IVOIRRAPID – PROCESSUS

BUREAU DE CONTROLE

Le bureau de contrôle est un point central du bon déroulement des activités d’ivoirrapid.
Il se divise en plusieurs branches.

1. CONTROLE RAMASSAGE
2. CONTROLE RETOUR
3. CONTROLE TELEPHONE – UNITE ET DATA
4. CONTROLE MECANIQUE ET ASSURANCE SUIVI TRAJET COURSIER
5. CONTROLE EQUIPEMENT : IMPERMEABLE CASQUE DOSSIER RANGEMENT DES
DOCUMENTS ETC…

Situé dans le bureau qui relie l’espace des coursiers au bureau logistique ; un long bureau de
contrôle y est installé. Ce bureau est divisé entre les 3 gestionnaires des différents points de
contrôle. Chacun ayant un ordinateur pour le traitement des données.

Afin de maitriser le flux de coursier dans ce bureau de contrôle ; un projet de générateur de

ticket est en cours. Ainsi en rentrant dans le bureau de coursier ; le coursier sélectionne sur
une tablette le service de contrôle où il doit se rendre.
Remarque : un même coursier peut se rendre au service de Ramassage puis au service de
Distribution ; en tout cas même sans panne à déclarer, il devra après les autres services
passer au contrôle mécanique pour la remise de son assurance.

1. BUREAU DE CONTROLE DES RAMASSAGES

Via l’IVOIRAPP ; une alerte de ramassage apparaitra au niveau de l’opérateur ; ce dernier

sera notifié d’une nouvelle commande émise par le Client X (date d’émission de la
commande ; nombre de plis/colis enregistré)

Selon son tableau de ramasseur ; l’opérateur est en mesure de sélectionner le coursier

ramasseur qui ira faire le ramassage chez le client X et pourra lui avertir du nombre de p/c à
ramasser. NB : ETABLIR LE TABLEAU DE RAMASSAGE cf. Tab Excel

Après le ramassage ; le coursier ramasseur rentre à la base ; et passe par le bureau de

contrôle section ramassage (après avoir reçu son ticket de passage).

Le contrôleur est déjà informé de sa venue puisque c’est lui qui l’a envoyé en ramassage.
Le contrôleur doit donc :
1. Vérifier si le nombre de p/c ramassés correspond à la commande
2. Vérifier si les infos de livraisons sont correctement renseignées (Adresser ; personne
réf ; numéro de téléphone)
3. Si les factures ne sont pas sous scellées ; alors vérif. si le nombre de souche est
correct
4. Vérifier si les cachets sont correctement apposés
  EN CAS DE MANQUEMENT OBSERVÉ = LE PLIS OU COLIS CONCERNÉ NE DOIT PAS
RENTRER DANS LE SYTSEME ; IL DOIT AVOIR UN BAC SPECIFIQUE OU IL SERA REMIS
POUR TRAITEMENT

 SI TOUT EST CORRECT

o VERIF DANS LA BASE DE DONNES LE CODE DU COURSIER DISTRIBUTEUR A
INSCRIRE
o DEPOT DANS BAC CONCERNE

 ICI SOIT PAR COMMUNE / SOIT PAR CODE COURSIER

o PLACER DANS LES PLIS ET COLIS DANS LES CASIERS DES COURSIERS

REMARQUE : PENSER A L’ESPACE DE RANGEMENT

OBJECTIF : CENTRALISER LA GESTION DES RAMASSAGES DANS UN SEUL SERVICE :

LOGISTIQUE > SECTION RAMASSAGE : il faut évaluer le besoin en personnel 
- Responsable de ramassage + assistant pour les classements ?

Cette section : Soit sous l’autorité d’un OPERATEUR LOGISTIQUE soit directement par le
responsable Ramassage ;
- Reçoit les notifications de ramassage ;
- Attribue le Ramasseur en charge
- Réceptionne-les p/c avec le ramasseur
- Vérifie la conformité des ramassages
o Faut-il établir un document résumant la commande (ens des infos sur p/c
ramassés) doc qui sera cacheté par le resp ramassage après vérification ?

2. CONTROLE DES ACCUSÉS DE RECEPTION

ATTENTION : NE PAS CONFONDRE AR ET RETOUR

- Certains plis (notamment Facture et doc admin) sont composés d’une copie originale
qui est à déposer chez le destinataire ; et d’une souche du pli sur laquelle le
destinataire accuse de la réception.
- Cette souche avec AR est une preuve de réception qu’il faut renvoyer à l’expéditeur
afin qu’il puisse la classer dans ses archives.

Remarque : via l’IVOIRAPP ; lors de la distribution le coursier présente son téléphone au

destinataire ; ce dernier appose une signature. Cette signature est transmise directement à
l’expéditeur via son compte client sur l’IVOIRAPP. Elle sert d’ACCUSE DE TRANSMISSION
(AT).
Cette signature est une preuve de notre livraison ; c’est entre nous et notre client.
La souche déchargée est une preuve de réception entre notre client et son destinataire.
C’est donc un document essentiel.

Remarque : Certains clients ; exemple : CACOMIAF et GTTP ne transmettent pas des plis avec
une souche
TACHE : IDENTIFIER LES CLIENTS QUI NE TRANSMETTENT PAS DE SOUCHE

 EN ATTENDANT QUE TOUT COURSIER SOIT MUNI D’UN TELEPHONE

POUR LE MOMENT DEUX CAS DE FIGURE

A. COURSIER AVEC TEL

- Il aura le pli avec 2 bdx ; il présentera

a. La souche au destinataire pour cachet + sign = AR
b. Le téléphone pour signature numérique = AT

- En revenant au bureau avec la souche + 2 bdx ; il passe par bureau de contrôle des
AR ; le contrôleur vérifie la présence de décharge = AR ; détache 1 bdx de trans = AT
qu’il n’a pas besoin de classer pcq AT est dispo en ligne

VERIFIER DECHARGE – CONTROLE AR = si présence cachet sur toutes les souches ? si cachet
= bon destinataire

NOTE : COMMENT CONTROLEUR SAIT S’IL DOIT JETTER LE BDX : s’il n’y a pas de signature
dessus ça veut dire signer sur tel

- Il place la souche bien AR rattaché au bdx AT dans un bac pour transmission de L’AR
- Il enregistre les numéros de suivis des AR dans un fichier «  TRANSMISSION DES
ACCUSES DE RECEPTION » qu’il imprime et associe à tous les AR qui seront transmis

ATTENTION : mise en place de sauvegarde des données de l’APP en cas de problème

B. COURSIER SANS TEL

- Il aura le pli avec 2 bdx ; il présentera

c. La souche au destinataire pour cachet + sign = AR
d. Les bdx de transmission pour signature physique = AT

- En revenant au bureau avec la souche + 2 bdx ; il passe par bureau de contrôle des
AR ; le contrôleur vérifie la présence de décharge = AR ; détache 1 bdx de trans = AT
qu’il conserve pcq c’est l’AT physique
o CET AT doit être classé directement = carton d’archive avec intercalaire pour
les périodes

 VERIFIER DECHARGE – CONTROLE AR = si présence cachet sur toutes les souches ? si

cachet = bon destinataire

- Il place la souche bien AR rattaché au bdx AT dans un bac pour transmission de L’AR
- Il enregistre les numéros de suivis des AR dans un fichier «  TRANSMISSION DES
ACCUSES DE RECEPTION » qu’il imprime et associe à tous les AR qui seront transmis
REMARQUE : L’AR est transmis au client par le ramasseur attribué à ce client ; il les
transmettra lors du prochain ramassage

REMARQUE : LORSQUE TOUT COURSIER AURA UN TEL

 TOUTES LES AT SERONT NUMERIQUE = pas d’archivage
 PASSAGE A L’ETIQUETTE CF ARAMEX

MISE A JOUR IVOIRAPP 

- SI SOUCHE = OUI
 Quand « est livré »
 ALORS création nouvelle tâche « attribuer à un coursier »

 Il y’aura un ensemble de course a attribué au même coursier pour

transmissions des AT
 RECAP TACHE COURSIER AVEC LISTE DE TOUS LES PLIS A TRANMESTRE
 SI CLIENT SIGNE SUR TEL COURSIER AU MOMENT TRANSMISSION DE
CES AR = BILAN DE TRANSMISSION

3. CONTROLE TELEPHONE ET DATA

Ce bureau gère l’ensemble de la flotte MOBILE de IVOIRRAPID ; les mobiles qui sont remis
aux coursiers pour qu’il puisse effectuer leurs taches

Fiche info mobile :

- Numéro puce - Marque + type mobile
- Réf mobile
- Nom coursier utilisateur
Tableau suivi mobile :
- Date recharge
- Volume data – h appels
- Date prochaine recharge
- Suivi journalier : conso data + h appel + nbr mess envoyés + relevé appels

MATIN : Coursier après avoir récupéré son assurance passe récupérer son mobile
Signature pour confirmation

SOIR : fin de journée il remet assurance puis remet son tel au contrôleur qui enregistre les
infos de la journée fait signer le coursier et met en charge le tel

GESTION DES MOTOS

Organisation