Nature : Procédure

PROCÉDUREDE LA GESTION Code : PP/Pr/Mq-01

DOCUMENTAIRE Version : 1
Date d’application : 06-12-2023
Nombre de pages : 6

PROCÉDURE DE LA
GESTION
DOCUMENTAIRE

Rédigée par Vérifiée par Approuvée par

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PROCÉDUREDE LA GESTION Code : PP/Pr/Mq-01
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SOMMAIRE

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PROCÉDUREDE LA GESTION Code : PP/Pr/Mq-01
DOCUMENTAIRE Version : 1
Date d’application : 06-12-2023
Nombre de pages : 6

1- Objectif :
Dans l'optique de gérer de manière efficace et de garantir la maîtrise documentaire pour l'ensemble des
processus d'ABC Manufacturing, cette procédure vise à assurer l'homogénéité et la constante
actualisation des documents et enregistrements du système de management qualité, décrivant ainsi les
modalités spécifiques de gestion associées.
2- Champ d'Application
Cette procédure s'applique à l'ensemble des processus opérationnels, départements et activités relevant
du cadre du système de management qualité d'ABC Manufacturing. Elle concerne toutes les formes de
documentation, y compris les manuels, les procédures, les instructions, les enregistrements et tout autre
support documentaire essentiel au bon fonctionnement et à la conformité du système de management
qualité. Tous les collaborateurs, employés et parties prenantes impliqués dans la création, la révision,
l'approbation, la distribution et l'archivage des documents et des enregistrements sont tenus de se
conformer à cette procédure.
3- Références
La norme ISO 9001 : 2015
4- Responsabilité
Le responsable qualité est responsable de la vérification de l’application de la gestion et de la mise à jour
de la présente procédure.

5- Définitions
 Documentation : Ensemble des documents, manuels, procédures, instructions, enregistrements
et tout support écrit ou électronique utilisé dans le cadre du système de management qualité
 Enregistrement : Toute information consignée sous une forme quelconque, y compris
électronique, permettant de prouver les activités effectuées ou les résultats obtenus au sein des
processus
 Gestion Documentaire : Ensemble des activités liées à la création, la révision, l'approbation, la
distribution, l'accès, l'archivage et la destruction des documents dans le but de maintenir
l'efficacité et la conformité du système de management qualité.
 Utilisateur Autorisé : Individu ayant reçu l'autorisation formelle d'accéder, de créer, de modifier,
d'approuver ou de supprimer des documents et des enregistrements conformément aux
procédures établies.
 Cycle de Vie des Documents : Processus décrivant les différentes phases par lesquelles un
document passe, de sa création à son archivage ou sa destruction, en incluant la révision et
l'approbation.
 Conformité Réglementaire : Respect des lois, réglementations et normes applicables aux
activités, assurant ainsi la conformité du système de management qualité.

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6- Déroulement.
a. Identification :
Nature :
Code :
LOGO INTITULE DU DOCUMENT Version :
Date d’application :
Nombre de pages :
-Tous les documents sont identifiés par une cartouche d’entête figurant en haut de la page du document.

-Tous les documents sont identifiés par une codification unique pour chaque document internes

AA/BB/CC-DD
AA : Type de processus

BB : Type de Document

CC : Abréviation de nom de processus

DD : Le numéro d’ordre

AA PP Processus Pilotage BB Pr Procédure CC Rh Ressources Humaines DD 01

PR Processus Réalisation Enr Enregistrement Mq Management qualité 02

Exemple :

PS/Pr/Rh-02 : 2éme procédure du processus RH dans processus support

-Tout document doit être vérifier et approuver doit voir une cartouche en bas de première page qui
désigne

 La rédaction, par le pilote de processus

 La vérification, par le responsable qualité
 L’approbation, par le directeur général

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b. Maitrise des documents :

Besoin de création / modification de document :
Le pilote du processus a la possibilité de formuler une demande de création ou de modification d'un
document en formalisant une fiche de demande dédiée. Une fois que le service qualité a validé cette
demande, le pilote du processus peut alors entreprendre la rédaction ou la modification du document
associé.
Diffusion et Retrait :
Le responsable qualité assure la distribution des copies des documents. En cas de modification, il retire les
versions antérieures et communique les nouvelles, garantissant ainsi une mise à jour cohérente de la
documentation.
Revue Périodique :
Le responsable qualité effectue la revue des documents. À la suite de cette revue, le responsable qualité
peut parvenir à l'une des trois conclusions suivantes : il peut décider de maintenir le document en l'état.
Alternativement, il peut choisir de le modifier. Enfin, le responsable qualité peut décider de le retirer du
système de gestion documentaire.
Gestion des documents externes
La gestion des documents externes impactant le fonctionnement des différentes activités est sous la
responsabilité des responsables de chaque processus

Exemple :

 Département achats : Tous les documents reçus par les fournisseurs…

 Département qualité : Les normes…
 Département commercial : Les contrats…

Gestion des données :

La maitrise des données consiste à vérifier, approuver et gérer les modifications afin de les appliquer et
les mettre à la disposition des utilisateurs et que les données périmées ne soient plus utilisées.

Sauvegarde informatique :
Tous les documents approuvés doivent être numérisés et sauvegardés sous forme électronique. Ils
doivent être stockés dans un espace de stockage placé sous la supervision du service des systèmes
d’information.

c. Maitrise de enregistrements :

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Besoin de création :
En fonction des besoins spécifiques des procédures, instructions ou modes opératoires, le pilote du
processus est chargé de créer les enregistrements. Chaque enregistrement est identifié par un code, un
titre et une date. Si la demande est validée par le service qualité, le pilote du processus peut alors
procéder à la création de l'enregistrement.
Diffusion :
Le responsable qualité procède à la diffusion via une liste de diffusion.

Classement / stockage / protection :

Les enregistrements sont consignés dans le tableau de maîtrise des enregistrements. Afin d'éviter toute
détérioration ou perte, le département qualité diffuse une copie du tableau de maîtrise des
enregistrements du Système de Management de la Qualité (SMQ) à toutes les parties concernées. Des
moyens de classement tels que des classeurs ou des chemises sont mis en place, et une copie du classeur
doit être conservée.
Accès :
Pour préserver la confidentialité des enregistrements, seul le personnel concerné à l’autorisation d’accès
à l’enregistrement

Conservation :
Chaque pilote doit conserver et protéger les informations documentées prévue de l’application du
système de management

Archivage et élimination :
Les enregistrements sont conservés selon une durée déterminée, qui varie selon le type et l’intérêt de
l’enregistrement, dans un environnement approprié pour éviter leur détérioration, leur perte

7- Enregistrements associés :
Liste des documents externes………………………………………………………………………………… PP/Enr/Mq-01

Fiche de demande de création/modification……………………………………………………..…… PP/Enr/Mq-02

Liste de diffusion ……………………………………………………………………………………………………. PP/Enr/Mq-03

8- Historique
Version Pages Commentaire

1 6 Création

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