RH 06

Octroi et suivi des avances et des

prêts Réf: 00
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SOMMAIRE :

1. Objet 
2. Champ d’application
3. Définitions et responsabilités
4. Document d’application
5. Description

1) OBJET

Cette procédure a pour objet de décrire les étapes à suivre en matière d’octroi
et de suivi des avances et des prêts.

2) CHAMP D’APPLICATION

Cette procédure s’applique aux avances sur salaires et aux prêts octroyés par
la société.

3) DEFINITIONS ET RESPONSABILITÉS  :

3.1 Définitions et abréviations :

3.1.1 Définitions
Avance : Emprunt d’argent remboursable selon un échéancier (plusieurs
mois) ou sur le mois même.
3.1.2 Abréviations :
Responsable Administratif : RH
Directeur Administratif et Financier : D.A.F
Responsable Financier : R.fin
Responsable comptabilité: RC

4) DOCUMENTS D’APPLICATION
Demande d’octroi d’avance ou de prêt
Contrat
Echéancier de remboursement
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5) DESCRIPTION DE LA PROCEDURE :
5.1 Logigramme :

(1) Demande

(2)
Vérificatio
n
Non
(3) Oui

Validation Notification
du DAF du refus

(4)

Oui

Contrat et
(5)
échéancier

(6) Paiement

(7) Saisie et
classement
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N° Comment Qui Document

d’enregistrement

L’avance ou le prêt n’est pas accordé de

façon automatique, elle doit faire l’objet
d’une demande écrite, (Demande d’octroi
d’une avance ou du prêt) précisant : Demande d’octroi
1 L’intéressé
1. Nom et prénom d’avance ou de prêt
2. Montant
3. Proposition d’échéancier de
remboursement
Réception de la demande :
Le RH doit vérifier la situation de
l’employé concerné (les encours) ainsi que
la cohérence de l’échéancier proposé par
rapport à sa capacité de remboursement
(max 40% du salaire brut). Demande d’octroi
2 RH
Les constats doivent être signalés sur la d’avance ou de prêt
demande d’avance.
Dans le cas ou la demande ne répond pas
aux conditions citées ci-dessus le RH
notifie le refus de l’avance à la personne
concernée sur la demande même.
Transmission de la demande au DAF pour
vérification et visa. Demande d’octroi
3 DAF
En cas de refus une notification est d’avance ou de prêt
effectuée au demandeur.
Edition des :
 Contrat de prêt Demande d’octroi
 Echéancier de remboursement RH d’avance
4 accordé. D.A.F Contrat
Le contrat de prêt doit faire l'objet d'une L’intéressé Echéancier de
signature légalisée de la part du remboursement
bénéficiaire.
Demande d’octroi
Transmission du dossier (Demande, d’avance
5 échéancier et contrat) au R Fin pour R.fin Contrat
paiement. Echéancier de
remboursement
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Demande d’octroi
 Le RH tient à jour un échéancier des
d’avance
avances et prêts au personnel.
Contrat
 La comptabilité impute les avances R.H
6 Echéancier de
et/ou prêts dans les comptes tiers RC
remboursement
ouverts au nom de chaque
Et ordre de
bénéficiaire.
paiement