Cours

Gestion de projet

Partie II

LES OUTILS
FONDAMENTAU
X

Pr. KARIM khaddouj

1
 Qu’est ce que nous allons voir dans ce chapitre?

Ce chapitre porte sur les démarches essentielles d’organisation des projets :

• Comment animer une réunion?
• Comment répartir le travail entre les membres de l’équipe,
• Avec qui négocier les objectifs?

Ces outils servent dans la phase initiale de démarrage de projet avant que
les outils avancés (planning, budget, gestion des risques..) ne soient en
place.

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 Maitriser les bases des outils de projet pour

• Mettre en œuvre le PDCA, l’analyse forces/faiblesses

Établir des objectifs •Négocier les livrables avec les acteurs du projet grâce au
triangle qualité/coûts/délais

• Ordre du jour, compte-rendu, animation..

Organiser les réunions • Check-list : efficacité d’une réunion

• Spécifier et répartir le travail

Démarrer en gérant une
Todo list • Éviter l’effet tunnel

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 Plan du chapitre

1. Fixer les objectifs d’un projet

2. Organiser les réunions efficaces

3. Gérer la phase de démarrage

4. Cycle de vie d’un projet

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 1. FIXER LES OBJECTIFS D’UN
PROJET

1. Quelles sont les acteurs du projet?

2. La matrice SWOT

3. Le cycle d’action le PDCA : Plan, Do, Check, Act

4. Qualité-coût-délai

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 1.1. Qui négocie les objectifs: les acteurs du projet/les
parties prenantes (4 catégories)

Ceux qui.. (rôles) Sont les…(qui sont-ils)

… demandent, payent, utilisent, Client, maitre d’ouvrage,
ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur

… pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre…

… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires,

consultants…

… sont concernés par exemple, soutiennent Parrains, population-cible, responsable

ou s’opposent au projet sans y travailler de la maintenance …
…
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 1.2. L’analyse SWOT

Analyse SWOT
Strengths (forces),
Weaknesses (faiblesses),
Opportunities
(opportunités),
Threats (menaces)

Analyse FFPM
Forces,
Faiblesses,
Possibilités,
Menaces

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 1.3. Cycle d’action : le PDCA

La roue de Deming repère les étapes à suivre pour améliorer la

qualité:

Plan : Préparer, planifier (ce que l'on va réaliser)

Do : Développer, réaliser, mettre en œuvre
Check : Contrôler, vérifier
Adjust : Agir, ajuster, réagir
et Act

8
 Plan Do

Check
Adjust/
Act 9
 1.4. Triangle: qualité-coût-délai

Budget : salaires, achats, Délais : un projet est limité

machines, dans le temps : pénalités de
prototype,
prestations externes… retard, date de fin imposée…

Cost Time

Scope
Qualité: spécifications techniques :
fonctions, fiabilité, ergonomie…
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 En
Attention,pratique…
Délais plus courts
0%
• Pour gagner du
temps on dégrade
les coûts et la
qualité.
• Si on veut être plus Cost Time
exigeant sur le
livrable……alors il
faudra accepter
d’attendre et
payer plus cher
de 100 Délais plus longs
%
0% 100
Scope %

11
12
 Mise en œuvre

1. A partir d’un projet ou d’un évènement que vous devez organiser (exemple: la fête
annuelle d’une l’école), vous devrez produire:
• Le tableau des acteurs
• La matrice SWOT
2. pour accélérer ce projet, on propose de simplifier certains livrables
• Quels sont les avantages et inconvénients ?
• Avec qui et comment décider des simplifications à effectuer ?

3. Créez le PDCA d’une action que vous avez menée à partir de ce modèle

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2. ORGANISER DES RÉUNIONS EFFICACES

1. Des réunions utiles ?

2. L’efficacité d’une réunion

3. Les types de réunion

4. Qualité-coût-délai

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 1.2. L’efficacité d’une réunions

Une réunion coûte cher :

 coût = coût salarial horaires X nombre de participants + …

1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ? ( Fixer une date ni trop tôt ni trop tard)
2. Les personnes conviées sont-elles les bonnes ? (Invités inutiles, Experts/décideurs
absents), Une réunion ne s’improvise pas, on y
présente 1/un travail 2/de manière claire
et efficace
3. Préparer la réunion ( 1h de réunion = 4h de préparation)

4. Avant de commencer, balayer les objectifs ( ordre du jour, tour de table, rappel des
livrables et décisions précédentes)

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 1.2. Des réunions utiles ?

• Deux rôles à tenir :

• L’animateur : organisation, efficacité du temps, ordre de traitement
des sujets
• Le secrétaire (assistant) formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le
compte-rendu

• Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?

• Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis
• Check-list d’efficacité d’une réunion

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 1.3. Types de réunions

a. Réunion technique
b. Réunion de chantier
c. Réunion d’avancement
d. Stand-up meeting

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 a. Réunion technique

– Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du

domaine, client…

• But : approfondir des points précis, résoudre un problème

• Séquence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour
la prochaine fois
• Durée : peut prendre du temps !
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 b. Réunion de chantier

• Participants : le chef de projet, les responsables de l’équipe, le

client, les décideurs, le comité de pilotage…
• But : présenter l’essentiel : avancement, résultats ..
• Séquence : ordre du jour, présentation, questions, (délibération),
décisions
• Durée : jamais plus d’une heure

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 c. Réunion interne

• Participants : interne à l’équipe-projet

• But : suivi du planning, entraide, communication et motivation,
détection des blocages
• Séquence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la
prochaine fois
• Durée : attention !

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 d. Stand-up meeting
le lundi et le jeudi,
à la pause de 10h,
max 20 min

– Participants : membres disponibles

– But : faire un point rapide
• Séquence : chacun répond à trois questions
1. Qu’ai-je fais depuis notre dernière réunion ?
2. Que dois-je faire maintenant ?
3. Quelles sont les difficultés rencontrées ?
• Durée : très courte !
Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé
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 Synthèse

Efficacité d’une réunion : quand, avec qui,

préparation, animation Rôles :
Animateur, Secrétaire

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 Mise en œuvre

(suite du projet que vous avez défini au chap. 1)

Préparez la réunion de lancement du projet

• Quel ordre du jour ?
• Qui inviter ?
• Quels documents préparer ?
Quelles autres réunions à organiser ?
• Quel type ?
• Combien ?

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 3. GÉRER LA PHASE DE DEMARRAGE

1. Objectif SMART

2. Fiche de définition : charte de projet

3. La todo list
• Comment opérationnaliser et démarrer
un projet?
• Savoir fixer des objectifs?
• Définir un projet avant de le lancer, se
répartir le travail?

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 Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez
de « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou
1.1. Objectif SMART d’animer tel type de réunion »

Préalable : SWOT,
simple, précis, clair

S Spécifique Pas « diminuer l’absentéisme » mais

« réduire l’absentéisme de 15% »

M Mesurable On n’impose pas un objectif à quelqu’un,

A Accepté on l’aide à le proposer… « comment
d’après vous ? »

R Réaliste & Ambitieux Trop facile  pas motivant

Trop dur  échec, découragement
T défini dans le Temps
Date, échéance « Pour le … »
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 1.2. Fiche de définition; charte de projet

Pourquoi une charte-projet ?

Objectifs de la charte-projet:

1. Donner le « go » : acte de naissance officiel du projet

2. Échanger et formaliser ce que va être le projet : se synchroniser sur le besoin, les
moyens
3. Fixer les « règles du jeu », moyen et légitimité du projet

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 1.2. Fiche de définition; charte de projet

(fiche de définition / project charter)

1. Résumé
2. Cadrage
• Finalités et importance du projet
• Contexte / hypothèses de départ
• Objectifs et résultats
3. Déroulement du projet
4. Organisation / ressources, budget
5. Jalons : échéancier / événements importants
6. Risques et opportunités
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 Charte-projet : cadrage (1/2)
• Finalités et importance du projet
• Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s), quelle utilité pour
chacun d’eux ?
• Adéquation à la stratégie du demandeur
• Contexte
• Historique/contexte, projets précédents, concurrents..
• Analyse SWOT initiale
• Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties prenantes
• Périmètre et limites du projet. Contraintes
• Objectifs et résultats
• Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport d’expertise..
• Principaux éléments du cahier des charges
• Critères et indicateurs mesurables de l’impact

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 Charte-projet : déroulement (2/2)
• Organisation / ressources, budget
• Temps, argent, expertise, mise à disposition de matériel…
• Acteurs (Equipe, chef de Projet, Client, Hiérarchie,
autres..)
• Jalons : échéancier
• Evénements importants
• Principaux risques
• Conditions et hypothèses de démarrage
• Approche succincte : 3-5 scénarios défavorables
• Opportunités
29
Modèle de charte-projet

30
 1.3. La todo list : mise en route et répartition des tâches

• Pas encore d’organisation en place

 Travail à faire entre les réunions ?

• La todo list
1. Définir les tâches
2. « Qui fait quoi »
3. Suivre l’avancement

31
 Gérer une todo list
• GTD Getting Things Done : un processus structuré
1. Collecte
2. Clarification
3. Organisation
4. Revue
5. Action
• Une personne seule :
• Agenda, post-it, écrire sur sa main..
Planifier

• Une équipe :
• Tableau partagé
1. Pour chaque objectif décidé
Action suivante

2. Sa date de réalisation
3. Son responsable
.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir,
priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement,
date de mise à jour… 32
Étape 1 : Se répartir le
travail
Étape 2 : Suivre
l’avancement

33
Résum
é

34
 Mise en œuvre

(suite du projet que vous avez défini)

1. Rédigez les principaux points de la charte-projet

Quelles parties importantes/secondaires ?

2. Rédigez la todo list à l’issue de la réunion de lancement

Qui fait quoi, pour quand ?

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 4. CYCLE DE VIE D’UN PROJET

1. Effet tunnel

2. Cycle de vie d’un projet

Cycle de vie d’un projet

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 1.1. Effet tunnel

Pas de visibilité : impossible de

connaître l’état d’avancement du
projet
SMART
Désintérêt, oubli..
Jour Jour Jour
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
0 1 1

Faut-il attendre que le

travail soit terminé ? Mauvaises surprises
garanties…

Que faire
? 37
 Poser des
jalons !
Objectifs intermédiaires SMART

Jour Jour
2 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
0 1

Deux types de comportements qui créent l’effet

tunnel : le travailleur de la dernière minute et le
faiseur de miracles.
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 1.2. Cycle de vie d’un projet
Niveau d’effort
Préparation
Faisabilité
Début
Faisabilité Préparation
1 – C. des charges 1 – C. des charges détaillé
2 – Charte de projet 2 – Lots de travail
3 – CR, Todo list 3 – Responsabilités
4 – Planning
5 – Budget / Ressources
Réalisation
Clôture
Durée Fin
Réalisation Clôture / transfert
1 – Suivi / pilotage 1 – Livraison/transfert
2 – Modifs CdC 2 – Formation MOA
3 – Gestion des risques 3 – Post Mortem
4 – Prototypage, tests 4 – Réaffectation
39
40
Merci pour votre attention

41