Seconde baccalauréat professionnel

ÉVALUATION
AGOrA
NOM : Compétences évaluées :
Prénom :
Date de l’évaluation : C111 - Identifier les caractéristiques de la
demande
C112 - Apporter une réponse adapatée à la
demande
C131 - Mettre à jour l’information
C215 - Mettre à disposition des plannings
d’activité actualisés
NOTE SUR 20 ET OBSERVATIONS

Centre d’affaires ULYSSE

9 avenue d’Italie
68110 MULHOUSE
Téléphone : 03 89 310 300
Site internet : http://www.centreaffaires-ulysse.com
Contact mail : infos-reservations@ulysse.com

Contexte professionnel
Le centre d’affaires ULYSSE propose un service de location de bureaux aménagés, équipés
et connectés à la fibre optique ainsi qu’un ensemble de salles de réunions pour des
entreprises, associations, particuliers et collectivités.
Vous travaillez en qualité d’agent administratif au sein du service « Réservations » et êtes en
charge de la gestion des demandes de réservation des salles de réunions.
Monsieur Renaud LAPLACE, Directeur du développement commercial sera votre supérieur.
Nous sommes le 5 avril 2023.

Mission 1 – Mettre à jour le planning prévisionnel de réservation

des salles de réunion

Lorsqu’une demande de réservation parvient au service, le Centre ULYSSE bloque à titre

provisoire la/les salles demandée(s) et transmet une proposition de prix au client. Afin d’avoir
une vue d’ensemble de l’occupation des différentes salles, l’agent chargé du traitement doit
alors mettre à jour le plannigramme prévisionnel de réservation en positionnant les
réservations « en attente de réservation » et en prenant soin de bien noter la nature de la
réunion et le nom du client dans le planning.

Votre service vient de réceptionner quatre demandes de réservation. Votre responsable s’est
chargé de transmettre les devis et vous demande de mettre à jour le planning prévisionnel
des réservations.

Il vous confie certains documents :

 La présentation des salles et de leurs caractérisques DOCUMENT 1

 L’extrait du règlement d’utilisation des salles DOCUMENT 2

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 1

  Les quatre demandes de réservation DOCUMENT 3

Votre travail :

1. À partir des informations à votre disposition, mettez à jour le planning prévisionnel de

réservation ANNEXE 1 en prenant bien soin d’adapter la salle au nombre de
personnes présentes et à l’équipement souhaité.

Mission 2 - Élaborer une offre de prix

Votre supérieur vous transmet une demande de réservation reçue grâce au formulaire de
réservation du site Internet et émanant de la société DÉCATHLON – DOCUMENT 4.

Votre travail :

2. À partir des informations à votre disposition, déterminez la/les dates possibles pour
cette réservation : …………………………………… Bloquez la/les dates sur le
planning prévisionnel (ANNEXE 1).
À l’aide des DOCUMENTS 5 ET 6 :
3. Préparez le devis n° 132 à adresser au client sur l’ANNEXE 2 en date du 5 avril.

4. Rédigez sur l’ANNEXE 3 le mail d’accompagnement au devis en prenant soin

d’apporter toutes les informations relatives aux spécificités de la demande du client.
Vous rappellerez notamment que le devis doit nous être retourné par mail signé et
daté et qu’il est valable 15 jours. Vous transmettrez en PJ le RIB, le règlement de
location et le devis.

Mission 3 – Mettre à jour l’information

Afin d’améliorer le niveau de services et le confort de ses locaux, deux salles du centre
ULYSSE seront momentanément indisponibles au mois de mai. L’une pour travaux
d’insonorisation, l’autre pour rééquipement multimédia complet (voir planigramme ANNEXE
1).

Monsieur LAPLACE vous charge de rédiger un court message à l’attention des clients qui
sera inséré sur le site Internet de l’entreprise.

Votre travail :

5. Rédigez le projet d’information aux clients sur l’ANNEXE 4.

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 2

 DOCUMENT 1 - SALLES CENTRE D’AFFAIRES ULYSSE

Salles Capacité Equipements Observations

Vidéoprojecteur
Ordinateur
Connexion internet
Salle MACÉ 150
Sonorisation
Ecran
Micros
Salle 1 15
Séparable en deux
Salle 2 40
salles avec cloisons
2 vidéoprojecteurs
dont un mobile
Séparable en deux
Salle 3 35 2 écrans de
salles avec cloisons
projection
Connexion Internet
Salle 4 48
Salle 5 48
Salle 6 48
Tableau interactif
Salle informatique du Haut-parleurs
16
centre ULYSSE Vidéoprojecteur
Connexion internet
Haut-parleurs
Salle de formation de Vidéoprojecteur
18
l’atelier (RDC) Ecran de projection
Connexion internet

DOCUMENT 2 – EXTRAIT DU REGLEMENT D’UTILISATION DES SALLES

 Le responsable de l’action qui demande la réservation d’une salle s’engage à ce que la

capacité d’accueil de celle-ci soit strictement respectée.
 Le responsable de la formation s’assure que le mobilier de la salle soit rendu dans la même
disposition et dans le même état qu’à son ouverture.
 Les stages, formations, interventions, peuvent avoir lieu du mardi au vendredi de 8 h 30 à
12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h 30.
 Les stages, formations, interventions sont réservés soit à la demi-journée, soit à la journée.

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 3

DOCUMENT 3 – DEMANDES DE RÉSERVATION

De : direction67@rentocar.fr
À : infos-reservations@ulysse.com
Objet : Réservation salle séminaire annuel

Bonjour,

Nous souhaitons réserver pour la journée du 15 mai une de vos salles pour notre séminaire annuel.
Nous sommes 25 personnes et nous souhaiterions disposer d’une salle équipée d’un vidéo projecteur.

Cordialement,
J. MARCHAL
SOCIETE RENTOCAR

DOCUMENT 3 (suite)

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 4

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 5
 ANNEXE 1 – PLANNING PRÉVISIONNEL DE RÉSERVATION DES SALLES

Mardi 14/05 Mercredi 15/05 Jeudi 16/05 Vendredi 17/05 Mardi 21/05 Jeudi 22/05

M AM M AM M AM M AM M AM M AM

SEMINAIRE SGEN- SEMINAIRE SGEN-

Salle MACÉ SEMINAIRE GEODIS
CFDT CFDT

Salle 1

Indisponible
Salle 2 AFT-IFTIM TESTS (*) RECTORAT STRASBOURG GORGIA SAS
travaux

AUTOMOBILE CLUB – Stage

Salle 3 AFT-IFTIM TESTS (*)
récupération (*)

AUTOMOBILE CLUB – Stage

Salle 4 AFT-IFTIM TESTS
récupération

AUTOMOBILE CLUB –
Salle 5 OPTIS FORMATION
Stage récupération

CAMPUS CSI –
Salle 6 FORMATION
MULTIMEDIAS

CAMPUS CSI – CAMPUS CSI –

Salle informatique FORMATION FORMATION
MULTIMEDIAS MULTIMEDIAS

Indisponib
Salle de formation de IFORMA – FORMATION le - IFORMA – FORMATION
l’atelier (RDC) ADULTES MEDIAS Rééquipe ADULTES MEDIAS
ment

(*) séparation en deux salles demandée

Réservations fermes

En attente de confirmation SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 6

DOCUMENT 4 - Formulaire de demande de réservation de salles

Intitulé FORMATION GESTION DES STOCKS POUR LES VENDEURS

Date souhaitée ou autre date

17 MAI OU 22 MAI
souhaitée si indisponible

*Plage horaire 10 H à 16 h

Organisme DÉCATHLON - MULHOUSE

Contact mail contact@decathlon.fr

Coordonnées téléphoniques 03.88.81.99.81

Responsable M. FORTDESHALLES

Nombre de stagiaires 14

Paper
Ordinateur portable Vidéoprojecteur Haut-Parleurs
Matériel souhaité board
NON OUI OUI OUI

Remarque(s) Disposez-vous d’un parking pour nos salariés ?

Est-il possible de leur offrir un café ?

* Les salles sont louées de 9h à 12h et de 13h30 à 17h

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 7

 DOCUMENT 5 – Tarifs MAI 2023

PLANNING ET TARIFS DES SALLES DISPONIBLES AU MOIS DE MAI 2023

TARIFS TTC – TVA TAUX 20 %

Salle 2 Salle 3
Salle MACÉ Salle 1
(séparable en 2) (séparable en 2)
150 places 15 places 40 places 35 places

Vidéo projection 2 Vidéoprojecteurs

Ordinateur Ecrans de projection
Connexion Internet Connexion internet
Sonorisation - Ecran 2
micros-fils

½
300 € 40 € 150 € 180 €
journée
journée 600 € 80 € 280 € 360 €

Salle Informatique de (1er

Salle 4 Salle 5 Salle 6
étage)
48 places 48 places 48 places 16 places

TBI
Haut-parleurs
Vidéoprojecteur
Connexion Internet

½ 150 € 150 € 150 € 180 €

journée
journée 280 € 280 € 280 € 360 €

Salle de formation de
Hall d'exposition (RDC) Stand Salon
(RDC)
18 places
20 Cimaises
12 grilles Haut-parleurs
12 tables Vidéoprojecteur
Ecran de projection
Connexion Internet

½
180 € / 180 €
journée
journée 360 € 75 € 360 €

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 8

DOCUMENT 6 – Règlement location salles de réunion

LA RÉSERVATION D'UNE SALLE PAR LE RESPONSABLE D'UNE ACTION IMPLIQUE

OBLIGATOIREMENT L'ACCEPTATION DES CONDITIONS CI-DESSOUS :

1/ Le responsable de l’action qui demande la réservation d’une salle s’engage à ce que la capacité
d’accueil de celle-ci soit strictement respectée.

2/ Le personnel du Centre ULYSSE assure l’ouverture et la fermeture des salles (8 h 30 et 17 h 30

uniquement). Il est demandé à l’intervenant d’arriver quinze minutes avant le début du stage ou de
la conférence, notamment pour vérifier la compatibilité de son matériel avec celui du Centre
ULYSSE.

3/ Le Centre ULYSSE ne peut être tenu pour responsable de la sécurité des biens des participants,
notamment pendant la pause du déjeuner. Chaque participant est responsable de ses biens.

4/ Il est strictement interdit d’entrer dans les salles de formation ou dans l’amphithéâtre avec des
aliments ou des boissons.

5/ Aucune vente ne peut avoir lieu sans accord du Centre ULYSSE.

6/ Le responsable de l’action s’engage à veiller à faire respecter le niveau sonore adéquat à une
salle située dans un centre d’examens.

7/ L’affichage qui a été mis en place pour informer les participants doit être ôté à l’issue de la
réunion ou de la formation.

8/ Le stationnement est autorisé pour les formateurs et responsables de réunions seulement

(places matérialisées sur le parking extérieur). De nombreux parkings gratuits sont disponibles aux
alentours.

9/ L’organisateur de la formation ou de la manifestation doit être couvert par une assurance

responsabilité civile.

10/ Des prestations d’accueil, type café simple au tarif de 0,45 € par personne, peuvent être
organisées par le Centre ULYSSE.

12/ Un paper board est mis à disposition à titre gracieux aux organisateurs. Il faut le préciser dès la
confirmation de réservation.

11/ En cas d’annulation de la formation ou de la réunion, l’intervenant est prié de prévenir le Centre
ULYSSE dès que possible au minimum 10 jours avant la date réservée. En cas d’annulation ou
d’oubli, le devis signé vaut engagement et la somme sera due ainsi que la facture envoyée. En cas
d’oubli, une lettre d’avertissement sera envoyée. En cas de récidive, l’intervenant se verra refuser
l’accès aux réservations du Centre ULYSSE.

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 9

ANNEXE 2 – PROPOSITION DE PRIX

DATE :

9 avenue d’Italie
68110 MULHOUSE
Téléphone : 03 89 310 300
Contact mail : infos-reservations@ulysse.com
SIRET : 53019740900010
TVA intracommunautaire : FR13530197409

DEVIS N°
Date de l’évènement : CLIENT
(ENTREPRISE/NOM/CONTACTS) :
 Demi-journée
 Journée

Horaires :

Intitulé de la formation :

Nombre de personnes :

PROPOSITION DE PRIX
Nom de la salle Capacité PRIX HT PRIX TTC

Matériel souhaité :

 Ordinateur portable
 Vidéoprojecteur
 Haut-parleurs
 Paperboard

Informations sur la proposition commerciale

Le présent devis est valable 15 jours. Merci de bien vouloir nous le retourner daté et signé
avec la mention « bon pour accord ». La réservation sera ferme et définitive à réception d’un
paiement de 50 % du montant de la réservation à titre d’arrhes (voir coordonnées bancaires
sur le RIB joint).

Le Centre ULYSSE LE CLIENT

Date et signature Date et signature, précédées de la mention

« bon pour accord »

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL AGOrA – ÉVALUATION – J. SÉNABRÉ - p. 10

ANNEXE 3 – MAIL D’ACCOMPAGNEMENT AU DEVIS

De :
A:
Objet :
PJ :

Message

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ANNEXE 4 – INFORMATION CLIENTÈLE

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