Contribution

Amliorer le contrle interne

Amliorer le contrle interne*

Anita Campion, MicroFinance Network

*Cet article est tir du document Amliorer le contrle interne. Guide pratique lusage des institutions de microfinance. Guide technique n1. A.Campion. MFN/GTZ. Il reprend en intgralit les conclusions et recommandations que pose lauteur sur le contrle interne. A lheure o un nombre croissant dinstitutions de microfinance se dveloppent et se transforment en institutions financires formelles, le besoin en systmes de contrle interne se fait de plus en plus sentir. Si chaque IMF est dote dun profil de risque et dune structure oprationnelle qui lui est propre, les conclusions et recommandations gnrales prsentes dans ce chapitre sont toutefois valables pour le secteur de la microfinance dans son ensemble.

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 1

Contribution

Amliorer le contrle interne

Conclusions
Les recherches qui ont servi llaboration de ce guide ont fait ressortir quelques enseignements cls qui sappliquent lensemble du secteur : Les IMF doivent lier le contrle interne la gestion des risques. Par le pass, la plupart des organisations considraient le contrle interne comme une composante annexe, distincte des oprations, et le confondaient souvent avec laudit interne. Les dirigeants voyaient dans le contrle interne un outil servant dtecter les erreurs et les cas de fraude aprs leur ralisation, plutt quun outil permettant danticiper les problmes potentiels et de prvenir les pertes financires de manire proactive. Le cadre de gestion des risques prsente une nouvelle approche du contrle interne, suprieure car intgre tous les niveaux de linstitution. Le processus itratif de gestion des risques implique le conseil dadministration et les dirigeants dans le processus didentification et dvaluation des risques, ainsi que dans llaboration de politiques, procdures et systmes oprationnels sains. Ensuite, les mcanismes de contrle interne testent et valuent la capacit de lIMF rduire le risque. La mise en uvre et lamlioration de ces politiques, procdures et systmes impliquent le personnel oprationnel dans le processus de contrle interne, ce qui permet linstitution davoir un retour sur sa capacit de gestion des risques sans nuire au service client ni causer de difficults oprationnelles. Le conseil dadministration et la direction sont informs des rsultats de lvaluation et y rpondent comme il se doit, poursuivant ainsi le processus continu dvaluation des risques et de mise en uvre des contrles. Les IMF manquent dinformations sur la fraude. Lapproche du contrle interne par la gestion des risques est une approche holistique dans la mesure o elle considre lensemble des principaux risques auxquels les IMF sont confrontes, comme le risque de crdit, dilliquidit, de taux dintrt, de transaction ou de fraude. Le secteur de la microfinance a dj produit beaucoup de guides ou manuels de bonnes pratiques sur la rduction du risque de crdit et la gestion des IMF. Le Manuel de microfinance : une perspective institutionnelle et financire, de Joanna Ledgerwood, et louvrage de Robert Christen intitul Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success, sont particulirement connus pour leurs principes de bonne gestion des IMF. Ces publications, ainsi que dautres, donnent de bons conseils sur la manire de grer le risque de crdit, sur les principes dune gestion saine de la trsorerie et sur la fixation des taux dintrt. De nombreuses IMF ont utilis ces outils pour appuyer leurs propres expriences et connaissances et ont ainsi dvelopp des stratgies de microfinance performantes1. Cependant, les guides de bonnes pratiques
1

La section Bibliographie et suggestions de lecture figurant la fin de ce document propose une liste de documents traitant du contrle interne.

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 2

Contribution

Amliorer le contrle interne existants traitent rarement des moyens de rduire le risque de fraude dans les IMF. Les dirigeants dIMF ayant toujours t rticents divulguer les cas de fraude dans leur institution, la question de la prvention de la fraude a jusqu prsent t peu traite. En gnral, les contrles mis en place par les IMF pour se protger de la fraude sont limits. Le manque de discussion sur la fraude dans les IMF a eu pour effet de minimiser limportance de la fraude et na pas encourag les IMF dvelopper des systmes de contrle interne efficaces en terme de contrle du risque de fraude. En outre, certains pensent que le caractre altruiste des personnes engages dans la prestation de services de microfinance met les IMF labri de la fraude. Malheureusement, lexprience montre que ce nest pas le cas. La fraude pouvant concerner tous les niveaux dopration, le risque de fraude augmente lorsque lIMF se dveloppe et accrot la dcentralisation de ses activits. Les dirigeants et membres du conseil dadministration doivent accepter la ralit de la fraude et la traiter de manire proactive au sein de linstitution. Le secteur doit faire son apprentissage sur les contrles lis lpargne. Cette publication prsente la plupart des contrles internes couramment utiliss par les IMF pour rduire le risque. Cependant, la majorit des IMF sont aujourdhui des institutions de crdit. Lorsquil y aura davantage dIMF mobilisant lpargne, leur exprience permettra de tirer plus denseignements sur les moyens de rduire les risques lis la mobilisation et la gestion de lpargne des clients. Par ailleurs le secteur de la microfinance doit sefforcer de tirer les enseignements des coopratives dpargne et de crdit, qui ont une longue exprience de la mobilisation des petits dpts dpargne. Mme si les coopratives dpargne et de crdit sont uniques dans la mesure o elles reposent sur leurs membres, elles ont sans aucun doute tir des leons en matire de gestion des risques et de contrle interne qui pourraient tre pertinentes pour dautres types dIMF.

Recommandations
Les recommandations qui suivent mettent en vidence le rle que les IMF, les agences dassistance technique, les bailleurs de fonds, les rseaux doprateurs et les instances de rglementation peuvent jouer pour contribuer lamlioration du contrle interne des IMF lavenir. Lordre dans lequel ces diffrents rles sont abords reflte le niveau dimplication des diffrents acteurs dans le dveloppement de contrles internes efficaces et leur capacit dtecter les problmes de contrle temps. Les instances de rglementation jouent le rle le plus mineur vis--vis du systme de contrle interne de lIMF. Etant donn quelles nexaminent habituellement lactivit des institutions quune fois par an, le degr dvaluation des oprations est obligatoirement limit. Cest pourquoi les IMF rglementes doivent considrer les missions de supervision et les rapports des instances

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 3

Contribution

Amliorer le contrle interne de rglementation comme la dernire source didentification des risques et de suggestions damlioration des contrles. Expriences des IMF. Les IMF doivent se montrer plus volontaires pour discuter de la fraude, partager leurs expriences et apprendre de lexprience des autres. Le secteur de la microfinance dans son ensemble a tout gagner de lamlioration des contrles internes et du partage dexpriences dun nombre accru dIMF dans ce domaine. Laugmentation des pratiques de crdit individuel dans les IMF montre par exemple la capacit du secteur trouver et partager des mthodes innovantes de rduction des risques. En outre, le secteur ne pourra attirer plus dinvestisseurs privs que lorsquil aura dmontr sa capacit rduire efficacement les principales expositions au risque. Les recommandations qui suivent sont destines aider les IMF amliorer leurs systmes de contrle interne. Institutionnaliser le processus de gestion des risques. Le mode de gestion des institutions de microfinance a souvent trait le contrle interne et les audits internes de faon distincte des oprations, en ne considrant que leur capacit dcouvrir des erreurs ou mauvaises pratiques passes. Lapproche par la gestion des risques se veut plus intgre et met en lumire la capacit du contrle interne prvenir les pertes et favoriser lefficacit. Pour tre efficaces, les IMF doivent institutionnaliser le concept de gestion du risque dans leur culture et leur environnement organisationnels. Le conseil dadministration et la direction ont pour rle essentiel deffacer les a priori ngatifs du personnel vis--vis du contrle interne et de laudit interne en expliquant celui-ci tous les bnfices que linstitution peut retirer de leur mise en uvre efficace. En dveloppant des mcanismes de contrle ayant un effet incitatif et non dissuasif, la direction peut crer un environnement de contrle positif, dans lequel tous les employs ont un intrt amliorer le systme de contrle interne. Un systme de primes fond sur les performances, une organisation en centres de profit, une culture mettant laccent sur la rsolution des problmes et non sur la sanction sont autant de mesures susceptibles de renforcer un environnement de contrle positif et daider surmonter danciennes attitudes ngatives lgard du contrle interne. Garantir limplication active du conseil dadministration dans le contrle interne. Les IMF qui se proccupent du contrle interne dlguent souvent cette responsabilit la direction. Par exemple, dans de nombreuses IMF, le dpartement daudit interne ne rend compte qu la direction, et non directement au conseil dadministration. Sans un degr dindpendance suffisant, les auditeurs internes ne peuvent pas raliser un examen objectif de lensemble des oprations de lIMF. Si le dpartement daudit interne nest responsable que devant la direction, le conseil dadministration de lIMF peut ne pas recevoir une valuation approfondie des contrles internes au-del du niveau oprationnel de terrain ou il peut

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 4

Contribution

Amliorer le contrle interne recevoir des informations dont le degr dobjectivit par rapport la direction nest pas satisfaisant. Nanmoins, tous les dpartements daudit interne nont pas lexpertise professionnelle requise pour rendre compte directement au conseil dadministration et certains peuvent avoir besoin des cadres dirigeants pour consolider les rapports et prsenter les conclusions au conseil dadministration. Pour que le processus de contrle interne soit efficace, les membres du conseil doivent cependant jouer un rle actif dans lexamen des rapports de contrle interne et sassurer que la direction ragit rapidement et de la bonne manire aux problmes de contrle. Intgrer les visites aux clients dans le processus dvaluation. Toutes les IMF qui souhaitent vrifier lefficacit de leurs contrles internes doivent intgrer des visites aux clients dans leur processus dvaluation. Si les audits traditionnels peuvent effectivement permettre de dtecter beaucoup derreurs dans le systme, ils chouent souvent dans la dtection de la fraude. En rendant personnellement visite ses clients, lIMF peut vrifier que les donnes portes sur les registres refltent bien la ralit et rduire les occurrences et limpact de la fraude, protgeant ainsi la rputation de linstitution et sa sant financire. Plus le pourcentage de clients visits est important, moins le risque de perte financire due des prts fantmes, des pots de vin ou collusions est lev. Dans lidal, les IMF devraient envoyer une personne autre que lagent de crdit rendre visite la majorit de ses clients au moins une fois par an. Assistance technique. Les IMF peuvent bnficier de laide de consultants externes pour mettre en place leurs systmes de contrle interne ou y apporter des amliorations. Il est souvent plus facile pour un tiers impartial didentifier des lacunes dans le systme de contrle interne que pour le personnel oprationnel dvaluer son efficacit de manire objective. Cest pour cette raison que la BRI et dautres IMF ont fait appel des cabinets daudit professionnels pour laborer leurs normes daudit internes. Une valuation du contrle interne doit permettre de dterminer les contrles appropris et les vrifications du systme qui doivent tre ralises par le personnel oprationnel ou le personnel daudit de lIMF dans le futur. Rle des bailleurs de fonds. Les bailleurs de fonds doivent insister auprs de lIMF pour quelle soit dote dun mcanisme de contrle interne adapt son niveau de dveloppement. Les bailleurs de fonds doivent encourager les IMF mettre au point un manuel oprationnel et prvoir des visites aux clients dans le cadre de leurs oprations courantes. Ils doivent faciliter le dveloppement de mcanismes de contrle interne en finanant par exemple lvaluation des risques initiale et la mise en uvre des contrles internes, mais doivent viter de crer une dpendance pour ce qui est du financement oprationnel courant. Par exemple, les bailleurs peuvent fournir un appui pour le dveloppement initial des manuels de contrle oprationnels la condition que lIMF sengage enrichir et mettre jour

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 5

Contribution

Amliorer le contrle interne les manuels rgulirement. En outre, les bailleurs de fonds peuvent appuyer les efforts dinnovation des IMF en matire de rduction des risques : cration de nouveaux produits, comme la microassurance, ou doutils de contrle oprationnel, tel quun logiciel daudit interne. En outre, les bailleurs doivent dissuader les IMF de se reposer sur les audits de bailleurs pour identifier les problmes de contrle tant donn que ceux-ci, comme les autres audits externes, ne sont pas suffisamment frquents, ni aussi approfondis quun audit interne. Rseaux doprateurs. Les rseaux doprateurs de microfinance peuvent promouvoir et encourager la discussion sur les moyens damlioration des contrles internes. Les rseaux peuvent faciliter lharmonisation des normes et principes defficacit du contrle interne et encourager leur mise en uvre dans les IMF de leur zone dinfluence, c'est--dire de leur pays ou rgion dactivit. Les rseaux peuvent superviser la mise en uvre de contrles internes de qualit et ventuellement dvelopper un processus de certification permettant aux IMF layant suivi, dtre reconnues pour la qualit de leur gestion des risques. Ces types de normes, principes ou certifications sont particulirement utiles pour amliorer la confiance des pargnants et investisseurs dans les pays dans lesquels les autorits de rglementation nexercent pas une supervision efficace. Exigences rglementaires. Les instances de rglementation doivent se familiariser avec la microfinance et dans la mesure du possible ajuster leurs exigences la nature spcifique des activits de microfinance. Les autorits de rglementation peuvent raisonnablement exiger des IMF quelles aient au moins un auditeur interne ou un responsable de la gestion des risques pour superviser lefficacit de leur systme de contrle interne. Cependant, demander chaque anne un audit de tous les clients fait peser une charge bien plus lourde sur une institution de microfinance que sur une institution financire traditionnelle, car le portefeuille dune IMF se compose de nombreux petits prts court terme. Les autorits de rglementation doivent donner des recommandations claires sur la faon dont une institution de microfinance rcemment agre doit satisfaire aux exigences de contrle interne et laisser un laps de temps raisonnable lIMF pour mettre en uvre les changements ncessaires. En outre, elles doivent compiler et utiliser les donnes historiques et dautres outils pour valuer la sant des institutions de microfinance. Les ultimes tests de lefficacit des systmes de contrle interne de lIMF sont le temps et lintrt des investisseurs. Malheureusement, certaines IMF subiront encore de srieuses pertes avant de dcouvrir les faiblesses inhrentes leurs systmes de contrle interne. Les IMF qui se satisfont trop facilement de lexistant et partent du principe que ce qui fonctionne bien aujourdhui fonctionnera bien demain sexposent particulirement des pertes financires imprvisibles. Les IMF qui appliquent les principes de

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 6

Contribution

Amliorer le contrle interne gestion des risques et mettent en uvre un processus itratif efficace auront les moyens didentifier et de traiter les expositions au risque et passeront le test du temps. Les IMF qui dmontrent leur capacit grer et rduire le risque seront plus mme de dgager des bnfices consquents, ce qui est lobjectif premier des investisseurs privs. En outre, les institutions qui mettent en uvre des systmes de contrle interne efficaces contribuant au processus de gestion des risques seront plus efficaces dans laccomplissement de leur mission sociale de prestation de services financiers aux segments faibles revenus sur le long terme. Par ailleurs, les IMF qui mobilisent lpargne des clients peuvent appliquer des stratgies de gestion des risques garantissant la protection des actifs de leurs clients, ce qui constitue la premire proccupation des autorits de rglementation financires. Labsence de contrles internes efficaces est lun des derniers obstacles au dveloppement dun secteur de la microfinance prenne ; les IMF, les prestataires dassistance technique, les bailleurs de fonds, les rseaux de praticiens et les autorits de rglementation ont tous un rle jouer pour lever cet obstacle.

ADA Dialogue, numro 32, juin 2003 page 7