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eGroupWare

v.1.6
Manuel d'utilisation version franaise

eGroupWare - Manuel d'utilisation

Copyleft - NEOPTERA 2009

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Table des matires


Le Carnet dadresses.............................................................................................................................4 Ajouter un contact :..........................................................................................................................4 Les catgories..................................................................................................................................7 Rechercher un contact :....................................................................................................................8 La recherche par Catgories :................................................................................................8 La recherche par Carnet dadresses :....................................................................................8 La recherche par Listes de distribution .................................................................................8 La recherche textuelle ...........................................................................................................9 Modifier un contact :........................................................................................................................9 Supprimer un contact :.....................................................................................................................9 Importer des contacts :...................................................................................................................10 Exporter un contact :......................................................................................................................10 Ajouter une entre dans lInfolog partir du Carnet dadresse :...................................................11 Le Calendrier......................................................................................................................................12 Naviguer entre les diffrentes vues :..............................................................................................12 Crer un rendez-vous :...................................................................................................................13 Description des Infobulles :...........................................................................................................16 Modifier ou supprimer un rendez-vous :.......................................................................................17 LInfolog.............................................................................................................................................18 Prsentation :..................................................................................................................................18 Ajouter une entre dans lInfolog :................................................................................................18 Rechercher une entre dans lInfolog :..........................................................................................21 Modification une entre dans lInfolog :.......................................................................................21 Supprimer une entre dans lInfolog :...........................................................................................22 La Messagerie.....................................................................................................................................23 Comprendre et lire les messages....................................................................................................23 Composer des messages.................................................................................................................24 Rechercher un message :................................................................................................................25 Rpondre aux messages :...............................................................................................................26 Supprimer des messages :..............................................................................................................27 Imprimer des messages :................................................................................................................27 Enregistrer des messages dans lInfolog :......................................................................................27 Organiser les messages dans des dossiers :....................................................................................27 Crer un nouveau dossier :........................................................................................................28 Renommer un dossier :.............................................................................................................28 Supprimer un dossier :..............................................................................................................28 Gestion des signatures...................................................................................................................29 La Base de connaissance....................................................................................................................30 Crer une catgorie :......................................................................................................................30 Crer un article :............................................................................................................................31 Publier une question :....................................................................................................................32 Supprimer un article :....................................................................................................................32 Rpondre une question :..............................................................................................................32 Chercher un article :.......................................................................................................................32 Les Ressources...................................................................................................................................34 Crer des ressources :....................................................................................................................34 Rserver une ressource :................................................................................................................34 Gestionnaire de projets.......................................................................................................................35
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Cration dun nouveau projet :......................................................................................................35 Assigner des tarifs un projet :.....................................................................................................37 Crer une feuille de temps..................................................................................................................38 Gestionnaire de fichiers......................................................................................................................40 Prsentation des icnes :................................................................................................................40 Crer un nouveau dossier :.............................................................................................................40 Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers :......................................................40 Supprimer un fichier ou un dossier :..............................................................................................41

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Le Carnet dadresses
Ajouter un contact : Pour accder au carnet dadresses, cliquez sur licne Carnet dadresses

Dans la fentre Carnet dadresse cliquez sur le bouton

en haut droite.

Dans longlet Gnral , remplissez les champs correspondants aux informations recueillies.

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Dans longlet Priv , vous pouvez enregistrer les donnes personnelles de ce contact, comme
par exemple sa date danniversaire ainsi que ses coordonnes son domicile.

Dans longlet Dtails , vous pouvez inscrire des notes concernant le contact que vous tes en
train de crer. Vous pouvez galement choisir la ou les catgories auxquelles appartient le contact.

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Dans longlet Liens , vous pouvez attacher un fichier ou bien li un lment d'une autre
application tel que la base de connaissance ou Infolog:

Pour ajouter un fichier : o Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher.

o Une fois le fichier slectionn cliquez sur Lorsque la fiche de contact est termine, vous pouvez : o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur
( pour un contact existant )

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Les catgories
eGroupWare vous permet de classer vos contacts en fonction de catgories. Vous pouvez ainsi choisir d'affecter une icne ou bien une couleur personnalise certains contact. Le fait de classer les contacts dans diffrentes catgories permettra par la suite d'effectuer des recherches plus efficaces. Pour ajouter, modifier ou supprimer des catgories, utilisez le menu situ dans la partie gauche de la fentre Carnet dadresse . o Cliquez sur Modifier les catgories . o Puis dans le nouvelle fentre, cliquez sur

o Vous pouvez choisir une catgorie parente , si il existe dj une ou plusieurs catgories
Ex : On voudrait faire plusieurs catgories au sein du dpartement Marketing de lentreprise.

o Donnez un nom la catgorie. o crivez la description de la catgorie. o Vous pouvez interdire l'accs cette catgorie aux autres utilisateurs, pour cela, cochez la case Priv . o Le code de couleur, ainsi que l'icne sont optionnels. Lorsque vous avez termin, vous pouvez : o Enregistrer la catgorie en cliquant sur o Annuler les informations entre en cliquant sur
Remarque : Pour rattacher un contact une catgorie, se rfrer au chapitre Ajouter un Contact .

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Rechercher un contact :
Il est possible deffectuer une recherche depuis la fentre Carnet dadresses On peut combiner plusieurs champs de recherche qui sont les suivants : La recherche par Catgories La recherche par Carnet dadresses La recherche par Listes de distribution La recherche Textuelle La Recherche avance

La recherche par Catgories : o Si des catgories ont t cres auparavant, il suffit de choisir partir de la liste droulante la catgorie comprenant les contacts dsirs.
Remarque : Si les catgories nont pas t cres, il faut le faire avant de pouvoir utiliser cette fonction de recherche.

La recherche par Carnet dadresses : o Il est possible de faire une recherche partir de carnets dadresses diffrents.
Exemple : On veut effectuer une recherche partir du carnet dadresse dun autre utilisateur deGroupWare dans lorganisation.

o Cliquez sur la liste droulante et choisissez le carnet dadresse correspondant votre recherche.

La recherche par Listes de distribution Cette fonction permet de faire une recherche partir dune liste de distribution prcdemment cre . Pour crer une liste de distribution : o Cliquez sur la liste droulante du champ de recherche Liste de distribution . o Cliquez sur Ajouter une nouvelle liste . o Entrer le nom de la liste de distribution . o Cliquez sur OK . Vous pouvez maintenant faire une recherche partir dune liste de distribution . Pour rattacher un contact une liste de distribution : o Effectuez une recherche afin dafficher les contacts que vous souhaitez ajouter. o Cochez la case dans la colonne de droite souhaitez ajouter la liste de distribution . correspondant au contact que vous

o Cliquez sur la liste droulante en bas droite de la fentre Carnet dadresses . o Choisissez loption Ajouter la liste de distribution que vous avez cre.
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La recherche textuelle o Nous souhaitons ici faire une recherche pour le nom de famille Gibout . o Dans le champ de recherche textuel crire le nom Gibout .
Remarque : Une recherche peut tre faite pour chacun des mots contenus dans la fiche de contact, ce nest pas spcifique au nom de famille.

o Cliquer sur

o Voici le rsultat de notre recherche :

Modifier un contact :
Dans lventualit o les coordonnes dun contact changent, il est possible dapporter les modifications dans la fiche d'un contact eGroupWare.

Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que vous souhaitez modifier. Cliquez sur le bouton modifier droite de la fentre Carnet dadresses . Apporter vos modifications puis cliquez sur :
o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur

Supprimer un contact : Utilisez les fonctions de recherche pour retrouver la fiche contact que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur le bouton
droite de la fentre Carnet dadresses .

Confirmez la suppression en cliquant sur OK .


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Importer des contacts :


eGroupWare vous permet dimporter des fichiers au format CSV. Pour importer des contacts, utilisez le menu situ dans la partie gauche de la fentre Carnet dadresse .

Dans gauche de la fentre Carnet dadresses . Cliquez sur CSV-Importer . La fentre dimportation suivante saffiche:

Cliquez sur

puis allez chercher le fichier CSV que vous souhaitez importer.

Choisissez le sparateur de champs que vous avez utilisez lors de la sauvegarde de votre fichier au
format CSV.

Cliquez sur Exporter un contact :


Il est galement possible dexploiter comme bon vous semble les donnes de eGroupWare dans un autre logiciel.

Cochez, dans la colonne de gauche, les contacts que vous souhaitez exporter.
Remarque : Il est possible dexporter tous les contacts du Carnet dadresses en cochant la case requte entire en bas de la fentre Carnet dadresses .

Cliquez sur la liste droulante en bas droite de la fentre Carnet dadresses . Choisissez le format dexportation souhait :
Exporter au format CSV

Exporter au format VCARD Cliquez sur Enregistrer sur le disque puis slectionnez lemplacement ou vous souhaitez
enregistrer le fichier contenant les donnes du Carnet dadresses .

Cliquez sur OK dans la fentre de tlchargement.

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Ajouter une entre dans lInfolog partir du Carnet dadresse : Faites une recherche pour trouver le contact auquel vous voulez ajouter une entre dans lInfolog. Dans la colonne de gauche cliquez sur licne La fentre suivante apparat :

En bas de la page, vous remarquez la section Infolog . Vous pouvez alors choisir dajouter une Tche , un Appel tlphonique ou tout
simplement une Note en cliquant sur l'un des boutons suivant :
Remarque : Si vous choisissez dajouter un appel tlphonique ou une Tche , les donnes seront directement inscrites dans votre calendrier.

Remplissez les champs (informations supplmentaires dans la rubrique Infolog). Cliquez sur

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Le Calendrier

Naviguer entre les diffrentes vues :


eGroupWare offre plusieurs vues permettant d'afficher les information du calendrier. Pour choisir une vue, cliquer sur un des boutons situs sur le ct gauche du Calendrier : Vue Journalire affiche le jour courant (aujourdhui). Vue hebdomadaire affiche la semaine courante (cette semaine), vous pouvez slectionner une vue plus dtaille via le menu droulant sous les icnes :
O O

Vue hebdomadaire avec week-end : affiche une semaine avec samedi / dimanche. Vue hebdomadaire sans week-end affiche une semaine sans samedi / dimanche. Vue Mensuelle affiche le mois courant (ce mois).
Remarque : Il existe une autre faon dafficher le mois au complet. Dans la colonne de gauche vous pouvez observer un petit calendrier. Slectionnez le mois que lon veut afficher grce aux flches. Une fois le mois slectionn vous pouvez cliquer sur celui-ci au dessus du petit calendrier et vous verrez votre mois au complet dans la fentre principale.

Planificateur par catgorie : permet de slectionner une ou plusieurs catgories de rendez-vous. Pour slectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes vous pouvez utiliser le menu droulant situ ct de licne . Le rsultat sera une vue densemble des catgories de rendez-vous pour les utilisateurs et/ou groupes slectionns.
planificateur par utilisateur permet de slectionner un ou plusieurs utilisateurs et/ou groupes. Le rsultat sera une vue densemble des utilisateurs et/ou groupes slectionns. liste dvnements affiche tous les rendez-vous dans une liste pouvant tre tris et/ou filtrs en utilisant les diffrents menus droulants dj mentionns.
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Crer un rendez-vous : Dans le calendrier de gauche, cliquez sur le jour du rendez-vous. Cliquez sur lheure de dbut du rendez-vous dans la fentre journalire
centrale. La fentre dajout apparat : Dans longlet Gnral remplissez les champs suivants :

o Dans le champ Titre , inscrivez une brve description du Rendez-vous. o Par dfaut la date ainsi que lheure sur lesquelles vous avez cliques pour ajouter un Rendezvous sinsrent automatiquement. o Cliquez sur la liste droulante pour choisir la dure du rendez-vous.
Remarque :Il est possible dtaler la dure du Rendez-vous sur toute une journe en cochant la case Journe entire .

o Inscrivez le lieu de votre rendez-vous dans le champ Emplacement . o En cliquant sur vous saurez sil y a un conflit de planification et, le cas chant, rechercher une plage disponible dans votre agenda et ceux des participants. o Vous pouvez choisir un degr de priorit en cliquant sur la liste droulante Priorit .
Remarque : Une icne saffichera lorsque vous passerez le curseur de votre souris sur le rendez vous. Si vous ne souhaitez pas que les autres utilisateurs puissent voir que vous avez un rendez-vous, cochez la case Priv .

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Dans longlet Description , inscrivez une description approfondie de votre rendez-vous.

Dans longlet Participants , vous pouvez inviter dautres personnes ce rendez-vous :

o partir de la liste droulante des utilisateurs et des groupes dans eGroupWare. Pour en slectionner plusieurs cliquer sur puis slectionner les participants en maintenant la touche [CTRL] enfonce. o partir du carnet dadresse. Choisissez Carnet dadresses dans la liste droulante et inscrivez le nom de la personne dans votre carnet dadresse que vous souhaitez inviter. Cliquez sur pour valider votre recherche puis choisissez le participant ajouter.

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Dans longlet Rcurrence , vous pouvez choisir de rpter le rendez-vous intervalles rguliers. Par exemple : tous les lundis 9h00.

Dans longlet Liens , vous pouvez attacher un fichier ou bien li un lment d'une autre application tel que la base de connaissance ou Infolog:

Dans longlet Alarmes , vous pouvez fixer des alarmes de rappels.

o Choisissez le dlai avant le rendez-vous o vous souhaitez tre averti. o Vous pouvez appliquer ces alarmes tous les participants partir de la dernire liste droulante.

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A la fin de votre saisie vous pouvez : o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur
Remarque : Le bouton supprimer nest prsent que si vous avez la permission effacer le rendez-vous.

Description des Infobulles : En plaant le curseur de la souris sur un rendez-vous du calendrier, vous pouvez obtenir des
informations dtailles dans une Infobulles.

Vous pouvez trouver les symboles suivants :


: indique que le rendez-vous a une priorit leve. : indique que le rendez-vous est priv. : indique que le rendez-vous est rcurrent. : indique que le rendez-vous a plusieurs participants utilisateurs ou groupes dutilisateurs.

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Modifier ou supprimer un rendez-vous : Cliquez sur le rendez-vous modifier. Vous serez alors redirig vers la mme fentre que pour crer un rendez-vous. Vous pouvez diter
votre rendez-vous. Une fois vos modifications effectue, utilisez les boutons en bas de la fentre d'dition :

o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur Remarque : Le bouton supprimer nest prsent que si vous avez la permission effacer le rendez-vous.

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LInfolog
Prsentation :
LInfolog est un CRM (Gestion de la Relation Client) qui utilise les donnes contenues dans le Carnet dadresses et qui combine les fonctions de liste des tches, de notes et de gestion dappel. Il permet de regrouper toutes les activits lies un contact ou un projet. Les entres peuvent tre visualises, modifies ou ajoutes dans lInfolog ou depuis le Carnet dadresses , la Gestion de Projets ou le Calendrier . Des documents et des fichiers peuvent tre lis lInfolog et sauvegards.

Ajouter une entre dans lInfolog :


Il est possible dajouter une entre dans lInfolog depuis la Messagerie , le Carnet dadresses , ou directement dans lInfolog .

partir de lInfolog :
o Slectionnez en haut droite de la fentre Infolog le type dentre voulu : Tche o la fentre d'ajout apparat : Appel tlphonique Note

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o Par dfaut le champ Type est automatiquement rempli par le type dentre choisie. o Choisissez dans la liste droulante la Catgorie correspondante lentre ou au contact. o Dans la liste droulante Contact choisissez le Carnet dadresses puis inscrivez le nom de la personne auquel vous voulez rattacher lentre dans lInfolog. Cliquez sur
Remarque : Si vous souhaitez afficher le courriel ainsi que le tlphone du contact, cochez la case Tlphone/Email .

o Inscrivez le sujet de lentre dans le champ Sujet .

Dans longlet Description :


o Inscrivez la description de lentre dans lInfolog.

Dans longlet Liens , vous pouvez attacher un fichier ou bien li un lment d'une autre
application tel que la base de connaissance ou Infolog:

Pour ajouter un fichier : o Cliquez sur puis allez chercher le fichier que vous souhaitez attacher.

o Une fois le fichier slectionn cliquez sur

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Dans longlet Dlgation :

o Vous pouvez donner un ordre de priorit lentre dans la liste droulante Priorit . o Vous pouvez envoyer un courriel aux utilisateurs eGroupWare pour les mettre au courant de lentre dans lInfolog. Si vous souhaitez envoyer un courriel plusieurs personnes, utilisez la touche contrle.

Dans longlet Gestionnaire de projets

o Vous pouvez choisir un projet en relation avec lentre et y attribuer un budget dheures.

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Vous pouvez alors :


o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur

Rechercher une entre dans lInfolog : Il existe 5 fonctions de recherche diffrentes que lon peut combiner pour une recherche plus
prcise :

o La recherche par Catgorie : Vous pouvez choisir dans la liste droulante dafficher Tous les rsultats ou bien exclusivement ceux faisant partis dune catgorie. o La recherche par Type : Choisir parmi les trois options suivantes, Note , Tche ou Appel tlphonique . o La recherche par Statut : Vous pouvez slectionnez les entres suivant diffrents statuts (Fait, Factur, Appel, ). o La recherche avec la fonction Filtrer : permet de choisir si on veut afficher les donnes Prives ou accessibles Tous . o La fonction Chercher : permet deffectuer des recherches textuelles.

Modification une entre dans lInfolog :


Cliquez sur licne Infolog puis cliquez sur licne Modifier que vous voulez modifier. correspondant lInfolog

La fentre d'dition souvre. Une fois vos modification effectues vous pouvez : o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche de contact ouvert en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer la fiche de contact en cliquant sur

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Supprimer une entre dans lInfolog :


Cliquez sur licne Infolog Cliquez sur le bouton correspondant lentre dans lInfolog que vous souhaitez supprimer.

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La Messagerie

Comprendre et lire les messages


Pour lire un message, vous navez qu cliquer sur le sujet du message. Les messages Non-lus sont par dfaut en caractres gras. eGroupWare affiche les messages diffremment en fonction leurs tats. o Message Non-lu o Message Rpondu o Message Lu o Message transfr o Message contenant un fichier attach o Message supprim

Vous pouvez tout moment choisir de modifier l'tat d'un messages depuis la barre de fonctions :

Cochez la case correspondante au message que vous voulez afficher dune certaine manire. Puis slectionnez le format daffichage souhait :
o Marquer le message slectionn comme Lu . o Marquer le message slectionn comme Non-lu . o Marquer le message slectionn comme marqu .
(surligne le sujet du message en rouge)

o Marquer le message slectionn comme Non-marqu .

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Composer des messages


Depuis la fentre Messagerie

Cliquez sur licne Composer un message


Il est possible denvoyer un message plusieurs personnes en mme temps.

Pour cela, remplissez les champs centraux destins aux adresses de courriels des destinataires. Plusieurs options d'envoi soffrent vous dans les listes droulante gauche de chacune des adresse messages que vous avez entres, vous pouvez :

o Envoyer au destinateur principal en choisissant loption d'envoi A . o Envoyer une Copie du message un destinataire, visible aux autres destinataires. o Envoyer un message en Copie cache , ce qui signifie que les autres destinataires ne verront pas que le message a t envoy cette personne. o Envoyer le message directement dans un des dossiers conteneurs de votre Messagerie personnelle, en choisissant Folder . Vous devez en suite slectionner le dossier dans lequel le message va se retrouver.

Si vous avez saisi une adresse de courriel et vous ne souhaitez plus que ce destinataire reoive le
message, il est possible de le supprimer de la liste denvoi en cliquant sur le bouton sa droite.

Remplissez le champs Sujet avec l'intitul de votre message. crivez votre texte en utilisant lditeur de texte.

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Choisissez la signature qui sinsrera automatiquement la fin de votre message via la liste
droulante.

Le menu prsent en haut de la fentre d'dition du message vous permet :

o de slectionner un contact dans le carnet d'adresses en cliquant o de joindre des fichiers votre message en cliquant o de l'enregistrer comme brouillon en cliquant

sur

sur sur

o enregistrer comme infolog afin de garder une trace de votre message. o de demander un accus de rception en cochant la case Notification de rception . o de dfinir la Priorit de votre message.

Une fois votre message termin, cliquez sur Envoyer Rechercher un message :
Lorsque vous souhaitez rechercher un message dans votre boite de messagerie, eGroupWare vous offre plusieurs options de recherche :

Dans la liste droulante centrale, choisissez une option de recherche :

o La Recherche rapide est la plus vaste des fonctions de recherche et permet de rechercher travers toutes les informations contenues dans les messages. o La recherche par Sujet vous permet de rechercher les messages dont le sujet correspond au texte saisi. o La recherche par expditeur en utilisant la fonction De vous donnera tous les messages que vous avez reus dun expditeur donn. o La recherche par destinataire en utilisant la fonction A vous donnera tous les messages envoys ce destinataire. o La recherche par copie de message envoy un destinataire avec la fonction Copie .
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Inscrivez dans le champ ct des options de recherche le, ou les mots contenus dans les messages
que vous recherchez.

Appuyer sur Entre . Vous pouvez galement choisir quelles sortes de messages doivent tre affichs dans votre fentre
de Messagerie :

Choisissez dans la liste droulante ltat des messages que vous souhaitez afficher. Vous avez plusieurs options : o Nimporte quel statut affichera tous les messages contenant le sujet de votre recherche. o Marqu affichera seulement les messages marqus contenant le sujet de votre recherche. o Non-lu affichera seulement les messages non-lus contenant le sujet de votre recherche. o Rpondu affichera seulement les messages auxquels vous avez rpondus et contenant le sujet de votre recherche. o Lu affichera seulement les messages lus contenant le sujet de votre recherche. o Effacs affichera seulement les messages supprims contenant le sujet de votre recherche.

Rpondre aux messages :


Lorsque vous ouvrez un message, plusieurs options sont alors envisageables.

Envisageons un scnario dans lequel un message serait envoy une douzaine de personnes dont
vous-mme. o Pour rpondre uniquement lexpditeur, cliquez sur licne Rpondre . o Pour rpondre lensemble, cliquez sur licne Rpondre tous . o Pour faire suivre le message un autre destinataire, cliquez sur licne Transfrer et compltez si besoin votre message. ct du message auquel vous venez de rpondre sera alors affich licne

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Supprimer des messages : Pour supprimer des messages, il vous suffit de cocher la case correspondante aux messages que
vous voulez supprimer et cliquez sur licne Supprimer
Remarque : Lorsque vous supprimez un message il est mis en quarantaine et peut tre rcupr dans le dossier Corbeille. Ce dossier est accessible via la liste des dossiers de la fentre Messagerie . Pour le supprimer totalement il faut cliquer sur Vider la Corbeille dans le menu de gauche.

Imprimer des messages : Lorsque vous consultez un message il est possible de limprimer en cliquant sur licne
Imprimer dans la barre de menu situe en haut de la fentre message.

Enregistrer des messages dans lInfolog :


Il est possible de sauvegarder dans lInfolog les messages envoys et reus afin de les rattacher une fiche de contact.

Pour un message reu :


o Lorsque vous ouvrez le message reu cliquez sur licne enregistrer dans lInfolog o La fentre d'ajout d'un Infolog apparat avec le contenu de votre message. o Par dfaut, le type est E-Mail et les champs se remplissent automatiquement.

Pour un message envoy :


o Avant votre envoie, cochez la case Enregistrer comme Infolog dans la barre du haut de la fentre de rdaction du message. o Par dfaut, le type est E-Mail et les champs se remplissent automatiquement.

Organiser les messages dans des dossiers :


Pour une utilisation rapide et efficace de la messagerie, eGroupWare propose un systme de classification par dossier. Vous pouvez par la suite placer vos messages dans les diffrents dossiers.

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Crer un nouveau dossier : o Cliquez sur Grer les dossiers dans le menu de gauche. Larborescence des dossiers saffiche. o Cliquez sur le dossier devant contenir le nouveau rpertoire. Son nom saffiche alors dans le champ Nom du dossier du formulaire. Le rpertoire racine est Inbox . o Inscrivez le nom du nouveau dossier dans le champ Crer un sous-dossier . o Cliquer sur le bouton. Renommer un dossier : o Cliquez sur Grer les dossiers . Larborescence des dossiers saffiche. o Cliquez sur le dossier devant tre renomm. Son nom saffiche alors dans le champ Nom du dossier ainsi que dans le champ Renommer le dossier . o Effacez le champ Renommer le dossier et entrez le nouveau nom. o Cliquez sur le bouton Supprimer un dossier : o Cliquez sur Grer les dossiers . Larborescence des dossiers saffiche. o Cliquez sur le dossier devant tre supprim. Son nom saffiche alors dans le champ Nom du dossier du formulaire. o Cliquez sur le bouton pour terminer la suppression. pour finir de renommer le dossier.

Dplacer les messages vers un dossier : o Slectionnez les messages que vous voulez dplacer vers un dossier en cliquant sur la case cocher se trouvant devant le titre du message. Vous pouvez slectionner tous les messages affichs en cliquant sur la premire case cocher (celle qui se trouve devant Sujet ). o Cliquez sur le dossier vers lequel vous souhaitez dplacer les messages.

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Gestion des signatures


eGroupWare permet aux utilisateurs de crer plusieurs signatures pour les messages. Dans le menu de gauche, cliquez sur Grer les signatures o Pour crer une nouvelle signature, cliquez sur licne Nouveau o Choisissez le nom de votre signature dans le champ Description . o Cochez la case Signature par dfaut si vous souhaitez qu'elle sinsre automatiquement la fin de chacun de vos messages. o Rdigez votre signature.

o Cliquez sur

pour enregistrer la signature.

o Pour Supprimer , cochez la case correspondante la signature que vous souhaiter supprimer et cliquez sur licne Supprimer

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La Base de connaissance

Crer une catgorie : Cliquez sur licne Base de connaissance .


o Dans le menu Prfrences , cliquez sur Modifier les catgories . o Puis dans le nouvelle fentre, cliquez sur o Vous pouvez choisir une catgorie parente , si il existe dj une ou plusieurs catgories
Ex : On voudrait faire plusieurs catgories au sein du dpartement Marketing de lentreprise.

o Donnez un nom la catgorie. o crivez la description de la catgorie. o Vous pouvez interdire l'accs cette catgorie aux autres utilisateurs en cochant Priv . o Le code de couleur, ainsi que l'icne sont optionnels. Lorsque vous avez termin, vous pouvez : o Enregistrer la catgorie en cliquant sur o Annuler les informations entre en cliquant sur

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Crer un article : Dans le menu de gauche, cliquez sur Nouvel article . La fentre suivante apparat :

o Dans le champ Catgorie , choisissez la catgorie dans laquelle va se retrouver larticle en cliquant sur la liste droulante. o Ajoutez un titre larticle dans le champ Titre . o Ajoutez un sujet larticle dans le champ Sujet . o Entrez certains mots cls dans le champ Mots-cls dcrivant bien le contenu de larticle. Vos recherches futures nen seront que facilites. o Tapez larticle laide de lditeur de texte pour les styles. o Cliquez sur pour enregistrer larticle.

Vous arrivez sur une page rcapitulant les informations et dans laquelle se trouve 3 onglets : o Article : Permet dditer, de supprimer et de commenter larticle. o Liens & Fichiers : Permet dattacher des fichiers larticle, de crer des liens vers des lments provenant des autres application eGroupWare, ou de lier larticle dautres articles. o Historique : Permet de voir lhistorique de larticle. o Cliquez sur vue principale dans le menu de gauche pour revenir la liste des articles. Remarque : Selon les rglages du module mis en place par l'administrateur, il faudra que larticle soit valid pour tre publi.
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Publier une question : Cliquez sur licne Base de connaissance eGroupWare. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ajouter une question . Remplissez les champs suivants :
o Sommaire : Bref rsum de la question pose. o Dtails : Dveloppement complet de la question avec prcision. o Catgorie : Permet de rattacher une question une catgorie.

Cliquez sur

pour valider votre question.

La question apparatra dans le menu Question sans rponses dans la liste des articles. La
rponse qui sera apporte votre question permettra de grossir la base de connaissances.

Supprimer un article : Ouvrez larticle que vous souhaitez supprimer. Allez dans longlet Article . Cliquez sur Rpondre une question : Cliquez sur la question laquelle vous souhaitez rpondre. Continuez comme si vous tiez en train dcrire un nouvel article.
Remarque : Selon les rglages du module mis en place par l'administrateur, il faudra que la rponse soit valide pour tre publie.

Chercher un article : Dans la page darticles, entrez quelques mots reprsentatifs de larticle que vous recherchez.

Cliquer sur

pour lancer la recherche ou alors pour faire une recherche plus fine.

Vous pouvez galement effectu une recherche plus approfondie : Cliquez sur Recherche avance .

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La fentre suivante apparat :

o Compltez les champs que vous souhaitez rechercher. o Cliquez sur pour lancer la recherche.

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Les Ressources

Crer des ressources : Allez dans le module Ressources . Cliquez sur


en bas de la page ou Ajouter une ressource dans le menu de gauche.

Remplir les champs sans oublier de slectionner la catgorie dans laquelle mettre la ressource. Rserver une ressource : Slectionnez la catgorie . Cliquez sur licne Rserver cette ressource
de la ressource souhaite.

Remplissez les champs tel que vous le feriez pour ajouter un rendez-vous et cliquez sur

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Gestionnaire de projets

Cration dun nouveau projet : Cliquez sur licne Projets Cliquez sur
en bas gauche de la fentre principale.

La fentre d'ajout du projet apparat : LID du projet est automatiquement rempli.


Donnez un Titre votre projet.

Dans longlet Gnral :

o Choisissez une catgorie une date de dbut prvue (si cette date nest pas connue, choisissez la date courante), une date de fin (si connue), le temps prvu (sil sagit dune banque dheures). Pour linstant il nest pas ncessaire de remplir ni le champ Priorit ni le champ tat.

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Dans longlet Description :

o Vous pouvez saisir une description dtaille du contenu de votre projet.


Remarque : Avant de passer longlet suivant appuyez sur le bouton afin de vous assurer que les informations saisies seront sauvegardes.

Dans longlet Membres :

o vous devez choisir un coordinateur du projet qui sera automatiquement avis si le budget prvu pour le projet est dpass. La convention est la suivante : dans le champ Disponibilit gnrale on inscrit le nombre total dheures par semaine (ex. 37.5) et dans le champ Disponibilit du projet on inscrit un chiffre (ex.50) reprsentant le pourcentage du temps qui peut tre allou un projet pendant une semaine.
Remarque : Veuillez noter quil nest pas ncessaire dinscrire les membres du projet pour quils puissent utiliser ce projet dans leur feuille de temps. Autrement dit, tous les utilisateurs faisant partie du groupe propritaire pourront utiliser nimporte quel projet sans avoir besoin dtre membre du projet.

Dans longlet Comptabilit :

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o Afin de pouvoir assigner des tarifs horaires un projet, il faut absolument choisir, dans le champ Type de comptabilit, Budget et liste de prix.

Dans longlet Liens :

o Il est possible de faire des liens avec un ou plusieurs contacts du Carnet dadresses , avec un vnement du Calendrier ou bien avec un autre projet qui deviendra un sous projet du projet que vous venez de crer.

Une fois les donnes de votre projet saisies, vous pouvez :


o Annuler les changements en cliquant sur o Appliquer les changements et garder la fiche projet ouverte en cliquant sur o Enregistrer les changements en cliquant sur o Supprimer le projet en cliquant sur

Assigner des tarifs un projet : Cliquez sur licne Projets Dans le menu de gauche, cliquez sur Liste de projets. Slectionnez le projet dsir en cliquant sur son Titre . Dans le menu de gauche cliquez sur Liste de Prix.

Choisissez le(s) prix qui sapplique (nt) au projet (sil existe dj dans la liste) en appuyant sur
licne Modifier Sinon, crez un nouveau prix en cliquant sur Dans longlet Projet : o Dans le champ Disponible choisissez loption Facturable.
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en bas de la fentre Liste de Prix .

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o Dans le champ Prix, inscrivez le tarif horaire et enregistrez les modifications. o Dans longlet Description : Inscrivez une description des tarifs raccords au projet.

Cliquez sur
Remarque : dans la Liste de prix , le tarif que vous avez choisi est pass du statut de Non Facturable .

Crer une feuille de temps


Depuis la fentre rcapitulative d'un projet vous pouvez des lments tels que InfoLog, rendezvous ou feuilles de temps. Pour ajouter une feuille de temps, slectionner l'entre dans le menu du haut puis cliquez sur

La fentre suivante saffiche :

Le champ Projet est positionn automatiquement sur le projet en cours de consultation.


Dans le champs Prix lunit , il sagit dun temps non-facturable, choisissez aucun , sinon, choisissez le tarif correspondant.

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Dans longlet Gnral : o Le champ Titre est automatiquement rempli avec le nom du projet slectionn auparavant. o Le champ Catgories est optionnel mais permet de mieux cibler le temps imparti certaines Catgories. o Le jour o les heures qui ont t travaills doivent tre inscrit dans le champ Date . o Le champ Heure de dbut est optionnel. o Dans le champ Dure , inscrivez la dure de travail ralis. o Le champ Quantit se remplit alors automatiquement. Dans longlet Notes , vous pouvez inscrire les dtails concernant les tches accomplies. Dans longlet Liens : o Par dfaut, votre feuille de temps est lie automatiquement au projet qui lui correspond. Vous pouvez attacher un fichier la feuille de temps :

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Gestionnaire de fichiers

Prsentation des icnes :


Remonter dans la hirarchie des dossiers.

Supprimer le fichier correspondant la case coche.

Modifier les attributs d'un fichiers tel que commentaires et permissions.

Se rendre un emplacement en saisissant son chemin d'accs. Ex : /home/marketing Importer un fichier de son disque dur vers eGroupWare.

Crer un nouveau dossier conteneur.

Crer un nouveau dossier : Cliquez sur licne Dans la boite de dialogue, entrez le nom du dossier que vous voulez crer, puis cliquez sur OK Votre dossier est cr l'intrieur du dossier courant Importer un nouveau fichier dans le gestionnaire de fichiers : Cliquez sur le bouton La fentre de slection du fichier s'ouvre. Slectionnez le fichier importer, puis cliquez sur
ouvrir.

Validez l'importation du fichier en cliquant sur


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Supprimer un fichier ou un dossier : Cochez les cases correspondantes aux fichiers ou dossiers que vous souhaitez supprimer.

Cliquez sur licne

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