Prendre un message

Il arrive que l’on doive suggérer à l’appelant de laisser un message pour un collègue absent ou occupé.
Différentes formulations sont possibles.

Exemples :

– Puis-je prendre un message ?

– Puis-je lui faire un message ?
– Est-ce que je peux prendre un message ?
– Désirez-vous laisser un message ?
– Voulez-vous laisser un message ?

Lorsque l’on prend un message, il faut s’assurer de noter correctement les informations et les coordonnées :
adresse, numéro de téléphone, lieu, date, heure précise d’un rendez-vous, etc. Il ne faut pas hésiter à poser
des questions pour clarifier certains points ou pour s’assurer que l’on a bien compris.

Exemples :

– Pouvez-vous me rappeler votre nom ?

– Vous êtes madame... ?
– Qui doit-il demander ?
– Pouvez-vous m’épeler votre nom, je vous prie ?
– Pour quelle entreprise travaillez-vous ?
– C’est à quel sujet, je vous prie ?
– À quel numéro peut-il vous joindre ?
– Quel est votre numéro de téléphone ?
– Y a-t-il un numéro de poste ?
– Quel est l’indicatif régional ?
– Est-ce le 450 ?
– Vous avez bien dit le 418 234-1112 ?
– Pourriez-vous répéter le numéro, s'il vous plaît ?

Pour terminer, on peut reformuler le message afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur et clore avec une
phrase comme : J’ai bien noté ou encore Je vais lui transmettre votre message dès son retour.

Il peut être utile de se servir d’un formulaire conçu spécialement pour prendre des messages téléphoniques.
Vous en trouverez des exemples en consultant l’article
Exemples de formulaire pour message téléphonique

Message téléphonique

Pour
De la part de
Entreprise ou organisme
Téléphone Poste
Téléphone cellulaire Téléavertisseur
A téléphoné Prière de rappeler
A rappelé Meilleur moment pour rappeler
Rappellera
Urgent
Objet de l'appel ou commentaires
Reçu par
Heure Date

Message
Urgent
Pour :
De la part de :
Entreprise ou organisme : Tél. :
Poste :
Téléc. :
Prière d’appeler A rappelé
Rappellera Désire vous voir Autre
Prendre note et Retourner avec Prière de répondre
classer plus de détails
Prendre note et faire À titre de Préparer réponse
suivre renseignement pour signature
 Prendre note et Pour approbation Pour enquête et
retourner rapport
Prendre note et me Pour signature Donner suite
voir
Retourner avec Comme convenu Merci pour votre
commentaires excellente
collaboration
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