Fascicule de Formation Excel

FASCICULE DE FORMATION
EXCEL PERFECTIONNEMENT
PROGRAMME ET COURS DETAILLE
FORMATEUR/CONSULTANT : KODJO GATOGO (agréé FDFP)
Route de d’ABATTA– SARL Capital de 1 .000.000 F CFA - RC N°B – 5530 - CC N°1021207 T - Tel : +225 21 37 49 98 - 57 57 33 73
Régime d’imposition : Réel Simplifié - Centre des Impôts : II Plateaux 3 - oulob@yahoo.fr
1. Fonctions Excel et techniques de calculs
L'objectif de cet ouvrage est d'offrir une synthèse concise sur les fonctions
Excel usuelles et les techniques professionnelles de calculs. Cependant, ce
fascicule propose des petits exercices pour tester les formules et leurs
exploitations. Ces mises en œuvre consistent à simplifier la compréhension,
pour des exploitations déclinées aux besoins professionnels.
Les fonctions Excel sont nombreuses et permettent de réaliser des calculs simples et
complexes. Vous trouvez ainsi des fonctions pour réaliser des calculs statistiques,
mathématiques ou encore financiers. Certaines permettent même de poser des
raisonnements logiques comme la fonction SI. La structure des fonctions de calcul se
compose de trois éléments :
• Symbole = : Tout calcul Excel commence par ce symbole,
• Nom de la fonction : Le nom de la fonction employé suit le signe égal comme SOMME
ou SI,
• Les paramètres : Après avoir nommé la fonction, vous devez ouvrir les parenthèses
pour fournir les éléments du calcul (Souvent des cellules). Ex: =SOMME(A1:B1).
Quelques Fonctions Simples

Certaines fonctions sont incontournables car leur emploi est trivial. Elles fournissent
des résultats de synthèse forts intéressants. Ces résultats simplifient la
compréhension et l'interprétation des données.
D'autres sont plus complexes mais nécessaires pour aller plus loin. Il peut s'agir de
raisonnements, d'extractions, de traitements de chaînes ou encore d'opérations
imbriquées.
La liste ci-dessous énumère les fonctions Excel, sans doute les plus inévitables.
Nous proposerons ensuite de les mettre en situation.
La fonction Somme - Ex : =Somme(A1:A4)

Calcule la somme des valeurs contenues dans les cellules passées dans les
parenthèses.
La fonction Moyenne - Ex : =Moyenne(A1:A4)

Calcule la moyenne des valeurs contenues dans les cellules passées dans les
parenthèses.
La fonction Max - Ex : =Max(A1:A4)

Extrait et affiche la plus grande des valeurs contenues dans les cellules passées entre
parenthèses.
La fonction Min - Ex : =Min(A1:A4)

Extrait et affiche la plus petite des valeurs contenues dans les cellules passées entre
parenthèses.
La fonction NB - Ex : =NB(A1:A4)
Compte et affiche le nombre de cellules contenant une valeur numérique.
La fonction NB.SI - Ex : =NB.SI(A1:A4; 'valeur')

Compte et affiche le nombre de cellules identiques à la valeur passée en deuxième
argument.
La fonction SI - Ex : =SI(A1>10; 'Reçu'; 'Eliminé')

Permet de vérifier une condition et d'envisager l'un ou l'autre cas selon que le critère
est vérifié ou non. Ainsi dans l'exemple, si la valeur de la cellule A1
est supérieure à 10, le résultat de la fonction affiche Reçu et Eliminé dans le cas
contraire.
L'orthographe de chacune de ces fonctions doit être respectée rigoureusement.

Comme vous le remarquez, certaines fonctions utilisent du texte dans leurs
paramètres, soit comme critère soit comme valeur à afficher. Dans ce cas, vous devez
l'encadrer de guillemets pour spécifier à Excel qu'il s'agit de données textuelles et
non de données numériques ou de date. Il est cependant important de comprendre
que les formules doivent être bâtis sur des variables et non des constantes. Comme
les calculs Excel sont dynamiques, si les données du problème changent, les résultats
se mettent à jour automatiquement.
La somme automatique
Avec la fonction Somme automatique, Excel facilite l'addition des valeurs. Il s'agit de
l'une des opérations les plus fréquentes dans une feuille de calcul. Un bouton lui est
dédié dans le ruban Accueil. Ce bouton est accompagné d'une flèche pour un accès
rapide à d'autres fonctions fréquentes et précieuses.
Un petit tableau énumère le prix de certaines destinations pour différentes périodes.

En ligne 10, il s'agit de calculer la somme des tarifs par mois.
• Sélectionner la première cellule du total pour le mois de Juin, soit la cellule C10,
• Puis, tout à fait à droite du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Somme automatique,
La fonction Somme s'affiche en lieu et place. Dans ses parenthèses, elle suggère la
liste des cellules à additionner, ici de C5 à C9 (C5:C9). Le calcul n'étant pas validé, si la
suggestion n'est pas correcte, il suffit de sélectionner une autre plage à la souris.
Notez que nous n'avons pas eu besoin d'initier la formule avec le symbole égale
(=). Excel l'a fait pour nous. Peu de calculs sont entièrement automatiques. Dans la
majorité des cas, nous aurons besoin de décomposer la formule manuellement.
• Valider ce calcul en réalisant la combinaison de touches CTRL + ENTREE.
La fonction Somme affiche le résultat dans sa propre cellule.
• Pointer avec la souris sur le petit carré situé en bas à droite de la cellule,
Le curseur se transforme en une petite croix noire. Il indique que la poignée peut être
tirée pour répliquer la logique du calcul. En effet, on ne refait jamais deux fois le
même calcul, selon la philosophie Excel.
• Cliquer sur cette poignée et maintenir le bouton de la souris enfoncé,
• Glisser sur la droite jusqu'à la colonne E puis relâcher le bouton de la souris,
Tous les totaux sont instantanément calculés. Les références de la somme se sont
déplacées dans la même direction que la poignée. L'opération initiée sur la colonne C
s'adapte pour réaliser les sommes sur les colonnes D puis E. Nous obtenons l'addition
des tarifs pour chaque mois. Excel adapte les références d'une formule selon le sens
de déplacement. On parle de références relatives.
Remarque : Vous avez noté la présence des deux points (C5:C9) pour l'énumération
des cellules à additionner, dans les parenthèses de la fonction Somme. Cette syntaxe
est une partie du langage Excel. Les deux points signifient de C5 à C9. Concrètement
toutes les cellules entre C5 et C9 sont sommées, ce qui simplifie l'écriture. La syntaxe
est très sensible. Le point-virgule (;) à la place des deux points (:), change
fondamentalement l'opération. L'addition se produirait seulement sur C5 et C9, en
excluant toutes les autres.
Remarque 2 : Généralement, une saisie est validée par la touche Entrée. Mais cette
action a pour effet de sélectionner la cellule du dessous. Le fait de valider une saisie
par la combinaison CTRL + Entrée, permet de conserver la cellule du calcul active.
Ainsi, il n'est pas nécessaire de la resélectionner pour répliquer la formule avec la
poignée.
Remarque 3 : Au lieu de cliquer sur le bouton Somme automatique, nous aurions pu

exploiter son raccourci Alt + =. Il est d'ailleurs mentionné en infobulle lorsque la
souris pointe sur le bouton du ruban Accueil. Les raccourcis sont nombreux dans
Excel. Ils apportent du confort et permettent de gagner du temps. Nous y reviendrons
régulièrement. A vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux.
Somme automatique et instantanée

Avec un peu d'habitude et d'expérience, tout peut aller plus vite et plus simplement
dans Excel. La méthode que nous proposons impose une structure adaptée, ce qui
est souvent le cas. Les totaux doivent être collés au tableau des valeurs.
• Sélectionner les cellules C10 à E10,
• Puis, enfoncer la touche Suppr du clavier,
Cette action permet de supprimer le contenu de chaque cellule, soit les totaux
précédemment réalisés.
• Sélectionner alors toutes les cellules à sommer plus celles où doivent apparaître les
résultats, soit la plage de cellules C5:E10,
• Cliquer sur le bouton Somme automatique ou réaliser le raccourci Alt + =,
Instantanément tous les résultats s'affichent. Chaque somme a été calculée dans sa
propre colonne, sans ambiguïté. Nous avons pertinemment intégré dans la sélection,
une cellule vide en bas de chaque colonne à additionner. La logique a été répliquée
sans même devoir tirer la poignée. La technique aurait été la même avec 50
colonnes. Le gain de temps est considérable.
Accès rapide aux fonctions courantes

Les fonctions statistiques les plus simples mais aussi les plus souvent nécessaires,
bénéficient d'un accès simplifié.
• Sélectionner la cellule de la première moyenne à calculer, soit la cellule C12,
• Cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique,
• Dans la liste qui apparaît, cliquer sur la proposition Moyenne,
Comme pour la somme, le calcul de la moyenne est posé automatiquement. Mais il
est en attente. Excel attend que vous confirmiez les cellules à inclure dans la formule.
Comme l'illustre la capture ci-dessous, deux cellules sont en trop. Nous ne sommes
plus dans la logique naturelle du total. La cellule du résultat n'est plus collée aux
données du tableau. Excel propose naturellement de réaliser l'opération sur toutes
les données numériques situées juste au-dessus.
Le total doit fort logiquement être exclu. Il fausserait le calcul. La cellule vide n'est a
priori pas gênante. La fonction moyenne l'ignorera. Mais dans la philosophie, il n'est
pas correct de la conserver.
C'est pourquoi, dans le cas des fonctions automatiques, Excel demande confirmation.
• Sélectionner seulement les prix des billets, soit la plage de cellules C5:C9,
• Puis, valider la formule avec le raccourci CTRL + Entrée,
• Dans la foulée, tirer la poignée du calcul sur la droite jusqu'en cellule E12,
Toutes les moyennes sont répercutées sur les trois colonnes en adaptant le calcul à
chacune d'elle.
Vous avez pu constater la présence d'autres fonctions statistiques dans la liste

du bouton Somme automatique. Elles font partie de la liste que nous avons dressée
en début de formation. La fonction Nb dénombre les cellules numériques sur une
plage de cellules désignée. On l'exploite souvent à titre de test sur les tableaux
volumineux, comme les bases de données. Les fonctions Max et Min permettent
respectivement d'extraire le plus grand et le plus petit nombre, sur une plage de
cellules désignée. Toutes trois, comme les fonctions Somme et Moyenne, requièrent
seulement la plage de cellules sur laquelle le calcul doit être réalisé. Nous verrons que
des fonctions plus complexes nécessitent des arguments spécifiques, dans un ordre
précis. Nous y reviendrons.
• Sélectionner la première cellule de la valeur la plus grande à extraire, soit la cellule
C13,
• Cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique dans le ruban Accueil,
• Dans la liste, cliquer sur la proposition Max,
A cause de la cellule vide séparant les deux tableaux, la proposition est erronée. Il n'y
a aucun intérêt à effectuer ce calcul sur la moyenne.
• Comme précédemment, sélectionner la plage de cellules C5:C9,
• Valider la formule par le raccourci clavier CTRL + Entrée,
• Puis le répliquer en tirant la poignée jusqu'à la cellule E13,
Toutes les valeurs maximales s'affichent en effet dans chaque colonne respective. Ce
calcul statistique est fort intéressant dans le cas de données volumineuses, type
bases de données. Il permet de faire ressortir instantanément les valeurs seuilles,
sujettes à interprétations. En outre, il offre une lecture transversale et simplifiée des
rapports de données.
De plus, une fois qu'il est posé, il s'actualise au gré des modifications réalisées.
Rappelons que tous les calculs Excel sont dynamiques.
• Sélectionner le prix du billet pour Londres en Juin, soit la cellule C7,
• A la place des 2000 Euros, saisir le nombre 1450 et valider par la touche Entrée,
En baissant le tarif de cette destination, nous avons modifié les valeurs remarquables.
La fonction Max l'a détecté pour faire ressortir la nouvelle valeur la plus grande. Bien
sûr, dans le même temps, la moyenne a elle aussi été recalculée.
Remarque : Le symbole de l'Euro (€) ou toute devise et unité de mesure ne doit

jamais être saisi dans une cellule. Il s'agit d'un format à appliquer. Excel affiche
2 000,00 € mais considère toujours la donnée brute, soit 2000. La saisie de ces unités
transformerait la cellule en texte. Aucune opération arithmétique ne peut être
réalisée sur du texte.
Les assistants info-bulles

Lorsque vous maîtrisez suffisamment certaines fonctions, il est plus confortable et
plus simple de les écrire directement. Des info-bulles s'affichent durant la saisie de la
formule. Elles servent d'assistant et aident à renseigner les éléments que la fonction
attend. Le dernier résultat proposé par le tableau de synthèse est celui du prix
minimum par mois. Nous savons que nous devons exploiter la fonction Excel Min.
Mais plutôt que de l'appeler via la liste du bouton Somme automatique, nous
proposons de la saisir. Souvenez-vous, toute formule Excel commence
nécessairement par le symbole égal (=).
• Sélectionner la première cellule du minimum à calculer, soit la cellule C14,
• Taper le symbole = pour débuter le calcul,
• Saisir le nom de la fonction, soit Min,
Vous remarquez qu'elle est instantanément proposée dans la liste qui apparaît à
portée de souris. Cette liste se nomme IntelliSense. Dans le cas des noms longs, un
double clic sur la fonction permet de la choisir, plutôt que de devoir terminer sa
saisie.
• Ouvrir la parenthèse de la fonction Min,
Vous constatez l'apparition de la bulle d'aide : MIN(nombre1; [nombre2];...).
nombre1 et nombre2 pouvant correspondre à une cellule ou à une plage de cellules.
Les trois petits points signifient que la liste des arguments après le premier est
facultative. La fonction Min en effet, peut très bien réaliser son calcul d'extraction sur
plusieurs plages de cellules, énumérées les unes à la suite des autres. Et comme
l'indique l'assistant info-bulle, elles doivent être séparées d'un point-virgule. Dans
notre cas, nous devons nous contenter de sélectionner une seule plage de cellules.
• Sélectionner tous les prix de billets pour le mois de Juin, soit la plage de cellules C5:C9,
• Fermer la parenthèse de la fonction Min,
• Valider le calcul par CTRL + Entrée et tirer la poignée sur la droite jusqu'en E14,
Toutes les valeurs remarquables sont dynamiquement extraites. Cette méthode est
conseillée dans une utilisation régulière d'Excel. Elle permet de maîtriser son calcul.
La technique n'est pas plus longue. Et lorsqu'il ne s'agit pas d'une fonction usuelle,
non présente en accès rapide, elle s'avère même plus simple et confortable.
Remarque : Si vous ne fermez pas la parenthèse de la fonction au moment de

valider, Excel le fait pour vous. Mais prenez l'habitude de le faire. Les calculs plus
complexes sont moins tolérants.
A chacun sa méthode selon ses affinités cependant. Le ruban Formules propose la
liste des fonctions Excel, organisées par catégories. En déployant l'affichage de l'une
d'elles, vous accédez à l'ensemble de ses fonctions disponibles.
Plutôt que de tirer la poignée...

Dans tous les calculs que nous avons vus jusqu'alors, nous avons d'abord posé la
formule sur une cellule, pour ensuite reproduire la logique sur les autres, en tirant la
poignée. Mais une technique méconnue offre beaucoup de puissance et d'efficacité.
Une méthodologie stricte doit être respectée. Elle consiste à premièrement
sélectionner toutes les cellules où doivent apparaître le calcul. Ensuite, il s'agit de
poser la formule comme s'il s'agissait de la première cellule du résultat uniquement.
Enfin, il faut valider par le raccourci CTRL + Entrée. Elle permet de reproduire une
opération instantanément et ce, quel que soit le nombre de calculs à engendrer. Elle
offre un autre avantage. Contrairement à la poignée, elle ne dégrade pas la mise en
forme lors de la recopie.
Nous proposons de démontrer cette précieuse méthode. Et pour cela, nous devons
faire de la place en purgeant quelques résultats. Nous allons refaire les sommes et les
moyennes de façon plus productive.
• Sélectionner toutes les moyennes, soit la plage de cellules C12:E12,
• Enfoncer la touche Suppr du clavier pour les supprimer,
• Sélectionner toutes les sommes soit la plage de cellules C10:E10,
• Enfoncer la touche Suppr du clavier pour supprimer les résultats,
• Sélectionner de nouveau toutes les cellules pour le calcul de la moyenne, soit C12:E12,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter la formule,
Comme vous le remarquez, bien que trois cellules soient sélectionnées, l'écriture
n'intervient que dans la première, celle qui est active pas défaut. C'est pour cette
raison que nous allons pouvoir naturellement répliquer la logique.
• Saisir le nom de la fonction suivi d'une parenthèse, soit Moyenne(,
Nous aurions aussi pu double cliquer sur la proposition IntelliSense après avoir tapé
les premières lettres. Cette action inscrit la fonction avec sa parenthèse ouvrante.
• Sélectionner les prix à moyenner pour le mois de Juin, soit la plage de cellules C5:C9,
• Fermer la parenthèse de la fonction Moyenne,
• Puis, valider la formule avec le raccourci clavier CTRL + Entrée,
Ce raccourci est définitivement précieux. Dans ce nouveau contexte, comme vous
avez pu le remarquer, tout en validant, il permet de répliquer un calcul sur l'ensemble
des cellules présélectionnées. C'est plus efficace et plus rapide, surtout si le nombre
de résultats attendus augmente. Cette technique est vraie quelle que soit la fonction
utilisée et quelle que soit la formule bâtie. Elle est importante et confortable.
Rappelons les étapes de la méthode à reproduire :
• Il faut présélectionner l'ensemble des cellules concernées par le calcul,
• Il faut écrire le calcul comme s'il s'agissait seulement de la première cellule,
• Enfin, il faut valider le calcul par le raccourci CTRL + Entrée.
Il est important de comprendre qu'Excel raisonne toujours sur le principe
des références relatives. Le calcul d'origine a été bâti sur la colonne C. La réplication
déplace les références, comme si nous tirions la poignée, pour les adapter au
résultat, là où il se situe. La deuxième moyenne est donc réalisée sur la colonne D
tandis que la dernière est produite sur la colonne E. Bientôt nous aborderons l'un des
fondements d'Excel. Il s'agit des références absolues. Dans certains cas, finalement
nombreux, des cellules sont considérées comme des valeurs de référence. Elles ne
doivent pas se déplacer quand le calcul est répliqué. Nous y reviendrons.
Insérer une fonction

L'utilitaire Insérer une fonction recense toutes les fonctions de calculs organisées
par catégories. Il propose un assistant qui offre une aide précieuse sur leur utilisation
et les éléments à renseigner. Il est judicieux de l'exploiter lorsque vous connaissez
mal la fonction ou lorsqu'elle paraît complexe. Mais il permet aussi de trouver et
découvrir des fonctions qui répondent à des besoins spécifiques ou apportent une
solution inespérée.
Plusieurs méthodes permettent de l'atteindre. En haut de la feuille Excel, à gauche de

la barre de formule, il existe un petit bouton fx. C'est ce qu'illustre la capture ci-
dessous.
Il produit des actions différentes selon le contexte. Si une cellule de calcul exploitant
une fonction Excel est sélectionnée, un clic sur ce bouton conduit directement sur
l'assistant de cette fonction. Si la cellule est vide au moment du clic, c'est l'utilitaire
général qui apparaît. Il s'agit alors de désigner une catégorie ou de rechercher la
fonction par son nom.
L'autre méthode consiste à cliquer sur la flèche du bouton Somme automatique dans
le ruban Accueil. Dans la liste qui apparaît, il s'agit ensuite de désigner la rubrique
Autres fonctions.
Nous proposons de découvrir la troisième méthode ensemble, sur un exemple

concret, exploitant de nouveau la moyenne.
• Cliquer sur l'onglet Conditions situé en bas de la fenêtre Excel pour activer sa feuille,
Son tableau est destiné à présenter une fonction incontournable d'Excel, celle
permettant de poser des raisonnements. Il s'agit de la fonction Si. Cette feuille
présente les moyennes générales obtenues par les élèves d'une classe. Il s'agira de
statuer automatiquement, par un calcul donc, sur la suite à donner, dans la colonne
Avis du conseil. Nous y reviendrons en temps voulu.
En attendant, nous proposons de calculer la moyenne générale de la classe en cellule

E15.
• Sélectionner la cellule E15,
• En haut de la fenêtre Excel, cliquer sur l'onglet Formules pour activer son ruban,
• Tout à fait à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Insérer une fonction,
La boîte de dialogue Insérer une fonction apparaît. Par défaut, les fonctions sont
classées selon la catégorie Les dernières utilisées. Mais il suffit de dérouler cette liste
et de choisir la rubrique adéquate, pour trouver d'autres types de fonctions.
Si vous n'avez pas idée de la catégorie mais que vous connaissez le nom de la
fonction, il suffit de le saisir.
• Dans la zone Recherchez une fonction, taper le nom : moyenne,
• Puis, cliquer sur le bouton Rechercher en haut à droite de la boîte de dialogue,
Toutes les fonctions correspondant à la nature de la recherche sont listées dans la
partie inférieure.
• Cliquer sur MOYENNE pour sélectionner sa fonction,
Une description apparaît instantanément dans la partie inférieure de la boîte de
dialogue. Parfois, la traduction littérale de l'américain technique n'est pas d'une
grande aide. Vous remarquez la présence d'un lien Aide sur cette fonction. Cette
rubrique propose des exemples judicieux d'application. Il est parfois plus simple de
l'exploiter pour apprendre à l'utiliser.
• Cliquer sur le bouton Ok en bas de la boîte de dialogue,
L'assistant de la fonction se déclenche. Un bref descriptif explique comment remplir
ses arguments. On parle aussi de paramètres. En d'autres termes, il s'agit des
données ou cellules dont elle a besoin pour effectuer le calcul. La fonction moyenne
réalise la moyenne des valeurs des cellules sélectionnées.
Les zones Nombre1 et Nombre2 correspondent aux plages de cellules que vous
pouvez sélectionner pour les inclure dans le calcul de la moyenne. Il peut aussi s'agir
d'une seule cellule par zone. Si vous renseignez les zones Nombre1 et Nombre2, une
troisième zone Nombre3 apparaît. Le calcul de la moyenne peut inclure autant de
plages que vous le souhaitez.
• Cliquer dans la zone Nombre1 pour l'activer,
• Sur la feuille, sélectionner toutes les moyennes générales, soit la plage de cellules
D5:D13,
• Cliquer sur le bouton Ok pour valider la formule,
Le résultat s'affiche dans la cellule. La formule est écrite exactement de la même

façon que si nous l'avions bâtie à l'aide des techniques énoncées précédemment.
L'assistant fonction permet donc de ne pas saisir le calcul et de ne pas se soucier de
la syntaxe. A vous de choisir.
Remarque : La moyenne obtenue (10,53333...) présente un grand nombre de

décimales. A l'avenir, il s'agira de formater ce résultat pour arrondir la valeur
présentée à l'affichage.
Les opérateurs de calcul

Bien sûr il existe les fonctions Excel pour réaliser des calculs simples ou complexes.
Mais il ne faut pas oublier les opérateurs classiques. Leur exploitation est pertinente
lorsqu'il s'agit de réaliser une addition, soustraction, division, multiplication ou
encore un calcul de puissance. La liste ci-dessous énumère certains de
ces opérateurs.
• Opérateur + : Addition, exemple : =A1+A2,
• Opérateur - : Soustraction, exemple : =A1-A2,
• Opérateur * : Multiplication, exemple : =A1*A2,
• Opérateur / : Division, exemple : =A1/A2,
• Opérateur ^ : Exposant, exemple : =A1^A2
Nous proposons de réaliser un petit essai sur ces valeurs arbitraires que nous allons
inscrire dans des cellules vides. Nous supprimerons ces tests par la suite.
• En cellule G8 de la feuille Conditions, taper le chiffre 5 et valider la saisie,
• En cellule H8, taper le chiffre 3 et valider la saisie,
• Sélectionner alors la cellule I8,
• Taper le symbole égal (=) pour débuter le calcul,
• Sélectionner le premier chiffre à inclure dans le calcul, soit la cellule G8,
• Taper l'accent circonflexe (^) situé à droite sur le clavier,
Il ne se produit rien pour l'instant ce qui est tout à fait normal. Ce symbole attend
logiquement la saisie à suivre avant d'apparaître, celle de la lettre à accentuer. Mais
ici, il s'agit d'un calcul de puissance. Ce symbole doit apparaître en tant qu'opérateur.
• Enfoncer de nouveau la touche de l'accent circonflexe,
Deux symboles consécutifs se suivent.
• Supprimer le second symbole pour n'en conserver qu'un,
• Sélectionner le second chiffre, soit la cellule H8,
• Valider l'opération en enfonçant la touche Entrée du clavier,
Le calcul n'est pas à répliquer ici. Le raccourci CTRL + Entrée n'est pas nécessaire.
Nous obtenons le résultat 125. Il correspond en effet au calcul du chiffre 5 élevé à la
puissance 3, soit : 5*5*5. Cette écriture contractée est bien plus confortable, surtout
lorsque la puissance est élevée.
Remarque, calculs dynamiques : Nous l'avons déjà évoqué, cette notion est
importante. D'ailleurs nous y reviendrons souvent. La philosophie
des calculs dans Excel consiste à ce que toutes les opérations soient bâties sur
des variables comme ici, et non sur des constantes. En effet, nous n'élevons pas le
nombre 5 qui est une constante à la puissance 3 qui est une autre constante. Nous
élevons le nombre contenu dans la cellule G8 à la puissance du nombre contenu dans
la cellule H8. Comme les calculs sont dynamiquement liés aux cellules sur lesquelles
ils sont bâtis, si nous changeons les valeurs de l'une ou l'autre, le résultat s'ajuste
instantanément. Le recalcul est automatique dans Excel.
• En H8, remplacer le chiffre 3 par le chiffre 4 puis valider la saisie,
Comme vous le remarquez, le résultat du calcul en I8 s'adapte. La valeur générée
vaut désormais 625, soit le chiffre 5 élevé à la puissance 4.
Principe de raisonnement - La fonction Si

La fonction Si est précieuse. Elle apporte beaucoup de puissance à Excel. Elle permet
de poser une condition sur une cellule. Si le critère est vérifié, elle engage une action
qui peut consister en un calcul. Elle peut aussi se contenter d'afficher un résultat sous
forme de texte. Si la condition n'est pas vérifiée, elle engage une autre action. Vous
l'avez compris, elle permet d'adapter le résultat au contexte. Elle apporte beaucoup
de dynamisme aux tableaux de bord Excel.
La construction de la fonction SI n'est donc pas aussi simple que celle des fonctions
que nous avons vues jusqu'alors. Il ne suffit pas de sélectionner une plage de valeurs
après avoir ouvert la parenthèse.
Elle requiert trois paramètres :

• Tout d'abord, le critère à vérifier : Il s'agit souvent d'une cellule comparée à une valeur,
• En deuxième argument, il faut indiquer l'action à enclencher lorsque le critère est vrai,
• En troisième et dernier argument, il faut indiquer l'action à enclencher lorsque le
critère est faux,
D'ailleurs l'assistant fonction peut le confirmer. Nous proposons de partir d'un cas
simple. Dans la colonne Avis du conseil, il s'agit d'afficher le texte Admis si la
moyenne générale de l'élève est supérieure ou égale à 10. Dans le cas contraire,
le texte Recalé doit être inscrit. Le raisonnement posé littéralement est le suivant : Si
la moyenne générale de l'élève est supérieure ou égale à 10, alors il est admis sinon il
est recalé. Cette traduction est souvent précieuse pour aider à construire la fonction
Si.
• Sélectionner la première cellule du calcul, soit la cellule E5,
• Cliquer sur l'onglet Formules en haut de la fenêtre Excel pour afficher son ruban,
• Tout à fait à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Insérer une fonction,
• Dans la boîte de dialogue qui suit, choisir la catégorie Logique avec la liste déroulante,
• Dans l'énumération qui apparaît en dessous, sélectionner la fonction Si puis cliquer sur
Ok,
L'assistant se déclenche et demande de renseigner trois paramètres en effet, en
commençant par le critère. Cette condition consiste à vérifier si la cellule de la
moyenne pour l'élève en cours, est supérieure ou égale à 10.
• Cliquer dans la zone Test_logique pour l'activer,
• Sur la feuille, sélectionner la première moyenne générale, soit la cellule D5,
• Taper le symbole supérieur suivi du symbole égal, soit : >=,
• Saisir le nombre 10 pour terminer la condition,
• Cliquer dans la zone Valeur_si_vrai pour l'activer,
• Saisir le texte : Admis,
• Cliquer dans la zone Valeur_si_faux pour l'activer,
Au moment de l'activation, vous remarquez qu'Excel encadre la mention Admis de
guillemets ('Admis'). Tout texte doit être saisi entre guillemets dans une formule.
• Taper alors le texte : Recalé,
• Valider la formule en cliquant sur le bouton Ok,
Le premier résultat tombe et il est cohérent. La mention Admis s'inscrit en regard de
la moyenne générale du premier élève. La cellule du calcul étant toujours
sélectionnée, vous remarquez que la barre de formule, au-dessus de la feuille, affiche
la syntaxe complète de la fonction Si. C'est ce qu'illustre la capture ci-dessous.
Chaque argument est séparé d'un autre par un point-virgule (;). Cette remarque est
importante puisque bientôt, nous réaliserons ces calculs conditionnels
manuellement. Les textes sont en effet encadrés de guillemets. En revanche, hormis
la cellule D5, tous les autres intervenants sont des constantes. Il s'agit de bien
comprendre dans un premier temps. Nous pallierons ce problème plus tard.
Nous souhaitons désormais répliquer cette logique sur les autres cellules de la
colonne. Nous pourrions tirer la poignée du calcul jusqu'en cellule E13. Mais nous
proposons ici une astuce intéressante, plus efficace et précise.
• Double cliquer sur la poignée de la cellule E5,
Et c'est tout en effet. Le double clic sur la poignée fonctionne pour une réplication en
ligne et non en colonne. Excel détecte automatiquement les bornes du tableau. Il
reproduit la logique du calcul en adaptant les variables du problème. C'est donc la ligne
de la cellule D5 qui évolue en même temps que le calcul change de ligne.
Le dernier calcul analyse en effet correctement le critère pour le dernier élève, celui
situé en ligne 13. La fonction Si enclenche une action adaptée à sa situation. Les
résultats diffèrent et le raisonnement est parfaitement répliqué.
Remarque : Plusieurs SI peuvent être imbriqués.
Exemple :
Les commissions versées aux commerciaux de l’entreprise LOCATOUT sont
proportionnelles au chiffre d’affaires selon l’algorithme suivant :
SI CA <= 15 000 Alors
Tx 0,02
SINON SI CA <= 30 000 Alors
Tx 0,04
SINON Tx 0,055
FINSI
FINSI
Ce calcul est traduit dans le tableau Excel suivant
La formule à implanter en C7 est : =SI(B7<=$F$2;$G$2;SI(B7<=$F$3;$G$3;$G$4)).
Les constantes sont placées dans les plages B2 :B4 et F2 :G4 ; un changement de ces
constantes n’implique pas une modification de la formule.
Fonction NB.SI
La fonction NB.SI compte le nombre de cellules d’une plage qui répondent à un critère
spécifique.
NB.SI(plage, critères)
Plage : Représente un certain nombre de cellules à compter, y compris des nombres
ou des noms, des matrices ou des références qui contiennent des nombres. Les valeurs
vides et textuelles seront ignorées.
critères : Nombre, expression, référence de cellule ou chaîne de texte qui détermine
les cellules à compter. Par exemple, les critères peuvent être exprimés sous les formes
suivantes : 32, ">32", B4, "pommes" ou "32".
Exemple :
Fonction SOMME.SI
La fonction SOMME.SI permet de calculer la somme des valeurs des cellules d’une
plage qui répondent au critère spécifié.
SOMME.SI (plage ; critère ; [somme plage])
Plage : obligatoire. Plage de cellules à calculer en fonction du critère. Les cellules de
chaque plage doivent être des nombres ou des noms, des matrices ou des références
contenant des nombres. Les valeurs vides ou textuelles ne sont pas prises en compte.
Critère : obligatoire. Critère, exprimé sous forme de nombre, d’expression, de
référence de cellule, de texte ou de fonction qui définit les cellules à ajouter. Par
exemple, l’argument critère peut être exprimé sous l’une des formes suivantes : 32,
">32", B5, 32, "32", "pommes" ou AUJOURDHUI ().
plage_somme : facultatif. Cellules réelles à ajouter, si vous voulez ajouter d’autres
cellules que celles qui sont spécifiées dans l’argument plage. Si l’argument
plage_somme est omis, Excel ajoute les cellules spécifiées dans l’argument plage (les
cellules auxquelles s’applique le critère.
Exemple 1 :
Exemple 2 :
2. EXERCICE SUR L’ANALYSE DES TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES
ANNEE REGIONS COMMUNES COMMERCIAUX ARTICLES VENTES

2010 ABIDJAN PLATEAU AKA BOISSI ANTOINE CARTE MERE 45 000
2010 ABIDJAN COCODY OUEGNIN FLORENCE PROCESSEUR CORE I3 75 000
2010 BOUAKE BOUAKE AKA BOISSI ANTOINE BARETTE MÉMOIRE 15 000
2010 DALOA DALOA AKA RENE KANGAH SOURIS 5 000
2010 KORHOGO KORHOGO OUEGNIN FLORENCE BARETTE MÉMOIRE 15 000
2010 DALOA DALOA ROBERT DECOTTE ALIMENTATION 10 000
2010 MAN MAN SOUMARE YOUSSOUF CLAVIER 7 500
2010 ABIDJAN PLATEAU AKA BOISSI ANTOINE PROCESSEUR CORE I3 75 000
2010 ODIENNE ODIENNE KOUAME ARYSTID SOURIS 5 000
2011 ABIDJAN YOPOUGON SOUMARE YOUSSOUF IMPRIMANTE 45 700
2011 ABIDJAN KOUMASSI OUEGNIN FLORENCE SCANNER 35 500
2011 DALOA DALOA AKA BOISSI ANTOINE CARTE GRAPHIQUE 13 500
2011 KORHOGO KORHOGO ASSAMOI GUY LECTEUR DVD 16 400
2011 ABIDJAN PLATEAU OUEGNIN FLORENCE ALIMENTATION 10 000
2011 DALOA DALOA KOUAME ARYSTID CLE USB 4 300
2011 GAGNOA GAGNOA KOFFI NOGUES CLE USB 4 300
2011 DALOA DALOA ASSAMOI GUY CARTE GRAPHIQUE 13 500
2011 ODIENNE ODIENNE SOUMARE YOUSSOUF PROCESSEUR CORE I3 75 000
2012 ABIDJAN COCODY KOFFI NOGUES SCANNER 35 500
2012 ABIDJAN MARCORY OUEGNIN FLORENCE IMPRIMANTE 54 700
2012 DALOA DALOA OUEGNIN FLORENCE CLE USB 4 500
2012 MAN MAN AKA BOISSI ANTOINE LECTEUR DVD 16 400
2012 ABIDJAN PLATEAU KOUAME ARYSTID CLAVIER 7 500
2012 ODIENNE ODIENNE KOUAME ARYSTID SOURIS 5 000
2012 MAN MAN KOFFI NOGUES LECTEUR DVD 16 400
2012 DALOA DALOA AKA BOISSI ANTOINE SOURIS 5 000
2012 KORHOGO KORHOGO KOFFI NOGUES IMPRIMANTE 45 700
2012 GAGNOA GAGNOA SOUMARE YOUSSOUF PROCESSEUR CORE I3 75 000
2012 GAGNOA GAGNOA ASSAMOI GUY CARTE GRAPHIQUE 13 500
2012 BOUAKE BOUAKE AKA BOISSI ANTOINE BARETTE MÉMOIRE 15 000
2012 KORHOGO KORHOGO OUEGNIN FLORENCE BARETTE MÉMOIRE 15 000
a. Réaliser ce tableau ci-dessus à partir de la cellule A1

b. Sélectionner tout le tableau (de la cellule A1 à F32)
c. Cliquer sur le menu Insertion pour faire apparaitre le menu ci-dessous
Cliquer ici
d. Cliquer sur tableau croisé dynamique pour avoir la fenêtre ci-dessous
Il serait bien que le tableau croisé dynamique soit placé sur une autre feuille, pour cela
cocher : nouvelle feuille
e. Cliquer sur le bouton ok pour être dans la fenêtre ci-dessous
Pour générer le rapport, il faut choisir les champs dans la liste des champs du tableau
croisé dynamique. Pour cela il faut glisser les champs dans les zones voulues.
Etiquettes de ligne : les champs associés s’affichent sous forme d’étiquette de ligne
Etiquette de colonnes : les champs associés s’affichent sous forme d’étiquette de
colonne.
Somme des valeurs : affiche la synthèse des données des éléments champs colonne et
champs ligne
Filtre du rapport : filtre les éléments à faire apparaitre.
Dans notre exemple

Filtre du rapport : ANNEE, REGIONS, COMMUNES
Etiquette colonne : ARTICLES
Etiquette ligne : COMMERCIAUX
Somme des valeurs : VENTES
Pour faire glisser un champ dans une zone, on place le pointeur sur le champ et on se
déplace jusqu’à la zone voulue.
Avec l’exemple du déplacement du champ ANNES dans Filtre Rapport on a la figure
suivante :
En déplaçant tous les champs, on aura le résultat suivant :
On clique sur n’importe quelle cellule pour avoir le résultat final ci-dessous
On pourra ainsi avoir les différents rapports de ventes des articles dans différentes zones
de liste en fonction de :
▪ ANNEES
▪ REGIONS
▪ COMMUNES
▪ COMMERCIAUX
3. Représentations graphiques des données Excel
Excel propose de nombreux graphiques avec des options très détaillées.
L'objectif est de pouvoir représenter visuellement les données, quel que soit le
contexte. Un graphique permet une lecture et une interprétation plus rapides
des résultats. Il permet de faire jaillir les points remarquables, de mettre en
évidence les variations ou de faire ressortir instantanément des problèmes à
corriger.
Les modes de représentations des données en graphique dépendent des types de
graphiques choisis. Leur choix est important car selon les données, un type de
graphique est plus adapté qu'un autre.
Pour représenter graphiquement des données, il faut commencer par sélectionner

ces dernières sans oublier les lignes et colonnes de titres. Ces titres serviront en effet
de légende et de repères pour les abscisses et ordonnées. Le ruban Insérer ou
la balise active en bas de la sélection permettent alors de choisir visuellement
un type de graphique adapté. Les graphiques en Courbes par exemple sont tout à
fait pertinents pour représenter des variations ou des tendances sur des périodes
données. Les graphiques en Secteurs en revanche seront préférés pour faire ressortir
des proportions, des valeurs à comparer entre elles. Les graphiques en Radar seront
choisis pour mettre en évidence des répartitions autour d'un point de référence.
Création d'un graphique Excel

Pour manipuler les données et leurs représentations graphiques, nous allons utiliser
un classeur Excel proposant déjà certains tableaux.
Ce classeur est constitué de quatre feuilles comportant chacune un tableau différent
pour des représentations graphiques différentes.
Cliquer sur l'onglet Charges agences, en bas du classeur, pour afficher sa feuille,
Nous y trouvons un petit tableau représentant l'évolution des charges (de 2013 à
2016) pour différentes agences d'une entreprise.
Même si ces données ne sont pas trop volumineuses, il n'apparaît pas forcément
évident de déceler d'un seul coup d'œil, l'agence engageant le plus de frais ou encore
celle qui réussit le mieux à les maîtriser au cours de ces dernières années. C'est
pourquoi nous proposons de bâtir un graphique sur ces données. L'objectif est
d'offrir une synthèse visuelle des résultats complémentaire du tableau et facilitant la
lecture ou l'interprétation instantanée.
L'objectif est de représenter l'évolution des charges par année pour chaque Agence.
Nous cherchons donc un graphique avec les montants en ordonnée (Axe vertical), les
années en abscisse (Axe horizontal) pour représenter au centre et en couleur les
variations selon une légende (Celle des villes des agences). Comme nous l'avons dit
en préambule, les graphiques en Courbes semblent adaptés pour faire ressortir les
variations.
• Sélectionner les données du tableau, titres et charges soit la plage B4:F8,
• Cliquer sur l'onglet Insérer en haut de la fenêtre pour activer son ruban,
• Dans le groupe Graphiques, cliquer sur le bouton Graphiques recommandés,
La boîte de dialogue Insérer un graphique apparaît. Elle propose deux onglets. Le
premier, actif par défaut, est l'onglet Graphiques recommandés. Cette liste varie
selon la source de données sélectionnée. Cela signifie qu'Excel interprète les données
à représenter et vous suggère le graphique qui lui semble le plus adapté pour
l'interprétation visuelle. Et comme vous le remarquez, le premier de la liste est bien
un Graphique en Courbes sous forme de traits.
Vous notez de même, la présence d'un bref descriptif du type de graphique

sélectionné dans la partie centrale de la boîte de dialogue. Ce descriptif est censé
vous aiguiller et vous aider dans le choix le plus adapté aux données que vous
souhaitez représenter.
Le deuxième onglet vous propose d'accéder à tous les graphiques disponibles
dans Excel pour représenter visuellement votre tableau. On l'utilise généralement
lorsque la suggestion du premier onglet ne semble pas appropriée.
Il suffit de choisir un type de graphique dans la liste de gauche, de cliquer sur l'une
des options proposées en haut de la partie centrale et de pointer avec la souris sur
l'une des représentations proposées pour juger du rendu.
Dans l'exemple de la capture ci-dessus, nous avons choisi le type de graphique

Histogramme. Puis nous avons cliqué en haut de la partie centrale sur
l'option Histogramme groupé 3D. Enfin, nous avons pointé la souris sur le deuxième
aperçu proposé.
• Revenir sur l'onglet Graphiques recommandés,
• Accepter la proposition par défaut (Trait) et cliquer sur Ok pour créer le graphique,
Celui-ci s'insère dans la feuille comme un objet. Un cadre constitué de poignées
l'entoure. Vous pouvez agir sur ces dernières afin de le redimensionner. Vous
remarquez la présence de petits boutons sur sa droite. Il s'agit d'accès rapides pour le
paramétrer. Si vous cliquez sur le graphique depuis l'intérieur de son cadre, vous
pouvez le glisser afin de le déplacer facilement à votre convenance.
Dès lors que le graphique est inséré et qu'il est sélectionné, vous notez l'apparition de
deux onglets supplémentaires en haut de la fenêtre Excel. Il s'agit des
onglets Création et Format pour le graphique. Le ruban Création s'active d'ailleurs
automatiquement à l'insertion de ce dernier. Il est notamment composé d'une
rubrique Styles de graphique. Si vous survolez les visuels proposés, à l'aide de la
souris, ceux-ci s'appliquent temporairement sur le graphique sélectionné afin de vous
aider à choisir. Il s'agit de préférences par défaut qui permettent d'éviter de toutes
devoir les paramétrer une à une.
Modifier les propriétés d'un graphique
• Cliquer sur le Titre du graphique pour le sélectionner et faire apparaître son cadre,
• Sélectionner alors le texte du Titre,
• Saisir le titre suivant en lieu et place : Représentation des charges par Agence,
• Double cliquer sur l'axe des ordonnées, l'axe vertical,
Le volet Format de l'axe apparaît sur la droite de la fenêtre Excel. Comme les charges
les plus basses sont de 900 Euros et que les charges les plus élevées sont 5650 Euros,
nous allons régler les limites de l'axe des ordonnées au plus juste. C'est une façon
d'optimiser l'espace afin de donner plus de place aux traits et courbes de
la représentation graphique.
• Dans le volet Format de l'axe, cliquer sur l'icône Options d'axe en haut à droite,
• Régler les valeurs Minimum et Maximum respectivement sur 800 et 5700,
• Régler la valeur de la zone Principal sur 700,
Vous modifiez le pas de l'axe des ordonnées ainsi que son échelle. Les limites de l'axe
des ordonnées sont ainsi adaptées au plus juste et le graphique grossit légèrement
pour plus de clarté. Vous remarquez qu'il est aussi possible de régler les graduations
et les étiquettes de l'axe par ce volet. Si vous cliquez sur la légende du graphique, le
volet Format de légende sur la droite remplace le volet Format de l'axe. Il permet
notamment de modifier l'emplacement de la légende.
Si vous cliquez directement sur la représentation graphique, c'est alors le volet Mise
en forme du quadrillage qui apparaît. Vous pouvez modifier les styles de trait, leur
couleur et même leur ombre. Les personnalisations des graphiques sont devenues
très riches avec les dernières versions Excel.
• Fermer le volet en cliquant sur sa croix,
Les graphiques sont dynamiquement liés à leur source de données. Cela signifie que
si vous modifiez l'une des valeurs du tableau, la représentation graphique s'adapte et
se met à jour automatiquement.
• Saisir la valeur 5600 pour Toulouse en 2013, soit en cellule C8 et valider par Entrée,
La courbe représentant les évolutions de charges pour Toulouse s'ajuste
instantanément.
Les options contextuelles du graphique

• Cliquer sur le graphique pour le sélectionner,
Vous remarquez l'apparition de trois petits boutons contextuels en haut à droite de
ce dernier.
• Cliquer sur le premier d'entre eux, Eléments de graphique pour afficher ses rubriques,
Certaines options sont déjà cochées et font références aux éléments descriptifs
intégrés dès la création comme le titre et la légende du graphique. Le fait de pointer
sur une option non cochée fournit l'aperçu instantané sur le graphique. Lorsqu'une
petite flèche apparaît sur la droite, cela signifie que vous pouvez paramétrer
l'intégration de cette option.
• Pointer par exemple sur la flèche de la rubrique Table de données,
• Puis choisir Avec symboles de légende dans les options,
Le tableau des données sources avec les codes couleur, s'inscrit directement sous le
graphique. Dans ce contexte les légendes ne sont plus nécessaires.
• Cliquer de nouveau sur ce premier bouton contextuel,
• Dans la liste, décocher la case Légende,
Nous gagnons en place et le graphique s'étend automatiquement sur l'espace
supplémentaire. Il est possible d'intégrer les étiquettes de données. Elles
correspondent aux valeurs du tableau source, directement inscrites sur le graphique.
Mais lorsque trop d'éléments descriptifs sont insérés, la lecture naturelle d'un
graphique s'en trouve altérée, plus confuse. Il s'agit donc de manier ces options avec
parcimonie.
• Cliquer maintenant sur le deuxième bouton contextuel, Styles du graphique,
Une liste de visuels apparaît. Il s'agit de préférences de mise en forme
du graphique que vous pouvez appliquer à la volée. Le fait de pointer sur l'un des
styles proposés fournit l'aperçu directement sur le graphique de la feuille. Il est ainsi
plus facile de juger de l'efficacité d'un style par rapport à un autre. Le fait de cliquer
sur l'un des styles, valide le choix et le graphique change d'apparence.
Avec le dernier bouton contextuel, nous allons voir qu'il est possible de modifier
temporairement la source de données du graphique, sans devoir reconstruire ce
dernier et donc sans avoir à re-sélectionner les données à représenter. En fait, nous
allons filtrer les données du graphique. Il s'agit d'une avancée majeure pour
interpréter des portions de données en temps réel afin de les comparer les unes aux
autres, en masquant temporairement des données parasites, par exemple.
• Cliquer sur le troisième bouton contextuel, Filtres du graphique,
• Décocher la case Toulon pour les séries,
• Décocher la case 2013 pour les catégories,
• Cliquer sur le bouton Appliquer en bas de la liste,
Désormais, nous pouvons comparer les variations de charges uniquement pour les
années 2014 à 2016 sans l'agence de Toulon. Tout cela sur le même graphique
simplement grâce à un filtre et sans avoir modifié la source de données. Ces options
de filtres améliorent la simplicité de l'analyse des valeurs sur des segments
particuliers pour faire ressortir des points remarquables.
• Cliquer de nouveau sur le bouton Filtres du graphique,
• Re-cocher les cases Toulon et 2013 puis cliquer sur Appliquer,
• Cliquer ensuite sur le bouton Eléments de graphique,
• Décocher la case Table de données et re-cocher la case Légende avec l'option Haut,
Nous retrouvons ainsi notre graphique d'origine.
Paramétrage des graphiques par les rubans
Tous les réglages que nous avons pu réaliser jusqu'alors, par le biais des volets et
boutons contextuels, peuvent aussi être reproduits à l'aide des rubans. Ces derniers
proposent même des fonctionnalités supplémentaires importantes. On notera par
exemple qu'il est possible de redéfinir la source de données de façon à intégrer dans
la représentation graphique, des valeurs qui auraient été saisies postérieurement. De
même nous verrons qu'il est possible de modifier le type de graphique, en lieu et
place, de façon à récupérer une représentation visuelle, finalement plus adaptée.
• Cliquer sur l'onglet Création en haut de la fenêtre Excel pour activer son ruban,
Cet onglet propose des fonctionnalités qui permettent de reprendre, à la source, les
paramétrages du graphique. Si bien qu'une fois le graphique conçu, rien n'est jamais
irréversible.
Le premier bouton, Ajouter un élément de graphique offre les mêmes possibilités

que le bouton contextuel Eléments de graphique que nous avons vu précédemment.
Le bouton Disposition rapide offre des réglages prédéfinis d'agencement des
différents éléments sur le graphique. Il s'agit d'un bon moyen d'éviter de devoir
redéfinir un à un, l'emplacement de chaque élément, si toutefois vous trouvez une
organisation qui vous convient. Comme toujours, le survol à la souris de l'une des
propositions, livre le rendu en temps réel sur le graphique de la feuille. Le
bouton Modifier les couleurs vous permet de changer les jeux de couleurs appliqués
aux courbes et traduits par les légendes. La section Styles du graphique sur la droite,
tout comme son homologue contextuel, permet d'appliquer des styles de mises en
forme prédéfinis à la volée. Vous modifiez en un clic, l'apparence globale de
la représentation graphique. Le bouton Intervertir les lignes/colonnes permet
d'inverser les données et les catégories. Les données présentées sur l'axe des
abscisses passent sur l'axe des ordonnées et inversement.
Modifier les données d'un graphique

Le bouton qui suit, Sélectionner des données, permet de modifier la source de
données du graphique. Cette action peut être nécessaire lorsque par exemple, les
données du tableau ont évolué et que des séries ont été ajoutées. Nous allons
simuler un exemple :
• Sélectionner intégralement la ligne 9 de la feuille en cliquant sur son étiquette à
gauche,
• Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection,
• Dans le menu contextuel, choisir Insertion,
Une nouvelle ligne vide est insérée entre la dernière série de l'agence Toulouse et la
ligne des totaux. Le graphique à ce stade ne subit aucune modification.
• Ajouter la série
suivante : Paris en B9, 5400 en C9, 5450 en D9, 5600 en E9 et 5500 en F9,
Vous remarquez que les totaux se mettent à jour automatiquement en intégrant dans
le calcul de la somme, les données numériques de cette nouvelle ligne. En revanche,
le graphique ne change pas. Il a été bâti sur une plage de cellules précise et la
nouvelle ligne n'est pas intégrée. C'est tout l'intérêt du bouton Sélectionner des
données qui va nous permettre de redéfinir la plage à représenter graphiquement,
de manière à ajouter l'agence de Paris. Nous allons voir qu'il existe plusieurs
méthodes.
• Dans le ruban Création, cliquer sur le bouton Sélectionner des données,
Une boîte de dialogue s'affiche. Elle représente dans sa partie inférieure gauche
les séries, désignées par les textes des titres de ligne, soit les légendes. La partie
inférieure droite représente les étiquettes de l'axe des abscisses, les titres des
colonnes, soit les années. A tout moment, il est ainsi possible de redéfinir les plages
de cellules associées à ces étiquettes et séries grâce à cette boîte de dialogue. Ce
bouton Sélectionner des données permet donc d'éviter de refaire intégralement le
graphique lorsque finalement, les valeurs à représenter, ne sont pas les bonnes.
Ici, nous souhaitons ajouter l'agence de Paris avec ses charges dans la représentation
graphique. Il s'agit d'une série à insérer. Pour ce faire :
• Pour ce faire, dans la partie inférieure gauche des séries, cliquer sur le bouton Ajouter,
Une nouvelle boîte de dialogue à deux entrées apparaît, comme l'illustre la capture
ci-dessus. Il s'agit de définir le titre de la série avec la première zone, soit l'étiquette
du titre de la ligne, Paris. Puis il s'agit de définir la plage de cellules des données
correspondantes, soit les valeurs de la plage C9:F9.
• Cliquer dans la première zone, Nom de la série, pour l'activer,
• Cliquer alors sur la cellule de Paris soit B9,
Les références de la cellule, préfixées du nom de la feuille apparaissent dans la zone
de saisie.
• Cliquer ensuite dans la deuxième zone, Valeurs de la série,
• Supprimer intégralement son contenu afin de pouvoir le redéfinir,
• Sélectionner la plage des données de Paris, soit C9:F9,
• Cliquer sur Ok pour valider l'ajout de la nouvelle série,
• De retour sur la boîte de dialogue précédente, valider aussi par Ok,
Vous remarquez que la série de Paris est désormais intégrée dans la représentation
graphique, permettant la comparaison des résultats. Il est possible que la couleur
attribuée par défaut, à sa courbe, ne permette pas de la distinguer facilement des
autres. Pour pallier le problème :
• Double cliquer directement sur la courbe représentant Paris sur le graphique,
• Dans le volet qui apparaît sur la droite, cliquer sur l'icône de menu Remplissage et
ligne,
• Choisir une couleur distincte des autres à l'aide du bouton pot de peinture de
l'option Couleur,
La modification s'applique instantanément sur le graphique, comme l'illustre la
capture ci-dessous.
• Fermer le volet en cliquant sur sa croix,

Dans cet exemple, nous avons modifié la source de données du graphique, en
ajoutant une série qui n'était pas prévue initialement car saisie a posteriori. Mais ce
bouton Sélectionner des données, permet aussi de modifier globalement la source
de données en redéfinissant la plage de cellules qui sert à bâtir la représentation
graphique. Par exemple, nous souhaitons maintenant représenter graphiquement
toutes les agences, mais uniquement pour les années 2013, 2014 et 2015. Il faut donc
exclure la dernière colonne.
• Sélectionner de nouveau le graphique,
• Dans le ruban Création, cliquer sur le bouton Sélectionner des données,
• Cliquer dans la zone Plage de données du graphique, en haut de la boîte dedialogue
qui suit,
• Puis, sélectionner les données de toutes les agences jusqu'à l'année 2015 incluse, soit
la page de cellules B4:E9,
Le graphique s'adapte automatiquement et nous décelons deux soucis. Certes, toutes
les agences, avec leurs variations de charges sont représentées clairement, avec des
couleurs distinctes. Mais, Excel interprète la ligne Agence comme une série et
l'intègre sous forme de courbe dans la représentation graphique. Or il s'agit de la
ligne de titre qui doit figurer sur l'axe des abscisses. De plus, l'étiquette Agence est
intégrée sous forme de légende. C'est ce qu'illustre la capture ci-dessous.
• Décocher la case Agence, dans la zone Entrées de légende,

• Cliquer sur le bouton Modifier de la zone Etiquettes de l'axe horizontal,
• Avec la petite boîte de dialogue qui suit, redéfinir pour l'axe des abscisses la page de
cellules correspondant aux années, soit C4:E4,
• Valider cette sélection par Ok ainsi que la boîte de dialogue précédente.
Vous retrouvez un graphique aux caractéristiques similaires aux précédentes, mais
avec une plage de cellules modifiée, pour une représentation adaptée aux besoins à
l'instant t.
Modifier le type de graphique

Lorsque vous vous apercevez que la représentation graphique initialement choisie,
n'est finalement pas la mieux adaptée, il n'est pas nécessaire de tout refaire depuis le
début. Excel propose une fonctionnalité permettant de modifier le type de
graphique en lieu et place. Cette option est d'autant plus intéressante qu'elle
conserve tous les paramétrages et personnalisations antérieures, si bien que le travail
n'est pas à refaire.
• Dans le ruban Création, cliquer sur le bouton Modifier le type de graphique,
Une boîte de dialogue, identique à celle que nous avons utilisée pour créer
le graphique, apparaît. Sont listées, toutes les catégories de graphiques dans la
partie gauche et leurs dérivés dans la partie droite. En choisissant l'une ou l'autre
catégorie, vous récupérez l'aperçu correspondant dans la partie centrale de la boîte
de dialogue. Cet aperçu, dans le style du type de graphique sélectionné, se fait avec
toutes les préférences définies auparavant. Ainsi on retrouve les jeux de couleurs,
l'arrière-plan ainsi que l'échelle par exemple.
• Sélectionner la catégorie Histogramme,
• Dans les représentations dérivées de la partie centrale, choisir Histogramme groupé
3D,
• Cliquer sur Ok pour valider,
Le graphique modifié s'affiche en lieu et place. Les échelles ainsi que le pas de l'axe
des ordonnées sont conservés. Il en va de même pour les jeux de couleurs si ce n'est
que les barres de l'histogramme ne disposent d'aucun remplissage. Cela tient au fait
que toutes les préférences sont transcrites. Or un graphique Courbes propose une
représentation sous forme de traits qui sont définis par une couleur de bordure mais
pas de remplissage. Pour pallier le problème, comme vous le savez, vous pouvez
directement choisir un des styles de graphiques proposés dans le ruban Création.
Mais si vous souhaitez conserver vos préférences au millimètre, il est préférable de
passer par les volets :
• Double cliquer sur l'une des barres rouges de Paris directement sur le graphique,
Le volet Mise en forme des séries s'affiche sur la droite de la fenêtre. Dans la section
Options des séries, il est d'ailleurs possible de modifier l'apparence des barres.
• Cocher par exemple la case cylindre,
La forme géométrique s'adapte mais à ce stade, le remplissage est toujours
transparent.
• En haut du volet, cliquer sur l'icône Remplissage et ligne,
• Déployer la section Remplissage,
• Choisir une couleur de fond rouge, à l'aide du pot de peinture,
Les cylindres sont cette fois remplis de la même couleur que celle définissant ses
contours. Les options sont très riches puisqu'après avoir modifié la forme
géométrique, il est possible de personnaliser celle-ci.
• Dans le volet, cliquer sur l'icône de la rubrique du milieu, Effets,
• Déployer la section Format 3D,
• Pour le Biseau supérieur, choisir l'option Incrustation relâchée,
• Faire de même pour le biseau inférieur,
Les cylindres semblent plus élégants et plus lissés.

• Reproduire l'ensemble de tous ces réglages pour chaque série de données, dans leurs
couleurs respectives,
Il est possible de faire ressortir une donnée du graphique indépendamment de sa
série et de toutes les autres données.
• Cliquer sur l'un des cylindres rouges pour sélectionner la série de Paris,
• Cliquer alors seulement sur le cylindre rouge pour l'année 2014,
Les poignées de sélection n'entourent plus que cette donnée, si bien qu'il est possible
de personnaliser son apparence, par le biais du volet, indépendamment des autres.
• Modifier alors la couleur de ce dernier, comme nous l'avons vu précédemment et
comme l'illustre la capture ci-dessus,
Formatage des éléments du graphique par type - Ruban

Format
Le ruban Format propose une énième façon de personnaliser les attributs de
la représentation graphique pour la source de données. Son fonctionnement est
simple. Il consiste à désigner un élément du graphique à l'aide de la liste déroulante
située en haut à gauche de ce ruban. Puis il s'agit d'appliquer des préférences de mise
en forme à l'aide des boutons ou des zones de styles pour le texte et pour les formes.
Nous allons par exemple personnaliser l'axe des abscisses du graphique.
• Dans la liste déroulante, en haut à gauche du ruban, choisir Axe horizontal,
• Dans la zone Styles de formes, choisir un trait épais bleu pour l'axe,
• Dans la zone Styles WordArt, choisir des lettres au contour bleu et remplissage blanc,
Les réglages prennent effet immédiatement sur le graphique comme l'illustre la
capture ci-dessous. Le ruban Format, au contraire des volets sur la droite de la
fenêtre, pour un élément sélectionné, propose tous les paramétrages dans une
même vue. Il s'agit d'une autre façon de travailler selon les préférences.
Vous constatez que les réglages choisis par le biais des zones de styles peuvent
encore être poussés. Ainsi, une fois le style de mise en forme appliqué
au graphique pour l'axe, les boutons Remplissage, Contour et Effet sur la droite de la
zone, permettent de personnaliser le format appliqué. De même, une fois le style
WordArt appliqué, les boutons Remplissage du texte, Contour du texte et Effets du
texte permettent de paramétrer plus précisément. Les styles WordArt ne sont bien
sûr proposés que lorsque l'élément graphique sélectionné s'y prête. Il doit afficher du
texte.
• Dans la liste déroulante en haut à gauche du ruban, choisir cette fois l'élément Murs,
L'élément Murs du graphique est un regroupement des deux éléments Mur
arrière et Mur latéral, proposés indépendamment dans la liste des éléments du
graphique. Il s'agit tout simplement de l'arrière-plan du graphique des courbes ou
barres du graphique.
• Choisir un style de forme,
Vous remarquez que les styles WordArt ne sont fort logiquement pas disponibles
pour cet élément.
• Sélectionner maintenant l'élément Sol,
• Choisir un style de forme bleu,
• Puis, lui appliquer un dégradé à l'aide du bouton Remplissage, sur la droite dans le
ruban,
Ces options sont tellement riches et dérivées qu'il convient, à partir de ces bases, de
manipuler les différentes fonctionnalités proposées afin de se familiariser avec les
outils de personnalisation des graphiques.

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PROGRAMME ET COURS DETAILLE

FORMATEUR/CONSULTANT : KODJO GATOGO (agréé FDFP)

Quelques Fonctions Simples

La fonction Somme - Ex : =Somme(A1:A4)

La fonction Moyenne - Ex : =Moyenne(A1:A4)

La fonction Max - Ex : =Max(A1:A4)

La fonction Min - Ex : =Min(A1:A4)

La fonction NB.SI - Ex : =NB.SI(A1:A4; 'valeur')

La fonction SI - Ex : =SI(A1>10; 'Reçu'; 'Eliminé')

L'orthographe de chacune de ces fonctions doit être respectée rigoureusement.

Un petit tableau énumère le prix de certaines destinations pour différentes périodes.

Remarque 3 : Au lieu de cliquer sur le bouton Somme automatique, nous aurions pu

Somme automatique et instantanée

Accès rapide aux fonctions courantes

Vous avez pu constater la présence d'autres fonctions statistiques dans la liste

Remarque : Le symbole de l'Euro (€) ou toute devise et unité de mesure ne doit

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