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L’INTERFAÇAGE DES DONNEES COMPTABLES

AVEC EXPERTIZERS

1. COMPOSITION DES DONNEES DU SYSTEME COMPTABLE CENTRAL


D’un rapide inventaire des données disponibles dans le système comptable central, le lecteur se
trouvera ainsi averti des possibilités de leur traitement dans l’environnement Expertizers.
L’objet du système comptable central est la saisie des écritures comptables, notamment ici celles
de la classe 6 des charges qui servent à retracer l’origine des coûts.
Nous partons de l’hypothèse de bonne gestion, qu’avant toute saisie effective d’écriture comptable
(ou après leur pré-enregistrement en attente), les pièces comptables font l’objet d’un contrôle
facture auprès des responsables ayant engagé la dépense et qu’ils sont en mesure de préciser leur
bonne imputation par rapport au plan comptable général et analytique mis en place au sein de la
société.
La saisie des données est liée au logiciel utilisé, mais on y retrouve généralement les fondamentaux
suivants.
Le compte général de charge:

Le plan comptable général établit une codification numérique des comptes.


Les deux premiers chiffres des comptes classent les charges par nature (exemples 60 Achats, 64
Charges de personnel), le troisième chiffre précise plus encore la nature (exemples 601 Achats
stockés – Matières et fournitures, 641 Rémunérations du Personnel).
La classification standard par niveau peut aller jusqu’à 5 chiffres (exemples : 602 Achats stockés –
Autres approvisionnements, 6022 Fournitures consommables, 60221 Combustibles).
Toute société est libre d’affiner les comptes du plan comptable général et d’utiliser des niveaux
supplémentaires pour spécifier encore plus la nature ou la destination d’une charge.
Ainsi, peut-on très bien envisager qu’une segmentation supplémentaire des comptes (ajout d’un ou
de plusieurs chiffres) serve à établir un lien direct avec un objet de coût (exemple produit P1) dans
une activité (exemple PRODUIRE). C’est un moyen possible d’imputation directe comme l’est aussi
le recours aux sections analytiques.

La section analytique :
Plutôt que d’agir sur la segmentation des comptes, et afin de conserver une comptabilité générale
par nature de charge, la section analytique est un autre moyen offert pour préciser directement la
destination d’une charge sur un objet de coût dans une activité.
Les logiciels comptables proposent des fonctions parfois très sophistiquées de création des sections
analytiques, voire de sous-sections analytiques intermédiaires. Par la définition et la gestion de

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multiples axes de destination (axe service, axe activité, axe géographique, axe produit, axe client,
etc…) les comptes de section analytique (et de sous-sections analytiques intermédiaires) résultent
du produit cartésien de tous leurs axes.
Ainsi de la combinatoire des valeurs des différents axes, le logiciel comptable peut-il construire
automatiquement un code sémantique de section analytique. La longueur de celui-ci est
généralement comprise entre 3 et 17 caractères.
Par l’exploitation de l’arborescence constitutive des sections, de possibles sous-sections
intermédiaires et des axes par destination, les logiciels comptables centraux sont en mesure de
produire des analyses à tous niveaux. Les logiciels incluent même des règles de répartition des
charges entre niveaux.
Cependant, malgré la richesse de ces fonctions nous ne cautionnons pas qu’un système comptable
central puisse à lui seul rendre compte de l’analyse des coûts par destination selon la méthodologie
ABC sur les activités et les objets de coûts. Une décentralisation vers un logiciel structuré, tel
Expertizers, nous paraît bien plus adapté et plus souple.
En revanche, il nous paraîtrait totalement anormal de ne pas utiliser les sections analytiques ou la
segmentation des comptes d’un système comptable central pour mémoriser les charges
imputables directement à un objet de coût dans une activité. C’est bien au moment de la saisie
de chaque pièce qu’il est opportun de le faire !
Le montant de la charge en HT et TTC :
Rien à dire de plus sur ces deux données.

2. EXTRACTION DES DONNEES DU SYSTEME COMPTABLE CENTRAL


L’extraction consiste à sommer les montants HT des pièces, consolidés et triés sur les critères :
Entité juridique, Exercice, Code de compte général, Code de section analytique (si utilisé), Libellé
du code de compte général, Libellé du code de section analytique (si utilisé)
Les logiciels de comptabilité centrale étant généralement dotés d’un outil de reporting et de
restitution dans un fichier de formats divers (txt tabulé et xls), l’extraction ne devrait pas nécessiter
la réalisation d’un programme spécifique d’extraction.
Si les sections analytiques (si utilisées) ne sont pas toutes imputables à un objet de coût dans une
activité, il convient d’identifier deux types différents de ligne et les retraiter ainsi:
- TYPE S : représente les lignes SANS association directe à un objet de coût dans une activité.
Remettre à blanc (facultatif) leur section analytique si l’information n’est pas utile aux
analyses ultérieures de coût.
- TYPE A : représente les lignes AVEC association à un objet de coût dans une activité.
Compléter la ligne de deux colonnes, l’une indicative de l’activité (exemple PRODUIRE) et
l’autre du code section analytique ou mieux encore du code de l’objet de coût (exemple
produit P1) si les deux codes différent.

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De même en l’absence de code analytique, si le compte général d’une ligne correspond à une
association à un objet de coût dans une activité il convient de traiter la ligne en TYPE A (avec) sinon
en TYPE S (sans).

A la première extraction des données comptables, donc dans la phase projet, le retraitement
ci-dessus doit s’effectuer manuellement notamment pour initialiser le fichier excel des règles de
répartition des comptes sur les activités, base de la génération du modèle comptable. Par la suite,
dans le cadre de nouvelles extractions (nouvel exercice ou relances de données modifiées) nous
vous proposerons (au chapitre 4) un retraitement automatisé du fichier excel des évènements
comptables après une préparation particulière du modèle comptable.

3. EXPLOITATION DE L’EXTRACTION DES DONNEES DANS EXPERTIZERS


Selon l’architecture du traitement comptable établi dans le document ‘modélisation de toute
organisation’, le fichier d’extraction (analysé en lignes de type A et S) est utilisé à deux fins.
- L’élaboration initiale du fichier excel des règles de répartition des comptes sur les activités.
Pour les exercices suivants ou changements divers, après une copie de sauvegarde, ce
fichier sera toujours modifié manuellement des changements de comptes ou des règles de
répartition sur les activités, puis rechargé dans le modèle comptable d’Expertizers.

- L’élaboration du fichier excel des évènements comptables (dit aussi fichier des lignes de
comptes) qui à chaque nouvel exercice apporte son lot de montants.
Les données de type S et A initialisent les deux fichiers en se conformant au formatage ci-dessous.

3.1 ELABORATION INITIALE DU FICHIER DES REGLES DE REPARTITION DES COMPTES SUR LES
ACTIVITES

Col. Donnée d’origine Commentaire


Excel
A Entité juridique
B Constante 1 (compte général vers activité) Saisie directe
C Ligne TYPE S ou (TYPE A section analytique à blanc) : compte général Signe _ = underscore
Ligne TYPE A : compte général + ‘_’ + compte de section analytique (touche 8 minuscule)
D Ligne TYPE S : code activité Exemple de type A :
Ligne TYPE A : code activité + ‘_’ + Compte de section analytique (ou PRODUIRE_P1
code de l’objet de coût si les deux diffèrent ou que la section est blanc)
E Ratio de répartition Saisie directe
F Unité d’œuvre de répartition Saisie directe
G Libellé du compte général

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Après formatage toutes les colonnes de données d’origine au-delà de la colonne G sont à
supprimer.
NB IMPORTANT: Pour exclure des comptes généraux du traitement des coûts (par exemple les
achats sur stock gérés en consommation directe et en coût au PMP, les achats amortis au profit des
dotations d’amortissement), une astuce consiste à relier ces comptes vers une ou plusieurs activités
quelconques avec un nom explicite, par exemple DIRECT_EXCLU,... Ce ou ces activités, ne trouvant
pas de synchronisation (NOMATCH) avec les activités du modèle métier, seront ignorées dans les
traitements.
Vous trouverez des compléments d’information de saisie au sein du document ‘Résolution du cas
fastfood’ qui utilise les données du fichier ci-dessous. En effet les lignes que vous avez traitées
établissent les liens (Compte général vers activité), alors que le fichier sert aussi à établir des liens
entre activités (lignes de nature 2) sans aucune limite de niveaux arborescents.

Le fichier ne rend pas compte du formatage de lignes de type A, le cas fastfood n’utilisant pas les
sections analytiques ni de compte d’imputation directe sur un objet de coût.
Cependant en imaginant que le compte 6401 se décompose en deux lignes de section analytique
SSS (type S) et de section AAA (type A) associé à l’objet de coût P1 voici ce qu’on aurait:
1ère ligne type S Colonnes C : 6401 à D : administration
2ème ligne type A Colonnes C : 6401_AAA à D : administration_P1

De même en imaginant que la ligne du compte 6402 s’associe directement à l’objet de coût
‘produit’ de code P1 (donc de type A), cela donnerait :
colonne C : 6402 à D : restauration_P1

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Vous comprenez ainsi que l’idée ici au niveau des activités, est de conserver la distinction entre les
coûts de nature indirecte (administration) qui resteront à répartir sur les objets de coût et ceux
devenus de nature directe, car déjà affectés à la source sur un objet de coût (administration_P1,
restauration_P1).

3.2 FICHIER DES EVENEMENTS COMPTABLES

Col. Appellation des variables Donnée d’origine


Excel du modèle comptable
EXPERTIZERS
A entity Entité juridique
B period Exercice
C product_code Code de section analytique
D event_code Ligne Type S ou (TYPE A section analytique à blanc) : compte général
Ligne TYPE A : compte général + ‘_’ + Compte de section analytique
E quantity_init Montant
F account_name Libellé du compte général
G account_gp1 Autre libellé facultatif
H account_gp2 Autre libellé facultatif

Après formatage toutes les colonnes de données d’origine non utilisées au-delà de la colonne H
sont à supprimer.
Voici ci-dessous la représentation du fichier d’évènements comptables dans le cadre du document
‘résolution du cas fastfood’. Ici la colonne C destinée au code de section analytique n’est pas
utilisée, mais il faut tout de même la représenter pour se conformer au descriptif standard des
variables de tout modèle comptable. Les colonnes terminales G et H ne sont pas utilisées.

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En poursuivant dans nos deux exemples, en imaginant que le compte 6401 se décompose en
lignes de section analytique SSS (type S) de montant 15000 et de section AAA (type A) de montant
6000 associé à l’objet de coût P1 voici ce qu’on aurait :
1ère ligne type S Colonnes C : SSS (ou remis à blanc) D : 6401 E : 15000
2ème ligne type A Colonnes C : AAA (ou remis à blanc) D : 6401_AAA E : 6000

De même en imaginant que la ligne du compte 6402 s’associe directement à l’objet de coût
‘produit’ de code P1 (donc de type A), cela ne modifierait pas la ligne.

Les montants seront répartis et les activités déterminées en rapprochant la colonne D ci-dessus de
la colonne C du fichier des règles de répartition. Soit dans le premier exemple 15000 sur l’activité
administration et 6000 sur l’activité administration_P1. Dans le deuxième exemple 100000 sur
l’activité restauration_P1.

4. LES FONCTIONS DE LA VARIABLE multi_product_lines

A la fin du chapitre 2 nous avons évoqué la suppression de la phase manuelle d’identification des
lignes de type S et A dès lors que l’élaboration du fichier des règles de répartition des comptes sur
les activités était établie une première fois manuellement.
C’est effectivement possible avec la création de la variable multi_product_lines positionnée à la fin
du descriptif du fichier des évènements du modèle comptable.

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A cette variable créée il faut ensuite établir dans la variable ‘product_code’ la liste des sections
analytiques qui s’associent directement à un objet de coût.

Faites de même dans la variable ‘event_code’ lorsque des comptes s’associent directement à un
objet de coût. Fournissez alors la liste des comptes généraux concernés.

Ceci fait (et maintenu au gré de nouvelles sections analytiques et de nouveaux comptes), voici le
résultat (fig 2 page suivante) obtenu après le chargement du fichier des évènements comptables
(fig 1) sans pour autant qu’il ait été pré-formaté selon les consignes du chapitre 3.2, à part le
respect de l’ordre des colonnes de données.

Fig 1:

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Fig 2:

On constate que le compte 6401 (colonne Event_code ligne 2) a été complété du code de section
analytique car faisant partie de la liste des codes sections gérés dans la variable product_code. La
fonction remet à blanc les sections analytiques (colonne product_code) exclues de la liste mais
toutefois les mémorise dans la colonne de variable multi_product_lines.
Dans le cas de comptes faisant partie de la liste des comptes gérés dans la variable event_code, tel
le compte 6402 de la ligne 3, le compte est reporté dans les colonnes product_code et
multi_product_lines pour conserver son identification de compte associé directement à un objet de
coût.
Les données sont maintenant prêtes (bouton Start process) à traverser les règles de répartition des
charges sur les activités. La confrontation des lignes d’évènements avec les règles produiront les
répartitions : administration 15.000, administration_P1 6.000 restauration_p1 100.000
Evidemment si vous avez omis de mettre à jour la liste des sections analytiques ou des comptes de
type A, et aussi d’apporter manuellement les modifications ou les ajouts nécessaires sur le fichier
excel des règles de répartition des comptes sur les activités (à recharger ensuite dans le modèle),
vous serez averti d’erreurs détectées au cours du traitement (par exemple du style : valeur
Event_code 6401_AAA1 non trouvée dans le fichier des règles de répartition).

5. RAPPROCHEMENT DES COUTS DIRECTS D’OBJETS DE COÛT AVEC LE MODELE


METIER
Si l’affectation de coûts directs est généralisée à de nombreuses activités et à de nombreuses
valeurs d’objet de coût, le fichier des coûts par activité risque d’être fortement démultiplié en
nombre de lignes 6401, 6401_P1, 6401_P2, 6401_P3,… donc d’activités qu’il faudra reporter et
gérer dans le modèle métier. Alors qu’en réalité il n’y a qu’une activité (6401) et de l’autre des
objets de coût (ici de produits) qui devraient plutôt s’inscrire dans les lignes du fichier des
évènements métiers. Consommateurs d’ailleurs de bien d’autres coûts directs et indirects sur bon
nombre d’activités.

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Aussi, dans ce type de situation, sans que nous puissions vous donner de consigne générale, cela
dépend du contexte et du facteur de démultiplication, il s’avèrera judicieux de déporter les lignes
d’activités de type A (coût direct sur un objet de coût) vers le fichier des évènements métier.
Si vous souhaitez procéder ainsi sachez qu’un modèle métier peut traiter plusieurs natures
d’évènements. Il suffit de les identifier par un code nature d’évènement facilement utilisable en
condition au sein de toutes les règles du modèle métier.
Voici ci-dessous, page suivante, un exemple de fichier d’évènements métier résultant de la fusion
de plusieurs natures de données. Le sujet concerne l’affectation des coûts informatiques sur les
services fournis aux utilisateurs.

Chaque nature donne lieu à la création de variables leur étant spécifiques (colonnes I à W) ou
communes (A à H). Quant aux activités ouvertes au sein du modèle elles sont conditionnées pour la
plupart par un filtre sur la nature de l’évènement que chacune traite.
La nature CDR (coût direct réparti en colonne E) identifie des coûts (colonne F) en provenance de la
comptabilité (section en colonne D) dont l’application concerne directement une activité (colonne
G) et un objet de coût (service en colonne C).

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En fait, ces lignes de nature CDR correspondent aux lignes d’activité de structure ACTIVITE_OBJET
(ADMINISTRATION_P1, RESTAURATION_P1 par exemple) du fichier des coûts par activité obtenu
en résultat du traitement des données du modèle comptable. Toutes les données sont disponibles.
En conséquence, dans la situation présentée, sans pour autant dire qu’elle doit être générale à
tous les cas, il convient d’éclater le fichier des coûts par activité en deux fichiers. D’un côté le coût
des activités ‘directes’ à intégrer dans le fichier des évènements métier, de l’autre le coût des
activités ‘indirectes’ destinées à valoriser les évènements métiers au prorata de leur consommation
d’unités d’œuvre d’activité.
A partir de la version 5.7.180 la constitution des deux fichiers est automatisée, En présence de la
variable ‘multi_product_lines’, et au niveau du choix d’export des matrices relatives aux trois choix :
Résultats / 1. Totaux par période, activité, 2. Totaux par activité, 3. Totaux entités confondues, la
procédure d’export vous proposera d’éclater ou non la matrice en deux fichiers.

Dans la continuité des deux exemples sur les comptes 6401 et 6402 voici l’affichage du fichier
d’extraction des coûts directs. La colonne activity_extract résulte de la récupération de la partie
droite de la colonne activity_code, individualisant l’objet de coût.

De même à l’export de la matrice de résultat accounting_events_by activity la question suivante


d’exclure ou non les coûts directs vous sera posée :

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Un dernier important point relatif au modèle métier : Comme une activité ne peut stocker qu’un
seul coût (variable activity_cost), donc pour éviter l’écrasement d’une source de coût par l’autre, il
convient, dans le modèle métier, de définir deux activités. Par exemple l’activité ADMINISTRATION
pour les coûts indirects et l’activité ADMINISTRATION_CD pour les coûts directs, codifiées ainsi

Activité Condition Nb consommé d’UO (activity_value=) Coût (activity_cost =)


d’entrée
ADMINISTRATION_CD Ligne = Activity_value = 0 Activity_cost = variable ‘Montant
‘CDR’ du coût direct’ de la ligne
d’évènement’
ADMINISTRATION Ligne <> Activity_value = variable répartition automatique du coût
‘CDR’ correspondant au nombre consommé indirect au prorata du total
(facultatif) d’UO d’activité par la ligne consommé d’U.O sur l’ensemble
d’évènement des lignes d’évènement

En traversant séquentiellement les activités, chaque ligne d’événement métier (porteuse des
objets de coût) sera traitée et valorisée selon ces règles.
NB : Pour obtenir des analyses consolidées sur l’activité ADMINISTRATION, on utilisera une des
quatre zones de regroupement d’activités disponible à cet effet.

6. CONCLUSION
Nous espérons que la lecture attentive de ce document vous sera utile en vous fournissant tous
les éléments pour bâtir votre propre interface comptable et parfois prendre en compte
certaines incidences sur le modèle métier.
N’hésitez pas à nous adresser vos commentaires pour rendre le document encore plus précis,
donc plus efficace encore, s’il ne l’est déjà

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