Culture numérique L2 UFR STAPS

PUBLIPOSTAGE N°1. : UTILISATION D’UN TABLEAU EXCEL COMME SOURCE

DE DONNÉES DANS UN PUBLIPOSTAGE

Vous souhaitez envoyer un courrier personnalisé à vos clients…

Utilisez le document Lettre_publipostage _1.docx comme document.
Pour la date, vous allez ajouter une date « automatique ».

 Vous allez commencer le publipostage.

 Cliquez sur l’onglet publipostage.
 Bouton Démarrer la fusion et le publipostage.
 Parmi la liste que Word vous propose, sélectionnez Lettres.

 La source de données
 Cliquez sur Sélection des destinataires et sélectionnez Utiliser une liste
existante
 Parcourez votre disque à la recherche du classeur Excel
Base_publipostage_1.xlsx (il vous faudra modifier le type de fichier
recherché, en bas à droite de la fenêtre de selection)
 Quand vous utilisez un classeur Excel comme source de données, il est
conseillé de vérifier que les intitulés de colonnes sont sur la 1 e ligne de la
feuille de calcul.

 Remplacez dans le document maître, les zones surlignées en jaune par les champs de
fusion correspondants
 Cliquez sur Insérer un champ de fusion

 Réalisez le publipostage.
 Cliquez sur Terminer et fusionner puis sélectionnez Modifer des documents
individuels

 Un nouveau document est créé par Word, il contient autant de pages qu’il y a de
personnes dans le tableau de données source. Contrôlez qu’il n’y a aucun problème.

 Fermez le document résultant du mailing, sans le sauvegarder.

 Refaites un mailing, en triant par département, en ne prenant que le département 76 et

dont la première commande date de 2010 ou avant.
 Cliquez sur Modifier la liste de destinataires et utilisez les liens Trier et
Filtrer
 Contrôlez le résultat et refermez les différents documents.

Publipostage 1/4
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PUBLIPOSTAGE N°2. : AJOUT D’UNE CONDITION DANS UN PUBLIPOSTAGE

 Utilisez le document Lettre_publipostage_2.docx comme document maître et le classeur

Excel Base_publipostage_2.xlsx comme source de données.

 Ajoutez les champs de fusion comme sur le modèle.

 Vous allez remplacer le Cher/Chère au début de la lettre. Si le genre est Monsieur, mettez
Cher. Si c’est Mademoiselle ou Madame, mettez Chère. Idem pour Monsieur/Madame.
 Activez les conditions, dans les Règles : Si…Alors…Sinon... (la liste
déroulantes des règles se trouve à droite au-dessus du bouton Insérer un
champ de fusion)
Le principe est le même que la fonction SI() dans Excel.

 Recommencez l’opération dans la formule de politesse en fin de lettre.

 Demandez à Word de ne fusionner que les enregistrements dont le CA est > 80 . Pour
cela, vous utiliserez ajouter un nouveau mot clé : Sauter Si.
 Le principe est le même que pour Si…Alors…Sinon.

 Vous trierez les enregistrements selon l’ancienneté.

 Faites votre publipostage, contrôlez que tout s’est bien passé, fermez les différents
documents.

Publipostage 2/4
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PUBLIPOSTAGE N°3. :

Un service d’urbanisme a effectué un contrôle d’installation chez des particuliers. Les

installations ont été classées « conformes » ou « non conformes ».

A partir des fichiers ‘ Base_publipostage_3.xlsx ‘ et ‘ Lettre_publipostage_3.docx , réaliser le

publipostage produisant l’ensemble des lettres à envoyer aux personnes contrôlées.

Vous insérerez les champs de fusion, placerez les formules de politesse accordées au genre
du destinataire comme dans les exercices 1 et 2.

Insérer une phrase spécifique figurant uniquement sur les lettres destinées aux personnes
dont l’installation a été jugée « non conforme ».

Publipostage 3/4
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PUBLIPOSTAGE N°4.

Un dirigeant de club souhaite faire signer une attestation aux licenciés qui ont reçu du
matériel en début de saison en utilisant un publipostage.

Les fichiers maitres et de données vous sont fournis.

1ère partie :

Dans le fichier Excel « Base_publipostage_4.xslx », on veut attribuer un numéro de d’index à

chaque personne. Deux méthodes proposées :

1 - Index (***) :

 A l'aide d'une formule, indexer (numéroter) les enregistrements.

Les lignes vides ne doivent pas être indexées.

2 - Index (*) :

 Si vous ne parvenez pas à indexer cette liste en laissant les lignes vides, vous pouvez
supprimer les lignes vides ou trier les données.

2nde partie

Réalisez le publipostage.

Insérez les champs de fusion correspondant dans le document maitre.

Les documents pour les lignes vides ne doivent pas être générés.

Publipostage 4/4