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Christophe.atry@wanadoo.fr
L’organisation d’un rendez vous sportifs à l’heure actuelle est de plus en plus
complexe : d’une part la multitude des organisations amène un concurrence qui
devient extérieur au propre marché de l’événement sportif cela devient un
numéro d’équilibriste donc il va falloir doser différent élément qui vont faire que
c’est un échec ou une réussite. Dans un événement sportif il n’y a pas de
« moyen »(c’est bien ou pas bien).
Trois grandes variable s’avère indispensable (il faudra bien les maîtriser et
surtout en avoir une connaissance parfaite) :
- L’innovation : c'est-à-dire créé du neuf, l’imagination va être de rigueur
(faire attention de ne pas basculer dans l’irréel). Par exemple : création
d’un événement planche à voile à Bercy. C’est très important l’innovation
mais cela n’a aucun rapport avec l’argent.
- L’émotion : susciter de l’émotion cela veut dire qu’on doit avoir un
événement qui va faire réagir les gens pour lequel il est fait ! changer les
règles pour aller vers l’émotion. C’est la partie sentimentale de
l’événement, c'est-à-dire que le spectateur il doit avoir un ressenti
émotionnel.
- Le spectacle : il n’y en avait pas jusqu’aux années 60. Départ (déclic) les
JO de Rome, pourquoi ? : parce que nous sommes dans une société où
l’apparence est primordiale. Si l’activité sportive n’est pas spectaculaire et
bien il va falloir créer le spectacle (si cela est réussi nous allons pouvoir
avoir du monde)
Critiquer un événement c’est très facile, organiser c’est plus dur et surtout
organiser cela demande une démarche stratégique et un travail programmé.
La création d’un événement elle comporte des parties que l’on peut appeler
obscure qui sont bien sur méconnu du grand publique, et elles répondent à un
certain nombre de procédure d’étape qu’il faudra donc impérativement respecter
et donc par rapport à cela optimiser la réussite de l’événement. l’objectif sera un
modèle d’organisation qui va nous permettre de respecter les procédures et de
pouvoir les appliquer à tout événement sportif.(excepté l’organisation des JO et
des coupes du monde de type football qui englobe d’autre paramètre pour leur
organisation)
On peut dire qu’il va y avoir trois phases essentielles qui déterminent le modèle
d’organisation :
- Une phase décisionnelle qui va se caractériser par sa longueur dans le
temps et surtout qui conditionne la suite de l’organisation (elle doit être
parfaite)
- Une phase opératoire c’est celle qui est la plus concrète et la plus visible,
c’est aussi la phase interactive (spectateur-organisateur-participant) elle
se caractérise par sa forte intensité.
- Une Phase évaluative qui s’avère indispensable à la pérennisation de
l’événement mais qui est aussi obligatoire envers les investisseurs ou les
mandataires.
I- La phase décisionnelle
y- a- t’il une place à prendre sur le marché ? Est-ce que le marché est rentable ?
Plus les forces en présence sont importante moins le marché est rentable.
Plus les barrières à l’entrée sont nombreuses et puissante plus il est difficile de
rentrer sur le marché.
c- Cycle de vie :
une fois la concurrence déterminé il va être intéressant de s’intéresser au cycle
de vie du sport où tout du moins au marché dans lequel il va évoluer, chaque
phase va permettre de juger le degré de maturité du secteur et permettre donc
de juger de l’opportunité de rentrer sur tel ou tel secteur du marché.
Phase 1 : lancement l’innovation (quand c’est nouveau on diminue le facteur
de risque de faire un bide, car le nouveau attire en générale) normalement les
médias suivent facilement.
Phase 2 : croissance on joue sur un phénomène de sécurité, on est sur un
secteur qui est en vogue (par exemple les journées karting le prix commence à
baisser) ici les pouvoirs publics vont être très exigeant ( par ex dossier en
préfecture qui sera très étudié)
Phase 3 : maturité aléatoire : il faudra prêter attention à tous les paramètres
extérieurs, ici il y a un intérêt médiatique et intérêt du pouvoir publique
Phase 4 : déclin sécurité : sur cette phase on récupère les mordu de l’activité
et ceux qui n’ont pas eu le temps d’en faire un et qui veule en faire un.ici l’étude
de marché doit être très approfondi et ici il n’y plus d’intérêt médiatique et les
pouvoirs publique quasiment plus aussi.
Aujourd’hui les gens le weekend n’ont pas envi d’être dérangé du coup les villes
aiment que les événements passe dans leur ville mais qu’il ne s’arrête pas.
(réflexion sur les événement sportif sur la voix citadine, prendre en compte que
le fait que les gens ne soit pas pénalisé dans leur déplacement lors de
manifestation ( ils ne veulent pas que cela nuise à leur petite habitude).
Sport à risque : montagne, eau et aussi grosse densité de population.
C) Conceptualisation :
- Tout d’abord une protection morale du nom qui interdit à un tiers d’utiliser
le nom sans l’accord du dépositaire.
Il existe des personnes dont le job est de chercher des noms d’événement
accrocheur ! Elle ne les invente pas elle recherche les noms qui sont fait pas des
amateurs mais qui n’ont pas fait de dépôt.
D) Faisabilité :
a- faisabilité financière :
on met en place un budget prévisionnel, c’est une mise en forme comptable, elle
doit être la plus précise possible, plus elle est précise moins il y a de risque.
Toute les dépenses dans la mesure du possible doivent être mesuré, donc on fait
appel aux devis, et à différent écris (on ne se base pas sur des annonces orales).
Les recettes doivent être estimées de façon réaliste, même quelques fois de
façon pessimiste. Avant de parler de bénéfice, la première question va être de
déterminer un équilibre entre les dépenses et les recettes et savoir si cela est
réalisable. Le montant du Budget global est-il réaliste ? Quel type de recette va-t-
on pouvoir envisager ? Les recettes directes (liées directement à l’événement) et
les recettes indirectes( subventions des partenaires publiques et
territoriale(penser au barrière et autre matériel de prêt dans le budget)) cela
permet d’augmenter notre budget globale( le % que l’on a dans le budget global
ce retrouve dans la communication du coup si les partenaires publique se
rendent compte qu’il n’ont pas une place très importante dans le budget global ,
cela donne un argument pour l’organisateur à demander plus si le partenaire
veut être mis plus en avant).
Par rapport au sponsoring, aux subventions média(excepté presse régionale ou si
on achète de la publicité), on met cela à part, on ne peut pas savoir ce que cela
nous rapportent. Est-ce que le budget global est réaliste.
b- faisabilité structurelle
tout ce qui est nécessaire la réalisation du projet( structure) est ce que ces
structures sont disponible, cette phase est importante dans la mesure où le
degré d’innovation il se réalise souvent par l’intermédiaire des structures réalisés
de même que le nombre et la qualité des structures détermine souvent
l’importance de l’événement. Dans le même temps on peut dire que les
structures envisagé doivent être en rapport avec la porté de l’événement. Il faut
aussi se tenir au courant des homologations des structures, faire attention à des
locations certes moins onéreuse mais dont vous avez la charge de la mise en
place. Garentissé vous auprès des propriétaires de la mise en place des
structures sur le terrain.
E) Correction :
C’est une étape de la phase décisionnelle très stratégique car il existe en fait
plusieurs structure juridique sur le marché :
Subvention sponsoring/investissement
Un bénévole ne peut pas recevoir plus de 412(à vérifier) euros par un club.
Il est parfois judicieux de mixer les structures. une association peut demander( à
une SARL ) aura plus de facilités à obtenir des sponsors et autres partenaires
privées. Puis l’association cherchera elle-même des subventions de la part des
collectivités.
G) Stratégie Marketing :
a- plan de communication :
- Les supports écris : les uns correspondent à une vente, les autres
d’avantage à des partenariat informationnels, ce ne sont pas les plus
rentables mais ils sont indispensables car ils s’adressent personnellement
aux spectateurs et participants. Ils sont plus onéreux, et le coît est englobé
dans la vente de l’espace.
b- sponsoring et subventions :
La question des frais techniques de réalisation des supports doit être très clair.
Un sponsor non averti peut refuser de payer les frais techniques et de part ce fait
minorer notre marge technique. Entre partenaires économiques, l’interactivité
est primordiale et la relation classique financeur/financé est permanente. C’est
une différence avec la politique partenariale ou l’interactivité se limite au dossier
et aux jours de l’épreuve. D’une toute autre manière, la stratégie de partenariat
(échanges de marchandises) peut être envisagée pour répondre a une question
très simple, comment peut on diminuer les charges. Dans cet esprit l’intégration
des partenaires institutionnels (mairie, CG) car outre le soutien financier ils
pourront apporter la faisabilité structurel et donc permettre une économie non
négligeable. Il faut bien tout budgétiser.
c- plan média :
Une fois que l’on a recensé tout les supports on a déterminé une politique de
prix, qu’on a définit son plan média, l’étape ultime va consister un dossier de
partenariat complet qui présente très rapidement l’événement, qui présente les
objectifs de l’événement, le public concerné, la structure qui l’organise et
présente les supports de communication mis à disposition des sponsors.
C’est l’application écrite de toute les décisions qui ont été prise dans la phase
décisionnelle, cela veut dire que le projet les méthodes les moyens sont ce qu’on
appel « verrouillé » cependant une certaine souplesse d’application est
évidement toujours permise. De même on y observe l’établissement du cahier
des charges sportifs et du cahier des charges événementiels (tout ce qui est en
relation avec la loi). Le cahier des charges doit répondre à la loi où la structure à
son siège.
A) Pilotage :
C’est une étape qui consiste simplement à répartir les taches entre toutes les
personnes qui participent à l’organisation de l’événement. Selon les
organisateurs l’événement se décompose de plusieurs départements qui peuvent
variés. Chaque département aura à sa tête un coordinateur qui aura comme
principale mission de contrôler de façon continu l’état d’avancement des tâches
assignés au département. Six départements semble indispensable à une bonne
logistique de l’événement !
a- département administratif :
b- département sécurité :
Afin de prévenir et d’assumer tout les accidents corporels, l’organisateur
s’appuie sur la loi de 1984 relative aux assurances en responsabilité civile des
organisateurs d’événements.
Une assurance de ce type est à souscrire pour l’ensemble des concurrents et des
organisateurs. La responsabilité civile ne couvre que les personnes, la protection
des biens utilisés pour la manifestation nécessite une autre assurance. Si
l’organisateur accepte un public à accès gratuit ou payant, il doit en assumer
obligatoirement la sécurité.
En plus de ces formalités administratives la mission de ce département elle va
être de mettre en place des moyens en personne et en sécurité à tous les points
de la manifestation
Deuxième mission : déterminer les règles de sécurité et notamment les
conditions d’évacuation de blesser potentielle.
3- évaluer les besoins en hommes en terme de secouriste, de médecin ou
ambulance, mais aussi les spécialistes de l’activité physiques, et selon vaut
prévision
4- évaluer les besoins en matérielles
c- département sportif
d- département infrastructures :
1) l’espace de pratique :
Si l’espace de pratique existe déjà comme par exemple un stade, comme par
exemple une piscine le travail sur l’aménagement du site est relativement facile.
Il s’agit simplement de réaliser quelques adaptations. Et éventuellement la mise
aux normes d’infrastructure mise en place pour les spectateurs, où effectivement
des contrôles techniques sont exigé et vérifié.
Si l’espace de pratique est à inventer le choix d’un lieu ou d’un itinéraire doit être
déterminé en cohérence avec le concept et le public participant. Le travail de
reconnaissance et de balisage est très important. Contrairement aux idées reçu il
y a moins de risque sur un espace à créer que sur un espace existant. La
maitrise totale des infrastructures dans un espace à créer est quasi-totale. Les
efforts de reconnaissance du lieu, l’accès au lieu doivent être là renforcé !
2 types de manifestation :
- soit une journée : on pense à l’hébergement de façon ponctuel,
prospection d’adresse d’hébergement et diffusion. Prévoir 3 repas ( soit
partenariat, soit achat, soit démarchage pour qu’une entreprise vienne
vendre la nourriture le jour de la manifestation)société de restauration qui
vient avec les plats tout fait sur place généralement. La difficulté va être
sur le nombre la fréquentation, cela est facile si c’est l’organisation qui à
pris en charge la restauration, si ce sont les gens qui achète les tickets
cela est plus délicats, critère horaire( a quel ils vont manger a quel
heure ?)
- soit plusieurs jours : si c’est l’organisation qui a retenu de l’hébergement,
on va nous demander des arrhes. Il faudra déterminer un nombre (un
chèque d’arrhes normalement on ne l’encaisse pas, mais encaissable si on
ne vient pas), l’organisateur peut également demander des arrhes aux
participants afin de limiter les frais.
C’est une dépense financière importante et donc cela demande une prise de
décision par rapport au comité de direction sur les prix, sur les lieux, sur la
qualité et cela en fonction du public auxquels ont s’adresse et il est clair que l’on
doit être en cohérence entre le prix demandé et ces trois paramètres !
Si nous avons du public (spectateur, accompagnateur) en hébergement, faire
attention de les traiter au prix de la prestation. Ce sont eux les plus exigeants, de
plus ils ont payé la prestation. Il faut donc les traiter aux mêmes niveaux que les
athlètes.
f- et recherche de sponsoring
B) Réalisation et coordination :
Diriger
Feed-back
Planifier organisercontrôlerperformance
Pendant l’épreuve si l’organisation est bien pensée, que chacun assume bien ces
responsabilité, on peut dire qu’il ne reste plus qu’à gérer l’imprévu, l’incertitude
elle doit être minimisé, mais elle existe toujours, et elle est inhérente à
l’événementiel, le risque zéro n’existe pas, on tend vers le risque zéro mais l’on
arrivera jamais à zéro. L’efficacité est étroitement liée avec la notion de
reconnaissance et de simulation, l’utilisation de la haute technologie.
C) Déroulement de l’épreuve
- Sureté
- Vigilance
- Diplomatie
- Respect du timing
De par la fonction il existe forcément un devoir de représentation.
Cf power point management
Après avoir travaillé pendant plusieurs mois, il est clair qu’il existe une phase de
démobilisation, mais il faut quand même finir le travail donc c’est ce que l’on
appelle l’heure du bilan.
A) Bilan
Au niveau financier, est-ce qu’il y a eu des profits ? le budget a-t-il été tenu ? les
objectifs ont-il été atteint ?
AU niveau humain : Comment l’organisation a- t-elle vécu l’événement ? les
resposables et leurs départements ont-ils menés à bien leurs actions ?
AU niveau logistique : est ce que les structures en place était-elle adapté ? était –
elle suffisante ?était-elle sécurisé ?
B) Evaluation
Elle doit se faire à tête reposé et avec des chiffres précis à disposition, elle va
nous permettre, de modérer aussi bien les succès que les situations d’échec. Elle
consiste en fait en une analyse objective des différentes stratégies mise en place
lors de l’événement ! il est impératif d’effectuer une évaluation des retombés
économiques, médiatique, et de pouvoir présenter des résultats concret
concernant notamment le retour sur investissement qui a permis de créé
l’événement.
C’est un travail qui est très difficile mais indispensable car il va faciliter la
négociation pour les marchés à venir, il participe donc à la pérennisation et c’est
un travail qui va de paire avec l’évaluation de la notoriété et l’image de
l’événement, car il permet d’évaluer la porté des actions de communication, il
permet également d’avoir une idée sur les segments de population qui ont été
touché ! ces différents éléments pourront être analysé à partir de données
recueilli au préalable :
- distribuer des questionnaires aux spectateurs, commerçants (construire un
questionnaire rapide et efficace et qui doit nous donner des indices
économiques qu’il va falloir définir (augmentation du CA, la fréquentation,
est-ce qu’il y a eu des perturbations) , participants, ces questionnaires
doivent être ciblé. Il est intéressant aussi pour l’organisation de savoir la
retombés économique globale (restauration, affichage, hébergement,
emploi actuelle, le tourisme sportif)
C) Perspective :
D) Compte-rendu :
Il est très important de remercier les différentes personnes qui ont œuvré à la
création de la manifestation, les participants, les bénévoles.
Remercier les partenaires, compte rendu détaillé , comprenant des photos ( voir
une vidéo), le bilan financier, surtout si on est une organisation basé sur la loi de
1901, le press-booke et bien sur toute les retombés aussi bien en image. Toute
ces attention contribu à la pérennisation d’un événement et permet surtout de
donnée une image sérieuse de l’organisation.
Il faut être conscient que toute action qui a été entreprise est connu ou sera
connu du grand public.