Mars 2023

DR1 Datamig team guideline

Table des matières
Prérequis................................................................................................................................................2
Gouvernance..........................................................................................................................................2
Centralisation des documents relatifs au process...................................................................2
Suivi des opérations à réaliser................................................................................................4
Responsabilités......................................................................................................................................4
Suivi du processus d’upload..................................................................................................................5
La structure des fichiers ‘Template enrichis’.........................................................................................6

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Prérequis
 Custo doit être validée par Flexso
 Tous les intervalles mis à jour dans QS4 300
 Les programmes et tables de mapping ont été transportés dans les nouvelles instances DRE
DRU

Gouvernance
Centralisation des documents relatifs au process
Une structure a été définie afin de gérer notre processus de DR1.

DR01_00 Working document

Ce dossier reprend les documents de travail relatifs au processus. Vous y trouverez par exemple le
fichier avec la liste de tous les valideurs de données.
DR1_05 Template with explanations for validators
C’est dans ce dossier que vous trouverez tous les fichiers ‘Template enrichis’. Ce sont les template qui
expliquent la structure des fichiers à valider avec toutes les informations relatives à chaque élément de
ce fichier.
Il en existe un par Master Data et un par Transactionnal Data

DR1_05_mapping final files

Contient le contenu des tables de mapping générées sur base des dernières version des fichiers de
mapping reçu de chaque BPO .

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Le dossier contient les tables de mapping des deux systèmes EUR et US.
Ces fichiers seront à valider.
DR1_10_mapping validated files
Une fois les fichiers validés, ils sont copiés dans ce répertoire et inaccessibles en modification. Ce
sont ces versions de fichiers qui seront utilisées pour les processus de mapping lors de la remontée des
informations dans QS4 300.
DR1_20_extracts data files
Vous trouverez dans ce dossier tous les fichiers Excel complétés avec les données à remonter dans S4.
Attention que ces fichiers sont en lecture seule. Pour réaliser vos tâches de validation, il faudra alors
réaliser une copie du fichier dans un de vos espaces de travail.
Si vous détecter des modifications qui doivent y être apportée, merci de les noter dans la tâche JIRA
qui vous est assignée pour cette validation.
DR1_21 Validation process
Lieu de stockage de tous vos documents de suivi (« validation doc »)
Ce document reprendra bien toutes les informations concernant vos opérations de validation avant
chargement (sur le fichier Excel) , et les opérations après chargement réalisées dans le système S4 via
des transactions, reporting, listes de tables..
DR1_30_validated files to upload
Une fois que les fichiers déposés dans le dossier DR1_extracts data files auront été validés, ils seront
déposés dans ce dossier avec les éventuelles corrections. C’est les fichiers de ce dossier qui sont repris
pour les chargements.
DR1_40_errors list
Dossier technique qui reprend la liste des erreurs de chargement.
DR1_50_Post upload operations
Par Master data / Transactionnal Data, identification de toutes les opérations réalisées après l’upload
pour corriger les erreurs ou incohérences éventuelles détectées. (Responsabilité Datamig Team )
DR1_90_Project following
Dossier reprenant les présentations, planning de projet, documentations …
Dans tous les dossiers de détail par master data, vous trouvez un sous-dossier par Master Data /
Transactionnal data.
Suivi des opérations à réaliser
Un Jira est créé pour chaque objet à uploader.
TOUT commentaire sur ce processus sera posté dans ce jira.

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Un jira complémentaire sera crée

 Pour des opérations complémentaires sont demandées au métier ou à Flexso,

 Pour les erreurs de simulation,
 Pour des corrections de programme,
 Pour des corrections de custo, mapping, critères de sélection
afin de bien en assurer le suivi et le diriger vers la bonne personne.
Un sous-dossier complémentaire avec le nom de l’objet et le suffixe ‘_subtask’ sera crée pour
regrouper ces Jiras.
La tâche d’upload ne peut être réalisée que quand le Jira de Validation de données a été clôturé par le
métier. On boucle sur les deux Jira ‘extract& prepare file’ et ‘Validation before upload’ jusqu’à
obtenir un bon fichier.
Un dashboard sous format excel est complété par Jonathan au fur et à mesure de l’évolution du
process avec le suivi des mesures (temps chargement, nbre enreg, %age de succès…….). Il nous
permettra d’élaborer nos KPI.

Responsabilités
Validation des tables de mapping, critères de sélection et données des fichiers : BPO & KU
Extractions des données
- Via exécution programmes : Réalisées par Sébastien et pour les objets Clients et Fournisseurs
par Raphaël
- Via autre méthode :
o Jean-Marc Didy pour certains fichiers comptables
o Lionel pour d’autres objets spécifiques
o Raphaël pour certaines table Z*

UPLOAD des données

- TOUS les fichiers doivent être validés par le métier avant l’upload peu importe l’origine des
données
- L’upload est réalisé par Jonathan afin de bien respecter le séquençage et de maintenir à jour le
dashboard de suivi de tout le processes

- Aucun upload ne peut être réalisé sans la validation de Jonathan

Maintenance du dashboard : Jonathan

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Validation des données avant et après chargement

- Une partie technique (nbre records,….) réalisée par la team Datamig
- La validation qualitative est de la responsabilité des BPO/KU Prayon

Suivi du processus d’upload

Un fichier dashboard de suivi sous format excel sera maintenu afin d’avoir d’y consigner toutes les
informations relaties à ce DR1 et qui seront utiles pour le process pre-prod.
Les champs actuellement prévus sont repris ci-dessous.
ID
Object
Data type
SEQU
upload QS4
%EU
%US
remarque
nbre ECC6
comment
obj
extract time QS4
loaded time QS4
uploaded nb records
extract time DR1
nb extract records DR1
approver
approval date
loading time DR1
% uploaded DR1
postloading action(Y/N)
data validated (Y/N)
validation date
Comment_dash
Payon validator

La structure des fichiers ‘Template enrichis’

Pour chacun des objets, un template retravaillé va être mis à disposition des valideurs de données.
Pour chaque champs :

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 La description en anglais du champ est affichée

 Si le champs est sujet à mapping, la référence à la table de mapping est donnée (lien)
sur fond orangé
 Si le champ est technique et ne doit pas être validé, l’arrière-plan du champs sera
grisé
 Si le champ contient une valeur par défaut ou reste vide, il sera également grisé
 Si le champs est obligatoire l’arrière-plan sera de couleur orangée
N’hésitez pas à revenir vers la Team Datamig si vous avez identifié des champs spécifiques sur
lesquels nous devons apporter une attention particulière afin d’assurer que les process s’exécutent
correctement.

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