Notice explicative pour remplir la demande d’inscription

administrative en ligne

Année universitaire 2023-2024

Renseignement des zones de saisie

Lors de votre connexion sur le site Internet, vous devez vous identifiez pour accéder à votre fiche
d’inscription.

- Si vous avez participé à la procédure Parcoursup (sauf si vous avez été inscrit à l’Université
d’Avignon en 2022-2023) : vous devez taper votre nom de famille, votre prénom, votre date de naissance
et votre n° de dossier Parcoursup puis cliquer sur VALIDER.

Le nom de famille est votre nom patronymique (de jeune fille pour les femmes mariées), tapé en
majuscules et sans accent.
Le nom d’usage est le nom d’épouse pour les femmes mariées.
Le prénom est votre premier prénom officiel qui figure sur votre livret de famille, tapé en majuscules et sans
accent.
La date de naissance est tapée sous la forme 01 01 1980.
Le n° BEA (base élève académique) ou INE (identifiant national étudiant) contient 11 caractères (10 chiffres
et une lettre à la fin ou 9 chiffre et 2 lettres à la fin). Il figure sur votre relevé de notes du baccalauréat ou du
BTS.
ATTENTION, l'absence de ce numéro n'est tolérée que dans des cas particuliers (étudiants étrangers ou
études antérieures à 1996). Si vous êtes bachelier ou si vous avez déjà été inscrit dans l’enseignement
supérieur français, vous devez impérativement le renseigner.

- Si vous n’avez pas participé à la procédure Parcoursup et que vous n’étiez pas inscrit à
l’université d’Avignon en 2022-2023, un compte individuel vous a été fourni lors de l’acceptation de votre
demande préalable (validation d’études, fiche d’accueil, dossier de candidature, autorisation d’inscription en
doctorat, CEF, …).
Vous devez alors vous connecter avec l’identifiant et le mot de passe qui vous ont été transmis. Respecter la
casse (minuscule et majuscule) : z n’est pas équivalent à Z.

-Si vous avez participé à la procédure Parcoursup et que vous étiez inscrits à l’Université
d’Avignon en 2022-2023 : vous devez procéder à votre réinscription sur votre ENT.

1- IDENTITE

- Commune de naissance : en majuscules et sans accent.

- Département de naissance : choisir dans la liste proposée, renseigner le code 99 « pays étranger » si
vous êtes né à l’étranger.
- Pays de naissance : indiquer « France » obligatoirement si un département est choisi.
- Photo : pour télécharger la photo d'identité numérique qui figurera sur votre carte d'étudiant, cliquer sur
"choisir une photo" puis sélectionner la photo en cliquant sur "Parcourir". S'affiche alors une fenêtre
d'exploration de votre ordinateur, permettant d'aller chercher la photo dans le dossier où elle se trouve.
Cliquer sur le nom de la photo choisie, l'image s'affichera alors sur votre fiche d'inscription. Elle sera
sauvegardée lors de la validation globale.

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Quelles sont les photos admises pour une carte d’étudiant ?
Les photos fournies doivent être récentes (prises il y a moins de 6 mois) et ressemblantes. Attention : Si les
photos ne respectent pas certaines spécifications, elles seront rejetées.
Luminosité, contraste et couleurs : La photo doit présenter ni surexposée, ni sous-exposée. Elle doit être
correctement contrastée, sans ombre portée sur le visage ou en arrière-plan.
Fond : Le fond doit être uni, de couleur claire.
Tête : La tête doit être nue. Les couvre-chefs, foulards, serre-têtes et autres objets décoratifs sont interdits.
La tête doit être droite et le visage dirigé face à l'objectif
Regard et expression : Le sujet doit fixer l'objectif. Il doit adopter une expression neutre et avoir la bouche
fermée.
Visage et yeux : Le visage doit être dégagé. Les yeux doivent être parfaitement visibles et ouverts.
Lunettes et montures : Si vous avez des lunettes, vous n'êtes pas obligé de les porter sur les photos. Par
contre, si vous les portez, les lunettes doivent respecter les conditions suivantes : la monture ne doit pas être
épaisse ; elle ne doit pas masquer les yeux ; les verres ne doivent ni être teintés, ni être colorés ; il ne doit
pas y avoir de reflet sur les lunettes.
La photo doit être au format d’identité
- type format papier 3 mm 1X 45 mm h soit format écran conservant ce type de proportions en orientation
verticale (140X180 px conseillé)
- visage uniquement
- formats numériques acceptés : jpg et png uniquement
- taille maximum acceptée : 100 Ko

2- ADRESSES

2 adresses :
- Adresse de l’étudiant : où vous pourrez recevoir du courrier tout au long de l’année universitaire.
- Adresse de référence : des parents, si elle diffère de la votre.
- 2 zones de libellé d’adresse et commune : en majuscules et sans accent.
- Pays : ne pas indiquer l’adresse des parents si c’est à l’étranger.

3- RENSEIGNEMENTS DIVERS

- Situation particulière : si vous êtes étudiant en situation d’handicap et que vous souhaitez bénéficier
d’aménagements pédagogiques ou matériels, vous devez contacter le service de santé universitaire au 04 90
16 25 72 ou medecine-preventive@univ-avignon.fr

- Profession des parents : choisir dans la liste proposée. Les demandeurs d'emploi sont codés dans leur
ancienne profession.

4- SCOLARITE ANTÉRIEURE

- Baccalauréat ou équivalent : Les étudiants titulaires de plusieurs baccalauréats français indiqueront le

dernier obtenu ; les étudiants étrangers titulaires d'un baccalauréat étranger complèteront par le code 0031 ;
si vous n'avez pas le baccalauréat, indiquer un code équivalence de type 003+chiffre.
- Année d’obtention du baccalauréat : 4 chiffres.
- Département d’obtention : La modalité 099 concerne les titulaires d’un baccalauréat français ou étranger
ayant passé les épreuves dans un centre d’examen situé à l’étranger.

- Formation ou enseignement suivi l’année précédente : choisir dans la liste proposée.

Il ne s'agit que de la situation de l'année précédente, à l'exclusion de celle des autres années. En cas de non
scolarisation l'année précédente, une des deux modalités suivantes devra être renseignée :
U- non scolarisé-interruption d’études supérieures
T- non scolarisé-interruption d’études au niveau bac : étudiant n’ayant jamais été inscrit dans
l'enseignement supérieur.

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- Type de dernier diplôme obtenu : indiquer le dernier diplôme d’enseignement supérieur (y compris le
baccalauréat) obtenu antérieurement (l’année précédente ou avant).

- Niveau (BAC+) : niveau du dernier diplôme obtenu, de 1 à 6 nombre d’années après le baccalauréat. Ex :
BAC=0, DEUG=2, BTS=2, DUT=2, licence=3, BUT=2, maîtrise=4, master=5, DEA=5, doctorat=6.

- Inscription autorisée grâce à une validation d'acquis et d'expérience (VAE) ou des acquis
professionnels (VAP) : s’il s’agit d’une VAE, fournir la lettre d’acceptation à la candidature. S’il s’agit d’une
VAP, fournir le procès-verbal de la commission pédagogique.

- Etudes poursuivies après le baccalauréat en dehors de l'Université d'Avignon : compléter le

tableau et fournir les pièces justificatives.

5- SCOLARITE 2023-2024

- Régime d’inscription : à choisir dans la liste proposée :

10 FORMATIONINITIALE HORS APPRENTISSAGE : si vous n’avez pas interrompu vos études après le
baccalauréat.
11 REPRISE ETUDES NON FINANCEE SANS CONV : si vous avez repris vos études après une
interruption et dès lors que vous ne bénéficiez pas d’une prise en charge dans le cadre d’un dispositif de la
formation tout au long de la vie.
12 CONTRAT APPRENTISSAGE : si vous êtes titulaire d’un contrat d’apprentissage au moment de votre
inscription. Le contrat doit être signé par l’ensemble des parties.
20 FORMATION CONTINUE HORS CONTRAT PROF : convention avec le service de la formation tout au
long de la vie. Le conventionnement peut être trilatéral (service formation tout au long de la vie, organisme
ou
entreprise et étudiant) ou bilatéral (service formation tout au long de la vie et étudiant).
22 CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION : si vous êtes titulaire d’un contrat de professionnalisation au
moment de votre inscription. Le contrat doit être signé par l’ensemble des parties.

- Autre établissement fréquenté : type de filière dans laquelle une autre inscription est effectuée pour
l’année en cours dans un autre établissement d’enseignement supérieur.

- Etudiant étranger accueilli dans le cadre d'un échange international : choisir dans la liste proposée
si vous êtes un étudiant étranger concerné par un programme d’échange avec l’Université d’Avignon.

- Etudiant partant à l’étranger dans le cadre d'un échange international : choisir dans la liste
proposée si vous êtes un étudiant français concerné par un programme d’échange avec un établissement
étranger.
- Régime spécial d’études : si vous souhaitez bénéficier d’un régime spécial d’études, vous devez
compléter le formulaire correspondant (à demander au service des études et de la scolarité lors de votre
inscription ou ultérieurement). Ne pas renseigner ce champ.

- Inscription(s) demandée(s) :
Diplôme et niveau : seule la formation dans laquelle vous avez été acceptée (via parcoursup ou validation
d’études ou fiche d’accueil ou dossier de candidature…) apparaitra par défaut.

- Droits d’inscription :

00 Paiement plein tarif (les étudiants qui s’inscrivent en DU doivent renseigner ce code)
05 tarif césure : uniquement si vous avez joint en ligne le courrier d’acceptation transmis par le service de la
scolarité.
06 droits différenciés : étudiants de nationalité hors EEE/UE (extracommunautaires) assujettis aux droits
différenciés (cliquer ici).
11 boursier académie : uniquement si vous avez joint en ligne notification d’attribution conditionnelle de
bourse 2023-2024. Dans le cas contraire, le paiement des droits d’inscription doit être réalisé (faire une
demande de remboursement à réception de la notification).

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14 echange erasmus : uniquement les étudiants en échange entrant.
15 pupille nation : sur présentation d’un justificatif.
18 thèse en cotutelle : concerne uniquement les doctorants ayant conclu une convention de cotutelle.
19 contrats d'apprentissage : uniquement si contrat d’apprentissage signé et joint en ligne.
20 inspe : étudiants dont l’inscription principale est réalisée à l’INSPE
24 contrat de professionnalisation : uniquement si contrat de professionnalisation signé et joint en ligne.

En cas d’exonération des droits différenciés, vous devez renseigner l’un des motifs suivants et joindre le
justificatif correspondant :
30 exo partielle: extra com bourse : BGF (bourse du gouvernement français) accordées à des étudiants
de l’Union européenne, EEE, Suisse, Andorre et Monaco.
31 exo partielle: extra com hors périmètre : étudiants extracommunautaires non assujetties aux droits
différenciés (cliquer ici).
32 exo partielle: extra com ambassade : Etudiants extracommunautaires bénéficiant des exonérations
accordées par le MEAE (ministère de l’Europe et des affaires étrangères).
33 exo partielle: extra com partenariat : Etudiants extracommunautaires exonérés partiellement de
droits d’inscription au titre d’un partenariat ou d’un programme d’échanges.
34 exo partielle : extra com établissement : Etudiants extracommunautaires exonérés partiellement par
l’établissement (joindre la décision favorable de la commission d’exonération).

En cas d’exonération totale des droits d’inscription (droits différenciés + droits nationaux), vous devez
renseigner l’un des motifs suivants et joindre le justificatif correspondant :

41 exo totale: extra com bourse : BGF (bourses du gouvernement français) accordées à des étudiants
extracommunautaires.
42 exo extra com établissement : Etudiants extracommunautaires bénéficiant d’une exonération accordée
par la commission d’exonération d’Avignon Université (joindre la décision favorable de la commission).
43 exo totale: extra com partenariat : Etudiants extracommunautaires exonérés de tous droits
d’inscription (zéro euro) au titre d’un partenariat ou d’un programme d’échanges.

6- BOURSES

- Bourse : à choisir dans la liste proposée selon votre situation.

Le code 2, boursier étranger, ne concerne que les étudiants étrangers boursiers du gouvernement français.
Les étudiants boursiers d'une autre académie doivent demander le transfert de bourse du C.R.O.U.S. de
l'académie d'origine au C.R.O.U.S. d'Aix-Marseille.
Si, au moment de votre inscription, vous n'avez pas reçu votre avis d'attribution de bourse du C.R.O.U.S.
d'Aix-Marseille, vous devez vous considérer comme non boursier et régler la totalité des frais d'inscription.
Vous devrez effectuer une demande de remboursement auprès du bureau de la scolarité à réception de la
bourse.

- Echelon de bourse : échelon de 0bis à 7 figurant sur votre avis d’attribution de bourse.
Obligatoire pour les boursiers de l’académie d’Aix Marseille.

-N° d’attestation CVEC (contribution vie étudiante) : saisir le n° qui apparait sur votre attestation délivrée
par le CROUS après acquittement de la contribution. Plus d’info
Vous devez obligatoirement joindre cette attestation au moment de votre inscription. Dans le cas
contraire, nous ne pourrons pas vous inscrire.
Les étudiants en échange international (ex : erasmus), les étudiants inscrits sous le régime de la formation
continue, les étudiants en contrat de professionnalisation, ne sont pas concernés.

Documents à viser à cocher obligatoirement pour valider votre fiche d’inscription :

- Conditions d’assiduité aux cours et aux examens.

- les modalités d’utilisation de la photographie.

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- la charte pour l’usage du système d’information et des services numérique.
- Règlement intérieur de l’université.
- Planning pré-rentrées

Attribution du compte individuel

Si vous avez participé à la procédure Parcoursup et que vous vous connectez pour la première
fois sur le site, après validation de la saisie, un compte individuel vous est attribué.

Vous devez impérativement noter et conserver les références de votre compte. Ce compte vous
servira non seulement à revenir sur votre demande d'inscription, mais il vous permettra également d'accéder
à l'ensemble des services numériques proposés par l'Université : ENT, courrier électronique, compte
utilisateur, bureau virtuel, etc.

Votre mot de passe est strictement personnel et confidentiel et ne doit en aucun cas être divulgué.
Cliquer sur l’icône d’impression pour conserver une version papier de votre compte.

Cliquer ensuite sur OK pour confirmer, avant de continuer la procédure d'inscription, avoir pris note de
l'identifiant et du mot de passe qui vous ont été confiés.

VALIDATION DE VOTRE INSCRIPTION

Après validation de la fiche d’inscription en ligne et dépôt en ligne des pièces, vous devez effectuer le
règlement en ligne de vos droits d’inscription (sauf si boursier).

Pour le paiement : cliquer sur l’icône carte bancaire intitulée Accès au paiement en ligne.
Puis cliquer sur l’icône carte bancaire intitulée Payer, pour être mis en relation avec le site de PAYBOX
SYSTEM, système de paiement sécurisé sur Internet.

Vous pourrez alors transmettre votre inscription en cliquant sur le bouton transmettre.