1.

L'informatisation du tableau de bord

La tache principale qui m'a t confie lors de ce stage a consist en la ralisation

d'un fichier sous Excel qui permet une certain Automatisation de l'laboration de
deux tats qui font partie du reporting mensuel de la direction contrle de gestion
savoir : (OPEX et le P&L) ...

Cette automatisation t obtenue en utilisant juste les fonctionnalits Excel et sans

au un recours la programmation.

1.1 Fonctionnalits utilits :

Deux fonctionnalits essentielles ont t utilises pour l'exploitation des donnes.

Microsoft Query qui est l'outil de cration de requtes permettant de rcupre

des donns de cours externes et de les transfrer des autres programmes MS
Office et notamment EXCEL

LES fonctionnalits OLAP (on-line analytical processing) sous EXCEL qui

permettent la cration de bases de donnes organises de faon rduire
rendement les donnes envoyer vers EXCEL lors de la cration d'un rapport de
tableau ou de pratique crois dynamique.

1.2 Procdure :

Le processus d'laboration de l'OPEX et du P&L peut-tre schmatis comme suit :

ERP

ORACLE

GL : GENERAL LEDGER

OPEX

P&L

Tableaux crois dynamique

CUBE

OLAP

BALANCE
Chaque mois aprs la clture comptable de la priode, une balance est extraite sous
forme de fichier plat puis est convertie en base de donnes
sous ACCESSE ou EXCEL. Cette base de donns servira, ensuite, alimenter les
tableaux croiss dynamique sous EXCEL par le biais de la cration d'un CUBE
OLAP.

La procdure de cration du cube peut-tre illustre par les captures d'cran

suivantes :

Etape 1 : la mise en place de La balance1(*)

Etape 2 : La faon la plus simple de dmarrer Microsoft QUERY est partir

d'Excel. Slectionnez dans le menu donnes rapport de tableau crois dynamique
et Graphique crois dynamique ... une boite de dialogue s'ouvert2(*)

Etape 3 : Choisissez3(*) source de donnes externes et appuyer sur suivant.

Etape 4 : Appuyez sur obtenir les donnes... Cela dmarre Microsoft Query
(en arrire-plan) et ouvre le choisir une source de donnes de dialogue4(*).

Etape 5 : Connexion au bas de donnes : Les tapes pour vous connecter

votre base de donnes varient un peu selon le type de votre base de donnes. Dans
cet exemple, nous connecter un fichier de base de donnes Excel. Slectionnez
Excel Drivers et appuyez sur OK. Un navigateur de fichiers de dialogue
s'ouvre5(*).

Etape 6 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Ok 6(*)

Etape 7 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Ok 7(*)

Etape 8 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Ok 8(*)

Etape 9 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Ok 9(*)

Etape 10: De nombreux tableaux de l'information, nous slectionner Unitiled, puis

appuyer sur suivant ouvre les tables choisies dans Microsoft Query10(*).

Etape 11 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Suivant 11(*)

Etape 12 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Suivant 12(*)

Etape 13 : Crer le cube OLAP : Croch sur le troisime choix crer un cube
OLAP partir de cette requte puis appuyez sur terminer13(*).

Etape 14 : une boite de dialogue s'ouvre puis appuyez sur Ok 14(*)

Etape 15 Slectionner les champs que vous voulez mettre a la disposition des
domaines tels que rsums dans le cube OLAP. Slectionnez les champs, la
mthode de synthse et de donn un nom de domaine. Appuyez sur suivant
lorsqu'au vous avez termin15(*).
 Etape 16 : L'tape suivante consiste crer les dimensions du cube fichier. Une
dimension est un ou nu groupe de champs qui peuvent tre slectionns a un axe
dans un tableau. Faites glisser et dposez les champs disponibles pour crer de
nouvelles dimensions ou des groupes de la mme dimension 16(*).

Etape 17 : Dans cet exemple, nous avons cre trois dimensions (priode, date
d'dition, classe, LPR1) chaque dimension contient deux ou plusieurs niveaux de
dtail. Vous pouvez galement renommer les champs et les dimensions, de leurs
donner des noms plus appropris. Appuyez sur suivant 17(*).

Etape 18 : Cette tape consiste a sauver le fichier de cube. Pour pouvoir utiliser le
cube OLAP avec notre outil d'Excel, vous devez enregistrer le fichier avec toutes les
donnes qu'il contient, et enregistrez le fichier. Puis appuyez sur terminer pour
enregistrer le fichier18(*).

Etape 19 : dans la boite de dialogue qui va s'ouvrir on doit cliquer sur

Enregistrer pour enregistrer le fichier19(*).

Etape 20 : Aprs avoir dmnag dans les tableaux de MS Query pour une
meilleure vue d'ensemble, nous pouvons facilement voir les tableaux, les champs et
les relations entre eux. C'est une bonne faon de vrifier la logique et la cohrence
de votre recherche et de donnes. Dans certains cas, vous avez mai lier les
relations que les tats membres de requtes ne peuvent pas identifier
automatiquement20(*).

Etape 21 : Cliquez sur terminer pour cre le rapport de tableau crois

dynamique21(*).

Etape 22 : Une liste de champs de tableau crois dynamique s'ouvre puis

dplacez les lments vers le rapport de tableau crois dynamique 22(*).

Etape 23 : puis le rsultat du mois concern s'affiche sur le tableau crois

dynamique23(*).

Etape 24 : il s'affiche galement sur le P&L et l'OPEX24(*).

Etape 25 : le rsultat s'affiche mais du mois suivant25(*).

Etape 26 : Cette opration tablit une connexion avec une source de donnes
externe.

Les sources externes servent importer des donnes dans Excel, mais des
connexions celles-ci peuvent galement tre employes par des requtes visant
consulter des informations confidentielles et les rendre accessibles d'autre
utilisateur, ou effectuer d'autres actions Malveillantes. Si la source du ficher est
faible clique sur OK 26(*)

Etape 27 : une fois la conception de l'application est terminer on l'associer avec la

balance dans un seul dossier nouveau cre une fois, on utilise l'application avec la
balance du mois concern elle s'approvisionne des informations pour calculer
automatiquement pour faire ressortir a la fin le P&L et L'OPEX27(*).