Gestion de projet

Outils essentiels d’organisation

Image Wikimédia Commons cc-by : Source
 Maitriser les bases des outils de projet pour :

Établir des • Mettre en œuvre le PDCA, l’analyse forces/faiblesses

• Négocier les livrables avec les acteurs du projet grâce au
objectifs : triangle qualité/coûts/délais

❑ Introduction Organiser • Ordre du jour, compte-rendu, animation..

• Check-list : efficacité d’une réunion
✓
❑ Objectifs les réunions :
❑ Plan du cours

Démarrer en • Spécifier et répartir le

gérant une travail
Todo list • Éviter l’effet tunnel

2
 Plan du cours
Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3
• Le compte-rendu
❑ Introduction

❑ Objectifs
Chapitre 4
✓
❑ Plan du cours
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

3
Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

4
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 1

Chapitre 1

❑ Acteurs du projet

❑ Matrice SWOT

❑ Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais

Fixer et négocier les objectifs d’un projet

Wikimédia Commons cc-by : Source
5
 Qui négocie les objectifs :
les acteurs d’un projet

Ceux qui.. Sont les…

… demandent, payent, utilisent, Client, maitre d’ouvrage,
ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur

… pilotent le projet Chef de projet, maitre

Chapitre 1 d’œuvre…
❑ ✓
Acteurs du projet
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,
❑ Matrice SWOT
prestataires, consultants…
❑ Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais
… sont concernés p.e. Parrains, population-cible…
soutiennent ou s’opposent au
projet sans y travailler

6
 Qui négocie les objectifs : les acteurs /
parties prenantes d’un projet

Ceux qui.. Sont les…

… demandent, payent, utilisent, Client, maitre d’ouvrage,
ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur

… pilotent le projet Chef de projet, maitre

Chapitre 1 d’œuvre…
❑ ✓
Acteurs du projet
… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet,
❑ Matrice SWOT
prestataires, consultants…
❑ Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais
… sont concernés p.e. Utilisateur final, population-
soutiennent ou s’opposent au cible, responsable de la
projet sans y travailler maintenance …

7
 Matrice SWOT

Chapitre 1

❑ Acteurs du projet

❑ ✓
Matrice SWOT

❑ Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais

Wikimédia Commons, cc-by : Source 8

 Exemple de matrice

Chapitre 1

❑ Acteurs du projet

❑ ✓
Matrice SWOT

❑ Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais

Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source 9

 Cycle d’action : le PDCA

Chapitre 1

❑ Acteurs du projet

❑ Matrice SWOT

❑ ✓
Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais Version anglaise :

– Plan
– Do
– Check
– Act
Wikimédia Commons cc-by : Source 10
 Le triangle Qualité – Coût - Délai

Budget : salaires, Délais : un projet est

achats, machines, limité dans le temps :
prototype, prestations pénalités de retard,
externes… date de fin imposée…

Cost Time
Chapitre 1

❑ Acteurs du projet

❑ Matrice SWOT

❑ Le PDCA

❑ ✓
Qualité-Coûts-Délais

Qualité: spécifications Scope

techniques : fonctions, fiabilité,
ergonomie…
11
 En pratique…
.
0% Délais plus courts

Cost Time
Chapitre 1

❑ Acteurs du projet

❑ Matrice SWOT

❑ Le PDCA Délais plus longs

100%
❑ ✓
Qualité-Coûts-Délais
0% 100%
Scope

12
 Chapitre 1

❑ ✓
Acteurs du projet

❑ ✓
Matrice SWOT

❑ ✓
Le PDCA

❑ ✓
Qualité-Coûts-Délais

13
 Mise en œuvre

A partir d’un projet ou d’un évènement que

vous devez organiser (p.e. la fête annuelle d’une
l’école)
• Tableau des acteurs
• Préparez une matrice SWOT
… pour accélérer ce projet, on propose de
Chapitre 1 simplifier certains livrables
❑ Acteurs du projet
• Quels sont les avantages et inconvénients ?
• Avec qui et comment décider des simplifications à
❑ Matrice SWOT effectuer ?
❑ Le PDCA Sélectionnez un des livrables et définissez
❑ Qualité-Coûts-Délais comment l’atteindre
• Etablissez un PDCA

14
 Partagez !

Pour découvrir des PDCA, SWOT et ajouter

ceux que vous avez mis au point, rendez-vous
maintenant sur notre communauté [GdP]
Partage des PDCA, SWOT, QCD, tableaux des
acteurs...
Chapitre 1
https://goo.gl/i2sVTz
❑ Acteurs du projet

❑ Matrice SWOT

❑ Le PDCA

❑ Qualité-Coûts-Délais

Schéma grdc : Source 15

Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

16
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 2

Chapitre 2

❑ Des réunions utiles ?

❑ Efficacité

❑ Types de réunion

Organiser des réunions efficaces

Image Wikimédia Commons cc-by : Source 17
 Des réunions utiles ?

Une réunion coûte cher

➔ coût = coût salarial horaires X nombre de participants + …

1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?

Chapitre 2

❑ ✓
Des réunions utiles ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard
❑ Efficacité
2. Les personnes conviées sont-elles les bonnes ?
❑ Types de réunion

– Invités inutiles
– Experts/décideurs absents

18
 Des réunions utiles ?
Une réunion ne s’improvise pas,
on y présente 1/un travail 2/de
manière claire et efficace
3. Préparer la réunion

– 1h de réunion = 4h de préparation

Chapitre 2 4. Avant de commencer, balayer les objectifs :

❑ ✓
Des réunions utiles ?

❑ Efficacité
– ordre du jour

❑ Types de réunion
– tour de table

– rappel des livrables et décisions précédentes

19
 Efficacité d’une réunion

• Deux rôles à tenir :

– L’animateur : organisation, efficacité du temps,
ordre de traitement des sujets
– Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et
envoie le compte-rendu
Chapitre 2

❑ Des réunions utiles ? • Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?

❑ ✓
Efficacité – Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs
❑ Types de réunion d’action précis
– Check-list d’efficacité d’une réunion

20
 4 types de réunion

1. Réunion technique

2. Réunion de chantier
Chapitre 2

❑ Des réunions utiles ? 3. Réunion d’avancement

❑ Efficacité

❑ ✓
Types de réunion 4. Stand-up meeting

Image cc-by : Source

21
 Réunion technique

– Participants :
membre(s) de
l’équipe concernés,
spécialistes du
Chapitre 2 domaine, client…
❑ Des réunions utiles ?
– But : approfondir des points précis, résoudre un
❑ Efficacité

❑ ✓
Types de réunion
problème
– Séquence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : peut prendre du temps !
Image cc-by : Source
22
 Réunion de chantier

Chapitre 2
– Participants : le chef de projet, les responsables de
❑ Des réunions utiles ?
l’équipe, le client, les décideurs, le comité de
❑ Efficacité pilotage…
❑ ✓
Types de réunion – But : présenter l’essentiel : avancement, résultats ..
– Séquence : ordre du jour, présentation, questions,
(délibération), décisions
– Durée : jamais plus d’une heure
Image cc-by : Source 23
 Réunion interne

Chapitre 2

❑ Des réunions utiles ? – Participants : interne à l’équipe-projet

❑ Efficacité – But : suivi du planning, entraide, communication et
❑ ✓
Types de réunion motivation, détection des blocages
– Séquence : ordre du jour, traitement point par
point, objectifs pour la prochaine fois
– Durée : attention !
Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source 24
 Stand-up meeting
le lundi et le jeudi,
à la pause de 10h,
max 20 min

– Participants : membres
disponibles
– But : faire un point rapide
Chapitre 2

❑ Des réunions utiles ? – Séquence : chacun répond à trois questions

1. Qu’ai-je fais depuis notre dernière réunion ?
❑ Efficacité 2. Que dois-je faire maintenant ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées ?
❑ ✓
Types de réunion
– Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus

ou moins développé Image SeedRocket cc-by : Source 25
 Synthèse

Efficacité d’une réunion :

quand, avec qui,
Rôles :
préparation, animation
Animateur, Secrétaire

Chapitre 2

❑ Des réunions utiles ?

❑ Efficacité

❑ Types de réunion

26
 Mise en œuvre
(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Préparez la réunion de lancement du projet

• Quel ordre du jour ?
• Qui inviter ?
• Quels documents préparer ?
Chapitre 2
Quelles autres réunions à organiser ?
❑ Des réunions utiles ?
• Quel type ?
❑ Efficacité • Combien ?
❑ Types de réunion

27
Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

28
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 3

Chapitre 3

❑ Contenu

❑ Conseils

Le compte-rendu
Image Wikimédia Commons cc-by : Source 29
 Chapitre 3

❑ ✓
Contenu

❑ Conseils

30
 Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard

• Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable

concret et précis / Date de fin / charge de travail…

• Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs

Chapitre 3
précédents
❑ Contenu
• La simplicité : enchaîner sur le même document
❑ ✓
Conseils
partagé

• La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation

est demandée.. par défaut

31
 Modèles de compte-rendu

• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de

projet
• En mind map au format Freeplane.

Chapitre 3

❑ Contenu

❑ Conseils

32
 Réflexion et questions

(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Mettez au point le modèle de compte-

rendu de réunion à utiliser
• Quelle structuration?
Chapitre 3
• Un logo, une identité visuelle pour le projet ?
❑ Contenu • Comment diffuser et faire approuver ce
document ?
❑ Conseils

Quiz

33
Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

34
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 4

Chapitre 4

❑ Objectif SMART

❑ Fiche de définition

❑ La todo list

Gérer le démarrage
Image Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source 35
 Ne demandez pas
Préalable : SWOT, QQOQCP « d’être moins fermé » mais proposez de
« prendre la responsabilité de tel travail
collectif ou d’animer tel type de réunion »

simple, précis, clair Pas « diminuer

l’absentéisme »

S Spécifique mais « réduire

l’absentéisme
de 15% »

M Mesurable On n’impose pas un

❑
Chapitre 4

✓Objectif SMART A Accepté objectif à quelqu’un, on

l’aide à le proposer…
« comment d’après vous ? »

R Réaliste & Ambitieux

❑ Fiche de définition

❑ La todo list Trop facile pas motivant

Trop dur  échec,

T défini dans le Temps découragement

Date, échéance « Pour le … »

 Que contient la charte de projet ?

(fiche de définition / project charter)

1. Résumé
2. Cadrage
– Finalités et importance du projet
Chapitre 4 – Contexte / hypothèses de départ
❑ Objectif SMART – Objectifs et résultats
❑ ✓Fiche de définition 3. Déroulement du projet
❑ La todo list
– Organisation / ressources, budget
– Jalons : échéancier / événements
importants
– Risques et opportunités
Image Dominican University project overview : Source 37
 Charte-projet : cadrage (1/2)

• Finalités et importance du projet

– Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s),
quelle utilité pour chacun d’eux ?
– Adéquation à la stratégie du demandeur
• Contexte
– Historique/contexte, projets précédents, concurrents..
Chapitre 4 – Analyse SWOT initiale ou SWOT
❑ Objectif SMART – Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties
prenantes
❑ ✓Fiche de définition – Périmètre et limites du projet. Contraintes
❑ La todo list • Objectifs et résultats
– Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport
d’expertise..
– Principaux éléments du cahier des charges
– Critères et indicateurs mesurables de l’impact
38
 Charte-projet : déroulement (2/2)

• Organisation / ressources, budget

– Temps, argent, expertise, mise à disposition
de matériel…
– Acteurs (Equipe, chef de Projet, Client,
Hiérarchie, autres..)
Chapitre 4 • Jalons : échéancier
❑ Objectif SMART – événements importants
❑ ✓Fiche de définition • Principaux risques
❑ La todo list – Conditions et hypothèses de démarrage
– Approche succincte : 3-5 scénarios
défavorables
– Opportunités
39
 Pourquoi une charte-projet ?

Objectifs de la charte-projet
1. Donner le « go » : acte de
naissance officiel du projet
Chapitre 4
2. Échanger et formaliser ce que va
❑ Objectif SMART
être le projet : se synchroniser sur
❑ Fiche de définition

❑ La todo list
le besoin, les moyens
3. Fixer les « règles du jeu », moyen
et légitimité du projet

40
 Modèle de charte-projet
[MOOC GdP parcours par équipe] - Modèle de fiche de
définition de projet

Chapitre 4

❑ Objectif SMART

❑ ✓Fiche de définition
❑ La todo list

41
 Mise en route : se répartir le travail

• Pas encore d’organisation en place

✓ travail à faire entre les réunions ?

Chapitre 4 • La todo list

❑ Objectif SMART
1. définir les tâches
❑ Fiche de définition
2. « qui fait quoi »
❑ ✓La todo list
3. suivre l’avancement

Image cc-by : Source

42
 Gérer une todo list

• GTD Getting Things Done : un processus structuré

1. Collecte
2. Clarification
3. Organisation
4. Revue
5. Action

Chapitre 4 • Une personne seule :

Planifier

– Agenda, post-it, écrire sur sa main..

❑ Objectif SMART
• Une équipe :
❑ Fiche de définition
– Tableau partagé
❑ ✓La todo list 1. pour chaque objectif décidé Action
suivante

2. sa date de réalisation
3. son responsable
.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail,
ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation
de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à
jour…
Image cc-by-sa : Source 43
 Étape 1 : Se répartir le travail

Chapitre 4

❑ Objectif SMART

❑ Fiche de définition

❑ ✓La todo list

44
 Étape 2 : suivre l’avancement

Document partagé = fonctions utiles

– Demander la mise à jour par chacun
– Suivre les actualisations, commentaires, notifications..
– Autres solutions : Trello, Wunderlist..
 Chapitre 4

❑ ✓Objectif SMART
❑ ✓Fiche de définition
❑ ✓La todo list

46
 Mise en œuvre

(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Rédigez les principaux points de la

charte-projet
Chapitre 4
• Quelles parties importantes/secondaires ?
❑ Objectif SMART
Rédigez la todo list à l’issue de la
❑ Fiche de définition réunion de lancement
❑ La todo list
• Qui fait quoi, pour quand ?

Quiz

47
Chapitre 1
• Fixer les objectifs d’un projet
Chapitre 2
• Organiser des réunions efficaces
Chapitre 3
• Le compte-rendu
Chapitre 4
• Gérer la phase de démarrage
Chapitre 5
• Cycle de vie d’un projet

48
 Outils essentiels d’organisation
Chapitre 5

Chapitre 5

❑ Effet tunnel

❑ Cycle de projet

Cycle de vie d’un projet

Image Wikimédia Commons cc-by : Source 49
 Effet tunnel !
Pas de visibilité : impossible
de connaître l’état
d’avancement du projet
SMART
Désintérêt, oubli..

Jour Jour
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
0 1

Chapitre 5

❑ ✓
Effet tunnel

❑ Cycle de projet
Faut-il attendre
que le travail
soit terminé ?  Mauvaises surprises
garanties…

Que faire ?
50
 Poser des jalons !

Objectifs intermédiaires SMART

Jour Jour
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
0 1

Chapitre 5

❑ ✓
Effet tunnel

❑ Cycle de projet

Deux types de comportements qui créent l’effet tunnel :

le travailleur de la dernière minute et le faiseur de
miracles.
51
 Cycle de vie d’un projet
Réalisation
Voir formation « planification et

Niveau d’effort
pilotage de projet »

Préparation

Faisabilité Clôture

Chapitre 5

❑ Effet tunnel

❑ ✓
Cycle de projet
Début Durée Fin
Faisabilité Préparation Réalisation Clôture / transfert

1 – C. des charges 1 – C. des charges détaillé 1 – Suivi / pilotage 1 – Livraison/transfert

2 – Charte de projet 2 – Lots de travail 2 – Modifs CdC 2 – Formation MOA

3 – CR, Todo list 3 – Responsabilités 3 – Gestion des risques 3 – Post Mortem

4 – Planning 4 – Prototypage, tests 4 – Réaffectation

5 – Budget / Ressources

52
 Mise en œuvre
(Suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

• Jalonner :
– Découper un objectif final en sous-
objectifs, avec pour chacun une date

Chapitre 5 • Outre les jalons, partagez au moins

❑ Effet tunnel deux autres manières de sortir de
❑ Cycle de projet l’effet tunnel

53
 Pour aller plus loin

• Prise de notes partagées

• Tableaux de gestion prévisionnelle
• analyse financière fichier source
• analyses_cpte_120_et_bilan

54
L’animation de réunions :
une carte conceptuelle

Thomas Briand