SALON TWO DAYS GEEK

DU 24 ET 25 SEPTEMBRE 2022
CONTRAT DE PARTICIPATION
IDENTITÉ ET
CONTACT

Entité exposante

Raison sociale (ou nom de votre organisme) :

Adresse :
Code postal :............................................ Ville :............................................ Pays :................

Tél :............................................
E-mail :............................................
Site internet :............................................
Statut : association / entreprise / travailleur indépendant
Siret :............................................ TVA intracommunautaire :............................................
N° association :............................................

Adresse de facturation (si différente) :

Code postal :............................................ Ville :............................................ Pays :...............

Responsable du stand
Nom :............................................ Prénom :............................................
Tél :............................................ Mail :...........................................

Nombre d'intervenants sur votre stand (vous compris) :.................

Enseigne (indiquez en majuscules le nom qui indiquera votre stand)

:............................................

Nombre et types de véhicules prévus pour le parking des exposants :...................

Description de votre activité :
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................

Assurez-vous de nous fournir un texte de présentation ainsi qu’une photo ou un logo que
nous mettrons sur le site internet 2DG, nous pouvons également ajouter vos liens RS et
site internet.
 STAND

STAND PRIX € HT VOS DEMANDES

Pas de TVA

3m² 0€

6m² 0€*

9m² 0€*

12m² 0€*

1m² x … 0 x …= … €

*réduction de 5 %

PARAPHES
 STAND NU
Prix unité HT par m² = 30 €
Le stand nu comprend l’espace au sol, sans revêtement particulier.

MOBILIER
Les tables ainsi que les chaises sont inclus dans le stand
GRATUITEMENT et seront installés avant votre arrivé au salon
Un catalogue complet de choix de mobilier vous sera fourni lors de votre inscription.
Le mobilier autre que les chaises et les tables peuvent être commandés directement auprès
du prestataire dont les coordonnées sont mentionnées dans le catalogue reçu.

N’hésitez pas à préciser le mobilier supplémentaire que vous voulez pour votre stand dans
ce dossier, si vous souhaitez que nous le commandons pour vous, pour l’événement.

PARAPHES
Pour vos besoins en électricité sur vos stands, il est nécessaire de prévoir au plus proche de
votre consommation : la Halle d’Iraty de Biarritz facture des frais supplémentaires pour tout
changement de dernière minute sur le salon.

BESOINS EN PRIX € HT VOS BESOINS

ÉLECTRICITÉ Pas de TVA

1kw 108 €

2kw 126 €

3kw 204 €

4kw 246 €

6kw 306 €

8kw 366 €

10kw 426 €

12kw 486 €

14kw 546 €

16kw 606 €

18kw 666 €
Nous contacter si besoin >18kw

Un raccordement en eau est possible sur option sur vos stands, 468 € pour l’installation et le
raccordement, puis 3,54 € par m³ d’eau. Pour réservation et plus d'informations, me
contacter.

INTERNET Prix par unité VOS BESOINS

WIFI 60 €

● Pour un accès WIFI de 8 Mbit/s pour une adresse IP (1 appareil), 60 € pour les 2
jours du salon.

Calcul du montant global des équipements choisis hors mobilier :

TOTAL HT ………………………..€
Le total HT est celui à régler à l’ordre de “Euskapan” . Association loi 1901 enregistrée sous
le numéro W641012507.
TVA non applicable, article 293B du CGI.

PARAPHES
 ATTESTATION D’INSCRIPTION

Toute réservation doit être constituée de l’ensemble des volets de ce dossier

d’inscription dûment complété ainsi que du paiement total de votre stand, et être envoyé avant
le 21 août 2022.Tout dossier incomplet ne sera pas pris en compte.

Je m’engage à réaliser l’activité décrite en page 2 durant les deux jours du salon et à
fournir le matériel nécessaire à sa réalisation (en cas de matériel spécifique, merci de nous
contacter.)
Je m’engage à envoyer le dossier d’inscription complété sur : “euskapan@gmail.com”
ou à l’adresse suivante “Association Euskapan - 12 rue Estitxu Roblès Aranguiz, 64100
Bayonne - France”
Je comprends bien que ce document est rempli à titre informatif et que seul le résumé
envoyé par les membres de l’organisation signé et fourni avec le règlement des sommes dues
fera office de confirmation d’inscription. Je sais aussi que les demandes seront traitées par
ordre d’arrivée et que par conséquent un refus d’inscription ou un positionnement sur liste
d’attente sera possible.
Je, soussigné(e)..............................................................................., déclare avoir pris
connaissance du Règlement du salon, dont je possède un exemplaire, et je m’engage à en
respecter les clauses sans réserve ni restriction, ainsi qu’à le faire respecter par les autres
membres du stand dont je suis le responsable.

Fait à ……………….. Le ……/……/……….

Signature, précédée de la mention “ Bon pour Accord “

PARAPHES
 CONDITIONS DE PAIEMENT

Le montant des stands et des équipements achetés dans le cadre du salon 2DG doivent
être réglés dans un délai de 60 jours maximum après l’émission de la facture. Dans une
logique de disponibilité, tout stand réservé doit être réglé avant le début du salon. Toute
inscription ne sera validée qu’au premier versement 50% du montant total.

Les règlements peuvent s’effectuer :

➔ Par chèque, à l’ordre de “ Euskapan ”. A envoyé à l’adresse suivante :
Association Euskapan - 12 rue Estitxu Roblès Aranguiz, 64100 Bayonne - France

➔ Par virement, sur le RIB joint :

Merci de noter en référence
de virement le nom de
votre entreprise.

Le total HT est celui à régler à l’ordre de “Euskapan” . Association loi 1901 enregistrée sous
le numéro W641012507.
TVA non applicable, article 293B du CGI.

PARAPHES
 Réglement Salon 2DG 2022
1. Conditions générales de vente
Le présent règlement a pour objet
de définir les règles applicables à
l’admission et à la participation des
exposants à l’édition 2022 du salon 2 Days
Geek
L’association Euskapan, ci-après
désignée l’"Organisateur", se réserve la
possibilité de modifier ou de compléter le
présent règlement, sans préavis, dans
l’intérêt de la sécurité des personnes et des
biens. L’Organisateur en informera
l’exposant par tous moyens appropriés.
2. Participation
Le contrat de participation doit être
adressé à l’adresse mail
“euskapan@gmail.com” ou à l’adresse
“Association Euskapan - 12 rue Estitxu
Roblès Aranguiz, 64100 Bayonne -
France” et marque l’acceptation pleine et
entière de l’exposant au présent
règlement.
Seules les demandes entièrement
remplies et dûment signées,
accompagnées du paiement prévu,
pourront être prises en considération, sous
réserve de l’encaissement complet. Les
paiement sont à libeller à l’ordre de *ordre
de l’association*.
3. Condition de règlement
Le paiement de la location doit être
fait aux deux échéances ci-après définies.
L’exposant doit verser, au moment de sa
demande de participation, une première
échéance égale à 50% du montant total
TTC de sa réservation.
Aucune demande de participation
ne sera prise en compte sans ce 1er
paiement. En cas de désistement du fait de
l’exposant, ce premier paiement partiel
reste définitivement acquis à l’Organisateur, sans que l’exposant ne
l’organisateur. (voir chapitre 4). 100% du
montant total TTC du contrat de
participation devra être payé le 21 août
2022 au plus tard. Tout défaut de paiement
PARAPHES
aux échéances fixées entraîne de plein
droit pour l’Organisateur, et sans mise en
demeure préalable, d’annuler la mise à
disposition du stand et modifier
l’emplacement concédé.
Une nouvelle demande de
participation pourra être remplie par
l’exposant accompagnée des 50% du
montant total TTC manquant, avec une
pénalité de retard au taux de l’intérêt légal,
et devra être signée et rendue avant le 11
septembre 2022 pour être prise en
considération.
Le défaut de paiement du solde de
la participation dans le délai fixé donne à
l’Organisateur, sans mise en demeure
préalable, le droit de retirer l’admission de
l’exposant et/ou entraîne la déchéance de
l’emplacement de celui-ci. Dans toutes ces
hypothèses, le montant total de la facture
est dû à l’Organisateur.
4. Défaut d’occupation - Annulation
La signature de la demande de
participation constitue un engagement
ferme. L’annulation de la participation
entraînera le paiement d’une indemnité par
l’exposant. L’annulation ne sera prise en
compte que si elle est adressée par
l’exposant à l’Organisateur par lettre
recommandée avec demande d’avis de
réception.
Si le désistement intervient, par
lettre recommandée avec demande d’avis
de réception reçue avant le 19 août 2022,
50% du montant total de la facture sera dû
à titre d’indemnité. Pour toute annulation
non reçue dans ces conditions, le
règlement complet de la facture restera dû
par l’exposant à l’Organisateur.
Tout stand non occupé le jour de
l’ouverture à 9h sera pris par
puisse prétendre à aucune indemnité,
même si l’Organisateur a pu relouer
l’emplacement initialement réservé.
 L’Organisateur se réserve le droit
de reporter la manifestation et de changer
les horaires indiqués notamment en cas de
force majeure ou pour toute autre raison
qui nécessiterait une telle modification. Le
report de la manifestation ou le
changement d’horaires ne peut pas justifier
une annulation totale ou partielle de
réservation de la part des exposants.
5. Affectation des stands
L’organisateur est seul juge de
l’implantation des stands. Il statue sur les
admissions et la répartition des stands, le
nombre d’exposant et leur surface sans
être obligé de motiver sa décision. La
décision d’admission ou de répartition des
stands ne pourra donner lieu à une
quelconque indemnité.
Seule l'émission de la facture de
location d’espace par l’Organisateur
constitue une preuve de l’admission de
l’exposant, sous réserve de l’encaissement
complet. L’organisateur tiendra notamment
compte de la date de retour des dossiers
dans le cadre des attributions.
6. Obligations de l’exposant
Il n’est pas admis qu’un exposant
héberge une société non affiliée sur son
stand, sans l’accord préalable et écrit de
l’Organisateur. Toute admission engage
définitivement et irrévocablement son
souscripteur à observer strictement les
dispositions du présent règlement, ainsi
que les règlements spéciaux qui lui seront
adressés dans les dossiers de l’exposant.
Tout manquement à ces
règlements par l’exposant peut entraîner
son exclusion, sans que celui ne puisse
demander le remboursement des sommes
versées ni d’indemnité de quelque nature
que ce soit.
7. Produits exposés, exclusivités,
fraudes, concurrence déloyale,
contrefaçons
Les exposants s’engagent à ne
présenter que des produits ou matériels
conformes à la nomenclature établie par
PARAPHES
l’Organisateur et à la réglementation
française, à ne procéder à aucune publicité
susceptible d’induire en erreur ou de
tromper le public et à ne commettre aucun
acte de contrefaçon ou de concurrence
déloyale.
Les circulaires, brochures,
catalogues imprimés, primes ou objets de
toute nature ne pourront être distribués par
les exposants que sur leur stand. Aucun
prospectus relatif à des articles non-
exposés ne pourra être distribué sans
l’autorisation écrite et préalable de
l’Organisateur. La distribution ou la vente
de journaux, périodiques, prospectus,
brochures, billets de tombola, insignes,
bons de participation, etc., même si elle a
trait à une oeuvre ou manifestation de
bienfaisance, les enquêtes dites de
sondage, sont interdites sauf dérogation
accordée par l’Organisateur.
Les exposants s’engagent à ne
présenter enfin que les fabrications ou
services pour lesquels ils ont été admis à
l’exposition. L’Organisateur peut à tout
moment exiger que soient retirés
immédiatement de l’exposition les objets
litigieux. Le non-respect de ces obligations
entraîne de plein droit l’exclusion
temporaire ou définitive du salon.
L’Organisateur peut interdire l’entrée de
l’exposition à toute personne s’étant livrée
à des actes préjudiciables à l’un des
exposants.
L’exposant garantit l’Organisateur
de tout recours, réclamation ou
revendication de tiers fondées sur des faits
de concurrence déloyale ou de contrefaçon
et de façon générale sur l’atteinte à leurs
droits des tiers par l’exposant et garantit
l’Organisateur de tous dommages et
intérêts et frais exposés en conséquence,
en ce compris les honoraires d’avocat.
8. Montage, aménagement et
démontage des stands
L’implantation des stands incombe
à l’Organisateur. Les exposants peuvent
aménager l’emplacement qui leur est
alloué en tenant compte des impératifs
suivants :
- Respecter les limites du stand
attribué et ne pas empiéter sur les
allées, respecter la hauteur limite
des stands fixée à 2m50, ne pas
suréveler de quelque façon que ce
soit son stand, sans dérogation
écrite de l’Organisateur.
- Respecter et ne pas modifier les
éléments mis en place par
l’Organisateur tels que : enseigne,
moquette, éclairage, boîtiers
électriques, fluides, etc
- S’assurer que tous les accessoires
ajoutés par eux pour
l’aménagement ou la décoration de
leur stand sont ignifugés ou
ininflammables, conformément à la
réglementation en vigueur et
doivent être autorisés par
l’Organisateur.
Ainsi l’exposant peur décorer son
stand selon son goût dans le cadre des
obligations précitées. Toute infraction à
cette obligation peut entraîner le
démontage immédiat du stand. En cas
d’infraction, l’exposant s’engage à faire
déposer à ses frais et à ses risques et
périls, les éléments en contradictions avec
les obligations précitées.
A défaut, l’Organisateur se
substitue à l’exposant, aux frais et sous la
responsabilité de ce dernier. Toutes
détériorations causées par les installations
des exposants ou les marchandises
exposées, aux installations fournies par
l’Organisateur, aux sols et locaux mis à leur
disposition seront évacuées par les
représentants de l’Organisateur et
facturées aux exposants responsables.
Les exposants sont tenus de se
conformer aux instructions de
l’Organisateur relatives à la réglementation
des entrées et des sorties des
marchandises, notamment pour ce qui
concerne, la circulation des véhicules dans
l’enceinte du salon.
Avant le début de la période
d’aménagement, aucun matériel ne peut
PARAPHES
être introduit dans l’enceinte du salon. Les
exposants doivent avoir terminé leur
installation aux dates et heures limites
fixées par l’Organisateur.
Au-delà de ces dates et heures,
aucun emballage, matériel, véhicule de
transport, entrepreneurs extérieurs, ne
pourront plus, sous quelque motif que ce
soit et quelque dommageables que cela
soit pour l’exposant, accédés, être
maintenus ou maintenir sur le site de la
manifestation. Tous les stands devront être
complètement aménagés au plus tard à
l’heure d’ouverture du premier jour du
salon.
La clôture des stands et la
récupération de toute marchandise doit
être faite le dimanche de la fermeture,
entre 19h et 22h. Le non-respect par un
exposant de la date et de l’heure limite
d’occupation des emplacements autorise
l’Organisateur à réclamer le paiement de
pénalités de retard et de dommages-
intérêts.
9. Sécurité
Les produits ou services présentés
sur les stands par les exposants doivent
être conformes
aux normes de sécurité en vigueur. Lors de
la visite de la Commission de Sécurité, la
veille
ou le jour de l’ouverture du salon,
l’exposant doit obligatoirement être présent
sur le stand et
être en mesure de fournir les procès-
verbaux de réaction au feu de tous les
matériaux utilisés.
Les exposants assument l’entière
responsabilité des éventuelles
défectuosités des dits produits ou services
sans que la responsabilité de
l’Organisateur puisse être recherchée.
Le dossier de sécurité de la
manifestation est assuré par un chargé de
sécurité agréé par
Porte du Hainaut Développement. En
matière de sécurité, il est interlocuteur
unique. C’est à
lui qu’il faut adresser les demandes
d’autorisation particulières concernant
l’aménagement
du stand par l’exposant. L’utilisation de
machines en fonctionnement, moteurs
thermiques
ou à combustion, liquides inflammables,
générateurs de fumées, substances
radioactives,
rayons X, lasers fait l’objet d’une
réglementation particulière. L’exposant
concerné s’oblige à
prendre contact avec le chargé de sécurité
agréé pour toute utilisation d’appareils
précités.
10. Limitations de responsabilité
L’Organisateur ne pourra en aucun
cas être tenu responsable des dommages
immatériels, indirects, accessoires ou
spéciaux ou des dommages résultant
d’une perte de profit, d’un manque à
gagner, de privation d’usage subi par
l’exposant ou par un tiers, et ce même si
l’Organisateur est informé de la possible
survenance de ces dommages. En cas de
dommages directs, si la responsabilité de
l’Organisateur était recherchée, celle-ci
serait limitée à la somme versée pour
l’admission de l’exposant.
Il est formellement interdit à deux
personnes ou plus de partager un même
badge durant toute la période du salon.
Toute personne prise en délit de fraude se
verra exclue du salon et son badge lui sera
alors retiré. La revente de badge exposant,
d’accréditation ou d’invitation est
formellement interdite. L’Organisateur se
réserve le droit d’interdire l’accès au salon
ou d’en expulser tout contrevenant à cet
article.
12. Accès à Internet
L’utilisateur s’engage à ne pas
intervenir, à ne pas prendre connaissance
des activités des autres utilisateurs.
L’utilisateur s’engage à ne pas intervenir
sur le système en vue de se l’approprier,
de le sonder, de le contrôler, de le modifier,
ou de l’étendre. Il s’interdit toute utilisation
qui compromettrait la sécurité ou le bon
fonctionnement du système.L’utilisateur
s’engage à avoir un antivirus à jour avant
son arrivé sur le salon. L’utilisateur
s’engage à n’utiliser son accès internet que
pour ses activités professionnelles
relatives à l’événement.

11. Accès au salon

Nul ne peut être admis dans
l’enceinte du salon sans présenter un titre
émis ou admis par l’Organisateur. Ce
dernier se réserve le droit d’interdire
l’accès au salon ou d’en expulser toute
personne dont le comportement justifierait,
selon lui, une telle action. Les badges
fournis avec les stands sont valables
pendant les heures d’ouverture aux
exposants de la manifestation, et sont
remis à leur titulaires dès leur arrivée sur le
salon, après vérification de leur identité.
Les badges non utilisés ne sont ni repris ni
remboursés.
Le badge vous permettra l’accès au
parking des exposants, juste en retrait du
lieu du salon.

PARAPHES