PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS

Réf :PR-01-V01 Date de revision : 21/09/2022 Date de creation : 20/05/2022 Page 1/10

Procédure maîtrise des documents

L’historique des modifications du document

Date
Révision
d'émissio Initié par Page N° Description des modifications Faites par
n°
n

14/11/202 KOUAME Changement de l’entête : suppression de la

1 4 RQSE
2 Joëlle case « révision »

2 14/11/202 KOUAME Changement de l’entête : plus précisément RQSE

4
2 Joëlle de la codification : ajout des processus

N° de paragraphe Description Page n°

1 But 3

2 Domaine d’application 3
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3 Responsabilités 3

4 Procédure 4

5 Documents connexes 8

Liste de diffusion :

a) Représentant de la direction
b) Tous les départements

Note :

Ce document contient des informations confidentielles. Ne pas distribuer ce document sans l'accord
préalable de la Direction.

1. But :

a) Pour établir et maintenir un système documenté pour maîtriser tous les documents et données qui sont liés
aux exigences de la norme ISO 22716 : 2007.

b) Pour s'assurer que seule la plus récente révision de documents est disponible au personnel approprié.

c) Pour s’assurer que les documents nécessitant des modifications sont révisés et reçoivent les autorisations
requises.

2. Domaine d’application :

La portée de cette procédure est le contrôle des différentes procédures, formulaires et tous les types utilisés
à STAR COSMETIC. Les documents suivants sont concernés dans cette procédure :
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a) Les politiques organisationnelles, les objectifs en relation avec les bonnes pratiques de fabrication.
b) Le manuel des Bonnes pratiques de fabrication des cosmétiques.
c) Les organigrammes et les descriptions de travail.
d) Les procédures du système de management.
e) Les procédures relatives à des normes spécifiques.
f) Les procédures normales d'exploitation.
g) Les instructions de travail.
h) Les formulaires et listes / plans.
i) Les manuels externes de référence.
j) Les exigences réglementaires et juridiques, etc.

3. Hiérarchie de documents :

Niveau 1 : Le manuel BPF des cosmétiques

Niveau 2 : Les procédures BPF des cosmétiques, les politiques organisationnelles, le diagramme, l’organigramme, les
plans qualité.
Niveau 3 : Les descriptions de travail, les instructions de travail
Niveau 4 : Les formulaires et les dossiers de qualité, les spécifications et les normes

4. Responsabilités :

a) Tous les niveaux 1 et 2 des documents du système de managements de la qualité sont approuvés par le Directeur
général.

b) Le Responsable Qualité est responsable de maintenir et réviser cette procédure avec l'approbation du directeur
général.

c) Le Responsable Qualité est responsable pour le contrôle de tous les documents.

5. Le référencement de documents :
Chaque information documentée se présente avec une cartouche d’entête

Titre du document
Logo
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Réf: XXX/YYY-bb-Vcc Date de creation: Page

Date de création du doc Pagination

Codification

Chaque information documentée est codifié selon les modalités suivantes:

Numéro
Processus du document (XXX) Nature du document (YYY) Version (cc)
d’ordre (bb)
1- SMQ: Processus Système de bb (b= 0,…..,9) cc (c= 0,…..,9)
Management de la Qualité 1-Manuel: MA
2- COM: Processus Commercial 2-Procedure: PR
3- PRD: Processus Production 3-formulaire: FO
4- BPF: Processus Bonne 4-Instruction: IT
Pratique de Fabrication 5-Mode opératoire: MO
5- LGS: Processus Gestion de 6-Fiche de poste: FP
Stock et Livraison 7- Plan qualité: PQ
6- GRH: Processus Gestion des 8- Organisation: ORG
Ressources Humaines 9- Diagramme de flux de Processus: DFP
7- MT: Processus Maintenance 10- Liste de verification (Checklist): CH
8- AGI: Processus 11- Fiche technique: FT
Approvisionnement et 12- Compte rendu: CR
Gestion des Intrants 13- Enregistrements: ENR
9- ADF: Processus 14- …
Administration des Finances

Exemple: “PRD/PR-01-V01” signifie (la première version de la première procédure du Processus Production)

Chaque information documentée codifié est gérée selon les modalités définies dans LISTE
DOCUMENTATION.

Cette présentation et codification ne s’applique pas aux documents traités dans les logiciels car ils sont générés
automatiquement par les logiciels dans lesquels ils sont traités.

Les notes d’information, les courriers, les attestations de travail et les contrats de travail sont imprimés
directement sur le papier entête de STAR COSMETIC.
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Toute révision ultérieure sera suivie par la version « V 01 » pour la 1ère version et numériquement augmente
pour d'autres révisions.

6. Maîtrise des informations documentées

Cette maîtrise concerne :
 Les informations documentées que STAR COSMECTIC juge nécessaires pour l'efficacité du Système de
Management de la Qualité,
 Les informations documentées d’origine externe nécessaires à la planification et au fonctionnement du
système de management de la qualité.

7. L'approbation de documents :
7.1. Généralités
a. Sous l’appellation Rédacteur, il faut comprendre celui qui rédige l’information documentée parce qu’il
possède l’expertise nécessaire à son contenu.
b. Sous l’appellation Examinateur, il faut comprendre celui qui est en mesure d’enrichir le contenu de
l’information documentée rédigé par le rédacteur. Plusieurs examinateurs peuvent être sollicités pour bien
cerner le sujet.
c. Sous l’appellation Approbateur, il faut comprendre celui qui est responsable du contenu de l’information
documentée et qui a pouvoir de le faire appliquer.
7.2. Approbation
Les documents devraient être :
A) dans un écrit lisible et complet ;
B) approuvé, signé et daté par les personnes autorisées avant d'être utilisées ;
C) mis à jour, retiré si obsolète, distribué, classée ;
E) accessible au personnel approprié ;
F) retiré de la zone d'emploi et détruits s'ils sont périmés.

Le rédacteur doit obtenir l'accord de la direction avant la mise en application dudit document. Cet accord se
formalise par l’initiale au niveau examen et approbation et par le passage en PDF de l’information documentée.
Cela engage tous les destinataires quant à l'application du document.
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a) Les politiques, le manuel des procédures de qualité, l'organigramme, les organigrammes des processus, sont tous
approuvés par le Directeur général.
b) Autres que les documents mentionnés ci-dessus, tous les documents sont approuvés par le personnel concerné.
c) Le responsable Qualité examine la documentation conformément aux exigences de la norme ISO 22716 avant
l'émission.

8. Revue

Les informations documentées relatives au système de management de la qualité sont revus au moins une fois
par an en revue de processus.

9. Identification

La liste des informations documentées est indiquée dans LISTE DOCUMENTATION.

10.Disponibilité et Accès
Les informations documentées sont disponibles et accessibles selon les modalités décrites dans LISTE
DOCUMENTATION.

11.Stockage

Les informations documentées sont conservées dans des lieux tels qu’armoires, classeurs, serveur…
Le lieu de stockage est précisé sur le tableau récapitulatif dans LISTE DOCUMENTATION.

12.Protection

La Protection d’une information documentée définit les moyens mis en œuvre pour assurer l'existence et la
pérennité des données.
Dans le cas des données sur serveur cette protection est assurée par une sauvegarde de ces données, dans les
autres cas la protection est assurée par des locaux fermés.

13.La publication des documents (niveau 1, 2 & 3) :

Les documents contrôlés sont cachetés avec un cachet "DOCUMENT CONTROLE" et ne peuvent
pas être distribués en externe. Seulement entre les départements, ils peuvent être distribués à titre
de référence, après l’accord du responsable Qualité.

Les photocopies non contrôlées ne sont autorisées que pour l'utilisation par les parties externes, p. ex.,
comptes clients, etc.
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Les documents originaux, signés et datés, sont conservés dans le dossier principal. BPFC. Ce dossier
est constitué des fichiers distincts pour chaque département, contenant tous les documents du système
BPFC-MS pour l’entreprise.

Tous les documents sont enregistrés sur une "Liste de documents contrôlés".

14.La modification et la révision de documents :

En cas de tout changement requis dans les procédures, instructions de travail, formulaires ; il est
enregistré dans le formulaire de demande et de suivi des changements.
Des changements dans les documents sont nécessaires dans les circonstances suivantes :

a) Des changements proposés par les pilotes et responsables afin d’améliorer les processus.
b) Les modifications rendues nécessaires par l'induction du nouveau processus.
c) Les révisions nécessaires en raison d'un changement dans les procédures sur la base de l'audit interne et/ou de
revue de direction ou d’audit externe.
Le changement est mis en évidence par (*).
Les raisons pour chaque révision seront écrites et conservées.
Lors d'une modification apportée sur une information documentée, il y a évolution de sa version.
(Exemple : V01 passe à V02 après une modification)

15.Retirer ou remplacer des documents :

Tous les documents comportant des révisions plus anciennes sont soit éliminés ou conservés pour une
durée fixe.

Les copies seront retirées par le responsable Qualité. Ces documents sont marqués par le
timbre "DOCUMENT OBSOLETE' pour l'identification.

16.Les documents d'origine externe :

Les documents externes seront conservés par le RQSE. Il maintiendra l'enregistrement de ces derniers dans
la "Liste de documents d'origine externe".

17.Les changements mineurs :

Les changements mineurs sont aussi considérés : comme une erreur de typographie, d'orthographe, phrases
inexactes ou incomplètes, erreurs d'impression ou grammaticales. En cas de telles modifications mineures, le
numéro de révision ne change pas. Ces modifications sont incorporées par le responsable qualité. L’utilisation
de BLANCO est interdite sans changer de numéro de révision.
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18.L'archivage

Le responsable qualité archive les documents originaux et permet l'utilisation uniquement d'autres copies
contrôlées avec des dossiers complets et chaque document est estampillé document contrôlé.

Les documents originaux seront archivés pendant cinq ans, puis mis au rebut.

Les supports papier ainsi que sur les supports électroniques seront utilisés pour archiver des documents et leur
lisibilité sera assurée.

Plusieurs systèmes de sauvegarde électronique seront utilisés pour stocker des données électroniques.

19.Examen-Approbation
Les documents, porteront en pied de page ce tableau :

Rédigée par Examinée par Approuvée par

Nom : Nom : Nom :

Fonction : Fonction : Fonction : Directeur

Date : Date : Date :

Visa : Visa : Visa :

20.Documents connexes :

Liste principale des documents contrôlés

Liste des documents d'origine externe
Liste de distribution de documents
Formulaire de suivi de changement

Formulaire de distribution de documents

Rédigée par Examinée par Approuvée par

Nom : Nom : Nom :

Fonction : Fonction : Responsable QSE Fonction : Directeur

Date : Date : Date :

Visa : Visa : Visa :

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