INERIS – DVM-11-121612-08005A – HPa

Fiche conseil n°9

SYSTEME DOCUMENTAIRE

Il a été choisi de traiter dans cette partie appelée « système documentaire » les exigences des référentiels portant sur la
documentation en général et celles concernant en particulier les documents, données et enregistrements.

1. Ce qu’exigent les référentiels

− Environnement
ISO 14001 4.4.4 : Documentation
4.4.5 : Maîtrise de la documentation
4.5.4 Maîtrise des enregistrements
EMAS Annexe II.-A.4.4 : Documentation
Annexe II.A.4.5 : Maîtrise de la documentation
Annexe II.-A.5.4 : Enregistrements

− SST
OHSAS 18001 4.4.4 : Documentation
4.4.5 : Maîtrise des documents et des données
4.5.4 : Enregistrements et gestion des enregistrements

Correspondance avec ILO OSH 2001 3.5. Documentation du système de gestion de la sécurité et de la
santé au travail

2. Introduction et points particuliers

Pour les organismes disposant d'un système de management de la qualité, les dispositions en place en matière de gestion de la
documentation répondent aux exigences des référentiels environnement et/ou SST. Il est simplement nécessaire d'adapter :

si nécessaire la codification des documents,

la liste des enregistrements, en ajoutant ceux relatifs à l'environnement et/ou la SST,

le manuel qualité éventuellement, en le complétant ou en réalisant un ou des manuels complémentaires.
Cette fiche s'adresse plus particulièrement aux organismes devant mettre en place la maîtrise de leur documentation.
Il est essentiel de retenir que le système documentaire doit être le plus simple possible afin d'assurer une meilleure efficacité. Les
référentiels eux-mêmes insistent sur ce point :

l'OHSAS 18001 en précisant "qu'il est important de maintenir la documentation au niveau minimal permettant efficacité et
efficience",

l'ISO 14001 en indiquant en annexe "qu'il convient que la préoccupation principale des organismes soit la mise en œuvre
efficace du système de management environnemental et la performance environnementale et non un système complexe de
maîtrise des documents".

FC9_V2 1 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

 Typologie de la documentation
L'appellation des différents documents rencontrés dans le cadre des systèmes de management est variable en fonction des
organismes. La norme ISO 9000:2005, établit une typologie des documents utilisés dans les systèmes qualité. Il est intéressant de
s'en inspirer pour retenir les principes suivants :
Documents décrivant les principes de Manuel
fonctionnement du SM
Documents formulant des exigences Spécifications
Réglementation et autres engagements
Documents fournissant des informations sur la Procédure : Descriptif
Procédure organisationnelle : descriptif d'activité de
manière de réaliser des activités et des processus d'une série d'actions et gestion
de manière cohérente de tâches (qui fait
Procédure technique : descriptif d'activité de
quoi) réalisation du produit ou service
Descriptif précis de
Mode opératoire, instruction, méthode, notice
réalisation d'une tâche
Consigne, plan d'urgence
(comment)
Documents fournissant des preuves tangibles de Enregistrement
Formulaire ou imprimé renseigné, bordereau,
la réalisation d'une activité ou de résultats obtenus tableau de bord, liste, donnée, rapport, comptes
rendus
A noter que l'ISO 14001 et l'OHSAS 18001 ne citent pas le terme "manuel", et que l'ensemble des référentiels ne parle que de
"procédure", et non de "mode opératoire" ou autre "instruction".

 Définitions
Document (ISO 9000:2005) (voir aussi ISO 14001:2004) : support d'information et l'information qu'il contient.
Exemples : Enregistrement, spécification, document de procédure, plan, rapport, norme.
NOTE 1 : Le support peut être papier, disque informatique magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon,
ou une combinaison de ceux-ci.
NOTE 2 : Un ensemble de documents, par exemple spécifications et enregistrements, est couramment appelé «documentation».
NOTE 3 : Certaines exigences (par exemple l'exigence de lisibilité) se rapportent à tous les types de documents, il peut toutefois y
avoir des exigences différentes pour les spécifications (par exemple l'exigence de maîtrise des révisions) et les enregistrements (par
exemple l'exigence de récupération).

Procédure (ISO 9000:2005) (voir aussi ISO 14001:2004) : manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus.
NOTE 1 : Les procédures peuvent ou non faire l'objet de documents.
NOTE 2 : Lorsqu'une procédure fait l'objet de documents, les termes «procédure écrite» ou «procédure documentée» sont
fréquemment utilisés. Le document contenant une procédure peut être appelé un «document de procédure».

Spécification (ISO 9000:2005) : document formulant des exigences.

NOTE: Une spécification peut être liée à des activités (par exemple, document de procédure, spécification de processus et
spécification d'essai), ou à des produits (telle que spécification de produit, spécification de performance et plan).

Enregistrement (ISO 9000:2005) (voir aussi ISO 14001:2004) : document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve
de la réalisation d'une activité.
NOTE 1 : Les enregistrements peuvent, par exemple, documenter la traçabilité et apporter la preuve que vérification, actions
préventives et actions correctives ont été réalisées.
NOTE 2 : En général, les enregistrements ne nécessitent pas de maîtrise des révisions.

 Gestion informatique ou gestion "papier"

La gestion documentaire telle que définie dans les référentiels de management peut être assurée "manuellement" ou bien par
l'intermédiaire de logiciels spécialisés via le réseau intranet ou internet.
Ces outils informatiques présentent de nombreux avantages comme l'organisation des documents sous forme d’arborescence de
dossiers, une gestion unique sur plusieurs sites, l'application automatique aux documents de règles de gestion paramétrables.
A noter que l'interaction entre les versions papier et informatiques des différents documents peut parfois être génératrice de
confusion.
FC9_V1 2 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

 Procédure documentée ou non

La version 2004 de l'ISO 14001, en s'alignant sur la position de l'ISO 9001:2000, stipule dans ses définitions, qu'une "procédure
peut être documentée ou non". Sur les différentes procédures demandées, le référentiel cite seulement une fois le terme
"procédures documentées" (4.4.6.Maitrise opérationnelle - a) en précisant "pour maîtriser les situations où l'absence de telles
procédures pourrait entraîner des écarts par rapport à la politique environnementale et aux objectifs et cibles".
Il ressort donc que le "document" procédure n'est plus exigé dans la mesure où l'organisme peut démontrer que toutes les
personnes concernées sont capables d'effectuer les opérations de la façon qui a été établie. Pour cela, elles doivent justifier de la
compétence de ces personnes, éventuellement guidées par des dispositions matérielles ou d'aménagement des lieux par exemple.
Les exigences à satisfaire peuvent être diffusées au travers de la communication interne [Renvoi Fiche n°8], de la sensibilisation
[Renvoi Fiche n°7] ou de la formation [Renvoi Fiche n°6].

3. Vue synthétique des actions à réaliser

P : Procédure exigée

Documents existants

 Décrire les éléments du système

Décrire la documentation correspondante

Manuel

 Définir les modalités de maîtrise des documents :

P
Définir les modalités de :

Création
Définir les modèles de

Révision
documents

Communication/diffusion

Conservation/archivage

Modèles de procédures
Procédure de gestion documentaire

Modèles de formulaires
Liste de diffusion des documents

Liste des documents en vigueur

Liste des enregistrements

FC9_V1 3 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

4. Actions à mettre en œuvre

➊ DECRIRE LES ELEMENTS DU SYSTEME DE MANAGEMENT ET LA DOCUMENTATION CORRESPONDANTE

En premier lieu, il convient de répondre aux exigences des référentiels en matière de description :
⋅ du domaine d'application du système [Renvoi Introduction-Domaine d’application du SM],
⋅ des principaux éléments du système et leurs interactions, ainsi que la référence aux documents concernés.
La très large majorité des organismes choississent de résumer ces informations au sein d'un manuel, lequel constitue une vue d'ensemble
du système de management et peut fournir des orientations pour la documentation associée. Cependant, le manuel n'est pas une
exigence des référentiels environnementaux et SST (contrairement à la qualité), il peut être remplacé par n'importe quel document
(procédures, notes…) explicitant les informations en question.
Le manuel est en général construit au fur et à mesure de la mise en place du système et validé en dernier lieu.
La structure du manuel peut suivre la structure du référentiel auquel il répond. Dans le cas où plusieurs systèmes de management sont en
place, l'organisme peut établir plusieurs manuels ou bien un unique. Dans ce dernier cas, les référentiels ayant des structures différentes,
l'architecture du manuel peut être par exemple celle des processus ou bien celle de l'ISO 9001.
Le manuel ne décrit pas le référentiel mais comment l'organisme répond à chaque exigence du référentiel.
 MANUEL
Par qui ?
Le responsable de la documentation du système effectue toutes les tâches liées à la gestion globale du système documentaire et en
particulier la rédaction du manuel et des documents généraux de description de le documentation.

➋ DEFINIR LES MODALITES DE MAITRISE DES DOCUMENTS

Il est préférable de définir ces modalités au début de la construction du système pour les appliquer dès la création des nouveaux
documents. Bien que la gestion des enregistrements donne lieu à des paragraphes spécifiques au sein des référentiels, ils peuvent faire
l'objet d'une procédure spécifique ou bien être traités au sein d'une procédure unique de gestion documentaire :
 PROCEDURE DE GESTION DE LA DOCUMENTATION
 PROCEDURE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS

➨ Définir les modèles de documents

Pour chaque type de document, il est conseillé de définir un support servant de modèle. L'utilisation de modèles permettra de garantir
l'homogénéité de la documentation du système et une meilleure identification par ses utilisateurs. Ceci permettra de répondre en partie
aux exigences des référentiels imposant que les documents soient lisibles et identifiables.
Les documents peuvent être sur support papier (y compris photos et affiches) ou électronique, comme précisé dans les référentiels.

 Cas des procédures

Chaque support de procédure comporte en général, en première page, les éléments suivants :
⋅ le nom de l'entreprise et/ou de la direction, de la division, de l'unité ;
⋅ la codification ; il est usuel de définir un système de codification alpha-numérique permettant d'identifier le type de
document (PR pour procédure, FO pour formulaire, IM pour imprimé, MO pour mode opératoire / n° d'incrément…) ;
⋅ l'intitulé « révision », « date de révision » ou « indice de révision » ; il peut faire partie de la codification ;
⋅ un emplacement permettant d'inscrire les noms, les fonctions, les signatures et les dates de signature des personnes
ayant réalisé la rédaction, éventuellement la validation / vérification et l'approbation du document ;
⋅ l'intitulé « pages » ou « nombre de pages » ;
⋅ un emplacement pour le titre représentatif du contenu du document (non ambigu, précis, complet) et/ou son objet.
Il est également possible de faire figurer :
⋅ un emplacement pour réaliser un historique des révisions mentionnant notamment la nature des modifications ;
⋅ la « date d'applicabilité » ;
⋅ les "responsabilités" : les principaux acteurs impliqués dans la procédure peuvent être cités ;
⋅ l'intitulé « documents de référence » : il s'agit, en général, des documents externes ayant exigé ou induit la création de la
procédure ;
Certaines informations peuvent être listées au sein de chaque procédure ou bien au sein de documents spécifiques :
⋅ les « documents associés » : il s'agit, là, des documents du système documentaire en lien avec la procédure
(imprimés…) ; il est possible d'établir un récapitulatif général décrivant l'ensemble des procédures et de leurs documents
associés ;
⋅ la liste de « diffusion » récapitulant les personnes, fonctions ou services auxquels chaque document est diffusé ;
FC9_V1 4 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

⋅ des informations concernant la conservation de chaque document : « lieu », « responsable » ;
⋅ des informations concernant l'archivage de chaque document : "lieu", "responsable".
Les pages suivantes constituent le corps de la procédure à proprement parler. La modélisation graphique permettant de représenter
tout type de processus par l'intermédiaire de logigrammes est usuellement employée. Elle est intéressante dans la mesure où il est
possible de représenter de façon extrêmement synthétique un enchaînement de tâches, ainsi que les responsabilités et documents
associés. Cependant, son emploi en tant que rédacteur mais surtout en tant qu'utilisateur de la procédure nécessite parfois un
apprentissage. Cela peut être explicité au sein de la procédure de gestion documentaire ou bien par le biais de sensibilisation ou de
formation.
 MODELES DE PROCEDURES, DE MODES OPERATOIRES, DE CONSIGNES

 Cas des enregistrements

Les formulaires ou imprimés (fiches d'amélioration, rapports d'audits, PV de mesures…) doivent être considérés comme des documents
et gérés selon des modalités définies. Ils sont le support opérationnel de réalisation de la procédure (écrite ou non) ; ils deviennent des
"enregistrements" lorsqu'ils sont renseignés.
Ils sont établis à partir d’un support type commun à chaque besoin. Les éléments à faire figurer au minimum sont ceux permettant :
⋅ l'identification : titre, intitulé du document et codification,
⋅ l'utilisation de la version pertinente : indice et/ou date de révision de l'imprimé.
Il peut également exister d’autres supports de documents pour des enregistrements de listes (liste des AES, liste des risques SST, liste
des documents du SM…), de planifications, (objectifs d'amélioration, programme d'audits) ou de données (analyse environnementale,
évaluation des risques SST) par exemple.
Il convient toujours de différencier l'indexation du formulaire (révision 1, 2, 3 du tableau-type par exemple), de l'indexation de son contenu
enregistré (liste des AES de l'année 2005, liste des AES de l'année 2006…).
 MODELES DE FORMULAIRES

➨ Définir les modalités de création

Les modalités à définir dans le cadre de la création d'un document (procédure ou imprimé) concernent les étapes suivantes :
- Rédaction : élaboration d'un document (original ou révision) sous forme d'une proposition qui sera soumise à la fonction responsable
de son approbation.
- Vérification : il est possible d'introduire une étape de vérification portant d'une part sur la forme et la terminologie, afin d'assurer une
lisibilité et une cohérence de l'ensemble de la documentation, et d'autre part sur le fond, en terme de faisabilité de la mise en
application de ce qui est écrit. Cette action est assurée par les services qualité, environnement ou SST, ou bien par le service
documentation.
- Approbation : acceptation du texte d'un document par la fonction responsable, moyennant, le cas échéant, des modifications précises
et décision de mise en application du document. L'étape d'approbation des documents est imposée par les référentiels.
Comment formaliser les étapes de validation ?
Dans le cadre d'une gestion documentaire papier, les étapes de vérification et d'approbation sont formalisées par une signature :
⋅ pour les procédures, sur leur page de garde,
⋅ pour les imprimés, sur la procédure dont il dépend ou sur une page spécifique, s'ils ne sont associés à aucune procédure.
Les systèmes de gestion informatisée permettent d'établir un circuit de validation électronique du document.
Quand ?
Le besoin de création d'un document peut se manifester dans divers cas : suite à audit, suite à revue de direction, à la demande d'une
personne, à la création d'une nouvelle activité…
Par qui ?
Le responsable désigné (responsable du système de management) analyse le besoin et, s'il le valide, définit, en concertation avec les
personnes concernées, les fonctions en charge des différentes étapes. Il est également possible d'établir un tableau générique des
responsabilités en terme de création, rédaction, vérification et approbation par type de documents.
Comment s'assurer de la lisibilité de la documentation ?
Il est bien évidemment primordial que tout document soit adapté la personne destinée à l'utiliser et ce compte tenu de son contexte socio-
culturel. C'est pourquoi il est nécessaire que les étapes de rédaction/approbation/vérification permettent de valider la bonne adéquation :
⋅ de la langue,
⋅ de la terminologie,
⋅ du choix du support (affichage de posters ou procédures littéraires),
⋅ du choix de la rédaction (logigramme ou phrases)…

FC9_V1 5 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

➨ Définir les modalités de revue et de révision des documents
Les référentiels imposent de "passer en revue" les documents et de les "mettre à jour lorsque nécessaire".
La revue consiste à examiner les documents afin de s'assurer qu'ils sont pertinents en terme de contenu, en adéquation avec le besoin et
la réalité de ce qui est fait et utile.
En fonction des résultats de cette revue, l’organisme décide :
⋅ de leur suppression si ceux-ci ne présentent plus de valeur ajoutée,
⋅ ou du maintien de ceux-ci en l’état,
⋅ ou de réviser les documents : la révision consiste à adapter un document existant de façon à tenir compte des évolutions.
Quand ?
Il est nécessaire de définir une périodicité minimale de passage en revue des documents. Ainsi, chaque document n'ayant pas fait l'objet
de modification depuis par exemple 2 ans doit systématiquement faire l'objet d'une revue afin de s'assurer qu'il n'est pas obsolète. Il
convient également de s'assurer qu'il ne manque pas de document vis à vis des exigences du SM.
La révision est mise en œuvre en fonction du besoin (mêmes cas que pour la création mais aussi en cas de modification avérée ou
envisagée des pratiques).
Par qui ?
Les responsabilités en termes de revue et de révision sont identiques à celles impliquées lors de la création des documents.
Comment ?
Les systèmes de gestion informatisée offrent des fonctionnalités permettant de déclencher des alertes pour la revue des documents
n'ayant pas été modifiés depuis une période donnée.
Concernant les révisions de documents, les référentiels exigent d'identifier les modifications. Pour cela, il est possible :
⋅ d'établir, en page de garde, l’historique du document par une description des motifs de la révision et l'identification des
parties affectées,
⋅ de faire figurer une ligne verticale dans la marge à hauteur des parties modifiées, et/ou d'attribuer une police d'écriture ou
une couleur différente à la partie modifiée,
⋅ de résumer les modifications sur une note jointe au document lors de la diffusion.

➨ Définir les modalités de communication et de diffusion des documents

A qui communiquer les documents ?

Les destinataires peuvent être des personnes, des fonctions ou bien des services. Les groupes de destinataires, lieux de consultation et
gestionnaires de ces derniers peuvent figurer sur chaque document, sur un document associé, ou bien être rassemblés au sein d'une
liste commune de diffusion des documents.
 LISTE DE DIFFUSION DES DOCUMENTS
Comment ?
La diffusion peut être réalisée, selon le mode de gestion utilisé, par la mise à disposition systématique des documents valides sur le
réseau informatique ou bien par diffusion d'un exemplaire papier. Dans le cas d'une mise à disposition informatique, les destinataires sont
informés (par messagerie en général…). Une sensibilisation particulière sur les modifications peut également être nécessaire.
Dans le cas où un même document est à destination de tout un service, il est possible, selon les cas, de le mettre en consultation au
niveau d'un "point documentation", ou bien de l'afficher à proximité des points d'utilisation sur un support prévu à cet effet. Un gestionnaire
du "point documentation" sera alors désigné.
Certains destinataires comme les membres des instances dirigeantes ou comités, des organismes ayant introduit une demande (clients…)
ainsi que les auditeurs peuvent être simplement avertis des modifications des documents qui les concernent directement.
Comment s'assurer que les destinataires disposent de la version en vigueur des documents ?
Le responsable de la documentation peut être chargé, lors de la diffusion de nouveaux documents, d'éliminer lui-même les versions
antérieures. La liste de diffusion des documents peut comporter le nombre d'exemplaires papier distribués afin de pouvoir les retirer à la
péremption. Le responsable désigné peut également prévenir les destinataires que tel document est périmé, charge à ceux-ci d'éliminer
les copies obsolètes.
Un logiciel de gestion documentaire masque automatiquement les versions périmées.
Il est par ailleurs usuel de mettre à disposition une liste des documents en vigueur régulièrement actualisée, disponible sur le réseau
intranet ou sur support papier et faisant figurer l'indice de révision de chaque document.
 LISTE DES DOCUMENTS EN VIGUEUR

FC9_V1 6 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

➨ Définir les modalités de conservation et d'archivage des documents
Il convient de conserver les anciennes versions des documents. Les documents périmés peuvent être conservés, sans risque d'utilisation
erronée, sous forme :
⋅ d'original papier comportant la mention "périmé",
⋅ de fichier informatique, par exemple dans un répertoire "périmés" d'accès limité.
Il est alors nécessaire de définir, pour chaque type de document archivé, les lieux, responsables et durée de conservation, ainsi que les
responsabilités et mode de destruction.
Les conditions d'archivage doivent permettre une bonne conservation des données et peuvent parfois faire l'objet de mesures spécifiques
(température, humidité, protection contre l'incendie, l'inondation, les rongeurs, la malveillance, limitation d'accès pour éviter les
destructions excessives par ignorance ou abusives par malveillance…). Les conditions de destruction des documents doivent assurer la
protection des données confidentielles.

 Cas des enregistrements

Les enregistrements étant les éléments de preuves du fonctionnement du système, la maîtrise de leur conservation est un élément
particulièrement important. Leurs règles de gestion doivent permettre d'assurer la possibilité de les retrouver, les consulter et les utiliser
aussi longtemps que nécessaire.
Quels enregistrements ?
Il convient dans un premier temps de recenser les différents types d'enregistrements. Les référentiels, ainsi que leurs annexes ou lignes
directrices fournissent de nombreux exemples en la matière (Voir § 5.Compléments).
Les enregistrements peuvent être des documents d'origine :
⋅ interne : formulaires renseignés, imprimés, listes, recueils de données de type évaluation des risques…
⋅ externe : rapports d'analyses et de mesures, Bordereaux de Suivi de Déchets dangereux, courriers de l'autorité
administrative… Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'effectuer une identification interne (tampon, codification.…), mais il
convient de maîtriser la gestion et la diffusion du bon document à la bonne personne.
Quelles modalités de gestion?
Il est ensuite usuel d'établir une liste, définissant, pour chaque famille d'enregistrement :
⋅ Le lieu de conservation,
⋅ Les responsabilités pour le classement, la conservation, l'élimination,
⋅ La durée de conservation. Certains documents font l'objet d'une durée légale de conservation (3 ans pour les Bordereaux
de Suivi de Déchets dangereux, 10 ans pour certains dossiers médicaux…).
Ces éléments peuvent également être définis au sein des procédures où il est fait référence à des enregistrements associés.
 LISTE DES ENREGISTREMENTS RELATIFS A L'ENVIRONNEMENT
 LISTE DES ENREGISTREMENTS RELATIFS A LA SST
Une ou plusieurs listes peuvent être établies.

FC9_V1 7 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

5. Compléments

 Exemples d'enregistrements cités par les référentiels

ISO 14001:2004 (Annexe) :

- les enregistrements des réclamations, - les résultats des revues de direction,
- les enregistrements relatifs à la formation, - la décision de communication externe,
- les enregistrements de surveillance des procédés, - les enregistrements des exigences légales applicables,
- les enregistrements de contrôle, d'entretien et - les enregistrements des aspects environnementaux
d'étalonnage, significatifs,
- les enregistrements pertinents sur les sous-traitants et - les enregistrements des réunions environnementales,
fournisseurs,
- l'information sur la performance environnementale,
- les rapports d'incidents,
- les enregistrements sur la conformité réglementaire, et
- les enregistrements relatifs aux tests de préparation aux
situations d'urgence, - la communications avec les parties intéressées.

- les résultats d'audits,

ISO 14004:2004 :
- les informations sur la conformité aux exigences légales - l'information sur la participation aux formations,
applicables et aux autres exigences applicables
auxquelles l'organisme a souscrit, - les permis, licences et autres formes d'autorisations
légales,
- les détails relatifs aux non-conformités et aux actions
correctives et préventives, - les résultats de l'inspection et des activités d'étalonnage,
et
- les résultats des audits du système de management
environnemental et des revues de direction, - les résultats de la maîtrise opérationnelle (maintenance,
conception, fabrication).
- l'information sur la composante environnementale des
produits (par exemple composition chimique et
propriétés),
- les preuves du respect des objectifs/cibles,

OHSAS 18002:2007 : entre autres :

- dossiers individuels de formation, - rapports d'accident,
- rapports d'inspections de sécurité, - rapports de suivi,
- rapports d'audit, - surveillance médicale,
- résultats de consultations, - résultats de l'évaluation des risques.

FC9_V1 8 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

 Exemples d'enregistrements réglementaires en SST

CT : Code du Travail
CSS : Code de la Sécurité Sociale
Communication de ces documents : Renvoi Fiche n°8

Thème Source Document demandé Responsabilité Durée de

réglementaire conservation
Inspection du CT L. 4711-2 Registre des observations et mises en demeure Chef d'établissement Non définie
Travail formulées par l'inspecteur du travail
Accidents CT D. 4132-2 Registre des dangers graves et imminents Chef d'établissement Non définie
CSS L. 441-2 Déclaration d'accident Chef d'établissement Non définie
CSS L. 441-4 Registre des accidents bénins Chef d'établissement Non définie
Evaluation des CT R. 4121-4 Document unique des résultats de l'évaluation des risques Chef d'établissement Non définie
risques
Listes des postes CT L. 4154-2 Liste des postes de travail présentant des risques Chef d'établissement Non définie
à risques particuliers affectés à des salariés sous contrat de travail à
durée déterminée ou temporaire
CT R. 4412-40 et Liste actualisée des travailleurs exposés aux agents Chef d'établissement Non définie
41 chimiques dangereux
Fiche d'exposition des travailleurs
CT R. 4426-1 Liste des travailleurs exposés à des agents biologiques Chef d'établissement 10 ans après
cessation de
l'exposition
…
Risque chimique CT R. 4624-4 (et Fiches de données de sécurité pour les produits utilisés Chef d'établissement Non définie
R. 4412-38) dans l'établissement
CT R. 4412-40 Liste actualisée des travailleurs exposés aux agents Chef d'établissement Non définie
chimiques dangereux pour la santé.
CT R. 4412-42 et Fiche d'exposition aux agents chimiques Chef d'établissement Non définie
R. 4412-43
CT R. 4412-58 Attestation d'exposition aux agents chimiques dangereux Médecin du travail Non définie
Risque CT R. 4427-1 Déclaration préalable d'utilisation pour la première fois Chef d'établissement Non définie
biologique d'agents biologiques pathogènes
Médecine du CT D. 4624-42 Rapport annuel du médecin du travail Médecin du Travail Non définie
Travail
CT D. 4624-33 Plan d'activité en milieu de travail : études à entreprendre, Médecin du Travail Non définie
nombre et fréquence minimaux des visites des lieux de
travail…
CT D. 4624-37 Fiche d'entreprise Médecin du Travail Non définie
CT D. 4624-46 Dossier médical par salarié Médecin du Travail Non définie
Dossier médical spécial lié à l'exposition à certains risques Non définie
ou nuisances, par exemple :
CT R. 4412-54 Travailleur susceptible d'être exposé à un agent chimique Médecin du Travail 50 ans après
dangereux cessation de
l'exposition
CT R. 4426-8 Travailleur susceptible d'être exposé à des agents Médecin du Travail 10 ans après
biologiques pathogènes. cessation de
l'exposition
CT R. 4454-88 Travailleur susceptible d'être exposé à des rayonnements Médecin du Travail 50 ans après
ionisants cessation de
l'exposition
CT R. 4433-3 Résultats de l’évaluation des niveaux de bruit et du Chef d’établissement 10 ans
mesurage (Médecin du Travail)
(Inscription au dossier médical le cas échéant)
CT D. 4624-47 Fiche d'aptitude par salarié Médecin du Travail Non définie

FC9_V1 9 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

Thème Source Document demandé Responsabilité Durée de
réglementaire conservation
Registre de CT D. 4711-3 Rapports de vérification et contrôle Chef d'établissement 5 ans
sécurité Cf "Principales vérifications périodiques" -Edition INRS - ED
(éventuellement) 828 , 1999,
Comprend notamment :
CT R. 4211-3 Dossier de maintenance des lieux de travail Chef d'établissement Non définie
CT R. 4227-39 Registre incendie (exercices et essais périodiques du Chef d'établissement 5 ans
matériel)
CT R. 4323-25 Rapports de vérifications périodiques de certains Chef d'établissement Selon le
équipements de travail et EPI registre auquel
CT R. 4323-101 Carnet de maintenance de certains équipements de travail il se substitute
…
Bilan HSCT CT L. 4612-16 Rapport du bilan HSCT Chef d'établissement Non définie
CT L. 4612-16 Programme annuel de prévention des risques Chef d'établissement Non définie
professionnels et d'amélioration de CT
CT L. 4612-17 Avis du CHSCT concernant le Rapport du bilan HSCT et le Chef d'établissement Non définie
programme
CT L. 4612-17 PV de la réunion de discussion du rapport Chef d'établissement Non définie
CHSCT CT L. 4614-8 Ordre du jour des réunions du CHSCT Chef d'établissement Non définie
CT R. 4614-4 PV des réunions du CHSCT
CT D. 4132-2 Registre des avis du CHSCT sur les dangers graves et Chef d'établissement Non définie
imminents
Intervention CT R. 4511-10 Descriptif des interventions d'entreprises extérieures Chef d'établissement Non définie
d'entreprises
extérieures
CT R. 4512-12 Plan de prévention Chef d'établissement Non définie
CT R. 4515-4 Protocole de sécurité Chef d'établissement Non définie
CT R. 4512-12 Courrier signalant l'ouverture des travaux pour les Chef d'établissement Non définie
interventions soumises à un plan de prévention
Chantiers clos et CT R. 4532-43 Plan général de coordination en matière de sécurité et de Maître d’œuvre Non définie
indépendants protection de la santé (PGCSPS)
CT R. 4532-56 Plan particulier de sécurité et de protection de la santé Coordonnateur SST Non définie
(PPSPS)
CT R 4532-59 Plan particulier de sécurité et de protection de la santé : Entrepreneur Non définie
opérations de bâtiment ou de génie civil
Sécurité Sociale CSS L. 461-4 Déclaration concernant l'utilisation de procédés de travail Chef d'établissement Non définie
susceptibles de provoquer les maladies professionnelles

FC9_V1 10 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

 Exemples de consignes et procédures imposées par le Code du Travail

Thème Article du Document demandé

Code du
Travail
Prévention du risque R. 4412-11 Procédures de travail, notamment dispositions assurant la sécurité lors de la manutention, du
chimique stockage et du transport sur le lieu de travail des agents chimiques dangereux et des déchets
contenant de tels agents.
Procédures d’entretien régulières pour le matériel impliquant des agents chimiques dangereux
R. 4412-24 Procédures à mettre en œuvre pour assurer la surveillance des installations et des appareils de
protection collective, notamment pour détecter d'éventuelles défaillances
R. 4412-33 Procédures pertinentes en cas d’accident, d’incident ou d’urgence dû à la présence d’agents
chimiques dangereux
R. 4412-39 Notice pour chaque poste de travail ou situation de travail exposant les travailleurs à des agents
chimiques dangereux, destinée à informer les travailleurs des risques auxquels leur travail peut les
exposer et des dispositions prises pour les éviter. Elle rappelle les règles d'hygiène applicables
ainsi que, le cas échéant, les consignes relatives à l'emploi des équipements de protection
collective ou individuelle
R. 4412-70 Procédures et méthodes de travail appropriées d’utilisation d’un agent cancérogène, mutagène
ou toxique pour la reproduction
Prévention du risque R. 4424-3 Procédures permettant en toute sécurité, le cas échéant, après un traitement approprié, d’effectuer
biologique le tri, la collecte, le stockage, le transport et l’élimination des déchets par les travailleurs
R. 4424-4 Consigne de sécurité interdisant l’introduction de nourriture et de boissons, d’articles pour
fumeurs, de cosmétiques et de mouchoirs autres que les mouchoirs en papier…
R. 4425-1 Procédure à suivre en cas d’accident ou d’incident grave mettant en cause un agent biologique
pathogène.
Procédure à suivre lors de la manipulation de tout agent biologique du groupe 4, notamment lors
de l’élimination de celui-ci.
R. 4425-4 Procédures et méthodes de travail et mesures de protection et de prévention correspondantes ;
Plan d’urgence pour la protection des travailleurs contre l’exposition aux agents biologiques des
groupes 3 ou 4 du fait de la défaillance du confinement physique.
Ambiance des lieux de R. 4452-6 Consignes de travail adaptées à la nature de l’exposition à des émissions radioactives et aux
travail opérations envisagées.
R. 4222-21 Consigne d’utilisation, dispositions prises pour la ventilation et mesures à prendre en cas de
panne des installations.
R. 4223-11 Règles d’entretien périodique du matériel d'éclairage
Prévention des R. 4227-37 Consigne en cas d'incendie
incendies et des
explosions-évacuation
Equipements de travail R. 4323-1 Instructions ou consignes d’utilisation ou de maintenance de ces équipements de travail
R. 4323-36 Procédure en cas de transport des charges au-dessus des personnes, dans le cas où cela est
requis pour le bon déroulement des travaux.
R. 4323-43 Procédure lorsqu’une charge doit être levée simultanément par deux ou plusieurs équipements de
travail servant au levage de charges non guidées
Equipements de R. 4323-104 Instructions ou consignes concernant les équipements de protection individuelle et de leurs
protection individuelle conditions de mise à disposition.
Dispositions D. 4153-48 Consigne écrite des conditions d’emploi et de surveillance des jeunes travailleurs de moins de
particulières dix-huit ans effectuant des travaux en élévation sur les chantiers de bâtiment
Entreprises extérieures R. 4512-4 Consignes de sécurité
Opérations de bâtiment R. 4532-12 Consignes SST
ou de génie civil
R. 4532-67 Consignes à observer pour assurer les premiers secours aux victimes d’accidents et aux
malades
Services de santé au R. 4224-16 Consigne reprenant les dispositions prises en liaison notamment avec les services de secours
travail d’urgence extérieurs à l’entreprise concernant les premiers secours aux accidentés et aux malades

FC9_V1 11 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

 Exemples d'enregistrements réglementaires en environnement
C. Env : Code de l’environnement

Thème Source réglementaire Document Durée de

conservation
Installations C. Env, art. R.512-1 et Dossiers de déclaration Tant que
Classées suivants. Dossiers de demande d'autorisation d'exploiter l'installation
est exploitée
Récépissés de déclaration
Arrêté préfectoral d'autorisation d'exploiter
Arrêté ministériel de prescriptions générales

Arrêté préfectoral Rapports de surveillance Tant que

d'autorisation Rapports communiqués à l'inspection des IC l'installation
d'exploiter est exploitée
Agréments des organismes de contrôle

Arrêté du 29/06/20041 Bilan de fonctionnement Tant que

l'installation
est exploitée
Arrêté du 31/01/20082 Registre et déclaration annuelle des émissions polluantes et des déchets Non définie
Arrêté ministériel de Déclaration d'accident ou de pollution accidentelle Non définie
prescriptions générales Fiches de données de sécurité des produits dangereux Non définie
pour les IC soumises à
déclaration Registre entrée/sortie des produits dangereux indiquant la nature et la quantité Non définie
Permis de travail et/ou permis de feu Non définie
Documents justificatifs de l'élimination des DIS 3 ans
… …
Déchets C. Env, art. R. 541-50 Récépissé de déclaration en Préfecture pour les transporteurs de déchets Non définie

Bordereaux de Suivi de Déchets Dangereux 3 ans

C. Env, art. R. 541-43 (transporteurs,
et suivants.) éliminateurs) /
5 ans
(producteurs)
Arrêté du 29/07/053
Arrêté du 07/07/054 Registre des déchets 3 ans
Déclaration annuelle Non définie
C. Env, art. R. 512-28 Arrêté préfectoral d'autorisation d'exploiter pour les installations d’élimination de Tant que
et suivants déchets industriels provenant d'installations classées l'installation
est exploitée
C. Env, art. R. 543-67 Agréments pour les récupérateurs de ces emballages dont les détenteurs ne sont Non définie
pas les ménages

C. Env, art. R. 543-26 Récépissé de déclaration au Préfet pour les appareils contenant des PCB/PCT Non définie
Agrément pour les éliminateurs
Arrêtés du 28/01/19995 Agrément pour les opérations de regroupement, collecte et transport d'huiles Non définie
usagées
Agrément pour l'élimination d'huiles usagées

1 Arrêté du 29 juin 2004 relatif au bilan de fonctionnement prévu par l’article R. 512-45 du code de l’environnement
2 Arrêté du 31/01/08 relatif au registre et à la déclaration annuelle des émissions polluantes et des déchets
3 Arrêté du 29/07/05 fixant le formulaire du bordereau de suivi des déchets dangereux mentionné à l'article 4 du décret n°2005-635 du 30 mai 2005
4 Arrêté du 07/07/05 fixant le contenu des registres mentionnés à l’article R. 541-43 du code de l’environnement
5Arrêté du 28/01/99 relatif aux conditions de ramassage des huiles usagées et Arrêté du 28/01/99 relatif aux conditions d'élimination des huiles
usagées

FC9_V1 12 / 13
INERIS – DVM-11-121612-08005A - HPa

Fiche conseil n°9 – Système documentaire

Thème Source réglementaire Document Durée de
conservation
Air C. Env, art. R. 543-78 Fiche d'entretien pour les équipements frigorifiques et climatiques comportant Non définie
et suivants certains fluides frigorigènes
Arrêté du 10/02/19936 Qualification ou certification des entreprises effectuant l'entretien des Non définie
équipements frigorifiques et climatiques comportant certains fluides frigorigènes
C. Env, art. R. 224-29 Livret de chaufferie pour chaudières de puissance comprise entre 400 kW et 20 Non définie
MW
C. Env, art. R. 224-31 Agrément pour les organismes de contrôle sur chaudières de puissance comprise Non définie
entre 400 kW et 20 MW
Eau Code Santé Publique - Autorisation de rejet de la part de l'exploitant des réseaux, dès lors qu'il y a Non définie
art.L1331-10 déversement d'effluents autres que sanitaires dans un réseau d'assainissement
collectif (peut prendre la forme d'une convention de rejets)

 Exemples de consignes et modes opératoires imposés par la réglementation environnement

Arrêté ministériel de prescriptions générales pour les IC soumises à déclaration :

- Consignes de sécurité :
⋅ interdiction d'apporter du feu sous une forme quelconque, dans les parties de l'installation concernées par le risque
"incendie" et "atmosphères explosives",
⋅ obligation du "permis de travail"
⋅ procédures d'arrêt d'urgence et de mise en sécurité de l'installation (électricité, réseaux de fluides),
⋅ mesures à prendre en cas de fuite sur un récipient ou une canalisation contenant des substances dangereuses,
⋅ moyens d'extinction à utiliser en cas d'incendie,
⋅ procédure d'alerte avec les numéros de téléphone du responsable d'intervention de l'établissement, des services d'incendie
et de secours, etc.
- Consignes d'exploitation :
⋅ modes opératoires,
⋅ fréquence de contrôle des dispositifs de sécurité et de traitement des pollutions et nuisances générées,
⋅ instructions de maintenance et de nettoyage.

6 Arrêté du 10/02/93 relatif à la récupération de certains fluides frigorigènes utilisés dans les équipements frigorifiques et climatiques

FC9_V1 13 / 13