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Chapitre Sommaire
01 Objet de la procédure
02 Domaine d’application

03 Documents de référence
04 Définitions et abréviations
05 Document associés

06 Responsabilité
07 Méthodologie

Nom Date Visa

Rédacteur

Vérificateur

Approbateur

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1. Objet

Cette procédure définit les règles d’élaboration, d’approbation et de gestion des documents
relatifs au système de management de la qualité de l’entreprise Fruitales.

2. Domaine d’application

Cette procédure s’applique à l’ensemble des documents relatifs au système de management de

la qualité de Fruitales.

3. Documents de références

ISO 9001 : 2015 Systèmes de Management de la Qualité – Exigences

4. définitions et abréviations

Manuel qualité:
Processus :
Procedure:
Formulaire:
Instruction :
MN : manuel
PR : processus
PO : procédure
FO : formulaire
IN : instruction
5. Documents associés

Tableau gestion des documents et des enregistrements

6. Responsabilités

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La mise en application de cette procédure relève de la responsabilité de tous les pilotes de

processus notamment le responsable qualité qui doit veiller à sa mise à jour et à son
amélioration.

7. Méthodologie

7.1. Règles de rédaction et de gestion

 Les informations documentées relatives à la mise en place du système de

management de la qualité de Fruitales sont rédigées par le responsable qualité. Ils
sont vérifiés et approuver par la Directrice Générale, qui s'assure de la cohérence et
de la conformité des données par rapport à l'activité concernée et aux exigences
internes et externes.

 Le contenu des informations documentées est rédigé de la manière la plus claire et la

plus simple possible de façon à être assimilé facilement par le lecteur.

 Autant que possible, le contenu sera schématisé par un logigramme accompagné

d’un commentaire afin de permettre la compréhension rapide des différentes
opérations décrites dans le document.

7.2 Structure

L’articulation des procédures, des instructions ou des modes opératoires est définie en sept (07)
points :

a. Objet : Il s’agit de décrire le pourquoi du document

b. Domaine d’application : Définir les limites d’application de l’information documentée.

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d. Document de référence : Citer les normes et les documents internes qui régissent
l’information documentée.

e. Définition et abréviation : Définir précisément les termes spécifiques utilisés dans

l’information documentée ainsi que les abréviations employées.
f. Documents associés : il s’agit de tous les documents qui accompagnent la procédure.

g. Responsabilité : Chaque responsable destinataire de cette information documentée structurée

veillera à l'application des documents relatifs au Système, ainsi qu'à leur mise à jour.

h. Méthodologie : Description précise du déroulement du processus, la manière, comment les

interfaces des différentes actions sont gérées ainsi que les responsabilités y afférentes ; en
d’autres termes il s’agit de décrire qui fait quoi, comment, où, quand et pourquoi les activités
sont réalisées.

7.3 Identification :

 Les informations documentées sont identifiées par une cartouche supérieure : en-tête qui
comprend :
- Le logo de l’entreprise
- Le titre du document
- Le code d’identification
- La version du document
- La date de création
- La date de révision
- La pagination

L'identification des informations documentées est définie selon le modèle suivant :

WWno.XXno.YYno

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 Les deux premières lettres suivies d’un numéro « wwno » définissent un manuel ou un
processus :

 MN1 : pour le manuel qualité

 MN2 : pour le manuel HACCP
 MN3 : pour le manuel PRP

 PR1 Processus Management

 PR2 Processus Amélioration

 PR3 Processus commercial

 PR4 Processus Production

 PR5 Processus Achats

 PR6 Processus Ressources humaines

 PR7 Processus maintenance

 Les deux autres lettres suivies d’un numéro « xxno » qui suivent définissent la procédure
ou l’instruction attachée à un processus ou manuel :

 PR1.PO1 : Première procédure du processus management

 PR1.PO2 : Deuxième procédure du processus management
 PR2.PO1 : Première procédure du processus Amélioration

 PR4.IN1 : Première instruction du processus production

 PR7.IN2 : Deuxième instruction du processus RH
 PR2.IN1 : Première instruction du processus Amélioration

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 Les deux dernières lettres suivies d’un numéro « YYno » qui suivent définissent Le
Formulaire attachée à une procédure ou instruction liée à un processus ou manuel :

 PR1.PO1.FO1 : Premier Formulaire de la première procédure du processus management

 PR1.PO2.FO1 : Premier Formulaire de la deuxième procédure du processus management
 PR2.PO1.FO2 : Deuxième Formulaire de la première procédure du processus amelioration

 PR4.IN1.FO1 : Premier Formulaire de la Première instruction du processus production

 PR6.IN2.FO1 : Première Formulaire de la Deuxième instruction du processus RH
 PR2.IN1.FO3 : Troisième Formulaire de la Première instruction du processus Amélioration

 Une page de garde : comprend :

o un tableau indiquant le sommaire du document.

o Un autre tableau indiquant la création et la mise en application du document :
- Le nom et la fonction du rédacteur, la date et le visa
- Le nom et la fonction du vérificateur, la date et le visa
- Le nom et la fonction de l’approbateur, la date et le visa

6.4. Vérification :

La vérification des informations documentées est du ressort du responsable qualité, qui s'assure
de la cohérence et de la conformité des données par rapport à l'activité concernée et aux
exigences internes et externes.

6.5. Approbation :

Chaque information documentée établie est soumise à l’approbation de la direction Générale de

FRUITALES. Lorsqu’aucune objection n’est observée par rapport au contenu et la forme du

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document, la directrice Générale de l’entreprise approuve le document concerné avec sa

signature.

6.6. Conservation des informations documentées :

La conservation et le suivi des informations documentées se fait à travers la liste des

informations documentées.

6.7. Diffusion :

Cette diffusion est assurée par la responsable qualité. Les documents sont mis à la disposition
des utilisateurs. Les utilisateurs rendent les anciennes versions qui sont récupérées par la
responsable qualité.

6.8 Gestion des documents périmés

Une copie des documents périmés est conservée dans un dossier à part.

6.9 Modifications

Un document peut être modifié

- Sur demande des utilisateurs ;
- S’il s’avère inefficace ;
- A la suite d’un audit interne ;
- A la suite d’une visite officielle.
Les demandes des modifications seront examinées par les opérateurs. Lorsque la
modification est décidée, un nouveau document affecté d’un nouveau numéro de version
ou de révision est rédigé, puis vérifié, et diffusé.

6.10 Sauvegarde

L’original du document est conservé dans un classeur par le responsable qualité. Toute
photocopie est strictement interdite sans la mention : « diffusion non contrôlée » ; ce
type de document tel qu'identifié n'est utilisé qu'à des fins de consultation ou

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d'information ; en aucun cas il ne devrait être considéré comme applicable. L'application

d'une procédure, instruction ou mode opératoire devient effective lors de l'approbation
du document, confirmée par son identification dans le contenu des listes de diffusion.

6.11 Classification
Le classement est assuré par le responsable qualité.
Le classement est effectué pour une période d’un an

6.12 Archivage
Les enregistrements seront conservés pendant une durée de cinq ans (article 9 de la Loi
28-07 relative à la sécurité sanitaire des produits alimentaires).
Les logigrammes ci-dessous résument la méthode de gestion des documents et des
enregistrements.

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