Instruction de la gestion de la Mesure/Analyse/Amélioration –

documentation et des Gestion Doc-

enregistrements INSTR-42000

INDICE DATE NATURE DES MODIFICATIONS

00 10/07/2014 CREATION
01 4/12/2015 Revue d’offre et actions associées - Format d’enregistrement : modifié en
électronique uniquement
02 05/07/2017 Nouveau logo texpart
03 29/11/2018 Ajout dans §2a : formulaire avec partie consentement
04 09/10/2019 §4-tableau ligne Ajout ou électronique ; §4-2 armoires fermées à clé remplacé par
local réservé fermé à clé
05 14/11/2019 §4 Mise à jour tableau avec durée enregistrement
06 23/08/2022 §1 : Ajout Tableaux TEAMS
§2-Modification des documents : ajout surlignage ou info dans la marge du
document
§2 : ajout e) Tableaux TEAMS
§4 : ajout Tableaux TEAMS

REDACTEUR APPROBATEUR DIFFUSION

NOM : NOM : NOM :
Tout le personnel
Visa / signature : Visa / signature :

OBJET :
Cette instruction définit les dispositions relatives à la maîtrise documentaire (documents et
enregistrements) du Système de Management de la Qualité de Xx.

1. Structure des documents qualité internes

Les documents du SMQ de Xx sont identifiés par leur titre.

a) Il existe 5 types de documents :

Manuel Qualité, Procédures ou instructions
Processus (avec carte d’identité, logigramme ; AMDEC, feuille Excel historique)
Activités (logigramme avec feuille Excel historique ; associé à un processus)
Formulaires (identifié uniquement à leur titre et un code)
Tableaux partagés sur Teams (type planning de contrôle)

b) Fonction des documents Xx

 Manuel  Qualité: Présenter les dispositions générales de la Société en matière de système de
management de la qualité en conformité avec les exigences
 Procédures ou instructions : spécification des règles de travail, ex gestion des documents
 Processus : descriptif du fonctionnement et cadre de travail de l’entreprise à travers des
processus
 Activités : descriptif du fonctionnement et cadre de travail de l’entreprise à travers des activités
 Formulaires : support de travail aux activités et processus (ex. demandes de prix
 Tableaux TEAMS : faciliter le travail commun sur un seul et même support
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La gestion de l’évolution de ces 5 types de documents est tracée :

a) dans des feuilles historiques Excel liées au fichier pour les
processus/activités;
b) en entête de document pour les instructions,
c) à travers d’un formulaire de traçabilité de modification pour les formulaires
d) Tableaux TEAMS : non gérés

Le flux de la gestion des documents/enregistrements est décrit dans l’activité ACT42002 Maitrise des
documents et enregistrements internes et externes

 Les instructions sont rédigées avec les éléments suivants :

a) L’entête
INDICE DATE NATURE DES MODIFICATIONS
00 03/06/201 CREATION
4

REDACTEUR APPROBATEUR DIFFUSION

NOM : NOM :
NOM :
Visa / signature : Visa / signature :

Le code est constitué de 4 parties permettant l’identification du document :

PR Désig. DOC - xx

1ère 2ème 3ème 4ème

1ère partie : initiales du type de document :

PR : nom du processus concerné

2ème partie :
Désig. : Abréviation du titre

3ème partie : type

DOC : formulaire
INSTR : instruction
ACT: activité

4ème partie : le numéro d’ordre du document est basé sur le paragraphe correspondant de la
norme EN 9100 et est incrémenté par ordre chronologique.

La version du document est représentée par un indice et/ou une date.

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2. Gestion des documents qualité internes

Rédaction des documents

Les documents qualité sont rédigés par les pilotes de processus concernés. Néanmoins tout personnel
peut rédiger des documents si besoin. Le nom du rédacteur apparaît sur les instructions et les cartes
d’identité des processus.

Approbation des documents

Tous les documents (instructions, documents processus les cartes d’identité,…), formulaires ainsi que
et le manuel qualité sont approuvés par le responsable SMQ ou par la Direction en absence du
responsable SMQ.

Diffusion des documents

Les documents en vigueur applicables sont ceux disponibles sur le serveur et accessibles à l’ensemble
du personnel à l’adresse suivante : Texalliance/Texpart/Qualité/Certification

Un exemplaire papier signé des processus, activités, instructions et formulaires du SMQ en vigueur est
disponible dans un classeur chez le responsable du SMQ.

Un répertoire des documents en vigueur interne est tenu à jour et géré par le responsable du SMQ et
disponible à l’adresse suivante : Z:\TEXPART\QUALITE\CERTIFICATION\RECENSEMENT

Revue des documents

L’utilisation quotidienne et les audits sont les moyens privilégiés pour réaliser la revue des documents.
Cette revue peut déboucher sur des besoins de modifications.

Modification des documents

Pendant la période et avant la validation définitive tous les documents sont enregistrés dans le
répertoire » En cours » dans leurs répertoires respectifs.

a) Formulaires : Les évolutions des formulaires sont tracées dans une fiche d’évolution permettant
le suivi et l’enregistrement de la nature des modifications.
Un formulaire modifié changera d’indice et/ou date.
La nouvelle version est enregistrée sur le serveur et l’ancienne version enregistrée dans le
répertoire « Archives » des formulaires
Tous les formulaires demandant les données personnelles des clients, des fournisseurs ou salariés
doivent avoir une partie « consentement » à l’utilisation des données.
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b) Instructions : la modification d’une instruction est documentée sur l’instruction elle-même dans
l’en tête. Une instruction modifiée changera d’indice et la date d’application est mise à jour.
Les modifications sont enregistrées dans le champ « NATURE DES MODIFICATIONS » ou, si
les modifications sont trop importantes : Un trait vertical dans la marge à gauche ou un
surlignage en jaune indique une mise à jour du texte par rapport à la version précédente.
La nouvelle version est enregistrée sur le serveur et l’ancienne version enregistrée dans le
répertoire «Archives » des instructions

c) Activité/Processus : la modification d’une activité ou d’un processus est documentée sur la

feuille Excel « historique » de l’activité ou du processus. Une activité ou un processus modifié
changera d’indice et/ou la date d’application qui sont mises à jour. Les modifications sont
enregistrées dans le champ « EVOLUTION / HISTORIQUE » ou, si les modifications sont trop
importantes : un surlignage en jaune indique une mise à jour du texte par rapport à la version
précédente.
La nouvelle version est enregistrée sur le serveur et l’ancienne version enregistrée dans le
répertoire « Archives » des processus concernés.

d) MQ : la modification du Manuel Qualité est documentée sur la 2ème page du manuel dans son
tableau d’évolution des modifications. Le manuel modifié changera d’indice et la date
d’application est mise à jour. La version applicable est enregistrée sur le serveur Z:\TEXPART\
QUALITE\CERTIFICATION\MANUEL QUALITE dans le répertoire et l’ancienne version enregistrée dans
le répertoire « archive» du manuel Qualité.
e) Tableaux TEAMS : la modification des tableaux est non documentée ; les modifications peuvent
être effectués pour les pilotes de processus ou par le créateur lui-même.

Diffusion des documents modifiés

La nouvelle version d’un document modifié est diffusée en version électronique par mail par le
pilote de processus ou par le responsable du SMQ à toutes les personnes concernées pour
prise en compte des évolutions.
En cas de modifications significatives (prise en compte d’exigences supplémentaires,
modification importante d’organisation / processus, …), une réunion d’information est conduite
par le Responsable du SMQ afin d’assurer la compréhension des modifications.
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3. Gestion des documents externes

Les documents externes suivants sont concernés :
- Spécifications ou cahier de charges Clients, Plans,
- Normes et règlements,
-…
La mise à jour et l’archivage est gérée conformément au logigramme Maitrise des documents et
enregistrements N° ACT-42002 . Les documents applicables sont ceux du répertoire désigné dans
cette instruction.
En cas de documents fournis sous forme papier, les documents externes sont autant que possible
scannés et enregistrés dans le répertoire correspondant.
Si le format ne permet pas un enregistrement informatique (cas éventuel de plan), ce document est
géré dans le dossier technique.

Les documents externes (certificats/plan/spécifications…) sont enregistrés sur le serveur dans le

répertoire client/pièce concernée.

4. Gestion des enregistrements

Les enregistrements constituent les preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats
obtenus.
2 instructions définissent l’identification des enregistrements (la désignation informatique) et les
répertoires dans lesquelles les enregistrements sont archivés (Mesure-Analyse-Amélioration Indent-Class
INSTR-42002 et Mesure/Analyse/Amélioration /CERTIFICAT-INSTR-42003)
Le tableau ci-dessous définit les responsabilités et les modalités d’archivage par catégorie
d’enregistrements:
Catégorie d’enregistrement Responsabilité Format Durée
d’archivage minimale
d’archivage
C/Rs et action de revue de direction, d’audit Responsable SMQ Electronique minimum de 5
interne et tierce partie,… ans à compter
Actions correctives et préventives de la date de fin
de vie
opérationnelle
du
Produit.
Formation initiale et professionnelle, diplôme, Processus Ressources Papier et/ou minimum de 5
évaluation de formation, entretien individuel, humaines et matérielles électronique ans à compter
dossier du personnel (feuille de paye,…) de la date de fin
Documents sociaux et comptable (Facture de vie
fournisseur,…) opérationnelle
du
Produit.
Revue d’offre et actions associées CCSM Electronique minimum de 5
ans à compter
de la date de fin
de vie
opérationnelle
du
Produit.
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Enregistrements de qualification et de Achat et industrialisation Electronique minimum de 5

surveillance des fournisseurs, ans à compter
C/Rs et actions d’audits client, de la date de fin
Rapport d’étalonnage, Dossier 1er article / EI, de vie
opérationnelle
Non-conformités et actions associées
du
(dérogation,…)
Produit.
Rapport de contrôle (conformité produit ou
conformité processus de fabrication,…)
Synoptique de fabrication

Catégorie d’enregistrement Responsabilité Format Durée

d’archivage minimale
d’archivage
Revue de commande client et échanges ADV Electronique minimum de 5
contractuels, ans à compter
Déclaration de conformité, BL, document de de la date de fin
livraison (rapport,..), de vie
BL / DC / rapport fournisseurs (CC matière, opérationnelle
rapport, du
Commande fournisseur Produit.
Facture client
Echange contractuels écrit avec fournisseurs ou Chaque pilote de Electronique ou minimum de 5
Clients processus papier ans à compter
Tableaux TEAMS en gestion équipe de la date de fin
de vie
opérationnelle
du
Produit.

Les enregistrements papier peuvent être conservés quelques années dans le bureau du
responsable concerné avant d’être archivés dans les armoires réservées à cet effet.
Ces enregistrements sont rangés dans des boites à archives identifiées avec le type de document et
l’année.
La destruction des documents au delà de leur date minimale d’archivage requière l’accord du
responsable du SMQ.

Dispositions spécifiques:
1) Documents /enregistrements conservés par le fournisseur
Nos exigences d’enregistrements et archivages sont spécifiés dans l’engagement qualité
fournisseurs EQFST-DOC-74200

2) En cas d’une demande spécifique client de durée d’archivage différente des dispositions du
tableau ci-dessus, des solutions spécifiques seront prises afin de satisfaire la demande.
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Préservation des données archives  :

Les archives papier sont localisées dans un local réservé à cet effet et fermé à clé lorsque les
documents le nécessitent (ex ; dossier personnel)
Les locaux sont équipés de système de protection contre le feu (extincteur)

La préservation des données informatiques est prise en compte dans l’activité ACT 62004.