une famille
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INTRODUCTION 1/6 - Créer un Département et une Famille

INTRODUCTION 2/6 - Créer un Fournisseur
INTRODUCTION 3/6 - Créer un article
INTRODUCTION 4/6 - Créer client
SOMMAIRE
INTRODUCTION 5/6 - Créer une prestation (code FAM)
INTRODUCTION 6/6 - Créer des filtres

COMMANDE 1/5 - Créer une commande locale Avant propos…………………………………………..…………….3

COMMANDE 2/5 - Corriger une entrée en stock locale
COMMANDE 3/5 - Créer commande internationale
COMMANDE 4/5 - Corriger une entrée en stock internationale Créer un DEPARTEMENT………………………………………11
COMMANDE 5/5 - Créer une commande locale version simplifiée

FACTURATION 1/4 - Créer une pro-forma et une facture Créer une FAMILLE………………………………………….….20
FACTURATION 2/4 - Modifier une facture
FACTURATION 3/4 - Créer un bon cadeau
FACTURATION 4/4 - Créer un avoir Consulter les DEPARTEMENTS et FAMILLES………..25
INVENTAIRE 1/6 - Comprendre le déroulement d'un inventaire
INVENTAIRE 2/6 - Comprendre le fichier de saisie et la facture de régularisation Comprendre le code interne………………………….…..30
INVENTAIRE 3/6 - Comprendre les outils de contrôle de l’inventaire
INVENTAIRE 4/6 - Créer un inventaire global
INVENTAIRE 5/6 - Créer un inventaire partiel
INVENTAIRE 6/6 - Créer un inventaire avec ScanXL

ANALYSE 1/3 - Analyser ses ventes

ANALYSE 2/3 - Analyser ses stocks
ANALYSE 3/3 - Analyser ses achats
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Avant propos

Définir les profils utilisateurs

Tout au long de votre activité, votre application StockXL
vous permettra de collecter un grand nombre de données.
Vous devez assurer un usage conforme de StockXL.
Une condition essentielle est de définir des profils utilisateurs.
Pour chaque nouvel utilisateur, il vous faudra définir son
périmètre de responsabilité et le former aux fonctions StockXL
correspondant à son profil.

Dans Utilitaire → Gestion des mots de passe

Répondre aux questions par O pour Oui ou N pour Non

Ce paramètre autorise ou bloque l’accès de l’utilisateur aux
fonctionnalités énoncées selon son degré de responsabilité au sein
de la structure.

NB: cette fonctionnalité n’est accessible qu’aux utilisateurs ayant le

plus haut niveau d’accès (la direction).

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Avant propos

Définir les profils utilisateurs

Dans le cas pratique, un grand nombre de nos utilisateurs ont un effectif réduit et une équipe qui de ce fait, endosse
différentes fonctions.

Dans tous les cas, il est important de comprendre que la répartition des droits d’accès au sein de l’équipe permet
une gestion quotidienne plus sécurisée.

Mmes ACHAT Mmes VENTE M INVENTAIRE M ANALYSE

Gestion des commandes Gestion de la facturation Gestion des inventaires Analyse des données

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Avant propos

Définir les profils utilisateurs

Chaque profil d’utilisateur a une responsabilité dans l’enregistrement des données StockXL.

L’application StockXL sécurise vos flux en n’autorisant que 2 portes par lesquelles peuvent passer vos articles :
Mme ACHAT
Gestion des commandes
- une porte d’entrée représentée par la fonction COMMANDE sous la responsabilité des équipes achats
- une porte de sortie représentée par la fonction FACTURATION sous la responsabilité des équipes
commerciales
Mme VENTE
Gestion de la facturation
Lorsque des commandes sont enregistrées, des articles sont ajoutés au stock.
Lorsque des ventes sont enregistrée, des articles sont retirés du stock.
Vous disposez ainsi d’un stock informatique, ce stock informatique n’est pas théorique et doit correspondre au
stock réel : ll est ainsi impératif de contrôler régulièrement la conformité de ces flux d’entrée et de sortie avec les M INVENTAIRE
quantités réelles constatées physiquement. Gestion des inventaires

Ce contrôle s’opère par la fonction INVENTAIRE sous la responsabilité des responsables d’entrepôts.

Enfin, la direction se charge d’exploiter l’ensemble des données collectées sur l’application StocklXL
M ANALYSE
via la fonction ANALYSE. Analyse des données

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Avant propos

Pour bien commencer : définir des regroupements d’articles

La définition des DEPARTEMENTS et FAMILLES est cruciale !

Imaginez que l’application StockXL soit installée dans un magasin d’alimentation.

Ce magasin commercialise des produits extrêmement variés.

Pour piloter la performance de ce magasin, il va falloir identifier des groupements d’articles qui permettent d’avoir une synthèse
de l’activité.

Les DEPARTEMENT et FAMILLES constituent ce regroupement pour obtenir une visibilité globale de l’activité de notre magasin.

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Avant propos

Dans notre exemple de magasin, nous pouvons Article Article Article Article
AA0001 AA0002 AB0001 AB0002
créer 3 niveaux de regroupements :

Niveau 1 = 1 caractère : DEPARTEMENT

DEPARTEMENT A = BOISSONS
DEPARTEMENT B = JOUETS

Niveau 2 = 2 caractères : FAMILLE

Pour le DEPARTEMENT A BOISSONS :

FAMILLE AA : JUS DE FRUITS FAMILLEA FAMILLEA
FAMILLE AB : SODA A B
FAMILLE AC : EAU MINERALE

Niveau 3 = 6 caractères : ARTICLE

Pour la FAMILLE AA JUS DE FRUITS :

AA0001 : JUS D’ORANGE
AA0002 : JUS DE POMME DEPARTEMENT
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AA0003 : JUS DE POIRE A
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Article Article Article Article

AA0001 AA0002 AB0001 AB0002
Lorsque nous réaliserons des
analyses de ventes, nous aurons une Jus de Jus Eau plate Eau
pomme d’orange pétillante
visibilité des chiffres d’affaires par :

- DEPARTEMENTS
- FAMILLES

- ARTICLE FAMILLEAA FAMILL AB

JUS DE FRUITS EAU MINERALE

Cette synthèse est essentielle pour

obtenir une vision globale de la
rentabilité de notre activité.

DEPARTEMENT A
BOISSONS 8
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Avant propos

Créer sa base de données

Le premier élément à mettre en place dans votre base de données est la création de vos fiches articles.

Il existe 4 ensembles à mettre en place pour exploiter votre application StockXL :

- Les DEPARTEMENTS et les FAMILLES (une FAMILLE appartient à un DEPARTEMENT)

- Les fiches FOURNISSEURS

- Les fiches ARTICLES (marchandises) et les fiches PRESTATION (services)

- Les fiches clients

1 DEPARTEMENT
3 FOURNISSEUR 4 CLIENT
2 FAMILLE

4 ARTICLE 9
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Avant propos

Créer sa base de données

Votre base de données s’organisent par regroupements de fiches par DEPARTEMENT et FAMILLE

Ce regroupements d’articles permet d’avoir une visibilité sur la rentabilité de votre activité
Un article implique la création en amont:
- d’un DEPARTEMENT et d’une FAMILLE
- d’un FOURNISSEUR
Une utilisation sécurisée implique la définition de profils utilisateurs selon les niveaux de responsabilité
attribués

Voyons comment procéder avec votre application StockXL !

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Créer un DEPARTEMENT

1 DEPARTEMENT
2 FAMILLE
4 ARTICLE
/ PRESTA
3 FOURNISSEUR

5 CLIENT

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Créer une FAMILLE

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Consulter les DEPARTEMENTS et FAMILLES

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Quitter l’application StockXL

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Quitter l’application StockXL

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Quitter l’application StockXL

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Comprendre le code interne

Qu’est ce que le code interne ? 1/3

Le département et la famille constituent les premiers caractères du code interne de vos fiches qui se compose de 6 caractères
alphanumériques.
Dans notre exemple nous avons créé le département A puis la famille AA, ainsi nos premières fiches seront codées :
AAA001, AAA002, AAA003, AAA004…AAA999 viendra ensuite la famille AB soit AAB001, AAB002 …AAB999
De même pour le prochain département nous auront : BAA001, BAA002, BAA003… BAA999 puis BAB001… BAB999
Le code interne d'un article est obligatoirement unique.
Les 3 premiers caractères du code définissent le département et la famille du produit et ce code sert de liaison entre la fiche de l'article
et l'ensemble des « mouvements » le concernant : factures, pro forma, réservations, commandes en cours, entrées, fabrication,
composition...
Le code d'un article n'est donc pas accessible en modification standard, pour ne pas rompre le
lien entre l'article et son historique.
Un outil a donc été développé pour permettre ce changement tout en conservant les liens avec l'ensemble des mouvements
mémorisés dans les bases de données.

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Comprendre le code interne

Qu’est ce que le code interne ? 2/3

Comment modifier un code interne et quelles sont les conséquences de ces modifications ?
Dans le menu principal de votre application, sélectionnez « utilitaires » puis Epuration des archives - recalculs

Un message vous indique que l’accès à cette fonctionnalité exige que vous soyez la seule personne active sur StockXL, les autres
utilisateurs doivent impérativement quitter l’application.

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Validez avec la touche Entrée. Si le fichier de travail n'existe pas, il sera créé : il s'agit d'une copie du fichier articles avec notamment
l'ancien code, le nouveau (à saisir), la désignation, référence, prix de vente et quantité en stock.

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La création de ce fichier et la saisie des nouveaux codes n'interfère en rien avec le travail des autres utilisateurs. La saisie peut
s'étaler sur plusieurs jours si besoin. Elle peut être effectuée par plusieurs personnes simultanément. Seule la validation finale
interviendra sur les fichiers.
En tapant Entrée sur un article sélectionné, on se trouve dans la zone du nouveau code à saisir. Après avoir saisi le nouveau code et
validé (touche Entrée), le module vérifie que ce code que vous venez de taper n'existe ni dans les anciens codes ni dans les
nouveaux.
NB. Il est possible, par un paramétrage, d'autoriser la saisie d'un code qui existe déjà. Dans ce cas, le logiciel réunira les articles ayant
le même code (ancien et nouveau) en un seul. Le premier de la liste cumulera les quantités en stock de l'ensemble des autres
articles ayant le même code. Ces autres articles seront supprimés. Cette option implique que les articles soient de nature similaire
afin de ne pas fausser les futures analyses de données réalisées pour ce code interne.
On peut saisir ainsi autant de nouveaux codes que nécessaire.
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Comprendre le code interne

Qu’est ce que le code interne ? 3/3

Quelles sont les autres fonctionnalités disponibles ?

Taper Echap. (ou Escape) pour afficher le menu des options suivantes.

Suspendre les modifications

Permet d'arrêter provisoirement la saisie des nouveaux codes pour la reprendre plus tard.
Supprimer le fichier de modification
Supprime le fichier de saisie sans rien valider. Tous les nouveaux codes saisis éventuellement dans le fichier en cours seront perdus.
Valider les modifications
Cette option ne doit être validée que lorsqu' aucun autre poste n'utilise StockXL car l'ensemble des fichiers de la base de données va
être traité.
Le logiciel va remplacer, article par article, l' ancien code par le nouveau dans l'ensemble des fichiers de mouvements de sorte que
chacun des articles modifiés conserve la totalité de ses historiques.

Attention : si StockXL comprend des points de ventes fonctionnant en front office, il ne faut valider les modifications de codes articles
qu'après que l'ensemble des factures des points de ventes auront été intégrées. Dans le cas contraire, le serveur ne reconnaîtra pas
les articles ayant été vendus avec l'ancien code. La seule solution dans ce cas sera de recréer provisoirement les anciens codes pour
Permettre l'intégration des factures.

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Fin de la séquence

Félicitation, vous mesurez à présent l’importance de la nomenclature

de votre base de données !

Prochaine étape :
Créer une fiche FOURNISSEUR

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