07/10/2021

Cours de Management de Projet

Par
Pr. Zitouni BEIDOURI

Chapitre 3
Les outils

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3.1 Fixer les objectifs d’un projet

❑ Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet
Ceux qui.. Sont les…
… demandent, payent, utilisent, Client, maitre d’ouvrage,
ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur

… pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre…

… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,

prestataires, consultants…

… sont concernés p.ex. Parrains, Parties prenantes

soutiennent ou s’opposent au (stakeholders)
projet sans y travailler

3.1 Fixer les objectifs d’un projet

❑ Matrice SWOT

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3.1 Fixer les objectifs d’un projet

❑ Matrice SWOT : Exemple

3.1 Fixer les objectifs d’un projet

❑ Cycle d’action : le PDCA

Version anglaise :
1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

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3.1 Fixer les objectifs d’un projet

❑ Le triangle Qualité – Coût - Délai

Budget : salaires, Délais : un projet est

achats, machines, limité dans le temps :
prototype, prestations pénalités de retard,
externes… date de fin imposée…

Cost Time

Qualité: spécifications Scope

techniques : fonctions, fiabilité,
ergonomie…

3.1 Fixer les objectifs d’un projet

❑ Le triangle Qualité – Coût – Délai : En pratique…
0% Délais plus courts

Cost Time

Délais plus longs

100%

0% 100%
Scope

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3.1 Fixer les objectifs d’un projet : Résumé

3.2 Organiser des réunions efficaces

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3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ Des réunions utiles ?

Une réunion coûte cher
➔coût = coût salarial horaires X nombre de participants + …
1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?
Fixer une date ni trop tôt ni trop tard
2. Les personnes conviées sont-elles les bonnes ?
Invités inutiles
Experts/décideurs absents

3.2 Organiser des réunions efficaces

Une réunion ne s’improvise pas,
on y présente 1/un travail 2/de
manière claire et efficace
❑ Des réunions utiles ?
3. Préparer la réunion
1h de réunion = 4h de préparation

4. Avant de commencer, balayer les objectifs :

ordre du jour
tour de table
rappel des livrables et décisions précédentes

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3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ Efficacité d’une réunion

3. Préparer la réunion
▪ 1h de réunion = 4h de préparation

4. Avant de commencer, balayer les objectifs :

▪ ordre du jour
▪ tour de table
▪ rappel des livrables et décisions précédentes

3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ Efficacité d’une réunion

Deux rôles à tenir :

▪L’animateur : organisation, efficacité du temps, ordre de
traitement des sujets
▪Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le
compte-rendu

Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?

▪Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action
précis

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3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ 4 types de réunion
1. Réunion technique
2. Réunion de chantier
3. Réunion d’avancement
4. Stand-up meeting

3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ 4 types de réunion : Réunion technique

▪ Participants : membre(s)
de l’équipe concernés,
spécialistes du domaine,
client…

▪ But : approfondir des points précis, résoudre un problème

▪ Séquence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la

prochaine fois

▪ Durée : peut prendre du temps !

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3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ 4 types de réunion : Réunion de chantier

▪ Participants : le chef de projet, les responsables de l’équipe, le client, les

décideurs, le comité de pilotage…
▪ But : présenter l’essentiel : avancement, résultats ..
▪ Séquence : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), décisions
▪ Durée : jamais plus d’une heure

3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ 4 types de réunion : Réunion d’avancement

▪ Participants : interne à l’équipe-projet

▪ But : suivi du planning, entraide, communication et motivation,
détection des blocages
▪ Séquence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
pour la prochaine fois
▪ Durée : attention !

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3.2 Organiser des réunions efficaces

❑ 4 types de réunion : Stand-up meeting
le lundi et le jeudi,
à la pause de 10h,
max 20 min

▪ Participants : membres disponibles

▪ But : faire un point rapide
▪ Séquence : chacun répond à trois questions
1. Qu’ai-je fais depuis notre dernière réunion ?
2. Que dois-je faire maintenant ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées ?
▪Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou

moins développé

3.3 La structuration de projet

❑Passer de l'idée au projet
Idée

Structuration

Risques Management Expertise

Analyse Charte Spécifications

des risques Fonctionnement Cahier des charges

Décision de lancement, affectation des moyens

Réalisation

Bilan

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3.3.1 Pourquoi une phase de structuration ?...

❑Pour améliorer la visibilité future sur le projet
➢Monter un système de planification
▪Permettre de "rythmer" le travail de l'équipe projet
➢Faciliter la communication en cours d'avancement du
projet
➢Fournir une base pour la mise en œuvre et le suivi

Ce repérage s`appuie sur des concepts spécifiques :

- Définition de jalons et de leur contenu
! - Axes d'évolution dans le temps

3.3.2 Glossaire
❑Phase
➢Période de temps située entre deux bornes et regroupant
un ensemble de tâches. Par exemple :
▪Etude d'opportunité, faisabilité, conception,
développement, généralisation...
❑Jalon ou étape
➢De durée nulle, il correspond à une prise de décision, à
une livraison. Il entérine la phase qui précède. Par exemple
:
▪Validation du cahier de charges, mise à disposition de
la maquette…

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3.3.2 Glossaire
❑ Domaine d'expertise, métier
➢Il s'agit des compétences nécessaire à la réalisation du
projet. Ces domaines doivent être présents et impliqués
tout au long du projet afin de s'assurer de la cohérence
globale du projet. Par exemple :
▪Commercial, RH, sécurité, logistique, juridique,
financier...

3.3.3 La structuration
❑ La structuration
Phase
Temps
Jalon

Métier

Domaines,
Compétences Ensemble de tâches

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3.3.3 La structuration
❑ La Méthodologie
➢ Lister les tâches : Verbe + Complément (méthode de
créativité).
▪Le verbe donne la dimension temporelle
▪Le complément permettra d'identifier les thèmes et par voie
de conséquences les domaines d'expertise nécessaires
oExemple : "Identifier le plan de vol"
➢Analyser les verbes pour cerner le contenu des phases du
projet
➢Analyser les compléments et les regrouper par thème
➢Ordonner les phases sur l'ensemble des thèmes
➢Sous-structurer les thèmes jusqu'à acceptation de la prise de
décision
➢Lister les jalons
Une tâche se caractérise par le croisement "Temps"/"Domaine"

3.3.4 Conduite de la phase de structuration

❑ Le chef de projet débute la structuration dès sa nomination
➢Il identifie les grandes phases ("Quand")
➢Il identifie les principaux jalons ("Quoi")
➢Il identifie les principaux experts ("Qui")

❑Il rencontre tous les experts pour enrichir son analyse

➢Phases validées
➢Jalons acceptés
➢Experts responsabilisés

❑Il demande aux experts et contributeurs de détailler l'analyse

pour leur champ de responsabilité

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3.3.5 La structuration de projet : en résumé...

❑ La phase de structuration

Phase Jalon
Le chef de Temps
projet propose Jalon :
et provoque décision,
la délégation produit intermédiaire
par comité de reconnu,sert de base
pilotage ou
de négociation pour
conseil de Métier
direction la délégation des sous-
objectifs

Tâches :
sont identifiées par
les responsables
Axe d'analyse opérationnels, pour
atteindre le jalon.

3.3.6 Exercice de structuration

❑ Objectif
➢Après une première expérience de structuration intuitive, mettre en
application la méthodologie présentée pour lancer la structuration d'un
projet.
❑Contenu du projet
Contenu sur la base du travail effectué par groupe

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3.4 Gérer le démarrage

❑ Définir l’Objectif Ne demandez pas
Préalable : SWOT, QQOQCP « d’être moins fermé » mais proposez
« prendre la responsabilité de tel travail
collectif ou d’animer tel type de réunion »

simple, précis, clair Pas « diminuer

l’absentéisme »

S Spécifique mais « réduire

l’absentéisme
de 15% ».

M Mesurable On n’impose pas un

A Accepté objectif à quelqu’un, on

l’aide à le proposer…
« comment d’après vous ? »

R Réaliste & Ambitieux Trop facile pas motivant.

Trop dur  échec,

T défini dans le Temps découragement

Date, échéance « Pour le … »

3.4 Gérer le démarrage

❑ Que contient la fiche de définition d’un projet ?

Résumé / executive summary

1. Enjeux du projet
2. Contexte
3. Livrables
4. Risques
5. Budget
6. Acteurs

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3.4 Gérer le démarrage

❑ Définition d’un projet : contenu (1/2)

❑Enjeux du projet
▪Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s), quelle utilité pour
chacun d’eux ?
▪Adéquation à la stratégie du demandeur
❑Contexte
▪Historique/contexte, projets précédents, concurrents..
▪Analyse SWOT initiale
▪Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties prenantes
▪Périmètre et limites du projet. Contraintes
❑ Résultats et attendus
▪Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport d’expertise..
▪Principaux éléments du cahier des charges
▪Critères et indicateurs mesurables de l’impact

3.4 Gérer le démarrage

❑ Définition d’un projet : contenu (1/2)

❑Principaux risques
▪Conditions et hypothèses de démarrage
▪Approche succincte : risques immédiatement identifiables ou
scénarios défavorables qui feraient échouer le projet
❑Moyens et ressources
▪Temps, argent, expertise, mise à disposition de matériel…
❑Acteurs
▪Equipe, chef de Projet
▪Client
▪Hiérarchie
▪Signature/engagement

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3.4 Gérer le démarrage

❑ Étape 1 : Se répartir le travail

3.4 Gérer le démarrage

❑ Étape 2 : Suivre l’avancement

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