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Manuel Utilisateur
Contrôleur de Rondes
Temps Réel
VigiCom AP-5000RS

Table des matières

1. Installation des points de contrôle ou des badges

2. Utilisation du contrôleur de rondes AP-5000RS

3. Touches du contrôleur de rondes AP-5000RS

4. Voyants lumineux du contrôleur de rondes AP-5000RS

5. Vibreur du contrôleur de rondes AP-5000RS

6. Garantie et assistance
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Le système de Gestion de Rondes VigiCom 5000RS comprend le contrôleur de rondes temps réel AP-
5000RS, les points de contrôle à lecture sans contact et l’application internet VigiCom Web. Le
fonctionnement est le suivant :
A. Les badges (ou « tags » : points de contrôle à identifiant unique) sont installés sur un parcours de
rondes.
B. Le personnel de surveillance badge les points de contrôle en utilisant le contrôleur de rondes
(lecture des badges)
C. Après 5 lectures, les identifiants des points de contrôle et l’heure de badgeage enregistrés dans le
lecteur sont transférés par GPRS vers le serveur VigiCom Web.
D. Le serveur récupère, traite et analyse les données badgées.
E. Les résultats peuvent être consultés et édités depuis tout PC connecté à internet et les responsables
peuvent contrôler la bonne exécution de la ronde (agent de surveillance, temps, dates, lieux de
passage, retards, incidents …)

1- Installation des points de contrôle ou des badges

Un point de contrôle est représenté par un badge sans contact (RFID : IDentification Radio Fréquence),
avec un identifiant à 16 nombres unique codé lors de la fabrication. Les badges sont généralement installés
à la surface d’un mur ou encastrés dans celui-ci. Les badges encastrés ne peuvent être endommagés ou
arrachés. Ils peuvent être installés jusqu’à 2 cm de profondeur. La hauteur recommandée pour la mise en
place des badges est à environ 1,40 m du sol de manière à ce qu’ils puissent être facilement badgés.
Lorsqu’un badge doit être placé sur une surface métallique, il est généralement nécessaire d’intercaler,
entre ce badge et la surface métallique, un isolant vendu séparément.

2- Utilisation du contrôleur de rondes AP-5000RS

Pour mettre en marche le contrôleur, appuyer environ 3 secondes sur la touche latérale ON / OFF.
Le contrôleur sera prêt à fonctionner dès lors que la LED 4 clignote en vert toutes les 3 secondes.
Déplacer la tête de lecture du contrôleur en direction du point de contrôle ou du badge.
Le point de contrôle doit être positionné de 0 à 4 cm de la tête du lecteur.
Le point de contrôle sera automatiquement lu, le lecteur émet une vibration et la LED 3 orange clignote une
fois pour indiquer que l’enregistrement s’est correctement effectué.
Après 5 lectures, le contrôleur envoie automatiquement les données au serveur VigiCom Web.
Le contrôleur émet une vibration pour indiquer un envoi de données correctement effectué et trois vibrations
lorsque cet envoi a échoué.
Pendant l’envoi de données (environ 15 secondes), il n’est pas possible de lire un tag ou un badge.
Pour arrêter le contrôleur, en fin de ronde, appuyer environ 3 secondes sur la touche latérale ON / OFF.
Par défaut, le contrôleur s’arrête automatiquement après 4 heures.

Tête de lecture
sans contact

LED 3 : émet un flash

orange à chaque lecture de
badge
 3

3- Touches du contrôleur de rondes AP-5000RS

Le contrôleur possède (cf shéma) deux touches sensitives qui nécessitent un léger appui de 3 secondes
pour fonctionner :
- La touche gauche permet d’envoyer immédiatement les pointages présents dans le lecteur (mode d’envoi
manuel) et n’est généralement pas utilisée car le lecteur envoie automatiquement les données après 5
lectures.
- La touche droite permet d’envoyer un message d’alerte au serveur.
- Le contrôleur émet une vibration pour indiquer un envoi de données correctement effectué et trois
vibrations lorsque cet envoi a échoué.

Touche d’envoi
manuel de données Touche d’envoi d’une alerte

4- Voyants lumineux du contrôleur de rondes AP-5000RS

LED 1 : état mémoire LED 3 : lecture de « tag »

LED 4 : en fonctionnement

Touche
marche/arrêt

Touche « réinitialisation »

Touche envoi
manuel des données Touche alerte

Pour mettre en marche ou arrêter le contrôleur, appuyer environ 3 secondes sur la touche latérale
ON / OFF

LED 4 clignote en VERT une fois toutes les 3 secondes pour indiquer que le lecteur est en marche.

Quand la LED passe ROUGE, il faut recharger le contrôleur

LED 1 (bleu) Si la LED 1 reste allumé cela indique que le contrôleur contient des enregistrements qu’il n’a
pas encore envoyé au serveur.

LED 3 s’allume en ORANGE lors de la lecture d’un tag

LED 2 reste toujours éteinte en utilisation normale (réservé au contrôle usine)

Il est conseillé de mettre en charge le contrôleur pendant 3 heures toutes les 48 heures.
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5- Vibreur du contrôleur de rondes AP-5000RS

Mise en route : une vibration

Arrêt : une vibration

Connexion réseau GSM réussi : une vibration

Connexion réseau GSM échouée : trois vibrations

Envoi réussi alerte : une vibration

Envoi échoué alerte : trois vibrations

Lecture d’un tag : une vibration

6- Garantie et assistance

A. Durée de garantie et application

La durée de garantie constructeur est de 1 an à compter de la date de livraison du produit et aucune

intervention ne saurait la prolonger. La facture d'achat fait office de bon de garantie.
Tout retour de produit (même hors garantie) doit être expédié au Service Après-Vente accompagné d'un
numéro de retour valide préalablement attribué par le service SAV du vendeur, ainsi que de la copie du bon
de garantie et d'une note détaillant la panne.
Attention : tout retour ne mentionnant pas un numéro de retour SAV valide sera automatiquement refusé.
Le délai de garantie dépassé, toutes réparations, pièces et main d’œuvre seront facturées au coût en
vigueur.
La marchandise faisant l’objet de la présente vente est garantie à l’acheteur en cas de vices cachés
conformément aux termes des articles 1641 et suivants du code civil.

B. Limitation de garantie

Ne sont pas garantis :

l'usure normale du produit (piles, accumulateurs, etc.…)

L'accident extérieur (montage erroné ou non conforme aux spécifications, utilisation anormale,
dégradation volontaire, utilisation d'accessoires non approuvés, défaut d'entretien, de surveillance, de
stockage, etc…)

La modification ou la réparation du produit non prévue ni spécifiée par le vendeur.

Le vendeur et le constructeur ne sont pas responsables des dommages de toute nature (corporels,
matériels, immatériels …) qui pourraient découler de manière directe ou indirecte d'un mauvais
fonctionnement ou d'une panne des produits.

C. Support et assistance

Afin de bénéficier du support et de l'assistance produit, veuillez adresser votre demande uniquement par
mail en indiquant vos coordonnées client, le numéro de facture et la nature du problème rencontré :

email : sav@attendance.fr
Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.
 MANUEL UTILISATEUR WEB VIGICOM

Sommaire
DESCRIPTION GENERALE ____________________________________________________________ 2
LANCEMENT DE L'APPLICATION _______________________________________________________ 3
MANUEL GESTIONNAIRE _____________________________________________________________ 4
Administration -> Informations sur la société _______________________________________________ 5
Administration -> Clients _______________________________________________________________ 6
Administration -> Sites ________________________________________________________________ 7
Administration -> Utilisateurs ___________________________________________________________ 7
Administration -> Utilisateurs Sites _______________________________________________________ 7
Administration -> Changement de mot de passe_____________________________________________ 8
Configuration -> Lecteurs _______________________________________________________________ 9
Configuration -> Points de contrôle _______________________________________________________ 9
Configuration -> Badges Agents _________________________________________________________ 10
Configuration -> Badges incident ________________________________________________________ 10
Parcours ___________________________________________________________________________ 11
Pointages __________________________________________________________________________ 12
Analyse ____________________________________________________________________________ 13

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Description générale

L'application de contrôle de rondes se présente pour l'utilisateur sous la forme d'une interface web,
accessible depuis n'importe quel ordinateur relié à internet.

Dans ce manuel, on distinguera plusieurs types d'usagers :

− les entreprises de sécurité, de niveau « Gestionnaire »
− les clients finaux, de niveau « Utilisateur »

Un client peut posséder plusieurs sites, et l'on peut créer des accès distincts pour chaque site.
Les clients finaux se divisent en deux groupes :
• ceux qui ont accès a tous les sites qui leurs sont rattachés
• ceux qui n'ont accès qu'a un seul site

Effectuer chaque mois des sauvegardes, par exemple, sous Excel, sur votre propre ordinateur car
l’application ne conserve que 60 jours d’historique.

Chaque niveau donne accès à des fonctionnalités particulières qui seront expliquées en détail.

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Lancement de l'application

Pour lancer l'application, ouvrir un navigateur Internet (par exemple, Internet Explorer), et aller sur la page
web suivante :

http://www.vigicomweb.com

Cliquer sur le lien "[Se connecter]" et entrer les informations de connexion fournies. Il est possible de
quitter l'application à tout moment en cliquant sur "[Déconnexion]"

L’application se déconnecte automatiquement après 20 minutes d’inactivité.

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Guide du « Gestionnaire »

Quand connecté en tant que « Gestionnaire », les menus accessibles sont :

Administration
• Société
• Clients
• Sites
• Utilisateurs
• Utilisateurs Sites
• Changement de mot de passe

Configuration
• Lecteurs
• Points de contrôle
• Agents
• Incidents

Parcours

Pointages

Analyse

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Administration -> Informations sur la société

Accéder via le menu « Administration => Société » aux informations concernant votre
société :

Afin de les modifier ou compléter, cliquer sur le crayon pour obtenir le formulaire de modification.

Après modification des

informations, cliquer sur
« Valider » pour les enregistrer

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Administration -> Clients

Ce menu permet de créer les différents clients et de leur affecter un ou plusieurs sites.

Après modification des

informations, cliquer sur
« Valider » pour les enregistrer

Seul le champ « Nom » est obligatoire, mais il est recommandé de compléter tous les champs.

Attention, il ne faut pas confondre avec le menu « Utilisateurs » de l'application : avant toute création d'un
« Utilisateur » de type « Utilisateur (client) », il faut préalablement passer par le menu « Clients » pour
saisir les informations de ce client.

En cliquant sur l'icône crayon (modifier) ou sur la croix rouge (supprimer), il est possible de modifier ou
supprimer des clients précédemment créés.

Remarque : dès lors qu’un client est supprimé, une fenêtre de confirmation est proposée afin d'éviter toute
erreur.

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Administration -> Sites

Un site est directement rattaché à un client (qu'il faut avoir créé au préalable dans le menu « Clients »).
Lors de la création d'un nouveau client, un site du même nom est automatiquement créé. Il est possible de
le modifier en cliquant sur le crayon.

Administration -> Utilisateurs

Ce menu permet d’ajouter, modifier ou supprimer les utilisateurs rattachés à un client (qu'il faut avoir créé
au préalable dans le menu « Clients »).

Les utilisateurs peuvent se connecter à l'application et uniquement visualiser les pointages qui leurs sont
affectés. Ils n’ont pas accès aux modifications des différentes configurations. Si plusieurs sites sont
rattachés à un même client, l'utilisateur de ce client peut visualiser ces sites.

Administration -> Utilisateurs Sites

Les utilisateurs de sites n’accèdent qu'aux données relatives à leurs sites.

Remarque : pour changer un utilisateur de site ou de client sans modifier son mot de passe, il suffit de
laisser vide le champ correspondant.
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Administration -> Changement de mot de passe

Pour changer de mot de passe, indiquer votre ancien

mot de passe, puis deux fois le nouveau (confirmation).

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Configuration -> Lecteurs
Dans cette fenêtre, les lecteurs (contrôleurs de rondes), identifiés par leur numéro de série, apparaissent
tels qu’affectés.

Les contrôleurs de rondes sont automatiquement nommés avec le nom de la société, et leur ordre
d'affectation.

En cliquant sur le crayon, le formulaire de modification s'ouvre :

Le nom du lecteur peut être changé et un

commentaire peut être complété. Le
numéro de série du lecteur n’est pas
modifiable.

Configuration -> Points de contrôle

Un point de contrôle appartient à un site. Cette fenêtre permet d’affecter un point de contrôle à un site et
de définir son nom et son emplacement.

Il est important d'affecter les points de contrôles aux différents sites. Lors de la création d'un parcours pour
un site, seuls, les points de contrôles affectés à un site, pourront être ajoutés.

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Configuration -> Badges Agents

Cette fenêtre permet d’affecter un badge « Agent » à un tag de type badge agent et permet de saisir les
nom, prénom et numéro de téléphone de l'agent, ainsi que d'éventuels commentaires.

La case "Notifier par mail la prise de

service" permet, lors du pointage du
badge agent et du déchargement du
lecteur sur la base, de recevoir un mail
avec le nom de l'agent, la date et l'heure
du pointage de prise de service.

Lorsque l'agent pointe son badge

« Agent », tous les points de contrôle
suivants sont identifiés comme pointés
par cet agent.

Configuration -> Badges Incident

Cette fenêtre permet d’affecter un badge « Incident » à un tag de type badge incident et de saisir le nom de
l'incident ainsi que d'éventuels commentaires.

La case « Notifier par mail l'incident »,

permet de créer un « badge
événement ».

Lorsqu'il est utilisé, le badge événement

permet d’adresser une alerte par mail
avec les informations du pointage
précédent.

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Exemple de situation : l'agent "Agent 1" au cours de sa ronde, constate qu’une « fenêtre est restée
ouverte ». Il pointe le badge incident correspondant à « fenêtre ouverte» , puis pointe le badge événement
afin de faire remonter une alerte à propos de cette fenêtre restée ouverte.

Parcours

Ce menu permet de créer des parcours et de les nommer. Un parcours est une suite ordonnée de points de
contrôle distincts et est affecté à un client.

Pour créer un parcours, cliquer sur "Nouveau parcours".

Choisir un « Client et un « Site », puis cliquer sur "Ok"

Ensuite, pour modifier ou construire le parcours, il suffit d’ajouter successivement les points de contrôle.
Utiliser les flèches « monter et descendre » pour réordonner les points de contrôle ou la croix rouge pour
en supprimer.

Dans le menu déroulant "Choisir un point de contrôle" figurent uniquement les points de contrôles affectés
au site et qui n'ont pas déjà été intégrés au parcours.

Le premier point définit le départ, et le dernier, l'arrivée du parcours. Il est possible de renseigner une
durée théorique pour effectuer le parcours.

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Pour mieux visualiser le parcours, il est possible d’importer un plan. Cliquer sur « Parcourir », puis « Choisir
une image » parmi les formats suivant : JPG, PNG, GIF. La taille de l’image ne doit pas excéder 2Mo. Cliquer
sur "Charger" pour faire apparaître le plan.

Attention : le fait de choisir un plan ou de modifier celui-ci réinitialise les points de contrôle : il faut dès lors
reconstruire le parcours en ajoutant successivement les points de contrôle en cliquant directement sur le
plan.

Pointages

Les pointages des tags (points de contrôle et autres badges) sont affichés dans cette fenêtre.

Il est possible de filtrer et trier par date (début et fin), par lecteur, par type de tags, par client et par site.

Pour sélectionner une date, utiliser le calendrier : cliquer sur l'icône « Calendrier » située à droite de
chaque champ « Date ».

Remarque : ce calendrier figure pour tous les champs « date » de cette application.

Pour une meilleure lisibilité, les tags de type :

points de contrôle apparaissent normalement

badges « Agent » sur fond vert

badges « Incident » sur fond orange

Un clic dans la colonne « Lecteur » renvoie au menu « Lecteurs »

Un clic dans la colonne « Type de tags » renvoie au menu « Tags ». Les tags non affectés apparaissent en
italique avec leurs « Identifiants » ID dans la colonne « Infos tags ».

S’il n’y a pas d’information « Agent », la colonne « Agent » est définie comme « - ».

Il est possible d’exporter la liste courante au format Excel en cliquant sur "Export Excel", ceci permet
d’effectuer des sauvegardes (l’application conserve 60 jours d’historique).

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Analyse

Cette fenêtre affiche les parcours effectués.

Il est possible de filtrer par intervalle de temps et par parcours.

Pour qu'un parcours soit reconnu et analysé, il faut impérativement que le premier point de contrôle et
le dernier point de contrôle soient pointés. En outre, ce premier point de contrôle (départ) et ce dernier
point de contrôle (arrivée) doivent être différents. Le parcours doit ensuite être effectué de manière
cohérente afin que l’application puisse analyser le parcours.

Le parcours est considéré comme terminé (et donc ne prendra pas en compte les points de contrôle
suivants) dès lors que le dernier point de contrôle (arrivée) a été pointé.

Pour qu'un parcours apparaisse dans l'analyse, le pourcentage de points de contrôle pointé doit être
supérieur à 60%.

L'application prend la liste des pointages correspondants à l'intervalle de temps, et analyse chaque
parcours selon les critères évoqués précédemment.

A chaque fois qu'un parcours est reconnu, la liste montre :

− le nom du parcours
− le nom de l'agent, si cette information est disponible
− la date et l'heure de début et de fin du parcours
− la durée du parcours.

Cliquer sur la loupe pour afficher les détails du parcours :

 le nombre de points de contrôle du parcours qui ont été validés
 s'ils ont été validés dans l'ordre ou non
 les points de contrôle qui ont été validés mais qui n'appartiennent pas au parcours
 le nom du lecteur utilisé
 la liste précise des pointages effectués : noms des points de contrôles, éventuellement des incidents

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