Office Word 2007 - Publipostage 1

Réalisation d’un publipostage

Étapes à suivre lors de la Fusion et du publipostage
1. Sélectionner le type de document
2. Sélectionner le document de base
3. Sélectionner les destinataires
4. Écrire ou mettre en forme le document principal
5. Aperçu de la fusion
6. Terminer / Imprimer la fusion

Qu’est-ce que le publipostage ?

Le publipostage est une opération qui consiste à rédiger un courrier répétitif en
plusieurs exemplaires (envoyer à plusieurs personnes la même lettre) tout en
personnalisant chaque lettre.

Le publipostage est donc le résultat de la fusion entre DEUX DOCUMENTS,
Il faut donc construire un …
➽ UN DOCUMENT PRINCIPAL : principal.doc
➽ UNE SOURCE : source.doc

Elément Eléments
fixe variables

= texte de la lettre = Noms, prénoms, adresses, …

Les extraits de la source de données ayant la forme

d’un tableau :

Titre Nom Prén. Adr. Tél. CP

Eléments
concernant une Pers. 1
personne Pers. 2

Le document principal est donc relié à une source

Rem : On peut relier à une seule source plusieurs documents principaux.

EX : Une liste d’adresses peut servir pour plusieurs envois de lettres différents.

A partir de ces documents, on effectue une FUSION :

Dans le cas d’un publipostage élémentaire (sans condition), nous obtiendrons donc
une lettre par ligne du tableau.
L’ensemble des lettres générées par cette fusion est appelé LETTRES TYPE 1.

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On ne sauve pas as le résultat de la fusion (car il peut être régénéré n’importe quand)
on se contente donc de l’imprimer.
Par contre, la source et le document principal doivent être conservés.
conservés

Exercice 1 : Un publipostage simple …

La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui
seront identiques à chaque courrier (en-tête,
(en tête, expéditeur, corps du texte, formule de
politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données.

Aperçu de la lettre type :

Amicale des élèves – Section
on TOURISME
Haute Ecole Saint Thomas
Rue des Acacias, 5
1050 Bruxelles

Bruxelles, le 10/01/2007

Madame, Monsieur,

Comme chaque année, l’amicale de la section Tourisme organise une rencontre

débat professionnels / élèves :

Le 13 février à 10h30 dans les locaux de la Haute Ecole

Ce sera pour tous l’occasion de partager des expériences professionnelles et

d’échanger des avis sur les plans de carrières envisageables pour tous les détenteurs
de ce diplôme.

Afin d’organiser au
u mieux cette journée, nous vous invitons à nous renvoyer le
coupon – réponse ci-joint.
Aussi, nous espérons vous compter parmi nous durant le repas qui suivra cette
rencontre.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

distinguée

L’Amicale

Enregistrez votre lettre sous « amicale Tourisme »

Dans la barre de menu de Office 2007, cliquez sur Publipostage.

Étape 1 : Sélectionner le type de document

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Dans le ruban Publipostage cliquez sur le bouton

Démarrer la fusion et le publipostage.
publipostage
Sélectionnez ensuite le type de document que
vous souhaitez créer : ici, Lettres

Rem : Assistant Fusion et Publipostage

Publipost permet
d’utiliser un assistant tel que dans les versions
précédentes de Word (XP)

Étape 2 : Sélection des destinataires

Si vous cliquez sur Entrer une nouvelle liste,

liste, vous pourrez créer une liste à partir d'un tableau
vide.
Pour utiliser une liste existante, cliquez sur Utiliser la liste
existante :
Si vous travaillez avec une base Access, vous devez
ensuite sélectionnerr la table ou la requête contenant
les informations à fusionner ;
Si vous travaillez avec un fichier Excel, il vous est
demandé de sélectionner la feuille contenant les
données à fusionner ;
Si vous travaillez avec un carnet d'adresses Outlook,
vous devrez
rez préciser le nom de votre carnet d'adresses avant de passer à l'étape suivante.

 Créer une Nouvelle liste

 Cliquez sur Personnaliser colonnes

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 Supprimez, déplacez ou renommez vos champs de manière à encoder la liste ci-

après:

Société Titre Nom Prénom Adresse CP Ville

Jetour Monsieur Assin Marc Place des Fleurs, 115 1000 Bruxelles
Escapades Monsieur Covert Harry Avenue des Merisiers, 45 1050 Bruxelles
Bol d’air Monsieur Kiroule Pierre Rue des Arbalétriers, 7 1080 Bruxelles
Horizons Madame Coptère Elie Avenue du Trône, 47 1000 Bruxelles
Club Med Madame Héat Aline Grand Rue, 236 1050 Bruxelles
 Enregistrez votre source de données sous « agences de voyage »
Cette source va être enregistrée dans un fichier Access « *.mdb »

 Le bouton Modifier la liste de destinataires permet de visualiser, trier, filtrer

et choisir via les cases à cocher les destinataires utilisés dans le mailing :

 Validez par OK

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Étape 3 : Insérer les champs de fusion

 Cliquez à l’endroit où vous souhaitez le

nom de l’agence de voyage et cliquez
sur le bouton Insérer les champs de
fusion de la barre d’outils Publipostage

 Accédez aux différents champs de

fusion disponibles en cliquant sur la
flèche permettant d'accéder à la liste
déroulante.
Aperçu :

 Sélectionnez le nom de champs désiré et Insérez-le

 Renouveler ces manipulations pour insérer les autres champs dans la lettre

Soignez la présentation de votre lettre et afficher

les noms de champs en surbrillance à l’aide du
bouton correspondant de votre barre d’outils
Publipostage.

Remarques :

 Insérer un bloc d’adresse

Pour intégrer directement une adresse formatée issue de votre bdd

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 Insérer la ligne de salutation

Pour intégrer directement une ligne de salutation formatée issue de votre bdd

Le bloc d’adresse et la ligne de salutation contiennent Faire correspondre les champs,

champs
qui mappe les noms de champ non standards aux noms de champs de votre BDD.
Le travail est alors facilité lorsque les sources de données ont des noms de champs
différents.

 Faire correspondre les champs

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Étape 4 : Aperçu de la fusion (Vérification

Vérification avant lancement de la fusion)

Cliquez sur Aperçu des résultats.

résultats
Vous pouvez visualiser les différentes lettres une à
une en les faisant défiler à l’écran.
Profitez-en
en pour vérifier les adresses saisies et la
mise en forme générale du document principal.

Étape 5 : Terminer la fusion

Les lettres sont désormais prêtes, il ne reste plus

qu'à lancer la fusion et à enregistrer le fichier.
Pour lancer la fusion de la lettre type avec la
base de données, cliquez sur Terminer &
fusionner, cliquez ensuite sur Modifier des
documents individuels.

Cochez Tous,, sauf si vous désirez générer

uniquement une partie de vos courriers.

Aperçu :

La création des courriers est maintenant terminée. Vous pouvez visualiser le résultat final
en cliquant sur le raccourci Aperçu avant impression.

 Le document obtenu contient le résultat de la fusion, les champs ont été

remplacés par le contenu de chaque enregistrement.

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Exercice 2 : Un publipostage avec des conditions …

 Construisez la lettre ci-après en laissant les valeurs en italique vides, celles-ci

changeant en fonction du client, nous devrons donc utiliser des mots-clés.

La Redoute
Vente par correspondance
1000 Bruxelles
Notre {si titre = Monsieur alors gagnant sinon
gagnante}

« Titre » « Prénom » « Nom »

« Adresse »
« Code Postal » « Ville »
Nos réf : RD/FP/TS
Objet : Tirage au sort

Bruxelles, date du jour

Chère « Titre » « Nom »,

J’ai le plaisir de vous informer que suite au tirage au sort du 1er février, votre
bulletin de participation et été retenu et que vous avez gagné {si titre=Monsieur alors
"un luxueux briquet" sinon "un envoûtant parfum"}.
De plus, votre fidélité de « nban » vous rapporte une remise de « x% » sur votre
prochaine commande !
En vous remerciant de votre fidélité, nous vous prions d’agréer, « Titre »,
l’expression de nos sentiments distingués.

Le directeur,
Marc OLIVIER

Nous devons obtenir les champs suivants : Titre, Nom, Prénom, Adresse1,
Code postal, Ville, Nban.
 Saisir les données de fusion :

Titre Nom Prénom Adresse CP Ville Nban

Monsieur DUMONT Pierre 71 Place du peuple 1300 WAVRE 2
Madame LEMAITRE Pascale 53 rue Mac Mahon 1400 NIVELLES 6
Monsieur GARDON Rodolphe 45 Avenue du Chemin 1490 COURT-ST-ETIENNE 0,5
Madame TRESSOL Mireille 19 rue Jules Guesde 1000 BRUXELLES 5
Madame DULIERRE Martine 34 Chemin du Guerdon 1400 NIVELLES 0,5
Monsieur ROUYER Michel 187 rue de Calais 5000 NAMUR 6
Madame SALVIAC Jacqueline 77 Square des Lilas 1300 WAVRE 3
Madame VIRTON Brigitte 21 rue de la Gare 1300 WAVRE 4

 Cliquez sur le bouton de la barre de publipostage Insérer champs de fusion

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Pour qu'un publipostage soit efficace, il faut qu'il soit bien ciblé et qu'il ne semble
s'adresser qu'à un seul et unique destinataire : il faut donc gommer au maximum les
touches "impersonnelles".
Pour ce faire, Word propose une panoplie de mots clés accessibles depuis le bouton
Règles .

Organisation d’une insertion en fonction d’une condition type

 Nous souhaitons imprimer « Gagnant » pour les hommes et « Gagnante » pour les
femmes :

 Placer le curseur et cliquer sur le bouton Règles dans le ruban publipostage

 Choisir Si … Alors … Sinon et la remplir comme telle …

 Validez par OK

 Nous souhaitons accorder une remise de 30% aux clients dont la fidélité est
supérieure ou égale à 5 ans et 15% aux autres

 Placer le curseur et cliquer sur le bouton Règles dans le ruban publipostage

 Choisir Si … Alors … Sinon et la remplir comme telle …

 Validez par OK

Exclure par une condition

 Nous souhaitons exclure du mailing les personnes ayant une fidélité inférieure à 1an
…

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 Placer le curseur et cliquer sur le bouton Règles dans le

ruban publipostage
 Choisir SAUTER L’ENREGISTREMENT SI .

Modifier la source de données

 Nous nous rendons compte que nous avons oublié d’inclure dans la base de
données la date de naissance des clients …

 Cliquez sur « Modifier la liste de destinataires » dans le ruban Publipostage

 Puis, après avoir sélectionné votre source, cliquez sur le bouton Modifier…
 Vous pouvez ajouter des entrées « Nouvelle entrée » ou modifier les champs
« Personnaliser les colonnes »

Filtrer une base de données

 Nous souhaitons uniquement les habitants de Wavre

 Cliquez sur « Modifier la liste de destinataires » dans le ruban Publipostage

 Cliquez sur « Filtrer… » et activez l’onglet « Filtrer les enregistrements »

Effectuer un tri à l’intérieur des lettres fusionnées :

 Nous souhaitons trier notre résultat de fusion par ordre alphabétique de Nom de
famille
 Cliquez sur « Modifier la liste de destinataires » dans le ruban Publipostage
 Cliquez sur « Trier… » et activez l’onglet « Trier les enregistrements »

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Exercice Récapitulatif
Vous organisez des formations pour le personnel de la Ville de Wavre, chaque membre
du personnel va suivre 1 ou plusieurs formations – le détail de celles-ci (lieu, dates, infos
cours) sont disponibles dans la BDD Excel.
Vous devez réaliser à partir de cette BDD et à l’aide des outils de fusion de Word :
1. Une lettre informant chaque membre de la (ou les) formation(s) auxquelles il
prendra part avec toutes les informations nécessaires (lieu précis, horaire, dates,
formateur, …), nous comptons 1 lettre par formation (donc 2 formations génèrent
2 lettres),
2. L’enveloppe permettant d’acheminer le courrier aux participants, nous
comptons 1 enveloppe par personne,
3. Le badge que le participant devra s’épingler, comportant son nom, sa fonction
et le code cours
4. Une fiche récapitulative, par service, à communiquer à la Ville, comprenant la
liste des personnes, les cours suivis et les dates.

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