Règlement d’utilisation des studios et du logiciel de réservation

1. Chaque étudiant immatriculé à l’HEMU Classique (site de Lausanne) dispose d’un accès personnel au logiciel
de réservation. Il n’est en aucun cas autorisé à communiquer ses codes d’accès à de tierces personnes.

2. Les étudiants sont responsables de réserver leur studio personnellement. Le personnel de la bibliothèque n’est
pas autorisé à faire des réservations pour le compte d’étudiants.

3. Seuls les studios autorisés pour la famille d’instrument pratiqué par l’étudiant sont réservables.

4. Chaque étudiant est autorisé à utiliser un studio pour son travail personnel durant 22h par semaine, sous
réserve d’éventuelles sanctions, selon le dernier paragraphe du point 11 ci-après.

5. Un total de 4 heures consécutives par jour est autorisé. Toute réservation supplémentaire faite le jour même à
partir de 10h sera « gratuite » et non comptabilisée dans votre quota de 22h.
Si un étudiant a réservé une salle avec plusieurs plages successives, il est tenu de se rendre au desk de la
bibliothèque à la fin de chaque plage pour valider la suivante ou d’annuler la réservation et de refaire une
réservation unique sur toute la période.

6. Les dimanches d’ouverture, les réservations sont hors quota de 22h par semaine mais uniquement possibles
dans la plage horaire dès 10h jusqu’à 14h45.

7. Les réservations sont possibles jusqu’à 3 jours au préalable ou 4 jours dès 21h. (Par exemple, le dimanche soir, il
ne sera possible de réserver que jusqu’au jeudi.) Nous favorisons ainsi l’occupation des salles le jour même.
Pour éviter des blocages d’accès à 21h, un système de file d’attente a été mis en place. Votre position vous est
indiquée et une fois l’accès disponible, vous avez 2 minutes pour effectuer votre réservation, soit sur le studio
préalablement sélectionné ou sur un autre studio si vous revenez à la page principale. En revanche et par équité,
une seule réservation à la fois est possible. Si vous souhaitez faire une nouvelle réservation, vous repartez dans
le processus de file d’attente.

8. La clé du studio peut être retirée à la bibliothèque de l’HEMU dès le début de la période réservée, en aucun cas
avant l’heure prévue.

9. La clé du studio doit être rendue au plus tard à la fin de la période réservée. Il n’est pas autorisé de ramener la clé
après l’heure de fin de la réservation, sous peine de sanctions.

10. Il est notamment strictement interdit de remettre la clé du studio à un tiers, même s’il s’agit de la personne qui
dispose de la réservation suivante.

11. L’étudiant peut annuler sa réservation jusqu’à 30 minutes après son commencement pour autant qu’il n’ait pas
encore retiré la clé.

L’étudiant peut modifier sa réservation pour autant que celle-ci ne soit pas terminée. En effet, si l’étudiant a pris
sa clé et a travaillé dans le studio mais qu’il désire rendre le studio plus tôt, il peut le faire en modifiant l’heure de
fin de sa réservation. Il peut la faire terminer au plus tôt le quart d’heure qui suit la modification. La plage horaire
qu’il supprime n’a pas d’incidence négative sur son quota horaire.

L’étudiant est tenu de venir valider sa prise de salle au Desk de la bibliothèque, de supprimer sa réservation en cas
d’absence ou d’effectuer les modifications nécessaires au plus tard 30 minutes après le début de sa réservation.
 En cas de non-occupation d’un studio réservé, le système rendra ledit studio à nouveau disponible à la réservation
après 30 minutes. La réservation sera supprimée et considérée comme non prise. Le nombre d’heures initialement
réservées par l’étudiant sera toutefois intégralement déduit de son quota. Le Directeur de l’HEMU recevra alors
cette information.
Il n’y a pas d’incidence sur le quota hebdomadaire pour les réservations non prises qui sont faites pour le jour
même dès 10h.
D’autre part, le Desk n’a plus la possibilité de garder une réservation après 30 minutes.

Des icônes apparaissent comme suit sur le logiciel :

 Lorsque le desk vous donne la clé d’une salle, l’icône apparaît devant votre nom dans le planning
des réservations (visible depuis votre smartphone).

 Lorsque le desk valide le retour de votre clé, l’icône apparaît en remplacement de l’icône .

 Si la clé est manquante, le desk signalera quand même votre prise de studio et l’icône apparaîtra
directement, signifiant donc que la réservation est bien utilisée. Le fonctionnement, lorsqu’une clé est
manquante, reste identique.
 Pensez à recharger la page du planning des réservations afin de visualiser les icônes mises à jour car il se
peut qu’elles n’apparaissent pas de suite.

L’étudiant est complètement responsable de vérifier que son occupation de la salle et le retour de la clé ont bien
été pris en compte dans le système. Le Desk ne portera aucune responsabilité sur ce fait. S’il y un problème, c’est
à l’étudiant de revenir vers le Desk pour demander que son occupation de la salle soit bien prise en compte.

En cas de non-occupation de la salle réservée, le Directeur de l’HEMU n’acceptera aucune excuse. Le système
avertira le Directeur lorsque l’étudiant aura des réservations non prises et après 3 fois, l’étudiant sera bloqué et
n’aura plus accès au logiciel de réservation des salles durant 3-4 jours. Il n’y aura sur ce sujet aucune matière à
discussion entre l’étudiant et le Directeur, sauf si c’est le Directeur qui écrit personnellement à l’étudiant. Lorsque
le Directeur aura donné l’ordre de blocage, celui-ci sera définitif.

12. La distribution de clés spéciales pour déposer, retirer un instrument ou du matériel et/ou tout autre utilisation
limitée dans le temps seront désormais gérées par le « Desk » via le logiciel de gestion des clés doté d’outils
supplémentaires à cet effet. Des contrôles sur l’utilisation judicieuse de ces clés spéciales seront régulièrement
effectués par l’intendance qui sera systématiquement informée de la remise de ces clés. De plus, l’informatisation
de la gestion de ces clés permettra d’éditer des rapports s’agissant du respect des délais impartis (10 à 30 minutes
au maximum de la compétence du « Desk »).

13. En cas de perte de la clé, son détenteur sera redevable d’un montant de CHF 100.- au titre de participation aux
frais inhérents au changement de clé, voire de serrure.

14. Il est strictement interdit :

 de déplacer les pianos, les lutrins ou du matériel d’un studio à un autre (s’adresser à l’intendance pour toute
demande)
 de laisser les studios ouverts lors d’une pause ou à la fin de la période réservée
 de déposer des objets sur les pianos (étuis, vêtements, boissons...)
 de manger et de boire dans les studios
 de laisser des objets personnels dans les studios (journaux, papiers, instruments, etc.). L’Institution décline
toute responsabilité en cas de vol ou de déprédation.

15. En cas de problème ou de question liée à l’utilisation des studios ou du logiciel de réservation, l’étudiant doit
s’adresser à la réception, ou à l’intendance en dehors des heures d’ouverture de la réception. En aucun cas le
personnel de la bibliothèque ne doit être saisi d’un problème lié à l’utilisation des clés ou du logiciel de réservation.

16. La direction décline toute responsabilité en cas de vol d’objets, notamment d’instruments ou de partitions, qui
auraient été entreposés dans les studios.

17. L’étudiant(e) confirme avoir pris connaissance des conditions précitées et s’engage à les respecter.

Lausanne, le 7 janvier 2021