Fondamentaux Gestion Projet

LES OUTILS
Fabrice MONTOUX
CNFPT
1
GBF- Les outils de l ’organisation
LE QQOQC
DEFINITION
Outil permettant le recueil et

la critique d ’informations
Il est aussi appelé « Héxagramme
de Quintilien »
2
GBF - Les outils de l ’organisation
LE QQOQC
OBJECTIFS
Constituer une séquence de
« questions clés »
permettant le recueil
exhaustif d ’informations
utiles pour analyser et
critiquer une situation
3
LE QQOQC
DESCRIPTION
Questions de base:
Quoi
Qui
Où
Quand
Comment
Questions supplémentaires d ’analyse:
Pourquoi
Combien
4
LE QQOQC
ILLUSTRATION
 Quoi: De qui s ’agit-il ?, Que fait-on ?, Qu ’est-ce que c ’est
? (Objet, nature, buts).
 Qui: Qui est concerné ?, Qui fait le travail (effectifs,
ancienneté…).
 Où: Où cela se passe-t-il ? (lieux, locaux et structure,
organigramme).
 Quand: Quand est-ce fait (durée, fréquence…).
 Comment: Comment le fait-on (matière, modèle, matériel…).
 Pourquoi: Reprendre les questions de base suivies de pourquoi
 Combien: Combien par an ? (temps, personnes, espace, coût)
5
LE QQOQC
Situation Observations Réflexions Actions
Questions pourquoi… Que se
passerait-t-il si…
Que faudrait-il
faire pour…
Quoi le fait-on on ne le faisait
pas
Eliminer
Qui le fait-elle le faisait faire à

qqn d’autre
Remplacer,
redistribuer
Où à cet endroit on le faisait
ailleurs
Déplacer,
regrouper
Quand à ce moment on le faisait à un
autre moment
Avancer,
retarder
Comment de cette façon On le faisait
autrement
Simplifier
Combien en fait-on On en faisait

plus (ou moins)
Augmenter,
diminuer
autant 6
LES 5 POURQUOI
DEFINITION
outil de questionnement
systématique
OBJECTIF
Rechercher les causes d ’un
dysfonctionnement
7
LES 5 POURQUOI
DESCRIPTION
Outil permettant de remonter aux causes
premières possibles d ’un dysfonctionnement
ou d ’une situation observée.
Se poser la question « POURQUOI » au moins
5 fois de suite pour remonter à la cause
originelle
Visualiser les 5 niveaux sous forme
d ’arborescence
8
LES 5 POURQUOI
Les dossiers n'ont pas été distribués dans les délais
P
Les tirages ont été réalisés en retard
P
Les délais pour réaliser étaient trop courts Le photocopieur était en panne
P
Il y avait trop de tirages à faire Le dossier a été déposé trop tard La personne chargée de l'opération
P a fait une fausse manoeuvre
Il y avait un grand Le dossier original était copieux Le dossier a été modifié Elle était mal informée
nombre de destinataires au dernier moment
P La séance d'analyse du dossier Elle était nouvelle dans la fonction

avait été retardée
9
L ’ ENTRETIEN
DEFINITION
Outil de collecte d ’informations
OBJECTIF
Obtenir de l ’information dans des domaines précis et
approfondir des points importants
Diffuser de l ’information (annonce)
Vendre une idée et la faire valider (persuasion)
10
L ’ ENTRETIEN
DEMARCHE
4 Étapes importantes
La préparation de l ’entretien

La conduite de l ’entretien
L ’après - entretien
L ’analyse de l ’entretien
11
GBFl - Les outils de l ’organisation
L ’ ENTRETIEN
PREPARATION DE L ’ ENTRETIEN
Définir le sujet de l ’entretien
Énumérer les points à aborder
(interrogations, hypothèses)
Ordonner ces points
Établir un guide d ’entretien
Choisir un échantillon représentatif de toutes
les fonctions impliquées
12
L ’ ENTRETIEN
PREPARATION DE L ’ ENTRETIEN
Choisir les bons interlocuteurs (information,
pouvoir, influence) et adapter le guide en fonction
de leur poste (directeur, exécutants)
Informer, le cas échéant, le responsable
hiérarchique de votre interlocuteur
Prendre rendez-vous en précisant
l ’objet de l ’entretien
la durée, la date
l ’heure, le lieu 13
L ’ ENTRETIEN
CONDUITE DE L ’ ENTRETIEN
3 phases importantes
L ’introduction de l ’entretien
L ’entretien lui-même
La clôture de l ’entretien
14
L ’ ENTRETIEN
INTRODUCTION DE L ’ ENTRETIEN
Mettre votre interlocuteur à l ’aise par une
discussion informelle sans rapport direct avec
l ’objet de l ’entretien
Se présenter et re-préciser l ’objet de
l ’entretien
15
L ’ ENTRETIEN
L ’ ENTRETIEN LUI-MÊME
Commencer par des questions « ouvertes »
Inviter votre interlocuteur à expliquer qui il est
et ce qu ’il fait
Essayer de suivre le guide d ’entretien en
veillant à rester ouvert et à l ’écoute et à
recentrer
Prendre des notes 16
L ’ ENTRETIEN
L ’ ENTRETIEN LUI-MÊME
Analyser l ’information en instantanée
Reformuler les informations peu claires
Verrouiller l ’entretien en demandant des
précisions par des questions fermées
Recouper les informations avec celles obtenues
lors d ’autres entretiens
Vérifier l ’enchaînement des informations
17
L ’ ENTRETIEN
LA CLOTURE DE L ’ ENTRETIEN
Remercier l ’interlocuteur
Lui demander l ’autorisation de le re-contacter
si besoin est pour avoir des précisions
Lui demander de valider ultérieurement le
compte rendu de l ’entretien
18
L ’ ENTRETIEN
L ’APRES - ENTRETIEN
 Faire un compte rendu de l ’entretien, le plus tôt
possible
 Faire valider l ’entretien par les interlocuteurs en
demandant des informations complémentaires.
L ’ ANALYSE DE L ’ ENTRETIEN
 Dépouiller les entretiens
 Structurer l ’analyse selon le plan prédéfini dans le
guide
19
L ’ ENTRETIEN
PRECAUTIONS
 Durée de l ’entretien : pas plus de 2 heures
 Veiller au lieu (bruit, téléphone, bureaux etc…)
 6 grands principes:
mettre son interlocuteur à l ’aise
savoir se taire
savoir poser des questions
savoir écouter
savoir reformuler
savoir prendre des notes
20
LE PLANING GANTT
DEFINITION
Outil d ’ordonnancement du travail qui se
présente sous forme de graphique à barres
permettant de situer chaque action dans le
temps.
OBJECTIFS
Planifier, en séquences, les activités
nécessaires à la réalisation d ’un projet et
en assurer le suivi pour détecter les risques
de retard
21
LE PLANING GANTT
DESCRIPTION
Tableau à double entrée
En colonne : le temps de gauche à droite
(mois, semaines, jours, heures)
En ligne : les travaux ou opérations à
effectuer
Positionner chaque tâche dans le temps
• temps total prévu (barre vide)
• degré de réalisation (barre noircie)
• date (triangle)
22
LE PLANING GANTT
ILLUSTRATION
Temps MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET
1 Préparation
2 Conception
3 Impression
4 Diffusion
Réalisé
Réalisation plaquette
Prévu
Date
23
LE PLANING PERT
DEFINITION
De l ’Américain Program Evaluation and
Review Technic
Outil de planification de projet fondé sur
l ’analyse des enchainements chronologiques
imposés entre les actions
OBJECTIFS
Concevoir, programmer et suivre les
différentes séquences d ’un projet
24
LE PLANING PERT
DESCRIPTION
Lister toutes les tâches ou actions à
réaliser
Identifier et caractériser chaque tâche
ou action (durée, responsabilités)
Ordonner les tâches
Estimer les délais et les ressources
Mettre en relief le chemin critique et les
marges
Actualiser et contrôler les réalisations25
LE PLANING PERT
ILLUSTRATION
Diagnostic Formation
système-8s 3s
Évaluation
Information Synthèse résultats
1 2 cadres-2 s 3 4 5 6
2s 4s
Préparation
de l ’action Enquête Mise en œuvre
2s 6s 20 s
26
LE SOCIOGRAMME
DEFINITION
Outil de représentation des relations entre
 individus au sein d ’une entité
unités, services, départements ou divisions
OBJECTIFS
Visualiser la nature des relations entre ces
différentes catégories
27
LE SOCIOGRAMME
DESCRIPTION
Représenter à l ’aide d ’une structure en atome les
différents acteurs
Dessiner les échanges au moyen de flèches d ’une
épaisseur relative à l ’importance des relations
Valoriser la qualité de chacune des relations:
+ + relation très positive
+ relation assez positive
0 relation neutre
- relation assez négative
- - relation très négative 28
LE SOCIOGRAMME
ILLUSTRATION
Service
DRH - + Informatique
Responsable
++ Achats
0
Service Service
Financier Juridique
29
LA LOI DE PARETO
Dite aussi Loi des 20 / 80
DEFINITION
Outil qui permet de déterminer les enjeux
prioritaires et de démontrer que peu d ’
éléments conditionnent la plus grande partie
du phénomène étudié
OBJECTIFS
Identifier ce qui, dans un problème, est essentiel
(20% des causes = 80% des effets)
Traiter en priorité les enjeux les plus importants 30
LA LOI DE PARETO
DESCRIPTION
Définir l ’objet et le but de l ’analyse
Définir le critère de classement
Choisir l ’échantillon d ’analyse représentatif
Établir le tableau de calcul
• classer les valeurs du critère (décroissant)
• cumuler des valeurs du critère
• cumuler le nombre d ’éléments
• cumuler le % des valeurs du critère
• cumuler le % du nombre d ’éléments
Tracer la courbe et déterminer les zones
• zone A : 20% des causes génèrent 80% des conséquences
• zone B : 30% des causes génèrent 10% des conséquences
• zone C : 60% des causes génèrent 10% des conséquences 31
LA LOI DE PARETO
ILLUSTRATION
45 35
8 7
3 2
32
LA LOI DE PARETO
ILLUSTRATION
80 88 95 98 100
45
33
LE DIAGRAMME D ’ ISHIKAWA
Dit aussi Diagramme Cause-Effet
DEFINITION
Outil servant à rechercher et visualiser les
causes d ’un problème et dysfonctionnement
OBJECTIFS
Identifier les causes possibles d ’un problème ou
dysfonctionnement
Faciliter le travail en groupe
34
DESCRIPTION
Il s ’agit, à partir d ’un problème d ’identifier les causes possibles
Regrouper les causes dans 5 familles (5 M)
• Milieu (environnement) : espace, distance, bruit
• Matière (support) : consommables, imprimés
• Main d ’œuvre (personnel) : ressources humaines
• Matériel (moyens) : machines, équipement
• Méthodes (circuits) : machines, équipement)
Représenter les relations entre les causes de chaque
famille
• Les causes de niveau 2 sont reliées aux causes de niveau 1
• Les causes de niveau 3 sont reliées aux causes de niveau 2
35
DESCRIPTION
Milieu Méthodes Moyens
EFFET
N1
Matière Main d ’Oeuvre N2
36
LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS
DEFINITION
Outil d ’évaluation d ’une solution ou
d ’une situation
OBJECTIFS
Apprécier les éléments positifs et
négatifs d ’une situation ou d ’une
solution
37
DESCRIPTION
Il consiste à
Formuler clairement les éléments de la

situation à analyser ou les caractéristiques
de l ’action envisagée
Chercher et lister les points forts et
faibles de la situation ou avantages et
inconvénients de la solution
38
ILLUSTRATION
AVANTAGES INCONVENIENTS
Organigramme
pyramidal
Organigramme
matriciel
39
LA TABLE DE DECISION SIMPLE

DEFINITION
Outil d ’ aide à la décision
OBJECTIFS
Outil permettant de décider du choix:
d ’un problème à étudier
d ’une action
d ’une solution
parmi plusieurs alternatives 40

DESCRIPTION
répertorier les différentes solutions
définir les critères de choix
dresser une matrice critères x solutions
chaque participant note de 1 à 5 les solutions
selon les critères
la note finale est la moyenne arithmétique
faire la somme des notes obtenues par
solution
la solution ayant la meilleure note est choisie
41
SOLUTION 1 SOLUTION 2 SOLUTION 3

CRITERE 1
CRITERE 2
CRITERE 3
CRITERE 4
TOTAL
42
LA MATRICE MULTI-CRITERE
DEFINITION
Outil d ’ aide à la décision
OBJECTIFS
Outil permettant de décider du choix:
d ’un problème à étudier
d ’une action
d ’une solution
parmi plusieurs alternatives 43
DESCRIPTION
répertorier les différentes solutions
définir les critères de choix
dresser une matrice critères x solutions
chaque participant note de 1 à 5 les solutions selon
les critères
la note finale est la moyenne arithmétique
faire la somme des notes obtenues par solution
la solution ayant la meilleure note est choisie
effectuer en plus une hiérarchisation des critères
permettant l ’attribution d ’un coefficient de
pondération 44
Coefficient Solution 1 Solution 2 Solution 3
CRITERE 1
CRITERE 2
CRITERE 3
CRITERE 4
TOTAL
45
L ’ORDINOGRAMME
DEFINITION
Outil de représentation d ’une succession logique
d ’opérations et de décisions dans l ’exécution d ’un
travail
OBJECTIFS
Représenter l ’enchaînement des opérations à
effectuer suivant un ordre chronologique
Analyser la logique de l ’enchaînement de ces
opérations et identifier ces dysfonctionnements:
opérations non prévues et questions sans réponses
opérations sans valeur ajoutée 46
L ’ORDINOGRAMME
DESCRIPTION
Il s ’agit de recenser par des entretiens ou par
l ’observation :
Les différentes actions ou opérations à réaliser

Les cas habituels et spécifiques
Les intervenants
47
L ’ORDINOGRAMME
ILLUSTRATION
Représenter Point de départ ou
l ’enchaînement d ’arrivée du processus
des opérations
par ces 3 Opération exprimée par
symboles un verbe et un complément
reliés entre
eux par des Choix ou décision
qui entraîne des
flèches choix différents selon
OUI NON la réponse
48
L ’ANALYSE INDIVIDUELLE DES TACHES
DEFINITION
Outil d ’identification et de quantification
des tâches d ’un agent
OBJECTIFS
Analyser la décomposition des tâches
d ’une personne
Construire un tableau de répartition
des tâches
49
L ’ANALYSE INDIVIDUELLE DES TACHES

DESCRIPTION
 Lister l ’ensemble des tâches de l ’agent
 Définir une période de représentativité du travail
 Affecter à chaque tâche:
les interlocuteurs
les documents utilisés
le temps passé sur la période (%)
 Noter les caractéristiques du travail
par tâche
en global
 Préciser éventuellement
qui déplace le travail
à qui il est transmis 50
LE TABLEAU DE REPARTITION DES
TACHES
DEFINITION
Outil de représentation de la répartition des tâches
entre les membres d ’une unité de travail
OBJECTIFS
représenter la répartition du travail entre les
membres d ’une unité de travail
faire une analyse critique de cette répartition
guider la construction d ’une nouvelle répartition
51
TACHES
DESCRIPTION
Recenser pour chaque personne ce qu ’elle fait
Le porter sur un tableau à double entrée, indiquant :
en colonne, les postes ou les personnes de l ’unité et le
nombre de personnes effectuant chaque tâche
en ligne, les tâches de l ’unité classées par fréquences
(quotidiennes, hebdo, mensuelles) et la diversité des tâches
effectuées par chaque personne
juger de la pertinence de cette répartition
concevoir la répartition cible
52
TACHES
DESCRIPTION
Le TRT permet :
d ’identifier les tâches non effectuées

d ’apprécier la charge de travail par
personne et les risques de conflit
cibler les taches sans rapport avec la
mission de l ’unité
53
TACHES
ILLUSTRATION
PERSONNES NOMBRE CHARGE
TACHES INTERVENANTS PAR TACHE
Resp 1 2 3 4
DIVERSITE PAR
PERSONNE
CHARGE PAR
PERSONNE
54
LES TECHNIQUES DE VOTE

DEFINITION
Outil visant la combinaison optimale des avis
individuels dans une décision collective
OBJECTIFS
Choisir une solution de façon collective
2 techniques
Le vote par élimination
Le vote pondéré 55

ILLUSTRATION VOTE PAR ELIMINATION
DECIDEURS
PIERRE JEANNE ANDRE ANNE
A
B
C
D
E
F
LES SOLUTIONS B, D ET F SONT REJETEES 56

ILLUSTRATION VOTE PONDERE
DECIDEURS
PIERRE JEANNE ANDRE ANNE TOTAL
A 3 1 2 0 6
B 2 3 0 1 6
C 0 0 3 2 5
D 0 0 0 1 1
E 1 2 1 2 6
F 0 0 0 0 0
LA SOLUTION E EST ACCEPTEE 57
LE TABLEAU DE BORD
DEFINITION
Outil facilitant le pilotage d ’une procédure, d ’une
fonction, d ’un produit ou d ’une unité
OBJECTIFS
refléter les performances et leur évolution
révéler les écarts entre le prévu et le réalisé
permettre la mise en place d ’actions correctrices
faciliter le dialogue (horizontal et vertical) sur des
faits objectifs
58
LE TABLEAU DE BORD
DESCRIPTION
6 Types d ’indicateurs
d ’activité (quantités produites, stockées,
traitées…)
de productivité (nombre d ’opérations par

personnes…)
de qualité (% d ’anomalies, nbre de réclamations...)

de sécurité (nombre d ’accidents...)
de climat social (absentéïsme…)
de moyens (budgets…) 59
LE TABLEAU DE BORD
Comment l ’élaborer
recenser les activités et les difficultés
les plus fréquemment rencontrées
recenser les indicateurs significatifs
choisir pour chaque activité 1 ou 2
indicateurs
définir des objectifs possibles par
rapport à ces indicateurs
déterminer le mode de mesure, la
fréquence des relevés 60
LES GRAPHIQUES
3 Types
Les histogrammes (pour comparer

des quantités)
Les camemberts (pour faire figurer
des proportions)
Les courbes (pour faire ressortir
une évolution)
61

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LES OUTILS

Outil permettant le recueil et

Qui le fait-elle le faisait faire à

Combien en fait-on On en faisait

P La séance d'analyse du dossier Elle était nouvelle dans la fonction

La préparation de l ’entretien

La clôture de l ’entretien

LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS

LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS

Formuler clairement les éléments de la

LE TABLEAU AVANTAGES / INCONVENIENTS

LA TABLE DE DECISION SIMPLE

LA TABLE DE DECISION SIMPLE

LA TABLE DE DECISION SIMPLE

SOLUTION 1 SOLUTION 2 SOLUTION 3

Coefficient Solution 1 Solution 2 Solution 3

Les différentes actions ou opérations à réaliser

L ’ANALYSE INDIVIDUELLE DES TACHES

L ’ANALYSE INDIVIDUELLE DES TACHES

d ’identifier les tâches non effectuées

LES TECHNIQUES DE VOTE

LES TECHNIQUES DE VOTE

LES TECHNIQUES DE VOTE

de productivité (nombre d ’opérations par

de qualité (% d ’anomalies, nbre de réclamations...)

Les histogrammes (pour comparer

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