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ACCESS / PROJETS INFORMATIQUES / MUSTAPHA BELAÏSSAOUI

ACCESS
APPLICATION PROJETS INFORMATIQUES

Création de l’application Projets Informatiques


1. Création de la base
Access / Nouvelle base de données (Fichier / Nouvelle base de données / Base de
Données Vide)
Spécifiez le nom de la base (Projets Informatiques) et le chemin, puis Créer.
2. Création des tables de la base
La base comprendra différentes tables présentées dans l’annexe 1.
Pour chacune des tables opérez comme suit :
Tables / Nouveau / Mode Création
a. créez la structure dans l’écran de saisie. Tapez les noms en minuscules, les
espaces sont autorisés.
b. Créez la clé primaire en sélectionnant le champ indiqué et en cliquant sur
l’outil clé primaire.
c. Sauvegardez la structure et terminez par Fichier/Fermer. Créez ainsi les
structures de toutes les tables de l’annexe 1.
3. Mise en place des relations
Les relations d’intégrité référentielle vont introduire des liens qui existent naturellement
entre les données des différentes tables. Elles assureront la cohérence des données. Par
exemple, il deviendra impossible d’enregistrer une commande pour un produit absent ou
pour un client inexistant.
Exécutez pour chaque groupe de tables les opérations suivantes : Outils / Relations
Après l’ajout des tables dans la fenêtre Relations, Créez la relation entre les tables
Employés et Bureaux : Cliquez sur Bureau de la table Bureaux. Glissez la sourie (en
la gardant enfoncer) jusqu’au Bureau de la table Employés et relâchez.
Dans la fenêtre de gestion des relations, choisissez :
A gauche (source) : Bureaux A droite (destination) : Employés
Cochez la case Appliquer l’intégrité référentielle : permet de garantir
L’intégrité des données dans les deux tables.
Laissez actif le choix Un à plusieurs.

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Recommencez les mêmes opérations pour les autres tables :

4. Saisie des données dans les tables


Pour saisir ou modifier ou supprimer des données dans une table, il suffit de
sélectionner le nom de la table dans la liste et cliquer Ouvrir. Ordre logique de saisie
(voir annexe II).
ANNEXE I - STRUCTURES DES TABLES A CONSTITUER
Table Employés
Champ Type Taille Description
Code Numérique Entier long Clé primaire
Nom Texte 20
Bureau Numérique Entier long

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Table Bureaux
Champ Type Taille Description

Bureau Numérique Entier long Clé primaire


Tél Numérique Entier long
Table Projets
Champ Type Taille Description

Projet Texte 50 Clé primaire


Budget Monétaire
Client Texte 20
Table Affectations
Champ Type Taille Description

Code Numérique Entier long Clé primaire composée


Projet Texte 50
Rôle Texte 20
ANNEXE II – DONNEES A SAISIR

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LES REQUETES

Les requêtes forment un ensemble d’outils très puissants, pour la gestion des données
stockées dans des tables : mises en ordre, sélections, calculs, suppressions, transferts…
et leur mise à disposition pour d’autres objets (formulaires, états, macros…)
Pour la majorité des systèmes de gestion de base de données, existent deux modes de
constitution de requêtes :
- l’écriture directe de la requête en langage SQL (Structured Query Langage)
- et objet de cette série, la définition de la requête par une interface QBE
(Query By Example) nettement plus intuitive et graphique.
I. Requête Sélection sur une table
A partir d’une table, la requête permet de présenter le contenu :
- de tous les champs, dans l’ordre physique ou dans un ordre différent, ou de certains
champs seulement ;
- selon une sélection opérée selon un ou plusieurs critères ;
- critères de tri (croissant ou décroissant).
1. liste des employés (code, nom) en ordre alphabétique.
Requête / Nouveau /Mode Création
- Première fenêtre : sélectionner le nom de la table, Ajouter et fermer.
- Deuxième fenêtre: sélectionner le code et nom dans la ligne champs.

Affichage de la sortie de la requête par [!]

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Critères de sélection d’enregistrements :


2. Projets qui ont un Budget > 200000 Dh (dans critères :>200000)
3. Employés qui ont le Rôle « Programmeur » (Comme « Programmeur »)
4. Employés de A à M (Entre « A* » Et « N* »)
II- Requête sélection sur une table avec calcul statistique
Exemple à réaliser sur la table Affectations
Ouvrez une nouvelle requête sur la table Produit. Ajoutez la ligne Opérations à la sortie

de la requête par l’outil Σ.

1. Nombre d’employés qui ont le rôle « chef de projet »


Source : Affectations
Sorties : champs code et rôle
Opérations : Compte / code et Regroupement / rôle
2. Nombre d’employés par rôle
3. Somme des Budgets par client
III- Requête sélection avec un champ calculé
Un champ calculé est décrit par une formule, précédée d’un nom (Expr1… par défaut)

et signe « : ». La formule utilise les champs de la source (entre [ ]) et les opérateurs


fonctions autorisés.
Exemples à réaliser sur la table Projets
1. pour tous les clients, une majoration des budgets de 5%
Sortie : projet, client, budget et budget avec majoration : [budget]*1,05
IV- Requête sur plusieurs tables liées : l’équijointure
Les tables ou requêtes utilisées dans la source sont nécessairement reliées.
Dans une équijointure, seuls sont affichés les enregistrements qui présentent une valeur
de clé égale entre les tables.
Exemples à appliquer
1. Liste des noms des employés avec noms des projets (classés)
Choisir les tables Employés et Projets / Fermer
Inclure les champs
Ordonner sur nom des employés
Afficher
2. Liste des employés qui ont des rôles des projets du client « Fnag »

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V- Requête sur plusieurs tables liées : jointures externes


Dans la source d’une requête externe, la nature de relation entre tables est modifiée (par
un double clic sur le trait de relation). Le choix 1 correspond à l’équijointure. Les choix
2 et 3 autorisent l’affichage des enregistrements qui ne satisfont pas l’égalité des clés.
Les requêtes externes sont souvent employées pour mettre en évidence les
enregistrements d’une table qui n’ont pas de lien avec une autre.
Exemples à appliquer
1. Liste des employés n’ayant pas de rôle.
Source : Employés et Affectations
Double clic sur le lien : choix 2
Sortie : code, rôle
Affichez : Constatez ?
Reprendre : posez le critère Est Null pour rôle
2. Liste des bureaux non occupés.
VI- Requête sélection avec un paramètre
Un paramètre dans une requête est un élément, utilisé dans un critère ou une expression
de calcul, mais absent de la liste des champs. Automatiquement, le logiciel, à
l’affichage de la requête, ouvre une fenêtre d’interrogation pour que l’utilisateur puisse
saisir une valeur à affecter au paramètre.
Souvent, on emploie les paramètres pour créer des requêtes interactives, la valeur d’un
critère ou d’un facteur dans une expression de calcul étant introduite au clavier, en cours
d’affichage.
Le paramètre peut être désigné par une expression entre [ ] prenant la forme d’une
question, ce qui rend l’interrogation plus naturelle.
Exemple à appliquer
1. Créez une requête nouvelle liste des employés par rôle. La requête affiche le nom et
le rôle. Dans la colonne rôle, inscrivez le premier critère : [rôle de l’employé à
afficher ?] et dans la ligne Où : [autres rôles possibles ?].
2. Pour tous les clients, [la majoration des budgets ?]
Budget avec majoration : [budget] + [budget]*[pourcentage ?]

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VII- les requêtes actions


Préalable
1. Créez la table Copie Projets. Au menu général de la base de données, cliquez sur la
table Client. Exécutez Ctrl+C, puis Ctrl+V (ou Edition / copier - coller). Nommez la
nouvelle table.
2. Créez la table Employés Actifs de structure :
- Code Numérique / entier long
- nom texte 20
- Rôle texte 50
Types de requêtes actions et exemple à réaliser
1. Requête suppression
Supprime de la table les enregistrements sélectionnés.
Exemple : suppression des Projets (copie Projets) du client « Fnag».
Requête / Nouveau
Source : Copie Projets
Requête / Requête Suppression
Sortie : client
Critère : = « Fnag»
2. Requête mise à jour
Affecte un nouveau contenu à un / des champs de la table source.
Exemple : majoration de tous les Budget de 5% pour les projets « internet ».
Requête / Nouveau
Source : Copie Projets
Requête / Mise à jour
Sortie : Budget, projet
Mise à jour : [budget]*1,05
Critère projet : = «internet »
3. Requête ajout
Transfère des enregistrements d’une table vers une autre, pour certains champs et
éventuellement selon certains critères.
Exemple : on veut créer une table Employés actifs contenant les noms et rôles des des
employés. La structure de la table a été définie auparavant.
a) Source : Employés et Affectations

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Requête / Ajout
Base destination : Employés Actifs
Champs sortie :
Code ajouter à code
Nom ajouter à nom
Rôle ajouter à Rôle
4. Requête analyse croisée
Une requête analyse croisée crée un tableau à partir d’une source de plusieurs tables,
utilisant deux champs de la source, au titre des intitulés de ligne et de colonne et un
troisième champ (numérique) à caractère statistique.
Exemples : le nombre d’employés par rôle et par projet.

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LES FORMULAIRES

I- Formulaires sur une table ou sur une requête mono-table


La création d’un formulaire destiné à gérer une table est simplifiée par l’usage de
l’Assistant. En général, après un premier essai, des ajustements de présentation sont
nécessaires.
Formulaire / Créer un formulaire à l’aide de l’assistant
Table Employés / Tous les champs (bouton >>) Suivant
Colonne simple Suivant
Titre : Fiche Employés Ouvrez
Dès que le formulaire est affiché, passez en modification (outil Equerre) :
Ajustez la taille des zones (Comme Dessin Word) ;
Par Affichage / propriétés ou Bouton propriétés :
Modifiez la taille des caractères et le style;
L’alignement des zones de texte, de préférence à gauche.
Fichier / Enregistrer : nommez le formulaire Fiche Employés.

III- Sous-formulaire
Le sous-formulaire est un formulaire inscrit dans un formulaire principal. L’assistant est
recommandé. Les données gérées dans le sous-formulaire ont un lien intrinsèque (père
et fils) avec celles gérés par le formulaire principal : les deux sources doivent disposer
d’un champ commun sur lequel l’assistant pourra constituer une relation. Cet outil
convient pour les situations de relations de type 1 à N :
- 1 employés N rôles
- 1 bureaux N employés
- 1 projet N affectations

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Exemple : Gestion des employés.


Le dispositif suivant est employé pour gérer les employés et leurs affectations. Il
utilise comme formulaire principal : table employés et comme sous-formulaire :
table affectations.
Formulaire / Nouveau / Assistant formulaire
Choisir la table employés / OK
Choisir : tous les champs
Tables / Requêtes : affectations
Sélectionner tous les champs de la table affectations / Suivant
Organisez les données par employé
Titrer le sous-formulaire Fiche affectations et le formulaire principal
Gestion des employés.

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LES ETATS

I- Principe
Un état décrit un modèle d’impression de données issues d’une source unique, table
ou requête le plus souvent. Le mode de création est voisin de celui des formulaires. A
la différence d’un formulaire, un état a une structure particulière d’éléments
hiérarchisés :

En-tête d’état Sur la 1ère page

En-tête de page Sur toutes les pages


En-tête groupe 1 (*)
En-tête groupe 2 (*) Pour chaque
valeur
Détail
d’un champ de
Pied de groupe 2 regroupement (*)
Pied groupe 1
(*) = Facultatif
Pied de page

Pied d’état

II- Etat des Employés par Projet


A partir d’une requête Employés-Projets, créez avec l’assistant l’Etat des Employés
par Projet (voir Etat des Employés par Projet).
1. Créez la requête Employés-Projets :
Source : 4 tables.
Sortie : Tous les champs des 4 tables
2. Créez l’état avec l’assistant :
Source : requête Employés-Projets
Champs à inclure : tous (>>)
Regroupement : Par projet
Mise en ordre : sur nom
Titrez : Etat des Employés par Projet
3. Modifiez la structure de l’état :
Enregistrez l’état et pratiquez les modifications suivantes (passez alternativement de la
modification à l’aperçu pour visualiser la progression).

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- déplacez la date (= maintenant) et donnez-lui le format jj /mm/ aa


- ajustez les tailles et les positions des contrôles de la section détail
- dans le pied de groupe, conservez un contrôle pour créer l’expression
(=compte(*)) en la faisant précéder de Nombre d’employés par projet.
- Visualisez et enregistrez.

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V- Etiquettes Publipostage
A partir de la table ordonnée sur nom employé, à l’aide de l’Assistant, créez et
visualisez l’étiquette suivante (format L7160).

Badri
120

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LES MACRO-COMMANDES
CONSTRUCTION D’UNE APPLICATION

I- Macros et Menus
Les macro-commandes sont des programmes formés des instructions ; elles sont
destinées à l’automatisation des applications de gestion, libérant ainsi l’utilisateur de
la connaissance du logiciel et des manipulations à caractère informatique.
Une macro-commande peut être mise en exécution à l’occasion d’un événement :
¾ Action de la souris sur un bouton à l’écran ;
¾ Ouverture / fermeture d’un formulaire, d’un état ;
¾ Ouverture de la base …
Les instructions proposées par Access sont simples et offrent de grandes possibilités,
en particulier la construction d’applications.
STRUCTURE DE L’APPLICATION GESTION COMMERCIALE :

MENU GENERAL

Fiche Impressions Fin


Projets

Etat des Employés


Fiche par projet
Bureaux

Gestion des Etiquettes


Employés Publipostage

Les menus sont des formulaires, crées sans source de données et sans Assistant. Ils
sont composés d’une section détail incluant des étiquettes de titre ou d’information
et des boutons de commande. La pression sur un bouton de commande déclenche
l’exécution d’une macro-commande associée, dont le rôle peut être l’ouverture d’un

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formulaire de gestion, d’un état, d’un autre formulaire menu… ou toute autre
opération.

REALISATION :
Formulaires / Nouveau / Choisissez directement l’option : Mode création.
Propriétés :
Légende : Menu Général ;
Barre défilement : Aucune ;
Boutons de déplacement : Non ;
Afficher sélecteur : Non.
Avec l’outil Aα, créez le titre et positionnez-le (propriétés / légende : Projets
Informatiques).
Avec l’outil Bouton de Commande de la Boîte à outils, disposez les boutons et
modifiez leurs intitulés selon le modèle ci-dessus.
Vérifiez la disposition et enregistrez sous le nom Menu Général.

II- Macro-commandes de menu

Création des macros de menu


Outils / Macro / Nouvelle macro
Choisissez les instructions dans la liste prédéfinie.
Enregistrez.
Exemple : Ouvre Fiche Projets (voir tableau ci-dessous)

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Menu général

Noms des Macros à créer Instructions


Ouvre Fiche Projets OuvrirFormulaire
En bas d’écran, choisir le formulaire Fiche Projets
Agrandir
Ouvre Fiche Bureaux Les mêmes instructions sur Fiche Bureaux
Ouvre Gestion des Employés Les mêmes instructions sur Gestion des Employés
Quitter Quitter (provoque la fermeture d’Access)

Impressions

Noms des Macros à créer Instructions


Imprime Etat des Employés par OuvrirEtat
Projet Choisissez Etat des Employés par Projet
Agrandir
Imprime Etiquettes Les même sur Etiquettes de Publipostage
Associer les macros aux boutons de commande
Dans la majorité des cas, la Macro est déclenchée sur pression sur le bouton de
commande. Ouvrez le Menu Général en modification. Dans la liste des propriétés de
chaque bouton, affectez à la propriété Sur Clic la Macro correspondante. Enregistrez
et essayez.
III- Exemples de Macro-commandes
1. Bouton Fermer dans les Fiches
Un bouton fermer peut être installé dans le pied de chaque formulaire. Il se substitue
à la manœuvre Fichier/fermer :
Créez le bouton dans le pied de la fiche Client ;
Associez la Macro fermer (déjà créée) à ce bouton ;
Enregistrez et fermer.
Pour les autres formulaires : mêmes démarches.

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2. Recherche nominative d’un employé


La Macro va localiser, dans le formulaire Gestion des Employés, l’employé
recherché à partir des premières lettres de son nom.
Créez dans le pied du formulaire Gestion des Employés, un contrôle par l’outil ab.
Nommez la zone de texte recherche (propriétés / Nom : recherche).
Créez la Macro recherche employé :
Action Arguments de l’action
AtteindreContrôle Nom contrôle Nom
TrouverEnregistrement Rechercher = [recherche]
Où Début de champ
Respecter la case Non
Rechercher dans Tous
Comme Formaté Non
Champ en cours oui
Trouver premier oui

Enregistrez la Macro et associez-la au contrôle recherche du formulaire Gestion


des Employés, sur la propriété Après MAJ. Enregistrez et essayez.

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