TRAITEMENT

D E T E X T E
Partie III

R. TOUIL 2020 / 2021

 TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION 1

LES ÉTAPES DE CONCEPTION D’UNE FUSION ET PUBLIPOSTAGE 2

Démarrer la fusion et le publipostage 2
Sélection du document de base 3
Sélection des destinataires 3
Nouvelle liste 4
Liste existante 4
Liste de contacts Outlook 4
Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel 4
Insérer des champs de fusion et publipostage 9
Ajouter des champs de fusion individuels 10
Ajouter un bloc d’adresse 11
Ajouter une formule d’appel 11
Afficher un aperçu des lettres 12
Terminer la fusion 12
Enregistrer la lettre personnalisée 12
 Introduction
Le principe du publipostage est d'associer un document de base dont il faut définir la forme (lettre,
étiquette, enveloppe…) avec une source de données (par exemple un carnet d'adresses, une liste de
noms, une base de données…).

Le document principal contient :

 Les informations communes à toutes les copies. Par exemple, pour une lettre type, il s'agira du
texte de la lettre.
 Les espaces qui contiendront les informations provenant de la source de données (les champs).

Le document de base comporte des champs de fusion où viendront s'insérer les informations contenues
dans la ficher de données.

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 Le ficher de données comporte des informations organisées sous forme de champs et
d'enregistrements.

Word accepte, entre autres, des sources de données Word, Excel ou Access.

Le publipostage consiste à reproduire le document de base en autant d'exemplaires qu'il y a de

destinataires. Chaque exemplaire comportant le contenu spécifique à son destinataire.

Les lettres, les enveloppes, les étiquettes… constituent le résultat de la fusion-publipostage. Elles sont
généralement imprimées et expédiées aux intéressés (élèves, clients, salariés...). Elles peuvent
également être sauvegardées sous forme d'un nouveau document, en vue d'une expédition ultérieure.

Remarque :
Le publipostage nécessite une analyse préalable des besoins en informations du document de base de
manière à créer une source de données comportant les informations destinées à ce document.

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 Les étapes de conception d’une fusion et publipostage

Démarrer la fusion et le publipostage

1. Cliquez sur l'onglet Publipostage

2. Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage visible dans le
groupe Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez le type de documents que vous
voulez réaliser (étiquettes, enveloppes, lettres ...)

Sélection du document de base

Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion, ou utilisez le
document active.

Sélection des destinataires

Les destinataires d’un publipostage sont généralement issus d’une liste de noms et de données dans
une liste existante, telle qu’une feuille de calcul Excel ou votre liste de contacts Outlook. La liste
existante peut également être toute base de données à laquelle vous pouvez vous connecter. Si vous
n’avez pas de liste, vous pouvez la créer dans Word dans le cadre du processus de fusion et
publipostage.

La liste ou la base de données est appelée source de données pour le publipostage.

Sélectionnez le type de liste que vous allez utiliser en tant que source de données :

Dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires du groupe Démarrer la
fusion et le publipostage et choisissez l'option adéquate :

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 Nouvelle liste
Si vous n’avez pas encore de source de données, sélectionnez Entrer une nouvelle liste, puis utilisez le
formulaire qui s’ouvre pour créer votre liste. La liste est enregistrée en tant que fichier de base de
données (.mdb) que vous pouvez réutiliser.

Liste existante
Une liste existante peut être une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou un autre type de
base de données. Pour l’utiliser comme source de données, sélectionnez Utiliser une liste existante.

Feuille de calcul Excel :

Une feuille de calcul Excel constitue une bonne source de données pour une opération de
fusion et publipostage si toutes les données sont correctement mises en forme et figurent sur
une seule feuille de façon à pouvoir être lues par Word.

Base de données Access :

Access vous permet de sélectionner les données d’une table ou d’une requête définie dans la
base de données.

Autres fichiers de base de données :

Pour accéder à d’autres types de sources de données, vous devez exécuter l’Assistant
Connexion de données.

Liste de contacts Outlook

Vous pouvez récupérer les informations de contact directement à partir de votre liste de contacts
Outlook dans Word. Pour utiliser cette option comme source de données, sélectionnez Choisir parmi les
contacts Outlook.

Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

Voici quelques conseils pour préparer votre feuille de calcul Excel en vue d’une opération de fusion et
publipostage. Vérifiez les points suivants :

 Les noms de colonnes dans votre feuille de calcul correspondent aux noms de champs que vous
voulez insérer dans votre publipostage.
 Toutes les données à fusionner doivent figurer dans une feuille de calcul de votre classeur.
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  Les modifications et ajouts apportés à votre feuille de calcul sont achevés avant la connexion de
celle-ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.

Boîte de dialogue Modifier les destinataires

1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Modifier la liste de destinataires du groupe Démarrer
la fusion et le publipostage.

2. Dans la fenêtre Fusion et publipostage : Destinataires qui s’affiche, décochez la case en regard
du nom de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas adresser votre publipostage.

Trier la liste de destinataires

Vous pouvez trier votre liste de destinataires de plusieurs manières. Les étapes ci-dessous fournissent
un exemple de la façon de procéder pour trier les enregistrements.

1. Dans l’onglet Trier les enregistrements, sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Trier
par, choisissez le nom du champ dans votre liste de diffusion de Excel à utiliser pour le tri, puis
choisissez Croissant ou Décroissant comme ordre de tri.

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 2. Facultatif, sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Puis par, sélectionnez le nom d’un
deuxième champ avec lequel vous voulez effectuer le tri, puis choisissez Croissant ou décroissant
comme ordre de tri.
3. Facultatif, répétez l’étape 2 Si vous avez besoin d’ajouter un autre nom de champ sur lequel
effectuer le tri.
4. Sélectionnez OK et consultez les résultats du tri.

5. La liste de destinataires apparait désormais dans l’ordre alphabétique croissant.

Filtrer la liste de destinataires
Vous pouvez filtrer (extraire) les destinataires auxquels vous voulez envoyer votre publipostage de la
liste des destinataires.

1. Sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Champ, puis sélectionnez le nom de la colonne
dans votre liste de diffusion Excel que vous souhaitez utiliser comme filtre de premier niveau.
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 2. Cliquez sur la flèche vers le bas de la zone Comparaison, puis sélectionnez une option de
comparaison.

 Égal à ou différent de
 Inférieur ou égal à
 Inférieur ou égal ou supérieur ou égal à
 Est vide ou n’est pas vide
 Contient ou ne contient pas
3. Dans la zone Comparer à, entrez les données auxquelles vous voulez que la sélection dans la
zone Champ correspondent.

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 Les comparaisons ne respectent pas la casse, donc M. correspond à m.

4. Facultatif Pour ajouter un filtre de deuxième niveau, dans la colonne à l’extrême gauche,
choisissez l’une des options suivantes :
 Et pour vérifier que les deux conditions du filtre sont remplies.
 Ou pour vérifier que l’une des conditions du filtre est remplie.

5. Répétez les étapes 1 à 3 selon vos besoins.

6. Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé, puis affichez les résultats des enregistrements filtrés.

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 Insérer des champs de fusion et publipostage
Une fois que vous avez une source de données connectée à votre document, vous pouvez ajouter des
champs de fusion pour personnaliser un document avec les informations de la source de données. Les
champs de fusion proviennent des en-têtes de colonnes dans la source de données.

Voici un exemple de la façon dont les collections bloc d’adresse et formule d'appel des champs de fusion
peuvent extraire des données d’une feuille de calcul Excel dans une lettre type.

Ajouter des champs de fusion individuels

Pour inclure des données telles que des noms ou des dates de naissance, vous devez insérer les champs
de fusion de façon spécifique. Si vous voulez personnaliser un document en incluant les noms et les
prénoms de vos destinataires, insérez les champs de fusion Nom et Prénom utiliser comme en-têtes de
colonnes dans la source de données.
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 1. Cliquez ou appuyez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion dans votre
document de base.

2. Cliquez sur la flèche vers le bas sous Insérer un champ de fusion

dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, puis sélectionnez un champ.

3. Si le nom de votre champ ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez Insérer un champ de fusion

.
4. Sélectionnez Champs de base de données pour afficher la liste des champs présents dans votre
source de données, puis sélectionnez un champ.

5. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion dans la lettre.

Ajouter un bloc d’adresse

1. Cliquez ou appuyez à l’endroit où vous voulez ajouter le bloc d’adresse dans votre document de
base.

2. Sous l'onglet Publipostage, sélectionnez Bloc d’adresse du groupe dans le

groupe Champs d’écriture et d’insertion.

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 3. Dans la boite de dialogue Insertion du bloc d’adresse qui s’affiche personnalise les blocs
d’adresse.

4. Cliquez sur OK insérer le bloc d’adresse dans la lettre.

Remarque : pour voir comment une adresse s’affichera dans la lettre, sous Aperçu, sélectionnez le
bouton d’enregistrement Suivant ou Précédent pour parcourir les enregistrements dans votre
source de données.

Ajouter une formule d’appel

1. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel .

2. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d’appel qui s’affiche, sélectionnez le format de la
formule d’appel de votre choix.

3. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion dans la lettre.

Afficher un aperçu des lettres

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 1. Accédez à Aperçu des résultats dans l’onglet Publipostage du groupe Aperçu des résultats pour
basculer des champs à fusionnés vers les données de fusion dans votre document de base.

2. Pour afficher d’autres exemples de lettre, cliquez sur Suivant ou sur Précédent.

Conseil : Pour atteindre le début d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Premier ;
pour atteindre la fin d’une liste, sélectionnez le bouton d’enregistrement Dernier .

Terminer la fusion
Une fois votre publipostage fait : cliquez sur Terminer & fusionner du groupe Terminer, plusieurs choix
s'offrent à vous :

 Imprimer : pour imprimer les lettres résultat de fusion.

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  Modifier les lettres individuelles : ce choix entraîne la création automatique d'un nouveau
document qui comporte autant de pages que de destinataires. Ce document regroupant les lettres
résultat de fusion peut être sauvegardé pour une utilisation ultérieure.
 Envoyer des messages électroniques : pour envoyer les lettres résultat de fusion aux destinataires
via des courriers électroniques.

Enregistrer la lettre personnalisée

Accédez à Fichier > Enregistrer. Lorsque vous enregistrez le document publipostage, celui-ci reste
connecté à votre liste de diffusion pour une utilisation ultérieure.

Pour réutiliser votre document de fusion et publipostage, ouvrez le document de fusion et publipostage.
Sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

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