Réf : PR-01/A

MAITRISE DES DOCUMENTS

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SOMMAIRE

1.Objet

2.Domaine d’application

3. Responsabilités

4. Référence

5. Définition et terminologie

6. Type de document et codification

7. Mise en forme des documents

8. Gestion des documents internes

9. Gestion des documents externes

RÉDACTEUR APPROBATEUR
Nom : Nom :
Fonction : Responsable Qualité Fonction: DIRECTEUR GENERAL
Date : Date :
Signature : Signature :

1. Objet
 Réf : PR-01/A
MAITRISE DES DOCUMENTS
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Décrire comment sont élaborés ou revus, approuvés, diffusés et répertoriés les

documents du Système de management de la qualité et de la sécurité
alimentaire.
2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique à tous les documents relatifs au système de
management qualité et la sécurité des denrées alimentaires à savoir.
 Les documents internes,
 Les documents externes.
3. Responsabilités

 Responsable Management Qualité Veille sur l’application de la

présente procédure
 Les responsables des services veille sur le respect de ladite
procédure

4. Référence

 La Norme ISO 22000 V 2005

 La Norme ISO 9000 V 2000

5. Définition et Terminologie

 Procédure : manière spécifiée d’effectuer une activité ou un

processus,

 Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou

apportant la preuve de la réalisation d’une activité,

 Mode opératoire (ou Instruction de travail) : il définit QUI fait QUOI,

OÙ, QUAND, COMMENT,

 Document : Support d’information et l’information qu’il contient

 Processus : Ensemble d’activité corrélées ou interactives qui

transforme des éléments d’entrée en élément de sortie

 Manuel qualité : Document spécifiant le système de management de

la qualité d’un organisme

6. Type de Document et Codification

 L’identification du type de document
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Code à
Type de document
employer
Procédure PR
Instruction IN
Fiche Technique FT
Fiche Poste FP
Formulaire F
Plan PL
 Méthodologie
- Codification des procédures et Plans :
X - Y / Z

X : Type de Document
- : Séparation
Y : Numéro d’ordre
/ : Séparation
Z : Version

Exemple : PR-01/ A :
Vesrion A
Numéro 1
Procédure
- Codification Des autres documents (Instruction, formulaires,…) :

A / B - C / D
A : Type de Document
/ : Séparation
B : Service ou activité
/ : Séparation
C: Numéro d’ordre
/ : Séparation
D : Version

Exemple : F/MG-01/A
Indice de Révision
Numéro d’ordre
Service ou activité
Type de document (Formulaire)

L’identification des services

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Code à
Service
employer
Direction MG
Laboratoire LB
Production PRO
Maintenance MT
Qualité et Hygiène MQ
Ressources Humaines RH
7. Mise en forme des documents
7.1 Rédaction des documents

Toute personne peut rédiger ou proposer la rédaction d’un document pour

l’activité dans laquelle il est compétent

7.2 Vérification & Approbation

Le manuel, les processus et les procédures de gestion sont approuvés par la

direction.
Les autres documents sont approuvés par le responsable de service concerné
Les documents liés à la sécurité alimentaire sont vérifiés et approuvés par
l’équipe de la sécurité alimentaire.
7.3 Présentation des documents
7.3.1 Présentation des procédures

 Page de garde
logo Réf : X-Y/Z
« Titre de Procédure »
Page : x sur y

SOMMAIRE
1. Objet
2. Domaine d’application
3. Responsabilité
4. Référence
5. Définition et Terminologie
6. Description
7. Annexe (Si existe)

RÉDACTEUR APPROBATEUR
Nom : Nom :
Fonction : Fonction:
Date : Date :
Signature : Signature :

 Le contenu
Peut se présenter sous plusieurs formes :
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- Texte : une description détaillée du contenu

- Logigramme (en précisant le Qui, quoi et le comment)
- Tableau

7.3.2 Présentation des formulaires

Deux types de présentation existent :
1) Avec entête identique à la procédure (cf 7.3.1)
2) Autre forme spécifique à l’unité.

8. Gestion des documents internes

8.1 Mise à jour

Différents motifs peuvent entraîner la mise à jour d’un document :

anomalie constatée, amélioration à apporter, un changement de méthode, de
matériel ou de produit, …
Les documents modifiés seront vérifiés et approuvés selon les mêmes
conditions que le document initial.

Toute mise à jour entraîne systématiquement :

 Une modification de l’indice de révision du document,
 La mise à jour de la liste récapitulative de diffusion des documents en
application,
 La version précédente du document mis à jour est détruite, un
exemplaire portant la mention « Périmé » est archivé.

8.2. Diffusion des documents

Elle est effectuée par le Responsable Qualité conformément à la liste
récapitulative de diffusion des documents en application.

8.3. Classement, Archivage et Destruction

Un exemplaire de chaque document se trouve dans des classeurs au
Service Qualité. Ils peuvent y être consultés librement par le personnel.
Pour chaque document, les indices en vigueur sont récapitulés dans la
liste des documents.
Les Formulaires d’Enregistrements se trouvent aux postes concernés.
La destruction des documents est sous la responsabilité du Responsable
Qualité et le responsable concerné.

9. Gestion des documents externes

9.1 Documents Externes Physiques
a- Responsabilités :
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Voir liste des documents externes

b- Réception
A leur réception, les documents externes sont identifiés par la date de réception
et le n° chronologique,

c- Diffusion
Voir liste des documents externes

d- Suivi de l’évolution

Le responsable s’informe des nouvelles parutions des documents sous sa

charge, il tient à jour le registre des documents externes et informe les responsables
concernés par message électronique ou une note sur la nouvelle version.

HISTORIQUE

Date de
Version Description de la modification
révision
A 09/06/07 Création