GESTION DE PROJET

PLANIFICATION & SUIVI DE

PROJET AVEC MS PROJECT
Servais SIEHI
Consultant en Gestion de projet
et Suivi-Evaluation
07 09 29 10 10
servais.siehi@gmail.com
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PROGRAMME DE FORMATION
Q1 Q2 Q3 Q4

Fondamentaux de la
1 Gestion de projet

2 Cadre Logique

3 MS Project
Planification et Suivi
4 de projet

5 Mind Mapping
 1
Fondamentaux Gestion
de Projet
FONDAMENTAUX
★ PROJET
★ Triangle d’or du projet
★ Profil de projets
★ Parties prenantes
★ Le cycle de vie du projet
PROJET
« Un projet est une initiative temporaire décidée dans le
but de créer un produit, un service ou un résultat unique »
Activité temporaire, avec début et fin.

A un objectif qui se manifeste et se mesure par un livrable=résultat qui

permet de mesurer son succès et qui justifie son utilité

6
Projet et Activités Traditionnelles
Projet
● Fournir un produit nouveau
● Début et fin définis
● Equipe temporaire
● Unicité et complexité du
projet
● Date de fin et coûts totaux
difficiles à prévoir
Activités traditionnelles
● Fournir un produit connu
● Continu
● Organisation stable
● Répétitif et bien compris
● Temps et coût l’expérience
des années antérieures
7
 FONDAMENTAUX
★ PROJET
★ Triangle d’or du projet
★ Profil de projets
★ Parties prenantes du
projet
★ Le cycle de vie du projet

Le triangle d’or représente donc les 3 principales

contraintes du projet.
 Petite taille Grande taille

Fort enjeu
FONDAMENTAUX
Faible enjeu

Livrable immatériel Livrable matériel ★ PROJET

Faible complexité Forte complexité ★ Triangle d’or du projet

Faible degré d’innovation Fort degré d’innovation ★ Profil de projets

Faible autonomie Forte autonomie ★ Parties prenantes

Le projet s’insère L’organisation est ★ Le cycle de vie du projet
dans une organisation construite autour du projet
FONDAMENTAUX
★ PROJET
★ Triangle d’or du projet
★ Profil de projets
★ Parties prenantes
★ Le cycle de vie du projet
Le sponsor = Maître d’ouvrage
● Exprime son besoin, sa demande
● Détermine les enjeux et les objectifs du projet
● Valide les solutions proposées et les livrables
● Valide la plupart des jalons du projet ou participe à FONDAMENTAUX
leur validation
● Clot le projet
★ PROJET
Maître d’oeuvre
● Garant des objectifs fixés en termes de Qualités, Coût ★ Triangle d’or du projet
et Délais
● Sollicite auprès les ressource requises pour le projet ★ Profil de projets
● Veille à l’avancement et met en place des actions
correctives ★ Parties prenantes
● Est l’interlocuteur privilégié du Sponsor
★ Le cycle de vie du projet
Le Chef de Projet
● Anime l’équipe projet pour développer et maintenir
l’implication
● Met en oeuvre les actions d’accompagnement du
changement FONDAMENTAUX
● Rédige et met régulièrement à jour le planning, le
plan d’actions et le tableau de bord
● Rend compte régulièrement de l’avancement du ★ PROJET
projet au Maître d’ouvrage
★ Triangle d’or du projet
Membre de l’Equipe projet
● Réalise les tâches qui lui sont confiées ★ Profil de projets
● Apporte ses connaissances terrain ou techniques.
● Fournit au chef de projet les informations nécessaires ★ Parties prenantes
au pilotage du projet
★ Le cycle de vie du projet
Le cycle de vie du projet

13
INITIALISATION
Cette première phase d'étude et d'analyse se nomme
également : Cadrage, démarrage ou encore
avant-projet.
FONDAMENTAUX
Le projet est initialisé à partir d'un besoin (problème à ★ PROJET
résoudre ou opportunité à saisir), un objectif est défini,
une analyse est menée pour identifier la meilleure façon
★ Triangle d’or du projet
de travailler sur la réponse à apporter.
★ Profil de projets
CONCEPTION ET PLANIFICATION ★ Parties prenantes du
projet
L'équipe projet définit dans le détail ce qui doit être
fait, comment et avec quels moyens. Elle planifie dans ★ Le cycle de vie du projet
le temps les étapes et la mobilisation de ressources.
RÉALISATION
Il s'agit de la mise en oeuvre concrète des éléments
planifiés. FONDAMENTAUX
Le chef de projet contrôle l'avancée des activités, le
respect du planning, des dépenses, des résultats au ★ PROJET
regard du plan projet initial et l'ajuste si nécessaire.
Il suit attentivement le tableau de bord agrégeant les ★ Triangle d’or du projet
principaux indicateurs clés de performance (KPI) pour
s'assurer que l'exécution du projet reste dans les clous. ★ Profil de projets
Régulièrement, il communique avec les parties prenantes ★ Parties prenantes du
: il les tient informées de l'avancée du projet et de toute
dérive majeure. projet
Une fois toutes les opérations réalisées et validées, le
client interne ou externe prend possession des livrables : ★ Le cycle de vie du projet
livraison de solution, formation, etc..
EXECUTION ET CONTROLE
Il s'agit de la mise en oeuvre concrète des éléments
planifiés. FONDAMENTAUX
Le chef de projet contrôle l'avancée des activités, le
respect du planning, des dépenses, des résultats au ★ PROJET
regard du plan projet initial et l'ajuste si nécessaire.
Il suit attentivement le tableau de bord agrégeant les ★ Triangle d’or du projet
principaux indicateurs clés de performance (KPI) pour
s'assurer que l'exécution du projet reste dans les clous. ★ Profil de projets
Régulièrement, il communique avec les parties prenantes ★ Parties prenantes du
: il les tient informées de l'avancée du projet et de toute
dérive majeure. projet
Une fois toutes les opérations réalisées et validées, le
client interne ou externe prend possession des livrables : ★ Le cycle de vie du projet
livraison de solution, formation, etc..
CLOTURE
C'est l'heure du bilan et de l’organisation de la fin des
travaux. Avec un l'objectif : capitaliser sur l'expérience
récemment acquise.
FONDAMENTAUX
Il est important de conclure proprement en organisant une ★ PROJET
réunion dédiée avec les principaux acteurs impliqués :
parties prenantes, équipe projet, utilisateurs clés... Puis
★ Triangle d’or du projet
en rédigeant un bilan de synthèse pour garder en
mémoire les points forts, les points faibles et les leçons à
tirer de cette nouvelle expérience
★ Profil de projets
★ Parties prenantes du
projet
★ Le cycle de vie du projet
 2
Phase de cadrage
CADRE LOGIQUE
“ Phase de cadrage

➔ Cahier de charge, Termes de Références

(TdR) , Cadre logique, PMP
Cadre Logique

➔ Le cadre logique constitue un guide qui

précise les informations devant être
analysées et organisées.
➔ Utile à toutes les phases du projet
19
Le CADRE LOGIQUE permet de répondre à :
 MATRICE CADRE LOGIQUE 4X4
Indicateurs
Logique Sources de Hypothèses
objectivement
d’intervention vérification importantes
vérifiables

Objectifs Globaux

Objectifs
Spécifiques

Résultats

Activités
 Projet de Scolarisation dans le Sahel
Description du projet Indicateurs objectivement Sources et moyens de
vérifiables et quantifiés vérification

Objectif(s) Augmenter le niveau d’alphabétisme chez les enfants • Le taux d’alphabétisme dans la région du Taux d’alphabétisme établi au
dans la région du Sahel. Sahel dépasse les 40 % d’ici à 10 ans. niveau national.
global(aux)

Objectif(s) La scolarisation et les acquis de base augmentent • 300 enfants entre 6 et 14 ans sont • Un enfant est considéré comme
chez les enfants âgés de 6 à 14 ans dans la région du scolarisés à l’issue du projet. "scolarisé" s’il participe à au moins
spécifique(s) Sahel. • 150 enfants entre 6 et 14 ans ont réussi le deux classes par semaine pendant
test de niveau un an.
• Résultats nationaux des tests
d’alphabétisme .

Résultats attendus • Professeurs formés et recrutés. • 5 nouveaux instituteurs recrutés et formés à • Contrat de travail de l’éducation
• Des classes supplémentaires sont organisées dans mi-parcours du projet. nationale.
toutes les écoles • 5 classes supplémentaires organisées par • Evaluation des professeurs à
• Des réunions d’information sur l’alphabétisme sont mois l’issue de la formation
organisées dans chaque village • 6 sessions d’information tenues lors des 6 • Feuille d’émargement.
premiers mois du projet.

Activités à • Organiser une campagne publique de recrutement • 10 professeurs candidats aux postes se • Documents liés au processus de
de professeurs présentent. recrutement
développer • Réaliser des formations auprès des nouveaux • 20 formations sont mises en place • Planning des formations
professeurs •5 logements sont mis à disposition organisées
• Préparer les conditions de travail • 4 lieux ont été mis à disposition dans les • Contrat de location
• Planifier les réunions d’information dans chaque villages.
village. 22
 3
Phase de conception
PLANIFICATION
 Une démarche méthodique en 7
points
1.Déterminer la date de début ou de fin de projet
et les jalons intermédiaires
2.Identifier les tâches (WBS)
PLANIFIER LE
3.Ordonnancer les tâches
PROJET :
4.Estimer la durée des tâches
5.Etablir le planning (PERT & GANTT)
6.Déterminer le chemin critique
7.Valider le planning avec l’équipe et le sponsor
1. Organigramme Technique
2. Tâches, Jalon, Livrable
3. Diagramme PERT
4. Diagramme GANTT
OT ou WBS
Le WBS (Work Breakdown Structure) est une
méthode de découpage hiérarchique
arborescente du projet en composants
élémentaires.
Critères de découpage
On peut découper suivant de nombreux critères :
● Fonctionnalités (mesurer, asservir)
● Sous-ensemble physiques (Boitier A, boitier B)
● Responsabilités industrielles(Sous-traitant X, Sous-traitant Y)
● Types de tâches (Etude, réalisation)
● Spécialités Techniques (Mécanique, logiciel)
● Ressources (Ingénieurs, techniciens, outillage)
● Coûts (devis 1, achat K, Sous-traitance X)
● Maintenance (éléments échangeable, ordre du démontage)
● Documentation (Spécifications, Dossier, Procédures)

29
OT ou WBS
1. Organigramme Technique
2. Tâches, Jalon, Livrable
3. Diagramme PERT
4. Diagramme GANTT
Tâche
Opération à
effectuer dans le
cadre d'un
processus pour
aboutir à un résultat.
Jalon
★ Date clé qui marque une étape
importante et irréversible dans
l’avancement du projet

★ Evénement majeur repéré dans

le planning par une tâche de
durée nulle. (MS PROJET)
Ensemble des Jalons d’un projet

35
Représentation axée sur la logique d’enchaînement
des tâches

1. Organigramme Technique
2. Tâches, Jalon, Livrable
3. Diagramme PERT
4. Diagramme GANTT
1. Organigramme Technique
2. Tâches, Jalon, Livrable
3. Diagramme PERT
4. Diagramme GANTT
 4
GESTION INFORMATISÉE DE
PROJETS par MS PROJECT
PARAMETRAGE
1. Calendrier de travail
2. Mode de tâche
3. Durée, Travail, Capacité
4. Type de tâche
 Ruban

Chronologie

Éditeur de tâches Zone de GANTT

La définition du calendrier
permet d’indiquer les 1. Calendrier de travail

horaires de travail, jour 2. Mode de tâche

3. Durée, Travail, Capacité
travaillés, ainsi que les
4. Type de tâche
périodes chômées
Deux mode sont disponibles quand vous créez une
tâche:
● Le mode automatique
● Le mode manuel

En mode automatique, toutes les données de la tâche 1. Calendrier de travail

sont liées entre-elles et calculées automatiquement
par le moteur de planification de Project lors de tout 2. Mode de tâche
changement.
3. Durée, Travail, Capacité
En mode manuel, les données ne sont pas liées par le 4. Type de tâche
moteur de planification… ce qui n’est généralement pas
ce que vous souhaiterez faire. Ce mode présente
l’intérêt de pouvoir créer des tâches avec certaines
données « non renseignée », ce qui eut être utile en
début de projet quand on n’a encore que peu
d’informations sur ces dernières.
Travail
Effort nécessaire pour réaliser une tâche.

Capacité 1. Calendrier de travail

Quantité de ressources disponibles pour réaliser une
tâche. Tout logiquement, plus la capacité est importante, 2. Mode de tâche
plus la tâche est complétée rapidement.
3. Durée, Travail, Capacité
Durée 4. Type de tâche
Quantité de temps nécessaire pour réaliser la tâche.

Durée = Travail / Capacité

Capacité fixes
On présume que le nombre d’unité affectées à la tâche
est connu et que vous ne souhaitez pas qu’il change,
même si la durée change.

Travail fixe
1. Calendrier de travail
On part du principe que le travail ne change pas, même
2. Mode de tâche
après la modification des durées ou l’ajout de personnes.

Durée fixe 3. Durée, Travail, Capacité

On suppose que la durée ne change pas, même si
davantage de personnes sont affectées à la tâche.
4. Type de tâche

Au commencement du projet on travail toujours en

durée fixe ou en capacité fixe
Planification des tâches
1. Tâche critique
2. Marge libre
3. Marge Total
4. Contraintes
5. Liens de dépendance
 1. Tâche critique
Les tâches qui ne peuvent
2. Marge libre
pas être retardées sans 3. Marge Total
affecter la date de fin du 4. Contraintes
projet . 5. Liens de dépendance
 Retard que l’on peut prendre 1. Tâche critique

dans la réalisation d’une tâche 2. Marge libre

3. Marge Total
sans retarder la date de début
4. Contraintes
de tout autre tâche qui la suit 5. Liens de dépendance
 1. Tâche critique
Retard maximum que pourrait
2. Marge libre
prendre la tâche sans retarder 3. Marge Total
la fin du projet 4. Contraintes
5. Liens de dépendance
 Dès que possible
Le plus tard possible
Début au plus tôt le 1. Tâche critique
2. Marge libre
Début au plus tard le
3. Marge Total
Fin au plus tôt le
4. Contraintes
Fin au plus tard le 5. Liens de dépendance

Doit commencer le
Doit finir le
 Fin Début - FD 1. Tâche critique

Début à fin - DF 2. Marge libre

3. Marge Total
Début à Début - DD 4. Contraintes

Fin à Fin - FF 5. Liens de dépendance

51
PLANIFICATION DES RESSOURCES
& COÛTS
RESSOURCES
Travail

Consommable

Coût
Personne ou équipement nécessaire pour effectuer des
tâches.
Elle se caractérise par sa disponibilité et sa rémunération
Tarif horaire, journalier …. )
Exemple de construction
humaine : Maçons, peintre …
Equipements : pelle mécanique, bétonnière….

Ressource TRAVAIL
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Stock de matériels utilisé pour exécuter des tâches.
Elle se caractérise par son unité (Kg, metre…. )

Exemple de construction
Beton (Kg), carrelage(m²)...
Ciment : Sac, Tonne , Kilo …..
Sable : Brouette, Tonne, Chargement ….

Ressource CONSOMMABLE
55
Charges purement financières assignable à des tâches.
Elles ont un coût fixe .

Exemple de construction
Permis de construire
Plan de construction
Honoraires de l’entrepreneur…

Ressource COÛT
Exécution et suivi des délais
et coûts

1. Planification de référence
2. Date d’état
Contient prévisions concernant
les durées, tâches, ressources,
coûts… du projet
1. Planification de
Elle a pour but de faciliter la référence

comparaison entre prévisions et 2. Date d’état

réalisation
 Tâches achevées

Tâches en retard 1. Planification de

référence
Tâches sans retard 2. Date d’état

Tâche future
BONNES PRATIQUES DE MICROSOFT PROJECT
1. Définir le projet.
2. Entrer et organiser une liste de tâches.
3. Liaisons ou interdépendance des tâches.
4. Affecter les ressources.
5. Entrer les coûts.
6. Afficher les prévisions et leurs détails.
7. Ajuster les prévisions
8. Enregistrer la planification
9. Suivre l’avancement des tâches
10. Suivre le travail réel par ressource
11. Comparer les coûts réels au budget
12. Communiquer les résultats
CONCLUSION