SOAFIANATRA INFORMATIQUE TSIAZOTAFO

Introduction à Power Point

Ce logiciel permet de créer une présentation pour écran et vidéo projecteur (un diaporama). Il est
surtout utilisé pour les présentations commerciales et techniques lors de réunions par exemple et
une multitude d’animations qu’on reçoit généralement par mail par fichiers attachés.

Pour bien maîtriser le Microsoft Power Point, il faut comprendre l’étape suivante :

1- Présentation du Power Point

2- Création du premier diaporama
3- Mise en page
4- Insertion d’objets :
a- Tableau
b- Image clipart
c- Graphique Smart Art
d- Graphique
e- Photo
f- Fichier sons et vidéo
5- Comment insérer un nouveau diaporama (masque)
6- Conception ou Thèmes diapositives
7- Personnaliser l’animation
8- Vérification minutage
9- Paramètres de diaporama
10- Technique de présentation.

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Accès :

- Menu démarrer / Tous les programmes / Microsoft Office / Microsoft Access

- Cliquez la base de données vide /Tapez le nom de fichier / choisir la mémoire de masse
- Cliquez « Créer ».
CONCEPTION D’UNE BASE DE DONNEES
Définition :

Une base de données est une collection d’informations relatives à un sujet ou un objectif particulier
tel que la suivie des commandes ou la gestion d’une collection. Microsoft Access vous permet de
gérer toutes vos informations à partir d’un seul fichier de base de données (SGBD ou système de
gestion de base de données). Dans ce fichier, vous divisez vos données en lots distincts appelées
« tables ». Ensuite, vous pouvez afficher, compléter ou mettre à jours des données de table à l’aide
de formulaire en ligne.

ETAPES DE CREATION D’UNE BASE DE DONNEES :

Etape 1 : Déterminez l’objectif de votre base de données : traitement manuel

a- Déterminez l’objectif de la Bdd ou base de données

b- Réfléchissez aux questions auxquelles la Bdd doit apporter une réponse
c- Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données
d- Examinez des Bdd bien conçues et semblables à la vôtre.

Etape 2 : Déterminez les tables

Une table est une collection de données relatives à un sujet tel qu’un produit ou des fournisseurs.
Les tables organisent les données en colonnes (appelées champs) et en lignes (appelées
enregistrements).

Etape 3 : Déterminez les champs

N’incluez pas des données dérivées ou calculées c’est-à-dire des données qui sont les résultats
d’une expression.

CLE PRIMAIRE :

On appelle « clé primaire » un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière

unique chaque enregistrement individuel dans la table. Une clé primaire n’accepte pas de valeur
NULLE. Une clé primaire permet aussi d’associer une table à des clés externes d’autres tables.
Etape 4 : Déterminer les relations entre les tables.

- Relation un-à-plusieurs
- Relation plusieurs -à-plusieurs
- Relation un-à- un

Etape 5 : Création une requête

Etape 6 : Création d’un formulaire

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LES TABLES

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COMMENT CREER UNE TABLE

Accès : Ruban « Créer » / Création de table

Pour les détails d’une table :

- Entrez le caractère d’un champ

- Nom du champ : choisissez le nom du champ, ex : nom_client
- Type de données : texte ou memo ou numérique ou date et heure…
- Description : pour décrire leur caractère si nécessaire qui s’affichera sur la barre d’état
(facultative).

Attention : Eviter d’utiliser l’espace dans les noms d’objets pour qu’il n’y ait erreur dans l’expression
(calcul) ou dans la code « visual basic ».

Eviter l’emploi de noms trop long car il est difficile de c’en souvenir et d’y faire référence.

a) Types des données

 Texte : Il permet de créer un champ avec du texte et des chiffres mélangés. Vous ne pouvez
pas faire de calculs dans ce type de champs. La taille est limitée à 255 caractères.
 Mémo : il est équivalent à TEXTE mais peut reprendre plus d’informations. Des limitations
d’affichage, notamment dans les états redent ce type de champ eu utilisé. La taille maximum
est de 65 535 caractères.
 Numérique : Ce format de champ permet de rentrer des chiffres sous différents formats.
 Date et heure
 Monétaire : il est identique à numérique mais rajoute le caractère monétaire.
Généralement, on utilise directement numérique.
 Numéro Auto : Il permet à Access d’incrémenter le numéro à chaque nouvel enregistrement.
 Oui/non : est de type booléen (Vrai ou faux)
 Lien hypertexte
 Objet OLE : tous objets provenant d’une application compatible OLE, image,…
b) Propriétés des champs Access :

Chaque champ d’une table Access reprend des caractéristiques spécifiques supplémentaires.
Ceci va modifier la manière
dont les données sont
affichées (pas rentrées). La
manière de rentrer les
données ci-dessus va
modifier les caractères
rentrés : « > » va convertir les
données en majuscules, - va
afficher le caractère « -» et @
va obliger de rentrer un
caractère (à chaque fois)

 Taille du champ (Champs de types texte et numériques à l’aide de caractères spéciaux)

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 Format : ce format agit sur la manière d’afficher les informations (pas de les renter) et
ne modifie pas le contenu.
 Masque de saisie : détermine la manière dont les données doivent être saisies
 Décimales : (Types numériques et monétaires uniquement), le nombre de chiffres
derrière la virgule.
 Légende : un nom qui remplacera le nom du champ dans les feuilles de données.
 Valeur par défaut : La valeur proposée automatiquement
 Valide si : règle de validation des données rentrées.
 Message si erreur : Texte affiché si les données rentrées ne sont pas conforme à « Valide
si »
 Null interdit : Si le choix est oui, une donnée doit effectivement être rentrée.

Type de données Symboles Explication

Numérique/Monétaire Sans format de champ, affichage des données comme elles
sont saisies.
0 Affiche un chiffre. En l’absence de chiffre, un 0 est affiché
# Affiche un chiffre. S’il n’y a pas de chiffre, rien n’est affiché.
F Affiche le caractère F (pour francs)
<espace> Séparateur de milliers
(<Space>)
% Multiplie la valeur par 100 et rajoute le symbole %
Date / Heure / Sépare le jour, le mois, l’année
jj/mm/aa Détermine l’affichage du jour
jj= 15/mm=03/aa=15
jjj=mar/mmm=janv/aa=15
jjjj=mardi/mmmm=janvier/aaaa=2015
Texte /Memo @ Caractère de texte requis
& Caractère de texte non requis
> Convertit les textes en majuscule
< Convertit les textes en minuscule
Générale *(caractère) Utilise le caractère spécifié après *pour le remplissage

Quelques exemples :

>@@-@@@ oblige à rentrer 5caractères qui seront affichés en majuscules avec un tiret de
séparation. re003 sera donc affiché RE-003

# ###,00 « € » : un chiffre sera affiché avec 2 décimales, séparateur des milliers, suivi de€.

1526,3 deviendra 1 526,30 €.

c) Clé primaire :

Après avoir quitté et enregistré la table.

Une nouvelle question apparaît demandant une clé primaire. Cette clé n’est pas obligatoire mais
accélère le traitement des informations d’une base de données sous Access.

 Clique droite à côté droit de la table /clé primaire

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 Ou ruban «Créer »/ Clé primaire

PROPRIETES DE CHAMPS.

1) Taille du champ : par défaut 50, mais elle dépend du type de données. Elle limite la taille du
champ Texte ou la fourchette de valeurs d’un champ Numérique.
2) Format : Dans le but d’afficher le format normalisation (date-téléphone-monnaie…)
3) Masque de saisie : affiche des caractères de mise en forme prédéfini dans un champ par des
codes Access. Elle permet :
 D’assurer que les données entrées ne sont pas tronquées
 De protéger des informations confidentielles
Code pour masque de saisie :
Cette fonction Access est à utiliser avec précaution. Le masque de saisie va obliger à rentrer
des données suivant un format prédéfini. Si vous créer un masque de saisie après avoir
rentré des données, les valeurs seront vérifiées et éventuellement rejetées.

Caractère du masque Action

0 Un chiffre (saisie impérative)
9 Un chiffre uniquement (saisie facultative)
# Un chiffre, signe + ou -, ou espace
L Une lettre (saisie impérative)
? Une lettre (saisie facultative)
A Une lettre ou un chiffre (saisie impérative)
a Une lettre ou un chiffre (saisie facultative)
& Tout caractère ou espace (saisie impérative)
C Tout caractère ou espace (saisie facultative)
< Afficher les caractères à droite de ce symbole en minuscule
> Afficher les caractères à droite de ce symbole en majuscule
Exemple :

Le masque LL-000 oblige 0 rentrer 2 lettres suivis de 3 chiffres.

Le masque CC/CCC permet de rentrer 5 caractères maximum. Les 2 premiers sont suivis du
symbole/.
4) Enregistrer et donner le nom du table : ex : CLIENT

Dans le mode création :

 Cliquer sur Enregistrer, quand la boîte de dialogue « enregistrer-sous » apparait, taper

directement le nom de la table « CLIENT »

 Cliquer OK

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RELIER LES TABLES

La relation dans les tables permet de cohérer et gérer les données sans une intervention
manuelle, alors choisissez bien le type de cette relation pour que la Bdd soit fiable.

Accès :

 Cliquer le ruban « Outils de base de données »

 Relation / Ajouter tables ou requêtes / Définissez la relation

Méthode :

 Faites glisser le ou les champs à relier de la liste des champs d’une table ou d’une requête
vers le champ correspondant d’une autre table ou requête. Si l’un de ces champs est une clé
primaire. C’est lui que vous devez faire glisser. Le champ glissé appartient à la table source
et le champ correspondant à la table liée.
 Définissez le type de jointure : 1-à-1 / 1-à-+R / +R-à-+R
 OK

RELATION TABLE

Remarque : Cochez les 3 options de relation (Appliquer l’intégrité référentielle, Mettre à jour en
cascade les champs correspondants et Effacer en cascade les enregistrements correspondants).

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LES REQUETES
Rôle :

Une requête sert à fusionner les données dans les tables dans le but d’enquêter la principale action
(objectif) du Bdd, elle permet aussi de faire le calcul nécessaire et d’avoir le résultat attendu et
diverses mises en forme des tables : le tri, filtre, afficher ou nom des données,…

Méthode :

 Cliquer ruban « Créer » /Création de requête

 Sélectionner une ou plusieurs tables
 Ajouter puis Fermer.

Ajout de champs dans une requête :

Faites glisser le champ de la liste des champs vers une cellule de la ligne champs que grille
d’interrogation. Répétez cette procédure jusqu’à ce que tous les champs que vous souhaitez inclure
dans la requête figurent dans la feuille d’interrogation.

CREATION REQUETE

Ordre de « TRI » :

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Le champ Tri permet de trier l’ordre des données dans la requête (croissant ou décroissant). Il est
possible de spécifier un ordre de tri pour plusieurs champs. ACCESS commence le tri à partir du
champ le plus à gauche. Alors mieux de gérer l’emplacement du champ pour avoir des tris bien précis
(ex : quantité décroissant, >100 kg, 10 000<prix<20 000)

FILTRE (Critères / Ou)

Exercice : Gestion de vente des produits locaux :

La deuxième fonctionnalité d’une base de données Access (comme toutes les bases de
données) est le filtre des informations. Nous reverrons cette notion de manière plus approfondie
plus tard mais voyons déjà quelques exemples.

Résultat : La requête n’affichera que le produit « vanille »

Tapons cette fois ra*, Access rajoutera

automatiquement comme « ra* ». La requête
n’affichera plus que les enregistrements
commençants par RA. Il ne fait pas de distinction
entre les minuscules ou majuscules.

Tapons cette fois *a*, Access rajoutera

automatiquement comme « *a* ». La requête
n’affichera plus que les enregistrements dans
lesquels il y a A . Il ne fait pas de distinction entre
les minuscules ou majuscules.

La requête Access affiche

effectivement les produits
entrés avant le 08 mai 2003 et
après le 15 mai 2003

Les produits entrés

entre le 01 mai 2003
et le 10 mai 2003

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CALCUL DANS LES REQUETES :

Vous pouvez effectuer des opérations sur des groupes d’enregistrements en utilisant des requêtes de
regroupement qui affichent de totaux.

Type de calcul ACTION

Somme Le total des valeurs d’un champ
Moyenne La moyenne des valeurs d’un champ
Min La plus petite valeur d’un champ
Max La plus grande valeur d’un champ
Compte L’écart type des valeurs d’un champ

Méthode :

 Cliquer dans la zone « tri » puis TOTAUX dans le groupe de fonction Afficher / Masquer
 La ligne opération apparait dans la grille d’interrogation, « Regroupement » est affiché

 Sélectionner un type de calcul dans cette cellule « opération »

 Cliquer « feuille de données » pour afficher le résultat

CALCUL PERSONNALISE :

 Dans la cellule « Champ » de ce champ, taper l’expression souhaitée

 Expression : [champ] opérande [champ]….
 Cliquer « feuille de données » pour afficher le résultat

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LES FORMULAIRES
Rôle :

Les formulaires permettent :

1- De saisir ou de modifier ou de visualiser et d’imprimer des données.

2- De contrôler les données dès l’entrée dans une table ou requête par la propriété de masque
de saisie.
3- D’afficher les caractères ou l’information sur le champ à l’aide d’une étiquette ou un texte
descriptif.

Principe d’action d’un formulaire :

Table Requête Formulaire

Table Formulaire

Créer un formulaire :

 Cliquer ruban « Créer » /Création de formulaire

 Jouer les boutons de création (zone de texte, bouton de commande,…) de la boîte à outils

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CREATION FORMULAIRE

Définition des propriétés des contrôles (champ) :

Les contrôles possèdent des propriétés qui définissent leur structure et leur aspect ainsi que les
caractéristiques du texte ou de données qu’ils contiennent.

LES PRINCIPAUX TYPES DE DE CONTROLE (Bouton de création)

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

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1- Logo
2- Titre
3- Zone de texte
4- Zone de liste déroulante
5- Trait
6- Groupe d’options
7- Bouton bascule
8- Insérer un graphique
9- Insérer ou supprimer le saut de page
10- Epaisseur de ligne
11- Plat
12- Sélectionner
13- Insérer un n° de page
14- Etiquette
15- Zone de liste
16- Rectangle
17- Case à cocher
18- Contrôle Onglet
19- Cadre d’objet indépendant
20- Insérer un lien hypertexte
21- Type de ligne
22- Définir les paramètres par défaut du contrôle
23- Utiliser les Assistants contrôle
24- Date et heure
25- Bouton
26- Sous-formulaire / Sous-état
27- Cadre d’objet dépendant
28- Case d’option
29- Insérer une page
30- Image
31- Pièce jointe
32- Couleur du trait
33- Sélectionner tout
34- Insérer un contrôle ActiveX

Zone de texte : Qui peut être contrôle dépendant (associé à une table) ou calcul

Etiquette (texte) ou groupe d’options : Indépendant de la table, affiche simplement un titre ou une
légende ou des instructions.

Zone de liste : Elle permet d’afficher une liste pour la saisie automatique. On peut utiliser une liste
dans une table ou créer une liste de champ dans un champ ou requête en suivant la démarche de
création avec assistant.

Case à cocher, bouton d’option, bouton bascule : Elles sont utilisées pour une simple application
dans le champ associé à une valeur OUI/NON.

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Groupe d’options : Il est constitué d’un cadre de groupe contenant des champs de même nature ou
de type associé.

Bouton de commande : Il sert à exécuter une ou plusieurs actions. Faites suivre l’assistant de
commande pour qu’il soit utile et faites écrire une macro sur mode VISUAL BASIC pour qu’il soit
fiable.

Bouton image : Pour insérer une image sur la feuille de saisie. Faites suivre l’assistant en cherchant
l’image sur mes documents/ échantillon d’image/…

Mode d’application :

 Cliquez sur le bouton souhaité

 Faites glisser le curseur sur la boîte à outils en traçant un rectangle.
 Suivre l’assistant si la procédure exige
 Enregistrer et quitter
 Ouvrir pour visualiser l’action.

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