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Discovering Excel

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| Raccourcis usuels Fonctions usuelles
Outils

Maintenir appuyés

SHIFT Flèches Sélectionner une plage de cellules

CTRL Flèches Se déplacer à la dernière non-vide
CTRL Page bas Aller sur l'onglet précédent
CTRL Page haut Aller sur l'onglet suivant
CTRL B Mettre en gras
CTRL I Mettre en italique
CTRL U Souligner
CTRL A Tout sélectionner
CTRL Z Revenir en arrière
CTRL Y Revenir en avant
CTRL O Ouvrir un fichier
CTRL N Nouveau document
CTRL P Imprimer
CTRL S Sauvegarder
CTRL F Trouver
CTRL H Remplacer
CTRL X Couper
CTRL C Copier
CTRL V Coller

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| Raccourcis avancés Fonctions usuelles
Outils

A la suite

ALT N V ENTREE Créer un TCD (lorsque dans une cellule d'un tableau)
ALT H A C Centrer
ALT H A L Aligner à gauche
ALT H V T Transposer
ALT H V V Coller en valeurs
ALT E L Supprimer l'onglet (Attention : cette action ne peut être annulée!)
ALT E M Copier / Déplacer l'onglet
ALT W F F Figer les volets
ALT W V G Enlever le quadrillage
ALT H I C Insérer une colonne
ALT H D C Supprimer une colonne
ALT H I R Insérer une ligne
ALT H D R Supprimer une ligne
ALT H O T Modifier la couleur de l'onglet
ALT H O R Renommer l'onglet
ALT H O I Modifie la largeur de la colonne pour la cellule sélectionnée
ALT H O A Modifie la hauteur de la colonne pour la cellule sélectionnée
ALT H W Wrap text
ALT A T Filtrer
ALT A C Défiltrer
F11 En ayant une plage de chiffres sélectionnée, crée un graphique automatique (le plus souvent en histogrammes) à partir des cellules sélectionnées
F12 Enregistrer sous

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| Raccourcis avancés Fonctions usuelles
Outils

Maintenir appuyés

CTRL K Insérer un lien hypertexte

CTRL & Bordure simple
CTRL _ Enlever les bordures
CTRL SHIFT ù Mettre sous forme de pourcentage
SHIFT F11 Créer un onglet
CTRL - Supprimer une cellule / ligne
CTRL SHIFT = Insérer une cellule / ligne
ALT SHIFT Gauche Dégrouper la sélection
ALT SHIFT Droite Grouper la sélection
ALT = Créer une somme automatique (lorsqu'en bas d'une série de chiffres)
ALT ; Ne sélectionne que les cellules visibles
SHIFT ESPACE Sélectionne la ligne
CTRL ESPACE Sélectionne la colonne
CTRL ! Séparateur de milliers et 2 chiffres après la virgule
CTRL ALT V Faire apparaitre le "Paste Special"

Autres

vlookup("*"&A1&"*";… Ajouter "*"& avant, et &"*" après le caractère recherché (ici la cellule A1) permet au vlookup de chercher la chaine de caractères parmi chaque
cellule.
S'habituer à utiliser "SUMIFS" et non pas "SUMIF" (qui n'ont pas les mêmes ordres de critères) est préférable, car on pourra toujours rajouter un
SUMIFS
critère supplémentaire par la suite

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Fonctions usuelles
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| Fonction SUM Fonctions usuelles
Outils

Fonction SUM : permet de sommer plusieurs cellules sélectionnées.

=SUM(number1;[number2]; …)

• number1 : correspond à la première cellule à sommer

• number2 (optionnel) : correspond à la deuxième cellule à sommer

Note :
• L’utilisation des « ; » indique la somme de chaque cellule une par une, alors que le « : » indique une plage de cellules entre la première et la dernière

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Fonctions usuelles
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| Fonction SUMIFS Fonctions usuelles
Outils

Fonction SUMIFS : permet de sommer plusieurs cellules qui correspondent à des critères donnés.

=SUMIFS(sum_range;criteria_range1;criteria1; …)

• Sum_range : correspond à la plage de cellules à sommer

• Criteria_range1 : correspond à la plage de cellule où la fonction va chercher le critère donné
• Criteria1 : correspond au critère défini afin que la formule puisse additionner les montants correspondant à ce critère

Note :
• Prendre l’habitude d’utiliser SUMIFS plutôt que SUMIF
• Possibilité de rajouter une infinité de critères en rajoutant un « ; » à la fin de la formule et en répétant la démarche.

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Fonctions usuelles
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| Fonction COUNTIFS Fonctions usuelles
Outils

Fonction COUNTIFS : permet de compter le nombre de cellules qui correspondent à des critères donnés.

=COUNTIFS(criteria_range1;criteria1;[criteria_range2;…)

• Criteria_range1 : correspond à la plage de cellule où la fonction va chercher le critère donné

• Criteria1 : correspond au critère défini afin que la formule puisse compter le nombre de cellules correspondant à ce critère

Note :
• Possibilité de rajouter une infinité de critères en rajoutant un « ; » à la fin de la formule et en répétant la démarche.

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Fonctions usuelles
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| Fonction VLOOKUP Fonctions usuelles
Outils

Fonction VLOOKUP : permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de données puis de renvoyer la valeur d'une cellule qui se situe sur la
même ligne que la valeur recherchée.

=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])

• Lookup_value : correspond à la cellule où Excel lit la valeur qui entraine la recherche (le critère cherché).
• Table_array : correspond à la plage de cellule où nous effectuons notre recherche.
• Col_index_num : correspond au numéro de colonne où se trouve la cellule cherchée par rapport à celle de notre critère.
• Range_lookup : 2 possibilités :
• « TRUE » ou « 1 » : Renvoie la valeur inférieure la plus proche de la cellule recherchée.
• « FALSE » ou « 0 » : Renvoie la valeur exacte de la cellule recherchée.

Note :
• La « lookup_value » doit toujours se trouver dans la première colonne de la « table_array ».
• La « lookup_value » doit correspondre exactement à la valeur se trouvant dans la première colonne de la « table_array » (attention par exemple aux espaces
non visibles, etc.)

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Fonctions usuelles
Raccourcis Excel
| Fonction HLOOKUP Fonctions usuelles
Outils

Fonction HLOOKUP : permet de rechercher une valeur dans la première ligne d'une plage de données puis de renvoyer la valeur d'une cellule qui se situe sur la
même colonne que la valeur recherchée.

=HLOOKUP(lookup_value; table_array; row_index_num; [range_lookup])

• Lookup_value : correspond à la cellule où Excel lit la valeur qui entraine la recherche (le critère cherché).
• Table_array : correspond à la plage de cellule où nous effectuons notre recherche.
• Row_index_num : correspond au numéro de ligne où se trouve la cellule cherchée par rapport à celle de notre critère.
• Range_lookup : 2 possibilités :
• « TRUE » ou « 1 » : Renvoie la valeur inférieure la plus proche de la cellule recherchée.
• « FALSE » ou « 0 » : Renvoie la valeur exacte de la cellule recherchée.

Note :
• La « lookup_value » doit toujours se trouver dans la première ligne de la « table_array ».
• La « lookup_value » doit correspondre exactement à la valeur se trouvant dans la première ligne de la « table_array » (attention par exemple aux espaces non
visibles, etc.)

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Fonctions usuelles
Raccourcis Excel
| Fonctions IF et IFERROR Fonctions usuelles
Outils

Fonction IF : Permet d’établir une comparaison entre deux valeurs, et de renvoyer un résultat si la comparaison est vraie et un autre résultat si la comparaison est
fausse

=IF(logical_test;[Value_if_true]; [Value_if_False])

• logical_test : représente la comparaison testée

• Value_if_true : correspond à la valeur renvoyée si la condition testée est vraie
• Value_if_false : correspond à la valeur renvoyée si la condition testée est fausse

• Fonction IFERROR : Permet de renvoyer une valeur spécifiée si la fonction génère une erreur ; Sinon elle renvoie le résultat de la formule

=IFERROR(Value;Value_if_error)

• Value : représente la valeur de la fonction

• Value_if_error : représente la valeur à renvoyer si la fonction présente une erreur

Note :
• Si vous souhaitez comparer des chaines de caractères, il ne faut pas oublier les guillemets au début et à la fin du mot

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Fonctions usuelles
Raccourcis Excel
| Fonction ABS et Utilisation des dollars Fonctions usuelles
Outils

Fonction ABS : Permet de renvoyer la valeur absolue d’un nombre

=ABS(Number)

• Number : Nombre dont on veut avoir la valeur absolue

Les Dollars ‘$’: L’ajout du « $ » permet de figer une partie de la formule lors des duplications de cellules (copier/coller ou tirage de formules) afin de conserver sa
cohérence.

• Figer une ligne

Lorsque dans une formule, le « $ » est positionné devant le numéro d’une ligne (ex : B$32), il fige le numéro de ligne de la formule lors des duplications verticales.
• Figer une colonne
Lorsque dans une formule, le « $ » est positionné devant une lettre représentant une colonne (ex : $B32), il fige le numéro de colonne de la formule lors des
duplications horizontales
• Figer une cellule
Lorsque dans une formule, le « $ » est positionné devant la lettre et devant la ligne (ex : $B$32), ils figent la ligne et la colonne lors des duplications horizontales et
verticales.

Note :
• Les fonctions utilisant fréquemment le « $ » sont notamment les VLOOKUP, HLOOKUP, SUMIFS

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Fonctions usuelles
Raccourcis Excel
| Fonction LEFT, RIGHT et MID Fonctions usuelles
Outils

Fonctions LEFT (& RIGHT): Renvoie les premiers (derniers) caractères d’une chaine de texte selon le nombre de caractères spécifiés.

=LEFT(text,[num_chars]) ; =RIGHT(text,[num_chars])

• Text : Représente la chaine de texte contenant les caractères à extraire

• Num_chars : Indique le nombre de caractères à extraire

Fonction MID : Renvoie un nombre de caractères déterminé dans une chaine de texte à partir d’une position spécifiée

=MID(text,[start_num],[num_chars])

• Text : Représente la chaine de texte contenant les caractères a extraire

• Start_num : Représente dans le texte la position du premier caractère à extraire
• Num_chars : Indique le nombre de caractères à extraire

Fonctions LEN: Renvoie le nombre de caractères contenus dans une chaine de caractère

=LEN(text)
• Text : Représente le texte dont on veut connaitre la longueur (en nombre de caractères)

Note :
• Ces formules ne fonctionnent que pour n’importe quelle chaine de caractères, mais présente plus d’utilité sur du texte
• Les espaces comptent comme des caractères,

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Outils
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| Tableaux croisés dynamiques 1/2 Fonctions usuelles
Outils

Outil TCD : permet d’analyser de manières transverses et dynamiques une base de données importante. Raccourci ALT – N – V – ENTREE
Attention, pour générer un TCD il faut impérativement que l’ensemble des champs de colonnes (entêtes) soient remplis et bien s’assurer que l’ensemble des lignes
soient sélectionnées (faire attention s’il y a des lignes vides).
A. Liste des entêtes de colonnes : en cliquant sur chaque élément et en le faisant glisser dans la
catégorie souhaitée (cf description de chaque catégorie ci-dessous), le TCD se met à jour
automatiquement.

B. Filtres : permettent de limiter les lignes calculées via le TCD selon des critères. On peut par
exemple ainsi ne sélectionner que les opérations réalisées à certaines dates, ou ne
correspondant qu’à certains fournisseurs.
A
C. Colonnes : en déposant une entête de colonne dans cette catégorie, le TCD va ainsi afficher
l’ensemble des valeurs prises dans cette colonne comme de nouveaux entêtes de colonnes qui
segmenteront les données calculées et affichées.

D. Lignes : en déposant une entête de colonne dans cette catégorie, le TCD va ainsi afficher
l’ensemble des valeurs prises dans cette colonne comme de nouveaux entêtes de lignes qui
B C segmenteront les données calculées et affichées.

E. Calcul : en déposant une entête de colonne dans cette catégorie, le TCD va ainsi permettre
D E d’effectuer un calcul à l’intersection de chaque ligne et colonne paramétrée. On utilise le plus
souvent SUM (qui sommera alors toutes les lignes ayant pour critères chaque champ de ligne et
de colonne et qui s’inscrit dans le filtre choisi).

Note :
• Il se peut qu’en sélectionnant un champ pour « Calcul », le TCD inscrive par défaut la fonction « COUNT » (raison : si au sein de cette colonne dans la base de
données il y a au moins une valeur non-chiffrée), il suffit alors de cliquer sur « SUM of SOLDE » > « Value field settings » > « SUM ».

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Outils
Raccourcis Excel
| Tableaux croisés dynamiques 2/2 Fonctions usuelles
Outils

A B C D

A. « Refresh » : si une donnée a été modifiée dans la base de données source, faire « Refresh » permet d’actualiser l’ensemble des TCD du fichier ouvert.
(Raccourci ALT + F5)
B. « Change Data Source » : permet de modifier la base de données sélectionnée pour le TCD (ou de s’assurer de la base de données déjà sélectionnée).
C. « Fields, Items & Sets » : permet, entre autres, de créer des champs calculés directement (par exemple un pourcentage d’évolution) via « Calculated Fields ».
D. « Field List » : permet d’afficher / de cacher le panneau de droite (champs, filtres, etc, décrits dans le slide précédent).

E F

E. « Subtotals » et « Grand Totals » : permet de sélectionner si l’on souhaite ou non les sous-totaux au sein du TCD (soit pour les lignes soit pour les colonnes)
F. « Report Layout » :
• Il est souvent préférable de faire apparaitre les données en « Show in Tabular Form » pour ne pas avoir plusieurs champs différents dans la même
colonne et qui ne seraient différenciés que par un alinéa.
• Il est souvent préférable de faire apparaitre les données en « Repeat All Item Labels » pour ne pas avoir des cellules vides censées alléger le tableau
de départ (surtout afin de reconstituer une base de données exploitable via des filtres).

Note :
• Un TCD est très variable et peut se mettre à jour automatiquement, il est risqué de faire des Xrefs vers un TCD. La meilleure solution est d’utiliser le TCD, puis
de le copier / coller en valeurs dans un autre onglet et de faire l’analyse sur une base figée.

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Outils
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| Tableaux / Filtres Fonctions usuelles
Outils

Outil Tableau / Filtres : permet d’analyser une base de données moyenne à l’aide de filtres.
Sélectionner la plage de cellules (entêtes + données, s’assurer que toute la plage de données est bien sélectionnée) puis « DATA » > « FILTER »
(Raccourci ALT – A – T)
Lorsque la cellule sélectionnée est un entête de colonne (ie, le logo est inscrit dans cette cellule), ALT + Flèche du bas permet de rentrer dans le filtre
directement.

Fonctionnalités proposées :

• « Sort Smallest to Largest » : trier du plus petit au plus grand

• « Sort Larget to Smallest » : trier du plus grand au plus petit
• « Sort by Color » : permet de trier selon la couleur de la cellule
• « Clear Filter from » : enlever les filtres actifs de ce filtre en particulier
• « Filter by Color » : permet de filtrer selon la couleur de la cellule
• « Number Filters » : permet de filtrer selon la valeur au sein des cellules.
On peut par exemple utiliser « Greater Than » « 0 » pour trier le texte des chiffres.

Note :
• Pour tout désélectionner / sélectionner, cocher la case « (Select All) »
• Utiliser les flèches « haut » et « bas » et la barre « espace » pour naviguer dans un filtre

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