L'outil photo d'Excel permet d'effectuer une photo dynamique d'une plage de cellules et de pouvoir la coller sur une

autre avec l'avantage d'tre mis jour dynamiquement lorsque le contenu des cellules ou du graphique changent. Cette fonctionnalit est trs utile pour pouvoir crer des tableaux de bord car on peut ainsi composer librement la mise en page de ceux-ci en position les lments selon la mise en page voulue sans tre contraint par les cellules de la feuille Excel qui sert de trame au tableau de bord.

Par dfaut l'outil Photo n'est pas inclus dans les outils du ruban Excel. Avant de pouvoir lutiliser, vous devez l'ajouter votre barre d'outils d'accs rapide. La barre d'outils accs rapide est une barre d'outils personnalisable dans laquelle vous pouvez stocker des commandes frquemment utilises afin qu'elles soient toujours accessibles avec un simple clic. Vous pouvez suivre les tapes suivantes pour y ajouter l'outil Photo : 1. Cliquez sur l'icne de bureau dans le coin suprieur gauche dExcel 2. Cliquer sur le bouton Options Excel.

3. Cliquez sur le l'onglet Personnaliser.

4. Dans la liste droulante Choisir les commandes dans les catgories suivantes, slectionnez Commandes non prsentes sur le ruban. 5. Faites dfiler la liste alphabtique des commandes vers le bas et slectionnez Photo, double-cliquez sur le bouton Ajouter > >

6. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options dExcel Lorsque vous avez effectu ces tapes, vous verrez l'icne de l'outil Photo dans votre barre d'outils accs rapide.

Pour raliser une Photo, il suffit ensuite de slectionner une plage de cellules dans une feuille et de cliquer sur le bouton Photo

Vous pouvez ensuite slectionner une autre feuille de votre classeur et cliquer l'emplacement ou voulez positionner la "photo" ainsi prise. Vous noterez que la barre de

formule contient une expression qui constitue une rfrence vers les cellules photographies ce qui permet Excel de conserver un lien vers les cellules photographies.

Tutoriel PowerPivot en franais

L'Echo Pilote, blog tenu par les quipes Microsoft France, vient de publier un tutoriel en franais sur PowerPivot. Ayant particip son laboration, je ne peux que vous encourager le consulter :) Il sera publi en 2 parties:

1. Conception du modle de donnes

2. Cration de la partie graphique (tableau de bord)

Dans cette premire partie, vous apprendrez intgrer des donnes provenant de sources de donnes htrognes (Access, Excel, Txt); crer des relations entre ces donnes et enfin enrichir modle avec des colonnes calcules. Dans la deuxime partie, vous dcouvrirez comment crer des tableaux croiss dynamiques, les enrichir avec des mesures calcules (YTD par exemple), crer des graphes, filtrer les donnes, manipuler les slicers etc.

Tuto : powerpivot pour excel

Nous avions prsent sur ce blog PowerPivot, nous vous proposons dsormais de le tester par vous mme au travers d'un tutoriel complet en deux parties Ce tutoriel a pour but de construire un model PowerPivot se fondant sur plusieurs sources de donnes : Base Access, Fichier Excel et fichier Texte ; de crer des relations entre ces diffrentes donnes et enfin de crer des colonnes calcules pour enrichir le model.

Scenario
Une personne dune entreprise souhaite raliser un tableau de bord croisant la fois des donnes provenant des systmes informatiques (Ventes, CRM) avec dautres donnes non structures (Budget Excel, fichier Texte RH). PowerPivot, add-in dExcel 2010 est donc loutil idal pour raliser cette opration. Voici une liste des donnes qui sont sa disposition : Base Access : ERP.accdb Cette base de donnes Access contient des informations sur les clients de lentreprise (CRM) ainsi que sur les ventes 2009 (CA, COGS, Units) et une table calendrier.

Fichier Excel : BUDGET.xlsx Ce fichier Excel contient le budget de lentreprise pour 2009 par client et par commercial (CA, Quantit)

Fichier Texte : RH.txt Ce fichier texte a t fourni par le service RH et contient des informations plus compltes sur les commerciaux (Nom, Ville, Salaire)

Toutes ces donnes vont devoir tre importes dans PowerPivot avant dtre utilises dans la construction de tableaux de bord.

Intgration des donnes Access

Ouvrir Excel 2010 Aller sur longlet PowerPivot

Cliquer sur PowerPivot Window pour accder lcran de chargement des donnes. Une nouvelle fentre apparait.

Nous souhaitons charger des donnes dune base ACCESS donc cliquer sur From DataBase et slectionner From Access

 Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier ERP.accdb Laisser les champs Nom Utilisateur et Mot de passe vide Tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant en bas droite de lcran ; le message suivant doit alors apparatre :

Cliquer sur Ok pour fermer la fentre de test de connexion Cliquez sur Suivant

 Choisir Slectionner les donnes importer dans une liste de tables et de vues Cliquer sur Suivant

Slectionner les 3 tables sources Renommer la table CRM avec un nom convivial Clients Cliquer sur Terminer

 Cliquer sur Fermer Les donnes des 3 tables de la base Access ont t importes dans PowerPivot. Ces donnes sont rparties dans 3 onglets de la fentre PowerPivot, un par table (Calendrier, Clients, Ventes).

Intgration des donnes Excel

Nous allons maintenant enrichir notre application PowerPivot en intgrant les donnes du fichier Excel BUDGET.xlsx Toujours dans ce mme cran PowerPivot Window , cliquer sur From Files

 Slectionner From Excel

Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier BUDGET.xlsx Tester la connexion en cliquant sur le bouton correspondant en bas droite de lcran ; le message suivant doit alors apparatre :

Cliquer sur Ok pour fermer la fentre de test de connexion Cliquez sur Suivant

 Cliquer sur Terminer

Cliquer sur Fermer Les donnes de Budget sont dsormais charges dans notre application PowerPivot. Un nouvel onglet Budget est apparu dans la fentre PowerPivot.

Intgration des donnes Texte

Nous allons maintenant intgrer les donnes du fichier texte RH.txt Toujours dans ce mme cran PowerPivot Window , cliquer sur From Files

Slectionner From Text

Cliquer sur parcourir pour aller chercher le fichier RH.txt Bien slectionner le sparateur de colonnes Point-virgule (;) Cocher Use first row as Column Headers Cliquer sur Terminer en bas droite de lcran.

 Cliquer sur Fermer

Cration des relations

Toujours dans cette mme fentre PowerPivot, slectionner longlet Table

Cliquer sur Manage Relationship

On voit que les relations existantes dans la base ACCESS ont t importes automatiquement dans PowerPivot. Reste donc crer les relations pour relier les donnes des fichiers Excel et Texte au model. Cliquer sur Crer

Slectionner les mmes valeurs que sur limage ci-dessus Cliquer sur Crer Renouveler lopration pour crer les relations suivante : o Budget - Client No / Clients - Client No o Budget- Commercial No / RH - Commercial No o Ventes Commercial No / RH Commercial No

Cliquer sur Fermer

Cration dune colonne calcule

Notre application PowerPivot est maintenant prte lemploi. Cependant, avant de commencer exploiter ces donnes en crant des tableaux croiss dynamiques, nous allons dabord lenrichir en crant une colonne calcule, Marge . Cliquer sur longlet Ventes dans la fentre PowerPivot Dans le tableau, cliquer sur Ajouter une nouvelle colonne

 Saisir la formule suivante pour cette nouvelle colonne : ='Ventes'[CA]-'Ventes'[COGS] Renommer la colonne Marge La construction du model de lapplication PowerPivot est donc maintenant termine. Dans le prochain article nous aborderons comment crer des tableaux de bord partir de ce modle suivre. Vous pouvez rcuprer gratuitement les fichiers d'exemple en nous crivant.. Pour en savoir plus sur PowerPivot :

Tutoriel PowerPivot pour Excel Partie 2/2 : Construction dun tableau de bord PowerPivot

LionelB1 20 Mar 2010 12:42 AM

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Voici la seconde partie de ce tutoriel (la premire partie est ici) qui a pour but de construire un tableau de bord PowerPivot (Tableaux croiss dynamiques + Graphiques), de crer des mesures calcules et mettre en place des slicers (listes de slection).

Scenario
Une personne dune entreprise souhaite raliser un tableau de bord croisant la fois des donnes provenant des systmes informatiques (Ventes, CRM) avec dautres donnes non structures (Budget Excel, fichier Texte RH). Ces donnes ont t intgres dans la premire partie du Tutoriel. Le tableau de bord devra contenir 4 onglets :

 1 onglet Accueil 1 onglet Tableau de bord gnral 1 onglet Tableau de bord par Clients 1 onglet Tableau de bord par Commerciaux Repartir du model PowerPivot du Tutoriel 01. Celui-ci doit contenir les lments suivants : 5 onglets (Calendrier, Clients, Ventes, Budgets, RH) 6 relations 1 colonne calcule dans longlet ventes : Marge

Cration dun tableau crois dynamique

Cliquer sur Pivot Table dans longlet Home de la fentre PowerPivot.

Slectionner Single PivotTable

Choisir Nouvelle feuille de calcul .

 Slectionner en ligne les champs : Anne, Trimestre, Mois Slectionner en colonnes les champs : CA, Marge

Renommer Somme de CA en CA , Somme de Marge en Marge (Dans Paramtres de la mesure).

Mettre les donnes des colonnes CA et Marge au format Appliquer une mise en forme du tableau de type Moyen 2 Appliquer une mise en forme conditionnelle de type Barre de donnes bleue Renommer la cellule Etiquettes de lignes en Temps Mettre un titre dans une cellule fusionne en haut de la page Tableau de bord gnral Renommer longlet en Feuil4 en Gnral

 Renommer le tableau crois dynamique Tableau crois dynamique1 en TDC Gnral

Cration de mesures calcules

Afin denrichir les tableaux de bords, nous allons crer 3 nouvelles mesures qui seront calcules dynamiquement lors de la visualisation des rapports. Cliquer sur nouvelle mesure dans longlet PowerPivot

Crer la mesure calcule Perc Marge Formule =(SUM('Ventes'[CA])-SUM('Ventes'[COGS]))/SUM('Ventes'[COGS]) Crer la mesure calcule Rel Vs Budget Formule =(SUM('Ventes'[CA])-SUM('Budget'[Budget CA]))/SUM('Budget'[Budget CA]) Crer la mesure calcule CA YTD Formule =TOTALYTD(SUM('Ventes'[CA]),'Calendrier'[Date],ALL('Calendrier')) Ces mesures ainsi cres pourront tre utilises dans les tableaux croiss dynamiques ou dans les graphiques.

Cration dun graphique

 Dans longlet PowerPivot, cliquer sur Tableau Crois dynamique .

Slectionner Graphique crois Dynamique

Choisir Feuille de calcul existante et coordonnes I3 pour mettre le graphique droite du tableau crois.

Cliquer droit sur une des barre de Perc Marge dans le graphique (en rouge) et slectionner Mettre en forme une srie de donnes et slectionner axe secondaire .

Fermer la fentre

 Cliquer droit sur la marge dans le graphique (rouge) et slectionner Modifier le type de graphique et slectionner courbe Renommer Somme de CA en CA Changer le type de donnes de Perc Marge en Pourcent : (Mise en forme de laxe > Nombre > Pourcentage)

Renommer le tableau crois contenant les donnes du graphique, gnr automatiquement dans longlet Donnes pour Gnral Graphiq en TCD Graph Gnral 1 Cacher longlet Donnes pour Gnral Graphiq

Configuration des slicers

Les slicers sont des nouveauts dExcel 2010 dont lutilisation est facilite par PowerPivot. Ils permettent de visualiser les membres dun champ et de filtrer les donnes en slectionnant un ou plusieurs de ces membres. Cliquer sur le tableau crois dynamique TCD General 1 . Glisser les champs Rgion et Client Ville dans Dcoupage Vertical Dplacer le graphique droite si chevauchement avec le tableau crois

Les slicers sont maintenant connects au tableau crois dynamique. En slectionnant la rgion Sud-Ouest, les donnes sont filtres ainsi que le slicer Ville (Seules les villes Biarritz et Bordeaux apparaissent en bleu fonc). Il faut maintenant relier les slicers au graphique

 Dans longlet Option Slicer , slectionner Connexions de Tableau crois dynamique. Cocher TCD Graph General 1 Rpter la mme opration pour le slicer Ville.

Cration des onglets restants

En reprenant les mthodes de cration de longlet Gnral , complter celui-ci et crer les 3 onglets restants. Onglet Accueil Cet onglet ne contient ni tableau crois ni graphique. Cest la page de garde de votre application PowerPivot qui peut prsenter son contenu et ventuellement contenir des liens vers les onglets suivants. Cet onglet sdite comme une feuille Excel classique (images, mise en forme, lien...).

Onglet Gnral Finaliser cet onglet en rajoutant le graphique et les slicers manquants.

 Onglet Clients Cet onglet permet danalyser les ventes par clients. Connecter les slicers de longlet Gnral aux tableaux et graphiques de cet onglet Clients . Copier les slicers de longlet Gnral sur cet onglet Clients (Crtl+C, Crtl+V).

Onglets Commerciaux Cet onglet permet danalyser les ventes par commercial. Connecter les slicers de longlet Gnral aux tableaux et graphiques de cet onglet Commerciaux . Copier les slicers de longlet Gnral sur cet onglet Commerciaux (Crtl+C, Crtl+V).

Voil, nous avons termin la cration de ce tableau de bord. Vous pouvez donc dsormais crer vos propres tableaux de bord avec PowerPivot. Nhsitez pas partager votre exprience sur ce blog. Vous pouvez aussi rcuprer gratuitement les fichiers d'exemple en nous crivant..