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Royaume du Maroc

Chef du Gouvernement
Ministre dlgu auprs du Chef du Gouvernement
Charg des Affaires Gnrales et de la Gouvernance

Manuel de Procdures
Administratives, Financires et
Techniques

CAISSE DE COMPENSATION

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

PRESENTATION DE LA CAISSE DE COMPENSATION


ORGANIGRAMME
PARTIE I : PRESENTATION DU MANUEL
1. OBJECTIFS
2. MISE A JOUR DU MANUEL
PARTIE II : DIVISION ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
1. ORGANIGRAMME RETENU
2. MISSIONS ET OBJETIFS
3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE
3.1 SERVICE COMPTABILITE
3.1.1 PROCEDURES RELATIVES A LA TENU ET DUIVI DU BUDGET
3.1.2 PROCEDURES RELATIVES A LA TENU ET LARRETE DES COMPTES DE
LA CAISSE DE COMPENSATION
3.1.3 PROCEDURE RELATIVE AU PAIEMENT
3.1.4 PROCEDURE RELATIVE AU SUIVI DE LA TRESORERIE

3.2

SERVICE ADMINISTRATIVE ET RESSOURCES HUMAINES


3.2.1 APPROVISIONNEMENT EN MATERIELS ET FOURNITURES BONS DE
COMMANDE
3.2.2 PRINCIPALES DISPOSITIONS DE PASSATION DES MARCHES PASSES
PAR APPEL DOFFRES OUVERTS
3.2.3 LINVENTAIRE PHYSIQUE DE STOCK ET IMMOBILISATION
3.2.4 LA GESTION DU PARC AUTOMOBILE
3.2.5 PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER

3.3

SERVICE DU CONTROLE INTERNE ET ADMINISTRATIF


3.3.1 CONTROLE DES DOSSIERS DE SUBVENTION EMANANT DE LA DIVISION
TECHNIQUE
3.3.2 CONTROLE DES DOSSIERS DE SUBVENTION EMANANT DE LA DIVISION
ADMINISTRATIVE
3.3.3 LA MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURE
3.3.4 SUIVRE LES STATISTIQUES
3.3.5 PREPARER LES RAPPORTS MENSUELS DE COMPENSATION

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PARTIE III : DIVISION TECHNIQUE


1. ORGANIGRAMME RETENU
2. MISSIONS ET OBJETIFS
3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION TECHNIQUE
3.1

PROCEDURE SERVICE SUCRE ET PETROLE


3.1.1 FILIERE SUCRIERE
3.1.2 PRODUITS PETROLIERS

3.2

PROCEDURE SERVICE DU GAZ BUTANE


3.2.1 MISE A LA CONSOMMATION DU GAZ BUTANE
3.2.2 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT DU GAZ BUTANE
3.2.3 PROCEDURE DE RESTITUTION DES MONTANTS DU GAZ BUTANE
3.2.4 PROCEDURE LA MARGE SPECIALE POUR LE FINANCEMENT DES
STOCKS DE SECURITE
3.2.5 LA REGULARISATION DES IMPORTATIONS DU GAZ BUTANE
3.2.6 PROCEDURE DES SURESTARIES

3.3

PROCEDURE SERVICE PAIEMENTS PRECOMPTES

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PRESENTATION DE LA CAISSE DE COMPENSATION


Les missions de la Caisse de Compensation, telles que fixes par son Dahir de
cration de 1941 et redfinies par le Dahir n 1-74-403 du 19 septembre 1977,
consistent essentiellement en la stabilisation des prix.
La Caisse de Compensation se charge essentiellement du rglement des
subventions au profit des oprateurs, surtout au titre des produits ptroliers
liquides et gazeux et du sucre.
La subvention est dtermine par la diffrence entre le cot de revient de chaque
produit et le prix de vente qui est fix par les pouvoirs publics.
Larticle 3 du Dahir de 1977 a fix la composition du Conseil dAdministration de
la Caisse de compensation et ont le Prsident M. le Chef du Gouvernement.
Le Conseil peut faire appel, titre consultatif, toute personne dont la
participation est juge utile, et dispose de tous les pouvoirs ncessaires la
bonne marche de la Caisse de Compensation notamment :
Fixe les oprations qui doivent bnficier de laide de la compensation et des
subventions accordes ainsi que les prlvements appliqus ;
Dtermine les montants des subventions ;
Arrte le budget et les comptes et dcide de laffectation des rsultats ;
Elabore le statut du personnel et le fait approuver dans les conditions prvus
par la lgislation applicable au personnel des tablissements publics.
En juin 2013, un Comit dAudit a t cr auprs du Conseil dAdministration de
la Caisse de Compensation, en vue de :
o Apprcier le dispositif de contrle interne ;
o Apprcier le fonctionnement, lorganisation, les procdures et les
programmes de travail de la fonction du contrle interne ;
o Suivre et apprcier le contrle des dossiers de compensation et mettre
des recommandations au Conseil propos de ce contrle ;

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o Examiner toute proposition manant dun membre du Conseil ou dune


partie prenante concernant le contrle des dossiers de compensation, ou
tout autre domaine de gestion de la Caisse de Compensation ;
o Apprcier les principes et mthodes comptables ;
o Examiner la cartographie des risques et apprcier limportance des risques
et notamment ceux relevs dans les rapports des auditeurs internes et
externes ;
o Donner son avis sur le choix des auditeurs comptables et financiers
externes ;
o Donner son avis sur les termes de rfrence des audits comptables et
financiers et tout autre audit dcid par le Conseil ou par le Comit ;
o Superviser le droulement des missions daudit ;
o Rceptionner, analyser et commenter les rapports daudit et valide les
travaux effectus ;
o Examiner les plans daction et les rapports daudit ;
o Suivre lapplication par la Caisse de Compensation des recommandations
mises ;
o Participer (le Comit ou certains de ses membres) aux runions de la Caisse
de Compensation tenues avec les auditeurs externes ;
o Donner son avis et mettre des recommandations sur toutes les oprations
se rapportant la Caisse de Compensation et ses activits.
LA COMPENSATION EN INDICE :
En 1980, les pouvoirs publics ont engag une politique de libralisation
progressive des prix qui a touch un certain nombre de produits tels le lait, le
beurre, les engrais, le conditionnement des huiles, le gasoil de pche, le
carburacteur et les huiles alimentaires. Il sen est suivi une limitation de
lintervention de la Caisse aux seuls produits ptroliers et au sucre.
En 1995, un systme dindexation a t mis en place dans le cadre de la
libralisation du commerce extrieur, destin reflter les fluctuations des
cours internationaux sur le march national.
En 2002, une rvision de la structure des prix des produits ptroliers a permis
de supprimer 10 postes de subvention et de ramener le coefficient
dadquation de 6,5 2,5%.

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En 2009, le dit coefficient a t supprim. La mme anne a connu lextension


du systme de compensation au fuel spcial ONEE avec lintroduction dune
ligne spciale dans la structure des prix.
Durant la priode de 2000 2013, exception faite de 2010 et 2011, les prix des
produits ptroliers liquides ont connu plusieurs variations la hausse et de
lgres baisses.
En septembre 2013, un systme dindexation limite et partielle des prix de
certains produits ptroliers a t instaur. Le fuel ONEE est exclu de
lindexation partielle, lEtat continue le prendre en charge comme le gaz
butane.
En janvier 2014, le gouvernement a dcid lindexation totale des prix de
lessence et du fuel industriel en maintenant lindexation partielle du gasoil.
Pour ce dernier produit, un calendrier a t fix en vue de rduire
graduellement sa subvention unitaire en la ramenant de 2,15 DH/l le 16
janvier 2014, 0,80 DH/l partir du 16 octobre 2014.

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ORGANIGRAMME DE LA CAISSE DE COMPENSATION

SERVICE CONTROLE INTERNE ET


ADMINISTRATIF

SERVICE INFORMATIQUE ET
MAINTENANCE

DIVISION ADMINISTRATIVE ET
FIANANCIER
SERVICE COMPTABILITE

SERVICE ADMINISTRATIF ET
RESSOURCE HUMAINE

DIRECTION
BUREAU DORDRE

SERVICE SUCRE ET PETROLE

DIVISION TECHNIQUE

SERVICE GAZ BUTANE

SERVICE PAIEMENTSPRECOMPTES

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PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURE


Le prsent manuel formalise les principales procdures de gestion administrative,
financire et technique de la Caisse de Compensation. Il est un instrument
dorganisation de travail qui a pour objectif de :
o Dcrire les tches et oprations raliser au niveau de chaque intervenant
en dressant les activits et tches qui leur sont confies;
o Fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre
administratif, financier et technique ;
o Dcrire l'organisation administrative, financire, budgtaire et technique
de la Caisse de Compensation ;
o Traduire en termes clairs les rgles et les instructions relatives un
processus de travail ou dactivit donn.
o Dcrire les procdures d'excution des dpenses dans les conditions
garantissant un contrle interne efficace, en formalisant les contrles
effectuer et dfinir les responsabilits des intervenants chaque tape du
circuit de la subvention ;
En effet, ce manuel des procdures joue plusieurs rles et poursuit plusieurs
objectifs parmi lesquels on peut citer :
o Cest un rfrentiel de communication: par sa conception, il permet
chaque intervenant d'agir avec une parfaite connaissance et
comprhension des contraintes et responsabilits et suivants selon des
normes et des procdures comprises et acceptes par tous ;
o Cest un rfrentiel de formation : il constitue en effet un outil de
formation efficace pour les personnes nouvellement recrutes, mutes ou
affectes temporairement une fonction et qui peuvent ainsi, aisment se
familiariser avec leurs nouvelles responsabilits et disposer d'un support
crit pour l'excution de leurs tches quotidiennes ;
o Cest un rfrentiel de gestion : il permet d'avoir une vision globale de
tous les aspects de la gestion de la Caisse de Compensation de la totalit
des composantes de son systme. Il remplit cet effet un rle de
planification, de supervision et de contrle de la responsabilit du sommet
l'chelon le plus bas de l'organigramme de la Caisse de Compensation;

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Cest un rfrentiel de contrle: il aide dans le diagnostic, l'analyse de


l'existant et de l'valuation des procdures de contrle interne ;
o Cest un rfrentiel d'information : il permet aux diffrents responsables
d'analyser tous les rsultats et informations qui leur parviendront, de
mieux comprendre le circuit qui a produit de tels rsultats et informations.

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1. ORGANIGRAMME RETENU DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET


FINANCIERE

DIVISION
ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE

SERVICE DE
MAINTENANCE DE
MATERIEL ET
PROGRAMME
INFORMATIQUE

SERVICE CONTROLE
INTERNE ET
ADMINISTRATIF

SERVICE
COMPTABILITE

SERVICE
ADMINISTRATIF ET
RESSOURCES
HUMAINES

BUREAU D'ORDRE

2. MISSIONS ET OBJECTIFS DE LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET


FINANCIERE
La division administrative et financire a pour mission :
La gestion des affaires administratives ;
La gestion des ressources humaines ;
La tenue des oprations comptables de la Caisse de Compensation ;
Le contrle administratif et interne ;
La supervision du systme dinformation ;
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Assurer le fonctionnement du bureau dordre ;

3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION


ADMINISTRATIVE
3.1 PROCEDURES RELATIVES AU SERVICE COMPTABILITE
Le service comptable est charg :

De la tenue et du suivi du Budget ;


De la tenue et larrt des comptes ;
De ltablissement des paiements et engagement des dpenses.
Du suivi de la situation de trsorerie.

3.1.1 PROCEDURE RELATIVE A LA TENUE ET LE SUIVI DU BUDGET


Cette procdure a pour objet de dfinir le traitement comptable des ordonnances
de paiement relatives aux dpenses.
Le service comptable vrifie que les crdits sont disponibles avant tout
engagement dune dpense de fonctionnement en tablissant un tat
dengagement de cette dpense.
Documents reus :
Le service comptable reoit du service administratif et ressources humaines:
a) Pour les achats de biens et services
Le fond du dossier qui comporte :
Les lettres de consultation,
Les devis contradictoires,
Le tableau comparatif des devis,
Le bon de commande sign par la Directrice
Le bon de livraison sign par le service administratif
Le bon de rception sign par la directrice
Les factures dachat
b) Pour les frais de dplacement
Lordre de mission
Le mmoire des sommes dues
Contrles pralables :

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Le service comptable :
Procde la vrification de la concordance des informations consignes dans
les diffrents documents reus notamment :
Cohrence des dates.
Enregistrement des devis au niveau du bureau dordre.
Calculs arithmtiques.
Visa du Directeur sur les pices achats.
Sassure que les documents communiqus sont signs par les services
metteurs ;
Procde un contrle arithmtique.

c) Pour le rglement de la paie et des charges sociales


Le service comptable reoit du service administratif et ressources humaines:
-

Un tat mensuel global des traitements et indemnits du personnel de la


Caisse de Compensation ;

Un tat mensuel des indemnits des agents ne faisant pas partie du


personnel de la Caisse de Compensation ;

Un tat mensuel des cotisations patronales (CNOPS et AMO) ;

Les primes semestrielles ;

Les allocations de naissances, le cas chant ;

Les allocations de scolarisation, le cas chant ;

Les allocations aux agents loccasion dAid El Adha, le cas chant ;

Lallocation forfaitaire annuelle pour Achoura, le cas chant ;

Un tat mensuel de RECORE ;

Un tat mensuel de lIR ;

Un tat mensuel de la SNTL ;

Un tat trimestriel des cotisations patronales RCAR.

Contrles pralables :

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Le service comptable :
Procde la vrification de la concordance des informations consignes dans
les diffrents documents reus.
Procde la vrification du calcul arithmtique des lments constitutifs de la
paie.
Procde la vrification du calcul de lIR.
Effectue un recoupement entre la paie du mois prcdent et celle du mois en
cours.
Tches effectues :
Aprs contrle, le service comptable procde :
Ltablissement des chques ou des lettres de virement pour le paiement des
charges susmentionnes.
La saisie des dpenses dans le logiciel comptable oracle.
La situation du Budget est arrte mensuellement sur la base et des engagements
budgtaires et des paiements. Elle est transmise au Ministre de tutelle, au
Ministre Charg du budget de lEtat, au contrleur dEtat et au Trsorier payeur
conformment larrt n1876 du 19 avril 2005 portant organisation financire
et comptable de la Caisse de Compensation.
3.1.2 PROCEDURE RELATIVE A LA TENUE ET LARRETE DES COMPTES DE LA
CAISSE DE COMPENSATION
Cette procdure a pour objet de dfinir le traitement comptable des subventions
verses aux socits et des prlvements au profit de la Caisse de Compensation.
Le service comptable procde chaque jour au transfert, des donnes au titre des
dpenses de subventions verses (OP) et des prlvements au profit de la Caisse
de Compensation (AR) extraites de la base de donnes click view, au logiciel
comptable OSCAR.
Une fois le transfert effectu, le logiciel gnre automatiquement un numro de
compte par nature de dossier et par oprateur.
Le service comptable, aprs vrification que toutes les donnes ont t intgres,
effectue une modification manuelle du numro de compte comptable de
loprateur et le remplace par le numro de compte attribu
chaque oprateur conformment au plan comptable en vigueur.

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Les charges et les dpenses de fonctionnement de la Caisse de Compensation


sont quant elles saisies mensuellement.
Une fois les modifications opres, le service dite, sil y a lieu, les tats suivants :
-

Les journaux auxiliaires,


Le grand livre ;
La balance ;
Les tats de synthse.

Le service comptabilit procde un arrt trimestriel des comptes comptables.


3.1.3 PROCEDURE RELATIVE AU PAIEMENT
Documents reus :
Le service comptable reoit du service paiements et prcomptes relevant de la
division technique la dcision de rpartition des dotations du Budget alloues aux
produits ptroliers, gaz butane, sucre et OCE et procde ltablissement des
chques ou lettres de virement conformment aux montants figurant sur cette
dcision.
Tches effectues :
Aprs contrle, le service comptable procde :
Ltablissement des OP et des bordereaux de transmission.
Ltablissement des chques correspondants ou lettres de virement.
Transmission des OP munis des fonds des dossiers, des chques ou lettres de
virement la Direction pour visa.
Les originaux des OP viss munis des fonds de dossiers, des chques ou lettres
de virement, sont transmis au trsorier payeur pour visa.
Paiement des oprateurs et transmission, le cas chant, des lettres de
virement la Trsorerie Gnrale.
Paiement des fournisseurs aprs visa des chques et les lettres de virement
par le trsorier payeur.
Transmission des lettres de virement la Trsorerie Gnrale.
Saisie des rglements dans le logiciel comptable oracle.

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3.1.4 PROCEDURE RELATIVE AU SUIVI DE LA TRESORERIE


Documents reus :
Le service comptable reoit du secrtariat de direction les chques
encaissement et du bureau dordre :

pour

Les avis de crdit (virements des subventions de lEtat, intrts crditeurs)


Les relevs mensuels des comptes de la Caisse de Compensation dtaills
comme suit :
Compte n 40210 relatif aux dotations au titre des subventions du sucre ;
Comptes n 4170 et 40548 relatifs aux dotations au titre des subventions
des produits ptroliers et gaz butane ;
Compte n12531 relatif aux dotations au titre de la subvention des
oprations dapprovisionnement des provinces sahariennes (OCE) ;
Compte n40373 relatif aux prlvements au profit de la Caisse de
Compensation sur les produits contenant du sucre subventionn ;
Compte n4195 relatif aux oprations de fonctionnement.

Tches effectues :

Etablissement des bordereaux de dpt de chques remis


lencaissement,
Transmission dune copie des bordereaux de dpt des chques au
Trsorier payeur et une copie la Division Technique,
Etablissement dune situation de trsorerie hebdomadaire et mensuelle,
Transmission dune copie de la situation de trsorerie mensuelle vise par
la Directrice au Ministre de tutelle, au Ministre Charg du budget de lEtat,
au contrleur dEtat et au Trsorier payeur,
Classement des avis de crdit (virements des subventions de lEtat,
intrts crditeurs .),
Classement des relevs mensuels des comptes de la Caisse de
Compensation,
Comptabilisation quotidienne des chques mis et des lettres de virement
dposs.

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3.2 DESCRIPTION DES PRINCIPALES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET


RESSOURCES HUMAINES
Le service administratif et ressources humaines est charg de :
Lapprovisionnement en matriels et fournitures (bons de commande ou
appels doffres) ;
Linventaire physique des stocks et des immobilisations ;
La gestion du parc automobile ;
Pour ce qui concerne ltablissement de la paie et des dclarations sociales et
fiscales, elles sont confies un consultant externe dont la mission sest acheve
au dbut 2014.
3.2.1 APPROVISIONNEMENT EN MATERIELS ET FOURNITURES : BONS DE
COMMANDE
Documents reus :
Le service administratif et ressources humaines reoit des divisions et diffrents
services, les demandes de leurs besoins en fournitures et/ou matriel, ou bien en
cas de pannes, de lentretien de matriels.
Le service administratif et ressources humaines reoit du bureau dordre :
Les cordonnes dposs par les fournisseurs pour les prestations relatives
aux fournitures et matriels.
Auprs des fournisseurs, le service administratif et ressources humaines reoit :
Les devis ;
Les livraisons en matriels et/ou fournitures avec les bons de livraisons ;
Les factures, le cas chant.
Tches et contrles effectus :
Aprs avoir reu les demandes de fournitures des diffrents services et divisions
signes par les chefs de divisions ou de service, le service administratif et
ressources humaines vrifie leur disponibilit en stocks :

Les articles disponibles sont livrs contre dcharge ou bons de sortie ;

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Pour les achats de biens et services et aprs accord de la direction, le


service administratif et ressources humaines procde soit par bons de commande
ou par appel doffres :
En cas dachats par bons de commande le service administratif et ressources
humaines procde comme suit :

Vrifie que le Budget est disponible ;


Envoie les lettres de consultation;
Procde louverture des plis dposs;
Etablit un tat comparatif des prix figurant sur les devis reus;
Etablit le bon de commande au nom du fournisseur le moins disant ;
Transmet le bon de commande et lengagement de la prestation la
Direction pour signature ;
Envoi le bon de commande au fournisseur retenu;
Reoit les livraisons et veille leur conformit avec le B.C et avec le B.L. et
tablit un bon de rception ;
Reoit la facture ;
Joint au dossier : les devis contradictoires,
B.C, le B.L, le B.R et la facture ;
Transmet le dossier original, liquid, muni de lOP vis et sign au service
comptabilit pour paiement et garde une copie du dossier et de lOP pour
classement.
Met jour les fiches de stocks tenues par article, sil sagit dun
approvisionnement en fournitures de bureau ou produits dentretien;
Met jour le registre des immobilisations et les fiches des immobilisations
tenues par division et par service, sil sagit dune acquisition
dimmobilisation en attribuant un numro dinventaire chaque
immobilisation (ce numro est mentionn sur limmobilisation elle-mme
et sur lO.P)

Informations et documents transmis :


Le service administratif et ressources humaines transmet :
Aux diffrents services et divisions :
les fournitures et le matriel.
A la Direction :
Loriginal des dossiers liquids et OP signs par lagent liquidateur et
par le chef de service pour visa;
Loriginal du bordereau de dpenses pour visa.

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Au Service comptabilit :
Le dossier original, liquid, muni de lOP vis et sign par la
Direction pour paiement ;
Au bureau dordre :
Aprs paiement, le dossier original, liquid, muni de lOP vis et
sign par la Direction avec une copie ;
3.2.2 PRINCIPALES DISPOSITIONS DE PASSATION DES MARCHES PASSES PAR
APPEL DOFFRES OUVERTS
Procdure avant le lancement du March
PREALABLES :
Vrification de la figuration des prestations objet de lAppel Offre dans
planning prvisionnel des marchs.

le

Vrification des disponibilits budgtaires.


Vrification dans quel type de march fait partie la prestation objet de lappel
doffres (march reconductible- march cadre-march alloti.etc)
Prparation des CPS (Cahier des Prescriptions Spciales) ET RC
(Rglement de Consultation)
Les Articles obligatoires dans le CPS : se rfrer au chapitre II article 13 parg B du
dcret n2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchs publics.
Les articles obligatoires dans le RC : se rfrer au chapitre IV article 18 du dcret
n2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchs publics.
Le CPS et le RC doivent tre signes par le maitre douvrage avant le lancement
de la procdure de passation des marches.
Le lieu de livraison de la prestation doit figurer sur le CPS.
Le dossier dappel doffres doit tre transmis 8 jours avant louverture des plis a
la commission dsigne a cet effet.
Le dossier dappel doffres comprend :
1- Le CPS et le RC signs par le Matre dOuvrage

2- Les avis dappel doffres en arabe et en franais


3. Le modle de lacte dengagement
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4. Le modle de la dclaration sur lhonneur


5. Le modle du bordereau des prix ou la dcomposition globale du
prix.
Composition de la commission dAppel dOffres dont la prsence
est obligatoire:
1- Le Directeur de la CDC ou la personne nommment dsigne par
lui, cet effet ;
2- Deux reprsentants du MO, dsign par le MO dont au mois un
relve du service concern par la prestation ;
3- Le contrleur dETAT ;
4- Le responsable du service des achats ou son reprsentant ;
5- Le responsable du service financier ou son reprsentant ;
Publication de lavis dAppel DOffres
Lavis dappel doffres doit mentionner :
1- Lobjet de lAO avec indication du lieu dexcution ;
2- Le matre douvrage qui procde lAO.
3- Ladresse o lon peut retirer le dossier dAO et o les offres
sont dposes;
4- Le lieu, le jour et lheure fixs pour la tenue de la sance
douverture des plis en prcisant que les concurrents peuvent
remettre directement leurs plis au prsident de la commission
dAO louverture de la sance ;
5- La rfrence larticle du RC qui prvoit la liste des pices
justificatives que tout concurrent doit fournir ;
6- Le montant en valeur de la caution provisoire ;
7- Lestimation du cot des prestations tablies par le MO ;
8- Ladresse lectronique des sites utiliss pour la publication de
lavis dAO.
Lavis dAO est publi dans le portail des marchs publics et dans deux journaux
diffusion nationale (AR ET FR dans la langue de publication de chacun des
journaux).
Le dlai de publicit de lAO ouvert est de 21 jours au moins avant la date fixe
pour louverture des plis. Ce dlai court partir du lendemain de la date de
publication de lavis au portail des marchs publics et de la date de publication
dans le journal paru le 2me. Ce dlai est prvu pour tous les marchs de
fournitures et services dont le montant est infrieur 8.700.000 dhs.
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Dlai de validit des offres 75 jours compter de la date douverture des plis
article 33.
Sance douverture des plis article 36
1- Le prsident ouvre la sance et invite les concurrents prsents
qui nauraient pas dpos leurs plis les remettre sance
tenante ;
2- Il invite les concurrents qui se seraient rendus compte que leurs
dossiers sont incomplets produire les pices manquantes sous
enveloppe ferme prcisant la nature des pices manquantes;
3- Il arrte dfinitivement la liste des plis reus ;
4- Il sassure de la prsence des membres dont la prsence est
obligatoire ;
5- Il annonce, haute voix les journaux, les rfrences de
publication au portail des marchs publics et du site de la CDC ;
6- Le prsident demande aux membres de la commission de
formuler leurs rserves ou observations sur les vices ventuels
qui entachent la procdure ;
7- Il ouvre les plis des concurrents et vrifie lexistence des
enveloppes prvues dans le RC ;
8- Il ouvre ensuite lenveloppe portant la mention dossier
administratif et technique et annonce haute voix, les pices
contenues dans chaque dossier et dresse un tat des pices
fournies par chaque concurrent.
Cette formalit accomplie la sance publique prend fin, le public se
retire de la salle.
9- La commission poursuit ses travaux huit clos et procde
lexamen des pices du dossier administratif, technique et
additif ;
Les motifs dcartement des concurrents sont les suivantes :
a) Les concurrents qui ne justifient pas des capacits juridiques,
techniques et financires requises;
b) Qui ne sont pas en situation fiscale rgulire ;
c) Qui ne sont pas affilis la CNSS ;
d) Les personnes qui sont en liquidation judiciaire sauf autorisation
spciale dlivre par lautorit judiciaire comptente ;
e) Les concurrents qui sont reprsents par la mme personne dans
la mme procdure de passation de marchs ;
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f) Non respect des prescriptions en matire de prsentation des


dossiers (parg 2 article 29 du dcret du 20 mars 2013) ;
g) Les concurrents qui ont produit le rcpiss du cautionnement
provisoire ou lattestation de la caution personnelle et solidaire
en tenant lieu, non original ou dont lobjet nest pas conforme
celui de lappel doffres, dont le montant est infrieur la somme
demande ou qui comporte des rserves ou des restrictions ;
h) Les concurrents dont les capacits techniques et financires sont
juges insuffisantes eu gard aux critres figurant au RC.
10- Lorsque la commission constate des erreurs matrielles ou des
discordances dans les pices du dossier administratif, elle admet
loffre du concurrent concern, sous rserve de lintroduction des
rectifications ncessaires et invite le concurrent par lettre
recommande procder aux rectifications dans un dlai dau
moins 7 jours compter de la date de rception de la lettre
dinvitation ;
Uniquement pour le concurrent ayant prsent loffre la plus
avantageuse
11- La sance publique est reprise, le prsident donne lecture de la
liste des concurrents admissibles sans faire connatre les motifs
des liminations des concurrents non retenus ;
12- Le prsident rend contre dcharge aux concurrents carts
prsents leurs dossiers sans ouvrir les enveloppes contenant les
offres techniques et financires lexception des documents qui
ont t lorigine de llimination de ces concurrents.
Ces lments sont conservs pendant un dlai de 5 ans au
minimum, lexception de loriginal du rcpiss du
cautionnement provisoire ou de lattestation de la caution
personnelle et solidaire en tenant lieu, qui sont restitus aux
concurrents limins dans le dlai de 5 jours.
13- Les membres de la commission paraphent les enveloppes
contenant les offres financires des concurrents cheval sur les
rabats et sur les parties sur lesquelles ils sappliquent. Ces
enveloppes doivent rester fermes et mises en lieu sur jusqu
leur ouverture dans les conditions suivantes : voir page 17 art
39.
14- Le prsident ouvre ensuite les enveloppes portant la mention
offre financire des concurrents admissibles et donne lecture
haute voix du montant des actes dengagement et des dtails

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

estimatifs. Les membres de la commission paraphent les actes


dengagement et les dtails estimatifs.
Cette formalit accomplie, la sance publique prend fin ; le
public se retire de la salle.
15- La commission poursuit ses travaux huit clos. Ecarte les
concurrents dont les offres financires :

Ne sont pas conformes lobjet du march,


Ne sont pas signes,
Expriment des restrictions ou rserves,
Prsentent des diffrences dans les libells des prix, lunit
de compte ou les quantits par rapport aux donnes prvues
dans le descriptif technique, dans le bordereau des prix et le
dtail estimatif.

16- La commission vrifie ensuite le rsultat des oprations


arithmtiques des offres financires des concurrents retenus.
Elle rectifie sil ya des erreurs de calcul et rtablit les montants
exacts des offres concernes.
17- La commission procde au classement des offres des
concurrents retenus en vue de proposer au maitre douvrage
loffre la plus avantageuse la moins disante.
18- La commission vrifie si loffre du concurrent class le premier
nest pas anormalement basse ou excessive et ne comporte pas
un ou des prix excessifs ou anormalement bas :
19- LOffre est considre excessive lorsquelle est suprieure de
plus de 20% par rapport lestimation du cout des prestations
tablie par le MO lorsquelle est juge excessive, elle est carte
par la commission.
20- Loffre est considre anormalement basse lorsquelle est
infrieure de plus de 25% par rapport lestimation du cout
tabli par le MO pour les marchs des travaux. Et infrieure
35% pour les marchs de fournitures et de services.
21- La commission dclare lAppel doffres infructueux si :
- aucune offre na t prsente ou dpose,
- aucun concurrent na t retenu lissue de lexamen des
dossiers administratifs, techniques et additifs.
- Aucun concurrent na t retenu lissue de lexamen de
loffre financire ;
- Aucune offres nest juge acceptable au regard des
dispositions du prsent dcret et des critres fixs au RC.
23

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Le service administratif et ressources humaines en cas dappel doffres procde


comme suit :
Etablit les cahiers de charges ; les cots estimatifs ; les avis dappel
doffres et la dcision dsignant les membres de la commission
douverture des plis ;
Valide le CPS et le RC, avant leur lancement et leur publication, par le
contrleur dEtat ;
Valide et fait signer par la Direction les cots estimatifs et la dcision
dsignant les membres de la commission douverture des plis ;
Publie les avis dappel doffres aprs validation des CPS et RC par la
Direction et le contrleur dEtat ;
Participe la sance douverture des plis ;
Assure le suivi : publication des procs-verbaux et des rsultats dfinitifs
dans les locaux et le site de la Caisse de Compensation et sur le portail des
marchs publics en veillant au respect des dlais rglementaires ;
Transmet les Procs-verbaux dexamen des offres la Direction pour
approbation des rsultats et visa ;
Notifie lattribution du march au soumissionnaire retenu ;
Prpare le march issu de lappel doffres et sa transmission au titulaire
pour signature et par la suite la direction et au contrleur dtat pour
visa ;
Prpare les ordres de service ;
Classe et archive le dossier march, une fois toutes les pices y affrentes
reues (march enregistr, Caution Dfinitive,.).
Informations et documents transmis :
Aprs rception des livrables, le service administratif et ressources humaines
transmet :
les livrables au comit de suivi du march pour examen.
les PV de rception provisoire et dfinitive des livrables la Direction pour
approbation.
le dossier administratif et les rapports susmentionns au service
comptable pour paiement.
Le dossier remis au service comptable contient les pices suivantes :
Une copie du march vis et sign (uniquement lors du 1 er paiement si
cest un march qui comprend plusieurs phases).

24

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Une copie du CPS et RC (uniquement lors du 1er paiement si cest un


march qui comprend plusieurs phases).
Les PV originaux de la commission douverture des plis (uniquement lors
du 1er paiement si cest un march qui comprend plusieurs phases).
La dcision de nomination de cette commission (uniquement lors du 1er
paiement si cest un march qui comprend plusieurs phases).
Les insertions dans les journaux, sur le portail des marchs publics et du
site web de la CDC (uniquement lors du 1er paiement si cest un march qui
comprend plusieurs phases).
Contrles cls :
Le service administratif et ressources humaines veille la conformit de la
procdure de passation des marchs avec la rglementation en vigueur savoir :
Le nombre de journaux et sassure de leur insertion en arabe et en franais et du
respect du dlai rglementaire dinsertion ;
Sassure de la concordance des pices insres dans lavis dappel doffres et
celles mentionnes dans le RC ;
Lenvoi des convocations aux membres de la commission douverture des plis
dans les dlais rglementaires ainsi que des CPS et RC ;
Remise du cot estimatif la date et lheure douverture des plis au Prsident
de la commission ;
Remise des plis la date et lheure douverture des plis ;
Affichage de lattributaire dans les dlais rglementaires ;
3.2.3 LINVENTAIRE PHYSIQUE DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS
Linventaire physique annuel des lments du stock et des immobilisations la
clture de lexercice est une obligation comptable. De plus, il prsente un intrt
majeur en matire de contrle interne et de gestion. Il importe donc que les
oprations dinventaire physique seffectuent dans le respect des rgles lgales et
selon des modalits assurant une fiabilit satisfaisante.
Le recensement des quantits en stock doit porter sur lensemble des lments
constitutifs du stock faisant partie du patrimoine. Les stocks dtriors ou
obsoltes doivent tre isols pour rforme et constituer la provision
correspondante.

25

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Le service administratif et ressources humaines tablit une note de service


relative linventaire physique des stocks en fin danne.
Cette note est communique la Direction pour signature puis diffuse aux
diffrents services et intervenants dans la procdure pour excution
Dans cette note figurent :
Le choix de la date de l'inventaire
La dsignation du personnel charg de l'inventaire
(les quipes
dinventaire)
Les lieux inventorier
La dsignation du personnel composant la commission de contrle et de
pilotage.
Description dtaille de la procdure et des responsabilits :
a. Inventaire physique des stocks
L'inventaire physique est ralis la date de clture de l'exercice. Il sagit de
recenser les mouvements des stocks entre les dates d'inventaire et de clture afin
de dterminer le niveau des stocks cette dernire date.
Le recensement des quantits en stocks doit porter sur l'ensemble des lments
constitutifs du stock faisant partie du patrimoine.
Les stocks dtriors ou obsoltes sont isols pour tre provisionns ou rforms
b. Oprations pralables la prise dinventaire
L'opration d'inventaire doit tre programme avec un planning par le
responsable du service administratif et ressources humaines.
Pour permettre le droulement de linventaire physique dans les dlais prvus et
dans les meilleures conditions, le service administratif et ressources humaines
procde comme suit :
-

26

Fixe une date dinventaire ave accord pralable de la Direction ; il est


ncessaire de le faire avant la fin dcembre.
Dlimite les zones de stockage de faon prcise afin dviter, lors du
comptage, les omissions ou les doubles emplois ;
Clarifie la dsignation des articles sur le listing informatique ;
Affiche la note de service dinventaire dans les lieux de stockage ;

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

27

Transmet au service de contrle interne les copies du dernier bon de


rception et du dernier bon de sortie interne, ltat de linventaire
permanent par lieux de stockage, et une sauvegarde sur cl USB du fichier
de gestion des stocks arrt la veille de linventaire ;
Dresse les fiches de comptage sous forme de listing informatique et les
fiches complmentaires manuelles pr numrotes (le cas o la
commission aura recens un article qui nexiste pas sur le listing
informatique). Les fiches de comptage doivent tre dites par lieu de
stockage et par famille darticle et doivent contenir les informations
suivantes :
Dsignation des lieux de stockage inventorier ;
Code article, le cas chant ;
Dsignation de larticle ;
Colonne vide pour les quantits remplir lors de linventaire ;
Colonne vide pour les quantits abmes remplir lors de
linventaire ;
Colonne vide pour les quantits primes remplir lors de
linventaire ;
Colonne vide pour lapprciation du stock dormant ;
Colonne vide pour des observations ventuelles ;
Edite ltat dtaill des articles rforms ou en cours de rforme, le cas
chant ;
Isole les articles nayant pas fait lobjet de rception dfinitive ;
Nettoie et range les zones de stockage en respectant lordre du listing
informatique, et ce afin de faciliter la tche de lquipe de comptage. Tous
les articles inventorier seront tris par catgorie et rangs leur place,
soit dans des casiers, soit au sol ou un endroit prcis, selon le cas ;
Range les lieux de stockage par famille et par nature de stock pour viter
les allers et retours ;
Met jour les fiches de stock, remet une copie au superviseur de lquipe
dinventaire;
Ferme les lieux de stockage 12h la dernire journe avant la prise
dinventaire pour permettre la saisie des derniers bons de sortie et de
rception ;
Tient une runion douverture dinventaire, la veille du dmarrage de
lopration dinventaire, avec lquipe dinventaire et le superviseur de
cette quipe et une runion de clture la fin de linventaire;
Dresse un PV des runions susvises;

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Arrte pendant les oprations dinventaire tous les mouvements dentre,


de sortie et de transfert entre lieux de stockage. Les cas durgence, les
exceptions et tout mouvement doit tre autoris et contrl par lquipe
de pilotage. Celle-ci doit tablir un relev des cas concerns et vrifier sils
doivent tre inclus ou exclus des comptages ;
Rpondre aux demandes dinformation et faciliter le travail de lquipe
dinventaire en cas de besoin.

c. Personnel charg de l'inventaire


Lquipe de comptage est compose de trois personnes :
Un superviseur (responsable de lquipe) : charg dinscrire les
renseignements sur les fiches de comptage (tats informatiques des
stocks ou fiches similaires), de vrifier le respect de la procdure et la
fiabilit des comptages et de porter un jugement sur le stock dormant
et de son utilit future pour la Caisse de Compensation. Il doit retirer
les fiches de stocks des lieux de stockage avant le dmarrage du
comptage;
Un responsable de marquage qui sera charg du marquage, de
lannulation des articles inventoris et de la communication des
informations au superviseur ;
Un responsable de comptage charg du comptage physique des
articles existant aux magasins.
Tous les comptages doivent tre reports sur les fiches de comptage (tat
informatique de stocks arrt la veille de linventaire). En plus des informations
relatives la quantit de chaque article recense, le superviseur devra :
Sassurer que toutes les fiches ont t restitues, correctement
remplies lencre et signes par les membres de lquipe ;
Enregistrer dans la colonne des observations toute information juge
utile pour linventaire (Articles abms, hors d'usages, Obsoltes, sans
mouvement pendant l'anne) ;
Sassurer que tous les articles existants au magasin ont t inventoris.
Lunit de mesure doit tre clairement indique sur la fiche de comptage, par
exemple les units seront dsignes par 7 , les poids par 2 , les mtres par
3 ...etc.
A la fin de lopration de linventaire, les listings de comptage seront remis au
chef du service de contrle Interne qui le transmettra de sa part lquipe de
saisie.
28

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

d. Centralisation et suivi des quantits


Les listes d'inventaire doivent tre regroupes rapidement sans attendre la fin de
l'inventaire dans le but de vrifier qu'elles comportent toutes les mentions
ncessaires.
A la fin de l'inventaire, le responsable doit vrifier que toutes les listes ont t
retournes. Il effectue un tour dans les aires de stockage pour s'assurer que tous
les articles ou lots portent une trace attestant qu'ils ont t compts.
e. Rapprochement listing thorique et listing physique :
Les listes de comptage doivent faire l'objet d'une saisie au niveau du fichier
thorique des stocks.
A cet effet, il doit tre cre sur ce fichier les rubriques suivantes :
Une colonne "quantit relle",
Une colonne "Ecarts d'inventaire".
Ces carts doivent faire l'objet d'explications claires et prcises. En cas d'cart
important, un deuxime comptage est souhaitable pour les articles concerns.
f. Valorisation des stocks :
La valorisation de l'inventaire est du ressort du service contrle interne avec la
collaboration du service administratif et ressources humaines. Cette valorisation
doit tre effectue sur la base des quantits relles obtenues suite l'inventaire
physique de stocks.
g. Rapport annuel d'inventaire :
Ce rapport tabli par le chef du service contrle interne, comprend :
Une description et un compte-rendu du droulement effectif de l'inventaire,
Les difficults rencontres et les solutions adoptes,
Les propositions de mesures pour faciliter et amliorer les prises d'inventaire
venir,
Le listing d'inventaire en quantit et en valeur au 31 dcembre.

29

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

h. Inventaire physique des immobilisations


Il est procd annuellement un inventaire physique des immobilisations
corporelles.
Procdure dinventaire :
Les diffrents sites sont visits par lquipe dinventaire qui recense tout le
matriel ou mobilier de bureau existant sur ces sites, cet inventaire est port sur
des tats tablis par site ex : bureau.
Les donnes que doit rcapituler cet tat se dtaillent comme suit :
le lieu inventori n bureau etc.........
le responsable du bureau
le n dinventaire figurant sur ltiquette
la dsignation du matriel inventori
ventuellement des indications supplmentaires (n de srie
modle...)
lEtat de ce matriel (en cours de rforme etc....)
les signatures de lquipe dinventaire et du responsable du bureau.
i. Traitement des tats dInventaire :
Les tats dinventaire physique sont saisis sur un tableau en vue dtre
rapprochs du fichier comptable pouvant dj exister sur lapplication de gestion
des immobilisations ainsi que du registre des immobilisations.
Une fois ce fichier saisi et rapproch les carts sont rcapituls et distingus par
bureau ou site, les responsables des divers sites sont alors saisis par crit pour
expliquer ces carts.
3.2.4 PROCEDURE DE GESTION DU PARC AUTOMOBILE
Le service administratif et ressources humaines assure lentretien de ce parc
travers :
Une visite technique renouvele chaque anne pour tous les vhicules ayant plus
de 5 ans ;
Une vidange et un remplacement des filtres air, dhuile ou de carburant selon
les relevs des compteurs kilomtriques ;

30

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

En cas de panne, les rparations se font soit chez le concessionnaire soit chez un
garagiste conventionn avec la SNTL ou non conventionn.
Le paiement des dpenses lies lutilisation et lentretien du parc automobile
de la Caisse de Compensation seffectue par vignettes ou par chque.
Rglement par vignettes: ces vignettes gres par la SNTL sont destines couvrir
les frais du carburant et de rparation du parc automobile et des vlomoteurs
susmentionns.
Procdure doctroi et de liquidation des vignettes SNTL:
Le service administratif et ressources humaines procde comme suit:
Dtermination du besoin en carburant et en rparations le cas chant ;
Etablissement dune lettre de convention avec la SNTL comprenant le
montant et la nature des vignettes dtermin en fonction des besoins de la
Caisse de Compensation et la transmet la Direction pour signature.
Envoi de cette lettre signe par la Direction la SNTL ;
Aprs rception de la convention de la SNTL en deux exemplaires avec le
montant des vignettes demandes, le service administratif et ressources
humaines les transmet au service comptabilit pour paiement et tablissement
de lOP, du bordereau de dpenses;
Aprs tablissement du chque, de lOP et bordereau de dpenses par le

service comptable et leur visa par le chef de service du service administratif et


la Direction, le dossier complet est transmis au bureau dordre;
Envoie le chque la SNTL aprs visa du trsorier payeur muni dun
exemplaire de la convention originale;
Rcupre, auprs de la SNTL, les vignettes dune valeur quivalente au
montant du chque;
Classe une copie de lOP et du bordereau de dpenses, du chque, de la
lettre de convention ainsi que la convention SNTL ;
Dlivre les vignettes sur prsentation du relev du compteur
kilomtrique.
Dlivre les vignettes en cas de panne pour paiement des rparations;

31

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Alimente intervalles priodiques la base de donnes servant grer le


parc automobile et les vlomoteurs;
Procdure de paiement des taxes sur le parc automobile
Le service administratif et ressources humaines procde comme suit :
Etablit un bon de commande en dbut danne en faveur de la perception
pour le paiement des vignettes et le transmet la Direction pour signature.
Ce bon de commande est dtaill par type de vhicule, son matricule, sa
puissance fiscale.
Le circuit de liquidation du bon de commande est le suivant:
Le service administratif et ressources humaines transmet le bon de
commande sign par la Direction au service comptabilit pour paiement,
tablissement de lOP et du bordereau de dpenses;
Aprs tablissement du chque, de lOP et bordereau de dpenses par le
service comptable et leur visa par le chef de service du service administratif et
la Direction, le dossier complet est transmis au bureau dordre;
Envoie le chque la perception aprs visa du trsorier payeur muni du
bon de commande ;
Rcupre, auprs de la perception, les vignettes dune valeur quivalente
au montant du chque et les affecte chaque vhicule;
Classe une copie de lOP et du bordereau, du chque et du bon de
commande;
Procdure de paiement des frais dassurance du parc automobile et des
vlomoteurs
Le service administratif et ressources humaines procde comme suit :
Etablit une lettre la fin de lanne pour le renouvellement de lassurance
du parc auto et des vlomoteurs munis dun tat dtaill des vhicules et
vlomoteurs assurer.
La SNTL tablit une assurance pour couverture provisoire des risques en
attendant lenvoie de la facture.

32

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Une fois la facture reue en dbut danne suivante, le service administratif et


ressources humaines
Transmet, la facture, au service comptabilit
tablissement de lOP et du bordereau de dpenses;

pour

paiement,

Aprs tablissement du chque, de lOP et bordereau de dpenses par le


service comptable et leur visa par le chef de service du service administratif et
la Direction, le dossier complet est transmis au bureau dordre;
Envoie le chque la SNTL aprs visa du trsorier payeur;
Rcupre, auprs de la SNTL, les bulletins dassurance et les affecte
chaque vhicule;
Classe une copie de lOP et du bordereau, du chque et de la facture;
REPORTINGS :
Le service administratif et ressources humaines tablit mensuellement pour la
Direction les reportings suivants:
Un tat de suivi de la consommation des vignettes de carburant par
vhicule;
Un tat de suivi de la consommation des vignettes de rparation par
vhicule;
Un tat de suivi de la consommation des produits de rception;
Un tat de pointage comportant les absences et les retards.
3.2.5 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de gestion du courrier
arrive-dpart de la Caisse de Compensation.
Documents reus :
Le bureau dordre reoit diffrents courriers de diffrentes entits ou personnes,
notamment :
Les dossiers relatifs aux produits ptroliers du ministre de lnergie et des
mines ;
Les dossiers de subventions du sucre et des provinces sahariennes ;
Les dossiers de restitution de la subvention du sucre ;

33

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Correspondances sur des questions dordre gnral en relation avec la caisse


de compensation (parlement, ministres, socits.) ;
Offres de services ;
Les demandes de stage ou demploi ;
Les factures ;
Les journaux, le bulletin officiel
Les demandes de rendez-vous des socits oprant dans le secteur des
produits subventionns.
Contrles pralables :
Le bureau dordre :
Vrifie la conformit du bordereau denvoi avec le contenu des dossiers ;
Inventorie les documents reus ;
Tches effectues :
1- Enregistrement du courrier arrive-dpart

Le bureau dordre dtient plusieurs registres :


Registre Arrive : o sont enregistrs les documents reus des
diffrentes entits tout en mentionnant la date darrive, lobjet et en
affectant un numro par chronologie celui-ci ;
Registre Dpart : o sont enregistrs les documents transmettre aux
diffrentes entits ;
Registres de dcharges par Division ou service : o sont enregistrs les
dossiers transmis chaque division ou service ;
Registre de transmission : o sont transcrits les accuss de dpt de
courrier auprs des diffrentes entits (sur rabat seulement).
Registres de numrotation des bordereaux de transmission, des O.P et des
A.R
Registre o sont consigns les numros attribus par le systme
Le bureau dordre attribue les numros aux OP, aux AR et aux bordereaux de
transmission tout en veillant au respect de la chronologie des numros
affects.
2- Saisie sur le systme informatique des dossiers de subvention (le numro
du dossier, son objet, la date darrive, le numro du bordereau denvoi,
le nom de la socit ; le montant).
3- Gestion des codes dentre de la porte daccs de la Caisse de

Compensation.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

4- Envoi par mail dans un dlai de 24 heures laccord pour le rendez vous

demand par les socits ainsi que le code dentre.


Informations et documents transmis :
1- Documents transmis
Le courrier arrive est transmis le mme jour la direction, pour
information qui effectue ainsi le dispatching du courrier.
Aprs cette tape, le bureau dordre transmet :
-

Les dossiers reus du service prcompte et rglement pour saisie et


affectation aux services concerns;

Les correspondances sur des questions dordre gnral parvenues de


diffrentes entits aux divisions concernes.
Les courriers envoyer la poste.

2- Documents reus :
Le fond de dossiers original muni de lAR ou lOP correspondant et du bordereau
dpense ou recette et 2 copies ;
Appose le cachet certifi conforme sur chaque copie AR et OP.
Transmet le fond de dossier, lAR ou lOP avec bordereau recette ou dpense
original au trsorier payeur pour paiement ou encaissement ;
Transmet une copie du dossier lAR ou lOP avec bordereau recette ou dpense
certifi conforme loriginal la sous-traitance ;
Transmet une copie du dossier lAR ou lOP avec bordereau recette ou dpense
certifi conforme loriginal au service contrle interne ;

3.3 DESCRIPTION DES PRINCIPALES PROCEDURES DU CONTROLE


ADMINISTRATIF ET INTERNE
Le service du contrle administratif et interne est charg de :
Contrler les dossiers de subvention manant de la division technique ;
Contrler les dossiers de fonctionnement manant de la division
administrative ;
35

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

La mise jour du Manuel de Procdure;


Suivre les statistiques;
Prparer des rapports mensuels de compensation.
3.3.1 Contrle des dossiers de subvention manant de la division technique
a. les dossiers reus de la division technique
Aprs liquidation et vrification des dossiers physiques de subvention et visa des
chefs des services et du chef de la division technique, le service du contrle
administratif et interne reoit les dossiers physiques et via le systme relatifs :
La subvention de sucre consomm et celle relative au sucre import ;
La restitution de la subvention du sucre utilis par les industries des boissons
gazeuse et non gazeuse ;
Les subventions destines aux provinces sahariennes ;
Lajustement des prix des produits ptroliers ;
La mise la consommation du gaz butane
Remboursement aux centres emplisseurs des frais de transport du gaz butane
conditionn, de la provision de transport et de la marge spciale ;
La rgularisation des importations du gaz butane.
b. Contrles effectus :
Selon la nature des dossiers de subvention, lagent contrleur procde avant
paraphe des OP des vrifications spcifiques :
1. Subventions du sucre forfaitaire :
Lexistence de toutes les pices constitutives du dossier (cf. procdure
subvention du sucre) ;
La vrification des informations portes sur les O.P, la concordance entre
le montant en chiffres et en lettres, la date de mise la consommation ;
La vrification des tats de stock ;
le rapprochement du chiffre daffaires soit avec la TVA collecte avec le
relev des factures ;
La vrification de la concordance entre les factures et le relev des
factures, notamment les quantits vendues et les numros des factures ;
Vrifications des informations portes sur le bordereau de transmission ;
Les visas requis sur les diffrentes pices du dossier.

36

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

2. Restitution du sucre :
Pour le contrle des dossiers de la restitution, lagent vrifie avant paraphe de
lAR:

Lexistence de toutes les pices telles que prvues par la procdure;


Les informations sur le bilan matire ;
Les Factures dAchat de Sucre ;
Les relevs des ventes mensuelles des Produits Finis Contenant du Sucre ;
La copie de la Dclaration de TVA ;
Vrifie les informations portes sur les A.R, le montant en chiffre et en
lettre et la date de mise la consommation ;
Vrifie les informations portes sur le bordereau de transmission, et
paraphe lA.R.
3. La subvention destine aux provinces sahariennes:
Pour le contrle des dossiers de subvention saharienne, lagent vrifie :
Lexistence de toutes les pices constitutives du dossier ;
Les informations portes sur les O.P, le montant en chiffre et en lettre et le
mois de dotation ;
La concordance entre les quantits des factures fournisseur avec les
quantits des bons de commande, avec les quantits demandes par le
Wali et la dotation mensuel ;
Les numros des factures et des bons de commandes ;
Les informations portes sur le bordereau de transmission et paraphe
lO.P.

4. Le Compte dAjustement, de mise la consommation, de


remboursement des frais de transport, de la rgularisation des
importations et des surestaries:
Pour le contrle des dossiers du Compte dAjustement, de mise la
consommation, de remboursement des frais de transport, de la rgularisation des
importations et des surestaries, lagent vrificateur procde un contrle
commun et un contrle spcifique pour chaque type de dossier.

37

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Le contrle commun :
La vrification des tats des sommes dues et toutes les pices constituant
les dossiers soient cachetes et signes par la les entits comptentes (cf.
procdure liquidation);
Que toutes les pices du dossier concernent la mme priode de mise la
consommation;
les informations portes sur les tats rcapitulatif des sommes dues sont
correctes : les montants en chiffres et en lettres et date de mise la
consommation ;
Vrification des taux de subvention fixs sont ceux des structures des prix ;
Vrification que les calculs sont corrects (contrle arithmtique et de
vraisemblance) ;
Sassurer du dlai de forclusion ;
Vrifie les informations portes sur le bordereau de transmission et
paraphe lO.P.

Le contrle spcifique :
a. Le Compte dAjustement :
Produits raffins au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel
industriel) :
Vrifie les quantits mentionnes dans les factures de la SAMIR et ceux
de ltat des sommes dues sont identiques.
Produits imports (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel):
Vrifie que les quantits dclares au niveau des attestations douanires
sont les mmes que celles des quantits rceptionnes par la socit et
par lONEE sil sagit de fuel ONEE ;
Vrifie les factures fournisseurs ;
Vrifie la Dclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numro de la
DUM, le taux de change, la quantit importe, lexpditeur et
limportateur, la valeur en dollar ;
Vrifie le bulletin danalyse du chargement et dchargement ;
Vrifie lattestation de lagence nationale des ports,
Vrifie le rapport dexpert ou time sheet cachet par Marsa maroc.
Fuel ONE et Fuel ONE spcial :
Vrifie les factures dachat auprs de la SAMIR ;
Vrifie les attestations de lONE ;
Vrifie les attestations douanires ;

38

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Gasoil de pche :
Vrifie les quantits portes sur les relevs de livraison du produit au
niveau de chaque port sign cachet par les services de la Douane et de
la dlgation maritimes ;
Produits ptroliers destins aux secteurs dtaxs :
Vrifie les factures de la Samir ;
Vrifie les attestations douanires ;
Vrifie la Dclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numro de la
DUM, le taux de change, la quantit importe, lexpditeur et
limportateur, la valeur en dollar ;
b. La mise la consommation du gaz butane et le remboursement des frais
de transport :
Lagent vrifie que les quantits mentionnes dans les factures et ceux de ltat
des sommes dues sont identiques.
c. La rgularisation des importations du gaz butane :
Lagent contrle :
Lexistence du mme nom du bateau sur toutes les pices justificatives ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
vrifie la facture fournisseur : le nom du navire, le nom du fournisseur,
numro et date de facture, la quantit importe, le CIF et le montant
global de la facture en devise ;
vrifie lavis bancaire : le montant dclar dans la facture, le cours de
change et compare les rfrences avec la facture fournisseur ;
vrifie La DUM : le numro de la DUM, la quantit ddouane, le taux de
change unitaire et la valeur dclare, le nom de lexpditeur et
limportateur ;
vrifie les quittances des droits dimportation et taxes et les fiches de
liquidations de ces droits tablis par lAdministration de la Douane ;
vrifie les factures dacconage et page et autres charges portuaires
dlivrs par Marsa Maroc : les quantits, les taux affects chaque port,
le nom du bateau ;
vrifie le calcul de la facture des Sapeurs-pompiers et surveillance ;
vrifie les quittances danalyse et de surveillance ;
vrifie le rapport dexpertise : le nom du bateau et sa date darriv,
quantits reues, quantits bord, chronologie des oprations : date de
dbut et de fin de dchargement du bateau ;
vrifie la facture de lexpert maritime ;
vrifie les factures Somas si le produit import a transit par ses cavits :
le numro de la DUM, les dates de sortie Somas.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

d. Les dossiers des surestaries :


Vrification de lavis bancaire a le mme numro que la facture
fournisseur, et le taux de change du jour du paiement nest pas suprieur
de plus de 2% par rapport au taux de change de Bank Al Maghrib du
mme jour ;
Vrification du montant en devise qui figure sur le PV de Commission est
identique celui de la facture fournisseur et identique au montant vis.
5. la prquation, de la provision de transport et de la marge spciale :
Pour le contrle des dossiers de la prquation, de la provision de transport et de
la marge spciale, un contrle commun est effectu par lagent qui vrifie que :
Les factures sont des factures originales ou des copies conformes aux
originales ;
Ltat des sommes dues et toutes les pices constituant les dossiers sont
signes et cachetes par les entits comptentes ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont conformes
avec celles consignes sur les factures ;
Les taux fixs par les structures des prix sont respects, pour la
prquation actuellement de 110dh /m3 pour le gasoil 50ppm local et
import et 884,10 dh/ m3 pour le super sans plomb local et import, et les
taux de la provision de transport et de la marge spciale respectivement
fix 50 dh /T et 30DH/T ;
Les calculs sont corrects (contrle arithmtique et de vraisemblance) ;
Les informations portes sur ltat rcapitulatif des sommes dues, les
montants en chiffre et en lettre et date de mise la consommation;
Le dpt des dossiers par les socits auprs du ministre de lEnergie et
des Mines nexcde pas le dlai de 60 jours aprs la date de mise en
consommation ;
Les informations portes sur le bordereau de transmission et paraphe
lA.R.
Une fois les O.P. ou les A.R vrifis et vises par lagent du contrle interne et par
le chef de service du contrle interne, elles seront transmises au secrtariat de
direction.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

3.3.2 Contrle des dossiers de fonctionnement manant de la division


administrative
En plus du contrle de l'exactitude et la validit des dossiers de la subvention, le
service vrifie et contrle les dossiers dengagement des dpenses de
fonctionnement.
Cette tche consiste essentiellement vrifier :
Les achats effectus par bon de commande sur deux tapes:
1. Etape 1 : Vrifications lors de ltablissement du bon de commande :
Que les lettres de consultation prcisent la nature de la prestation ;
que les fournisseurs consults fournissent la prestation ;
La cohrence entre les dates de consultations, de devis, de bons de
commande ;
Que les devis reus sont prsents sous plis ferms et enregistrs au
bureau dordre, les dates des devis, les montants H.T et TTC ;
Le calcul arithmtique des devis ;
Que ltat comparatif des soumissionnaires comporte les numros des
devis, le code budgtaire, les montants H.T et TTC et le fournisseur admis ;
Que les bons de commande tablis portent le nom du prestataire admis,
les dates de livraison, et les modalits de paiement.
2. Etape 2 : Vrifications lors du paiement :
Que le budget est disponible pour lengagement des prestations
demandes ;
Que les bons de rception sont accuss et signs par le service A.R.H ;
Que les bons de livraison sont vrifis et viss par lagent et le chef de
service administratif et ressources humaines ;
La concordance entre le montant en chiffre et lettre sur lO.P tablit, le
code comptabilit, et le nom du fournisseur.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

La paie, lagent sassure que les documents communiqus sont signs par le
service metteur et vrifie:
Ltat des traitements et indemnits du personnel au titre des mois
cumuls ;
Les dcisions de promotion et d'avancement du personnel ;
Ltat des prlvements effectus sur lI.R ;
Ltat des versements effectuer au RE.CO.RE ;
Ltat des remboursements des prts accords par la Caisse de
Compensation au personnel ;
Ltat des remboursements des prts accords par les organismes de crdit
au personnel ;
Ltat de dclaration des salaires et des cotisations des adhrents la
M.G.P.A.P.M ;
Ltat dtaill des versements concernant lassurance maladie obligatoire
de base (AMO) effectus au profit de la Caisse Nationale des Organismes de
Prvoyance Sociale ;
Ltat des rglements effectuer au titre des cotisations patronales CNOPS
(par trimestre), le cas chant ;
Ltat des retenues et contributions verser au RCAR au titre du trimestre
le cas chant.
En ce qui concerne des frais de dplacement, lagent vrifie :
Lordre de mission, le nom du bnficiaire, le grade, la date de dpart et
darrive ;
Du mmoire des sommes dues ;
le calcul arithmtique.
Une fois les dossiers vrifis et viss par le chef du service du contrle Interne et
administratif, seront transmis au secrtariat de la Direction.
3.3.3 Mise jour du Manuel de Procdure
A t attribu au service du contrle Interne et Administratif, la tche d'examiner
et de mettre jour le manuel de procdures de la Caisse de Compensation, en
tenant compte de la nouvelle structure organisationnelle, qui a t approuv lors
du Conseil dAdministration de la Caisse de compensation lors de la session Juin
2013, qui met en vidence les fonctions de toutes les divisions et services de la
Caisse de Compensation.

42

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

3.3.4 Le suivi des statistiques


Dans ce contexte, le service du contrle interne a t charg de suivi des
statistiques, qui sont bases principalement sur la collecte et ltablissement
dune base statistique dans des feuilles d'Excel, savoir les montants et les
quantits subventionnes, par les diffrents oprateurs et les mois de mises la
consommation de tous les produits subventionns de tous les types des dossiers,
produits ptroliers, le sucre et le Gaz butane.
Aprs le regroupement de ces donnes, un rapprochement hebdomadaires se fait
avec le systme d'information (Qlik View), base principalement sur les quantits
et les montants de subvention pour chaque produit et oprateur pris en charge,
et ce pour ajuster l'exactitude et la prcision des chiffres.
3.3.5 Prparer des rapports mensuels de la Caisse de Compensation
Sur la base de ces donnes statistiques, le service du contrle interne prpare des
rapports en deux versions arabe et franais, concernant lactivit mensuelle de la
Caisse de Compensation, en se basant sur des tableaux et graphiques comme des
indicateurs clairs et importants retenir, ces rapports sont publis sur le site de
la Caisse de Compensation.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

1. ORGANIGRAMME DE LA DIVISION TECHNIQUE

DIVISION TECHNIQUE

SERVICE GAZ BUTANE

SERVICE
PRECOMPTES

SERVICE SUCRE
PETROLE

2. MISSIONS ET OBJECTIFS
La division technique a pour mission :
La liquidation et contrle des dossiers de la subvention des secteurs, de sucre,
du gaz butane et des produits ptroliers ;
Le prcompte des autorisations de recettes (AR) sur les ordonnances de
paiement (OP) relatif aux secteurs du gaz et du ptrole ;
Le paiement octroy aux socits bnficiaires de la subvention.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

3. ATTRIBUTIONS ET TACHES DES INTERVENANTS DE LA DIVISION


TECHNIQUE
3.1 PROCEDURE SERVICE SUCRE ET PETROLE
3.1.1 FILIERE SUCRIERE :
Lindustrie sucrire est compose de cinq socits la COSUMAR, la SUTA, la
SUCRAFOR, la SUNABEL, et la SURAC.
Le taux appliqu la subvention alloue au sucre en pain, lingot, morceaux et
granul est fix 2847,27 DHS/ TTC partir du 01/01/2013.
I.

SUCRE LOCAL

a- Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers des subventions que lEtat accorde aux raffineries du
sucre local.
b- Produits concerns
La subvention concerne aussi bien le sucre en pain, morceaux, lingot et granul.
c- Canal de transmission:
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation :
Le chef de service sucre et ptrole reoit, dans un premier temps, des oprateurs
de sucre les dossiers scanns puis les envoie par la suite lagent liquidateur pour
vrification.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les faire complter ou les faire rectifier
par les socits.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Via le bureau dordre :


La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la dlgation provinciale du Ministre
du commerce et de lIndustrie. (Un original et trois copies)
d- Pices constitutives du dossier de liquidation :
Le dossier de liquidation du sucre local comprend les justificatifs suivants :
-

Relev des ventes effectives ;


Factures de vente ;
Bilan matire sucre raffin du mois ;
Dclaration unique de marchandises (DUM) du sucre brut import par
Cosumar;
Dclaration de paiement de la TVA ;

Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au


chef de service sucre et ptrole. Ce dernier les remet lagent liquidateur afin de
procder la vrification de forme et de fond souhait.
e. Contrles pralables du sucre local:
En vue de la liquidation des dossiers de subvention du sucre, lagent liquidateur
procde des contrles de forme et des contrles de fond.
Vrifications de forme :
Au niveau de ltat de la subvention du sucre, lagent liquidateur vrifie :
La signature du Directeur gnral de la sucrerie ;
La signature du dlgu provincial du commerce et de lindustrie;
Lexactitude du mois correspondant la dclaration ;
Les informations consignes sur la dclaration de la T.V.A notamment, le
nom de la socit, la priode de la dclaration, et le chiffre daffaires
dclar ;
Lexistence de toutes pices du dossier.
Vrifications de fond :
Sassure du calcul de la subvention ;

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Quantit vendue x le taux de la subvention = Montant rclam par loprateur


Vrifie les factures de ventes et leur concordance avec le relev des
factures, notamment les quantits vendues, le prix de vente du sucre
(prix sortie usine arrt par dcision ministrielle + frais de prquation
+ frais demballage+ frais de chargement) et les numros de facture.
Vrifie que le bilan matire :
Stock final = S.I. + Production Ventes refonte
Rapproche les factures de ventes consignes sur ltat des stocks et
celles consignes sur ltat des sommes dues ;
Vrifie que le chiffre daffaires dclar au niveau de la dclaration TVA
est gal la somme de la subvention et des facturations si la socit est
au rgime dbit, et uniquement aux encaissements lorsque la socit est
au rgime encaissement ;
Rapproche le chiffre daffaires ainsi que la T.V.A collecte soit avec ltat
du chiffre daffaires de la socit soit avec le relev des factures ;
Vrifie que le dlai de forclusion a bien t respect, soit deux ans pour
la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des deux ans par
rapport la date de mise la consommation, le dossier est frapp de
forclusion.
f. Traitement du dossier de liquidation :
Une fois que les contrles de forme et de fonds effectus, lagent de liquidation
du service de sucre et ptrole :
* Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lOP ;
* Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et
ptrole ;
* Edite et signe lordonnance de paiement O.P ;
* Edite ltat rcapitulatif des sommes dues ;
* Edite le bordereau de transmission.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Lagent liquidateur veille ce que lO.P reporte le mme solde que ltat
rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois de consommation, ainsi
que limputation budgtaire ;
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service sucre et
ptrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour
contrle et visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
Loriginal de lO.P des dossiers de la subvention de sucre local; liquids et
signs par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et
le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquid.
II.

SUCRE BRUT IMPORTE

Le raffinage ainsi que limportation du sucre brut dimportation sont assurs


exclusivement par la socit COSUMAR qui bnficie de la subvention
supplmentaire dans le cas o le prix du sucre import dpasse le prix cible. Le
prix cible a t fix 5335,00 DHS/T partir du 01/01/2013. La subvention
correspond la diffrence entre le prix de revient du sucre brut import et le prix
cible susmentionn.
a- Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers des subventions que lEtat accorde aux importateurs de
sucre raffin sur la base des quantits importes.
b- Produit concern :
La subvention concerne le sucre brut import.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

c- Canal de transmission :
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service sucre ptrole reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus du Ministre Charg des Affaires
Gnrales et de la Gouvernance concernant la subvention du sucre brut
import. (Original).
d- Pices constitutives du dossier de liquidation :
Le dossier de liquidation du sucre brut import comprend les justificatifs
suivants :
Factures commerciales dimportations ;
Dclaration unique de Marchandises DUM ;
Quittance douanires.

Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au


chef de service sucre et ptrole. Ce dernier les remet lagent liquidateur afin de
procder la vrification de fond et de forme.
e. Contrles pralables du sucre import :
En vue de la liquidation des dossiers de subvention du sucre, lagent liquidateur
procde des contrles de forme et des contrles de fond suivants :

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrifications de forme :
Au niveau de ltat de la subvention supplmentaire du sucre brut, lagent
liquidateur vrifie :
La signature du Directeur gnral de la sucrerie ;
Le bordereau denvoi du Ministre des Affaires Gnrales et de la
Gouvernance;
Lexactitude du mois correspondant la dclaration ;
Le dlai de forclusion a t bien respect, soit deux ans pour la
transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des deux ans par rapport
la date de mise la consommation, le dossier est frapp de forclusion ;
Les mentions de loprateur sur la facture import ;
Lexistence de toutes les pices du dossier.
Vrifications de fond :
Vrifie les factures commerciales du fournisseur (exportateur), les
quantits ;
Vrifie la Dclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numro de la
DUM, le taux de change, la quantit importe, lexpditeur et
importateur; la valeur en dollar ;
Vrifie la concordance des droits de douane avec la quittance des droits
recouvrer ;
Vrifie le calcul des frais dapproche (FA) qui sont fixs par dcision n2/7
du 31 dcembre 2012 modifiant la dcision n1/7 du 27 octobre
2011 comme suit :
FA = (prix CF * TX change *quantit importe en T) * 2,5%
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention forfaitaire supplmentaire :
Subvention Supplmentaire = [(prix CF*TX Change+DD+ FA)- Prix Cible] *quantit importe en T
f. Traitement du dossier
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service de sucre et ptrole :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lOP ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
51

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et


ptrole ;
Edite et signe lordonnance de paiement O.P ;
Edite ltat rcapitulatif des sommes dues ;
Edite le bordereau de transmission.
Lagent liquidateur veille ce que lO.P reporte le mme solde que
ltat rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois de
consommation, ainsi que limputation budgtaire ;

Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service sucre et


ptrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour
contrle et visa.
g- Informations et documents transmis :
Le chef de division technique transmet au service du Contrle Interne :
Les dossiers physiques :
loriginal de lO.P des dossiers de la subvention de sucre import; liquids
et signs par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service
et le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique ;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.
III.

RESTITUTION DES SUBVENTIONS

A. RESTITUTION SUR LE SUCRE RAFINE CONTENU DANS LES PRODUITS FINIS

VENDUS LOCALEMENT NON DESTINES A LEXPORTATION


a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de restitution de la subvention du sucre utilis par les
socits industrielles.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

La restitution porte sur le sucre entrant dans la fabrication des boissons gazeuses
et non gazeuses non destine lexportation, par les industries raison de 1000
DH/Tonne (montant en vigueur depuis le 01/01/2009)
b. Industries concernes
Industries des boissons sucres gazeuses et non gazeuses,
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service sucre et ptrole reoit, dans un premier temps, des oprateurs
de sucre les dossiers scanns puis les envoie par la suite lagent liquidateur pour
vrification.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les faire complter ou les faire
rectifier par les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus des socits industrielles. (Un original)
d. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le dossier de liquidation de la restitution du sucre contenu dans les produits finis
vendus localement comprend les justificatifs suivants :

- Un tat faisant ressortir le stock initial de sucre, la quantit consomme de


-

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sucre et le stock final de sucre ;


Les factures dachats de sucre ;
Une copie de la dclaration de la TVA et/ou de la TIC du mois concern,
Un relev des ventes mensuelles de produits finis contenant de sucre
faisant ressortir le chiffre daffaires ralis et la quote part de sucre
consomm par chaque produit.

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Dans le cas ou le dossier est complet, le chef de division technique affecte et


transmet les dossiers de liquidation au chef de service sucre et ptrole. Ce dernier
les remet lagent liquidateur afin de procder la vrification de fond et de
forme souhaite.
e. Contrles pralables :
En vue de la liquidation des dossiers de la restitution du sucre contenu dans les
produits finis vendus localement, lagent liquidateur procde des contrles de
forme et des contrles de fond suivants :
Vrifications de forme :
Lagent liquidateur vrifie :
Les pices composantes du dossier sont compltes (ltat de stock, la
quantit consomme de sucre) ;
Lexactitude du mois correspondant la dclaration de la socit ;
Les informations consignes sur la dclaration de la TVA et de la TIC
notamment, le nom de la socit, la priode de la dclaration, et le
chiffre daffaire dclar ;
Le respect des socits du dlai de grce, soit 60 jours supplmentaires
pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des 60 jours par
rapport la mise la consommation, des majorations de retard sont
appliques raison de 1% par mois ou fraction de mois.
Vrifications de fond :
Sassure du calcul de la restitution ;
Quantit vendu contenant du sucre en T *1000 DH= Montant de la restitution
vrifie que le S.F du mois N-1 = S.I dclar au titre du mois N
Rapproche les factures dachats de sucre avec ltat des stocks de sucre ;
f. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service de sucre et ptrole :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lAR ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
54

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est


enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et
ptrole ;
Edite et signe lautorisation de recette A.R ;
Edite le bordereau de transmission.
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service sucre et
ptrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour
contrle et visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
Loriginal de lAR (autorisation des recettes) des dossiers de la restitution
des subventions du sucre raffin et vendu localement, liquids et signs
par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef
de division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.
h. Taxation doffice
Dans le cas o les socits ont suspendu les paiements des prlvements, le chef
de division technique donne ordre au chef de service sucre ptrole dtablir des
taxations doffice, sur la base de la consommation du mme mois de lanne
prcdente majore de 10% ainsi que les pnalits de retard y affrentes.
B. RESTITUTION DE LA SUBVENTION DU SUCRE SUR LES QUANTITES DU
SUCRE RAFFINE EXPORTE

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

a. Objet :
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de restitution des subventions du sucre export sous
toutes ses formes, un prlvement forfaitaire de lquivalent des subventions
octroyes par la Caisse de compensation sur chaque tonne de sucre raffin
export.
Cette restitution est gale la subvention forfaitaire toutes taxes comprises,
accorde la tonne de sucre raffin, majore de la moyenne pondre de la
subvention la tonne accorde aux importations du sucre brut.
b. Produits concerns :
La restitution de subvention du sucre export concerne aussi bien le sucre pain,
lingots, morceaux et granul.
c. Canal de transmission:
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation :
Le chef de service sucre et ptrole reoit, dans un premier temps, des oprateurs
de sucre les dossiers scanns puis les envoie par la suite lagent liquidateur pour
vrification.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les faire complter ou les faire rectifier
par les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus des socits industrielles. (Un original)

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

d. Pices constitutives du dossier de liquidation


Le dossier de liquidation de la restitution du sucre raffin export comprend les
justificatifs suivants :
Licence dexportation du sucre raffin subventionn dlivr par le
Ministre du Commerce Extrieur ;
Factures dachats du sucre raffin mises par la socit COSUMAR ;
Une copie conforme du chque certifi du montant de la restitution d
la Caisse de Compensation.
Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au
chef de service sucre et ptrole. Ce dernier les remet lagent liquidateur afin de
procder la vrification de fond et de forme.
e. Contrles pralables de la restitution du sucre export
En vue de la liquidation des dossiers de la restitution du sucre raffin export,
lagent liquidateur procde des contrles de forme et des contrles de fond
suivants :
Vrifications de forme :
Lagent liquidateur vrifie :
La signature du Directeur gnral de la sucrerie ;
La licence dexportation du sucre raffin subventionn cachete et signe
par le Ministre du Commerce Extrieur ;
Lexactitude du mois correspondant la dclaration ;
Le compte rendu de la Commission Interministrielle de la runion relative
lexportation du sucre ;
Le respect des socits du dlai de grce, soit 60 jours supplmentaires
pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des 60 jours par
rapport la mise la consommation, des majorations de retard sont
appliques raison de 1% par mois ou fraction de mois.
Vrification de fond :
Sassure du calcul de la restitution du sucre raffin :
Quantit exporte en T * prix accord par la commission interministrielle = montant de la
restitution

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrifie les factures dachats ;


Vrifie la licence dexportation : lexportateur, limportateur, la quantit
exporte.
f. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service de sucre et ptrole :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lAR ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et
ptrole ;
Edite et signe lautorisation de recette A.R ;
Edite le bordereau de transmission.
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service sucre et
ptrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour
contrle et visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
Loriginal de lAR (autorisation des recettes) des dossiers de la restitution
des subventions du sucre raffin et vendu localement, liquids et signs
par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef
de division ;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

3.1.2 PRODUITS PETROLIERS


I.

COMPTES DAJUSTEMENT DES PRIX

a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure du traitement et de
liquidation des dossiers des subventions et des prlvements sur les produits
ptroliers.
Les prix de reprise des carburants sont fixs les 1r et 16 du chaque mois, sur la
base de leur indexation sur les cotations internationales.
b. Produits concerns
Sont concerns par la subvention le Super SP, le gasoil 50 PPM, le gasoil de pche
ctire, et les fuels (fuel oil n2, fuel ONE standard et fuel ONE spcial) quils
soient acquis localement (chez la Samir) ou imports.
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service sucre ptrole reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.

Via le bureau dordre :


La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

d. Pices constitutives du dossier de liquidation


Le service du sucre et ptrole reoit pour liquidation les dossiers du compte
dajustement qui comprend les justificatifs suivants :
Produits raffins au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel) :
Un tat des sommes dues par ou la caisse au titre du compte
dajustement des prix ;
Les factures dachat de chez la SAMIR ;
NB : pour les provinces du Sud, dautres pices justificatives figurent au niveau
du dossier savoir :
Le bon de livraison portant les numros des plombs de la douane pour
le produit transport par camion ou les attestations douanires dans
le port de rception si le transport se fait par cabotage ;
Le compte rendu de dchargement ;
Lattestation de rception du produit.
Fuel ONE et Fuel ONE spcial
Un tat des sommes dues par la Caisse de Compensation au titre du
compte dajustement.
Les factures dachat des quantits des fuels auprs de la Samir par
quinzaine.
Un tat rcapitulatif des rceptions des fuels, par quinzaine, attestes
par lONEE.
Produits imports (Super SP, gasoil 50 PPM):
Un tat des sommes dues par la Caisse de Compensation au titre du
compte dajustement des prix.
Les attestations douanires justifiant la quantit rceptionne.
La facture fournisseur ou connaissement.
La DUM.
Bulletin danalyse au chargement et au dchargement.
Attestation de lANP (agence nationale des ports).
Rapport dexpert ou time sheet cachet par Marsa maroc.
Ltat de rception cachet par lONEE si le fuel a t import.
Gasoil de pche ctire
Un tat des sommes dues par la Caisse de Compensation par
quinzaine.
Un relev dtaill des livraisons de gasoil en litres, aux bateaux de
pche ctire par quinzaine au niveau de chaque port tabli par la
socit et sign et cachet par le reprsentant de cette dernire, des
services de la Douane et de la dlgation des pches maritimes. Cette

60

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

dernire atteste que le bateau livr fait partie de la flotte de la pche


ctire.
Produits ptroliers destins aux secteurs dtaxs
un tat des sommes rcuprer ou verser la Caisse de Compensation.
factures SAMIR.
attestations douanires,
la DUM.
Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au
chef de service sucre et ptrole. Ce dernier les remet lagent liquidateur afin de
procder la vrification de fond et de forme.
e. Contrles pralables du compte dajustement:
En vue de la liquidation des dossiers du compte dajustement, lagent liquidateur
procde au contrle de fond et des contrles de forme suivants :
Vrifications de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, si il ya lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Lexistence de toutes les pices ; signes et cachetes par les entits
comptente ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants divisions des PP relevant du ministre de
lnergie et des mines et par le responsable habilit de la socit,
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont conformes
celles consignes sur les factures ;
Le dlai de forclusion a bien t respect, soit deux ans pour la
transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des deux ans par
rapport la date de mise la consommation, le dossier est frapp de
forclusion.
Vrifications de fond :
Produits raffins au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel
industriel) :
Vrifie que les taux consigns sur les structures des prix des produits
ptroliers sont respects ;
Vrifie les quantits mentionnes dans les factures de la SAMIR et ceux
de ltat des sommes dues sont identiques ;
61

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :


Montant de la subvention = qt achete durant la quinzaine * taux de reprise de la
quinzaine
Produits imports (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel):
Vrifie que les quantits dclares au niveau des attestations douanires
sont les mmes que celles des quantits rceptionnes par la socit et
par lONEE sil sagit de fuel ONEE ;
Vrifie les factures fournisseurs ;
Vrifie la Dclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numro de la
DUM, le taux de change, la quantit importe, lexpditeur et
limportateur, la valeur en dollar ;
Vrifie le bulletin danalyse du chargement et dchargement ;
Vrifie lattestation de lagence nationale des ports,
Vrifie le rapport dexpert ou time sheet cachet par Marsa maroc ;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :
Montant de la subvention = qt achete durant la quinzaine * taux de reprise de la
quinzaine
Fuel ONE et Fuel ONE spcial :
Vrifie les factures dachat auprs de la SAMIR ;
Vrifie les attestations de lONE ;
Vrifie les attestations douanires ;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :
Montant de la subvention = qt achete durant la quinzaine * taux de reprise de la quinzaine
Gasoil de pche :
Vrifie les quantits portes sur les relevs de livraison du produit au
niveau de chaque port sign cachet par les services de la Douane et de
la dlgation maritimes ;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :
Montant de la subvention = qt achete durant la quinzaine * taux de reprise de la
quinzaine
Produits ptroliers destins aux secteurs dtaxs :
Vrifie les factures de la Samir ;
Vrifie les attestations douanires ;

62

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrifie la Dclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numro de la


DUM, le taux de change, la quantit importe, lexpditeur et
limportateur, la valeur en dollar ;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :
Montant de la subvention = qt achete durant la quinzaine * taux de reprise de la
quinzaine
f. Traitement du dossier
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service de sucre et ptrole :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lOP ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et
ptrole ;
Edite et signe lordonnance de paiement O.P ;
Edite ltat rcapitulatif des sommes dues ;
Edite le bordereau de transmission.
Lagent liquidateur veille ce que lO.P reporte le mme solde que
ltat rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois de
consommation, ainsi que limputation budgtaire ;
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service sucre et
ptrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour
contrle et visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique transmet au service du Contrle Interne :
Les dossiers physiques :
loriginal de lO.P des dossiers du compte dajustement; liquids et signs
par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef
de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique;

63

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de


division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.
II.

PEREQUATION

a. Objet
Cette procdure consiste dcrire la procdure du traitement et de liquidation
des dossiers des prlvements sur les carburants, Super sans plomb et gasoil
50PPM. les taux et les modalits de gestion sont fixs par larrt des prix des
produits ptroliers du Ministre Dlgu auprs du Premier Ministre charg des
Affaires Economiques et Gnrales (MAEG) n394-09 du 18 fvrier 2009 modifiant
et compltant larrt n2380-06 du 23 octobre 2006.
b. Produits concerns
Les produits concerns sont le Super et le Gasoil 50PPM, quils soient acquis
localement ou imports.
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service sucre ptrole reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
64

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

d. Pices constitutives du dossier de liquidation


Le service du sucre et ptrole reoit pour liquidation des dossiers de la
prquation par quinzaine qui comprend les justificatifs suivants :
Produits raffins au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel) :
Un tat des sommes dues la caisse de compensation au titre du
compte dajustement des prix.
Les factures dachat de chez la SAMIR.
Produits imports (Super SP, gasoil 50 PPM et fuel industriel):
Un tat des sommes dues la caisse de compensation au titre du
compte dajustement des prix.
Les attestations douanires justifiant la quantit rceptionne.
La facture fournisseur ou connaissement.
La DUM.
Bulletin danalyse au chargement et au dchargement.
Attestation de lANP (agence nationale des ports).
Rapport dexpert ou time sheet cachet par Marsa maroc.
Le chef de division technique affecte et transmet les dossiers de liquidation au
chef de service sucre et ptrole. Ce dernier les remet lagent liquidateur afin de
procder aux vrifications de fond et de forme.
e. Contrles pralables de la prquation:
En vue de la liquidation des dossiers de la prquation, lagent liquidateur
procde au mme contrle de fond et des contrles de forme concernant le
compte dajustement des produits ptroliers raffins au Maroc et produits
ptroliers imports.
Vrification de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, si il ya lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Lexistence de toutes les pices ; signes et cachetes par les entits
comptente ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants divisions des PP relevant du ministre de
lnergie et des mines et par le responsable habilit de la socit,
65

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont conformes
avec celles consignes sur les factures ;
Le respect des socits du dlai de grce, soit 60 jours supplmentaires
pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des 60 jours par
rapport la mise la consommation, des majorations de retard sont
appliques raison de 1% par mois ou fraction de mois.
Vrifications de fond :
Produits raffins au Maroc (Super SP, gasoil 50 PPM) :
Vrifie que les taux consigns sur les structures des prix des produits
ptroliers sont respects ;
Vrifie les quantits mentionnes dans les factures de la SAMIR sont
identiques celles de ltat des sommes dues de la socit;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :
Montant de la prquation = qt achete durant la quinzaine * tx fix par
larrt
Produits imports (Super SP, gasoil 50 PPM):
Vrifie que les quantits dclares au niveau des attestations douanire
justifient celles des quantits rceptionnes ;
Vrifie les factures fournisseurs ;
Vrifie la Dclaration Unique des Marchandises (DUM) : le numro de la
DUM, le taux de change, la quantit importe, lexpditeur et
limportateur, la valeur en dollar ;
Vrifie le bulletin danalyse du chargement et dchargement ;
Vrifie lattestation de lagence nationale des ports,
Vrifie le rapport dexpert ou time sheet cachet par Marsa maroc ;
Vrifie le calcul arithmtique :
Montant de la prquation = qt achete durant la quinzaine * tx fix par
larrt
f. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service de sucre et ptrole :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lAR ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
66

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et


ptrole ;
Edite et signe lautorisation de recette A.R ;
Edite le bordereau de transmission.
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service sucre et
ptrole, le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour
contrle et visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
Loriginal de lAR (autorisation des recettes) des dossiers de la
prquation des produits ptroliers, liquids et signs par lagent
liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef de division
technique ;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids

3.2 PROCEDURE DU SERVICE DU GAZ BUTANE


3.2.1 MISE A LA CONSOMMATION DU GAZ BUTANE
a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de subventions verses aux socits de distribution du
gaz butane conditionn.
Les prix de reprise du butane sont fixs le 1r de chaque mois sur la base de leur
indexation sur les cotations internationales du mois prcdent, conformment
aux lments de la structure des prix de reprise publie par le Ministre de
lnergie et des mines.
Lcart entre les prix de vente au public calcul pendant le mois concern selon la
structure et le prix de vente au public/bouteille est rcupr par les socits de
distribution gazire auprs dun solde Caisse de compensation gr par celle-ci.

67

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

b. Produits concerns
La subvention concerne deux catgories : le gaz butane conditionn dont la
charge est suprieur 5 Kg et le gaz butane conditionn dont la charge est
infrieur 5 Kg.
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service du gaz butane reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
d. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le service du gaz butane reoit pour liquidation des dossiers de mise la
consommation du gaz butane comprenant les justificatifs suivants :

- Un tat des sommes dues par la Caisse de Compensation ;


- Les factures de vente des centres emplisseurs aux socits gazires.
e. Contrles pralables de la mise la consommation:
En vue de la liquidation des dossiers de mise la consommation du gaz butane,
lagent liquidateur procde au contrle de fond et des contrles de formes
suivants :

68

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrification de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, si il ya lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants division des Produits Ptroliers
relevant du ministre de lnergie et des mines et par le responsable
habilit de la socit ;
Lexistence de toutes les factures demplissage ; signes et
cachetes par les entits comptentes ;
Les factures sont au nom de la socit qui a dpos le dossier de
mise la consommation ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont
conformes avec celles consignes sur les factures ;
Le dlai de forclusion a bien t respect, soit deux ans pour la
transmission des dossiers ; en effet, au-del des deux ans par
rapport la date de mise la consommation, le dossier est frapp
de forclusion.
Vrifications de fond :
Vrifie que les taux consigns sur les structures des prix des produits
ptroliers sont respects ;
Vrifie les quantits mentionnes dans les factures et ceux de ltat
des sommes dues sont identiques ;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention.
Montant subvention = quantit mise la consommation du mois N * taux de reprise du mois N
NB : le taux de reprise diffrence selon le conditionnement (< ou > 5kg)
f. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service gaz butane :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lAR ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service gaz
69

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

butane ;
Edite et signe lordonnance de paiement O.P ;
Edite ltat rcapitulatif des sommes dues ;
Edite le bordereau de transmission ;
Lagent liquidateur veille ce que lO.P reporte le mme solde que
ltat rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois de
consommation, ainsi que limputation budgtaire ;

Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service du gaz butane,
le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrle et
visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
les dossiers physiques :
loriginal de lO.P des dossiers de la mise la consommation; liquids et
signs par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et
le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique ;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.
3.2.2 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT DU GAZ BUTANE
a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de subventions pour le remboursement aux centres
emplisseurs des frais de transport du gaz butane.
Le remboursement de ces frais de transport seffectue sur la base de taux
forfaitaires tablis par une commission, ces taux sont dtermins selon
lemplacement des centres emplisseurs, et leur situation par rapport aux ports de
dchargement.

70

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

b. Produits concerns et constitution des dossiers


Sont concerns par la subvention le gaz butane conditionn de 3kg, 6kg et 12kg.
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service du gaz butane reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
d. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le service du gaz butane reoit pour liquidation des dossiers de remboursement
des frais de transport qui comprend les justificatifs suivants :

Un tat des sommes dues par la Caisse de Compensation ;


Les factures de ventes des centres emplisseurs aux socits gazires ;
Un tat de mouvement des produits
La drogation du Ministre de lEnergie et des Mines sil y a lieu.

e. Contrles pralables du remboursement des frais de transport


En vue de la liquidation des dossiers du remboursement des frais de transport,
lagent liquidateur procde aux vrifications de formes et de fonds suivants :

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrifications de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, sil ya lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants divisions des Produits Ptroliers
relevant du ministre de lnergie et des mines et par le responsable
habilit de la socit ;
Lexistence de toutes les factures ; signes et cachetes par les entits
comptentes ;
Les factures sont au nom de la socit qui a prsent le dossier de
remboursement ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont
conformes avec celles consignes sur les factures ;
Le dlai de forclusion a bien t respect, soit deux ans pour la
transmission des dossiers ; en effet, au-del des deux ans par rapport
la date de mise la consommation, le dossier est frapp de
forclusion.
Vrifications de fond :
Vrifie que les taux en vigueur, fixs spcifiquement pour chaque
centre emplisseur sont respects ;
Vrifie que les quantits mentionnes dans les factures et ceux de
ltat des sommes dues sont identiques ;
Vrifie le calcul arithmtique de la subvention :

Montant subvention = quantit transporte * taux de transport allou au centre emplisseur


f. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service gaz butane :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lOP ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service gaz
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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

butane ;
Edite et signe lordonnance de paiement O.P ;
Edite ltat rcapitulatif des sommes dues ;
Edite le bordereau de transmission ;
Lagent liquidateur veille ce que lO.P reporte le mme solde que
ltat rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois de
consommation, ainsi que limputation budgtaire ;

Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service gaz butane, le
dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrle et
visa.
g. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
loriginal de lO.P des dossiers de la mise la consommation; liquids et
signs par lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et
le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.
3.2.3 PROCEDURE DE RESTITUTION DES MONTANTS DU TRANSPORT DU
GAZ BUTANE
a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de provisions affectes aux subventions des frais de
transport du butane.
b. Produits concerns
Sont concerns par la subvention le gaz butane conditionn de 3kg, 6kg et 12kg.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

d. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service gaz butane reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
e. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le service du gaz butane reoit pour liquidation des dossiers de remboursement
des frais de transport qui comprend les justificatifs suivants :

- Un tat des sommes dues la Caisse de Compensation ;


- Les factures de ventes des centres emplisseurs aux socits gazires ;
f. Contrles pralables du provision de transport
En vue de la liquidation les dossiers de provision de transport du butane, lagent
liquidateur procde aux vrifications de formes et de fonds suivants :
Vrification de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, si il ya lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
74

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

combustibles et des carburants divisions des Produits Ptroliers


relevant du ministre de lnergie et des mines et par le responsable
habilit de la socit ;
Lexistence de toutes les pices ; signes et cachetes par les entits
comptentes ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont
conformes avec celles consignes sur les factures ;
Le respect des socits du dlai de grce, soit 60 jours
supplmentaires pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, audel des 60 jours par rapport la mise la consommation, des
majorations de retard sont appliques raison de 1% par mois ou
fraction de mois.

Vrifications de fond :
Lagent liquidateur :
Vrifie que les taux fixs 50DH/T pour la provision de transport sont
respects pour chaque centre emplisseur;
Vrifie les quantits mentionnes dans les factures et ceux de ltat
des sommes dues sont identiques ;
Vrifie le calcul arithmtique de la prquation:
Montant de la prquation = qt transporte * tx fix 50DH/T
h. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service du gaz butane :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lAR ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service gaz
butane ;
Edite et signe lautorisation de recette AR ;
Edite le bordereau de transmission ;

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service du gaz butane,
le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrle et
visa.
h. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
Loriginal de lAR (autorisation des recettes) des dossiers de la
prquation des produits ptroliers, liquids et signs par lagent
liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef de division
technique ;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquid.

3.2.4 PROCEDURE DE LA MARGE SPECIALE POUR FINANCEMENT


DES STOCKS DE SECURITE
a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers des sommes collectes par les centres emplisseurs et
inscrites au passif de leurs bilans comme dettes long terme vis--vis de la caisse
de compensation affectes au financement exclusif des stocks de scurit en
combustibles liquides et gazeux.
b. Produits concerns
Les produits concerns sont le gaz butane conditionn 3kg, 6kg et 12kg, le butane
en vrac, le propane conditionn 34kg et le propane en vrac.
e. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service du gaz butane reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.

76

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Lagent liquidateur procde soit :


A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
f. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le service du gaz butane reoit pour liquidation des dossiers de la marge spciale
qui comprend les justificatifs suivants :

- Un tat des sommes dues la Caisse de Compensation.


g. Contrles pralables du provision de transport
En vue de la liquidation les dossiers de la marge spciale, lagent liquidateur
procde aux vrifications de formes et de fonds suivants :
Vrification de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, si il ya lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants divisions des Produits Ptroliers
relevant du ministre de lnergie et des mines et par le responsable
habilit de la socit ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont
conformes avec celles consignes sur les factures ;

77

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Vrifications de fond :
Lagent liquidateur :
Vrifie que les taux fixs 30DH/T pour la marche spciale sont
respects pour chaque centre emplisseur;
Vrifie les quantits mentionnes dans les factures et ceux de ltat
des sommes dues sont identiques ;
Vrifie le calcul arithmtique de la prquation:
Montant de la prquation = qt transporte * tx fix 30DH/T
h. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service du gaz butane :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lAR ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et
ptrole ;
Edite et signe lautorisation de recette AR ;
Edite le bordereau de transmission ;
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service du gaz butane,
le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrle et
visa.
i. Informations et documents transmis
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
Loriginal de lAR (autorisation des recettes) des dossiers de la
prquation des produits ptroliers, liquids et signs par lagent
liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef de division ;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.

3.2.5 PROCEDURE DE REGULARISATION DES IMPORTATIONS DU GAZ


BUTANE
a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de rgularisations des importations du gaz butane.
Les prix de reprise du butane sont fixs le 1r de chaque mois sur la base de leur
indexation sur les cotations internationales, conformment aux lments de la
structure des prix de reprise publie par le Ministre de lnergie et des mines.
Lcart entre les prix de revient intgrant toutes les charges limportation
notamment le prix dachat au fournisseur, droits et taxes limportation, frais
portuaires et frais de stockage et les prix de reprise fixs et publis, est pay aux
socits ou vers la Caisse de Compensation auprs des socits importatrices.
b. Produits concerns
Sont concerns par la subvention le butane import.
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service du gaz butane reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.
Lagent liquidateur procde soit :
A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.

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Via le bureau dordre :


La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
d. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le service du gaz butane reoit pour liquidation des dossiers de rgularisation des
importations du butane qui comprend les justificatifs suivants :
Etat de liquidation des importations,
Attestation douanire justifiant la quantit rceptionne,
DUM,
Facture fournisseur (quantit paye, valeur en devises du produit, valeur
du fret),
Connaissement (date de chargement),
Avis de la banque (cours du dollar, frais bancaires et/ou financiers, valeur
CIF DH, date de valeur).
Quittances des droits dimportation et taxes et fiches de liquidation de ces
droits tablis par lAdministration de la Douane.
Factures aconage et page et autres charges portuaires dlivres par
MARSA MAROC.
Quittance analyse et transit.
Factures sapeurs pompiers et surveillance.
Rapport dexpertise
Facture de lexpert maritime,
Factures Somas si le produit import a transit par les cavits de la Somas,
Tout autre document qui serait dcid par dcisions ministrielles futures.
h. Contrles pralables de la rgularisation des importations du butane
En vue de la liquidation les dossiers de rgularisation des importations du butane,
lagent liquidateur procde aux vrifications de formes et de fonds suivants :
Vrification de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, sil y a lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;

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Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants divisions des Produits Ptroliers
relevant du ministre de lnergie et des mines et par le responsable
habilit de la socit ;
Lexistence de toutes les pices ; signes et cachetes par les entits
comptentes et portant le nom de la socit;
Lexistence du mme nom du bateau sur toutes les pices
justificatives ;
Toutes les pices concernent la mme priode ;
Les informations consignes sur ltat des sommes dues sont
conformes avec celles consignes sur les factures ;
Concernant les A.R : Le respect des socits du dlai de grce, soit
60 jours pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des
60 jours par rapport la mise la consommation, des majorations de
retard sont appliques raison de 1% par mois ou fraction de mois.
Concernant les O.P : Le dlai de forclusion a bien t respect, soit
deux ans pour la transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des
deux ans par rapport la date de mise la consommation, le dossier
est frapp de forclusion.
vrifie la facture fournisseur : le nom du navire, le nom du fournisseur,
numro et date de facture, la quantit importe, le CIF et le montant global
de la facture en devise ;
vrifie lavis bancaire : le montant dclar dans la facture, le cours de
change et compare les rfrences avec la facture fournisseur ;
vrifie La DUM : le numro de la DUM, la quantit ddouane, le taux de
change unitaire et la valeur dclare, le nom de lexpditeur et
limportateur ;
vrifie les quittances des droits dimportation et taxes et les fiches de
liquidations de ces droits tablis par lAdministration de la Douane ;
vrifie les factures dacconage et page et autres charges portuaires
dlivrs par Marsa Maroc : les quantits, les taux affects chaque port, le
nom du bateau ;
vrifie le calcul de la facture des Sapeurs pompiers et surveillance ;
vrifie les quittances danalyse et de surveillance ;
vrifie le rapport dexpertise : le nom du bateau et sa date darriv,
quantits reues, quantits bord, chronologie des oprations : date de
dbut et de fin de dchargement du bateau ;
vrifie la facture de lexpert maritime ;
vrifie les factures Somas si le produit import a transit par ses cavits : le
numro de la DUM, les dates de sortie Somas.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

vrification de fond :
vrifie le calcule de la subvention :
Cot importateur = prix dachat au fournisseur+droits et taxes
limportation+frais portuaires+ frais de stockage
Facturation aux centres emplisseurs = quantits dcharges ou quantits
sortie Somas*Taux de reprise fix pour la mme priode

Montant A.R = Si le Cot importateur < facturation aux centres emplisseurs


Montant O.P = Si le Cot importateur > la facturation aux centres
emplisseurs
i. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service du gaz butane :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lOP ou lAR;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service sucre et
ptrole ;
Edite et signe lordonnance de paiement si O.P et dite et signe
lautorisation de recette si A.R ;
Edite ltat rcapitulatif des sommes dues si O.P ;
Edite le bordereau de transmission ;
Lagent liquidateur veille ce que lO.P ou lA.R reporte le mme
solde que ltat rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois
de consommation, ainsi que limputation budgtaire ;
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service du gaz butane,
le dossier est transmis par la suite au chef de la division technique pour contrle
et visa.
j. Informations et documents transmis :
Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :

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Les dossiers physiques :


loriginal de lO.P ou lA.R des dossiers de la rgularisation des
importations du butane; liquids et signs par lagent liquidateur,
contrls et viss par le chef de service et le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquids.
3.2.6 PROCEDURE DES SURESTARIES
a. Objet
Cette procdure a pour objet de dcrire le processus de traitement et de
liquidation des dossiers de surestaries encourues lors du dchargement des
cargaisons de butane dues en cas de force majeure ou lencombrement du port
de dchargement sont la charge de la Caisse de Compensation.
Le remboursement des montants des dossiers des surestaries dus aux
fournisseurs est arrt par la commission charge dexaminer ces dossiers
comprenant un reprsentant de la Direction des Combustibles et Carburants et un
reprsentant de la Caisse de Compensation laquelle est invite la socit
importatrice.
b. Produits concerns et constitution des dossiers
Sont concerns le butane import.
c. Canal de transmission
La Caisse de Compensation reoit les dossiers par deux canaux :
Via le systme dinformation:
Le chef de service du gaz butane reoit de loprateur les dossiers scanns puis les
envoie par la suite lagent liquidateur.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

Lagent liquidateur procde soit :


A la pr-validation des dossiers scanns, et envoie la confirmation aux
socits concernes pour dposer leurs dossiers physiques;
Au rejet des dossiers scanns pour les complter ou les faire rectifier par
les socits.
Via le bureau dordre :
La division technique reoit du bureau dordre :
Les dossiers physiques parvenus de la direction des combustibles et des
carburants, division des Produits Ptroliers relevant du ministre de
lnergie et des mines. (original et trois copies)
e. Pices constitutives du dossier de liquidation
Le service du gaz butane reoit pour liquidation des dossiers des surestaries qui
comprend les justificatifs suivants :

Etat des sommes dues par la Caisse de Compensation ;


Le Compte rendu de la runion de la Commission ;
La facture fournisseur ;
Lavis de la banque aprs paiement par loprateur de ces surestaries.

f. Contrles pralables des surestaries


En vue de la liquidation les dossiers des surestaries, lagent liquidateur procde
aux vrifications de formes et de fonds suivants :
Vrifications de forme :
Lagent liquidateur vrifie que :
Les dossiers sont complets, et que les copies, sil y a lieu, portent le
cachet avec la mention certifie conforme ;
Ltat des sommes dues est cachet et sign par la direction des
combustibles et des carburants divisions des Produits Ptroliers
relevant du ministre de lnergie et des mines et par le responsable
habilit de la socit ;
Le P.V. de la commission charge de lexamen des dossiers de
surestaries dues aux fournisseurs est joint aux dossiers;
vrifie que les informations consignes sur ltat des surestaries dues

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

aux fournisseurs sont conformes avec celles consignes sur les


factures et sur le P.V de la runion ;
Le dlai de forclusion a bien t respect, soit deux ans pour la
transmission de leurs dossiers ; en effet, au-del des deux ans par
rapport la date de mise la consommation, le dossier est frapp de
forclusion
Vrifications de fond :
Lagent liquidateur vrifie que:
Lavis bancaire a le mme numro que la facture fournisseur, et le
taux de change du jour du paiement nest pas suprieur de plus de 2%
par rapport au taux de change de Bank Al Maghrib du mme jour ;
le montant en devise qui figure sur le PV de Commission est identique
celui de la facture fournisseur et identique au montant vis.
g. Traitement du dossier de liquidation
Une fois les contrles de forme et de fond effectus, lagent de liquidation du
service du gaz butane :
Rcupre, auprs du bureau dOrdre, les numros du bordereau de
transmission et de lOP ;
Saisit le dossier de liquidation sur le systme dinformation de la Caisse
de Compensation. La mise jour des situations des oprateurs se fait
automatiquement par le systme, le dossier au niveau du systme est
enregistr par lagent liquidateur et valid par le chef de service gaz
butane ;
Edite et signe lordonnance de paiement O.P ;
Edite ltat rcapitulatif des sommes dues O.P ;
Edite le bordereau de transmission ;
Lagent liquidateur veille ce que lO.P reporte le mme solde que
ltat rcapitulatif des sommes dues et le mme libell du mois de
consommation, ainsi que limputation budgtaire.
Aprs liquidation et visa du dossier par lagent et le chef du service du gaz butane,
le dossier est transmis par la suite au chef de division technique pour contrle et
visa.

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

h. Informations et documents transmis :


Le chef de division technique envoie au service du contrle interne :
Les dossiers physiques :
loriginal de lO.P des dossiers des surestaries; liquids et signs par
lagent liquidateur, contrls et viss par le chef de service et le chef de
division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique;
Le bordereau de transmission paraph par le chef de division technique;
Loriginal de ltat rcapitulatif des sommes dues paraph par le chef de
division technique.
Et valide au niveau du systme les dossiers liquid.

3.3 PROCEDURE DU SERVICE PAIEMENTS-PRECOMPTE


a. Objet :
Cette procdure a pour objet dune part la description de la procdure des
prcomptes, et dautre part la description de la procdure de paiement octroy
aux socits bnficiaires de la subvention.
b. Canal de transmission :
Le service prcompte reoit via le bureau dordre :
Les dossiers de compensation, gaz butane, produits ptroliers, et sucre
pour la prise en charge et saisie ;
Un original et une copie des dossiers liquids viss par le chef de la
division technique et par le service du contrle interne et signs par
lordonnateur ;
Copie des O.P pays.
c. Tches effectues :
Le service paiement- prcompte a pour mission principale :
1. Le Prcompte :
La procdure de prcompte est une compensation opre entre les O.P et les A.R
de la mme socit et du mme secteur (Gaz /Ptrole) conformment la

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

dcision n17 du 15 aot 1974, lagent charg de ltablissement des prcomptes


procde la :
Vrification de la chronologie des A.R et des O.P prcompter ;
Vrification de linexistence un double emploi en ce qui concerne les A.R.
et les O.P. prcompts et les O.P. rgls ;
Gestion de toutes les oprations ayant trait aux prcomptes entre les OP et
AR ;
Mise jour de la situation des dossiers prcompts ;
Mise jour des arrirs des socits.
2. Le Paiement :
La procdure de Paiement consiste dterminer le montant payer aux socits
lors de la rception des dotations du Ministre des Finances spcifiques pour
chaque produits (produits ptroliers, gaz butane et sucre).
Pour tout rglement lagent procde :
Au calcul des arrirs de chaque socit et ce par type de produit (produits
ptroliers, gaz butane et sucre), ces arrirs comprennent les montants de
tous les dossiers arrivs la Caisse de Compensation (traits, liquids
valids et en cours de traitement).
Le montant des arrirs comprend aussi bien les dossiers liquids et
valids par la Direction que les dossiers en cours de traitement ou dposs
la Caisse de Compensation.
Une fois, la quote-part de chaque socit dans le rglement dtermine, le
service sassure que les dossiers des OP sont parvenus du Ministre de
lEnergie et Mines, et ont t traits et valids par la Direction.
A dfaut, ltat des paiements se base sur les dossiers liquids et valids
par la Caisse de compensation.
Au calcul de la quote-part de chaque socit :
La quote-part = Montant des arrirs socit par secteur / le montant global de
larrir/secteur
la rpartition des subventions des produits ptroliers, du gaz butane et du
sucre se fait par mthode de rpartition des paiements au prorata :
Le montant rgler la socit = la dotation reue * quote-part

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Manuel de Procdures Administratives, Financires et Techniques

A la dtermination des dossiers de subvention ligibles au rglement, la


Caisse de Compensation prend en compte la date darrive desdits dossiers
selon le principe : Premier entr, Premier servi ;
A ltablissement et la vrification des paiements partiaux particulirement
en cas de fractionnement des OP conscutifs la rpartition des paiements
au prorata; ces fiches partielles sont vises par la Division Technique et
signes par lOrdonnateur ;
En parallle de ces deux missions principales, le service prcompte et
paiement est charg galement de :
La prise en charge des diffrents dossiers arrivs la Caisse de
Compensation (produits ptroliers, gaz butane, sucre et DAPS) ;
Ltablissement des tats statistiques de compensation par secteurs, par
produits, par socit et par anne ;
Le rapprochement hebdomadaire des tats statistiques des arrirs avec
celles du systme informatique (Qlick View) ;
Le classement des dossiers en instance de paiement ou de recouvrement ;
Suivre ltablissement et de la gestion des cessions de crances faites par
les socits ptrolires et gazires ;
La mise jour les situations des restes recouvrer et des restes payer ;
La mise jour la situation des O.P. rgles ;
Ltablissement des tats de rapports ;
Le rapprochement les soldes des comptes des socits avec les soldes chez
la Caisse de Compensation.
d. Informations et documents transmis :
Le chef de service prcompte envoi :
Au service contrle interne, et la paierie :
Les dossiers prcompts.
Au service comptable :
Un tat hebdomadaire des dossiers prcompts ;
Un tat mensuel des paiements effectus dtaills par numro OP et par
socit ;
Un tat mensuel des paiements effectuer aux socits et aux
tablissements de crdit.

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