GRH-P-vOS

PROCESSUS:
Date: 05/09/
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (GRH) Remplace v07 du
02

Intérim Hanen Duni QOCU

Finalité du Mettre à disposition de l'ensemble des processus de la CSM-GIAS, GIAS-ING, GIAS-IND
processus des ressources humaines adéquates, efficaces et assurer leurs développement à travers
l'attitude, le savoir faire et la sécurité.
Res onsabilités
Responsabilité
Hanen Ouni - Ramzi Khammari -
Ouissem Ben Zaïda
Développement -Administration - Directeur Des
Ord nancement Ressources Humaines

Historique des évolutions

Date de
Diffusion
? 1ère Diffusion ?
22 Déc. 2003 Revue du rocessus GRH-P v 03
02 Fév. 200S Revue du rocessus GRH-P v 04
22 Avril 2009 Revue du rocessus GRH-P v 05
31 Août 2010 Revue du rocessus GRH-P v 06
02'anvier2011 Inté ration de CSM-GIAS,GIAS-ING, GIAS-IND GRH-P v 07
05 se t-2011 Intégration Finalité du processus GRH-P v OS
Champs Ce processus s'étend à l'ensemble des activités de gestion et d'administration de 1

d'a lication l'ensemble du ersonnel de la CSM-GIAS,GIAS-ING, GIAS-IND.

Sous- 1. Gestion des compétences, Fournisseurs L'ensemble des processus,
Processus II. Recrutement, Formateurs externes.
III. Formation, Clients L'ensemble des processus,
IV. Administration des Ressources CNSS,
Humaines, CNAM.

Diffusion à Fonction
Ghassen SLAMA Président Directeur Général
Zouhaier SAOUDI Directeur Des 0 érations
Sami ZAYANE Directeur des Ventes
Mohsen TIRA Directeur Financier
Mondher KHALFALLAH Directeur Des Ressources Humaines
Adel BEN ALI Directeur Su 1 Chain
Kaouther BEN AMMAR Directeur Business Develo ment
Yosra KHALFAALLAH Res onsable Mana ement Qualité
AtefYazidi Res onsable Contrôle de Gestion
Houcem BEN ZAHRA Res onsable Technolo ies de l'Information
Ouissem BEN ZAIDA Res onsable Ordonnancement
Hanen OUNI Res onsable Dévelo ement RH
Ramzi KHAMMARI Res onsable Administratif
- 1/7 -
r------------------
'-_/~ !~~
~e!~o!! ~'!'!!é!:.n::.s__:
Manuel
d'Organisation GRH-E09
MO GRH-El0
GRH-Ell
._~ GRH-E01
GRH-E12
GRH-E13
••
Excel"Base
Compétences"

••

, ,
, GRH-E16
,GRH-E17
GRH-E18

r--~
~ 'GRH-E03!
1
GRH-~~5 ~
,~ DG i 111-3Validation des
. actions de formation
~ ig~~:~;~
----,1 i! ,
GRH-E21
1 i GRH-E06 Le ~ ,GRH-E06,
1__ --
t .--. :

Adonix
(liste des -~ DRH
formateurs
actifs)
,
111-5Réalisation de
GRH·E24
l'action et suivi de la
.~ GRH-E25
mise en œuvre du
GRH-E03
plan de fonnatlon

Adonix
-~ (liste des
formateurs
_act~s)
 B. DESCRIPTION DU PROCESSUS
I. Gestion des compétences

Etape Inputs Outputs Méthodes, Responsabilités, Circuit d'information

1-1 Définition des Manuel Les organigrammes sont élaborés et mis à jour systématiquement en cas de modification dans les
[5J Dossier de
compétences d'Organisation MO responsabilités par le Chef de département concerné. Ces documents sont revus par le DRH avant leur
candidature GRH-ED2 (Organigrammes, approbation par la DG.
fiches de postes et Les fiches de fonction sont élaborées et mises à jour par le responsable hiérarchique de chaque département.
grilles des Chaque poste figurant dans les organigrammes doit être impérativement muni d'une fiche de fonction qui
compétences) définit les missions, les tâches et la relation hiérarchique du poste dans l'organisation du département. Ces

o Excel «Base des

Compétences»
fiches sont revues par le chef du département concerné ainsi que par le DRH et approuvées par la DG avant
diffusion au personnel concerné et à son supérieur hiérarchique.
Le DRH établit le manuel d'organisation intégrant les organigrammes et les fiches de fonction. Ce manuel est
GRH-E32 diffusé par intranet. Le DRH assure la mise à jour annuelle du MO avant la réalisation de l'évaluation des
com étences et en cas de modifications ma"eures dans l'or anisation.

o Excel «Base des

Compétences»
Evaluation des
ressources
humaines
[5JPlan
ED4
GRH AMC-
Un plan d'amélioration (Plan GRH) est réalisé par le DRH en collaboration
concernés pour remédier aux écarts et pour prévenir les risques précédemment
besoins de formation, de recrutement et/ou de réorganisation nécessairll
avec les chefs des départements
définis. Ce plan intègre les
est présenté à la DG pour revue et
GRH -32
o Excel «Base des
éventuelle correction. ~~t
\
Compétences»
GRH -E 32
~ ~~\\~
~OC~~~~
[5Jsupport
d'évaluation -E31

Etape Inputs Activité Outputs Méthodes, Responsabilités, Circuit d'information

Identification
11-1 [5JFiche de suivi de
recrutement cadre
GRH-EDI
[5J Fiche de suivi de
recrutement
opérateur GRH-ED7
des
besoins [5JFiche de suivi
de recrutement
cadre GRH-EDI
• Les besoins en recrutement sont exprimés suite à l'évaluation des compétences ou suite à un besoin ponctuel
exprimé par un chef de département/ DG sur GRH-EDI et transmis pour approbation au DRH. Dans le cas des
postes clés (personnel d'encadrement) l'approbation est assurée par la DG après avoir consulté le contrôleur de
gestion qui vérifie le budget de l'activité en question.
• Le demandeur définit la fiche de fonction.
[5JFiche de suivi • Les besoins en recrutement des opérateurs sont exprimés suite à un besoin ponctuel exprimé par un chef de
de recrutement d'atelier/ Responsable de production sur GRH-ED7 et transmis pour approbation au DRH
opérateur GRH-
ED7
Etape Inputs 1 Activité Outputs ~éthodes, Responsabilités, Circuit d'informatio!~'
11-2 Sélection du La sélection des candidats potentiels est sous la responsabilité du DRH. Le choix des méthodes de sélection est
[5Jeemande de [5JDossier Etude
candidat fixé en coordination entre le demandeur et le DRH et en cas de besoin par le DG: Annonces, recours à des
recrutement GRH- de Candidature recruteurs externes, ...
Eül GRH-Eü2
• Le DRH ro ose le ou les candidats au demandeur
[5JDossier de Type du poste Méthode d'évaluation Enregistrement
candidature GRH-Eü2 Encadrement -Pré-sélection sur dossier (CV) -Dossier Etude de
Candidature GRH-Eü2

-Pré-sélection sur dossi r - RH+demandeur -GRH-Eü2

-Sélection sur entretien -Demandeur -GRH-Eül
-Analyse copro-parasito* -Biologiste externe -Attestation
-Pré-sélection sur dossier -Demandeur
-Sélection sur entretien/test
-Analyse copro-parasito* -Biologiste externe -Attestation
*exigée uniquement pour le personnel de production susceptible d'être en contact direct avec le produit.
• La décision de recrutement est validée par la DG sur GRH-Eül
• La fiche fonction sera remise au DRH avec la demande de recrutement
• Le recrutement n'est supposé accompli que si le candidat ait passé toutes les étapes de la procédure y compris
[5JFiche de suivi de [5JPlan
Accueil et un rapport médical (analyses ou visite) favorable - en tant que condition nécessaire pour certains postes.
recrutement GRH- Intégration d'intégration
Le DRH remet à la nouvelle recrue le formulaire GRH-Eü4, complément dossier personnel, pour compléter son
Eül GRH-Eü3
dossier personnel, notamment par les preuves de compétence (diplômes, attestations, ...)
L'encadreur de la nouvelle recrue, désigné par le demandeur sur GRH-Eül, est responsable de l'établissement
[5J Complément du plan d'intégration GRH-Eü3.
[ORèglement dossier personnel • Le chef hiérarchique doit s'assurer des bonnes conditions d'accueil et d'intégration en vérifiant l'adéquation du
interne GRH-Iül GRH-Eü4 poste et les outils de travail y compris les accès aux progiciels informatiques (Adonix, Lotus Notes, ...) ainsi que
Manuel les tenues de travail nécessaires. En cas de problème, il doit s'adresser au DRH. Une note d'information est
d'Organisation établie par le DRH dans le cas de recrutement des cadres.
(Organigrammes, Une fois le complément du dossier a été fourni par la nouvelle recrue, un contrat de travail lui sera transmis par
fiches de postes et le DRH (ou collaborateur sur notification du DRH) ainsi que sa fiche de fonction.
grilles des Le DRH s'assure de la mise à disposition du règlement interne GRH-lOl auprès de la nouvelle recrue et de sa
compétences) première initiation (GRH-Eü3).
L'accueil est réalisé par le chef du département concerné qui assure la sensibilisation sur l'incidence de l'activité
rEJ , .. d
l7-J D eCiSlOn e
et la manière de contribution aux objectifs de la CSM-GIAS, GIAS-ING, GIAS-IND.
Le responsable hiérarchique assure la présentation de la nouvelle recrue auprès de son équipe et lui présente
recrutement en cas de besoin le plan de l'usine.
GRH-E19
Suite à l'embauche, le responsable ordonnancement constitue le dossier personnel et y intègre les preuves de
compétences (copie de diplôme, attestation, la décision de recrutement...).
Le responsable ordonnancement est en charge du dossier personnel et de son classement après achèvement du
cycle d'intégration.
 III. Formation

1
Etape Inputs Activité Outputs

[5JFiche besoin en
Identification du
[§JFiche besoin
• Les besoins en formations annuelles des différents a~fI'I\~'
III-i besoin DRH sur des fiches de suivi de formation GRH-EOS. ~\l\lV
formation GRH-EOS formation GRH-
EOS
• Les autres besoins en formation sont identifiés suit a agnostics internes et/ou externes et déclenchés
selon le besoin lors des projets et des évolutions non panifiées. Ces besoins sont définis également sur la fiche
de suivi de formation GRH-EOS.
• Les besoins en formation doivent indiquer l'objectif de la formation, les personnes concernées et les conditions
souhaitées ainsi qu'une planification de l'évaluation de l'efficacité de la formation.
• Les demandes peuvent émaner de l'ensemble du personnel mais doivent être approuvées par les chefs de
dé artement ou la DG avant d'être diffusées our validation et traitement au DRH.
III-2
[§JFiche de suivi
Planification de la
[§JPlan de
• La DRH établit une synthèse des besoins exprimés dans les fiches de suivi de formation GRH-EOS établies. Le
formation résultat, le plan de formation est enregistré sur GRH-E06.
formation GRH-EOS formation GRH-
• Les demandes ponctuelles sont traitées sur les fiches de suivi GRH-EOS.
• E06
III-3
[§J Plan de
1
Validation des
[§JPIan de
• Le plan de formation GRH-E06 est discuté lors de la réunion annuelle de planification des besoins en formation
actions de précédant la revue de direction et par la commission consultative de l'entreprise.
formation GRH-E06 formation
formation
approuvé GRH-E06
• L'approbation par la DG du plan de formation est l'expression de son engagement pour sa réalisation.
• Les demandes ponctuelles sont approuvées sur les fiches de suivi GRH-EOS.
[§JFiche besoin en [§JFiche besoin en • Le DRH assure le traitement et le suivi du dossier administratif (TFP, ...).
formation « hors «approuvée» GRH- • Les personnes concernées sont informées par le DRH, via messagerie Notes, des conditions de la tenue de la
plan» GRH-EOS EOS formation. Les chefs de département sont responsables d'informer et de planifier la logistique de la formation
pour leurs collaborateurs, et s'assurent que l'absence des concernés ne trouble pas le déroulement de leur
activité.
fEl Réalisation de Les formations réalisées au sein de la CSM-GIAS, GIAS-ING, GIAS-IND (internes par les formateurs CSM-GIAS,
l7-J F·IC h e b esom.
en
l'action et suivi de
[§JFiche de
GIAS-ING, GIAS-IND, et intra par des formateurs externes) sont enregistrées sur GRH-E27. Le formateur et en
formation GRH-EOS la mise en œuvre présence formation collaboration; dvec le personnel formé est tenu à définir à la fin de la formation un plan d'action sur le même
du plan de GRH-E27 support. Le plan d'action doit permettre aux participants d'assurer le suivi et la mise en œuvre pratique des
[§JPlan de
formation GRH-E06 formation [§JFiche besoin en nouvelles compétences. Pour les formations externes, des preuves de présence sont exigées.
formation GRH- Le DRH assure le suivi de la réalisation du plan de formation sur le même support.
EOS Les preuves de formation (attestations, diplômes, ...) sont classées par le DRH dans un dossier.

[§JPlan de
formation MA)
GRH-E06
1 ~tape Inputs Outputs ..
111 5 Évaluation de Le formateur est évalué par les participants sur la fiche GRH-EOS et par la personne désignée pour éVilluer
~Fiche de suivi '-~~IFiche l'efficacité de la formation sur GRH-EU5. Le résultat est transmis au DRH qui procède à la mise à jour de la liste
1 - l'efficacité de la
formarion GRH-E05 formation d'évaluation des formateurs.
formation GRH- L'évaluation de l'efficacité de la formation est assurée par la fonction indiquée sur la fiche de suivi GRH-E05.
EOS L'évaluateur s'assure de la réalisation du plan d'action et des objectifs de la formation et du niveau de
1 :]J Evaluation à
satisfaction des résultats obtenus. L'accent est mis sur le transfert, c'est-à-dire la mise en œuvre d'actions
pratiques.
froid GRH-E30
L'évaluation à froid c'est l'évaluation des transferts éventuels en situation de travail. C'est une évaluation
continue intervenant tout au long du processus de formation. Elle a pour objet de vérifier si le stagiaire
progresse vers les objectifs pédagogiques définis et si non, de découvrir où et en quoi il éprouve des difficultés
~Fiche de suivi afin G'ajuster les modalités de l'action dans une logique de réussite du stagiaire.
formation GRH- L'évaluation à froid se fera sur une période allant de 3 à 6 mois de la date de réalisation de la formation.
E05

OFiche
individuelle de
formation GRH-
ElO

Etape Inputs Activité Outputs Méthodes, Responsabilités, Circuit d'information

Gestion de la • Toute personne qui doit s'absenter du travail est tenue à en faire la demande en utilisant les formulaires
[]]A utonsatlon
. . [5JA utonsatlOn
. .
IV-I présence GRH-Ell« autorisation d'absence» et GRH-El2« autorisation de sortie» selon le cas. Ces enregistrements
d'absence GRH-Ell d'absence validée GRH- doivent être validés par le chef hiérarchique et par le DRH. (La même procédure peut être exécutée sur
Ell Lotus Notes par l'application DocFlow).
[]]A utonsatlOn
. . de
sortie GRH-El2 l5"JAutorisation de • Un ordre de mission GRH-E13 est présenté par l'intéressé
hiérarchique et par le DRH. (La même procédure peut être
après avoir été approuvée par son chef
exécutée sur Lotus Notes par l'application
sortie validée GRH-El2
[]]Mission GRH-E13 DocFlow).
mM·· ISSlon va rd'
"-./- 1 ee

GRH-E13
Gestion des • Les demandes de congés sont établies sur GRH-El4 et doivent être validées par le chef de département et
[]]Demande de ~
l>~ Demande de congé par le chef hiérarchique puis transmises au DRH à l'avance et classées dans le dossier personnel de
IV-Z congés
congé GRH-El4 validée GRH-E14 l'intéressé (pour le congé annuel au moins 1 mois à l'avance). (La même procédure peut être exécutée sur
Lotus Notes par l'application DocFlow).
.I;-Iritre de congé/
• Une fois accordé, un titre de congé GRH-El5 est à la disposition du concerné qui retourne la partie «reprise
Reprise GRH-El5
de service» dès son retour au travail. Cet enregistrement est émis à l'intéressé sur sa demande et il sera
classé dans son dossier personnel.
 Etape Inputs Activité Outputs Méthodes, Responsabilités, Circuit d'information
Administration du • Les décisions d'avancement sont enregistrées sur GRH-E16 après validation du DRH qui les conserve dans
IV-3 [5JDemande personnel :._sJ Décision les dossiers personnels.
d'attestation de d'avancement GRH-E16
travail GRH-E19
LSJQuestionnaire GRH- • Dans le cas de dysfonctionnements relatifs à la discipline les chefs de départements peuvent recourir au
E17 questionnaire GRH-E17 dans lequel sont enregistrées les positions de l'intéressé et du service du
personnel. La décision éventuelle de sanction validée par le DRH est enregistrée sur GRH-E18 et classé
[5JD' eClSlOn
.. de dans le dossier personnel.
sanction GRH-E18

[5JAttestation de
travail GRH-E20

[5JAttestation de stage
GRH-E21

IV-4 o Pointage
Gestion de la paie
et CNSS Osaari
•

•
A la fin du mois, le DRH valide le pointage, as re le transfert des données pour la base Saari puis établit et
valide le journal de la paie (Saari).
Les demandes d'avance sur salaire doivent être établies sur GRH-E22 et présentées pour décision au DRH
[5JDemande [5JDemande d'avance
avant le 12 de chaque mois et le montant ne devant pas dépasser 30% du salaire net.
d'avance sur salaire sur salaire validée GRH-
• GRH-E22 E22
• Le DRH est responsable d'assurer que tout employé soit immatriculé auprès de la CNSS. Les demandes sont
établies sur GRH-E23 au plus tard 2 mois après la date d'embauche.
[5J FICHE DE [5JDemande • En cas de dysfonctionnement ou de panne de la pointeuse digitale, il est mis à la disposition des chefs des
PRESENCE GRH-E09 d'immatriculation CNSS ateliers et au poste de gardiennage des fiches de présence pour le pointage manuel
GRH-E23
X D'emlSSlOn
.. Gestion des • Les départs doivent être maîtrisés pour réduire le risque de dysfonctionnement et de perturbation dans les
IV-S départs [5JReçu pour solde de
dossiers et projets en cours, d'où l'importance d'une passation à planifier systématiquement sur GRH-E03.
tout compte GRH-E24 Cet enregistrement est alors classé par le DRH dans le dossier personnel.
[5JCertificat de travail • Les certificats de travail GRH-E25, conditionnés par une passation réalisée, sont mis à disposition de
GRH-E25 l'intéressé par le DRH après consultation du chef du département concerné. Cet enregistrement est alors
classé par le DRH dans le dossier personnel.
[5JPlan de passation • Suite à la fin du contrat, un reçu pour solde de tout compte GRH-E24 est établi par le DRH et est validé par
GRH-E33 l'intéressé.
• Le DRH est responsable de l'archivage du dossier personnel des personnes ayant quitté la CSM-GIAS, GIAS-
ING, GIAS-IND au moins pendant 10 ans.

[5J Enregistrement ~ Document externe [J]lnstruction ~procédure o Fichier Informatique