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Étape 1 : préparer les données contenues dans

Excel pour l’opération de fusion et publipostage


L’étape la plus importante du processus de fusion et publipostage consiste à configurer et
à préparer vos données. Vous allez utiliser votre feuille de calcul Excel en tant que source
de données pour la liste de destinataires.

Voici quelques conseils pour préparer vos données en vue d’une opération de fusion et
publipostage. Vérifiez les points suivants :

Les noms de colonnes dans votre feuille de calcul correspondent aux noms de champs
que vous voulez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour vous adresser aux
lecteurs par leur prénom dans votre document, vous devez scinder les colonnes en noms
et prénoms.

Toutes les données à fusionner figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.

Les entrées de données contenant des pourcentages, des devises et des codes postaux
sont correctement mises en forme dans la feuille de calcul, de sorte que Word peut lire
correctement leurs valeurs.

La feuille de calcul Excel à utiliser pour l’opération de fusion et publipostage est stockée
sur votre ordinateur local.

Les modifications et ajouts apportés à votre feuille de calcul sont achevés avant la
connexion de celle-ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.

REMARQUES : 

Vous pouvez importer des données de votre feuille de calcul Excel à partir d’un fichier contenant des
valeur séparées par des virgules (.csv) ou du texte (.txt), puis utiliser l’Assistant Importation de texte pour
créer une feuille de calcul.

Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.

Étape 2 : démarrer le publipostage


1. Dans Word, sélectionnez Fichier > Nouveau > Document vierge.

2. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage,


sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisissez le type de fusion
que vous souhaitez exécuter.

3. Choisissez Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante.

4. Accédez à votre feuille de calcul Excel, puis choisissez Ouvrir.

5. Si Word vous y invite, choisissez Feuil1$ > OK.

REMARQUE : Votre feuille de calcul Excel est désormais connectée au document de fusion et
publipostage que vous créez dans Word.

Modifier votre liste de diffusion

Vous pouvez limiter les destinataires de votre message.

1. Choisissez Modifier la liste de destinataires.


2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, décochez la case en
regard du nom de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas adresser votre
publipostage.

REMARQUE : Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour faciliter la recherche de noms et
d’adresses. Pour plus d’informations sur le tri et le filtrage des éléments, voir Trier et filtrer les données
pour une fusion.

Étape 3 : insérer un champ de fusion


Vous pouvez insérer un ou plusieurs champs de fusion qui extraient les informations de
votre feuille de calcul dans votre document.

Pour insérer un bloc d’adresse pour une enveloppe, une étiquette, un courrier
électronique ou une lettre

1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion,


sélectionnez Bloc d’adresse.
2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le
nom du destinataire tel qu’il doit apparaître sur l’enveloppe.

3. Cliquez sur OK.

4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour insérer une formule d’appel dans un courrier électronique ou une lettre

1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion,


sélectionnez Formule d’appel.

2. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d’appel, procédez comme suit :

Sous le format de formule d’appel, modifiez la formule si nécessaire en


sélectionnant la salutation (Cher est la valeur par défaut), le format du nom du
destinataire et la ponctuation finale (une virgule est la valeur par défaut).

et

Sous Formule d’appel pour les noms de destinataires non valides, choisissez une
option dans la liste des salutations.
3. Cliquez sur OK.

4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour insérer des données de votre feuille de calcul dans un courrier électronique ou
une lettre

1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion,


choisissez Insérer un champ de fusion.

2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, sous Champs, choisissez un


nom de champ (nom de colonne dans votre feuille de calcul), puis Insérer.

3. Répétez l’étape 2 si nécessaire, puis choisissez Fermer lorsque vous avez terminé.

4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour plus d’informations sur l’ajout de champs de votre feuille de calcul dans le document
de fusion, voir Insérer des champs de fusion et publipostage. Pour en savoir plus sur les
options de configuration d’un courrier électronique, voir Publipostage électronique dans
Word.

Étape 4 : afficher un aperçu et terminer le


processus de fusion et publipostage
Après avoir inséré les champs de fusion souhaités, prévisualisez les résultats pour confirmer
que le contenu est correct. Ensuite, vous êtes prêt à lancer le processus de fusion.

1. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Aperçu des résultats.

2. Choisissez le bouton d’enregistrement Suivant ou Précédent pour parcourir les


enregistrements dans votre source de données et voir comment les enregistrements
s’affichent dans le document.
3. Dans le groupe Terminer, choisissez Terminer et fusionner, puis Imprimer les
documents ou Envoyer des Courriers électroniques.

Étape 5 : enregistrer votre fusion et publipostage


Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, celui-ci reste connecté à
votre source de données. Vous pouvez réutiliser le document de fusion et publipostage
pour un publipostage en nombre ultérieur.

Ouvrez le document de fusion et publipostage et sélectionnez Oui lorsque Word vous


invite à conserver la connexion.

Voir aussi
Utiliser le publipostage pour créer et envoyer des courriers électroniques, des étiquettes
et des enveloppes en nombre

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