Excel avancé

TP 2 Publipostage ISET Rades

Exercice 1

Le publipostage du logiciel Word permet la génération de plusieurs documents à partir d’un

document modèle par ajout d’informations issues d’une liste. La liste d’informations peut
provenir d’un fichier Excel ou d’une autre source de données. Les documents produits
peuvent être personnalisés, imprimés ou envoyés par courrier électronique.

Soit par exemple le modèle de lettre suivante :

Cette invitation doit être adressée à tous les membres d’une association. La liste des membres
sera enregistrée en un fichier Excel. Le texte Titre, Prénom, Nom et Ville dans l’extrait ci-
dessus doit être remplacée pour chaque membre par l’information lui correspondant provenant
de la feuille Excel.

Voici un extrait de la feuille Excel :

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1. Saisir le texte de la lettre avec Word et l’enregistrer sous le nom modelé-lettre1.docx

2. Saisir la liste des adhérents de l’association avec Excel et l’enregistrer sous le nom
liste-adhérents.xlsx
3. Commencer le publipostage en suivant les étapes suivantes :

1ère étape : Démarrer la fusion et le publipostage

Ouvrez le fichier Word de modèle de lettre et cliquez sur le menu Démarrer la fusion et le
publipostage de l’onglet Publipostage du ruban.

Cliquez sur l’option Lettres.

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2ème étape : Sélection des destinataires

Cette étape consiste en la définition de la source de données à intégrer dans le document

modèle. Pour notre exemple ça sera l’établissement du lien avec la liste enregistrée au fichier
Excel.

Cliquez sur le menu Sélection des destinataires de l’onglet Publipostage du ruban.

Pour notre exemple, utiliserez la 2ème option Utiliser la liste existante… Utilisez ensuite
l’explorateur Windows, qui s’ouvre, pour pointer sur le fichier Excel liste-adhérents.xlsx
contenant la liste des abonnés.

N’oubliez pas qu’un fichier Excel peut contenir une multitude de feuilles.

Sélectionnez la feuille Feuil1. Et cliquez sur le bouton OK.

3ème étape : Insertion de champs de fusion

Au cours de cette étape, nous allons remplacer le texte Mr/Mme, Prénom, Nom et Ville au
niveau du document modèle par l’information issue de la liste des abonnés de la feuille Excel.
Pour cela :

1. Ouvrez le fichier Word modèle de lettre

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2. Sélectionnez le texte Titre ou bien supprimer le.

3. Ouvrez le menu Insérer un champ de fusion à l’onglet Publipostage du ruban et cliquez

sur Titre

4. Répétez les étapes 2 et 3 pour le texte « Prénom », « Nom » et « Ville ».

5. Répétez les étapes 2 et 3 pour le texte « Titre », « Prénom »et « Nom » de la dernière ligne
de la lettre.

Les champs de fusion sont affichés sous forme d’entêtes des colonnes de la liste liée entourées
par des guillemets.

6. Cliquez sur la commande Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage du ruban.

Remarquez que les entêtes de colonnes sont remplacés par les données extraites de la liste.

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Utilisez les boutons du groupe Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage du ruban
pour naviguer entre les enregistrements de la liste. Vous pouvez également écrire un
nombre dans le champ Numéro d’enregistrement et valider avec le bouton Entrer du
clavier pour atteindre l’enregistrement correspondant.

Exercice 2 :
1. Saisir la lettre ci dessous et l’enregistrer sous le nom modelé-lettre2.docx
2. Créer le fichier Excel ci-dessous et l’enregistrer sous le nom client.xlsx
3. Faire les fusions nécessaires pour le publipostage

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Bruxelles 06/10/2020

« TITRE »
« Nom et Prénom »
« ADRESSE »
1040 Bruxelles
« Titre »,
Nous vous transmettons, ci-dessous, la facture des repas qui vous ont été délivrés pendant le
mois de Septembre 2020
Nombre de repas Prix de repas Montant à payer

« Total-repas » « TARIF» € « Montant-Total » €

« NOTE »

Nous vous invitons à verser cette somme dans les plus brefs délais au C.C.P. BE20 11-
0890 0817-10 de notre administration au moyen du virement, ci-joint, dument signé et
complété avec le montant à payer, vos coordonnées, la communication reprenant : « VOTRE
NOM + REPAS SEPTEMBRE 2020 »
Nous vous prions d’agréer, « TITRE », l’assurance de notre considération distinguée.

Le Secrétaire Le Président

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Exercice 3 :