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Ecole Supérieure de Gestion d’Informatique et des Sciences

OUTILS BUREAUTIQUE
Filière: L1-IRT

Enseignant: Gbémiga OGOUBY


Ingénieur Logiciel
Plan du cours

 Généralités sur Excel

 Fonctions Excel

 Graphiques

 Données et Tableaux croisés dynamiques

 Automatisation

Novembre 2020 Outils bureautique - Par Gbémiga OGOUBY (Ing. Logiciel) 2


Généralités sur Excel
A- Définitions
1- Qu’est-ce qu’un tableur?
Excel est un tableur, autrement dit un programme informatique capable de
manipuler des feuilles de calcul. Un tableur présente les données et les
formules sous forme d'un tableau (lignes et colonnes) appelé feuille de
calcul.

2- Qu’est-ce qu’une cellule?


Dans une feuille de calcul, les colonnes sont nommées par des lettres et les
lignes par des chiffres. Une cellule est donc l’intersection entre une colonnes
et une ligne.

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Généralités sur Excel

La cellule C3, au croisement de la colonne C et de la ligne 3

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Généralités sur Excel
A- Définitions
3- Qu’est-ce qu’une plage?
Une plage de cellules est un ensemble de cellules contigües; elle est
définie par deux cellules situées à des sommets opposés de la plage.
Lorsque la plage se limite à une colonne ou à une ligne, on parle de
table mais lorsqu’elle est constituée au moins de deux lignes et de
deux colonnes, on parle de matrice.

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Généralités sur Excel

Table(B1:D1)

Table(A1:A8)

Matrice(C3:D8)

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Généralités sur Excel
B- Opérations de base

Un classeur est un fichier contenant une ou plusieurs feuilles de calcul,


destiné à vous aider à organiser des données.
• Pour créer un nouveau classeur vierge, il faut cliquer sur le menu
« Fichier>Nouveau » ou utiliser le raccourci clavier « Ctrl + N ».

• Pour sauvegarder le classeur en cours, il faut cliquer sur le menu


« Fichier>Enregistrer » ou utiliser le raccourci clavier « Ctrl + S ».

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Généralités sur Excel
B- Opérations de base

• Pour ouvrir un classeur existant, il faut cliquer sur le menu


« Fichier>Ouvrir » ou utiliser le raccourci clavier « Ctrl + O».

• Sur un classeur, on peut effectuer d’autres opération comme


l’impression, le partage du classeur par mail ou sur OneDrive,
l’exportation vers un fichier PDF.

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Généralités sur Excel
C- Présentation du ruban
Le ruban de menu Excel est composé de plusieurs onglets regroupant
des commandes regroupées en catégories appelées groupes.
Les onglets par défaut sont : Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page,
Formules, Données, Révision, Affichage et Équipe.

• L’onglet « Fichier » regroupe de nombreuses fonctions telles que


l’ouverture, la fermeture, l’enregistrement, l’impression et le partage
de classeurs.

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Généralités sur Excel
C- Présentation du ruban

• L’onglet « Fichier » regroupe de nombreuses fonctions telles que


l’ouverture, la fermeture, l’enregistrement, l’impression et le partage
de classeurs.

• L’onglet « Accueil » rassemble les commandes les plus courantes :


gestion du presse-papier, des polices, de l’alignement, des nombres,
de la mise en forme des cellules, des styles et des outils d’édition.

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Généralités sur Excel
C- Présentation du ruban

• L’onglet « Insertion » permet d’insérer des tableaux, des illustrations, des


graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc.

• L’onglet « Mise en page » regroupe les commandes de mise en forme


d’une feuilles de calcul.

• L’onglet « Formules » regroupe les outils de création des formules. Il


contient une bibliothèque de fonctions, un gestionnaire de noms et un
outil d’audit de formules.

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Généralités sur Excel
C- Présentation du ruban

• L’onglet « Données » permet d’utiliser, de trier, de filtrer, de valider, de


grouper et de dissocier des données provenant de sources externes.

• L’onglet « Révision » est utilisé dans le cadre d’un travail en équipe. Il


contient des outils de vérification, de commentaire, de gestion d’accès à
certaines cellules, etc.

• L’onglet « Affichage » permet de choisir le mode d’affichage du classeur,


d’afficher ou de cacher la barre de formules, le quadrillage et les en-têtes,
de choisir un niveau de zoom et de gérer les fenêtres ouvertes.

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Généralités sur Excel
D- Remplir une cellule

Le contenu d’une cellule le peut être un chiffre, un texte, une date,


une formule, des graphiques, des commentaires, etc.
Pour remplir une cellule, il suffit de double-cliquer sur elle et de taper
le contenu voulu. On peut également directement remplir le champ
situé juste au-dessus des cellules, à droite de « fx ». Ce champ est
appelé la barre de formule.
La saisie d’une formule dans une cellule commence par le symbole =

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Généralités sur Excel
D- Remplir une cellule

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Généralités sur Excel
E- Recopie de cellule
1- Utilisation de la poignée de recopie
Pour recopier le contenu d’une cellule, on peut procéder de manière
classique en faisant un "copier-coller". Mais Excel propose également
une "poignée de recopie". Cette solution marche seulement pour
recopier sur une cellule adjacente, juste à côté ou juste au-dessous.

Pour utiliser la poignée de recopie, il faut placer le curseur en bas à


droite de cette cellule. Une croix noire apparaît alors. Il faut
ensuite Cliquer et faire glisser cette croix sur les cellules sur lesquelles
vous voulez recopier l'élément.

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Généralités sur Excel
E- Recopie de cellule
1- Utilisation de la poignée de recopie

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Généralités sur Excel
E- Recopie de cellule
2- Notion de référence absolue ou relative
Lors d’une recopie, Excel applique une logique de « valeur relative »
par défaut.
Si par exemple vous le contenu d’une colonne D4 est égal C1+B3, Excel
appliquera la logique suivante: D5 = C2+B4, D6=C3+B5, etc.

Mais cette logique n’est pas forcément celle que l’on voudrait appliquer
dans tous cas d’utilisation de la recopie.

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Généralités sur Excel
E- Recopie de cellule
2- Notion de référence absolue ou relative
Pour indiquer à Excel que l’on veut utiliser une référence absolue qui
n’est rien d’autre que le contenu d’une cellule qui ne varie pas pendant
la recopie, il faut faire précéder la lettre et le chiffre composants le
nom de la cellule par le symbole $ (dollar).

Exemple: C1 devient $C$1

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Généralités sur Excel
E- Recopie de cellule
3- Saisie automatique

Excel étant conçut pour faire gagner des gains de temps dans le
traitement des données, sa fonction de recopie intègre aussi une saisie
automatique de certains types de valeurs comme les dates.

Ainsi donc, pour saisir par exemple, la liste des douze mois dans une
colonne ou sur une ligne, il suffit de mettre « Janvier » dans une
colonne et la recopie rempli le reste.

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
1- Création et suppression des lignes et des colonnes

Pour créer une colonne ou une ligne, il suffit de sélectionner la colonne


ou la ligne suivante, puis d'ouvrir le menu contextuel et choisir le menu
"insertion".

Pour supprimer une ligne ou une colonne, il faut la sélectionner et


ensuite faire un clic droit puis « supprimer ».

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
2- Masquer des lignes et des colonnes

Parfois, on voudrait avoir plus de visibilité sur les données sans


forcément supprimer des colonnes ou des lignes. Excel donne la
possibilité de masquer des lignes ou des colonnes qui pourront être
affichés ultérieurement au besoin.

Pour masquer une ligne ou une colonne, il faut la sélectionner et


ensuite faire un clic droit puis « masquer ».

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
2- Masquer des lignes et des colonnes

Dans l’illustration ci-dessus, les colonnes D et E sont masquées. Pour


les afficher, il faut sélectionner les colonnes C et F puis ouvrir le menu
contextuel et choisir « afficher ».
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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
3- Ajuster les tailles des lignes et des colonnes

Il peut arriver que le contenu d’une cellule dépasse la taille de cette


dernière. Pour que l’information contenu dans la cellule soit visible, li
faut ajuster la taille de la cellule.

Pour ajuster la taille d’une cellule à la longueur du contenu, il suffit de


double-cliquer sur la marge (ou trait) de séparation se trouvant à la fin
de la cellule.

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
3- Ajuster les tailles des lignes et des colonnes

Dans cette illustration, le contenu du champ d’adresse dans la cellule


F3 déborde.

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
3- Ajuster les tailles des lignes et des colonnes

Lorsqu’on double-clique sur le trait de séparation entre les colonnes F


et G, la colonne F s’ajuste automatiquement à la taille du contenu.

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
4- Grouper les lignes ou les colonnes

Le principe est de regrouper ensemble des lignes ou des colonnes pour


pouvoir les masquer ou les afficher ensemble.

Pour grouper des colonnes, il faut sélectionner les colonnes


concernées, puis dans l’onglet Données, cliquer sur Grouper.

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
4- Grouper les lignes ou les colonnes

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Généralités sur Excel
F- Manipulation des lignes et des colonnes
4- Grouper les lignes ou les colonnes

Pour masquer les colonnes groupées :


• Lorsqu’on clique sur le signe - et les colonnes sont masquées (On peut
ensuite cliquer sur le signe + pour les faire réapparaître) ;

• Lorsqu’on clique sur le "1" les colonnes sont masquées et réapparaissent


lorsqu’on clique sur "2".

Pour dissocier les colonnes ou les lignes, il faut les sélectionner et cliquer sur
le menu Dissocier dans l’onglet Données.

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Généralités sur Excel
G- Opérateurs
1- Opérateurs arithmétiques

+ Addition 3+4 A3 + B5ou


- Soustraction 2–1 ou A4 – B7
* Multiplication 3*4 ou A5 * B8
/ Division 10 / 5 ou A1 / B7
^ Puissance 2 ^ 3 (2*2*2) ou A1 ^ B7

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Généralités sur Excel
G- Opérateurs
2- Opérateurs de comparaison

< et > Inférieur et Supérieur


<= et >= Inférieur ou égal et Supérieur ou égal
= et <> Égal et Différent (non égal)
Exemple: A3 >= 100

3- Opérateurs de texte

& Concaténation

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Généralités sur Excel
H- Erreurs de calcul
##### Largeur de colonne trop petite pour afficher une valeur numérique

#DIV/0 Division par 0

#NOM? Nom de fonction ou de cellule (ou plage) mal orthographié


Exemple: =SOME(A1:A3)

#NOMBRE Utilisation de valeur numérique non valides


Exemple: =1000^1000

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Généralités sur Excel
H- Erreurs de calcul
#VALEUR! La valeur entrée ne correspond pas à la valeur attendue
Exemple: =50 + texte

#NUL! Utilisation de deux plages sans aucune intersection ou oubli de : ou ;


Exemple: =SOMME(A1:A2 A3:A4)

#REF! Référence vers une cellule, une plage ou une feuille qui n’existe plus
Exemple: =&Feuille2!A1

#N/A Pas de résultat possible


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Fonctions Excel
A- Dictionnaires
1- Dictionnaire des variables
C’est un tableau dans lequel on dresse la liste des cellules saisies et la liste des
cellules calculées.

2- Dictionnaire des formules


C’est un tableau qui dresse la liste des cellules calculées et les formules qu’elles
contiennent. La saisie d’une formule commence par le symbole =

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Fonctions Excel
B- Fonctions mathématiques
1- Somme
SOMME(<plage>)
Retourne la somme des nombres contenus dans une plage
Exemple: =SOMME(A1:A5)

2- Moyenne
MOYENNE(<plage>)
Retourne la moyenne des nombres contenus dans une plage
Exemple: =MOYENNE(C2:C8)

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Fonctions Excel
B- Fonctions mathématiques
3- Minimum
MIN(<plage>)
Détermine le plus petit nombre d’une plage
Exemple: =MIN(A1:A5)

4- Maximum
MAX(<plage>)
Détermine le plus grand nombre d’une plage
Exemple: =MAX(C2:C8)

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Fonctions Excel
B- Fonctions mathématiques
5- Arrondi
ARRONDI(<cellule>; <nombre décimal>)
Arrondit le nombre contenu dans une cellule au nombre décimal (nombre de chiffres
après la virgule) indiqué.
Le chiffre 0 à la place du nombre décimal arrondit le contenu de la cellule au nombre
entier le plus proche
Exemple: =ARRONDI(B1; 2)

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Fonctions Excel
B- Fonctions mathématiques
6- Puissance
PUISSANCE(<nombre>; <exposant>)
Calcule la valeur du nombre élevé à la puissant indiquée
Exemple: =PUISSANCE(C2;3)

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