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Publipostage avec

Word 2007
Comment faire un publipostage
Modification du format des champs de dates

Service ICT & Pdagogie - CPLN

Publipostage Word 2007

CPLN

17.11.2009

1 Etapes du publipostage
1. Il faut tout d'abord disposer du fichier (Excel
ou Access par exemple) contenant les
donnes de publipostage (les champs).
Pour l'exemple, nous allons utiliser le fichier
"ListeNoms.xlsx" qui contient une liste d'lves
avec leurs noms, prnoms et dates de
naissance.
2. Il faut ensuite crer un nouveau fichier Word, c'est depuis ce dernier qu'il sera possible
d'effectuer le publipostage (retranscrire les donnes du fichier Excel dans des
documents Word).
3. Aller dans l'onglet "Publipostage", puis
cliquer sur "Dmarrer la fusion et le
publipostage" dans le groupe "Dmarrer la
fusion et le publipostage" puis cliquer sur
"Lettres". Cela aura pour effet de prparer
un nouveau document sous forme de lettre
qui pourra recevoir des champs de fusion
afin de crer le publipostage.

4. Il faut prsent associer le fichier contenant


les donnes notre fichier Word. Il faut
cliquer sur "Slection des destinataires" se
trouvant dans le groupe "Dmarrer la fusion et
le publipostage" de l'onglet "Publipostage".
Cliquez ensuite sur "Utiliser la liste
existante" et allez rechercher votre fichier
contenant les donnes.
Pour l'exemple, nous allons donc rechercher le fichier Excel "ListeNoms.xlsx".
5. Il faut prsent slectionner la feuille (si c'est un fichier Excel) ou la table (si c'est un
fichier Access) o se trouvent les donnes fusionner. Cliquez sur "OK" pour terminer
Dans notre exemple, c'est sur la
premire feuille que se trouvent nos
donnes dans le fichier Excel et la
premire ligne contient les en-ttes de
colonnes.

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6. Maintenant que le fichier qui contient les


donnes est associ au document Word,
nous pouvons insrer les champs de
fusion (donc les donnes) dans ce dernier.
Il suffit de cliquer sur "Insrer un champ
de fusion" qui se trouve dans le groupe
"Champs de fusion" de l'onglet
"Publipostage". On peut ensuite
slectionner les champs que l'on dsire
insrer dans le document.
Dans notre exemple, nous insrons les
champs "Prnom", "Nom" et
"Date_de_naissance"

7. Maintenant que les champs ont t insrs, il suffit d'effectuer la fusion pour que toutes
les lettres avec les donnes de chaque enregistrement soient cres. Pour ceci, cliquer
sur "Terminer & fusionner" (1) dans le groupe "Terminer" de l'onglet "Publipostage". Il
est alors possible de modifier les diffrents enregistrements ou de les imprimer
directement.

Il est aussi possible d'afficher l'aperu des rsultats avant d'effectuer la fusion, il suffit de
cliquer sur "Aperu des rsultats" et de passer d'un enregistrement l'autre grce aux
flches de navigation (2).

2 Modification du format d'un champ comportant une date


Par dfaut, une date que lon insre depuis un fichier Microsoft Office Excel ou Microsoft Office
Access saffiche avec le format amricain (mois/jour/anne) dans le fichier Word.
Hors, nous aimerions disposer de la date au format
europen (jour/mois/anne).
Voici comment procder pour modifier le format d'un
champ de type "Date".
1. Il faut tout d'abord faire une manipulation dans les
options de Word. Cliquer sur le bouton Office puis
sur "Options Word".

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2. Aller ensuite dans "Options avances" puis avec la barre de dfilement, aller tout en bas.
Il faut cocher la case "Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture".
Cliquer ensuite sur "OK".

Lorsque l'on dispose de champs de fusion, il est


possible de spcifier le format utiliser pour
certains types de donnes. Pour la date, il est
notamment possible de changer le format en
spcifiant le type souhait.
Un champ de fusion se trouvant dans un
document est visible par le nom qu'il porte. Par
exemple, voici 3 champs de fusion (un nom, un
prnom et une date de naissance) dans un
document Word :
Lorsqu'un champ de fusion est de type "date" il s'insre dans le document avec le format
amricain par dfaut
3. Il nous faut alors modifier le code du champ pour
ainsi nous permettre de spcifier un autre format.
Il suffit de presser sur ALT-F9 pour afficher le
code des champs de fusion. Nous voyons que les
champs ne s'affichent plus de la mme manire.
Par dfaut, le code d'un champ de type "Date" est
"Nom_du_champ ".
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4. Pour spcifier le format de la date


utiliser (jour/mois/anne), il faut ajouter
la suite de ce code la spcification du
format suivante : \@ "dd.MM.YYYY".
Le champ contient donc maintenant le
code suivant :
Date_de_naissance

5. Il suffit de presser nouveau sur "ALT-F9" pour rafficher les champs avec leurs noms
et vous constaterez ensuite aprs la fusion que les dates s'affichent prsent avec le
format europen.
Il existe une multitude de formats diffrents pour les dates, en voici 4 diffrents que l'on peut
spcifier :
\@ "dd.MM.YYYY" Met la date au format "20.09.1987"
\@ "dd.MMM.YYYY" Met la date au format "20.sept.1987"
\@ "dd.MMMM.YY" Met la date au format "20.septembre.87
\@ "dddd.dd.MMMM.YY" Met la date au format "samedi.20.septembre.87
A savoir que les "." entre le jour, le mois et l'anne peuvent tre remplacs par un autre caractre
comme par exemple le "/". La date sera alors affiche comme ceci : 20/03/1987

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