FORMATION WORD 2007

Livret 6 – Publipostage
Niveau 2
 Sommaire
Chapitre 1 INTRODUCTION.....................................................................................................................5
Chapitre 2 Objectif.................................................................................................................................6
Chapitre 3 Les composantes...................................................................................................................6
Le document principal................................................................................................................................................6
La source de données.................................................................................................................................................6
Le résultat de la fusion................................................................................................................................................7
Résumé 7
Chapitre 4 Premier Mailing avec l’assistant............................................................................................8
Créer le document principal.......................................................................................................................................8
Créer la source 10
Enregistrer la source de données.............................................................................................................................14
Chapitre 5 Le document principal........................................................................................................16
Rédiger le document principal..................................................................................................................................16
Insérer des données.................................................................................................................................................18
Aperçu de la fusion...................................................................................................................................................20
Insérer un champ de fusion......................................................................................................................................21
Mise en forme du courrier................................................................................................................25
Aperçu de la fusion...................................................................................................................................................26
Terminer la fusion............................................................................................................................27
Chapitre 6 Insertions conditionnelles...................................................................................................29
Chapitre 7 Requête de fusion...............................................................................................................31
Créer un nouveau document....................................................................................................................................31
Ouvrir une source de données existantes........................................................................................32
Faire correspondre les champs.................................................................................................................................34
Filtrer les destinataires.............................................................................................................................................38
Effacer un filtre 41
Chapitre 8 Réaliser des enveloppes......................................................................................................42
Chapitre 9 Exercices.............................................................................................................................45
Invitation 45
Bonne Affaire 46
Chapitre 10 ANNEXE.............................................................................................................................48
 Chapitre 1 INTRODUCTION

Vous apprendrez dans ce livret à utiliser le publipostage afin de créer des mailings,
des étiquettes ou encore des listings.

Objectifs :

Comprendre le fonctionnement du publipostage

Créer un publipostage simple
Associer une source Excel et Access
Créer un publipostage avec requête
 Chapitre 2 Objectif

Le publipostage (ou mailing) vous permet de créer un document qui sera associé à une
source de données afin d'envoyer le même document à plusieurs destinataires, de faire des
étiquettes ou des enveloppes. Vous pourrez ainsi envoyer une offre promotionnelle à certains
clients ou imprimer des étiquettes de produits...

Plusieurs étapes sont à respecter pour réaliser le publipostage :

Créer ou ouvrir le document principal

 Le document principal sera en quelque sorte votre modèle
Créer ou ouvrir la source de données
 Votre source de données contiendra par exemple la liste de vos clients ou de
vos fournisseurs. Ce peut être un tableau Word, un tableau Excel, une base de
données ACCESS ou encore une liste de contact (OUTLOOK).
Mettre en forme le document principal.
Fusionner, c'est à dire générer les documents finaux

Chapitre 3 Les composantes

Le publipostage se compose de trois éléments

1. le document principal
2. la source de données
3. le résultat de la fusion

Le document principal

Dans le cas d'un courrier, ce serait l'équivalent d'un modèle. C'est dans ce document que
seront insérés les champs variables issus de la source de données. Dans le cas d'étiquettes, ce
document consistera aux étiquettes mêmes avec les dimensions que vous aurez définit.

Dans tous les cas, le document principal est associé à une source de données (liste de produits,
de clients ...). Cette source de données peut être issue d'un tableau EXCEL, d'une Base
ACCESS etc. Outre ces éléments variables, le reste du texte de ce document sera commun à
toutes les feuilles qui seront générées.

La source de données

Comme nous venons de le voir, la source peut venir de Word, d'Excel, d'Access ou d'autres
sources encore. La source de données est composée de champ (titre de colonne) et
d'enregistrements (les données elles-mêmes).
Chapitre :
Le résultat de la fusion

C'est le résultat de l'association de votre document principal et de la source de données. La

fusion peut être complétée par des options. Vous pouvez définir ainsi de générer des
documents pour une partie seulement de votre source de données. Lors de la fusion, un
nouveau document est généré pour chaque information de la source de données.

Résumé

Résultat de la fusion : un document contenant autant d

lettres que d’adresses. C’est lui qui sera imprimé et envoy
Document principal
(on peut le comparer à un modèle de courrier ou modèle
d’enveloppe…)

Mon document connait les données de la source Action de

fusionner

La source de données
(ex. fichier Excel, fichier CSV, base de données ACCESS…)

Chapitre : Les

7
 Chapitre 4 Premier Mailing avec l’assistant

Créer le document principal

Nous allons réaliser un courrier de promotion à envoyer aux clients. Nous utiliserons
l’assistant de publipostage pour ce premier exercice.

1 : Créez un nouveau document vierge

1 : Cliquez sur l’onglet

Publipostage

2 : Cliquez sur le bouton

Démarre la fusion

Le volet
3 : Cliquez sur
office
Assistant Fusion
apparaît

Vous choisirez ici le type de document

principal (le document que vous souhaitez
réaliser, est-ce une lettre une enveloppe… ?)

4 : Cochez « Lettres »
Chapitre : Premier Mailing avec

5 : Cliquez sur
Suivante
Cette zone vous permet de sélectionner le document de base (do
Le document actuel (celui qui est affiché à l’écran)
un modèle (document modèle créé par vos soins)
un document existant (pour le modifier par exemple)

6 : Cochez Utiliser le document actuel.

7 : Cliquez sur Suivante nous allons passer à la séle

Chapitre : Premier Mailing avec

Créer la source

L'étape suivante vous invite à indiquer où se trouve les données sources (adresse, liste de produits...). Ce peu
une liste à créer.
Nous aurons l’occasion d’utiliser une liste existante dans la suite du cours.

8 : Cochez Saisie d'une nouvelle liste nous allons créer not

9 : Cliquez sur Créer

En choisissant « Créer la source de données », no

La fenêtre qui s'affiche vous permet de taper les données – les coordonnées des clients
notamment.

DESCRIPTIF DE LA FENÊTRE

Nom des champs disponibles par Zones de saisie

défaut. On peut en supprimer ou des données. Vos
en ajouter. données (ici
listes d’adresses)
apparaitront ici.

Différentes commandes utiles :

1 : Cliquez sur le bouton
Supprimer l'entrée Personnaliser colonnes
Pour supprimer une donnée
Personnaliser colonnes
Pour ajouter ou supprimer des
champs
Nouvelle entrée
Pour valider votre saisie
Chapitre : Premier Mailing avec

Rechercher
Pour rechercher une donnée précise
Vous trouvez ici une liste des
champs (colonnes) qui seront insérés dans la base de données.

Ces trois boutons permettent

d’ajouter, supprimer ou renommer des champs
selon votre utilisation.

Ces deux boutons permettent

de réorganiser l’ordre des champs – ce qui corr
l’ordre des colonnes.

2 : Utilisez les boutons Monter et Descendre p

3 : Cliquez sur OK pour valider

Résultat : Dans la fenêtre de saisie des données, les colonnes sont dans
l’ordre que nous avons défini précédemment.

4 : Remplissez les champs comme suit :

Nom de la société : Papilles en délires
Titre : Monsieur
Prénom : Jacques
Nom : Hadit
Adresse 1 : 5 rue Claude Chappe
Code postal : 94700
Ville : Maison Alfort.

6 : Tapez les quelques

éléments ci-dessous.
Chapitre : Premier Mailing avec

7 : Cliquez sur OK
Enregistrer la source de données
Quand la saisie est terminée, WORD vous demande d'enregistrer la source de données.

1 : Placez-vous dans
le dossier Mes
documents ou un
autre dossier de votre
choix

2 : Tapez le nom de
notre source de
données MesClients.

Notez que la source de

données est considérée
comme une base ACCESS
(format de fichier = .mdb)

3 : Cliquez sur Enregistrer

Les données apparaissent

dans la fenêtre.

Ces boutons permettent

de filtrer les données.
Nous y reviendrons plus
loin.
Chapitre : Premier Mailing avec

4 : Validez
 Chapitre 5 Le document principal

Rédiger le document principal

L'étape suivante sera de rédiger le document principal et d'y insérer des champs issus de notre
base de données.

Le volet indique maintenant le

nom du fichier de notre source de données.

1 : Cliquez sur
Suivante ...

Remarquez que Word vous donne la possibilité d’insérer des blocs automatiquement.

Chapitre : Premier Mailing avec

2 : Commencez par taper les coordonnées de l'expéditeur sur le

3 : Insérez 5 paragraphes vides

Chapitre : Le document
Insérer des données

Nous allons maintenant insérer le bloc d’adresse des destinataires.

4 : Cliquez sur la Bloc d’adresse…

La fenêtre d’insertion du La zone de droite affiche

bloc un aperçu du résultat
final. Les boutons
La liste de gauche permet de permettent de faire
sélectionner un format pour défiler la liste des noms.
l’affichage de l’adresse.
Chapitre : Le document

Nous utiliserons le bouton

Faire correspondre plus 5 : Cliquez sur le
loin dans le livret. bouton OK
Résultat : Un champ Bloc d’adresse s’insère dans le courrier. Lors de la fusion, ce bloc sera rem

Remarque : Vous avez les mêmes commandes d’insertion dans le ruban Publipostage.

Chapitre : Le document
Aperçu de la fusion
Essayons de voir un aperçu de notre fusion.

1 : Cliquez sur le Vous pouvez utiliser les

bouton Aperçu boutons de navigation pour
des résultats.
faire défiler les adresses.

Résultat : Les adresses s’affichent dans le courrier.

2 : Cliquez de nouveau sur le bouton pour désactiver l’aperçu.

Insérer un champ de fusion
Nous allons maintenant insérer un champ de fusion. C'est-à-dire un champ de notre base de
données.

1 : Cliquez quelques paragraphes plus bas, nous allons insérer des éléments.

2 : Cliquez sur
l’onglet 3 : Cliquez sur le bouton menu
Publipostage si besoin Insérer un champ de fusion

4 : Cliquez sur le
champ Titre
Chapitre : Le document
 Résultat, le champ s’insère dans
le courrier

5 : Tapez sur la barre d’espace puis insérer les champs Prénom et Nom
6 : Tapez la suite du courrier :

Insérons maintenant une salutation :

7 : Cliquez sur le bouton
Ligne de salutation.

Chapitre : Le document
 8 : La fenêtre d’insertion s’affiche. Là encore
salutation.

Vous pouvez modifier les choix

des listes pour changer le contenu de la ligne de
salutations

9 : Cliquez sur le
bouton OK

10 : Le champ s’insère dans le courrier.

11 : Tapez la fin du courrier.

Mise en forme du courrier.
Veuillez ensuite mettre en forme le courrier comme ci-dessous.

Police : calibri
Taille : 18 – pour le titre
Taille : 14 pour l’adresse.

Bordure de votre choix.

Police : calibri
Taille : 12
Retrait : 9,5cm

Selon vos
goûts.

Retrait : 9,5cm
Alignement : Centré
Chapitre : Le document
Aperçu de la fusion.

Tout est prêt maintenant pour réaliser la fusion. Mais avant, nous allons vérifier que tout est
correct.

1 : Cliquez sur Aperçu des

résultats.
Chapitre : Le document

Veuillez enregistrer
votre document
principal.
Terminer la fusion

Il existe différents types de fusion : Modifier des documents individuels

: Cliquez sur le bouton Fusion vers d'un nouveau document Word qui s'appellera Lettres1 – Le
Terminer & fusionner

: cliquez sur Modifier des documents Imprimer les documents

Fusion directement vers l'imprimante

Envoyer des messages électroniques.

Envoi le courrier par mail si les adresses email sont remplies dans la source de

3 : La fenêtre qui s’affiche permet de sélectionner les destinataires.

Tous : Pour fusionner tous les éléments de la base de données.
Enregistrement en cours : Pour fusionner uniquement le numéro en cours.
De .... A : Pour fusionner une partie des enregistrements Ne changeons rien.

4 : Cliquez sur le bouton OK

Résultat : un nouveau document est généré avec plusieurs pages.

Chapitre : Le document
Remarque : Nous avons maintenant DEUX documents :

 Notre document principal – Sonotones company.docx

 Les lettres de fusion – Lettre1

Il reste à imprimer les courriers générés et les envoyer.

 Chapitre 6 Insertions conditionnelles

Fermer le document Lettre1 et affichez de nouveau le document principal.

L'objectif est d'ajouter le mot Cher ou Chère en fonction du champ titre.

1 : Cliquez devant le nom du champ « Titre » afin d'y placer le curseu

2 : Cliquez sur le bouton Règles du

ruban publipostage

3 : Cliquez sur Si ... Alors ... Sinon ...

La fenêtre d’insertion
s’affiche. Nous allons y indiquer notre condition.

Chapitre : Insertions
 4 : Choisissez les champs indiqués grâce aux boutons de liste.

: Tapez Chère dans la zone Insérer

: Tapez Cher (pour les autres cas d

7 : Cliquez sur le bouton OK

Résultat : Le mot s’insère

dans le texte.

Résultat : Vérifiez avec l’aperçu. La condition est :

si le Titre est Monsieur alors devant on écrit Cher, dan

Chapitre : Insertions

Veuillez fermer le document en cours.

 Chapitre 7 Requête de fusion

Nous allons maintenant apprendre à fusionner une partie seulement de notre base de données.
Pour cela, nous allons créer un nouveau publipostage sur la base d'une source de données
existante. Imaginez par exemple que vous souhaitiez écrire uniquement aux clients résidant en
Ile et Vilaine et pas aux autres, et bien WORD vous donne la possibilité de créer une requête
de fusion.

Créer un nouveau document

1 : Créez un nouveau document.

2 : Veuillez rédiger le courrier comme suit, nous ajouterons les champs de fusion plus tard.

Chapitre : Requête de
Ouvrir une source de données existantes.
Associons maintenant notre source de données. Il s’agit d’une base de données Access que
quelqu’un a fait pour vous.

1 : Cliquez sur l’onglet

Publipostage.
2 : Cliquez sur le bouton
Sélection des destinataires.

3 : Cliquez sur Utiliser la

liste existante…

4 : La fenêtre qui s’affiche permet de sélectionner notre source de données.

 5 : Placez-vous dans 6 : Sélectionnez le fichier
le dossier des AdresseClients.accdb (voir le
exercices formateur pour l'emplacement, si
besoin)

7 : Cliquez sur Ouvrir

Les boutons du ruban Publipostage deviennent actifs, cela indique que notre document connaît
notre source de données.
Chapitre : Requête de
Faire correspondre les champs
Essayons maintenant d’insérer un champ bloc d’adresse.

1 : Cliquez
au-dessus
2 : Cliquez sur le bouton Bloc d’adresse.
de la date.

Apparemment tous les champs de notre

base de données ne sont pas bien reconnus. Nous devons faire correspondre les champs
que Word connait.

3 : Cliquez sur le bouton Faire

correspondre les champs.
 4 : La fenêtre de
correspondance s’affiche.

La zone des listes

déroulantes concerne les
champs de notre base de
données. Or, Word a
besoin d’un champ
appelé Prénom, Nom…
pour créer le bloc
d’adresse. Nous devons
donc faire connaitre à
WORD, ce qui correspond
à un champ Prénom, dans
notre base de données.
Actuellement, seuls les
champs Ville et code
postal, sont reconnus

5 : Sélectionnez les champs

de notre source de données.

6 : Cochez la case
Mémoriser. Cela est
facultatif, mais peut
s’avérer pratique.
Chapitre : Requête de

7 : Cliquez sur le
bouton OK
 8 : Notre boîte se met à
jour.

9 : Cliquez sur OK

10 : Cliquez sur le bouton Champs de fusion en surbrillance. Là aussi c’est facultatif mais
pour voir où se trouvent nos champs de fusion.

11 : Notre bloc d’adresse s’insère

correctement.
 12 : Veuillez insérer les autres champs ainsi qu’une règle de condition pour le mot Cher / Chère.

13 : Enregistrez le document.
Chapitre : Requête de
Filtrer les destinataires

Si nous ne voulons pas envoyer le courrier à tous les clients nous devons filtrer les
destinataires. Voyons comment sélectionner les destinataires d'après des critères.

1 : Cliquez sur le bouton

Modifier la liste de
destinataires.

2 : La fenêtre qui
s’affiche nous permet de
trier et filtrer la liste.
 3 : Cliquez sur Filtrer

4 : La fenêtre suivante permet

5 : Cliquez sur le bouton de la
de placer nos critères de filtre.
liste pour sélectionner le champ
Ville.

6 : Sélectionnez les
éléments de notre filtre.

Chapitre : Requête de

7 : Cliquez sur OK
 Le filtre est correct.

NOTE :
Vous pourriez encore affiner la liste des vos destinataires en cochant ou décochant

8 : Cliquez sur le bouton OK pour valider nos modifications.

Résultat : Seuls les clients de Bordeaux recevront l’invitation.

 Remarque :

Pour sélectionner deux villes il faudra compléter les champs comme suit :

Effacer un filtre

Pour effacer un filtre : cliquer sur le bouton Effacer

Pour sélectionner un département il faudra compléter les champs comme suit :

Chapitre : Requête de
 Chapitre 8 Réaliser des enveloppes.
Vous pouvez fermer le document principal. Nous allons maintenant générés des enveloppes sur la
même source de données que nous avons utilisées.

1 : Créez un nouveau document

2 : Cliquez sur le bouton
Démarrer la fusion…

3 : Sélectionnez Enveloppes

4 : La boîte de
dialogue suivante vous permet de choisir la taille de votre

5 : Cliquez sur le bouton

OK. Un document à la taille de l’enveloppe
s’affiche dans Word.
Chapitre : Réaliser des
 6 : Cliquez sur Sélection des
destinataires.

7 : Cliquez sur Utiliser la

liste existante…

8 : Reprenez les étapes vues plus haut et sélectionnez la base de données AdresseClients.mdb

9 : Tapez l’adresse de l’expéditeur

et mettez en forme.

Chapitre : Réaliser des

10 : Insérer un bloc
adresse.

43
 Résultat : nos enveloppe sont prêtes à être fusionner et expédiées.

Les filtres et les tris sont également possibles.

Chapitre : Réaliser des

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 Chapitre 9 Exercices

Invitation

1 : Créez une lettre pour un publipostage à partir d'un document vierge et en passant par
les boutons de la barre d'outils Et associez-lui la source de données de type Access :
« AdressesClients.mdb »

2 : Tapez le contenu du document principal comme suit :

3 : Réalisez une fusion pour tous les clients habitant les départements 33 et 35
4 : Réalisez une nouvelle fusion pour tous les clients dont le contact est féminin
Chapitre :

45
Bonne Affaire

1 : Veuillez créer le document principal ci-dessous, le mettre en forme – La source de

données sera le fichier ACCESS nommé AdressesClients.mdb. Réaliser le courrier comme
indiqué page suivante.

2 : Réalisez une requête pour les clients habitants RENNES, ALBI et LYON.

4 : Réalisez les enveloppes qui pour les départements 35, 29, 56

Pour insérer les petits icônes, allez dans le ruban Insertion puis :

Cliquez sur le bouton

Autres symboles
Chapitre :

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 Chapitre : Exercices
4
 Chapitre 10 ANNEXE
Exemple avec le carnet d’adresse Outlook :

Vous indiquez ici que la liste est

celle d’Outlook.

La fenêtre suivante vous

demande la liste (il pourrait y en avoir plusieurs.)
Chapitre :

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48
Une fois l’étape précédente validée, la liste est prête pour notre publipostage.

Chapitre :

49
 THIERRY TILLIER FORMATIONS
06 81 51 11 24
Chapitre :

50 Copyright © 2010 Thierry TILLIER Tous droits réservés