FOUMULAIRE Code : FR01 PRQ02

Date : 06/04/2020
LISTE DES Version : 02
ENREGISTREMENTS Page 1 sur 1

Identification Resp Lieu Durée Ac Lieu Durée Resp.

Intitulé de l’enregistrement co index Versio
Classem de de cès Archiv d’archiv D’archiva
de n ge
ent Classem classem (Q age age
ent ent ui)
Enregistrements associés aux procédures qualité PRQ

Enregistrements associés aux procédures techniques PRT

Date : Visa RQ :

Rédigé par : Modifié par : Vérifié par : Approuvé par :

 PROCEDURE Code : PRQ02
Date : 06/04/2020
MAÎTRISE DES Version : 02
ENREGISTREMENTS Page 1 sur 4

SOMMAIRE

I Objet et domaine d’application

II Responsabilités

III Références

IV Définitions et abréviations

V Contenu

VI Historique des révisions

VII Enregistrements associés

DIFFUSION Diffusé sur serveur au personnel du laboratoire

Rédigée par : Modifiée par : Vérifiée par : Approuvée par :

Ce document est la propriété exclusive du laboratoire d’Essai de GEP

 PROCEDURE Code : PRQ02
Date : 06/04/2020
MAÎTRISE DES Version : 02
ENREGISTREMENTS Page sur 4

I Objet et domaine d’application

Cette procédure décrit les modalités de la maîtrise des enregistrements au sein du laboratoire
d’essai (Identification, collecte, indexage, accès, classement, stockage, conservation et
élimination)
Elle s’applique à l’ensemble des enregistrements techniques et qualité établis dans le cadre du
système de management du laboratoire.

II Responsabilités
Cette procédure est sous la responsabilité du RQ et du RT qui veillent sur son application par
les personnes concernées.

III Références
Norme ISO 17025 (Chapitre 4.13) version 2005.
Nome ISO 9000 (Principes essentiels et vocabulaire) version 2000.

IV Définitions et abréviations
* Définitions
Un enregistrement : Document faisant état de résultat obtenu ou apportant la preuve
de la réalisation d’une activité.
Indexage : moyen d’identifier un enregistrement porté sur un formulaire codifié en
vue de le distinguer d’un même enregistrement de même nature

*Abréviations
DL : Directeur Laboratoire
RQ : Responsable qualité
RT : Responsable technique
RL : Responsable Laboratoire
SM : Système de management
 V Contenu

a- Logigramme
Q Quoi Comme
ui nt

Etablissement
Personn Les enregistrements sont établis par les
des
e personnes concernées dans le cadre de
Enregistrement
concern leurs activités.
s
ée
Les enregistrements sont identifiés par
un index qui peut être un numéro
Personn chronologique, une date, référence
e Identification client Le RQ en collaboration avec le
concern (Indexage) RT tient à jour la liste des
ée enregistrements FR01 PRQ02.

Personn Le classement des enregistrements est

e effectué par les personnes concernées.
concern Classement Le lieu de classement des
ée enregistrements qualité et techniques
est sont spécifié dans la liste FR01
PRQ02.
Personn
e Accès L’accès est limité aux personnes
concern désignées sur la liste FR01
ée PRQ02.

RQ Les enregistrements sont archivés

Archivage
de sorte à assurer leur protection et
préservation contre toute
détérioration ainsi que leur lisibilité
durant toute la période de
conservation définie.
RQ / RT Fin de la La durée de conservation des
durée de enregistrements est définie sur la
conservation liste FR01 PRQ02.

RQ / RT A la fin des durées de conservation les

Elimination enregistrements sont détruits par
broyage si le support est papier, et par
écrasement si le support est
informatique.
 b. Informations complémentaires :
- Les enregistrements sont collectés sur des supports qui peuvent être papier (exemple :
fiche de vie des équipements, fiche de présence...) ou sur support informatique
(exemple : données sur tableau Excel…). La liste des enregistrements précise la nature
de support de chaque enregistrement.
- Maitrise des données sur support informatique :
o Les données sur support informatique sont enregistrées par l’utilisateur sur le
disque dur de son ordinateur puis sur serveur une fois par semaine. Ce serveur
local est protégé par un nom d’utilisateur et un mot de passe et les données
sont conservées en double sur un disque dur externe Pour sécuriser les
enregistrements, un logiciel antivirus est installé (avec une licence à jour). Une
mise à jour de cet antivirus est faite automatiquement.
- Seuls le RT et RQ sont habilités à apporter respectivement des corrections aux
enregistrements techniques et qualités sur support papier ou/et informatique. Lorsque
des erreurs interviennent dans ces enregistrements, chaque erreur est barrée et non
effacée, rendue illisible ou supprimée, et la valeur correcte est inscrite à côté avec la
signature de la personne qui a apporté la correction.

VI Historique de la révision

Version Date Nature de modification

00 27/04/2018 Création
02 03/04/2020 Revue et mise à niveau de la
procédure
02 06/04/2020 Approbation de la procédure

VII Enregistrements associés

Enregistreme Code
nt
Liste des enregistrements FR01
PRQ02