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PGI-8YWSl9
Législation et
réglementation
en matière d’archives et
de gestion des documents .
.
une étude RAMP,

accompagnée
de principes directeurs
Programme général d’information et UNISIST
Organisation des Nations Uniés

pour l’éducation, la science et la culture Paris, 1986
Original anglais PGI-85/WS/9
Paris, 1986
LEGISLATION ET REGLEMENTATION EN MATIERE D'ARCHIVES

ET DE GESTION DES DOCUMENTS:
ETUDE RAMP, ACCOMPAGNEEDE PRINCIPES DIRECTEURS
Eric Ketelaar
Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation,
la science et la culture
Notice recommandée pour le catalogue :
Ketelaar Eric
Législation et réglementation en matière d'archives et de gestion des
documents : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs/par
Eric Ketelaar /Tour le/ Programme général d'information et UNISIST.
- Paris : Unesco, 1986. - iii, 83 p. ; 30 cm. - (PGI-85/WS/9).
1. Législation et réglementation en matière d'archives et de gestion des

documents : étude RAMP, accompagnée de principes directeurs.
II. Unesco, Programme général d'information et UNISIST.
III. Programme de gestion des documents et archives (RAMP).
0 Unesco, 1986
TABLE DES MATIERES
Page
PREFACE ............................................................ (iii)
INTRODUCTION ....................................................... 1
1. COMPETENCEET ORGANISATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1 Définition des documents d'archives et des archives en

général ................................................... 5
1.2 Définition des documents et archives publics .............. Il
1.3 Inaliénabilité et imprescriptibilité des archives publiques 13
1.4 Législation/réglementation concernant les archives privées. 15
1.5 Fonctions et organisation des services d'archives publiques 20
1.6 Système national d'archives ............................... 26
1.7 Ministre de tutelle ....................................... 28
1.8 Organe consultatif (Conseil des archives) ................. 29
2. FONCTIONS DE GESTION DES DOCUMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1 Gestion des documents ..................................... 33

2.2 Droit d'inspection ........................................ 38
2.3 Centres de préarchivage ................................... 41
2.4 Tri et élimination ........................................ 42
3. FONCTIONS ET ACTIVITES ARCHIVISTIQUES ........ ........ .. ....... 46
3.0 Introduction .............................................. 46

3.1 Versement ................................................. 46
3.2 Dépôt des publications officielles ........................ 51
3.3 Conservation .............................................. 52
3.4 Classement et description ................................. 54
3.5 Communicabilité ........................................... 57
3.6 Reprographie .............................................. 62
3.7 Personnel ................................................. 65
4. SANCTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.1 Dispositions pénales ............ ......... ............. .... 68

(ii)
Page
5. PRINCIPES DIRECTEURS APPLICABLES A L'ELABORATION D'UNE

LEGISLATION ET D'UNE REGLEMENTATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.0 Introduction ............................................. 70

5.1 Définition des documents d'archives et des archives en
général .................................................. 70
5.2 Définition des documents et archives publics ............. 71
5.3 Inaliénabilité et imprescribilité des archives publiques . 71
5.4 Archives non publiques ................................... 71
5.5 Fonctions et organisation des services d'archives publiques 71
5.6 Système national d'archives ............................... 74
5.7 Ministre de tutelle ....................................... 74
5.8 Organe consultatif (Conseil des archives) ................. 74
5.9 Gestion des documents ..................................... 74
5.10 Droit d'inspection ........................................ 75
5.11 Centres de préarchivage ................................... 75
5.12 Tri et élimination ........................................ 75
5.13 Versement ................................................. 76
5.14 Dépôt des publications officielles ........................ 76
5.15 Conservation .............................................. 76
5.16 Classement et description ................................. 76
5.17 Communicabilité ........................................... 76
5.18 Reprographie .............................................. 76
5.19 Personnel ................................................. 77
5.20 Sanctions ................................................. 77
6. BIBLIOGRAPHIE ........ .. .................................. ...... 78

(iii)
PREFACE
Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, et plus particulièrement
des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des
documents et de l'administration des archives, la Division du Programme géneral
d'information de 1'Unesco a mis au point un programme à long terme coordonné, le
Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management
Prograrrme, RAMP).
Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme
général d'information lui-même. Il comprend ainsi des projets, des études et d'autres
activités destinés à :
1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans concernant

l'information (aux niveaux national, régional et international).
2. Promouvoir et diffuser les méthodes, règles et normes pour le traitement

de l'information.
3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information.
4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les

domaines de l'éducation, de la culture et de la connnunication, des sciences
exactes et naturelles et des sciences sociales.
5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des

utilisateurs de l'information.
La présente étude, établie aux termes d'un contrat passé avec le Conseil inter-
national des archives (CIA), est destinée à aider les spécialistes de la politique
et de la planification de l'information, les responsables auxquels il incombe de
proposer, de rédiger et de réviser les lois et les règlements administratifs, et
plus particulièrement les archivistes et les spécialistes de la gestion des
documents à créer et à mettre au point des systèmes et des services modernes
d'archives et de gestion des documents courants, au sein de l'administration
publique, notamment. A partir d'une analyse des lois et règlements en vigueur dans
près de 120 pays, l'auteur propose un ensemble de directives concernant l'élabo-
ration ou la révision des textes légaux et administratifs sans lesquels il ne
saurait y avoir de systèmes et services d'archives viables.
Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et

doit être adressée à la Division du Programme général d'information, Unesco,
7, place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse
d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.
- 1 -
INTRODUCTION
1. La présente étude est destinée à aider les responsables des politiques et de la

planification de l'information, les personnes qui s'occupent de proposer,
rédiger et réviser les lois et les règlements administratifs, et surtout les archi-
vistes et les spécialistes de la gestion des documents, à créer des systèmes et
services modernes de gestion des archives et des documents, notamment dans l'admi-
nistration publique, à les développer et à les évaluer. A partir d'une analyse des
lois et règlements en vigueur dans près de 120 pays, l'auteur conclut son étude en
proposant un ensemble de principes directeurs destinés à guider l'élaboration ou la
révision des instruments législatifs et administratifs sans lesquels il ne saurait y
avoir de systèmes et services d'archives viables.
2. L'Unesco et le Conseil international des archives (CIA) s'occupent de légis-

lation archivistique depuis de nombreuses années, et l'assistance qu'offre
1'Unesco pour la mise en place d'infrastructures de gestion des archives et des
documents comporte généralement des conseils sur la législation à adopter en la
matière (1). L'Unesco et le CIA ont également patronné ou organisé des séminaires
régionaux destinés à mieux faire prendre conscience aux archivistes et aux adminis-
trateurs des différentes régions du monde de l'importance de la législation archi-
vistique. Un manuel d'archivistique tropicale, élaboré sous l'égide du CIA et publié
en 1968 avec la coopération de l'Unesco, comporte un chapitre sur les principes de
législation et de réglementation archivistiques, dont l'intérêt reste entier (2).
3. En outre, le CIA a consacré quatre volumes de sa revue Archivum (de 1967 à

1971) à la publication de textes de lois nationales d'archives du monde entier;
un cinquième volume, constituant une mise à jour des précédents, a paru en 1982. Au
cours de la décennie écoulée, 20 pays ont adopté des lois fondamentales nouvelles en
matière d'archives. Cela "traduit de façon éloquente l'ampleur du mouvement de réno-
vation et de prise de conscience archivistique qui se poursuit sous nos yeux, mouve-
ment dans lequel l'action de 1'Unesco et du Conseil international des archives joue
évidemment un rôle de premier plan" (3).
4. Un nouveau pas a été fait vers l'harmonisation des législations sur les archives
avec la publication par l'Unesco, en 1972, du Projet de loi d'archives type, de
S. Carbone et R. Guêze. Toutefois, cet ouvrage, trop inspiré de la législation archi-
vistique latine et plus précisément italienne, n'est pas d'un intérêt direct pour les
pays dont l'expérience est différente (4).
5. En 1972, une consultation d'experts sur la planification des services nationaux

d'archives, organisée par l'Unesc0, recommandait la réalisation d'une étude sur
la planification des infrastructures d'archives, comportant des principes directeurs
en matière de législation et de réglementation. S'inspirant notamment de ces recom-
mandations, B. Delmas, coauteur avec J.H. d'0lier de Planification des infrastruc-
tures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives (1975) (5), a
proposé dans sa contribution audit ouvrage quelques normes en matière de législation
et de réglementation des archives et un schéma de loi d'archives type,
6. Enfin, la publication Unesco de 1977, Institution d'un cadre législatif pour la

mise en place du NATIS (6) - dénommée dans la suite du texte Directive NATIS -
contient une liste récapitulative des points à prendre en considération dans la
législation devant régir un système national d'archives. Ces points sont traités par
A.W. Mabbs sous deux chapitres intitulés respectivement "Législation relative aux
documents publics et aux archives nationales" et "Coordination des services nationaux
d'archives", où sont indiqués des critères généraux pouvant être appliqués pour
l'élaboration d'une législation en matière d'archives. Ces deux chapitres sont d'un
intérêt certain pour tout archiviste ou administrateur; ils s'appuient sur une
analyse des législations existantes vues par un professionnel et sur une longue
expérience des besoins archivistiques, en particulier dans les pays en développement.
-2-
7. Toutes les études précitées ne font référence aux textes de lois publiés dans
Archivum ou ailleurs que de façon très générale. Pour une meilleure compré-
hension et une synthèse plus complète, il était indispensable d'analyser et de
comparer les iegislations en vigueur. Le volume 28 d'Archivum récemment paru a élargi
le champ offert à cette analyse. A l'instar de plusieurs des études antérieures, la
présente étude comporte une liste récapitulative des points à prendre en considéra-
tion dans la législation archivistique, et des principes directeurs à cet égard.
Cependant, dans le cas présent, ces directives RAMP s'attachent davantage à des
points déterminés de législation concernant la gestion des documents d'archives; on
y trouvera, par ailleurs, l'expression d'une préférence pour telle ou telle solution
dans des situations données. Y sont également indiquées les dispositions jugées
indispensables - par opposition à celles qui sont simplement souhaitables ou facul-
tatives - en fonction des conditions existant dans le pays considéré, une attention
particulière étant accordée aux traditions archivistiques et aux pratiques adminis-
tratives du pays.
8. L'analyse des lois et règlements en vigueur est essentiellement fondée sur les
textes publiés dans Archivum. Ces textes passent cependant sous silence certains
détails de l'organisation interne et du fonctionnement des services d'archives, les
règles applicables à la formation professionnelle et au statut du personnel des
archives et le détail des règles de sélection, de versement, de classement et
d'inventaire des documents d'archives. A la demande de l'auteur, des renseignements
ont été fournis sur ces différents points, pour certains pays, par les personnes
suivantes :
Argentine L.R. Mendez, chef de département, Archives nationales
Canada W.I. Smith, archiviste fédéral
France M. Duchein, inspecteur général des Archives nationales
Hongrie J. Molnar, directeur des Archives nationales
Roumanie 1. Gal, directeur général des Archives nationales
Sénégal S. Mbaye, directeur des Archives nationales
Suisse 0. Gauye, directeur des Archives fédérales
9. Ont également été consultés, outre les lois publiées dans Archivum et les publi-
cations indiquées dans la bibliographie, les documents ci-après :
- Archives Bill 1983 (Australie);
- Projet de loi fédérale d'archives (République fédérale d'Allemagne);
- Décret royal concernant la gestion des documents d'archives, 1980 (Pays-Bas);
- Archives and Records Management Act de Rhode Island (Etats-Unis d'Amérique)

(projet> ;
- Ordonnance 19641504 concernant l'utilisation de documents écrits dans les

affaires publiques (Suède);
- Presidential Records Act (Loi sur les archives présidentielles), 1978

(Etats-Unis d'Amérique), 44 USC, chapitre 22;
- Loi sur les archives publiques, 1972 (Chypre).

-3-
10. L'Unesco a invité M. Duchein (France), A.W. Mabbs (Royaume-Uni) et F. Pusceddu

(Italie) à lui soumettre leurs commentaires sur le manuscrit de la présente
étude. L'auteur a également communiqué ce manuscrit à un certain nombre de collègues
qu'il a priés de vérifier que leur législation nationale avait été correctement
interprétée. Il s'agit des personnes suivantes :
Allemagne (Rép. féd. d') H. Booms, président des Archives fédérales
Argentine C.A. Garcia Belsunce, directeur général,

Archives nationales
Canada W-1. Smith, archiviste fédéral
Etats-Unis d'Amérique R.M. McReynolds, chef adjoint (branche judiciaire,

financière et sociale de la Division des archives
civiles), National Archives and Records Service
Hongrie J. MolnAr, directeur du Département des archives du

Ministère de la culture et de l'éducation
Malaisie Z. Hanum Nor, directeur général, Archives nationales
Pologne M. Wojciechowski, directeur général, Archives d'Etat
République démocratique R. Leipold, directeur, Administration des archives

allemande de 1'Etat
Sénégal S. Mbaye, directeur, Archives nationales
Suède N. Rosqvist, chef de section, Archives d'Etat
Tchécoslovaquie V. Sykora, directeur, Administration des archives
URSS F.I. Dolgih, directeur général, Administration

centrale des archives près le Conseil des ministres
Les remarques et suggestions formulées par ces experts ont été extrêmement
utiles à l'auteur.
Il. Aux fins de la présente étude, la distinction suivante est établie entre lois
et règlements. La loi est édictée par la plus haute instance législative du
pays (ou, dans une structure fédérale, des Etats), dans la forme prévue par la
constitution. Les règlements peuvent s'entendre comme l'ensemble des dispositions
relatives à l'exécution de la loi proprement dite, c'est-à-dire des textes d'appli-
cation édictés par le corps législatif (le Parlement, avec la collaboration de
l'exécutif). Des règlements peuvent toutefois être promulgués par toute adminis-
tration investie de pouvoirs réglementaires (7). Dans la présente étude, le terme
législation sera souvent employé au sens large, pour désigner à la fois la loi
proprement dite et les règlements.
12. Lorsqu'il est fait référence à des lois ou règlements archivistiques d'un pays
donné qui ont été soit publiés dans Archivum, soit mentionnés au paragraphe 9,
seules les citations sont localisées avec précision. L'attention du lecteur est
appelée sur le fait que les textes juridiques rédigés en d'autres langues que
l'anglais, le français, l'allemand, l'italien ou l'espagnol ont été traduits dans
l'une de ces langues pour être publiés dans Archivum. Lorsqu'un texte y figure dans
une langue autre que l'anglais, l'auteur de la présente étude lui a substitué sa
propre traduction établie non pas à partir du texte original, mais à partir de la
-4-
version linguistique publiée dans Archivum". Les noms de pays cités par l'auteur le
sont sous leur forme courte, conformément à la norme internationale ISO-3166-1981.
* Il arrivera donc au lecteur de l'édition en langue française du présent document

de se trouver - pour certains textes dont Archivum ne donne pas de version
française - devant une double traduction (notamment dans le cas de la légis-
lation des pays socialistes). (N.d.T.)
NOTES SE RAPPORTANTA L'INTRODUCTION
(1) Deux exemples récents : C.V. BLACK, Grenada; archiva1 development

(FMR/PGI/81/182) (Unesco, Paris 1981); F.B. EVANS, The Republic of Cyprus :
development of an archiva1 and records management programme (FMR/PGI/81/166)
(Unesco, Paris 1981) (PP/1981-1983/5/10.1/03).
(2) BAUTIER, Principes de législation des archives (voir la bibliographie pour une
référence complète).
(3) Introduction à Archivum, vol. 28, p. 16.
(4) Pour une étude critique de cette publication, voir SC NEWTON, Journal of the
Society of Archivists, vol. 4, no 8 (octobre 1973), p. 654-659. Le projet de
loi type est reproduit,dans une large mesure, dans la loi d'archives algérienne
de 1977.
(5) DELMAS, Archives.
(6) Institution d'un cadre législatif pourla miseen place duNATIS ("Directive NATIS").
(7) BALJTIER,Principes de législation des archives, p. 33.
-5-
1. COMPETENCEET OSGANISATION
1.1 Définition des documents d'archives et des archives en général
13. Dans un certain nombre de pays, on établit une distinction entre documents
d'archives (records) et archives. Les documents d'archives peuvent être définis
comme :
des documents contenant une information, quels que soient leur date, leur forme
et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de
leur activité (1).
Les archives sont une fonction des documents d'une organisation ou d'un individu.
On peut les définir comme :
l'ensemble des documents,soit conservé par leur créateur ou ses successeurs pour
leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en
raison de leur valeur archivistique (2).
Dans des pays tels que la Belgique, l'Espagne, la France, l'Indonésie, l'Italie,
les Pays-Bas et la Yougoslavie, le terme archives recouvre à la fois les deux
notions, mais les textes juridiques font parfois la distinction entre archives
"courantes" (ou "administratives", ou encore "dynamiques") et archives "historiques"
(ou "définitives") (3).
Il convient d'observer que selon les définitions de certaines législations, les

archives peuvent être aussi bien d'origine publique que d'origine privée.
14. Les législations en vigueur donnent des archives les deux types de définition
suivants :
Ci> soit une définition générale en fonction de l'objet ou de la provenance;
(ii) soit une définition générale en fonction de l'organisme détenteur.
Il existe aussi des lois qui ne comportent aucune définition des archives, mais
énumèrent les différentes catégories de documents considérés comme documents
d'archives.
15. Les.définitions légales fondées sur l'objet ou la provenance correspondent plus

ou moins à la définition admise par la profession, à savoir "des documents
contenant une information, quels que soient leur date, leur forme ou leur support
matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service
ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (4).
Cette définition est très proche de celle de la législation fédérale des

Etats-Unis d'Amérique, qui vise uniquement les archives publiques :
Par "documents d'archives", il faut entendre tous les livres, papiers, cartes,
photographies, documents sur support informatique, et autres matériels docu-
mentaires, quels qu'en soient la forme physique ou les caractéristiques,
produits ou reçus par une administration du gouvernement des Etats-Unis
d'Amérique en application de la loi fédérale ou à l'occasion de la conduite
d'affaires publiques, et conservés ou propres à être conservés par cette admi-
nistration ou son successeur légitime en raison de leur valeur de témoignage
sur l'organisation, les fonctions, les politiques; les décisions,les procédures,
les opérations ou d'autres activités du gouvernement, ou encore en raison de la
valeur d'information des données qu'ils contiennent (5).
-b-
On trouve des définitions voisines dans les législations des pays suivants :
Canada, Fidji, Libéria, Nouvelle-Zélande, Philippines, Porto Rico et, aux Etats-Unis,
dans celles des Etats de l'Illinois, de l'Ohio et du Wisconsin.
16. Si ces définitions mettent l'accent tant sur la valeur de témoignage que sur la
valeur d'information des documents, d'autres s'en tiennent à la valeur d'infor-
mation. Selon la loi yougoslave, sont considérées comme archives :
tous les documents, en original ou en reproduction (écrits, dessins, imprimés,

photographies, films, documents phonographiques ou autres) qui sont importants
pour 1'Histoire et pour d'autres domaines scientifiques, pour la culture en
général et pour d'autres besoins sociaux, et qui ont été produits par le travail
des anciens organes et organisations d'Etats... (6).
La loi hongroise, pour sa part, considère comme documents d'archives :
les documents ayant une valeur historique notable, du point de vue de l'éco-
nomie, de la société, de la politique, du droit, de la défense nationale, de la
science, de la technique, de la culture, etc. (7).
Cette définition très vaste est précisée dans un décret gouvernemental qui
définit ainsi les archives :
tout texte écrit, série de données chiffrées, carte, plan, notation musicale,
créés par le fonctionnement d'un organisme ou l'activité d'une personne, quels
que soient le support, la forme et le procédé graphique de ces documents (8).
En Tchécoslovaquie, la loi dispose que :
les documents d'archives sont tous les documents, écrits, iconographiques,

sonores ou autres, créés par le fonctionnement d'un organe ou organisme public
ou par l'activité d'une personne et qui, en raison de leur intérêt historique,
politique, économique ou culturel, possèdent une valeur documentaire durable (9).
17. Certaines législations définissent les documents d'archives comme le produit des
activités exercées, sans rien dire de leur valeur de témoignage ni de leur
valeur d'information; c'est le cas en Malaisie et à Singapour, où sont considérés
comme archives publiques :
les papiers, documents, inscriptions, registres, textes imprimés, livres,

cartes, plans, dessins, photographies, microfilms, films cinématographiques et
enregistrements sonores de toute nature, officiellement reçus ou produits par
tout service public dans l'exercice de ses activités, ou par tout responsable
ou agent d'un service public dans l'exercice de ses fonctions officielles (10).
La loi d'archives française est conçue sur le même modèle :
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur
forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique
ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice
de leur activité (11).
La loi d'archives du Lesotho comporte une définition comparable :
Par "archives", il faut entendre toute pièce ou document reçu ou créé par un
service de 1'Etat ou une administration publique dans l'exercice de ses acti-
vités dont il ne doit pas être disposé, de par sa nature ou en vertu d'une
autre loi, autrement que ne le prévoit la présente loi.., (12).
-7-
De même que la législation indonésienne, qui définit ainsi les documents

d'archives :
les documents de toute forme, isolés ou groupés, créés ou reçus par les insti-
tutions publiques et les organes gouvernementaux dans le cadre de l'exécution
des activités de 1'Etat (13).
La loi d'archives néerlandaise donne une définition très brève, mais accep-
table : "On entend par "pièces d'archives" les pièces reçues ou établies par les
organismes publics et destinées de par leur nature à être conservées par eux" (14).
Le Za'ire, à une définition similaire, ajoute : "du fait de leurs activités" (15).
Dans la législation de 1'Etat de Victoria (Australie), on entend par "archives
publiques" :
(a) tout document produit ou reçu par un fonctionnaire public dans l'exercice
de ses fonctions; et
(b) tout document produit ou reçu par un tribunal ou une personne agissant
judicieusement dans 1'Etat de Victoria, à l'exclusion des documents dont
une personne physique ou morale autre que la Couronne ou un service public
a la pleine propriété (16).
18. Toutes les définitions qui précèdent mettent l'accent sur la provenance des
documents d'archives, par opposition aux documents historiques. A l'inverse, il
est des législations où la définition des archives ne mentionne pas cette propriété
essentielle. C'est une définition de ce type, mettant sur le même plan documents
d'archives et manuscrits historiques (17), qui figure dans le projet de loi type de
Carbone et Guêze :
Le patrimoine historico-archivistique national comprend les sources documen-

taires des organes législatifs, judiciaires et administratifs de 1'Etat; des
services publics autres que d'Etat; d'organismes privés et de particuliers; les
documents des notaires; les sources documentaires, quelles qu'en soient la
nature et la provenance, que les services compétents de l'administration des
archives estiment présenter un grand intérêt historique (18).
19. La législation des pays socialistes est basée sur la notion de "fonds d'archives
d'Etat". Aux termes de la loi soviétique, le Fonds d'archives d'Etat de l'URSS
"est l'ensemble des documents appartenant à 1'Etat et ayant une valeur politique,
économique, scientifique, socioculturelle ou historique..." (19).
Le Fonds d'archives d'Etat de l'URSS est formé par :
(a) les documents provenant du fonctionnement des établissements, organisations

et entreprises existant ou ayant existé sur le territoire national de
l'URSS...
(b) les documents provenant des . . . institutions . . . soviétiques se trouvant ou

s'étant trouvés à l'étranger...
(d) les documents personnels devenus propriété de 1'Etat soviétique... (20).
20. Dans la législation des Bahamas, du Botswana, de la Gambie, du Ghana, du

Nigéria, de la Sierra Leone, de la Zambie et du Zimbabwe, le critère de défi-
nition des archives publiques est la conservation plutôt que la provenance :
-. .~. ----~ --
-8-
par "archives publiques" ou "documents d'archives", on entend l'ensemble des

documents publics, archives, documents et autres pièces historiques quels qu'en
soient le type, la nature et la désignation, qui sont conservés par un ministère
ou qui viendraient, après l'entrée en vigueur de la présente loi, à être versés
aux Archives publiques ou acquis par celles-ci (21).
21. Aux termes de la première annexe à la Loi d'archives du Royaume-Uni (Public

Records Act), les archives publiques sont constituées par :
les documents ministériels appartenant à Sa Majesté, . . . et notamment :
(a) les documents produits ou conservés par un ministère du gouvernement de

Sa Majesté au Royaume-Uni, ou
(b) les documents émanant de tout service, commission ou autre organe ou éta-
blissement relevant du gouvernement de Sa Majesté situé sur le territoire
du Royaume-Uni (22).
Ce qui signifie que, pour constituer des archives, les documents doivent être
créés ou conservés par le gouvernement de Sa Majesté et appartenir à la Couronne.
Cette dernière condition est impérative. Cette formulation a pour effet d'exclure
les documents émanant des sociétés nationalisées et de nombreuses institutions semi-
publiques ayant la personnalité morale. Elle signifie également que les documents
créés par des ministères et qui appartiennent au gouvernement de Sa Majesté restent
- sauf disposition contraire - documents d'archives publics, même si un particulier
vient à en avoir la garde (23).
22. La loi israélienne considère comme archives tous les documents "qui sont en la
possession d'une institution de 1'Etat ou d'une collectivité locale quelle
qu'elle soit, à l'exception des documents n'ayant aucune valeur de source", ainsi
que les documents
où qu'ils se trouvent, qui présentent un intérêt pour l'étude de l'Histoire, du

peuple, de 1'Etat ou de la société /d'Israël-Ï ou qui sont associés à la mémoire
ou aux activités de personnes de renom (24).
23. Une troisième méthode pour définir les archives consiste à énumérer les
différentes catégories de documents considérées comme en faisant partie. La
législation guatémaltèque vise les "documentos historicos", qui comprennent :
1. Les documents établis par les autorités civiles, militaires, religieuses ou

municipales - qu'il s'agisse d'originaux, de copies, de brouillons ou de
photocopies, avec ou sans signature - qui sont d'intérêt public.
2. Les sceaux, mémoires, registres et livres qui rendent compte des activités
de services publics ayant fait partie de l'Etat, et qui datent de plus de
50 ans.
3. Les plans, relevés topographiques et cartes géographiques terrestres,

maritimes et aériennes, totales ou partielles, du territoire de la République
qui datent de plus de 50 ans.
4. Les publications périodiques, parchemins, diplômes, mémoires, lettres privées,

autobiographies et correspondances pouvant contribuer à élucider l'histoire du
Guatemala et de l'Amérique centrale.
5. Les photographies, dessins, peintures, manuscrits, gravures et imprimés

traitant des grands événements de l'histoire de la nation guatémaltèque ou
de l'Amérique centrale, des particularités de l'isthme, ou encore décrivant
des personnalités d'Amérique centrale.
-- .-- --.- ---- - . -- -.-“._l.ll ___-. -.. -- ..-.

-9-
6. Les imprimés dont la préservation est indispensable à la connaissance de

l'histoire centraméricaine.
7. Les documents émanant de l'étranger qui se rapportent à l'histoire de

l'Amérique centrale (25).
24. En Suisse, les Archives fédérales sont le dépôt central où sont versés "tous
les actes de valeur permanente" des institutions fédérales. Cette disposition
a été développée dans une instruction où figure une énumération des documents
d'archives :
- instruments (par exemple traités, instruments notariés);
- actes, comprenant :
. "les écritures proprement dites" (lettres, rapports, procès-verbaux, avis,

notes et autres);
. supports d'enregistrements informatiques (bandes et disques magnétiques,

cartes perforées, etc.);
. documents iconographiques (cartes, plans, dessins, films, photographies,

affiches, etc.);
. documents audiovisuels (disques, bandes sonores et vidéo), aussi bien que :
. documents imprimés (livres, journaux, brochures, convocations, etc.);
- registres et fichiers, s'entendant des instruments de recherche des archives

courantes... et autres registres et fichiers (26).
Conclusion
25. En résumé, la définition des archives dans les textes en vigueur varie énor-
mément selon les hypothèses de départ. Certaines lois englobent, dans leur
définition du moins, aussi bien les documents privés que les documents publics. Une
distinction est parfois faite entre documents d'archives et archives. Seules les
définitions qui incluent parmi les attributs des documents d'archives leur qualité
essentielle de produit de l'activité d'un organe donné (critère de provenance)
paraissent acceptables en archivistique moderne. Une définition de ce type peut,
mais ce n'est pas obligatoire, inclure le critère de la valeur de témoignage ou de
la valeur d'information, notion solidement ancrée dans la théorie archivistique des
Etats-Unis d'Amérique et du Canada.
La définition des archives doit être valable indépendamment de la forme ou du

support. Toute énumération des formes possibles a tendance à s'e périmer à mesure que
le progrès technologique fait apparaître de nouveaux supports (27).
Une énumération de différentes catégories de documents considérés comme archives

peut illustrer la définition, mais ne remplace pas une définition juridique en bonne
et due forme.
- 10 -
NOTES SE RAPPORTANTAU CHAPITRE 1.1
(1) Dictionnaire de terminologie archivistique, no 387 (1).

(2) D'après le Dictionnaire de terminologie archivistique, no 33 (1).
(3) France (Archivum, vol. 28, p. 199-200) : archives courantes, archives
intermédiaires, archives définitives.
Hongrie (information communiquée par J. Molnar, directeur du Département des
archives au Ministère de la culture et de l'éducation) : irratar (archives
courantes), 1evéltAr (archives historiques).
Indonésie (Archivum, vol. 20, p. 171 et expérience personnelle de l'auteur)
arsip dinamis (archives vives), arsip statis (archives statiques).
Yougoslavie : Archivum, vol. 19, p. 198.
Le projet de loi fédérale sur les archives de la République fédérale
d'Allemagne distingue entre Unterlagen (documents) et Archivgut (archives).
Voir en outre : E. LODOLINI, "Archivio" : un concetto controverse nella
dottrina e nelle leggi, Rassegna degli Archivi di Stato, vol. 40 (1980),
p. 9 à 45.
(5) Archivum, vol. 28, p. 423 (traduction).
(6) Archivum, vol. 19, p. 200.
(10) Archivum, vol. 20, p. 209 et 227 (traduction).
(11) Archivum, vol. 28, p. 191.
(15) Archivum, vol. 28, p. 431.
(17) Dans la tradition archivistique des Etats-Unis et du Canada, le terme
"manuscrit" désigne également des documents reçus de sources non officielles
ou des documents d'archives créés par des particuliers.
(18) CARBONE et GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 123.
(22) Archivum, vol. 17, p. 189-190 (traduction).
(23) Informations communiquées par A.W. Mabbs, ancien Conservateur des Archives
publiques du Royaume-Uni.
(26) Weisung betreffend die Abgabe von Schriftgut an das Bundesarchiv, 1970
-
(3e impression, 1980) /traduction de l'aute-/; Ire impression dans Archivum,
vol. 19, p. 151. -
(27) EVANS, Cyprus, paragraphe 3.9.
- 11 -
1.2 Définition des documents et archives publics
26. Nous avons vu que certaines définitions des documents d'archives figurant dans
les législations en vigueur ne distinguent pas entre documents publics et
documents privés. En pareil cas, il peut être nécessaire de préciser le champ de la
notion d'organisme public, précision qui, cependant, peut aussi figurer dans les
textes législatifs ou réglementaires ne définissant que les archives publiques.
Les lois en vigueur tendent à définir'les archives publiques par référence :
Ci> soit à leur origine (par exemple, documents créés ou reçus par un service
public) (1);
(ii) soit à leur propriété ou leur garde (par exemple, documents qui sont la
propriété de 1'Etat ou du gouvernement) (2).
Dans ces deux types de législation, les organismes publics font l'objet :
(4 soit d'une définition générale, éventuellement illustrée par des exemples;
(b) soit d'une définition générale assortie d'une disposition régissant

l'application de cette définition générale à des organismes particuliers;
cc> soit encore d'une énumération.
27. Dans un certain nombre de législations, les archives publiques sont définies
par référence à leur origine; c'est le cas dans les pays suivants : Cameroun,
Canada, Etats-Unis d'Amérique, Fidji, Hongrie, Indonésie, Lesotho, Malaisie,
Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Philippines, Porto Rico, Soudan et Yougoslavie. La loi
comporte alors une définition très générale de l'organisme public : pour la loi
malaisienne, par exemple, il s'agit de "tout ministère, commission, conseil,
entreprise parapublique, municipalité, ou tout autre service relevant du gouver-
nement de la fédération ou d'un Etat..." (3).
La loi d'archives indonésienne vise les documents des institutions d'Etat et

des organismes publics. Le texte explicatif officiel précise que les institutions
d'Etat sont celles qui sont désignées par la Constitution de 1945 et que par
"organismes publics", il faut entendre :
(a) l'ensemble de l'appareil gouvernemental, y compris les entreprises

commerciales dont le capital provient en partie ou en totalité des
pouvoirs publics; et
(b) les organismes publics qui doivent faire ou ont fait l'objet d'une fusion
au moment de la proclamation de la présente loi.
On trouve dans la législation du Royaume-Uni une disposition comparable au

sujet des institutions dissoutes, de même que dans la loi d'archives néerlandaise :
L'expression "organismes publics" comprend également :
(a) les fonctionnaires de ces organismes, les services publics, les entreprises
et institutions publiques ainsi que leurs fonctionnaires;
(b) les organismes publics supprimés avant ou après l'entrée en vigueur de la

présente loi (5).
----
- 12 -
28. La deuxième formule (définition des archives publiques par référence à leur
propriété ou leur garde) est celle qu'on trouve notamment dans les législations
des pays suivants : Belgique, Egypte, Espagne, Gambie, Ghana, Israël, Maurice,
Nigéria, Rhodésie, Royaume-Uni, Sierra Leone et Zambie.
29. Le statut de certains organismes publics peut changer et il peut se créer de

nouveaux organismes dont le caractère public est incertain. Les législations
comportant une définition générale de l'organisme public permettent d'étendre le
contrôle réglementaire à d'autres organismes. Dans la loi singapourienne, par
exemple, l'expression "service public" englobe "tout autre organisme que le Président
aura, par une annonce publiée au Journal officiel, déclaré être service public" (6).
Un système comparable est en vigueur au Botswana, en Israël, en Malaisie, en
Nouvelle-Zélande, au Royaume-Uni et dans 1'Etat de Victoria (Australie).
30. Les législations du Chili, du Panama et de la Suisse, qui énumèrent les orga-
nismes publics, constituent une troisième catégorie. Au Kenya et en Tanzanie,
cette énumération figure dans une annexe à la loi d'archives. En Grèce, la loi
énumère également les documents considérés archives publiques :
(a) les documents émis par les empereurs de Byzance . . . (f) les archives des
villes et des communes . . . (i) les archives des établissements publics (7).
31. Sont parfois exclus les documents de certains organismes, par exemple, en
Grande-Bretagne, "les documents faisant partie de la collection permanente de
tout musée ou galerie inscrit au Tableau" (8) et au Kenya, "les documents du Public
Trustee ou du Registrar-General concernant les fidéicommis ou successions
privés" (9) ( voir également le par. 129).
Conclusion
32. Lorsque la législation définit uniquement les archives publiques, il n'apparaît

pas nécessaire d'indiquer les catégories d'organismes publics visées par la loi
(si ce n'est pour préciser le statut des organismes para-étatiques lorsqu'il n'est
pas défini par ailleurs). En revanche, lorsque la définition englobe à la fois les
archives publiques et les archives privées, la législation a besoin d'être complétée
pour qu'il n'y ait pas de doute sur les organismes auxquels la loi s'applique. Il
peut aussi être utile d'y inclure des dispositions se rapportant aux institutions
dissoutes et permettant d'étendre le contrôle réglementaire aux organismes publics
nouveaux.
(1) Directive NATIS, par. 127.

(2) Voir également le chapitre 1.1, paragraphe 21.
(5) Archivum, vol. 19, p. 52 (traduction française due au Service de traduction du
Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas).
(7) Archivum. vol. 17, P.- 213.
(9) Archivum, vol. 20, p. 67 (traduction)..
- 13 -
1.3 Inaliénabilité et imprescriptibilité des archives publiques
33. L'inaliénabilité est le caractère que présentent les archives publiques du fait
de leur domanialité et qui interdit leur cession à des tiers (1). L'imprescrip-
tibilité est le concept selon lequel les archives publiques, qui sont inaliénables,
peuvent être revendiquées sans limitation dans le temps (2). En raison de ces carac-
tères que présentent les archives, 1'Etat a le droit de récupérer les archives
publiques dont la garde a été perdue (droit de recouvrement d'archives) (3).
34. Dans la plupart des législations, l'imprescriptibilité et l'inaliénabilité des

archives publiques découlent du fait que celles-ci appartiennent au domaine
public ou patrimoine de 1'Etat.
35. Aux termes des législations de l'Italie, de la République démocratique

allemande, de la République dominicaine, du Sénégal, de la Turquie et du Zaïre,
les archives publiques font partie du domaine public et, à ce titre, sont inalié-
nables. Selon la loi française, les archives publiques sont imprescriptibles. Les
archives publiques sont expressément déclarées inaliénables dans les législations
bulgare et hongroise. En Côte d'ivoire et en Mauritanie, la loi déclare les archives
publiques à la fois imprescriptibles et inaliénables. Les législations des pays
suivants : Algérie, Danemark, Finlande, France et République dominicaine, confèrent
expressément à 1'Etat un droit de recouvrement d'archives. A Fidji, en Malaisie et
en Nouvelle-Zélande, la loi dispose que, lorsqu'un document ou une pièce d'archives
publics, quels qu'ils soient, se trouvent en la possession de toute personne autre
qu'un service public, "cette personne est tenue, sur demande écrite de 1'Archiviste
en chef, de déposer la pièce ou le document en question aux Archives nationales" (4).
Au Nouveau-Brunswick (Canada), la Cour suprême peut enjoindre à une personne détenant
indûment des documents publics de remettre ces documents au service qui est censé en
avoir la garde. Enfin, dans certains pays, la loi permet au gouvernement de saisir
les papiers des ministres et hauts fonctionnaires décédés ou démis de leurs fonctions
mais, comme une certaine confusion entre correspondance privée et papiers officiels
est inévitable, il est rare que cette disposition soit pleinement appliquée (5). En
Indonésie, une personne détenant sciemment et illégalement des archives publiques
peut être condamnée à une peine de prison d'une durée maximale de 10 ans.
36. Aux Pays-Bas :
Toute personne qui détient des pièces d'archives doit, dans les quatre semaines
à compter de la réception d'un avis envoyé par lettre recommandée, transmettre
lesdites pièces, aux risques et périls du destinataire, à l'organisme public
sous la garde duquel elles devraient se trouver . . . de manière à permettre
audit organisme d'en faire une reproduction photographique. Dans le délai d'un
mois à compter de la réception des pièces d'archives, l'organisme public les
retournera à l'expéditeur, et ce même dans le cas où il serait en mesure de
faire valoir, pour d'autres motifs, des droits sur les pièces en question (6).
Dans 1'Etat de Victoria (Australie), le Gouverneur du Conseil, sur recomman-

dation du Comité consultatif des Archives publiques, peut déclarer un document
"réglementé" (p rescribed) lorsqu'il est établi que ledit document serait un document
d'archives public si un particulier ou un organisme privé n'en avait la pleine
propriété. Il pourra être demandé au propriétaire de présenter le document réglementé
au Service des Archives publiques pour qu'il en soit pris copie. On pourra en outre
lui donner toutes instructions que le directeur de ce service jugera nécessaires
concernant la conservation du document. Au décès du propriétaire d'un document régle-
menté, celui-ci devient propriété de 1'Etat; une indemnité est versée en compensation
aux héritiers.
- 14 -
Conclusion
37. Dans les pays où les textes législatifs applicables au domaine public en général
prévoient l'inaliénabilité et l'imprescriptibilité des archives publiques, il
apparaît superflu, à strictement parler, de faire figurer dans la législation archi-
vistique des dispositions spécifiques à cet effet. Un système spécial permettant la
reproduction des pièces d'archives publiques dont la garde a été perdue peut, en
revanche, être utile.
(1) Dictionnaire de terminologie archivistique, no 233.

(2) Dictionnaire de terminologie archivi: stique, n ' 232.
(3) Dictionnaire de terminologie archivi! stique, no 409.
(4) Archivum, vol. 20, p. 210 et vol. 21, p. 202 et 209 (tra duction).
(5) DUCHEIN, "Les bases législatives", in Les archives ('Amer ican Library Association
et Conseil international des archives), p. 8.
(6) Archivum, vol. 19, p. 52-53.
- 15 -
1.4 Léeislation/réslementation concernant les archives Drivées
38. Les archives privées peuvent être définies comme les archives soit d'individus
ou de familles, soit d'institutions ou d'organisations non publiques, ou de
provenance non publique (1). Dans la plupart des pays, elles comprennent les papiers
personnels, les archives de famille, les archives commerciales, les archives
culturelles, etc. Dans les pays socialistes, leur champ est plus limité qu'ailleurs.
39. La plupart des textes en vigueur s'appliquent uniquement aux archives publiques.
Leur application peut aussi s'étendre, toutefois, à des archives de particuliers
ou d'organismes privés, dans la mesure où :
(a) l'institution d'archives peut recevoir des archives privées en don ou en

dépôt, ou encore en acheter; après le don, le dépôt ou l'achat, ces
archives sont généralement régies par les mêmes règles que les archives
publiques;
(b) des archivesprivées (se trouvant entre des mains privées) peuvent être
soumises à une réglementation protectrice, applicable : (i) soit à
l'ensemble des archives privées, (ii) soit aux seules archives privées
déclarées d'intérêt public et dont la communication, à ce titre, est
restreinte. Cette réglementation protectrice peut prévoir différents
degrés de contrôle des pouvoirs publics; par ordre croissant :
- compilation par les pouvoirs publics d'un registre des archives privées;
- interdiction d'exportation d'archives privées;
- droit de préemption de 1'Etat sur des archives privées;
- pouvoir donné aux Archives nationales de prendre toute mesure destinée

à protéger des archives privées;
- droit d'expropriation sur des archives privées.
40. Faisant exception à la règle selon laquelle "la législation sur les archives ne
peut appliquer aux archives privées une protection et un contrôle aussi
efficaces qu'aux archives publiques" (3), la loi zaïroise inclut aussi bien les
archives privées que les archives publiques dans le patrimoine archivistique. Les
organismes privés et les personnes qui détiennent des archives datant de plus de
30 ans sont tenues de les déclarer aux Archives nationales. Si ces archives privées
sont jugées d'intérêt historique, elles peuvent faire l'objet d'une mesure d'expro-
priation. Ce système est inspiré du projet de loi d'archives type de Carbone et
Guêze, lui-même calqué sur la législation italienne (voir plus loin, par. 48). En
Roumanie, le Fonds d'archives national comprend à la fois des archives de 1'Etat et
des archives privées. Il en va de même en Yougoslavie. Dans d'autres pays socialistes,
en Hongrie par exemple, des archives privées peuvent être incorporées au Fonds
d'archives national selon une procédure comparable à celle qui tend à restreindre la
communication d'archives privées (archives "classées") dont il sera question plus
loin.
41. La quasi-totalité des législations autorisent les Archives nationales à acheter

ou à recevoir à titre de legs, don ou dépôt des documents privés et d'autres
matériels venant compléter les archives publiques. Par exemple, le Directeur des
Archives nationales de Zambie a le droit "d'acquérir par achat, don, legs OU de
toute autre manière, tout document, livre ou autre matériel qu'il estime avoir, ou
de nature à avoir, 'une valeur historique ou durable" (4). La législation fédérale
des Etats-Unis d'Amérique limite cette faculté d'acquisition aux "papiers des
- 16 -
fonctionnaires du gouvernement et autres papiers se rapportant à un président ou

ancien président des Etats-Unis et contemporains de celui-ci", ainsi qu'aux
"documents de sources privées propres à être conservés par l'administration à titre
de témoignage sur son organisation, ses attributions, ses politiques, ses décisions,
ses procédures et ses tractations" (5). En Bulgarie, le prix d'achat des archives et
documents privés est fixé par des commissions spéciales d'évaluation des archives.
Les dons ou legs d'archives privées sont exemptés de droits de succession et autres
taxes en Argentine, en République dominicaine, en France et en Tasmanie et Nouvelle-
Galles du Sud (Australie). En France et au Royaume-Uni, des archives privées peuvent
être acceptées aux lieu et place de paiement de certains droits. Dans certains pays
(Canada, par exemple), la valeur d'un don d'archives privées fait au gouvernement
peut venir en déduction du revenu imposable.
42. Dans le canton suisse des Grisons et en Grèce, il est interdit aux archivistes
d'acheter des documents ou d'en faire commerce, ceci afin d'éviter tout conflit
d'intérêts. Les Archives nationales néerlandaises et libanaises interdisent à leur
personnel de constituer des collections d'archives à titre privé sans une autori-
sation spéciale.
43. Il entre dans les fonctions de la plupart des archivistes de veiller à la bonne
conservation des archives privées,ou, à tout le moins, de celles qui sont jugées
d'intérêt majeur. Un registre national des archives (et des collections de documents)
de provenance privée présentant une certaine valeur pour la recherche est prévu
- sans conséquences pour le propriétaire - par la législation des pays suivants :
Brésil, Israël, Liban, Mexique, Pays-Bas, Royaume-Uni.
44. Dans d'autres pays, la loi fait obligation aux propriétaires d'archives privées
de veiller à leur bonne conservation. En Tchécoslovaquie, par exemple :
Le propriétaire d'un document d'archives auquel ne s'étend pas la propriété

sociale socialiste et qui n'est pas déposé dans un service d'archives est tenu
d'en prendre dûment soin et de permettre à un responsable du service d'archives
auprès duquel le document est enregistré de venir s'en assurer sur place. Pour
ne pas compromettre la conservation de ce document d'archives, le propriétaire
est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires recommandées par le service
d'archives concerné pour assurer sa sauvegarde. A défaut, il peut lui être
enjoint, sur décision du ministre de l'intérieur, de confier le document
d'archives pendant le temps nécessaire à la garde, qui sera assurée gratui-
tement, du service d'archives que le ministre aura désigné.
Le propriétaire d'un document d'archives est tenu de signaler au service

d'archives où le document est enregistré tout ce qui concerne ce document,
notamment tout changement de propriété (6).
Au Portugal, une loi spéciale protège les archives d'entreprises qui,du fait de
leur ancienneté, de leur intérêt économique ou de leur valeur politique, ont exercé
une influence notable. Ces archives sont déclarées inaliénables; leur exportationest
interdite; leur conservation incombe aux entreprises concernées. En Israël, l'Archi-
viste de 1'Etat peut exiger de tout propriétaire ou possesseur de pièces d'archives
des renseignements concernant ces pièces. La consultation ou la reproduction des
archives privées n'est permise qu'avec l'autorisation du propriétaire ou du titulaire
du droit d'auteur et selon les modalités convenues entre le Conservateur des Archives
nationales et le propriétaire de la pièce. En Finlande, il est interdit de détruire
des archives privées ayant un grand intérêt historique ou d'en faire don sans en
informer préalablement les Archives nationales. Celles-ci ont le droit d'établir des
copies des pièces ou d'acheter les archives privées. En Bulgarie, les documents
acquis par les citoyens à titre de legs ou de don, par voie testamentaire ou de
toute autre manière, doivent être déclarés aux organes compétents du Fonds d'archives
d'Etat. S'il y a risque de destruction, de dispersion ou d'exportation, ces documents
- 17 -
peuvent être enregistrés et, avec l'autorisation du Procureur, laissés à la garde

des légataires. Mais si ces derniers ne peuvent pas les conserver dans de bonnes
conditions, l'organe archivistique les prend en dépôt jusqu'à leur acquisition par
achat ou en vertu d'une mesure d'expropriation. Le Ministère de l'intérieur de la
République démocratique allemande a le pouvoir de prendre des mesures pour sauve-
garder les archives privées lorsqu'elles sont en danger. En Hongrie, tout proprié-
taire ou possesseur d'archives privées est tenu d'en préserver l'intégrité et de les
maintenir en état d'être consultées, mais cela ne s'applique pas aux archives qui
concernent leur possesseur ou que celui-ci a créées dans le cours de son activité
privée. Au Pérou, tout transfert de propriété (legs exceptés) au bénéfice dJarchives
privées doit avoir l'agrément des Archives nationales.
45. L'Etat a un droit de préemption sur les archives privées dans un certain nombre
de pays : Finlande, France, Italie, Pérou, Portugal, République démocratique
allemande, Sénégal, Tchécoslovaquie, URSS, Yougoslavie et Zaïre. A Maurice, les
commissaires-priseurs assermentés sont tenus de prévenir le Conservateur des
Archives nationales de toute vente de documents d'archives. Des dispositions simi-
laires existent en Argentine, au Costa Rica, en France, au Guatemala et en Italie.
46. Dans de nombreux pays, la législation interdit l'exportation des archives ou la

soumet à certaines limitations (aux Bahamas, en Malaisie, à Singapour, en
Nouvelle-Galles du Sud et en Tasmanie cette interdiction ne vise que les archives
publiques), parfois dans le cadre de la législation applicable aux biens culturels
en général (7). Certains pays prévoient qu'une licence d'exportation peut être
accordée. La Bulgarie autorise l'exportation d'archives privées, sous réserve qu'un
inventaire en soit soumis aux Archives et vérifié par elles. En Israël, 1'Archiviste
de 1'Etat est autorisé à inspecter, photographier ou copier et enregistrer les
archives privées destinées à l'exportation, mais il ne peut s'opposer à celle-ci.
De même, les Archives nationales du Venezuela n'ont pas le pouvoir d'empêcher
l'exportation d'archives privées, mais peuvent cependant acheter ou copier les
documents.
47. Dans un certain nombre de pays, seules les archives privées qui ont été
classées et enregistrées font l'objet de mesures de protection. En France, les
archives privées reconnues d'intérêt public en raison de leur valeur historique
peuvent être classées "archives historiques" par le Ministère de la culture sur
proposition des Archives nationales. Le fait que ces documents soient classés n'a
pas d'effet sur la propriété, mais dès lors, le propriétaire ne peut détruire,
modifier ou aliéner ses archives sans l'assentiment des Archives nationales. Le
propriétaire reçoit une indemnité. S'il désire exporter ses archives, les Archives
nationales ont le droit soit de les copier, soit de les acheter au prix fixé par
l'exportateur. L'exportation d'archives privées non classées doit être autorisée
par le ministre de la culture, qui a la possibilité de les acheter au prix fixé par
l'exportateur. Des dispositions similaires figurent dans la législation des pays
suivants : Algérie, République fédérale d'Allemagne (Bade-Wurtemberg, Bavière),
Botswana, Bulgarie, Espagne, Grèce, Hongrie, Malawi, Pays-Bas, Pologne, Portugal,
République démocratique allemande, République dominicaine, Roumanie et Saint-Marin.
48. En Italie (8), tout détenteur de documents privés datant de plus de 70 ans est
tenu de les déclarer à 1'Inspection des archives et au Préfet de la province.
L'inspection des archives peut déclarer ces documents d'intérêt majeur (mais un
recours est toujours possible auprès du Ministère de l'intérieur). Le détenteur de
documents ou d'archives déclarés d'intérêt majeur a l'obligation :
(a) de préserver, trier, classer et inventorier ces archives et documents; un

exemplaire de l'inventaire doit être transmis à 1'Inspection des archives.
Il est interdit de modifier le classement de ces archives;
- 18 -
(b) d'autoriser les chercheurs à consulter les documents, à moins que ceux-ci
n'aient été reconnus par 1'Inspection comme ayant un caractère
confidentiel;
(c) de signaler dans les 30 jours à 1'Inspection des archives la perte ou la

destruction des documents ou encore leur transfert en un autre lieu;
(d) de restaurer tout document endommagé ou de permettre à 1'Inspection des

archives de le faire restaurer;
(e) de ne pas transférer la propriété, la jouissance ou la détention des

documents sans en informer 1'Inspection des archives;
(f) de ne pas exporter les documents sans autorisation de 1'Inspection des

archives;
(g) de permettre à 1'Inspection des archives de s'assurer que toutes ces

prescriptions sont respectées.
Si le propriétaire ne respecte pas ces obligations, il peut être, en dernier

ressort, contraint de verser les documents aux Archives de 1'Etat. Carbone et Guêze,
dont le projet de loi d'archives type suit la réglementation italienne, vont jusqu'à
préconiser, en pareil cas, l'expropriation (9). La loi algérienne est calquée sur le
modèle italien.
49. En Grèce, toutes les collections privées de manuscrits et de documents histo-

riques doivent être déclarés au Ministère de l'éducation et aux Archives natio-
nales. A défaut d'une telle déclaration dans les trois mois suivant l'entrée en
vigueur de la loi d'archives, ou dans le mois suivant l'acquisition des documents,
les documents peuvent être confisqués. En Bulgarie, les archives privées qui ont une
valeur pour 1'Etat ou la société et qui courent le risque d'être détruites ou
exportées peuvent faire l'objet d'une mesure d'expropriation une fois leur créateur
décédé. L'expropriation en tant que sanction de négligences dans la garde d'archives
privées existe à Saint-Marin. Les lois d'archives de l'Italie et du Zaïre laissent
ouverte la possibilité d'expropriation pour cause d'intérêt public dans le cas de
documents ayant une valeur historique.
Conclusion
50. La tendance des législations en vigueur est de soumettre les archives privées,
à tout le moins sur les documents d'intérêt général, à un certain contrôle des
autorités archivistiques. L'étendue du contrôle effectif varie d'un pays à l'autre.
Un contrôle tropstrict- sans parler de ses difficultés d'application - risque
d'entraîner la dissimulation, voire la destruction d'archives privées. Les proprié-
taires devraient être encouragés à déposer les documents qu'ils détiennent auprès
d'institutions archivistiques publiques ou à leur en faire don. Dans de nombreux
cas, l'institution archivistique pourrait se contenter de faire une reproduction
des documents qui sont la propriété des particuliers. Il convient de souligner
qu'une législation nationale conforme à la Convention de 1'Unesco de 1970 peut
éviter l'exportation illicite d'archives.
- 19 -
NOTES SE RAPPORTANT AU CHAPITRE 1.4

(2) Dictionnaire de terminologie archivistique, no 215, 130.
(3) Directive NATIS, paragraphe 158.
(7) Voir B. BURHAM, La protection du patrimoine culturel. Manuel des
législations nationales (Conseil international des musées, 1974).
Voir également la Convention concernant les mesures à prendre pour interdire
et empêcher l'importation, l'exportation et le transfert de propriété
illicites des biens culturels, adoptée par la Conférence générale de
1'Unesco en 1970.
(9) CARBONEet GUEZE, c, p. 200.
- 20 -
1.5 Fonctions et organisation des services d'archives publiques
51. Le service d'archives peut être défini comme l'institution responsable de la

prise en charge, du traitement, de l'inventaire, de la conservation et de la
communication des archives (1). La structure organique des archives publiques (voir
le chapitre 1.6) peut comporter des archives centrales, des archives régionales et
des archives locales, ainsi que des institutions d'archives spécialisées. Il n'entre
pas dans le cadre de la présente étude d'analyser en détail les fonctions de toutes
ces catégories de services d'archives. Notre analyse se limitera donc aux fonctions
du service d'archives chargé de conserver les archives d'un gouvernement national,
appelé souvent Archives nationales, Archives fédérales ou Archives centrales, qui
sert généralement de modèle aux autres institutions d'archives. L'analyse des
fonctions des Archives nationales permet en effet de comprendre les fonctions des
autres services d'archives publiques.
52. La plupart des législations résument en termes assez généraux les principales
fonctions des Archives nationales ou en donnent une énumération. En cas de
description succincte, les fonctions peuvent être précisées dans un décret ou un
texte d'application. Les fonctions et responsabilités des Archives nationales sont
parfois attribuées au ministre de tutelle ou à une autre instance gouvernementale
(voir chapitre 1.7), qui peut déléguer ses pouvoirs au Conservateur des Archives
nationales. Dans la plupart des cas, cependant, ces fonctions sont énoncées comme
étant celles des Archives nationales ou du Conservateur des Archives nationales.
53. Les fonctions des Archives nationales sont, par exemple, décrites de manière
très complète dans la législation française, qui dispose :
"Les Archives nationales conservent, trient, classent, inventorient et

communiquent :
(a) les documents provenant des organes centraux de l'Etat, depuis les
origines de la nation française;
(b) les documents provenant des services, établissements et organismes

publics dont la compétence s'étend ou s'est étendue à l'ensemble du
territoire français;
(c) tous autres documents qui leur sont attribués ou remis à titre onéreux
ou gratuit, temporaire ou définitif." (3).
Selon la loi du canton des Grisons (Suisse) :
Les Archives de 1'Etat assurent la garde, la conservation et la communication

des pièces documentant l'histoire des Grisons, ainsi que la gestion de toutes
les archives du canton essentielles pour la sauvegarde de ses droits et de
ses intérêts (4).
On trouve d'autres exemples d'énoncé d'ensemble des fonctions des Archives

nationales dans les législations gabonaise et mauricienne (5). Les lois tchéco-
slovaque et islandaise sont encore un peu plus précises (6).
54. La législation de l'URSS comporte une description succincte de la mission des

Archives :
Le Service d'Etat des archives de l'URSS a pour mission la constitution de

fonds, l'enregistrement d'Etat, la conservation et l'organisation de l'uti-
lisation des documents du Fonds d'archives d'Etat de l'URSS (7).
.----
-_-.
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“..-- .---._.-
- 21 -
Cette disposition est complétée par une énumération très détaillée des
fonctions et responsabilités de la Direction générale des archives près le Conseil
des ministres de l'URSS (8). La Loi finlandaise sur les archives publiques de 1939
décrit les fonctions des Archives nationales en ces termes :
Elles doivent recevoir, conserver et classer les documents d'archives, les

mettre à la disposition des autorités, chercheurs et autres personnes qui
désirent les consulter, enfin, surveiller et diriger l'activité générale se
rapportant aux archives (9).
Un décret de 1952 a précisé la mission des Archives nationales finlandaises en

énumérant de manière détaillée les différentes tâches qui leur incombent au titre
de chacune de leurs grandes fonctions (10).
55. L'énoncé des fonctions des Archives nationales est fait sur le même modèle aux
Bahamas, en Gambie, au Ghana, au Nigéria et en Sierra Leone. Le Conservateur
des archives des Bahamas, par exemple, a :
la responsabilité de la garde, de l'entretien, du classement, de la restau-

ration et, en tant que de besoin, de la reproduction des documents conservés
aux Archives nationales; il lui incombe notamment d'établir et de publier des
inventaires, index, catalogues et autres instruments de recherche ou guides
destinés à faciliter la consultation de ces documents (II).
Cela résume très bien les fonctions du Conservateur du Public Record Office
(Archives nationales) du Royaume-Uni, qui :
est habilité à faire tout ce qui lui apparaît nécessaire ou judicieux pour
préserver l'utilité du Public Record Office, et en particulier :
(a> compiler et offrir à la consultation des index et guides, ainsi que les
regestes et les textes, des documents conservés par le Public Record
Office;
(b) rédiger des brochures d'information sur les activités et les services du
Public Record Office;
(c) fixer les conditions d'admission du public à la consultation des archives

publiques et autres ou à l'utilisation des autres services du Public
Record Office;
(dl établir et authentifier les copies ou extraits de documents dont la

production est requise à titre de preuve lors de procédures judiciaires
ou à toute autre fin;
Ce> accepter d'assurer la garde de documents autres que des archives

publiques;
(f) prendre les dispositions nécessaires pour conserver séparément les films
et autres documents qui requièrent des conditions de conservation
particulières;
(g) prêter des documents, sous réserve que le Lord Chancellor l'y autorise,
pour des expositions commémoratives ou à d'autres fins particulières;
W acheter,des documents et recevoir des dons et des prêts (12).

- 22 -
Des dispositions comparables, quoique plus développées, figurent dans les

législations du Botswana, de Chypre, du Kenya, du Malawi, de la Tanzanie et de
1'Etat de Victoria (Australie) (13).
56. Carbone et Guêze, dans leur projet de loi d'archives type (qui a servi de
modèle à la loi algérienne) donnent une énumération très détaillée des
fonctions des Archives nationales (14). On trouve une énumération similaire dans
les législations des pays ou Etats suivants : Argentine (dont le modèle a été suivi
par l'Uruguay) (15), Australie, Canton de Bâle (Suisse), Brésil, Costa Rica, Egypte,
Espagne, Guatemala, Hongrie, Liban, Liechtenstein, Malaisie, Malawi, Mexique,
Nouveau-Brunswick (Canada), Portugal, Porto Rico, République dominicaine, Singapour,
Sri Lanka, Suisse et Viet Nam. Citons, par exemple, la loi d'archives australienne :
Les Archives australiennes ont pour fonctions, de par la présente loi :
(a> d'assurer la garde et la conservation des ressources archivistiques

existantes et futures de la Fédération;
(b) d'encourager et de faciliter la conservation de toutes les autres sources

archivistiques se rapportant à l'Australie;
cc> de faire en sorte, en fournissant conseils et assistance aux institutions

fédérales, que les archives fédérales courantes soient gérées d'une
manière efficace, économique et qui facilite leur utilisation en tant
qu'éléments des ressources archivistiques de la Fédération;
(dl d'établir quels sont les documents qui constituent les ressources
archivistiques de la Fédération;
Ce> d'assurer la garde et la gestion des archives fédérales, autres que les
archives courantes,
Ci> qui font partie du patrimoine archivistique de la Fédération, ou
(ii) qu'il conviendrait d'examiner afin d'établir si elles font partie

de ces ressources archivistiques, ou
(iii) qui, sans faire partie de ces ressources, méritent d'être conservées
indéfiniment ou temporairement;
(f) de chercher à se procurer toute pièce (notamment tout document fédéral)

faisant partie des ressources archivistiques de la Fédération qui n'est
pas conservée par une institution fedérale et qui, de l'avis du Directeur
général, devrait être conservée aux Archives, 'et essayer d'en obtenir la
garde et la gestion;
(Ed avec l'agrément du ministre, d'accepter, pour en assurer la garde et la

gestion, tout document qui, sans faire partie des ressources archivistiques
fédérales, constitue une source archivistique se rapportant à l'Australie
dont le ministre estime qu'elle devrait être confiée aux Archives afin que
sa préservation soit assurée ou pour toute autre raison;
Ch) d'encourager, de faciliter, de susciter et de promouvoir la consultation

des documents d'archives;
(j> de rendre les documents fédéraux accessibles au public conformément à la

présente loi et de participer à la mise en place d'autres modalités
d'accès auxdits documents;
- 23 -
(k) de mener des recherches et de fournir des conseils en matière de gestion

et de préservation des documents et autres pièces d'archives;
(1) de développer et de promouvoir la coordination des actrvités visant la

conservation et l'utilisation des ressources archivistiques de la Fédé-
ration et autres ressources documentaires se rapportant à l'Australie; et
(4 avec l'agrément du ministre, et selon des modalités convenues avec la

personne responsable de ces documents, d'assumer vis-à-vis de documents
non classés l'une ou l'autre des fonctions précitées comme s'ils faisaient
partie des ressources archivistiques de la Fédération.
Les Archives sont habilitées à faire tout ce qui leur est nécessaire ou commode
pour l'exercice de leurs fonctions; en particulier, et sans préjudice des dispo-
sitions générales qui précèdent, elles peuvent :
(4 créer et surveiller des dépôts ou autres lieux destinés à abriter ou

exposer les documents qu'elles détiennent et, en associations avec un
Etat, avec le Territoire du Nord ou avec une personne compétente,
contrôler les dépôts d'archives ou autres lieux où sont abrités ou
exposés des documents leur appartenant;
(b) étudier, trier, enregistrer, classer, répertorier et indexer les documents

fédéraux;
(c) prendre des dispositions pour faire acquérir par 1'Etat fédéral des
documents faisant partie des ressources archivistiques de la Fédération
ou les droits d'auteur qui s'y attachent, ou prendre des dispositions
concernant la garde de ces documents;
(d) tenir la chronique de ce qui a trait à la structure et au fonctionnement

des institutions fédérales et d'autres questions d'intérêt archivistique,
et établir des documents destinés à enrichir le fonds archivistique de la
Fédération;
Ce> établir des copies, notamment sur microfilm, des documents d'archives,
sans toutefois porter atteinte au droit d'auteur pouvant subsister sur ce
document (lorsque ce droit n'appartient pas à 1'Etat fédéral);
(f) permettre la publication de documents faisant partie des ressources archi-

vistiques de la Fédération ou d'oeuvres fondées sur ces documents, sans
toutefois porter atteinte au droit d'auteur pouvant subsister sur ces
documents ou ces oeuvres (lorsqu'il n'appartient pas à 1'Etat fédéral);
(g) publier des index et autres guides des documents d'archives;
Ch) autoriser l'élimination ou la destruction de documents fédéraux;
(j> sur leur demande, aider les institutions fédérales à former les personnes
chargées de tenir les archives courantes de la Fédération;
(k) former d'autres personnes à des travaux en rapport avec les documents
archivistiques, ou participer à leur formation;
(1) se procurer et maintenir en état les divers matériels de recherche docu-

mentaire nécessaires;
(m) fournir des renseignements et des services aux personnes désirant

consulter les archives.
- 24 -
57. Dans de nombreux pays, un sceau des Archives nationales est expressément prévu
par la législation.
Au Botswana, par exemple :
(1) Les Archives nationales ont un sceau officiel, dont le motif est approuvé
par le ministre.
(2) Le sceau des Archives nationales est confié à la garde du Directeur; il

est destiné à l'usage des Archives nationales et de tout autre dépôt
d'archives pour lequel il n'est pas prévu de sceau distinct.
(3) Le ministre peut approuver la création d'un sceau officiel à l'usage d'un
établissement d'archives, quel qu'il soit; un tel sceau est alors confié à
la garde du conservateur des archives publiques de l'établissement en
question.
(4) Le sceau officiel des Archives nationales et tout sceau créé en vertu de
la présente loi à l'usage d'un établissement d'archives fera l'objet d'une
annonce judiciaire (16).
Des dispositions similaires existent au Kenya, au Malawi, en Tanzanie et en

Zambie.
58. Certaines décisions à prendre concernant les documents publics détenus par les
ministères et les archives publiques déposées aux Archives nationales peuvent
nécessiter un pouvoir officiel (17). Selon les législations, ce pouvoir peut être
dévolu soit aux Archives nationales, soit au ministre, soit encore à l'organisme
national d'administration des archives. Dans la plupart des cas, c'est le directeur
de l'organisme national d'administration des archives qui est investi de ce pouvoir,
sous la responsabilité politique générale du ministre (voir le chapitre 1.7). Dans
certains pays, cependant, la loi confère au ministre lui-même la responsabilité
officielle de la conservation des documents publics, le Conservateur des Archives
nationales agissant en son nom par délégation de pouvoir. C'est le cas dans les pays
suivants : Irlande, Japon, Jamalque, Philippines, Royaume-Uni, Soudan et Tchéco-
slovaquie et, fait notable, aux Etats-Unis, où l'bdministrateur des services généraux
(Administrator of General Services) est responsable de la conservation, de l'utili-
sation et de l'élimination des documents d'archives confiés à sa garde (c'est-à-dire
versés aux Archives nationales).
59. En ce qui concerne l'organisation interne des services d'archives, l'analyse de

la législation existante est difficile, dans la mesure où rien n'est publié sur
ce sujet dans Archivum. Ajoutons que, dans la plupart des pays, l'organisation des
institutions est plutôt régie par des textes réglementaires plutôtque parla loi (18).
Toutefois, dans les pays suivants : Algérie, Brésil, Chili, Colombie, Japon, Laos,
Mexique et Rwanda, la législation règle de façon assez détaillée la structure des
Archives nationales : division en sections, fonctions de ces différentes sections,
etc. Il n'existe pas, semble-t-il, de modèle général qui puisse ou doive être copié.
60. C'est également dans les règlements que figurent normalement les dispositions
instituant, par exemple, un fonds fiduciaire spécial, une commission des publi-
cations historiques rattachée aux Archives, etc.
Conclusion
61. La plupart des lois d'archives énoncent la mission et les fonctions principales
des Archives nationales. Toute énumération détaillée des fonctions, responsabi-
lités et pouvoirs des Archives nationales prête le flanc à une interprétation
- 25 -
limitative. Pour assurer la souplesse nécessaire, il est utile d'avoir une dispo-
sition générale autorisant l'attribution d'autres fonctions (19). Les législations
en vigueur dotent les Archives nationales d'une certaine indépendance qui s'exerce
sous l'autorité constitutionnelle générale du ministre. Il semble qu'il en aille de
même lorsque la loi confère officiellement au ministre les fonctions de.conservation
des archives.

(2) Dictionnaire de terminologie archivistique, no 68 et 311.
(5) Archivum, vol. 20, p. 51 et 84.
(8) Archivum. vol. 28. D. 347-352.
I
(9) Archivum, vol. 17; PS 123.

(10) Archivum, vol. 17, P* 132-134.
(12) Archivum. vol. 17, P* 185 (traduction).
(13) Voir également les instructions concernant les Archives nationales suédoises :
Archivum, vol. 28, p. 378-382.
(14) CARBONE et GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 124-125, et
Archivum, vol. 28, p. 33-35.
(15) Archivum, vol. 21, p. 17-19 et 170-171. Dans le décret présidentiel
no 286611977, la mission et les fonctions de la Direction générale et des
différents départements des Archives nationales argentines sont énumérées en
détail (renseignements fournis par L. Rosaria Mendez, chef du Département
diffusion, Archives générales de la nation, Buenos Aires).
(18) Le règlement des Archives nationales de France le plus récent, qui date de
1911, est pratiquement tomb6 en désuétude. L'organisation interne est régie
par de simples notes de service émanant du Directeur général. Les Archives des
départements français ont un règlement datant de 1921 qui est régulièrement
mis à jour et font l'objet de lettres circulaires émanant du Directeur général.
Voir à ce sujet :
Règlement général des Archives départementales, édition annotée et commentée à
jour au Ier janvier 1964 (Paris, Direction des Archives de France, 1964, 51 p.).
Lois, décrets, arrêtés, règlements et instructions concernant le service des
Archives départementales (Paris - Melun, Direction des Archives de France,
1931, 293 p.).
Lois; décrets, arrêtés, ordonnances, circulaires et instructions concernant
les Services départementaux d'archives, 1930-1957 (Paris, Direction des
Archives de France, 1958, 366 p.).
(Renseignements cormnuniqués par M. Duchein, inspecteur général des Archives
de France, Paris).
(19) Le projet de loi d'archives de la République fédérale d'Allemagne dispose que
le gouvernement fédéral peut conférer aux Archives fédérales d'autres attri-
butions fédérales que celles qui sont énoncées dans la loi d'archives, dès
lors qu'elles soient compatibles avec le système fédéral d'archives ou liées
à des recherches sur l'histoire de l'Allemagne.
(Renseignement fourni par H. Booms, président du Bundesarchivs -/Archives
fédérales/, Coblence).
- 26 -
1.6 Système national d'archives
62. Notre analyse des fonctions des services publics d'archives (voir chapitre 1.5)
a été centrée sur les Archives nationales. Mais la législation doit aussi
prendre en compte la nécessité d'instituer un système national comportant, outre les
Archives nationales, des services publics d'archives au niveau des différentes
collectivités locales (départements, provinces, communes, etc.). Outre les services
publics d'archives attachés à ces administrations, il peut également exister des
services d'archives spécialisés. Tel service, par exemple, conservera exclusivement
des archives versées par un organe gouvernemental précis (archives du Parlement, du
Ministère des relations extérieures, du Ministère de la défense), ou par plusieurs
institutions publiques ou privées de même type (chambres de commerce, syndicats,
entreprises commerciales, Institutions ecclésiastiques, académies des sciences,
hôpitaux, universités, partis politiques, familles, etc.). Autre cas de figure :
celui du service d'archives spécialisé qui rassemble exclusivement les archives
relatives à un domaine donné ou ayant le même type de support matériel : archives
littéraires et artistiques, archives économiques, archives audiovisuelles, archives
cinématographiques ou sonores, archives lisibles par machine. Un système national
d'archives comportant ainsi diverses sortes d'établissements exige une réelle coor-
dination, ou du moins une autorité responsable de la planification et de la mise en
oeuvre d'une politique archivistique nationale.
63. Dans les pays centralisés, le système national d'archives peut être constitué
par une hiérarchie intégrée d'archives nationales, régionales ou départemen-
tales et municipales, complétée par des archives spécialisées, relevant toutes d'une
autorité archivistique suprême. Dans les pays non centralisés, les services publics
d'archives aux différents niveaux sont généralement indépendants. Toutefois il peut
alors exister un organe chargé de la coordination entre les diverses archivistiques,
qu'on dénommera "organisme national d'administration des archives". Il peut s'agir :
Ci> d'une direction au sein des Archives nationales, dont elle relève;
(ii) d'une division du ministère dont relèvent les documents d'archives

publics et les Archives nationales;
(iii) d'une institution distincte, commission, conseil ou autre organe,

habilitée à exercer des pouvoirs exécutifs et consultatifs.
64. On trouve des systèmes d'archives fortement centralisés dans des pays à
gouvernement centralisé tels que la Finlande, la République démocratique
allemande, l'URSS et les autres pays socialistes, mais aussi dans des pays tels que
l'Espagne, l'Italie et la Suède. Des systèmes d'archives non centralisés existent
non seulement dans des pays de structure fédérale (République fédérale d'Allemagne,
Brésil, Etats-Unis d'Amérique, Suisse), mais aussi, par exemple, au Royaume-Uni. En
outre, certains systèmes nationaux présentent un mélange de centralisation et de
décentralisation; c'est le cas de la Belgique, de la France et des Pays-Bas. Cela
étant, plutôt que d'analyser ces systèmes d'archives - chacun étant indissolublement
lié à la structure administrative du pays - il nous paraît plus utile de renvoyer le
lecteur aux chapitres de Delmas dans, "La planification des infrastructures nationales
de documentation, de bibliothèques et d'archives" (1).
65. On trouve le deuxième type d'organisme national d'administration des archives

(un service du ministère responsable des documents d'archives publics et des
Archives nationales) dans la législation de pays socialistes tels que la Bulgarie,
la Tchécoslovaquie et la République démocratique allemande, mais aussi en Espagne
et en Italie. Dans d'autres pays., aux Pays-Bas, par exemple, il existe bien, au
sein du ministère, un service officiellement chargé de la politique archivistique
nationale, mais qui s'appuie à un point tel sur les Archives nationales que la
- 27 -
situation rejoint la première solution, celle où cette institution assure la gestion

à la fois des Archives nationales proprement dites et de l'ensemble du système
d'archives national.
66. La plupart des pays ont une organisation du premier type (c'est-à-dire une
direction au sein des Archives nationales), ce qui s'explique à l'évidence par
le fait que dans les pays industrialisés et dans la plupart des pays en développe-
ment, la constitution d'un réseau de services d'archives a cosnnencé par la création
d'Archives nationales et non par la mise en place d'un organisme administratif
central.
67. En URSS, il existe un organisme distinct investi de pouvoirs exécutifs et

consultatifs qui assure l'administration des archives à l'échelle du pays
(type iii). C'est la solution que préconisent Carbone et Guêze (2).
68. Dans les pays où il est impossible, du point de vue constitutionnel, de créer
une direction centrale, "une certaine coordination pourrait être assurée grâce
à un comité consultatif dûment constitué qui ne détiendrait aucun pouvoir exécu-
tif..." (3). Cette formule du comité consultatif fera l'objet du chapitre 1.8.
Conclusion
69. La législation régissant le fonctionnement d'un réseau national d'archives doit

prendre en compte la structure de 1'Etat et le degré d'autonomie dont jouissent
les collectivités locales. Dans la quasi-totalité des pays existe, plus ou moins
développée, une infrastructure d'archives indépendante de l'hdministration centrale,
que la nouvelle législation ne saurait ignorer. Souvent la création d'Archives
nationales et la mise en place d'un système de gestion des documents d'archives
seront les préalables indispensables à l'établissement d'un système d'archives
national. Les résultats de deux projets pilotes RAMP concernant respectivement la
création d'un centre d'archives pilote au niveau régional aux Philippines (4) et la
mise en place d'un système national d'archives et de gestion des documents au
Pérou (5) devraient pouvoir aider d'autres pays à élaborer leur propre système
national.
(1) DELMAS, Archives, p. 253-257 (La structure du système national d'archives) et

p. 272-303 (Le mécanisme de l'élaboration et les procédures d'exécution d'un
plan national d'archives).
(2) CARBONE et GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 24, 27.
(4) RICKS, ARTEL. Republic of the Philippines : RAM!?pilot project for the esta-
blishment of a regional archives and records centre (FMR/PGI/81/158), Paris,
Unesco, 1981. 49 p.
RICKS, ARTEL. Philippines : RAMP Pilot Project for the Establisment of a
Regional Archives and Records Centre (Report No 2) (FMR/PGI/82/161), Paris,
Unesco, 1982, 24 p.
(5) CORTES, ALONSG, VICENTA. Peru : Sistema National de Archives y Gestion de
Documentos : RAMP Proyecto Piloto (FMR/PGI/81/197), Paris, Unesco, 1981.
24 p. Existe également en anglais.
- 28 -
1.7 Ministre de tutelle
70. Les archives (les Archives nationales ou système national d'archives) sont
généralement placées sous la tutelle d'une haute instance gouvernementale, dans
la plupart des cas, un ministre. Ce ministre peut être investi de la responsabilité
générale de l'application de la loi d'archives et de superviser les services
d'archives (voir également le par. 52, au chapitre 1.5). L'instance de tutelle des
archives varie d'un pays à l'autre; ce peut être le ministre de l'intérieur ou un
autre ministre, ou le Président, ou encore le Conseil des ministres.
71. Au Cameroun, au Gabon, au Liban et au Rwanda, les Archives nationales relèvent

de la Présidence; au Laos et en URSS, du Conseil des ministres; en Israël et au
Japon, du Cabinet du Premier ministre et en Tanzanie, de celui du deuxième Vice-
Président. Aux Etats-Unis, les Archives nationales font partie de la General Services
Administration, dirigée par l'bdministrator of General Services. Les archives sont
sous la tutelle du ministre de l'intérieur dans les pays ou Etats suivants :
République fédérale d'Allemagne (Archives fédérales), Argentine, Costa Rica, Genève
(Suisse), République démocratique allemande, République dominicaine, Roumanie,
Soudan et Tchécoslovaquie. Au Royaume-Uni, le Public Record Office est placé sous
la tutelle du ministre de la justice (Lord Chancellor). Il en est de même au Brésil,
à Chypre, en Jamaïque et au Pérou. Les archives relèvent du ministre de la culture
au Danemark, dans la plupart des Etats de la République fédérale d'Allemagne (Bavière,
Hesse, Rhénanie-Westphalie notamment), en France, en Hongrie, en Irak, en Italie, aux
Pays-Bas, au Portugal, au Québec (Canada), en Espagne et au Zalre. Ailleurs, ce sera
le ministre chargé du portefeuille de l'éducation qui en aura la tutelle, comme en
Belgique, au Chili, dans les Grisons (Suisse), en Grèce, en Islande, au Guatemala,
en Pologne, au Togo, en Uruguay et au Viet Nam. Enfin, en République centrafricaine,
au Mexique et au Sénégal, les archives relèvent du Secrétariat du gouvernement.
Conclusion
72. Il apparaît clairement qu'au problème ainsi posé : où situer la responsabilité

administrative de la fonction archivistique ? il n'y a pas de solution univer-
sellement acceptée. Le point de vue d'un professionnel est qu'un service d'archives
appelé à gérer des documents d'archives émanant de toutes les administrations (voir
le chapitre 2.1) sera sans doute plus efficace dans ses activités s'il bénéficie du
soutien d'un haut personnage de 1'Etat investi d'une autorité interministérielle ou
supraministérielle. Toutefois des circonstances personnelles et politiques peuvent
justifier l'adoption d'une autre solution. Une considération essentielle est que les
archives doivent être placées sous la tutelle d'un ministre influent auquel le
directeur des Archives nationales puisse avoir directement accès.
---.. _-~_- .-..--- - -.._--- _

- 29 -
1.8 Organe consultatif (Conseil des archives)
73. Dans la législation de la plupart des pays, il est prévu un Conseil des archives
ou un organe similaire qui est chargé de conseiller : (a) soit le ministre/
secrétaire d'Etat compétent ou le Président, (b) soit le directeur des Archives
nationales. Ces Conseils se différencient par leur mandat : il en est qui contrôlent
le fonctionnement des Archives nationales, d'autres qui ont une fonction consultative
plus large et participent à l'élaboration de la politique archivistique. L'un et
l'autre type ont leurs défenseurs chez les auteurs qui ont traité de la législation
des archives. Le Conseil national des archives préconisé par Carbone et Guêze (1)
est "l'organe principal de l'administration des archives" et "le promoteur de toute
l'activité générale des archives" du pays. Un conseil de ce type a véritablement la
haute main sur l'administration des archives. Delmas, dans son schéma de loi type(2),
prévoit un Conseil supérieur des archives responsable de l'orientation delapolitique
archivistique du pays et de la planification en cette matière.
74. Un organe ayant pour fonction de conseiller le directeur des Archives nationales
est prévu notamment pour la législation des pays suivants : Algérie, Canada,
Guatemala, Malaisie, Mexique et Singapour. Le Conseil peut également exercer une
certaine supervision sur les Archives nationales, par exemple lorsque le directeur
des Archives nationales est tenu de le consulter sur certaines questions : c'est le
cas de la Junta de gobierno qui supervise les Archives nationales espagnoles. Dans
d'autres cas, le Conseil qui supervise les Archives nationales est responsable devant
le ministre de tutelle, par exemple dans les Grisons (Suisse), à Saint-Marin et au
Venezuela (où il incombe au Conseil d'inspecter les Archives), ainsi qu'en Grèce, au
Lesotho, au Saskatchewan (Canada) et au Soudan.
75. Le Conseil consultatif des archives, dont la mise en place est envisagée en
Australie, conseillera et le ministre, et le directeur général des Archives
australiennes. Au Royaume-Uni, le Conseil consultatif des archives publiques donne
au ministre de la justice (Lord Chancellor) des avis
sur toutes questions relatives aux archives publiques en général, et en parti-

culier sur les aspects de l'activité du Public Record Office ayant des
incidences pour les membres du public qui utilisent ses services (3).
Une fonction comparable est assignée au Conseil dans les pays suivants : Bahamas,
Ecosse, Sri Lanka et Tanzanie.
76. Parfois, le Conseil des archives adresse ses directives au Service des archives
lui-même; c'est le cas en Irak, au Liban, dans certains Etats des Etats-Unis
d'Amérique (Maryland, Caroline du Nord et Wisconsin) et en Suisse (canton de
Lucerne). Le Conseil national des archives proposé par Carbone et Guêze (4) entre
dans cette catégorie. En Suède, le Conseil des archives de 1'Etat est un organe
ayant pouvoir décisionnaire qui est au-dessus du Conservateur des Archives nationales.
C'est à lui qu'incombent les décisions concernant les questions d'organisation
importantes, les propositions d'ouverture de crédits présentées au Parlement, les
règles de travail ou les règlements de service, la planification, les nominations et
les congés du personnel d'encadrement.
77. Au Viet Nam, le Conseil d'administration est censé étudier le rapport du

Directeur des archives et des bibliothèques sur les activités de sa Direction
et faire des suggestions concernant le programme de travail et le budget de celle-ci.
En Yougoslavie, le Conseil des archives doit approuver tout règlement général
régissant l'utilisation des documents d'archives, donner des avis sur le programme
de travail et le développement des Archives et examiner les rapports d'activité des
Archives. Les législations algérienne, sénégalaise, vietnamienne et yougoslave
assignent aux conseils un rôle dans la planification et la prograrrmation des
- 30 -
activités archivistiques, en matière de normalisation et dans d'autres domaines

techniques. Les législations belge, française, néerlandaise et tchécoslovaque
prévoient un conseil dont la compétence s'étend à toutes les questions techniques
touchant aux archives. En Pologne, il existe auprès de la Direction générale des
archives de 1'Etat un Conseil des archives chargé non seulement d'élaborer le
programme d'archivistique, mais aussi de donner des avis sur les règles à observer
en ce qui concerne la répartition des documents d'archives dans le pays et l'éta-
blissement d'inventaires, sur le classement et la description des archives, etc. Le
Conseil peut être appelé à donner des avis en ce qui concerne la formation du
personnel et la promotion d'activités. Au Panama, la Junta National de Documentaci&
y Archives est chargée d'élaborer des règles générales concernant la garde, le
classement, la description, le tri et l'élimination des documents d'archives. Dans
d'autres pays latino-américains tels que le Brésil, la Colombie et Porto Rico, le
Conseil des archives a des fonctions similaires.
78. Au Sénégal, le Conseil des archives établit tous les deux ans un ordre de
priorité concernant les instruments de recherche, les publications docu-
mentaires et toutes les activités de vulgarisation des Archives nationales. Au
Brésil et en Colombie, la législation assigne expressément au Conseil des archives
une tâche de normalisation terminologique. Dans plusieurs pays, le Conseil donne des
avis sur les publications documentaires : c'est notamment le cas en Argentine, en
Grèce et au Lesotho. En Gambie, au Nigéria et en Sierra Leone, la législation
correspondante dispose que le Conseil des archives supervise la publication de tout
document ou de toute liste ou regeste d'archives dont le ministre a autorisé la
publication. Dans ces pays, le Conseil des archives joue aussi un rôle dans la
procédure d'octroi des licences d'exportation de documents historiques; c'est éga-
lement le cas en Espagne, au Kenya et au Portugal (voir le chapitre 1.4).
79. La mission impartie au Conseil des archives dans le tri et la sélection des
documents est extrêmement importante. Certains conseils donnent leur avis uni-
quement sur la procédure, mais dans beaucoup de pays, le Conseil intervient dans le
tri et la sélection eux-mêmes. Au Canada, 1'Archiviste fédéral peut soumettre au
Comité consultatif des documents publics (qu'il préside lui-même),
les questions de politique générale et les propositions de destruction de

documents, lorsqu'il estime que l'expérience des départements et les vues de
la communauté universitaire revêtent, en l'occurrence, un intérêt
particulier (5).
En Illinois (Etats-Unis d'Amérique), il incombe à la Cosnnission des documents

d'archives de 1'Etat
de déterminer les documents qui n'ont plus d'utilité administrative, juridique,

scientifique ou historique et qui, par conséquent, doivent être détruits ou
autrement éliminés...
Aucun document ne peut être détruit par quelque institution de 1'Etat que ce
soit sans l'autorisation préalable de la Commission des documents de l'Etat...
La Commission édicte des règlements . . . qui ont force obligatoire pour toutes
les institutions de 1'Etat (6).
Tous les règlements de tri doivent être soumis à la Commission.
Au Guatemala, les Archives d'Amérique centrale (Archivio General de Centro-

américa) peuvent détruire les documents qui n'ont pas de valeur historique ou admi-
nistrative avec l'assentiment du Conseil consultatif (Consejo Consultivo) et l'auto-
risation préalable du ministre. En Iran, le Conseil d'organisation des Archives
nationales a pour fonction première de déterminer les documents superflus qui sont
à éliminer et d'approuver les tableaux de tri. Un représentant du ministère ou de
- 31 -
l'organisme dont émanent les documents jugés superflus et sur le sort desquels le
Conseil est appelé à se prononcer doit être invité à assister aux réunions du Conseil
sur la question. L'Archiviste d'Etat d'Israël, qui est aussi le Président du Conseil
supérieur des archives, doit avoir l'autorisation des autres membres du Conseil pour
éliminer les documents inscrits au règlement de tri. Le Conseil doit également
trancher lorsque quelqu'un s'oppose à la destruction d'un document quelconque (voir
le chapitre 2.4). L'élimination de documents d'archives publics est l'une des
questions sur lesquelles le Conseil des archives doit en référer au ministre dans
les pays suivants : Cameroun, Gambie, Nigéria, Pays-Bas, Rhodésie, Sierra Leone,
Soudan et Zambie.
80. La composition du Conseil des archives reflète généralement le profil des

chercheurs qui utilisent les archives : hauts fonctionnaires et représentants
de l'Université, exception faite du Brésil où le Conseil des archives est entièrement
composé de représentants des ministères et ne compte parmi ses membres aucun repré-
sentant des milieux universitaires. Dans tous les pays, 1'Archiviste national
(Conservateur des Archives nationales) est, de droit, membre du Conseil ou admis à
ses réunions. Dans plusieurs pays (Belgique, Brésil, Canada, Ecosse, Guatemala,
Israël, Maurice, Singapour et Venezuela notamment), le Conservateur des Archives
nationales est Président du Conseil; en Iran, à Porto Rico et au Soudan, il en est
le Secrétaire.
81. Un certain nombre de lois laissent la composition du Conseil des archives à la

discrétion de l'autorité chargée d'en nommer les membres (Chef de l'Etat,
ministre ou Conservateur des Archives nationales). Il en est toutefois qui comportent
des dispositions détaillées visant la composition du Conseil : c'est le cas en
France, où la loi énumère 16 personnes qui sont membres de droit du Conseil. Moins
précis, le décret canadien sur les documents publics dispose que le Comité consul-
tatif des documents publics est composé de 1'Archiviste fédéral (qui en est le
Président), de neuf représentants d'organismes publics et de trois membres extérieurs
à la fonction publique représentant respectivement la Société historique du Canada,
la Société canadienne de sciences politiques et l'Association de la gestion des
documents d'Ottawa Ld,venue l'Institut de la gestion des documents7. - Ces neuf membres
sont désignés par le Conseil du Trésor.
82. La loi dispose parfois que les membres du Conseil des archives sont désignés ou
proposés par des universités ou des académies scientifiques; c'est le cas, par
exemple, dans les pays suivants : Guatemala, Italie, Nigéria, Panama, Porto Rico,
Sénégal, Sierra Leone et Turquie et, au Canada, dans la province du Saskatchewan.
Au Ghana, le Conseil des archives comprend également un représentant des établisse-
ments d'enseignement secondaire privés; au Nigéria, il est composé de représentants
de chacune des cinq universités, d'un représentant des entreprises commerciales,
d'un représentant des missions, de deux personnes versées dans les études arabes et
de membres désignés par le gouverneur militaire de chaque Etat. Une représentation
comparable des Etats ou provinces est prévue au sein de la Commission nationale des
archives d'Argentine. Outre les représentants des chercheurs appartenant aux admi-
nistrations publiques et aux universités, le Conseil des archives peut aussi compter
parmi ses membres des représentants de généalogistes et d'autres chercheurs non uni-
versitaires; c'est le cas aux Pays-Bas et au Guatemala. Il semble opportun d'inclure
dans le Conseil des archives des représentants de la Bibliothèque nationale et de
services d'archives ne relevant pas des Archives nationales, comme c'est le cas en
Israël, en France et au Portugal. Au Guatemala, selon le règlement de 1'Archivio
General de Centroamérica, les conservateurs des Archives nationales des autres pays
latino-américains sont membres honoraires du Consejo Consultivo (Conseil consultatif)
pour les Archives générales de l'Amérique centrale. La représentation des associa-
tions archivistiques professionnelles au Conseil des archives existe en France, au
Panama et au Sénégal. Le personnel des Z\rchives y est parfois représenté : c'est le
cas en Belgique et en France.
--- _- -
- 32 -
Conclusion
83. L'idée d'un Conseil des archives ayant pour but d "'associer à l'orientation de
la politique archivistique les producteurs et les utilisateurs des archives"(7)
est a peu pres universellement acceptée. Mais la question clé de savoir si le Conseil
doit être investi de pouvoirs exécutifs reste controversée. Un excès de pouvoir donné
au Conseil met en péril l'autorité des Archives et risque même d'empêcher le déve-
loppement fructueux d'une institution archivistique responsable aussi bien au plan
professionnel que constitutionnel. Inversement, si les Archives nationales n'ont
aucun organisme extérieur auquel en référer, un certain degré d'introversion et
d'isolement est à craindre. Le ministre de tutelle peut éprouver le besoin d'avoir
des avis d'experts pour contrebalancer les vues des spécialistes des Archives
nationales. Dans de nombreux pays, le législateur a cherché à résoudre ces problèmes
en conférant au Conseil des archives non seulement une fonction consultative (auprès
du ministre et/ou du Conservateur des Archives nationales), mais aussi en faisant
obligation au Conservateur des Archives nationales de prendre l'avis du Conseil des
archives avant toute décision sur un certain nombre de questions précises. Le plus
souvent, cette disposition vise le tri des documents d'archives. Toutefois, et en
particulier sur ces questions, la décision finale devrait appartenir aux Archives
et non aux représentants des chercheurs (8).
(1) CARBONEet GUEZE. Proiet de loi d'archives

L II _ P. 49 et 50.
tvne.
(2) DELMAS, La planification des infrastructures..., P' 307.
(4) CARBONE et GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 49-51.
(7) DELMAS, La planification des infrastructures..., PS 305.
(8) Actes des dix-huitième et dix-neuvième Conférenc es internationales de la
Table ronde des Archives, p. 66-71.
- 33 -
2. FONCTIONS DE GESTION DES DOCUMENTS
2.1 Gestion des documents
84. La gestion des documents peut être définie comme :
l'ensemble des mesures visant à l'économie et à l'efficacité dans la création,

le tri, la conservation et l'utilisation des archives (1).
Le présent chapitre traite du concept général de gestion des documents et les

chapitres suivants sont consacrés respectivement au droit d'inspection, aux centres
de préarchivage, au tri, à l'élimination et au versement.
85. Dans quelques pays seulement, les Archives nationales sont réglementairement
chargées de toutes les fonctions de gestion des documents ou de l'élaboration
des normes d'archivage ainsi que de la fonction de conseil. Ailleurs, ces attri-
butions peuvent être dévolues à un autre service - Administration des services
généraux, Ministère de l'intérieur ou Secrétariat central de 1'Etat. Le plus souvent,
l'intervention des Archives nationales dans le préarchivage est limitée aux domaines
de la gestion des documents qui sont plus directement liés à l'exercice d'un certain
contrôle sur le tri. La majorité des législations contiennent des dispositions
générales visant à assurer une bonne gestion des documents. Lorsque la gestion des
documents est réglementée, c'est essentiellement par le moyen de règlements, de
lettres circulaires, etc.
86. Dans un certain nombre de pays, la gestion des documents fait l'objet d'une
législation spéciale. La première qu'il convient de citer à cet égard est celle
des Etats-Unis, la seule qui définisse la fonction de gestion des documents :
La planification, le contrôle, l'orientation, l'organisation, la formation, la

promotion et les autres activités de gestion liées à la création, à la conser-
vation et à l'utilisation des documents ainsi qu'à leur élimination (2).
Le Federal Records Management Act (Loi sur la gestion des documents fédéraux)
impose l'élaboration de normes et de procédures pour assurer une gestion efficace
des documents. Il incombe à 1'Administrator of General Services (Administrateur des
services généraux) de promulguer ces normes. Ses attributions sont les suivantes :
(1) Promouvoir l'économie et l'efficacité dans le choix et l'utilisation des

locaux, du personnel, du matériel et des fournitures pour la gestion des
documents.
(2) Promulguer des normes, des procédures et des directives concernant la

gestion des documents et les études sur la gestion des documents.
(3) Effectuer des recherches concernant l'amélioration des méthodes et des

programmes de gestion des documents.
(4) Faire fonction de centre d'échange d'informations et de source centrale de

matériels de référence et de formation dans le domaine de la gestion des
documents.
(5) Créer les comités et conseils interinstitutions qui peuvent être

nécessaires pour assurer un échange d'informations entre les services
fédéraux en ce qui concerne la gestion des documents.
(6) Diffuser'des informations sur les progrès techniques réalisés dans la

gestion des documents.
- 34 -
(7) Attirer régulièrement l'attention des services fédéraux et du Congrès sur

la charge que représentent pour le gouvernement fédéral les papiersinutiles
et sur la nécessité d'adopter des politiques appropriées en matière de pro-
duction, de conservation, d'utilisation et de tri des archives,
(8) Réaliser des études sur la gestion des documents et charger, s'il le juge
utile, les responsables des services administratifs de réaliser des études
sur la gestion des documents en vue d'élaborer des systèmes et des
procédés permettant d'économiser du temps et des efforts dans ce domaine,
l'accent étant mis particulièrement sur les normes et les procédures
applicables à la création de documents.
(9) Effectuer des inspections ou des études sur la gestion des documents
comprenant un examen des programmes et des méthodes de plusieurs services
fédéraux et une analyse de l'interaction des services fédéraux et de
leurs relations réciproques en ce qui concerne les documents d'archives
et la gestion de ces documents.
(10) Faire rapport au Congrès et au Directeur de l'office of Management and

Budget chaque année, au(x) moment(s) qu'il juge opportun(s), sur les
résultats des activités en cours, y compris l'évaluation de la suite
donnée par les services fédéraux à toute recommandation résultant
d'études ou d'inspections réalisées par lui (3).
En fait, ces tâches sont accomplies par le National Archives and Records
Service, qui fait partie des General Services. Dernièrement, la plupart ont été
transférées à un autre secteur de 1'Administration des services généraux. Les légis-
lations du Libéria, des Philippines et de Rhode Island (Etats-Unis) sont inspirées
de la législation fédérale des Etats-Unis.
87. La Direction générale des archives de l'URSS, entre autres attributions :
Ce> assure, sur le plan de l'organisation et des méthodes, le fonctionnement

des archives administratives (4) et l'organisation des documents de
secrétariat des ministères, administrations, établissements, institutions
et entreprises; de concert avec les ministères et administrations de
l'URSS, prend des mesures en vue de perfectionner le fonctionnement des
archives administratives et organise des concours non administratifs de
gestion de secrétariat et de fonctionnement des archives administratives;
organise, à titre contractuel, l'assistance aux archives administratives
en vue d'assurer la bonne conservation, la réglementation et l'utilisation
de documents et de créer un fonds de copies de sécurité de documents...;
(j> de concert avec les ministères et administrations de l'URSS, effectue la

mise en application, la promotion et le perfectionnement du Système unique
de secrétariat et de celui unifié de documents d'administration et de
direction; assure la direction de leur application sur le plan de l'orga-
nisation et des méthodes;
(k) inspecte le travail des archives administratives et le traitement des

documents dans les secrétariats des ministères, administrations, éta-
blissements, institutions et entreprises;
(1) élabore et approuve les règles relatives à l'archivistique et au secré-

tariat de service à respecter obligatoirement par tous les ministères,
administrations, établissements, institutions et entreprises...;
(P) organise le recyclage du personnel des établissements du système de la

Direction générale des archives près le Conseil des ministres de l'URSS et
des personnels d'archives administratives (5).
- 35 -
88. En vertu du Presidential Records Act (Loi sur les archives de la présidence) de
1978, le Président des Etats-Unis doit, en mettant en oeuvre un programme de
gestion des documents au sein du gouvernement des Etats-Unis,
prendre toutes les mesures nécessaires pour que les activités, délibérations,
décisions et politiques découlant de l'exercice des fonctions qui lui sont
attribuées par la Constitution et la loi ou de ses autres fonctions officielles
ou cérémonielles faisant l'objet de documents appropriés et que ces documents
soient conservés comme archives de la présidence conformément à la présente
section et aux autres dispositions de la loi (6).
Au Brésil, 1'Administration des services généraux (SISG) élabore des normes de

gestion des documents d'archives. De même, à Singapour, le Directeur du National
Archives and Records Centre a pour tâche :
d'appliquer un programme de gestion des documents en vue d'assurer l'efficacité

de la création, de l'utilisation, de l'entretien, de la conservation, de la
préservation et du tri des archives publiques (7).
Au Portugal, l'Inspecteur général des bibliothèques et des archives doit :
prendre des décisions en accord avec les secrétaires généraux des différents
ministères ou leurs représentants pour tout ce qui a trait à la sécurité, à la
conservation et au classement de leurs archives et de leurs bibliothèques (8).
Au Canada, en vertu du Décret sur les documents publics, l'brchiviste fédéral

examine toutes les propositions d'élimination de documents publics à la garde des
ministères, de transfert de documents appartenant au gouvernement, de microfilmage
(en tenant compte notamment de l'adéquation du matériel, de l'efficacité des
techniques de traitement, de l'opportunité des propositions tendant à la conser-
vation de documents publics et des économies qui pourraient être réalisées en uti-
lisant le service central de microfilmage pour le traitement automatique). Il évalue
les cadres de classement des documents des ministères, la mesure dans laquelle les
politiques et programmes importants des ministères sont attestés par des documents
en vue des recherches futures et la mesure dans laquelle les documents sont conservés
en magasin et manipulés. L'Archiviste fédéral peut établir des normes et publier des
directives sur ces questions à l'intention des ministères (9).
89. Dans d'autres pays, les Archives nationales sont de même habilitées à élaborer
et/ou publier des normes pour la gestion des documents et du travail de bureau;
c'est le. cas par exemple en Algérie, en Argentine, en Bulgarie (Commission centrale
de contrôle du Conseil central des archives) et dans le Victoria (Australie). Au
Danemark, le Directeur des Archives nationales approuve tout nouveau plan de
rangement des dossiers et toute modification des places de rangement existants.
90. Dans d'autres pays (Australie, Maurice, URSS, etc.), le Directeur des Archives
nationales est chargé de promouvoir une gestion efficace et économique des
documents ainsi que de conseiller et d'aider les services publics. La plupart des
législations contiennent une disposition générale visant à assurer une bonne gestion
des documents :
Les organes d'Etat et les organisations socialistes prennent les dispositions

voulues pour assurer une administration compétente des documents d'archives ...
et veillent à ce que les dossiers soient convenablement enregistrés, à ce que
les documents soient conservés à bon escient et en lieu sûr et à ce qu'il leur
soit réservé le sort approprié . . . (10).
Aux Pays-Bas, en vertu de la loi sur la conservation des archives, les orga-
nismes publics sont tenus de conserver en bon état et en bon ordre les pièces
d'archives se trouvant sous leur garde. Pour les ministères, l'arrêté d'application
- 36 -
de la loi prévoit que les chefs de département fixent des règles, veillent à ce que
les pièces d'archives soient classées et inventoriées et prennent des mesures propres
à assurer leur sécurité et à leur réserver la place nécessaire. Sur la proposition du
ministre néerlandais de l'intérieur (qui coordonne la gestion des documents dans les
ministères et les administrations publiques centrales), la Couronne a promulgué des
règlements sur la gestion des documents. Ces textes prescrivent que le responsable
des bureaux centraux des archives courantes des ministères doit avoir les qualifi-
cations professionnelles fixées par le ministre. Les plans de classement des dossiers
doivent être approuvés par un conseil de gestion des documents, qui conseille le
ministre. Le Directeur général des Archives d'Etat fait partie de ce conseil (11).
Au Libéria, la loi sur le Center for National Documentation and Records (Centre de la
documentation et des archives nationales) comprend une section sur des tâches qui
incombent aux directeurs des administrations en matière de gestion des documents (12).
Aux termes de la législation polonaise, ce sont les ministres qui, de concert avec le
Directeur général des Archives d'Etat, règlent la gestion des documents dans leurs
services, en particulier le maintien en état, la communication, l'archivage et l'éli-
mination des documents. En Bulgarie, les services décident du traitement des documents
après consultation des Archives de 1'Etat. Des cadres de classement etdes inventaires
descriptifs des documents doivent être approuvés par les chefs de service et par les
Archives d'Etat, conformément aux règles générales adoptées par le Conseil général
des archives. Au Québec (Canada), il existe un comité de gestion des documents qui
comprend le Conservateur des Archives nationales ou son représentant, et sept repré-
sentants d'administrations et organismes publics normnés par le Conseil du Trésor. Le
comité soumet à l'approbation du Conseil du Trésor les normes et politiques de
classement et d'inventorisation des documents, de gestion des formulaires, de fonc-
tionnement des centres de préarchivage et tous les autres aspects de la gestion des
documents. Chaque administration désigne un coordonnateur de la gestion des documents
et prend d'autres mesures pour assurer la bonne gestion des documents et l'appli-
cation des directives du Conseil du Trésor. Selon la réglementation en vigueur en
Turquie, les services publics doivent adopter les plans de classement des dossiers
et les normes de qualité du papier et de communication des documents publiés par les
Archives nationales et l'Institut turc de normalisation.
91. En Suède, on trouve des dispositions plus détaillées concernant la gestion des
documents dans le Règlement général des archives, dont l'application fait
l'objet d'une circulaire des Archives nationales. Un article de cette circulaire
fixe les normes à respecter pour la création et la tenue des dossiers, un autre se
réfère à la réglementation relative au papier et au matériel d'écriture (par exemple,
l'ordonnance sur le matériel d'écriture, 1964 : 504), d'autres encore concernent les
magasins, le soin et l'utilisation des documents ainsi que leur classement et leur
description. La circulaire traite non seulement des documents d'archives classiques,
mais contient, en outre, des dispositions spéciales sur les archives informatiques,
les microformes et d'autres catégories d'archives non classiques (13). Au Pakistan,
la gestion des documents d'archives est régie par des instructions détaillées
relatives au travail de secrétariat émanant de la Division du Cabinet (1975). Citons
également une circulaire des Archives fédérales du Cameroun, les directives annexées
à un décret d'application de la loi hongroise sur les archives, la législation
roumaine, ainsi que la réglementation édictée par le Cabinet du Premier ministre
thallandais.
Conclusion
92. Le rôle joué par les Archives en matière de gestion des documents varie sensi-
blement d'un pays à l'autre. Il n'y a que quelques pays où la responsabilité de
l'ensemble des fonctions de gestion des documents incombe aux Archives nationales.
Ailleurs, leur intervention dans. le préarchivage se limite à une participation aux
décisions de tri et d'élimination ou à un droit de regard sur ces opérations. Cela
ne signifie pas qu'il n'y ait pas dans ces pays de programme de gestiondes documents
- 37 -
embrassant toute la durée de vie des documents d'archives publics, mais ces
programmes sont réglés par des dispositions émanant d'une instance publique autre
que les Archives nationales. La plupart des législations comportent, en tout état
de cause, quelques dispositions générales tendant à la bonne gestion des documents
d'archives.

(4) Dans Archivum, vol. 28, p. 348, à l'article 5 (e), il convient de remplacer
les mots "archives d'Etat" par "archives administratives" (information commu-
niquée par F.I. Dolguih, directeur général des Archives près le Conseil des
ministres de l'URSS (Moscou)).
(5) Archivum, vol. 28, p. 348 à 350.
(6) 44 USC, paragraphe 2203.
(11) Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Décret royal
concernant la gestion des documents du gouvernement central), 1980 (traduction).
(12) Archivum, vol. 28, p. 238 à 241 (traduction).
(13) Archivum, vol. 19, p. 139 à 145 (traduction). Texte tel que modifié en 1948. La
circulaire a 'été modifiée à nouveau en 1979 (n" 679 - Information communiquée
par N. Rosqvi'st, Archives d'Etat, Stockholm).
- 38 -
2.2 Droit d'inspection
93. Le droit d'inspection peut être défini comme :
la fonction réglementaire dévolue à un service d'archives de contrôler la

création, la conservation et le rangement des documents par des adminis-
trations soumises à sa juridiction et de prescrire les mesures adéquates (1).
Dans certains pays, l'inspection est assurée par des commissions, à raison
d'une par administration, où le Directeur des Archives nationales est représenté.
Dans les autres pays, le Directeur des Archives nationales (ou la Division de
l'inspection des Archives nationales) a sous sa responsabilité un certain nombre
d'inspecteurs qui agissent-en liaison avec les administrations publiques.
94. La législation italienne prévoit des commissions de surveillance (une par

administration) qui sont régies par la loi sur les archives (à l'exception de
celle du Ministère des affaires étrangères). Chaque commission, qui est constituée
pour trois ans par le ministre concerné, comprend le chef de l'administration en
cause (ou son représentant), qui assure la présidence, un membre de cette adminis-
tration, qui assure le secrétariat et le Conservateur des Archives d'Etat compétentes
(ou son représentant). Les commissions supervisent la conservation, l'inventorisation
et le classement des documents d'archives, font fonction de comité de tri, décident
de l'application des normes de reprographie et s'occupent du versement des documents
aux Archives de 1'Etat. Le projet de loi d'archives type (2) qui a servi de modèle
pour la loi promulguée en Algérie en 1977 est inspiré du système italien.
95. Dans presque tous les pays, il incombe au Directeur des Archives nationales
"d'examiner tous les documents d'archives dont les diverses administrations ont
1a garde" (B a h amas) (3) et d'offrir des avis "concernant la prise en charge, la
conservation, la garde et le contrôle de ces archives publiques" (Botswana) (4).
Cette fonction consultative, voisine du droit d'inspection, lui est attribuée
expressément dans la législation des pays suivants : Australie, Bahamas, Botswana,
Cameroun, Etats-Unis d'Amérique, Liban, Liechtenstein, Sierra Leone et URSS. En
Nouvelle-Zélande, l'hrchiviste en chef est habilité à inspecter toutes les archives
publiques ainsi qu'à "donner des instructions concernant leur sécurité et, s'il le
juge nécessaire, des conseils visant à assurer une administration et une gestion
efficaces et économiques" (5). En République démocratique allemande, 1'Administration
des archives de 1'Etat et les Archives d'Etat ont la faculté de donner des
instructions aux services pour assurer le classement correct et la sécurité de leurs
archives. En France, les Archives nationales délèguent auprès des divers ministères
et services de l'Etat, pour assurer la liaison, un conservateur en mission (6).
Curieusement, en Zambie, le Directeur des Archives nationales ne peut examiner les
documents d'une administration qu'à la demande de celle-ci.
96. Au Portugal, les Archives nationales dépendent de 1'Inspection générale des

bibliothèques et archives qui accorde une assistance morale et technique aux
administrations publiques et contrôle la conservation, le classement et la sécurité
des archives. Si 1'Inspection estime que les conditions de conservation, de
classement et de sécurité ne sont pas satisfaisantes, elle en avise le directeur de
l'administration en cause. Si, dans un délai de six mois et après l'envoi de deux
rappels, la situation ne s'est pas améliorée, elle est autorisée à verser les
documents dans l'une des institutions dépendant de 1'Inspection. On trouve des
dispositions comparables dans les législations espagnole, italienne et suédoise. La
loi prévoit des sanctions pénales en cas d'entrave à l'exercice du droit d'inspection
en Yougoslavie, où est passible d'une amende toute organisation ayant empêché les
Archives de procéder à une inspection ou ne leur ayant pas permis de participer au
tri des documents. Est également passible d'une amende toute personne qui ne respecte
pas les instructions des Archives concernant la bonne conservation et l'entretien des
archives (8). En Tchécoslovaquie, la loi dispose ce qui suit :
----.--.. ..-.-_-_,- --.

- 39 -
(1) Dans l'exercice de ses fonctions de supervision, le Ministère de

l'intérieur ou le service d'archives compétent peut exiger qu'il soit
remédié aux lacunes et aux carences qu'il constate et, si ces lacunes ou
carences sont dues à des fonctionnaires de l'organisation, peut proposer
au chef de l'organisation ou à son adjoint de prendre des mesures disci-
plinaires à l'égard de ces fonctionnaires; dans le cas où ces lacunes ou
carences sont imputables au chef de l'organisation ou à son adjoint, le
Ministère de l'intérieur ou le service d'archives compétent peut faire
une proposition en ce sens à l'organe dont dépend directement le chef de
l'organisation.
(2) L'organisation qui, bien que notification ait été faite par le Ministère
de l'intérieur ou le service d'archives compétent, ne s'acquitte pas des
tâches qui lui incombent en vertu de la présente loi ou d'un texte régle-
mentaire d'application générale, concernant la création, l'élimination ou
l'administration des archives, est passible d'une amende ne dépassant pas
50.000 couronnes tchécoslovaques, infligée par le Comité national de
district, sur la proposition du Ministère de l'intérieur ou du service
d'archives compétent, en particulier lorsqu'un dommage a été caus6 ou est
imminent. En cas de carence répétée, l'organisation est passible d'une
amende ne dépassant pas 10.000 couronnes tchécoslovaques (9).
Dans les pays comme la France et les Pays-Bas, le Code pénal prévoit l'appli-
cation de peines aux personnes coupables d'infractions en matière d'archives
publiques.
97. Certaines législations exemptent d'inspection les archives "secrètes" : il en

est ainsi en Australie (où il existe des dispositions détaillées à ce sujet),
aux Bahamas, en Nouvelle-Zélande, en Sierra Leone et en Tanzanie. Toutefois, le
Directeur des Archives nationales du Botswana peut inspecter toutes les archives
publiques, même si elles sont considérées comme secrètes ou confidentielles. Aux
Etats-Unis, en vertu du Federal Records Management Act, l'inspection des documents
dont l'utilisation est restreinte par la loi ou pour des raisons de sécurité
nationale ou d'intérêt public, est réglementée par 1'Administrator of General
Services, sous réserve de l'approbation de la direction de l'administration concernée
ou du Président. Aux Pays-Bas, les inspecteurs des archives "ont, en observation des
dispositions relatives au secret des documents, accès aux locaux où les pièces
d'archives sont conservées" (7). Cela signifie qu'ils peuvent inspecter l'état
matériel des documents et les conditions matérielles de garde, même s'ils ne sont
pas habilités à examiner le contenu de ceux qui sont secrets. Selon la loi
finlandaise, le Conseil des ministres, sur avis du Directeur des Archives nationales,
peut exempter d'inspection certaines administrations.
98. Aux Pays-Bas et en Suède, la législation mentionne particulièrement les respon-

sabilités incombant aux Archives en ce qui concerne l'examen des projets de
construction de nouveaux dépôts ou la reconstruction de dépôts existants.
Conclusion
99. La législation de la plupart des pays reconnaît aux Archives un droit de regard
sur la création, la conservation et l'élimination des documents par les admi-
nistrations publiques. Le plus souvent, les Archives sont aussi autorisées à donner
des instructions aux administrations en vue d'assurer la bonne conservation de leurs
documents. Dans certains pays, la loi prévoit expressément l'application des mesures
proposées par les Archives dans l'exercice de leur droit d'inspection. Le septième
Congrès international des archives (1972) a jugé souhaitable que le contrôle exercé
régulièrement par les Archives de 1'Etat sur la gestion des documents courants soit
sanctionné par une législation explicite (10).
- 40 -

(2) CARBONE et GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 63-66. Le projet de loi
d'archives type (p. 63-66) et la loi algérienne prévoient aussi un service
d'inspection composé d'inspecteurs généraux qui inspectent périodiquement les
services de l'hdministration des archives dans l'ensemble du pays. Le modèle
est manifestement le Sovrintendenze archivistiche italien, qui supervise les
archives publiques et privées conservées hors des Archives de 1'Etat.
(6) Actes de la septième Conférence internationale de la Table ronde des archives,
p. 15.
(8) Archivum, vol. 19, p. 205-206 et 217 (traduction). Voir aussi
Archivum, vol. 28, p. 314-315 (Roumanie).
( 10) Archivum, vol. 24, p. 363 (traduction).
- 41 -
2.3 Centres de préarchivage
100. Un centre de préarchivage ou dépôt intermédiaire peut être défini comme :
un service d'archives spécialisé dans la conservation et la communication

des archives intermédiaires (1).
Selon cette définition, tout édifice spécialement conçu pour le stockage des
archives courantes ou intermédiaires serait un centre de préarchivage. Toutefois,
d'un point de vue juridique, la principale caractéristique d'un centre de préarchiva.ge
est de dépendre non de l'administration productrice des documents,mais desArchives (2).
Ainsi, les dépôts intermédiaires prévus, par exemple, par le projet de loi d'archives
type de Carbone et Guêze et la législation turque, qui sont organisés et gérés par
l'administration productrice, ne sont pas à proprement parler des centres de pré-
archivage, non plus que l'organisme central de tri des Pays-Bas.
101. Il est fait mention de centres de préarchivage dans la législation des Etats
suivants : Algérie, Allemagne (Rép. féd. d'), Basse-Saxe (Rép. féd. d'), Brésil,
Canada, Etats-Unis d'Amérique, France, Panama, Québec (Canada), Sénégal et Tanzanie.
Dans d'autres pays (comme le Royaume-Uni), de tels centres existent. Au Brésil, les
fonctions de centre de préarchivage sont assumées par la Division du préarchivage des
Archives nationales. En France, les archives intermédiaires peuvent être conservées
dans des dépôts de préarchivage, administrés ou supervisés par la Direction des
Archives de France. S'il n'y a pas de dépôt de préarchivage, les archives inter-
médiaires sont conservées soit dans les bureaux de l'administration productrice,
sous la supervision des Archives, ou par les Archives dans des dépôts d'archives.
Les délais prévus pour la conservation des archives courantes, la préservation des
archives intermédiaires et l'élimination sont fixés par accord entre l'administration
concernée et les Archives de France. Aux Etats-Unis, le Federal Record Management Act
(Loi sur la gestion des documents des services fédéraux) habilite 1'Administrator of
General Services à créer, entretenir et gérer des centres de préarchivage pour les
administrations fédérales.
Conclusion
102. Il n'entre pas dans le cadre de la présente étude d'examiner le concept de

centre de préarchivage géré par les Archives retenu en Allemagne (Rép. féd. d'),
en Belgique, au Canada, aux Etats-Unis d'Amérique et au Royaume-Uni, ni celui
d'archives intermédiaires qui se répand en Amérique latine. Quoi qu'il en soit, la
législation ne devrait pas être un obstacle à l'adoption de formules de ce genre.

- --
- 42 -
2.4 Tri et élimination
103. Le tri peut être défini comme :
déterminant le sort des documents à partir de leur valeur administrative,

fiscale, légale, probatoire, d'information et de recherche, présente et
future (1).
L'élimination est la destruction des documents dénués d'utilité administrative

ou archivistique (2). Le versement des documents de valeur durable aux archives fait
l'objet du chapitre 3.1.
104. Dans presque tous les pays, c'est le Directeur des Archives nationales, de sa
propre autorité, ou le ministre dont les Archives dépendent, qui se prononce
en dernier recours sur le tri et l'élimination des documents. Parfois, l'autori-
sation du responsable de l'administration productrice des documents et celle du
Directeur des Archives nationales sont exigées, sans indication de priorité, par
exemple en Algérie, en Pologne, au Québec (Canada), en Tchécoslovaquie et en Yougo-
slavie. Une évaluation préparatoire est souvent effectuée par des commissions de tri
spéciales ou par le Conseil des archives (voir chapitre 1.8). Il existe des
connaissions de ce type en Bulgarie, en Italie, aux Pays-Bas (où elles ne sont pas
permanentes) et en Roumanie. Selon la loi bulgare, les recommandations des
commissions d'experts des administrations doivent être entérinéespar lescommissions
de contrôle des Archives d'Etat, conformément à la procédure fixée par le Conseil
général des archives. Ce dernier dispose d'une commission centrale de contrôle qui
traite des questions de principe concernant le tri et approuve les tableaux de tri.
En Roumanie aussi il y a, au sein des administrations,des commissions de tri qui
font des propositions d'élimination aux Archives de 1'Etat. Aux Pays-Bas, le ministre
responsable des archives et le ministre dont dépend l'administration créatrice des
documents doivent vérifier, avant d'adopter un tableau de tri, si le tableau a été
établi par des spécialistes des activités de l'administration concernée en accord
avec des spécialistes de la gestion des documents de cette administration et le
Directeur général des Archives de 1'Etat ou son représentant. Dans le projet de loi
d'archives type (3), les commissions de contrôle statuent sans appel. Les auteurs
estiment que l'approbation définitive par les Archives d'Etat est sans fondement
logique, puisque chaque commission est présidée par le Directeur des Archives. Au
reste, le Président de la commission de contrôle peut soumettre les cas douteux au
Conseil des archives compétent. Le règlement d'application peut d'ailleurs préciser
que les décisions en matière d'élimination sont prises par les commissions à l'una-
nimité. La loi algérienne suit le projet de loi d'archives type, mais ne contient
aucune disposition qui empêche de prendre la décision définitive contre l'avis de
l'archiviste.
105. Dans de nombreux pays, un conseil des archives, qui comprend généralement des
représentants des administrations publiques et de l'Université, assure le
travail préparatoire et donne des avis en matière de tri; il en est ainsi, par
exemple, en Illinois (Etats-Unis d'Amérique), en Grèce, au Lesotho, au Libéria, à,
Maurice, au Nigéria, au Panama, aux Pays-Bas et en Turquie. Au Chili, il y a une
Comisi&n de Selecci6n de Documentacibn de Descarte spéciale qui propose des normes
et des tableaux de tri au ministre. Au Ghana, la destruction est ordonnée par le
Comité permanent des archives publiques, présidé par l'Archiviste, sur proposition
des administrations. En Egypte, en vertu de la loi de 1954 sur les archives de la
République arabe unie, un comité des archives assure au sein de chaque ministère la
liaison avec les Archives nationales. Les propositions d'élimination sont faites par
le comité en collaboration avec les Archives nationales et soumises au Conseil
supérieur des Archives nationales, qui conseille le ministre. En Thaïlande, un .
règlement promulgué en 1963 prescrit la mise en place, dans chaque administration,
d'un comité de tri qui fait rapport au chef de l'administration. Ce règlement aurait
été réexaminé en 1972 en vue d'instituer une concertation, en matière de tri, entre
- 43 -
les Archives nationales et l'administration concernée (4). Dans certaines légis-

lations (par exemple celle du Botswana), le Directeur des Archives nationales est
expressément habilité à :
consulter toute personne dont il estime qu'elle est compétente pour le

conseiller sur l'opportunité de conserver en permanence ces archives
publiques avant d'en autoriser l'élimination (5).
106. Dans les législations actuellement en vigueur, il est établi une distinction
entre : (a) l'élimination en application de tableaux de tri, (b) l'élimination
de documents non inscrits sur des tableaux de tri et (c) l'élimination de documents
versés aux archives. Parfois la loi ou les règlements énumèrent les documents qui ne
sont pas considérés comme des pièces d'archives et qui, de ce fait, peuvent être
détruits sans autorisation spéciale, ou qui sont considérés comme des pièces sans
valeur archivistique et, partant, peuvent être éliminés selon une procédure simple
ou sans autorisation spéciale. La réglementation norvégienne, qui énumère plusieurs
types de documents qui ne doivent pas être considérés comme des pièces d'archives,
est un bon exemple à cet égard. La législation de la République démocratique
allemande prévoit une procédure d'élimination simplifiée pour certaines catégories
de documents qui font l'objet d'un inventaire spécial publié par l'hdministration
des archives. En Suède, 14 catégories de documents peuvent être détruites à l'expi-
ration d'un délai de conservation fixé par l'autorité compétente. Les lettres
d'envoi, bordereaux, décisions de communication avec déplacement, accusés de
réception peuvent être éliminés, à condition que cette élimination n'ampute pas un
dossier de façon inopportune ou que la conservation de la pièce en question ne soit
pas jugée désirable en raison des annotations qu'elle porte. Les lettres de candi-
dature sont retournées à leurs auteurs. En France et en Côte d'ivoire, il est
stipulé que les documents qui contiennent des données récapitulées dans un autre
texte, imprimé ou non, peuvent être éliminés.
107. Par ailleurs, la loi précise parfois les documents qui ne doivent pas être
éliminés, par exemple les documents antérieurs à une certaine date (1799 en
France, 1800 en Irlande du Nord et en Ecosse (Royaume-Uni), 1839 en Turquie, 1850
en Yougoslavie, 1920 en Côte d'ivoire et 1925 au Soudan). La réglementation tchéco-
slovaque énumère de façon exhaustive les catégories de documents qui doivent être
conservées dans tous les cas.
108. Les tableaux de tri et les normes d'élimination sont en général établis par
le ministre responsable des Archives nationales (le Président de la République
au Libéria et au Cameroun, 1'Administrator of General Services aux Etats-Unis
d'Amérique), parfois en accord avec le ministre dont relève l'administration
créatrice (Pays-Bas, Tchécoslovaquie). Au Canada, 1'Archiviste fédéral peut publier
des règlements de tri pour les documents internes et autres documents communs à la
plupart des départements ministériels, alors qu'en Pologne et en Yougoslavie les
tableaux sont établis selon les directives ministérielles par le chef de chaque
administration en accord avec les Archives d'Etat. Aux Pays-Bas, en vertu de
l'arrêté régissant l'application de la loi sur la conservation des archives, les
documents non inscrits sur des listes ne peuvent être éliminés qu'après avis du
Directeur général des Archives de l'Etat, en accord (lorsque les provinces ou les
communes sont concernées) avec l'Inspecteur provincial ou les Archives communales.
L'opinion du ministre peut prévaloir contre celle du Directeur général des Archives
de 1'Etat. Au Cameroun, l'autorisation d'éliminer les documents non inscrits sur des
listes est donnée par le Conseil des archives.
109. En général, les documents qui ont été remplacés par des microformes ou
d'autres reproductions peuvent être détruits (Etats-Unis d'Amérique, Israël,
Porto Rico, Portugal, Zaïre). Aux Pays-Bas et en République démocratique allemande,
la suppression des originaux après leur reproduction n'est autorisée que pour les
documents qui sont, de toute façon, destinés à être éliminés.
- 44 -
110. La législation des Etats-Unis et de beaucoup d'autres pays contient des

dispositions spéciales concernant la valeur probatoire des reproductions (6).
111. En Suède, l'élimination des documents informatiques et des microformes est

régie par les mêmes règles que celles des documents sur papier. En outre, la
suppression d'informations contenues dans des documents d'archives informatiques est
autorisée à condition que ces informations soient transférées sur un support qui
permette encore d'y accéder par la lecture, l'audition, ou d'une autre façon. Il est
aussi possible de passer d'un support informatique à un autre à condition que les
normes de qualité soient identiques et que l'information ne soit pas altérée. En
Australie, tout traitement d'archives informatiques empêchant d'accéder aux infor-
mations qu'elles contiennent est considéré comme une destruction des archives en
question.
112. En Israël, les demandes d'élimination de documents présentées par 1'Archiviste

d'Etat au Conseil des archives doivent être publiées au Journal officiel.
Toute personne peut s'opposer à l'élimination; si l'archiviste d'Etat juge l'oppo-
sition irrecevable, il doit en référer au Conseil, qui statue.
113. Aux Etats-Unis, la législation prévoit l'élimination en cas d'urgence : quand

le pays est en état de guerre, le chef d'une administration fédérale peut
autoriser l'élimination des pièces d'archives dont il a légalement la garde, qui se
trouvent dans un établissement militaire ou naval, à bord d'un navire, ou dans
d'autres dépôts situés hors du territoire continental des Etats-Unis, et dont la
conservation serait contraire aux intérêts des Etats-Unis ou qui occupent un empla-
cement requis d'urgence à des fins militaires et qui, à son avis, n'ont pas une
valeur administrative, juridique, de recherche ou autre suffisante pour justifier
leur conservation permanente. Dans un délai de six mois après l'élimination, un
rapport écrit doit être présenté à 1'Administrator of General Services.
114. La Norvège, comme le Royaume-Uni, pratique le système du double tri, lequel

est appliqué à tous les dossiers qui ne sont pas voués à la suppression ou
soumis à des procédures de sélection spéciales. Le premier tri est effectué après
cinq ans par l'administration, avec l'aide des Archives nationales et en coordi-
nation avec ces dernières. Le second tri a lieu après 25 ans environ, avant le
versement aux archives. La décision doit être prise conjointement par l'adminis-
tration concernée et les Archives nationales. En cas de désaccord, il appartient au
ministre de trancher. En Suisse, la plupart des documents font l'objet d'un tri avant
leur versement aux Archives fédérales. Les dossiers sur lesquels l'administration
productrice a porté les mentions 10, 30, ou "X" (= conservation indéfinie) sont
réexaminés par les Archives fédérales au bout de 10 et 30 ans respectivement.
Conclusion
115. Les législations actuellement en vigueur règlent les aspects suivants du tri
et de l'élimination (7) :
(1) Les rôles respectifs des Archives nationales et des administrations dans
les opérations de tri. Le tri et l'élimination des archives ayant perdu
leur utilité administrative courante incombent dans un certain nombre de
pays à la fois aux services d'archives et aux services de gestion des
documents. Dans chaque cas, une certaine supervision est, et doit être,
exercée par les Archives. Lors du tri, la valeur administrative peut être
évaluée par le service producteur, mais il appartient à l'archiviste de
se prononcer sur la valeur archivistique (ou historique) qui justifie la
conservation permanente des documents.
- 45 -
(2) Le niveau auquel les décisions de tri doivent être approuvées et

appliquées. Il peut être établi une distinction entre les documents
inscrits sur des tableaux de tri et les documents non inscrits.
(3) La personne ayant autorité pour décider quels documents publics peuvent
être détruits :
(a) le ministre responsable des archives, le plus souvent sur avis du

Directeur des Archives nationales ou du Conseil des archives; ou
(b) le Directeur des Archives nationales, parfois sur avis du Conseil

des archives; ou
(c) le Directeur des Archives nationales en accord avec l'administration

créatrice.
(4) La personne ayant autorité pour déc ider que 1s documents ayant fait
l'objet d'un versement aux archives peuvent être supprimés.
(5) La liste des catégories d'archives courantes qui, dans tous les cas,
peuvent être éliminées; cette énumération peut figurer dans une régle-
mentation ou dans un tableau général de tri.

(3) CARBONEet GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 63-66.
(6) Voir : G. WEILL, La valeur probante des microformes : une étude du RAMP
(PGI/8l/WS/25). Paris, Unesco, 1981. 63 p. et annexes.
(7) Cf. Directive NATIS, paragraphe 131.
- 46 -
3. FONCTIONS ET ACTIVITES ARCHIVISTIQUES
3.0 Introduction
L'analyse du chapitre 1.5 se bornait à indiquer comment les législations

actuellement en vigueur définissent les fonctions et l'organisation des services
d'archives publics. Dans les chapitres qui suivent, nous passerons en revue les
dispositions législatives et réglementaires relatives à chacune des principales
fonctions archivistiques (acquisition, conservation et communication). S'agissant
de la fonction d'acquisition, le versement de documents aux Archives est traité au
chapitre 3.1 (pour l'acquisition d'archives privées, voir chapitre 1.4, et pour le
dépôt des publications officielles, le chapitre 3.2). Le chapitre 3.3 est consacré
à la conservation, tandis que les principaux éléments de la fonction de communi-
cation sont examinés aux chapitres 3.4 (classement et description), 3.5 (communi-
cabilité) et 3.6 (reprographie).
3.1 Versement
116. Le versement des documents d'archives est l'opération par laquelle la conser-
vation d'archives passe du centre de préarchivage à un service d'archives
avec ou sans changement de propriété (1). Par l'effet du versement, les documents
passent sous la compétence de l'bdministration des archives. Le législateur devrait
s'attacher à régler les aspects ci-après du versement (2) :
Ci> délai général de conservation dans les bureaux (nombre d'années au terme
duquel les documents, après leur création, doivent, en principe, être
versés aux Archives) et procédure de versement;
(ii) exceptions légales au délai général de conservation dans les bureaux et

procédure de dérogation temporaire (versement différé);
(iii) procédure permettant le versement avant l'expiration du délai légal de

conservation dans les bureaux;
(iv) dispositions spécifiques relatives au versement de certains types de

documents, par exemple en vue d'un dépôt légal, ou pour assurer un
contr,ôle efficace des enregistrements audiovisuels et documents sur
support informatique;
cv> dispositions réglementant le versement à un dépôt autre que les Archives

nationales;
(vi) dérogations aux dispositions ordinaires régissant les versements

accordés à certains départements ministériels.
117. Selon les législations actuellement en vigueur, le délai normal de conser-

vation dans les bureaux varie entre 100 ans (Belgique, Suède, pour les
documents des collectivités locales) et 5 ans (Argentine, Bénin, Mauritanie). Aux
Pays-Bas et à Porto Rico, le délai est de 50 ans. En Iran et en Italie, il est de
40 ans tandis qu'en Roumanie, au Royaume-Uni, à Saint-Marin, en Yougoslavie et au
Zafre, il est de 30 ans. La législation de plusieurs pays fixe un délai de 15 ou
10 ans : Bulgarie, Côte d'ivoire, Finlande, Hongrie, Liechtenstein, Pologne, Suisse,
URSS. Il s'agit là du délai général applicable à l'ensemble des documents; souvent,
le délai de conservation dans les bureaux de certains documents peut déroger à la
règle générale. En URSS, par exemple, ce délai est de 15 ans pour les documents du
gouvernement central, de 10 ans pour les documents des administrations régionales
et de district et de 5 ans pour ceux des administrations locales (villes, etc.).
- 47 -
118. Parfois, le délai général de conservation dans les bureaux n'est pas fixé par
la loi, mais dans des règlements (Gambie, Sierra Leone). La loi turque ne
prévoit aucune disposition générale à ce sujet : c'est le Conseil des archives qui
décide du moment où le versement doit avoir lieu. Toutefois, il peut être établi une
règle générale fixant le délai maximal de conservation dans les bureaux. Aux
Pays-Bas, par exemple, une proposition actuellement à l'étude tend à prescrire le
versement aux archives "dès que les documents ne sont plus nécessaires à la conduite
des affaires courantes, et en tout cas après 25 ans". Une règle analogue est
appliquée au Zaïre, où les documents qui n'ont plus d'utilité administrative
immédiate doivent être versés aux archives, même lorsqu'ils ont moins de 30 ans
(délai général de conservation dans les bureaux). La législation roumaine prévoit
le versement annuel des dossiers concernant des affaires classées.
119. Dans certains pays, il n'est pas prévu de délai légal de conservation dans les
bureaux. En France, par exemple, le délai de conservation par l'administration
créatrice est fixé séparément pour chaque administration par un règlement commun
des Archives de France et de l'administration concernée. Il en va de même en Suède
pour les documents des autorités centrales et régionales. Au Cameroun, le délai de
conservation dans les bureaux est laissé à l'appréciation de l'administration
créatrice mais, si celle-ci a besoin de conserver des documents plus de 20 ans,
elle doit fournir les justifications nécessaires. En Yougoslavie, le délai doit être
négocié entre l'administration et les Archives fédérales, mais il ne peut être
inférieur à 5 ans ou supérieur à 30 ans. En Bavière (République fédérale d'Allemagne),
les administrations sont priées, quand, dans le cours de l'expédition des affaires,
il apparaît qu'il s'agit de pièces présentant une valeur particulière de témoignage
sur l'institution créatrice ou d'information, de signaler la nécessité de leur
versement futur aux archives en portant sur le dossier la mention "archives d'Etat".
120. La loi prévoit souvent que les versements doivent se faire tous les 5 ans
(Danemark, Hongrie) ou tous les 10 ans (Belgique, Suède, pour les documents
des collectivités locales) ou que le versement doit être effectué dans les 10 ans
qui suivent l'expiration du délai de conservation dans les bureaux (Pays-Bas). Selon
la réglementation hollandaise, les administrations créatrices doivent clore tous les
dossiers les années se terminant par un 9, afin de faciliter les versements. En
Norvège, ce délai est de 5 ans.
121. La procédure de versement est généralement précisée par un texte réglementaire.

Les documents faisant l'objet du versement doivent être en bon état (Danemark)
et convenablement classés (Algérie, France, Liechtenstein, Pologne, République démo-
cratique allemande, canton suisse de Bâle, URSS). La législation yougoslave donne
aux Archives fédérales le droit d'exiger de l'institution d'origine le classement
en bon ordre des documents. Exceptionnellement, les Archives fédérales peuvent
procéder au classement, aux frais de l'administration d'origine. La République
fédérale d'Allemagne, la Hongrie, Israël, la République démocratique allemande et
l'URSS prescrivent le versement d'un exemplaire des instruments de recherche en
même temps que celui des documents.
122. L'administration d'origine doit donner un préavis du versement. En Belgique,

les Archives d'Etat peuvent, dans les cas urgents, refuser le versement. Au
Royaume-Uni, le Lord Cancellor peut, si cela lui paraît conforme à une bonne
gestion du Public Record Office, donner l'ordre de suspendre le versement jusqu'à
ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour sa réception. La légis-
lation tan'zanienne comporte une disposition analogue.
123. Les pièces faisant l'objet du versement doivent être énumérées sur un bordereau
de versement. Une copie de ce bordereau, signée par l'administration d'archives,
sera conservée à titre de preuve officielle du transfert par l'administration
d'origine. Dans la plupart des pays, les coûts de transport des documents versés
sont supportés par l'administration d'origine.
- 48 -
124. Une circulaire des Archives nationales suédoises (3) contient des dispositions
spéciales régissant le versement des documents informatiques et des microfilms.
En ce qui concerne les documents informatiques, les données doivent être enregistrées
sur bande magnétique. La bande sera versée en deux exemplaires, dont un au moins doit
être neuf. Les deux bandes doivent être conformes aux normes fixées par l'Office
national suédois d'essais, d'inspection et de métrologie. En même temps que la bande,
on versera la documentation pertinente, y compris les listes imprimées des blocs de
données existants, avec l'indication des informations manquantes et des notes
concernant l'état matériel de la bande. Avant le versement, l'information entrée
dans le journal machine doit être vérifiée pour s'assurer qu'elle correspond bien à
celle de la documentation du système. Le versement de microfilms doit comprendre un
exemplaire pour les archives et un exemplaire de lecture.
125. Dans un certain nombre de pays, le délai de conservation dans les bureaux de
certaines catégories de documents est différent du délai normal. C'est le cas,
par exemple, pour les actes notariés (Porto Rico, 60 ans; France, Pays-Bas de URSS,
75 ans), les registres de l'état civil (France, Pologne et Roumanie, 100 ans;
Bulgarie et URSS, 75 ans), les dossiers de personnel (Bulgarie et URSS, 40 ans).
Apparemment, cette prolongation du délai habituel est motivée par le besoin qu'a
l'administration d'origine de conserver des documents plus longtemps pour ses
affaires courantes. Parfois, il est jugé nécessaire de différer le versement des
documents pour en retarder la communicabilité. En Malaisie, par exemple, le ministre
est habilité à empêcher le versement aux Archives nationales de documents publics
contenant :
des informations secrètes et confidentielles (4).
En Algérie, au contraire, les Archives peuvent accepter le versement anticipé

de documents pour des raisons de secret ou de protection de la vie privée. Aux
termes de la législation bulgare, le ministre peut fixer un délai plus long ou plus
court, pour tenir compte de la nature des documents ou pour la "défense des intérêts
de 1'Etat et des citoyens" (5). Au Cameroun, les documents de l'armée et du
Ministère des affaires étrangères sont versés aux Archives au bout de 50 ans, au
lieu de 20. En Belgique, tous les documents ayant une utilité administrative
courante incontestable, ceux qui sont exposés dans les musées rattachés aux dépar-
tements ministériels, ainsi que les exemplaires des registres d'état civil détenus
par les tribunaux sont exemptés du versement aux Archives d'Etat.
126. A l'exception des dérogations au délai normalement fixé pour le versement de

certaines catégories de documents, la plupart des législations prévoient des
exceptions dans des cas particuliers où une administration a besoin de conserver ses
documents courants et où il serait matériellement impossible ou gênant de s'en
remettre aux procédures autorisant l'institution versante à emprunter des documents
aux Archives nationales (6). En Xalaisie, par exemple, le Directeur des Archives
nationales peut différer le versement :
s'il estime, en raison de la nature des documents, qu'un versement immédiat,

poserait indûment préjudice à l'administration d'un service public ou serait
contraire à l'intérêt public (7).
Dans certains pays, l'autorisation de différer le versement doit être donnée

par le ministre responsable (par exemple en Côte d'ivoire, aux Pays-Bas, en
Tanzanie, au Royaume-Uni, et même par le Président de la République au Zaïre, et
dans d'autres pays par 1'Administration des archives ou le Directeur des Archives
nationales (Malaisie, Norvège, Pologne, Singapour, Sri Lanka). En Roumanie, le
versement peut être différé si le dépôt d'archives manque de place.
127. Pour certains types particuliers de documents, il est parfois prescrit un

versement plus précoce. La législation polonaise stipule que les photo-
graphies, enregistrements sonores et films cinématographiques doivent être versés
---.-“-.. ---
- 49 -
au bout de 5 ans, alors que le délai de versement des documents du gouvernement

central sur support traditionnel est fixé à 15 ans. En Roumanie, les photographies
doivent être versées au bout de 15 ans, au lieu de 30 habituellement, et les films
cinématographiques, films de télévision et autres documents audiovisuels au bout de
3 ans, comme en URSS. En URSS, les documents informatiques sont versés au bout de
5 ans.
128. Dans certains pays, le dépôt légal s'effectue aux Archives nationales : soit
uniquement, comme à Maurice et en Zambie, soit en même temps qu'à la Biblio-
thèque nationale, comme au Cameroun, au Costa Rica, a-u Guyana, en Inde, à Madagascar,
en République dominicaine, au Soudan et à Sri Lanka (voir chapitre 3.2). Dans
plusieurs cas, le rôle des Archives nationales est limité aux documents non tradi-
tionnels (8) ou aux publications officielles. Dans ces cas, il peut être nécessaire
d'établir des dispositions prévoyant le dépôt de ces documents peu après leur
parution (9). C'est le cas, par exemple, en Algérie, à Maurice, au Mexique, au
Wisconsin (Etats-Unis) (avant la distribution). A Maurice, un spécimen de chaque
émission de timbres-poste, billets de banque et pièces de monnaie doit être déposé
au Département des archives dans un délai d'un mois, en même temps qu'une note
officielle sur l'histoire et l'objet de l'émission. Le Département des archives
reçoit également des exemplaires des procès-verbaux des réunions des autorités
municipales ainsi que des procès-verbaux d'audiences de la Cour suprême relatifs
aux biens du domaine public, dans des délais fixés respectivement à un mois et une
semaine.
129. Dans certains pays, les règlements concernant la conservation d'archives

peuvent, dans certains cas, stipuler le versement de documents publics à un
service autre que les Archives nationales (10). Aux Pays-Bas, par exemple, les
Archives d'Etat générales sont habilitées à conserver les archives des services
publics nationaux, tandis que les Archives d'Etat des provinces conservent les
archives des services publics à compétence exclusivement provinciale. Toutefois,
la Couronne peut décider que les archives des administrations nationales seront
conservées dans les Archives d'Etat de la capitale de la province où sont situées
ces administrations et, à l'inverse, que les archives des administrations desservant
plusieurs provinces, mais non l'ensemble du pays, seront conservées dans les
Archives d'Etat générales. Les documents d'une institution du gouvernement fédéral,
produits par des services se trouvant dans différentes régions du pays et traitant
de problèmes régionaux relevant des autorités fédérales, peuvent être versés à des
services d'archives provinciaux ou d'Etat s'il n'a pas été créé de sections
régionales des Archives nationales (11). Au Royaume-Uni, s'il apparaît qu'un autre
endroit que le Public Record Office offre des installations convenables pour la
conservation et la préservation des documents et leur consultation par le public,
le Lord Cancellor peut le désigner comme dépôt officiel. Il peut ordonner que des
documents publics soient versés non pas au Public Record Office, mais dans cet
autre dépôt ou transférés du Public Record Office à un tel dépôt. Des dispositions
analogues existent dans la législation du Botswana et de la Tanzanie.
130. Dans certains pays, un ou deux ministères ou départements gouvernementaux ne

sont pas soumis aux dispositions normalement applicables en matière de ver-
sement. Les documents du Ministère des affaires étrangères ne sont pas versés aux
Archives nationales en République fédérale d'Allemagne, en Belgique, en Bulgarie, en
France et en Italie, non plus que, en Belgique et en France, les documents du
Ministère de la défense. En Yougoslavie, le versement aux Archives nationales n'est
pas obligatoire pour les archives du Ministère des affaires étrangères, des
Ministères de la défense et de l'intérieur, de la Présidence de la République, etc.
En Pologne, les Ministères de la défense, de l'intérieur et des affaires étrangères
sont également totalement exclus de la compétence des Archives nationales. En
République fédérale d'Allemagne et en Italie, les archives des Chambresdu Parlement
sont versées aux archives parlementaires et non aux Archives de 1'Etat. En Bulgarie,
les Ministères des affaires intérieures et étrangères, l'Académie des sciences et
l'office général de géodésie et de cartographie conservent leurs propres archives;
- 50 -
toutefois, les archives du Ministère des affaires étrangères antérieures à 1945 sont
conservées aux Archives historiques centrales d'Etat. L'Administration polonaise des
archives peut autoriser des organismes gouvernementaux, en particulier l'Académie
des sciences, à conserver leurs archives, sous contrôle de ladite administration.
Dans ces cas, le délai général de versement ne leur est pas applicable. En République
démocratique allemande, les universités, les. académies des sciences et l'armée
conservent leurs archives qui, toutefois, font partie du Fonds d'archives de 1'Etat.
Conclusion
131. En 1967, la dixième Conférence internationale de la Table ronde des archives a

recommandé : (a) soit un délai de conservation dans les bureaux de 50 ans avec,
pour un grand nombre de documents, possibilité de communication avant l'expiration de
ce délai; (b) soit un délai de conservation dans les bureaux de 30 ans, avec possibi-
lité de prolongation de ce délai pour protéger les intérêts de 1'Etat et des
citoyens (12). La plupart des pays ont opté, dans leur législation, pour la deuxième
solution, celle d'un délai de conservation dans les bureaux de 30 ans (13). Un délai
plus court risque de surcharger les Archives de tâches que l'administration d'origine
et/ou un centre de préarchivage sont mieux à même de remplir; dans de nombreux pays
en développement, toutefois, il convient de prendre en considération ce délai de
30 ans, dans un souci d'efficacité gouvernementale et d'économie, en faisant usage
notarmnent de règlements de tri et en autorisant la destruction plus précoce des
documents sans valeur archivistique. On peut se poser la question de savoir si, pour
protéger les intérêts de 1'Etat et des citoyens, il vaut mieux prolonger le délai de
communicabilité des documents ou différer leurversement aux archives. Des documents
ont des chances d'être mieux conservés s'ils sont versés en temps voulu aux Archives;
il importe toutefois d'en limiter la communicabilité pendant un certain temps, si
nécessaire.

(2) Directive NATIS, paragraphes 134-139.
(3) Archivum, vol. 19, p. 139-145 (texte modifié en 1968). La circulaire a de
nouveau été modifiée en 1979 (n" 679) (renseignement fourni par N. Rosqvist,
Archives de l'Etat, Stockholm).
(8) POMASSL, Survey of existing legal deposit laws, p. 90; LUNN, Guidelines for
legal deposit legislation, paragraphe 13.2.
(12) Actes de la dixième Conférence internationale de la Table ronde des archives,
p. 20-30, 82.
(13) PRASAD, The liberalisation of access and use, p. 137-138.
- 51 -
3.2 Dépôt des publications officielles
132. Bien que dans la plupart des pays, le dépôt légal des livres et autres publi-
cations imprimées soit réglé en dehors du cadre de la législation des archives,
certaines lois d'archives contiennent néanmoins des dispositions sur la question. La
législation relative au dépôt légal ayant déjà été traitée par ailleurs (1), la
présente analyse concernera uniquement le rôle que peut éventuellement jouer une
institution d'archives comme lieu de dépôt légal.
133. Dans quelques pays, les Archives nationales sont le seul lieu de dépôt légal
des livres et autres publications imprimées. Dans d'autres pays, le dépôt légal
s'effectue à la fois aux Archives nationales et à la Bibliothèque nationale. Tous les
services d'archives conservent évidemment des "archives imprimées", même s'ils les
désignent autrement : c'est-à-dire des documents sous forme imprimée produits, reçus
et détenus par un organisme, une institution, une organisation ou un particulier dans
l'accomplissement de ses obligations légales ou dans l'exercice d'activités de
quelque nature que ce soit, et conservés de façon permanente en raison de leur valeur
archivistique (2). Ces documents imprimés seront versés aux archives en même temps
que les autres documents. Dans certains pays, la législation contient une disposition
spéciale prévoyant le dépôt des publications gouvernementales aux Archives nationales
(avant le délai normal de versement).
134. A Maurice et en Zambie, les Archives nationales reçoivent toutes les publi-
cations imprimées au titre du dépôt légal. En Zambie, la question est réglée
par l'ordonnance sur les publications imprimées. A Maurice, l'ordonnance sur les
archives traite à la fois de la fonction de dépôt légal du Département des archives
(voir par. 128) et de ses fonctions archivistiques. Les pays où les Archives
nationales aussi bien que la Bibliothèque nationale reçoivent un exemplaire de
toutes les publications sont les suivants : Cameroun, Costa Rica, Guyana, Inde,
Madagascar, Maroc, République dominicaine, Sri Lanka et Soudan.
135. En Bulgarie, en Côte d'ivoire, au Laos et en Mauritanie, la loi fait obligation

aux Archives nationales d'avoir une "bibliothèque administrative" comprenant
toutes les publications gouvernementales, lois, annuaires et autres publications
légales nécessaires aux recherches sur l'histoire des institutions. En Mauritanie, à
Porto Rico et au Zaïre, deux exemplaires de chaque publication officielle sont
déposés aux Archives nationales. Les Archives nationales mexicaines reçoivent des
exemplaires de tous les textes de lois et de règlements promulgués.
Conclusion
136. Une institution d'archives n'a pas pour fonction essentielle d'être le lieu de
dépôt légal des livres ou autres publications n'ayant pas le caractère
d'archives. Toutefois, il est difficile d'établir la démarcation entre les publi-
cations gouvernementales et les documents officiels imprimés. Cela justifie peut-
être le dépôt aux Archives d'un exemplaire de toutes les publications gouvernementales.
(1) Directive NATIS, paragraphes 55-59; POMASSL, Survey of existing legal deposit
laws; LUNN, Guidelines for legal deposit legislation.
(2) Cf. Dictionnaire de terminologie archivistique, no 370.
- 52 -
3.3 Conservation
137. La conservation peut être définie comme "la fonction fondamentale des archives
consistant à assurer l'emmagasinage et la protection des archives " (1). Dans
les législations d'archives en vigueur, cette fonction peut faire l'objet d'une
disposition générale applicable à tous les documents d'archives (y compris les
archives intermédiaires) ou figurer parmi les attributions des Archives nationales.
Cette disposition générale est parfois explicitée plus en détail par la loi elle-
même, mais plus souvent par des règlements. Dans certaines législations, le 'micro-
filmage de sécurité" est expressément mentionné.
138. La disposition la plus générale est celle qui énonce que 1'Etat assure la
protection, la conservation et la gestion du patrimoine historico-archivistique
(Algérie). Dans d'autres cas, la loi dispose que "les documents d'archives sont
protégés par 1'Etat" (Tchécoslovaquie) ou que "les organismes publics sont tenus de
conserver en bon état et en bon ordre les pièces d'archives se trouvant sous leur
garde" (Pays-Bas) (2). En Suède, l'ordonnance sur les archives générales dispose :
Les archives doivent être conservées et manipulées avec soin. On veillera en

particulier à ce qu'elles soient protégées contre l'humidité et le feu et à ce
que les personnes non autorisées ne puissent y avoir accès. Toute adminis-
tration qui a l'intention de construire de nouveaux locaux d'archives ou de
modifier ceux qui existent doit préalablement soumettre ses plans à la
Direction des archives. Elle doit, si possible, prendre l'avis de cette
direction avant de louer des locaux pour y conserver des archives. La Direction
des archives doit être informée du transfert d'archives dans des locaux
nouveaux ou modifiés (3).
Une réglementation analogue existe aux Pays-Bas. La loi roumaine déclare que
les documents d'archives doivent être conservés dans des dépôts spécialement
construits à cet effet ou dans des bâtiments spécialement adaptés, qui doivent être
munis de systèmes adéquats de préservation et de prévention des incendies.
139. Dans la plupart des pays, l'une des fonctions du Directeur des Archives
nationales consiste à veiller à la conservation et à la sécurité des archives
publiques dont il a la garde (voir chapitre 1.5). Aux Etats-Unis :
L'Administrateur des Services généraux est chargé de la conservation, du

classement, de la réparation et de la restauration, ainsi que de la dupli-
cation et de la reproduction (y compris la microcopie) . . . des documents
d'archives . . . qui lui sont transférés (5).
Aux Bahamas, au Botswana, au Gabon, au Ghana et à Sri Lanka, cette responsa-

bilité incombe aux Directeurs des Archives nationales. A Porto Rico, la loi d'archives
énumère même différents moyens de préservation : utilisation d'une chambre à vide,
lamination, conservation en pochettes closes et photographie. En URSS, l'une des
attributions de la Direction générale des Archives d'Etat consiste à mettre au point
des systèmes et méthodes de conservation, de restauration, d'utilisation et de
protection des documents et de dresser la liste des matériels et machines dont les
Archives d'Etat ont besoin à cet effet. L'Archiviste d'Etat du canton suisse des
Grisons doit prendre les précautions voulues pour assurer l'évacuation et la sécurité
des documents essentiels. La législation des Grisons souligne par ailleurs l'impor-
tance du microfilmage de sécurité et de la conservation des microfilms de sécurité.
Les autorités locales des Grisons ne sont pas autorisées à traiter les documents
d'archives au moyen de produits chimiques ni en employant d'autres moyens sans
l'approbation de l'hrchiviste d'Etat. "La conservation des sceaux et la réparation
des chartes et des livres doivent être assurées par des professionnels" (6). En
Italie, il existe un Institut central de pathologie du livre et un Institut central
de restauration du livre qui font tous deux partie de 1'Administration centrale au
Ministère.
- 53 -
140. Le microfilmage de sécurité est mentionné, par exemple, dans la réglementation

des Archives ecclésiastiques espagnoles et dans les législations de la Basse-
Saxe (République fédérale d'Allemagne), de la Roumanie et de l'URSS. En Bulgarie et
en Pologne, on communique aux chercheurs des reproductions, de préférence aux
documents originaux.
141. Au Royaume-Uni, le Conservateur du Public Record Office, comme ses collègues

du Kenya, du Lesotho, de Tanzanie et de Tasmanie (Australie), est autorisé à
prendre des dispositions spéciales pour conserver dans des locaux séparés les films
et autres documents d'archives qui requièrent des conditions de conservation parti-
culières. Au Lesotho, en Finlande, à Singapour et en Zambie, l'brchiviste national
est expressément autorisé à procéder aux réparations, aux reliures ou à tout autre
traitement qu'il jugerait nécessaires à la conservation des archives. La législation
du Laos stipule que le bâtiment des archives doit être isolé, bien fermé à clé et
protégé contre les inondations et l'incendie.
Conclusion
142. L'attention portée à la conservation dans les législations en vigueur est en

raison inverse de l'importance de cette fonction primordiale de l'archivistique.
Il existe toutefois quelques bons exemples de dispositions législatives qui servent
de base à des dispositions réglementaires ou des instructions plus détaillées et à
un programme complet de conservation (Suède, Etats-Unis, URSS).
(1) Dictionnai .re de terminologie archivistique, no 36 4 (1).

(2) Archivum, vol. 28, P. 115 (traduction); Archivum, vol. 19, P. 52.
- 54 -
3.4 Classement et description
143. Le classement et la description des archives et documents peuvent être définis

comme l'activité qui permet de les faire connaître aux chercheurs scientifiques
et administratifs, en les organisant et en les décrivant dans des instruments de
recherche (1). Ce qui a été dit au chapitre 3.3 à propos des dispositions légales
relatives à la préservation des archives s'applique également au classement et à la
description. La plupart du temps, ces fonctions font simplement l'objet d'une dispo-
sition générale qui les cite au nombre des attributions des Archives nationales.
Parfois, cette disposition est explicitée dans des dispositions plus détaillées.
144. A cet égard, l'article 2 de la loi d'archives néerlandaise est rédigé en

termes très généraux :
Les organismes publics sont tenus de conserver en bon état et en bon ordre les
pièces d'archives se trouvant sous leur garde (2).
Aux Etats-Unis, la législation fédérale dispose :
L'Administrateur des Services généraux est chargé de la conservation, du

classement . . . de la description et de la présentation des documents ou autres
matériels documentaires qui lui ont été transférés, en tant que de besoin et
selon qu'il convient, y compris de l'élaboration et de la publication d'inven-
taires, index, catalogues et autres instruments de recherche ou guides destinés
à en faciliter l'emploi (3).
Au Royaume-Uni, la loi sur les archives publiques déclare :
Le Conservateur des archives publiques est habilité à prendre toutes mesures

qu'il jugera nécessaires ou opportunes pour assurer l'utilité du Public Record
Office et peut, en particulier : (a) compiler et mettre à disposition des
index et guides des pièces d'archives du Public Record Office, ainsi que des
regestes et textes de ces pièces (4).
Les Bahamas, le Botswana, la Gambie, la Hongrie, le Kenya, le Nigéria, la

Nouvelle-Zélande, Porto Rico, le Québec (Canada), Singapour, Sri Lanka, la Tanzanie,
la Tasmanie (Australie) et le Victoria (Australie) ont des lois analogues. Pour
citer l'exemple du Victoria :
Le Conservateur des archives publiques est responsable : (a) de la préser-

vation et de la sécurité des documents publics qui se trouvent sous sa garde;
(b) du classement logique et en bon ordre de ces documents et de la publi-
cation de listes, index et autres guides destinés à en faciliter 1“emploi... (5).
La législation hongroise stipule que les institutions d'archives doivent

permettre l'accès aux fins de recherche des archives se trouvant sous leur garde en
les classant et en les décrivant selon des critères scientifiques, ainsi qu'en éla-
borant des instruments de recherche et en assurant les autres conditions nécessaires
à la recherche.
145. Le principe universel du classement des archives est énoncé dans la législation
de l'URSS :
Les documents du Fonds d'archives d'Etat de l'URSS sont conservés et réper-

toriés dans les archives par fonds, collections et unités de conservation (6).
Les instructions relatives aux Archives nationales suédoises prescrivent, de

même, que les archives :
- 55 -
sont classées et cataloguées de telle manière que chaque archive individuelle

soit conservée dans son unité, ,selon l'ordre créé par l'organisation et l'acti-
vité du producteur des documents (7).
146. Selon une ordonnance bulgare :
La structure du fonds d'archives est définie par le Directeur du Bureau

régional des archives sur proposition du Conseil de coordination des méthodes
du Bureau général des archives . . . L'ordre dans lequel les documents du Fonds
d'archives de 1'Etat sont recueillis, classés, conservés, étudiés d'un point
de vue scientifique et technique, traités et exploités . . . est fixé par une
instruction du Directeur du Bureau général des archives . . . Les documents du
Fonds d'archives de 1'Etat sont regroupés par époque et par type. La répar-
tition par époque est effectuée dans le respect du principe de l'indivisi-
bilité et de la complexité des fonds... (8).
147. En République démocratique allemande, en URSS et dans d'autres pays, l'une des
fonctions de la Direction générale des archives est de publier des règlements
et instructions régissant le classement et la description des archives. Dans le
canton suisse de Genève :
Les archives sont classées conformément au cadre de classement annexé au

présent règlement et selon le principe du respect des fonds (9).
La réglementation genevoise prescrit une mise à jour périodique des inventaires,

l'élaboration de répertoires ainsi que l'analyse des documents afin de faciliter les
recherches et consultations :
Chaque registre ou liasse doit être muni d'une cote et d'un numéro. Les pièces
à l'intérieur d'une liasse doivent être numérotées. Tous les documents . . .
doivent être munis du timbre des Archives d'Etat (10).
Cette dernière disposition se retrouve dans la législation d'un certain nombre

d'autres pays. En Mauritanie, le cadre de classement est fixé sur ordre du Président
de la République. Au Liban et au Liechtenstein, l'une des attributions du Directeur
des Archives nationales est d'aider les organismes, services publics et municipalités
à classer leurs archives. Dans beaucoup de pays, le Conseil des archives est chargé
de réglementer le classement et la description, par exemple en Pologne et en Croatie
(Yougoslavie). En Belgique, un décret royal remontant à 1834 prescrit la publication
et la distribution d'inventaires des Archives d'Etat.
148. Les législations de la République dominicaine, de la Grèce et de l'Espagne

contiennent des dispositions assez complètes en matière de classement et de
description. La réglementation de la République dominicaine concernant les Archives
nationales stipule :
Classer un document, c'est déterminer à quel fonds il appartient, avec quels

autres documents ce document constitue un tout et dans quel fonds il doit être
intégré. Chaque fonds doit consister en autant de subdivisions que l'exigent
la nature propre du fonds et l'organisation interne des archives.
Les documents, une fois classés, peuvent être ordonnés. Pour cette mise en
ordre, l'archiviste doit garder à l'esprit la nécessité de ne pas détruire le
fonds auquel appartient tel ou tel document qui, de plus, ne doit en aucun cas
en être séparé, par exemple pour des raisons d'ordre alphabétique ou chrono-
logique. Au contraire, l'archiviste doit faire tout son possible pour maintenir
intact le fonds originel et ne le réorganiser qu'en fonction de ce que lui
dicte sa propre expérience.
- 56 -
Lorsque les documents ont été classés en bon ordre, l'étape suivante consiste
à les cataloguer. Cette opération comprend deux étapes : (a) l'établissement
d'un inventaire et (b) le catalogage au sens strict du terme. Etablir un
inventaire consiste à classer les dossiers de chaque fonds section par section;
le catalogage à proprement parler consiste à décrire d'une manière succincte,
mais néanmoins complète, chacun des documents qui constituent chaque dossier.
Pour chaque fonds il convient d'établir un inventaire des dossiers qu'il

contient, avec sa désignation propre, puis pour chaque dossier, de composer le
catalogue d'après les documents qu'il contient (11).
La réglementation des Archives générales d'Etat de la Grèce stipule :
Les documents enregistrés sur le registre d'entrée sont répartis en fonds,

divisés en séries, qui sont constituées chacune d'un nombre analogue de
dossiers. Un répertoire spécial est rédigé pour chaque fonds. Sur décision de
la Commission, il sera procédé à la rédaction d'un répertoire scientifique par
noms de lieux, de personnes et de matières. Un bordereau est rédigé en double
exemplaire pour chaque dossier; il comporte un résumé du contenu, de l'état et
du nombre des documents que renferme le dossier (12).
Depuis 1901, la réglementation des Archives d'Etat espagnoles prescrit un

cadre de classement et différents types d'inventaires, catalogues et autres
instruments de recherche (13).
Conclusion
149. Dans la plupart des pays, la législation offre une base pour le classement et
la description des documents et archives, en attribuant le plus souvent aux
organismes créateurs et/ou aux Archives nationales des responsabilités spécifiques à
cet égard. On pourrait s'attendre que le détail des dispositions applicables en ce
domaine figure dans des règlements ou instructions mais, dans certains pays, la loi
consacre beaucoup d'attention à cette question du classement et de la description.
Normalement, il suffirait de n'énoncer que les grands principes, eu égard, en parti-
culier, à l'évolution rapide des documents et archives modernes ainsi qu'aux
conditions spéciales qu'exigent les documents et archives audiovisuels et
informatiques.
(1) Cf. Dictionnaire de terminologie archivistique , no 35, 131 et 187.

(4) Archivum. vol. 17. n. 185 (traduction).
(5) Archivum, voi. 28; p. 54 (traduction):
(10) Archivum. vol. 28. ,
D.
I
357.
(12) Archivum, vol. 17, p. 211.
- 57 -
3.5 Communicabilité
150. La communicabilité est la possibilité de consulter des documents d'archives

qui résulte à la fois du fait que cette consultation est conforme à la régle-
mentation et de l'existence d'instruments de recherche (1). L'aspect lié à
l'existence d'instruments de recherche ayant été traité au chapitre 3.4, nous nous
occuperons ici de l'accès du public aux documents d'archives. On trouvera en la
matière des informations plus détaillées et des principes directeurs dans une autre
étude RAMP, de M. Duchein (2). Contrairement à la présente étude, M. Duchein examine
également comment l'accès aux archives fonctionne dans la pratique, pratique qui
peut s'écarter de la lettre de la loi, dans un sens négatif ou positif. Par exemple,
dans certains pays où la communicabilité des archives est établie par la loi,
l'accès n'est possible, dans la pratique, qu'après une procédure lourde et longue.
151. On peut faire une distinction entre les dispositions législatives régissant
l'accès aux documents publics selon que le versement des documents à une
institution d'archives a ou non une incidence sur leur communicabilité. On examinera
donc les cas suivants :
Ci> communicabilité des documents, qu'ils aient été ou non versés aux
Archives :
(a) dès leur création;
(b) lorsqu'ils ont une certaine ancienneté (date de communicabilité);
(ii) communicabilité des seuls documents versés à un service d'archives,

parfois au bout d'un certain délai.
Dans les deux cas ci-dessus, il existe des exceptions prévoyant :
(i) la communicabilité de documents d'archives qui, normalement, devraient

être frappés d'une restriction de communication;
(ii) la limitation de l'accès à des documents d'archives qui, normalement,

devraient être communicables (restriction de communicabilité), pour les
motifs suivants :
(4 état matériel des documents, ou
(b) protection de la vie privée ou de la sécurité nationale

(documents classés secrets) ou
(4 conditions imposées par le donateur d'archives privées.
152. La liberté d'accès aux archives constitue un droit pour tous les citoyens (3).
En Espagne, le droit d'accès est énoncé dans la Constitution. Dans un certain
nombre de pays, tous les documents publics (ou certains d'entre eux) sont, en vertu
de la législation sur la "liberté de l'information", communicables en principe dès
leur création, par exemple en Australie (projet de loi sur la liberté de l'infor-
mation), au Canada, aux Etats-Unis et en France (4). Certaines législations (Algérie,
Botswana, .France, Royaume-Uni, Tanzanie, Zambie) disposent expressément que les
documents qui étaient communicables avant leur versement aux archives restent ouverts
à la consultation du public. La plupart des lois d'archives énoncent le principe de
la communicabilité des archives après versement. Dans de nombreux pays, cependant,
les archives ne peuvent être consultées par le public qu'au bout d'un certain temps :
20 ans au Botswana, au Cameroun, en Israël et en Zambie;
.-
- 58 -
30 ans aux Bahamas, en France (5), à Sri Lanka, au Royaume-Uni (Public Record
Office), en Gambie, en Inde, au Kenya, en Tanzanie;
35 ans au Lesotho, en Suisse (Archives fédérales);
40 ans en Autriche;
50 ans en Tchécoslovaquie, au Danemark, au Ghana, en Côte d'ivoire,

au Liechtenstein, à Madagascar, au Nigéria.
Dans la législation d'Andorre, du Gabon, de l'Italie, du Japon, des Pays-Bas,

de Saint-Marin et du Zaire, aucune date de communicabilité n'est mentionnée, mais il
convient d'avoir à l'esprit que dans certains pays, le délai de conservation des
documents dans les bureaux des organismes d'origine est de 30 ans (Saint-Marin,
Zaire), 40 ans (Italie), ou 50 ans (Pays-Bas; certains documents sont cependant
communicables plus tôt aux termes de la législation sur la liberté de l'information).
153. La date de communicabilité peut varier selon les catégories d'archives. En

France, les dossiers médicaux sont accessibles au bout de 150 ans; les archives
judiciaires et notariales, les registres d'état civil et les archives contenant des
informations personnelles, au bout de 100 ans; enfin, les dossiers de personnel, au
bout de 120 ans. Le délai de communication est de 60 ans pour les documents inté-
ressant la vie privée ou la sécurité nationale ou la défense nationale, à condition
d'être énumérés dans un décret spécial. On trouve à peu près les mêmes délais de
communication dans d'autres législations (Danemark, République fédérale d'Allemagne,
Saint-Marin, Roumanie, Zaïre). En Algérie, les archives sont communicables au bout
de 25 ans, à l'exception des dossiers d'affaires criminelles et des documents
concernant la vie privée (50 ans). Le délai de communicabilité est de 25 ans au
Cameroun; il est porté à 70 ans pour les archives militaires et diplomatiques et les
dossiers de personnel. En Italie, tous les documents des Archives d'Etat sont commu-
nicables, à l'exception de ceux qui ont trait à la politique étrangère ou intérieure
de 1'Etat (50 ans) et de ceux qui concernent la vie privée d'individus ou des
affaires criminelles (70 ans).
154. En dehors des restrictions de communication qui frappent certaines catégories

déterminées d'archives, il existe parfois une restriction générale. Au Nigéria,
l'autorisation de consulter les archives peut être accordée à titre gracieux, mais il
n'existe pas de droit de consultation. En Inde, seuls peuvent consulter les archives
les chercheurs de bonne foi faisant partie d'une des catégories énumérées par la loi.
Dans certains Etats de la République fédérale d'Allemagne, le chercheur doit apporter
la preuve d'un "berechtigtes Interesse" (intérêt légitime). En République fédérale
d'Allemagne (de même que, par exemple, en Bulgarie, en Pologne, en République démo-
cratique allemande et à Saint-Marin), le chercheur doit demander par écrit l'autori-
sation de consulter les archives, en précisant dans sa demande l'objet et le but de
sa recherche (dans certains pays, il doit aussi préciser quels documents il désire
consulter). En République fédérale d'Allemagne, en Autriche et en République démo-
cratique allemande, le chercheur doit s'engager à ne porter atteinte ni aux droits
de propriété littéraire, ni au respect de la vie privée. En Autriche, 1'Etat doit
être garanti contre toute responsabilité éventuelle. Au Royaume-Uni, selon le Local
Government Act, tout détenteur d'un document communicable est passible d'une amende
s'il empêche une personne qui est en droit de consulter ce document, d'en faire une
copie ou d'en prendre un extrait, d'exercer ce droit.
155. Quelques législations (Belgique, Gambie, Genève (Suisse), Laos, Luxembourg et

Pays-Bas) stipulent que la consultation d'archives est gratuite. En Tchéco-
slovaquie et à Maurice, les recherches scientifiques et autres recherches d'intérêt
général sont gratuites; à Saint-Marin, seules le sont les recherches scientifiques.
En Australie, la consultation d'archives est également gratuite, sauf éventuellement
- 59 -
celle des documents informatiques. Dans des pays comme la République fédérale
d'Allemagne, la législation prévoit la possibilité de percevoir un droit de
consultation.
156. En général, les étrangers ont les mêmes droits d'accès que les nationaux, mais
parfois seulement lorsque la réciprocité existe (République fédérale
d'Allemagne, Autriche, Suisse, Yougoslavie). En Pologne, les étrangers n'ont accès
qu'aux archives antérieures à 1939 et - pour des recherches sur les crimes nazis -
à celles qui portent sur la période de 1939 à 1949.
157. Dans certains cas, l'accès à des documents d'archives qui, en principe, ne
sont pas communicables peut être autorisé, essentiellement aux fins de
recherches universitaires (Algérie, Autriche, Cameroun, Liechtenstein, Suisse,
Zaïre).
158. La restriction de communicabilité peut être levée dans certains cas parti-
culiers (dérogation), la plupart du temps par la même autorité qui est habi-
litée à imposer la restriction. C'est le cas en France, où le ministre peut accorder
une dérogation, sauf pour les renseignements d'état civil concernant la vie privée
qui remontent à moins de 100 ans. Cette dérogation peut être générale pour certaines
catégories d'archives, à condition que les documents aient plus de 30 ans et que
l'institution d'origine ait donné son accord. En Algérie, le Conseil des archives,
avec l'accord du Directeur des Archives nationales, peut autoriser la consultation,
à des fins scientifiques, d'archives normalement frappées d'une restriction de
communication. En Rhénanie duNord-Westphalie (République fédérale d'Allemagne), les
archives contenant des données personnelles sont inconrnunicables pendant 100 ans à
compter de la date de naissance de l'intéressé. Toutefois, il peut y avoir communi-
cation avant l'expiration de ce délai, avec l'autorisation de l'organisme d'origine,
à la personne intéressée (ou avec son consentement), ou à ses héritiers, ou à des
fins scientifiques (sauf les dossiers de personnel).
159. Dans les pays suivants : Andorre, Autriche, Cameroun, Canada, Roumanie et
Suisse, la dispense est soumise à l'autorisation de l'organisme d'origine.
Selon la législation danoise, certaines catégories d'archives sont communicables
avant l'expiration du délai de 50 ans. De plus, le Directeur des Archives nationales
peut autoriser la communication d'archives plus récentes, mais si elles ont moins de
25 ans, 1' organisme d'origine doit donner son autorisation.
160. Le chercheur qui bénéficie d'une dispense doit soumettre sa publication aux
Archives en République fédérale d'Allemagne, aux Pays-Bas (si cela a été
spécifié au moment du transfert) et en Suisse.
161. En Rhénanie du. Nord-Westphalie (République fédérale d'Allemagne), l'autori-

sation donnée par l'intéressé de consulter des archives contenant des données
personnelles peut entraîner leur communication.
162. L'accès peut être limité par le ministre responsable des archives (Botswana,
Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Royaume-Uni (Public Record Office), Tanzanie et
Zambie) ou par le Président de la République (Zaïre). Au Botswana, ce pouvoir peut
être délégué au Directeur des Archives nationales. L'accès aux archives peut être
limité par le Directeur des Archives nationales lui-même à Fidji, en Islande, au
Japon, au Luxembourg, à Maurice et en Pologne. Au Cameroun et aux Pays-Bas, le chef
de l'orgànisme producteur peut demander la restriction de communication. Au Cameroun,
le Conseil des archives doit donner son avis à propos d'une telle restriction. A
Sri Lanka, l'organisme producteur doit approuver toute limitation d'accès. Les
législations de Fidji, de la France, de Maurice, des Pays-Bas et de la République
démocratique allemande prévoient un recours entre toute décision de limiter la
communication d'archives. La législation française stipule que toute décision de
refuser l'accès doit être dûment motivée.
- 60 -
163. Dans la plupart des pays, l'accès aux archives en mauvais état matériel peut
être refusé. C'est le cas dans le canton de Genève (Suisse), en Israël, à
Madagascar, en Nouvelle-Zélande, aux Pays-Bas et en Pologne, où la règle vaut aussi
pour les archives qui ne sont pas consultables faute d'avoir été classées et
décrites. La législation néo-zélandaise dispose que :
L'Archiviste en chef peut refuser l'accès à des documents d'archives s'il le

juge nécessaire en raison de leur fragilité, ou en attendant qu'ils aient été
classés ou réparés, ou aient subi un autre traitement (6).
Des copies peuvent être proposées aux chercheurs à la place des originaux en
Australie, en Israël et au Japon. En Croatie (Yougoslavie), les originaux ne peuvent
être consultés que s'il n'existe pas de reproductions ou si la méthode scientifique
appliquée par le.çhercheur l'oblige à consulter les originaux.
164. La consultation d'archives peut être également refusée dans les cas où 1'Etat
en a besoin (République fédérale d'Allemagne, République démocratique
allemande), où cette consultation constituerait une "gêne" pour l'administration
(Côte d'ivoire, Luxembourg, Madagascar) et où leur communication demanderait trop
de travail (République démocratique allemande). Certaines dispositions habilitent
en termes assez généraux le Directeur des Archives à refuser l'accès pour toute
"bonne raison" (Fidji, Pologne), ou "quand le but de la consultation suscite de
graves objections" (Rhénanie .du Nord-Westphalie (République fédérale d'Allemagne)).
Au Botswana, le Directeur des Archives nationales peut imposer "toute condition ou
restriction" d'accès. En Pologne, l'accès aux documents d'archives peut être refusé
si le chercheur manifeste son incapacité à effectuer des recherches archivistiques.
Selon la législation bulgare, l'organisme créateur a priorité sur tous autres
chercheurs pendant les trois ans suivant le versement, ce qui constitue, en fait,
une restriction de communicabilité (voir également par. 126). En Bulgarie, il est :
interdit d'utiliser en dehors du service d'archives, dans un but de production

ou de diffusion, les négatifs originaux, les négatifs ordinaires, les repro-
ductions sur film, les photocopies, les copies ordinaires et les instruments
scientifiques de référence se rapportant à tous types de documents (7).
Sans l'approbation des Archives, les citoyens bulgares :
n'ont pas le droit de transférer à des établissements et des organismes

étrangers ni à des personnes privées des copies de documents ou des infor-
mations sur des documents du Fonds d'archives d'Etat (8).
165. La protection de la vie privée (ou de l'honneur d'une personne ou d'une

famille) constitue, dans la plupart des pays, un motif de refus dè consul-
tation de documents d'archives. La législation relative à la protection de la vie
privée peut limiter la communicabilité de documents d'archives (9). Des pays comme
l'Australie, le Canada, la République fédérale d'Allemagne et les Pays-Bas s'inté-
ressent actuellement à la relation entre la législation régissant les archives et
celle qui régit la liberté de l'information, la protection de la vie privée et la
protection des données. A Fidji et en Nouvelle-Zélande, les archives judiciaires ne
sont communicables qu'avec l'autorisation du Président de la Cour suprême ou, éven-
tuellement, du ministre de la justice. A Saint-Marin, les dossiers d'affaires
criminelles sont frappés d'une restriction de communication de 50 ans, mais le
Secrétaire d'Etat aux affaires intérieures peut autoriser leur consultation avant
l'expiration de ce délai. En République fédérale d'Allemagne et en Pologne, l'auto-
risation de l'intéressé rend possible l'accès à des dossiers contenant des rensei-
gnements d'ordre personnel, qui, normalement, ne seraient pas communicables.
166. La protection de la sécurité nationale et les intérêts de la défense et de la

politique étrangère constituent l'autre motif principal de restriction de
communicabilité, explicitement énoncé dans la plupart des législations. Le classement
- 61 -
"secret défense", "secret", "confidentiel", etc., applicable à l'information, ainsi

que son déclassement ou sa rétrogradation à un degré de classement inférieur sont
réglés en dehors de la législation archivistique (10).
167. La personne qui fait don de ses archives à un service d'archives public peut
également imposer des restrictions à leur communicabilité (République fédérale
d'Allemagne, Botswana, Israël, Italie, Liechtenstein, Nigéria, Pays-Bas, Pologne,
Saint-Marin, Saskatchewan (Canada), Slovénie (Yougoslavie), Suisse, Tchécoslovaquie,
Zambie). A Saint-Marin, cette faculté est limitée aux archives datant de moins de
30 ans (en Italie, 70 ans) mais, en Italie, la restriction de communication qui
frappe les documents concernant des biens immobiliers ne vise pas l'acquéreur d'un
tel bien qui désire consulter des documents donnés par un ancien propriétaire.
Conclusion
168. L'un des aspects les plus fondamentaux de la législation archivistique est
celui de la réglementation de la communicabilité des documents d'archives. Le
chercheur doit avoir conscience qu'en matière d'accès, en particulier, l'analyse des
textes législatifs et réglementaires ne suffit pas à se faire une idée exacte de la
situation réelle. Dans beaucoup de pays, la date de communication est déterminée par
l'expiration d'un délai d'un certain nombre d'années. La législation sur la liberté
de l'information, la protection de la vie privée, ou la protection des données peut
également avoir une incidence sur la communicabilité des documents d'archives. Les
législations archivistiques en vigueur habilitent le Directeur des Archives
nationales (dans certains pays, le ministre) à autoriser l'accès des archives qui,
normalement, seraient frappées d'une restriction de communication ou à restreindre
l'accès àdes archives qui,normalement, seraient communicables. Il convient de
formuler ces exceptions en termes aussi restrictifs que possible.

(2) M. DUCHEIN, Les obstacles à l'accès.,.
(3) BAUTIER, Principes de législation des archives.
(4) Le Conseil international des archives prévoit d'effectuer une étude sur les
problèmes archivistiques liés à la législation concernant la liberté de
l'information et la protection des données.
(5) Certains documents sont toutefois communicables plus tôt en vertu de la
législation sur la liberté de l'information.
(9) Voir notes 2 et 4. La législation sur la protection des données prévoit la
destruction d'informations qui, d'un point de vue archivistique, devraient
être conservées.
(10) Voir, par exemple, 1'Executive Order no 12065 (43 F.R. 28949; 3 CFR) du
Président des Etats-Unis relatif aux informations intéressant la sécurité
nationale (reproduit dans Basic Laws and authorities of the National Archives
and Records Service, mai 1981, p. 241-257).
- 62 -
3.6 Reprographie
169. La reprographie est l'ensemble des procédés de copie ou de microcopie par

énergie rayonnante ainsi que l'ensemble des procédés de duplication et
d'impression utilisés dans les bureaux (1). Dans la plupart des pays, le droit
d'accès aux archives (voir chapitre 3.5) inclut le droit de faire ou commander des
reproductions des documents d'archives. Cependant, les archives sont aussi, le plus
souvent, des oeuvres protégées par une garantie légale de droit d'auteur, c'est-à-
dire le droit exclusif de reproduire, publier ou vendre la matière et la forme de
l'oeuvre (2). Dans les législations d'archives actuelles, la question de la repro-
graphie est traitée dans des dispositions spéciales concernant l'authentification
(l'attestation selon laquelle un document d'archives ou sa reproduction est
authentique) (3) et la recevabilité des reproductions comme preuves en justice (4).
170. Dans beaucoup de pays, la Directeur des Archives nationales est habilité à
reproduire tout document dont il a la garde et à en fournir des copies à ceux
qui le demandent. Des dispositions spéciales régissent l'authentification et, dans
certaines législations, la valeur probante des reproductions. Dans certains pays, le
droit de copier les pièces d'archives est inclus dans le droit d'accès. Seul un
nombre limité de lois d'archives contiennent des dispositions relatives au droit
d'auteur.
171. L'analyse des législations et réglementations en vigueur en la matière est

assez difficile car, dans la plupart des cas, les dispositions relatives à
l'authentification des copies et à leur valeur probante ne figurent pas dans les
textes publiés dans Archivum. Aux Pays-Bas, toute personne est autorisée à consulter
sans frais les pièces d'archives "et à en faire établir à ses frais des repro-
ductions, copies ou extraits" (5). Au Botswana, en Malaisie et à Singapour,
toutefois, la publication ou la reproduction d'archives publiques est interdite sans
le consentement écrit du Directeur des Archives nationales.
172. Dans la plupart des pays, la délivrance et l'authentification des copies

figurent parmi les attributions d'un conservateur de service d'archives
publiques (Archives nationales) (voir chapitre 1.5). En France, des dispositions
spéciales régissent l'authentification des copies de cartes géographiques de même
échelle que l'original. En Roumanie, tous les organismes qui conservent des actes
sont tenus de délivrer des certificats de leur contenu ou des copies ou extraits de
ces actes lorsqu'ils concernent les droits de celui qui en fait la demande. Au
Nouveau-Brunswick (comme au Québec, (Canada)) :
La signature de 1'Archiviste provincial sur des copies de documents publics

atteste que ces documents existent et sont licitement en sa possession; toute
copie ainsi signée et certifiée par lui équivaut au document original et toute
copie portant cette signature est considérée comme telle (6).
Aux Pays-Bas, tout responsable d'un dépôt d'archives publiques est habilité à
délivrer des copies ou des extraits certifiés conformes de toutes pièces qui y sont
conservées. Si le responsable est un employé municipal, les copies établies par ses
soins de pièces d'archives dont la date est antérieure à 1700 doivent être visées et
paraphées par 1'Archiviste des Archives de l'Etat, sauf si l'employé municipal a
lui-même le titre d'archiviste de rang moyen ou supérieur.
173. Aux Bahamas, au Botswana, au Malawi, au Nigéria et à Sri Lanka, la loi dispose
que :
Les copies ou extraits.de toutes pièces d'archives publiques ou de tous

documents ou manuscrits privés déposés aux Archives nationales qui apparaissent
comme dûment certifiés conformes et authentifiés par le Directeur ou tout autre
fonctionnaire que celui-ci aura habilité par écrit à cet effet, et sur lesquels
- 63 -
est apposé le sceau officiel des Archives nationales, sont recevables comme
preuves dans toute procédure judiciaire de la même manière et dans la même
mesure que l'aurait été le document ou manuscrit original (7).
Il existe des dispositions analogues, par exemple en Irlande, en Roumanie, au

Saskatchewan (Canada), au Royaume-Uni (Public Record Office), et en Tanzanie. Au
Libéria, comme aux Etats-Unis et à Porto Rico :
Lorsque des documents dont la loi exige la conservation indéfinie ont été
reproduits par un procédé photographique, microphotographique ou autre,
conformément aux normes établies par le Directeur général, la conservation
indéfinie de ces reproductions sera réputée satisfaire aux prescriptions
légales relatives à la conservation indéfinie des documents originaux. Ces
reproductions auront la même valeur juridique que leurs originaux (8).
174. Les lois du Wisconsin (Etats-Unis) prescrivent certaines procédures en matière

de reproduction de documents :
Toute reproduction photographique sera considérée comme un document original,

à condition :
(a) que le procédé utilisé pour la reproduction sur film des documents soit
tel qu'il reproduise de façon précise le contenu de l'original;
(b) que chaque bobine ou partie de bobine de microfilm porte au début un en-
tête indiquant le nom de l'organisme, le titre abrégé de la série de
documents, le numéro d'autorisation de microfilmage de substitution
attribué par l'office et, à la fin, l'attestation de l'opérateur de
prise de vues indiquant le numéro d'autorisation de microfilmage de
substitution, le numéro de la bobine, le titre abrégé de la série de
documents, une description sommaire du premier et du dernier document
figurant sur la bobine ou partie de bobine de film ainsi qu'une décla-
ration signée de l'opérateur indiquant en substance : Je certifie avoir,
ce . . . 19.., photographié les documents décrits ci-dessus conformément
aux normes et procédures établies par la loi 16.80;
(c) que soit déposée auprès de l'office une déclaration attestant que la
reproduction a été faite sur un film conforme aux normes de qualité
minimales fixées par l'office pour les documents photographiques
permanents, et que le film a de même été traité et développé conformément
aux normes minimales établies par l'Office. L'attestation de l'opérateur
de prise de vues et la déclaration de conformité vaudront présomption de
respect des conditions et normes prescrites par le présent article.
Toute reproduction photographique satisfaisant aux prescriptions du présent

article sera considérée comme un document original, tiendra lieu d'original et
produira les mêmes effets que l'original et elle sera recevable comme preuve
devant les tribunaux judiciaires et toutes autres juridictions ou institutions
administratives ou autres, dans tous les cas où le document original serait
recevable (9).
En Jamaïque :
Si à un moment quelconque après qu'un acte figurant dans un registre a fait

l'objet d'un certificat en application de l'alinéa (1) du présent article ou
que la copie d'un acte a été certifiée conforme en application de l'article 36
de la présente loi, il s'avère qu'une erreur a été commise par le copiste dans
l'acte ou dans la copie de référence, le conservateur des actes, après avoir
procédé aux examen et enquête qu'il jugera nécessaires, ordonnera à son adjoint
- 64 -
de corriger l'erreur; le conservateur adjoint corrigera alors l'erreur sur

l'acte et sur toute copie de référence qui lui sera présentée, mais sans
effacer ni rendre illisible, ce faisant, les mots qui figuraient à l'origine
sur l'acte ou la copie de référence, en certifiant sous sa signature, sur
l'acte et la copie de référence corrigés, que la rectification a été apportée
sur ordre du conservateur des actes et' en indiquant la date de la rectifi-
cation, laquelle, ainsi certifiée, sera lue et reçue comme preuve faisant
partie de l'acte ou de la copie de référence (10).
175. Au Botswana, en Tanzanie et en Zambie, la législation des archives dispose :
Lorsqu'un ouvrage encore protégé par le droit d'auteur, ou une reproduction de

cet ouvrage figure dans des archives publiques communicables au public en
application de dispositions de la présente loi, l'établissement ou la remise
à toute personne d'une reproduction de l'ouvrage, par le Directeur ou sur son
ordre, ne porte pas atteinte au droit d'auteur, étant entendu que, dans leur
application à toute archive obtenue autrement que par versement aux Archives
nationales, conformément à l'article 10, les dispositions ci-dessus du présent
article produisent effet sous réserve de toutes conditions expresses auxquelles
cette archive a été obtenue (11).
A Fidji, en Malaisie, en Nouvelle-Zélande, à Singapour et dans d'autres pays,

la législation des archives stipule expressément qu'aucune disposition concernant la
reproduction ne peut porter atteinte au droit d'auteur. A Fidji et en Nouvelle-
Zélande, toute personne publiant un passage tiré d'un document public déposé au
Bureau des archives doit, dans cette publication, indiquer la source du passage en
question.
Conclusion
176. Les législations d'archives en vigueur contiennent des dispositions sur

l'authentification des copies de documents d'archives. Dans certains pays, la
valeur probante des reproductions de documents est traitée dans la législation des
archives ou dans la législation de la preuve. Les conditions techniques ou de
procédure auxquelles doit satisfaire la reproduction des documents d'archives peuvent
être précisées dans des règlements, des normes nationales ou d'autres instruments
normatifs. La législation de la propriété intellectuelle (droit d'auteur) peut avoir
une incidence sur la reproduction et/ou la publication de documents d'archives (12).

(2) ISO/DIS 5127-1 (1977).
(4) G. WEILL, Valeur probante des microformes : une étude RAMP (PGI/Bl/WS/25).
Paris, Unesco, 1981. 63 p. + annexes.
(5) Archivum, vol. 19, p. 53 (traduction française due au Service de traduction du
Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas).
(9) Archivum, vol. 21, p. 114-115. Voir également l'étude de G. Weill (note 4) et,
par exemple, Norme nationale du Canada CAN2-72,11-79 : Microfilm - preuve
littérale (National Standard of Canada, Microfilm as documentary evidence).
En Suisse, l'article 962 du Code des obligations règle en détail la question
de la reproduction des documents.
(12) Le Conseil international des archives prévoit d'effectuer une série d'études
sur les problèmes archivistiques liés au droit de la propriété intellectuelle.
- 65 -
3.7 Personnel
177. Il est assez difficile d'analyser les dispositions législatives et réglemen-

taires concernant le personnel des services d'archives, non seulement parce
qu'elles ne figurent pas dans les textes publiés dans Archivum, mais surtout parce
que les lois d'archives sont généralement peu prolixes sur ce sujet. Dans la plupart
des pays, la loi prévoit seulement la désignation d'un Directeur des Archives
nationales, dont elle énumère les attributions (voir chapitre 1.5). Les questions
relatives au recrutement, à la nomination et à la promotion du personnel des archives
ainsi qu'à ses qualifications professionnelles font l'objet de règlements ou de
normes de personnel (1) qui, soit visent spécifiquement les archives, soit relèvent
de la réglementation applicable aux fonctionnaires en général.
178. Toutefois, la plupart des législations d'archives règlent la question du

"secret professionnel" auquel sont tenus les archivistes et gestionnaires de
documents. La loi française sur les archives dispose :
Tout fonctionnaire ou agent chargé de la collecte ou de la conservation

d'archives en application des dispositions de la présente loi est tenu au
secret professionnel en ce qui concerne tout document qui ne peut être léga-
lement mis à la disposition du public (2).
Au Botswana :
Toute personne nommée en vertu des dispositions de la présente loi ou chargée

de leur application considérera et traitera comme secrets tous les documents
publics qui sont secrets ou confidentiels ou qui peuvent faire l'objet d'une
restriction de communication.

de leur application fera un serment ou une déclaration de secret, de la
manière et dans les formes prescrites.

de leur application qui, en contravention du serment ou de la déclaration de
secret faits par lui en application de l'alinéa (2), divulgue à une personne
non autorisée une information contenue dans des documents publics visés à
l'alinéa (1) ou permet à une personne non autorisée d'avoir accès à ces
documents, se rend coupable d'un délit (3).
En Tanzanie et en Zambie, la loi dispose :
Lorsque des documents publics contenant des informations obtenues auprès de

particuliers dont la communication est, aux termes de la loi, interdite ou
limitée à certaines fins sont versés aux Archives nationales ou dans tout autre
dépôt, le Directeur, le Conservateur des Archives publiques de ce dépôt et
tous les membres du personnel des Archives nationales ou dudit dépôt ayant
accès à ces documents feront (mutatis mutandis) le serment ou la déclaration
de secret que la loi pertinente impose aux personnes ayant accès à ces
documents avant leur versement; et toute personne faisant ce serment ou cette
déclaration sera, aux fins de toute disposition d'une telle loi qui déclare
constituer un délit toute divulgation effectuée en contravention de la loi,
réputée chargée de l'application des dispositions de la loi pertinente (4).
On trouve des dispositions comparables dans la législation d'autres pays :

Indonésie, Liban, Malawi, Philippines, République dominicaine, Sénégal, Thaïlande
et Zaïre.
Dans d'autres législations, l'obligation de secret faite aux archivistes

relève des obligations générales imposées aux fonctionnaires.
- 66 -
179. Dans un certain nombre de pays, les archivistes n'ont pas un statut spécial
différent de celui des autres fonctionnaires, tandis que dans d'autres, leur
statut est régi par une réglementation particulière, concernant parfois aussi les
bibliothécaires. Au Sénégal, par exemple, un décret spécial règle le statut du
personnel des Archives et des bibliothèques, sa hiérarchie, son recrutement, son
avancement, sa rémunération, etc. (5). Le détiret définit la mission de chacune des
quatre catégories d'archivistes : conservateurs d'archives, conservateurs-archivistes,
sous-archivistes, les conservateurs d'archives (diplômés de 1'Ecole des chartes de
Paris ou titulaires d'un diplôme équivalent) ont pour mission :
de veiller à la bonne marche du service dans les dépôts d'archives. Ils

coordonnent et contrôlent les travaux de triage, de classement et d'inventaire
des archives. Ils suscitent et guident les recherches. Ils sont les conseillers
du gouvernement en ce qui concerne la planification dans le domaine des
archives.
La deuxième catégorie d'archivistes (les conservateurs-archivistes) sont des

diplômés de l'Université qui ont suivi le Stage technique international des archives
à Paris. Ils ont pour mission :
d'assurer la conservation des documents qui leur sont confiés, de susciter et

d'accueillir de nouveaux versements. Ils procèdent au triage, au classement et
à l'inventaire de ces archives et en élaborent des catalogues et des
répertoires.
Les archivistes de la troisième catégorie (les archivistes) sont diplômés de

1'Ecole de bibliothécaires, archivistes et documentalistes (EBAD) de Dakar; ils
assistent les conservateurs. Les sous-archivistes accomplissent des tâches de
caractère non professionnel.
180. En France (6), le titre de conservateur ou d'archiviste est exclusivement

réservé aux diplômés de 1'Ecole des chartes. Seuls ces diplômés peuvent
occuper un poste de directeur ou de conservateur d'un service d'archives départe-
mentales ou de conservateur aux Archives nationales, ou encore d'archiviste d'une
ville de première catégorie (ces villes sont au nombre d'une vingtaine, dont
Marseille, Lyon, Toulouse, Bordeaux, Strasbourg, etc.). En dessous du personnel de
ces grades scientifiques (dont l'effectif est actuellement de 82 personnes aux
Archives nationales et de 157 dans les départements) se trouve la catégorie du
personnel de documentation qui compte actuellement 314 personnes réparties en trois
grades, soit, par ordre décroissant : (a) les chargés d'études documentaires, qui
doivent être titulaires d'une maîtrise et avoir passé avec succès un examen
comportant des épreuves d'histoire, de droit administratif et d'archivis,tique;
(b) les documentalistes, qui doivent avoir une licence; (c) les secrétaires de
documentation (appelés autrefois sous-archivistes), qui doivent être titulaires du
baccalauréat. Il existe en outre des commis et agents d'administration qui
remplissent, par exemple, des tâches archivistiques simples, des magasiniers,
appelés autrefois gardiens, du personnel de bureau et du personnel technique
(photographes, restaurateurs, etc.).
181. La formation des archivistes et gestionnaires d'archives n'est pas traitée

dans les textes de loi publiés dans Archivum (7). Dans certains pays, la loi
se contente d'établir l'obligation de réglementer la formation. Aux Pays-Bas, par
exemple, la loi d'archives prévoit qu'un règlement d'administration publique arrê-
tera les dispositions en ce qui concerne la formation des archivistes de rang
supérieur ou moyen et les modalités d'acquisition de ces qualifications. C'est
le Décret sur les archives (8) qui, entre autres dispositions, énumère les sujets L
sur lesquels portent les cours de formation et les examens et stipule les conditions
d'admission. Les questions comme la durée des études, les droits de scolarité, etc.,
sont réglées en détail par un arrêté ministériel.
- 67 -
Conclusion
182. Pour conclure cette analyse très limitée des textes législatifs et réglemen-
taires concernant le personnel des archives, on peut dire qu'il ne paraît pas
faisable d'inclure dans la législation archivistique des dispositions relatives au
personnel des services d'archives et de gestion des documents. Seule une étude
spéciale des réglementations d'un certain nombre de pays et de la situation concrète
existant dans ces pays pourrait faire apparaître des éléments communs susceptibles
de servir de base à des principes directeurs concernant l'établissement de descrip-
tions d'emploi types et de normes de recrutement du personnel, l'organisation de la
formation, etc. Le seul aspect traité dans la plupart des législations est celui du
secret professionnel auquel sont tenus les archivistes et gestionnaires de documents.
(1) DELMAS, Archives, p. 310. Présente d'utiles normes de recrutement des diffé-
rentes catégories de personnel pour un dépôt d'archives type. Ce sujet a éga-
lement été traité à la douzième Conférence internationale de la Table ronde
des archives, en 1979; voir : Actes des onzième et douzième Conférences inter-
nationales de la Table ronde des archives.
(5) Informations fournies par S. M'Baye, Directeur des Archives nationales
du Sénégal.
(6) Informations fournies par M. Duchein, Inspecteur général des Archives
de France.
(7) Voir'M. COOK, Principes directeurs pour l'élaboration de programmes d'ensei-
gnement dans le domaine de la gestion des documents et de l'administration des
archives modernes : une étude du R4MP (PGI/82/WS/16). Paris, Unesco, 1982,7Op.
M. COOK, Une norme internationale pour la formation des archivistes et eestion-
naires de dossiers, in : Revue de 1'Unesco pour la science de l'informaTion, la
bibliothéconomie et l'archivistique, vol. 4, no 2 (1982), p. 123-132.
(8) Traduction angla~ise dans Nederlands Archieveblad, vol. 75 (1981), p. 190-208.
- 68 -
4. SANCTIONS
4.1 Dispositions pénales
183. Pour assurer l'application des lois, leurs dispositions doivent être assorties
de sanctions. On a déjà mentionné l'opportunité de prévoir des sanctions pour
garantir le droit d'inspection, l'inaliénabilité des archives publiques, la
protection des archives privées et le contrôle de leur exportation, ainsi que le
secret professionnel. Indépendamment des dispositions pénales spécifiques qui peuvent
exister en la matière, la législation de la plupart des pays contient une disposition
générale interdisant la dégradation, la mutilation, la destruction, la soustraction,
etc.,d'archives publiques. La législation du Nouveau-Brunswick (Canada) offre un
exemple de disposition générale de ce type :
Quinconque endommage, mutile ou détruit de façon illicite un document public

quelconque ou enlève ou soustrait un document public à la possession d'un
service d'archives ou d'un département, se rend coupable d'un délit et peut
être condamné en procédure sommaire à une amende n'excédant pas 100 dollars (1).
Des dispositions comparables figurent dans la législation des pays suivants :

Algérie, Chili, Côte d'ivoire, Guatemala, Lesotho, Nouvelle-Galles du Sud (Australie),
Porto Rico, Sénégal et Zaïre. En Haïti, dans l'Illinois (Etats-Unis), aux Philippines
et à Singapour, cette disposition ne vise que les services publics. Ailleurs, les
obligations incombant aux services publics sont énoncées dans un texte législatif
spécial ou dans un code pénal.
184. La législation de l'Islande et celle du Malawi contiennent une disposition

extrêmement générale :
Quiconque contrevient à. la présente réglementation est passible de poursuites

et d'une amende pouvant atteindre 10.000 couronnes, sauf si la loi prescrit
une peine plus lourde (Islande) (2).
Quiconque s'abstient ou refuse de se conformer à une disposition ou une

condition quelconque énoncée dans un permis, une autorisation ou une licence
délivrés en vertu de la présente loi se rend coupable d'un délit.
Quiconque commet un délit tombant sous le coup de la présente loi est passible
d'une amende de 2.000 kwacha ou d'une peine d'emprisonnement de cinq ans, ou
de l'une et l'autre peine (Malawi) (3).
En Sierra Leone, latitude est laissée au ministre de décréter par voie régle-
mentaire les sanctions dont est passible quiconque détruit, dégrade ou dëtourne
délibérément des documents publics. Le Code pénal français précise que, dans le cas
d'une exposition organisée par une personne publique, les dispositions pénales
concernant la mutilation et la destruction de documents et d'objets sont applicables,
quel que soit le propriétaire du document ou de l'objet. La législation bulgare
dispose :
L'employé qui est chargé d'assurer les conditions propres à la conservation de

documents d'archives mais ne l'a pas fait et a ainsi causé leur perte, leur
dégradation ou leur destruction est passible d'une amende pouvant atteindre
300 leva, à moins qu'il ne tombe sous le coup d'une peine plus lourde.
Sous réserve des peines plus lourdes éventuellement prescrites, la personne

qui : (a) ne se conforme pas à un ordre d'un organe administratif du Fonds
d'archives de 1'Etat concernant la collecte, l'enregistrement, la manipulation,
la conservation ou l'utilisation de documents d'archives ou qui : (b) ne prend
- 69 -
pas les dispositions voulues pour assurer la conservation des documents de

l'établissement ou de l'organisme lors de sa réorganisation ou de sa liqui-
dation, est passible d'une amende d'un montant maximal de 200 leva.
Sous réserve des peines plus lourdes éventuellement prescrites, la personne

qui manque à une autre obligation découlant de la présente loi ou d'un acte
d'application de la présente loi est passible d'une amende d'un montant
maximal de 100 leva (4).
185. Outre les dispositions relatives aux questions faisant l'objet des paragraphes
qui précèdent, voici quelques exemples de dispositions pénales particulières :
Toute personne qui, à la cessation de ses fonctions, aura, même sans intention
frauduleuse, détourné des archives publiques dont elle est détentrice à raison
de ces fonctions, sera punie (France) (5).
Est passible d'une peine d'emprisonnement (prisibn mayor) et d'une amende

n'excédant pas 5.000 pesos tout fonctionnaire, employé ou notaire qui,
profitant de sa situation officielle, falsifie un document en commettant l'un
quelconque des actes suivants : 1. Contrefaçon ou imitation d'une écriture,
d'une signature ou d'une rubrique; . . . 6. Modification ou ajout apporté à un
document authentique qui en changent le sens (Philippines) (6).
Le code pénal d'autres pays contient des dispositions comparables.
Conclusion
186. La plupart des législations archivistiques actuellement en vigueur interdisent

la dégradation, la mutilation, la destruction, la soustraction, etc., de
documents d'archives publics, outre les sanctions destinées à garantir l'exercice
du droit d'inspection, l'inaliénabilité des archives publiques, le contrôle des
exportations d'archives privées et le secret professionnel des archivistes et des
gestionnaires de dossiers. Toutes ces questions, ou certaines d'entre elles, peuvent
être réglées par les dispositions du code pénal.
NOTES SE RAPPORTANTAU CHAPITRE 4

--
- 70 -
5. PRINCIPES DIRECTEURS APPLICABLES A L'ELABORATION D'UNE LEGISLATION

ET D'UNE REGLEMENTATION
5.0 Introduction
187. NOUS récapitulerons dans le présent chapitre les principales questions qu'il
convient d'envisager de faire régler par la législation et la réglementation
archivistiques. Un certain nombre de ces questions sont déjà traitées dans les
directives relatives à l'institution d'un cadre législatif pour la mise en place du
NATIS (Chapitres IV et V) : afin que les principes directeurs énoncés dans la
présente étude forment un tout, nous citerons donc, en tant que de besoin, les
recommandations pertinentes formulées dans ces directives, en les désignant par le
sigle NG (NATIS Guideline), suivi du numéro du paragraphe correspondant du document
où elles figurent. Les autres numéros renvoient aux paragraphes de la présente étude.
188. Nous distinguerons entre les questions essentielles, qui doivent être réglées
par la loi, et les questions dont le traitement est simplement souhaitable ou
facultatif et peut se faire par voie réglementaire. L'application de nos principes
directeurs en ce qui concerne la structure et les objectifs du service d'archives de
tel ou tel pays demande une extrême attention. Les textes réglementaires sont plus
faciles à modifier que la loi et offrent par conséquent la souplesse souhaitable
pour la mise en oeuvre de programmes de gestion d'archives et de documents. Mais
cette souplesse peut aussi être préjudiciable en période de troubles politiques ou
de difficultés financières, où ces programmes risquent de se voir compromis par
l'effet d'une simple modification de la réglementation, voire par la seule inter-
prétation d'une réglementation plus rigoureuse. Il peut arriver que la réglementation
edictée par le ministre responsable des archives n'ait pas le poids voulu auprès
d'institutions relevant d'autres ministres. Il faut donc que la loi définisse
clairement la répartition des compétences et des pouvoirs. Dans la plupart des pays,
la hiérarchie des textes législatifs et réglementaires comprend, entre la loi (qui
émane du Parlement) et les arrêtés ou règlements ministériels, des ordonnances,
décrets, etc., émanant de la Couronne, du Président, du Conseil des ministres, etc.
Dans toute la mesure du possible, il faut préférer ces textes réglementaires dotés
d'une autorité supraministérielle aux règlements ordinaires émanant d'un ministre ou
de l'bdministration des archives elle-même. La démarcation entre loi et règlement est
généralement déterminée pour une grande part par la tradition juridique et les
pratiques administratives du pays considéré.
5.1 Définition des documents d'archives et des archives en général

(voir par. 13-25)
189. Toute loi d'archives doit contenir une définition des documents publics, "afin
d'éviter toute ambiguïté quant à l'étendue des responsabilités des Archives
nationales" (NG par. 125). Pour marquer la différence entre la législation relative
aux archives et celle qui concerne d'autres domaines de l'information, il importe au
plus haut point que la définition des documents d'archives précise qu'il s'agit de
documents créés, reçus et conservés par une institution ou une personne physique
dans l'exercice de son activité. Il n'est pas toujours opportun de limiter la défi-
nition aux documents publics, car la législation concernera nécessairement, dans une
certaine mesure, les documents et archives privés.
190. Lorsque la définition en question énumère les types ou formes matériels de

documents visés, cette énumération est toujours en retard sur les technologies
les plus récentes, ce qui crée constamment des problèmes d'interprétation (1). C'est
pourquoi il est indispensable de formuler une définition de caractère général, qui
couvre toute information enregistrée, quelles que soient la forme ou les caracté-
ristiques matérielles du support (NG par. 126). Cette définition générale peut
ensuite être développée dans une réglementation ou une lettre circulaire donnant une
énumération non limitative de divers types et formes de documents et autres matériels
auxquels la définition s'applique.
- 71 -
5.2 Définition des documents et archives publics (voir par. 26-32)
191. "Il importe que la législation relative aux documents publics s'applique non
seulement aux divers organismes qui assument les fonctions législatives,
judiciaires et administratives de l'Etat, mais encore aux entreprises d'Etat et à
toutes autres institutions relevant directement ou indirectement du gouvernement et
qui peuvent être considérées comme des organismes publics. La législation sur les
archives manquera en grande partie son but si elle ne contient pas de dispositions
étendant le contrôle réglementaire aux organismes publics les plus divers"
(NG par. 127).
Une définition des documents faisant référence à leur origine (ou provenance)
correspond généralement mieux à la définition admise par la profession (par. 15)
qu'une définition se référant au propriétaire des documents. On recourt toutefois à
ce second type de définition, que l'on a rattaché à la notion britannique de "conser-
vation sans rupture de continuité" sur laquelle se fonde la valeur probatoire des
documents, quand on entend viser les manuscrits historiques et autres biens docu-
mentaires appartenant à 1'Etat. "Quel que soit le mode de définition employé, il est
souhaitable de se prémunir contre les omissions ou contre les modifications
éventuelles du statut des organismes publics en prévoyant un système qui, sans qu'il
soit nécessaire d'élaborer une nouvelle législation, permette d'étendre le contrôle
réglementaire à tous les documents qui, par suite d'une interprétation technique de
la définition ou pour d'autres raisons, se trouvent exclus de son champ d'appli-
cation" (NG par. 127).
5.3 Inaliénabilité et imprescribilité des archives publiques (voir par. 33-37)
192. Les archives publiques relèvent du bien public, font partie du domaine public,
et sont par conséquent inaliénables et imprescriptibles. Ces qualités des
archives peuvent, suivant la législation du pays, être explicitées dans la loi
relative aux archives. Les Archives nationales doivent avoir le droit de reprendre
possession des archives publiques qui ont échappé à leur contrôle (ou tout au moins
d'en faire des copies) (NG par. 145).
5.4 Archives non publiques (voir par. 38-50)
193. La loi doit habiliter les Archives nationales à acquérir des archives privées
(NG par. 143). Il faut envisager de charger par voie législative les Archives
nationales de compiler et de tenir à jour un registre de toutes les archives de
provenance non publique et de toutes les collections de documents présentant de
l'intérêt pour la recherche. La loi devrait faire obligation aux propriétaires de
ces archives "enregistrées" ou à ceux qui en ont la garde de les conserver dans les
meilleures conditions possibles. Tout changement de leur lieu de dépôt devrait être
signalé, et l'autorité compétente devrait être saisie de tout projet visant à les
vendre ou à les liquider de toute autre manière. L'exportation de ces archives
devrait être interdite ou, en tout cas, soumise à l'approbation de l'administration
des archives compétente (NG par. 159). L'Etat peut se voir conférer un droit de
préemption sur toutes archives privées mises en vente.
5.5 Fonctions et organisation des services d'archives publiques

(voir par. 51-61)
194. Misés à part les tâches de gestion de documents évoquées aux paragraphes 200
et 201, les services d'archives publiques (institutions d'archives nationales,
régionales, locales et spécialisées) devraient être légalement chargés des fonctions
ci-dessous :
- 72 -
Ci> assurer la garde dans des bâtiments appropriés et dans un environnement

approprié de toutes les archives (nationales), d'origine publique ou
non publique, qui ont été déposées, y compris les archives sur support
audiovisuel, informatique ou autre;
(ii) classer et ordonner les archives selon des principes et méthodes

d'archivage acceptés;
(iii) fournir des instruments de consultation par tous les moyens disponibles
et appropriés en vue de faciliter l'accès aux archives et la recherche
des informations qu'elles contiennent;
(iv> mettre à la disposition du public des salles d'étude ou de consultation

sur place, dotées de moyens matériels permettant de compulser les
archives dont le public est légalement autorisé à prendre connaissance,
et fournir les autres services de référence qui se révèlent nécessaires
(notamment pour traiter les demandes de renseignements reçus par
correspondance);
Cv) offrir les moyens matériels nécessaires à la reproduction des archives

par des procédés photographiques ou reprographiques et à la vente de
copies réalisées par ces procédés;
(vi> offrir des moyens techniques pour la restauration et la conservation de

documents d'archives de toute nature par des méthodes appropriées;
(vii) publier des guides de recherche, textes, regestes, inventaires,

instruments de consultation et tous ouvrages propres à être publiés,
établis par le personnel des Archives nationales ou pour leur compte;
(viii) promouvoir la valeur éducative des archives par des moyens appropriés,
notamment en organisant des expositions et en prêtant des documents
pour des expositions organisées par d'autres institutions (NG par. 148).
195. Le pouvoir de décision, en matière d'archives publiques, peut être dévolu au

ministre, aux Archives nationales ou à quelque autorité archivistique suprême.
La Directive NATIS pertinente (NG par. 151) n'exprime pas de préférence. Il existe
toutefois de bonnes raisons d'établir une distinction entre responsabilités profes-
sionnelles et responsabilités politiques, en conférant aux Archives nationales une
forme d'autonomie et une certaine indépendance par rapport au ministre (2). Dans la
plupart des pays, ce n'est pas à la loi qu'il appartient de définir l'organisation
interne d'une institution ni les dispositions régissant le recrutement de son
personnel. Mais il est indispensable que ce soit la loi relative aux archives
publiques qui autorise la nomination du chef des Archives nationales et qui défi-
nisse ses fonctions et responsabilités. Quant à la structure et à l'organisation
internes, qui doivent être suffisamment souples pour pouvoir s'adapter à l'évolution
de la situation, et en ce qui concerne le recrutement et les qualifications du
personnel, ce sont là des questions sur lesquelles il est d'ordinaire jugé inutile
de légiférer et qui peuvent être réglées par application du règlement général appli-
cable au personnel de la fonction publique (NG par. 149).
196. S'agissant de l'organisation interne des services d'archives, on risque, en

l'inscrivant dans la loi, de la figer, sans laisser beaucoup de marge pour
l'évolution et les aménagements nécessaires. Delmas (3) nous donne l'organigramme
théorique d'un service d'archives, à trois stades de son développement (4). En 1977,
aux Etats-Unis, la National Association of State Archives and Records Administrators
(Association nationale des administrateurs des archives et documents d'Etat) a, pour
aider les différents Etats du pays à mettre en place des institutions nationales
d'archives et de gestion de documents et à en assurer le fonctionnement, adopté
les principes ci-après :
---~ --__-...- -“-.l..--.. - . ...-----_

- 73 -
1. Législation
Nécessité d'une législation complète : qui reconnaisse la nature fondamentale

de la relation faisant des documents d'archives gouvernementaux des instruments par
lesquels les pouvoirs publics rendent compte de leur activité au peuple, des moyens
de preuve de droits et obligations publics et privés et une source d'information sur
les questions liées à l'administration et la gestion continues des pouvoirs publics;
qui préserve le patrimoine de 1'Etat tel qu'il est attesté par ses archives; et qui
attribue une compétence exclusive pour l'exercice des fonctions et responsabilités
de gestion des archives et documents au niveau de l'ensemble des pouvoirs publics.
II. Identité institutionnelle
Il faut donner à l'institution le caractère de dépositaire des documents

gouvernementaux de valeur permanente, en lui assurant une autonomie suffisante pour
la mettre à l'abri des ingérences politiques, notamment par la titularisation du
Directeur de l'institution et l'octroi à son personnel du bénéfice de statut des
agents de la fonction publique; l'institution doit également avoir le contrôle de
ses installations, de son matériel et de ses ressources.
III. Position organique
L'institution doit s'insérer dans la structure de l'administration publique, à

une place telle : qu'elle ne risque pas de se trouver subordonnée à des intérêts
concurrents; qu'il n'y ait pas de confusion possible entre ses fonctions et celles
relevant d'autres institutions professionnelles et d'autres disciplines; qu'elle
soit à l'abri d'ingérences, sous couvert de coordination, dans les tâches relevant
de son programme; et qu'elle ne puisse être entravée dans ses tâches et ses activités
par une surveillance ou un contrôle exercés sans une connaissance technique suffi-
sante de celles-ci.
IV. Pouvoir d'action
L'institution doit jouir d'une liberté d'action suffisante pour pouvoir

définir les problèmes et les besoins de 1'Etat en matière d'archives, prescrire des
programmes appropriés et administrer ceux-ci de façon efficace.
V. Compétence exclusive
L'institution doit être dotée, en matière de programmes, d'une compétence

exclusive, de telle sorte que la responsabilité relative aux archives publiques qui
lui incombe au premier chef ne soit pas diluée.
VI. Budget et dépenses
L'institution doit être dotée de crédits propres approuvés directement par le

Parlement et doit être habilitée à décider elle-même de l'affectation de ses
ressources et de ses engagements de dépenses.
VII. Politique intérieure
C'est à l'institution qu'il doit appartenir exclusivement d'arrêter sa

politique intérieure et de définir ses besoins professionnels.
VIII. Réglementation et normes
L'institution doit être habilitée à prescrire les règles et normes d'adminis-

tration des archives publiques et à en assurer l'application (5).
- 74 -
5.6 Système national d'archives (voir par. 62-69)
197. "La législation s'intéresse aussi à l'organisation des archives publiques, qui
est étroitement liée au système administratif propre à chaque pays" (6). En
tout état de cause, il faudra créer un organisme central doté de pouvoirs exécutifs
et consultatifs et placé sous l'autorité d'un ministre chargé de la mise en oeuvre
d'une politique nationale convenue en matière d'archives (voir par. 198). Dans
certains pays, il conviendra de confier ces fonctions de coordination aux Archives
nationales, ou tout au moins à une direction distincte au sein des Archives
nationales; dans d'autres pays, il serait préférable d'instituer un organe exécutif
distinct; dans d'autres encore, où il serait impossible pour des raisons constitu-
tionnelles de créer une direction centrale, une certaine coordination pourrait être
assurée par un conseil consultatif constitué dans les conditions voulues, qui ne
détiendrait pas de pouvoir exécutif (NG par. 161).
5.7 Ministre de tutelle (voir par. 70-72)
198. Une question qui demande à être réglée par le législateur et exige beaucoup de
réflexion est celle du choix du ministre responsable des archives
(NG par. 150) (7). Dans les directives relatives au NATIS, on trouve exposées les
raisons pour lesquelles il y aurait lieu de placer les archives sous la responsa-
bilité du ministre des affaires culturelles, les auteurs marquant leur préférence
pour un ministre doté d'une grande influence ou autorité au niveau interministériel.
Cette préférence tient au fait qu'un service d'archives est appelé à participer de
près aux activités de gestion des documents dans tous les secteurs, fonction qu'il
pourra sans doute exercer avec plus d'efficacité s 'il a l'appui d'un tel ministre.
Cette question a été examinée lors de la 19e conférence internationale de la Table
ronde des archives (8), où les participants ont préconisé que le service des
archives relève d'une autorité se situant à l'échelon le plus élevé du pouvoir
interministériel ou supraministériel. Mais, à cet égard, "aucun système ne peut
être idéal" (9), surtout si l'on considère que le ministre le mieux placé est celui
qui s'intéresse personnellement au travail d'archives, ce qu'aucune loi ne saurait
garantir.
5.8 Organe consultatif (Conseil des archives) (voir par. 73-83)
199. Certains pays choisissent de conférer au Conseil des archives des pouvoirs
exécutifs et/ou de supervision, selon la structure du système national
d'archives (voir par. 197). Dans la plupart des législations, toutefois, le Conseil
des archives est simplement un organe consultatif chargé d'associer, par leur parti-
cipation ou leur représentation, les producteurs et les utilisateurs des archives à
l'orientation de la politique archivistique (10). C'est la loi qui doit fixer le
rôle, les attributions principales et la composition du Conseil des archives, tandis
que des règlements préciseront les détails de sa composition et de son fonctionne-
ment (11). Il y a lieu de consulter le Conseil sur tout projet de caractère légis-
latif concernant les documents/les archives, l'établissement ou la modification du
réseau des archives et tous projets de règlements de tri. Il peut être souhaitable
de lui demander également son avis sur l'opportunité de différer un versement, les
restrictions d'accès et le programme de formation. Le Conseil peut être appelé à
participer à la rédaction ou à la révision de la législation et/ou de la réglemen-
tation archivistiques. La loi doit préciser que le Conseil des archives se compose
de membres siégeant ès qualité (dont 1'Archiviste national) et de membres nonnnés par
le Chef d'Etat ou le Conseil des ministres.
5.9 Gestion des documents (voir par. 84-92)
200. Le septième Congrès international des archives (1972) a souligné l'absence,

dans la quasi-totalité des pays à l'exception des pays socialistes, de textes
législatifs spéciaux énonçant avec clarté les droits et les obligations des archives
- 75 -
administratives (12). L'étendue du contrôle exercé par les services d'archives sur
les documents courants est extrêmement variable d'un pays à l'autre (13). Au strict
minimum, ils devraient pouvoir exercer un droit d'inspection (voir par. 202), ainsi
qu'un certain droit de regard sur le tri, l'élimination et le versement (voir
par. 204 et 205). Il faudrait aussi, de préférence, que la participation des
Archives nationales à la gestion des documents (14) s'étende à l'élaboration de
normes, de procédures et de directives ainsi qu'à la formation d'archivistes de
l'administration considérée. Dans beaucoup de pays, il ne sera pas possible de
demander aux Archives nationales un concours maximal, c'est-à-dire de leur attribuer
la responsabilité légale de toutes les tâches de gestion des documents, même si cela
paraît souhaitable, point de vue dont on commence d'ailleurs à revenir aux Etats-Unis.
201. Il convient de régler par voie de règlements et/ou de circulaires les questions
suivantes :
- attributions des bureaux d'archives courantes;
- qualifications professionnelles et formation;
- création de documents (notamment : élaboration, production et emploi de

formulaires, normes applicables aux supports, au matériel et aux fournitures,
rationalisation du travail de bureau connexe);
- rangement (classement matériel) (l'approbation des plans de rangement peut

incomber aux Archives nationales);
- restrictions à la communication pour raisons de sécurité nationale;
- classement logique et description (inventaire) des documents;
- consultation, prêt (communication de documents/archives);
- reprographie;
- gestion des documents essentiels
- conservation.
5.10 Droit d'inspection (voir par. 93-99)
202. Le lien juridique entre la gestion des documents et les Archives est formé par
l'octroi à celles-ci d'un droit d'inspection concernant non seulement le sort
réservé aux documents mais, en principe, toutes les fonctions et opérations de
gestion des documents relatives aux documents courants et documents intermédiaires.
L'inspection est inutile s'il n'est pas prévu de sanctions à titre d'ultime recours.
5.11 Centres de préarchivage (voir par. 100-102)
203. Il faut que la législation, toutes les fois que c'est possible, autorise les
Archives nationales à créer et entretenir des dépôts de préarchivage si les
circonstances l'exigent; il faut également les habiliter à imposer aux adminis-
trations et organismes publics l'obligation de verser à un dépôt de préarchivage
les documents qui n'ont plus d'utilité courante (NG par. 133).
5.12 Tri et élimination (voir par. 103-115)
204. La loi doit interdire à tous les organismes qui produisent des documents
publics de les supprimer sans s'être assurés que ces documents n'ont pas, à
long terme, de valeur pour la recherche et les Archives nationales doivent veiller
- 76 -
à ce que ces organismes déterminent la valeur des documents et conservent ceux qui
présentent de l'intérêt pour la recherche (NG par. 132).
5.13 Versement (voir par. 116-131)
205. La principale disposition réglementaire à prévoir en matière de versement aux

archives est que les documents publics qui auront été choisis pour être
conservés à titre permanent (et dont l'ancienneté aura atteint un nombre prescrit
d'années) doivent être versés aux Archives nationales (NG par. 134).
5.14 Dépôt des publications officielles (voir par. 132-136)
206. La prescription du dépôt légal des livres et autres publications imprimées ne

relève pas de la législation archivistique. Toutefois, un exemplaire de
référence de toutes les publications gouvernementales doit être déposé aux Archives
nationales, qu'il existe ou non un dépôt légal auprès de la Bibliothèque nationale.
5.15 Conservation (voir par. 137-142)
207. La première des tâches incombant aux Archives nationales, et d'ailleurs à

n'importe quel services d'archives, consiste à assurer la garde dans des
bâtiments appropriés, dans des conditions de sécurité et de commodité, de toutes
les archives. La législation doit autoriser les Archives nationales à se doter des
moyens techniques voulus pour la restauration et la conservation de documents
d'archives (NG par. 148). Ces mesures de sécurité doivent être arrêtées par voie
réglementaire (15).
5.16 Classement et description (voir par. 143-149)
208. La législation doit ass.urer le maintien d'un contrôle administratif et intel-

lectuel adéquat sur la totalité des documents publics. L'une des fonctions de
tout service d'archives doit être de procéder au classement logique et en bon ordre
des archives, suivant des principes et méthodes d'archivistique acceptés et de
publier des guides, inventaires et autres instruments de recherche.
5.17 Cormnunicabilité (voir par. 150-168)
209. Il faut que la législation sur les archives définisse clairement le droit
d'accès aux documents publics, sous réserve de certaines conditions visant à
en assurer la protection et la bonne aonservation. L'aspect essentiel de cette
question est le nombre d'années, à compter de leur création, pendant lequel les
documents publics ne doivent normalement pas être communiqués au public et ne peuvent
pas être consultés pour la recherche. Dans la plupart des pays, l'étude 'de cette
question a conduit à autoriser la communication généralisée des documents ayant plus
de 25 ou 30 ans. Quel que soit le délai adopté, toutefois, il faut prévoir, sous
forme de dérogation générale à la règle, un mécanisme permettant la communication de
certains documents au bout d'un délai plus court ou plus long, ainsi que la possibi-
lité d'autoriser la communication de documents non consultables à certains chercheurs
dans des cas exceptionnels (NG par. 140-142) (16).
5.18 Reprographie (voir par. 169-176)
210. Il est souhaitable que la législation sur les archives dispose expressément
que la reproduction ou la publication d'un document communicable au public et
conservé aux Archives nationales ou dans un autre service d'archives public ne
constitue pas une violation du droit d'auteur (NG par. 147).
- 77 -
211. Il peut être jugé nécessaire de faire figurer dans la législation une dispo-
sition stipulant que le versement aux Archives nationales des documents
détenus par les administrations ou autres organismes publics ne porte pas atteinte
à leur valeur juridique. La législation devrait également stipuler que les Archives
nationales ou tout autre service d'archives détenant légitimement de tels documents
sont habilités à certifier conforme toute copie qui en serait faite (NG par. 146).
5.19 Personnel (voir par. 177-182)
212. Il est indispensable que la loi établisse les bases d'une réglementation
détaillée concernant le recrutement, la nomination, l'avancement, la qualifi-
cation professionnelle et la formation du personnel des services d'archives.
5.20 Sanctions (voir par. 183-186)
213. Outre les dispositions pénales spécifiques destinées à assurer le respect du

droit d'inspection, l'inaliénabilité des archives publiques, la protection des
archives privées et le contrôle de leur exportation, ainsi que le secret profes-
sionnel des archivistes et des gestionnaires de documents, la législation devrait
contenir une disposition générale interdisant toute dégradation, mutilation,
destruction ou soustraction d'archives publiques.
NOTES SE RAPPORTANTAU CHAPITRE 5
(1) EVANS, Cyprus, paragraphe 3.9.

(2) CARBOb JE-GUEZE, Projet de loi d'archives type, p. 24.
(3) DELMAS. Archives. D. 292.
(4) Voir aussi Actes des dix-huitième et dix-neuvi ème conférences internat ionales
de la Table ronde des Archives, p. 108-161.
(5) Principles for State Archiva1 and Records Mana.gement Agent ies, Atlanta :
National Association of State Archives and Rec ords Adminis trators, 198 1.
(6) DUCHEIN, "Les bases législatives", p. 9.
(7)
(8) Actes des dix-huitième et dix-neuvième conférences internationales de la

Table ronde des Archives, p. 135-136.
(9) DUCHEIN, "Les bases législatives", p. 9.
(10) Cf. DELMAS, Archives, p. 305. -
(11) Cf. DELMAS, Archives, p. 306.
(12) DOLGIH, La liaison, p. 38-39.
(13) DUCHEIN, Préface à Archivum, vol. 28, p. 17.
(14) RHOÀDS, Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des
documents courants, où sont étudiées les composantes et autres caractéristiques
des systèmes et services modernes de gestion des documents.
(15) BAUTIER, Principes, p. 56-57.
(16) DUCHEIN, Les obstacles à l'accès...
- 78 -
6. BIBLIOGRAPHIE
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concept d'archives et les frontières de l'archivistique (Paris 1963).
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1. Problèmes concrets posés aux directions d'archives par les projets de libérali-
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Archives : 1. Les archives imprimées. II. La mission des archives et les tâches des
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Institution d'un cadre législatif pour la mise en place du NATI&(Unesco, Paris 1977)
(CC-76/NATIS/8, chapitres sur la législation archivistique de A.W. Mabbs) (cité sous
le titre : Directive NATIS).
- 79 -
Gardner, F.M., Public library legislation : a comparative study, 2nd edition revised
and updated by H.C. Campbell (Unesco, Paris 1978) (PGI/WS/30).
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Conseil international des archives, sous la direction de Peter Walne. K.G. Saur,
Munich, New York, Londres, Paris 1984.
Lunn, J., Propositions pour une législation sur le dépôt légal (Unesco, Paris 1981)
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(Unesco, Paris 1983) (PGI-83/WS/21).
-_
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Documents du RAMI' et documents connexes
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Existe également en anglais.
2. Unesco. Prograsmre général d'information. Consultation d'experts en vue de

l'établissement d'un programme à long terme en matière de gestion des
documents et des archives (RAMP) dans le cadre du Programme général d'infor-
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1979. 35 p. Existe également en anglais.
3. Manning, Raymond, Gilberte Pérotin et Sven Welander, responsables de la

préparation et directeurs de la publication. Guide des archives des organi-
sations internationales. 1. Le système des Nations Unies. Version préli-
minaire, Paris, Unesco, 1984. 293 p.
4. Cook, Michael. Formation théorique et pratique des archivistes - Rapport sur

la situation actuelle des progrannnes de formation en matière d'archives et
évaluation des besoins en personnel spécialisé dans ce domaine
(PGI-79/CONF.604/COL.2). Paris, Unesco, 1979. 62 p. Existe également en
anglais.
5. Delmas, Bruno. La formation des archivistes - Analyse des programmes d'études

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24. Cook, Michael. Principes directeurs pour l'élaboration de programmes d'ensei-

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Regional archives and Records Centre (Report no 2) (FMR/PGI/82/161). Paris,
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28. Evans, Frank B. Writings on Archives Published by and with the Assistance of
Unesco : A RAMP Study (PGI-83/WS/5). Paris, Unesco, 1983. 33 p.
29. Evans, Frank B. et Eric Ketelaar. Guide pour inventorier les systèmes et
services d'administration d'archives et de gestion des documents : une étude
du RAMP (PGI-83/WS/6). Paris, Unesco, 1983. 43 p. Existe également en anglais
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30. Hildesheimer, Françoise. Directives méthodologiques concernant la préparation

des guides généraux d'archives nationales : une étude du RAMP (PGI-83/WS/9).
Paris, Unesco, 1983. 79 p.
31. Kula, Sam. L'évaluation des images en mouvement en archivistique : une étude
du RAMP et principes directeurs (PGI-83/WS/l8). Paris, Unesco, 1983. 75 p.
Existe également en anglais.
32. Moideen, P.S.M. A Survey of Archives Relating to India and Located in Major
Repositories in France and Great Britain (PGI-83/WS/l9). Paris, Unesco, 1983.
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33. Duchein, Michel. Les obstacles à l'accès, à l'utilisation et au transfert de

l'information contenue dans les archives : une étude RAMI? (PGI-83/WS/20).
34. Rhoads, James B. Le rôle de l'administration des archives et de la gestion

des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude
du RAMP (PGI-83/WS/Zl). Paris, Unesco, 1983. 48 p. Existe également en anglais.
35. Hendricks, Klaus B. The Preservation and Restoration of Photographie Materials

in Archives and Libraries : a RAMP Study with Guidelines (PGI-84/WS/l). Paris,
Unesco, 1984. 121 p. (V ersion française en préparation).
36. Stark, Marie C. Development of Records Management and Archives Services within
United Nations Agencies (PGI-83/WS/26). Paris, Unesco, 1983. 215 p. (Version
française en préparation).
37. Kathpalia, Y.P. Programme d'enseignement modèle pour la formation des spécia-
listes de la conservation et de la restauration des documents : une étude
RAMP (PGI-84/WS/2). Paris, Unesco, 1984. 32 p. Existe également en anglais
et en espagnol.
38. Seton, Rosemary E. La conservation et la gestion des archives privées : une

étude RAMP (PGI-84/WS/6). Paris, Unesco, 1984. 53 p. Existe également en
anglais et en espagnol.
39. Taylor, Hugh A. Les services d'archives et la notion d'utilisateur : une

étude du RAME' (PGI-84/WS/5). 69 p. Existe également en anglais et en espagnol.
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“_
- 83 -
On peut obtenir gratuitement des exemplaires des études et rapports figurant

dans la liste ci-dessus, pour autant qu'ils ne soient pas épuisés, en écrivant à
l'adresse suivante :
Division du Programme général d'information

Centre de documentation
7, place de Fontenoy
75700 Paris, France

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une étude RAMP,

Programme général d’information et UNISIST

Organisation des Nations Uniés

LEGISLATION ET REGLEMENTATION EN MATIERE D'ARCHIVES

Programme général d'information et UNISIST

1. Législation et réglementation en matière d'archives et de gestion des

PREFACE ............................................................ (iii)

1.1 Définition des documents d'archives et des archives en

2. FONCTIONS DE GESTION DES DOCUMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2.1 Gestion des documents ..................................... 33

3. FONCTIONS ET ACTIVITES ARCHIVISTIQUES ........ ........ .. ....... 46

3.0 Introduction .............................................. 46

4.1 Dispositions pénales ............ ......... ............. .... 68

5. PRINCIPES DIRECTEURS APPLICABLES A L'ELABORATION D'UNE

5.0 Introduction ............................................. 70

6. BIBLIOGRAPHIE ........ .. .................................. ...... 78

1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans concernant

2. Promouvoir et diffuser les méthodes, règles et normes pour le traitement

3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information.

4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les

5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et

1. La présente étude est destinée à aider les responsables des politiques et de la

2. L'Unesco et le Conseil international des archives (CIA) s'occupent de légis-

3. En outre, le CIA a consacré quatre volumes de sa revue Archivum (de 1967 à

5. En 1972, une consultation d'experts sur la planification des services nationaux

6. Enfin, la publication Unesco de 1977, Institution d'un cadre législatif pour la

Argentine L.R. Mendez, chef de département, Archives nationales

Canada W.I. Smith, archiviste fédéral

France M. Duchein, inspecteur général des Archives nationales

Hongrie J. Molnar, directeur des Archives nationales

Roumanie 1. Gal, directeur général des Archives nationales

Sénégal S. Mbaye, directeur des Archives nationales

Suisse 0. Gauye, directeur des Archives fédérales

- Archives Bill 1983 (Australie);

- Projet de loi fédérale d'archives (République fédérale d'Allemagne);

- Décret royal concernant la gestion des documents d'archives, 1980 (Pays-Bas);

- Archives and Records Management Act de Rhode Island (Etats-Unis d'Amérique)

- Ordonnance 19641504 concernant l'utilisation de documents écrits dans les

- Presidential Records Act (Loi sur les archives présidentielles), 1978

- Loi sur les archives publiques, 1972 (Chypre).

10. L'Unesco a invité M. Duchein (France), A.W. Mabbs (Royaume-Uni) et F. Pusceddu

Allemagne (Rép. féd. d') H. Booms, président des Archives fédérales

Argentine C.A. Garcia Belsunce, directeur général,

Canada W-1. Smith, archiviste fédéral

Etats-Unis d'Amérique R.M. McReynolds, chef adjoint (branche judiciaire,

Hongrie J. MolnAr, directeur du Département des archives du

Malaisie Z. Hanum Nor, directeur général, Archives nationales

Pologne M. Wojciechowski, directeur général, Archives d'Etat

République démocratique R. Leipold, directeur, Administration des archives

Sénégal S. Mbaye, directeur, Archives nationales

Suède N. Rosqvist, chef de section, Archives d'Etat

Tchécoslovaquie V. Sykora, directeur, Administration des archives

URSS F.I. Dolgih, directeur général, Administration

* Il arrivera donc au lecteur de l'édition en langue française du présent document

NOTES SE RAPPORTANTA L'INTRODUCTION

(1) Deux exemples récents : C.V. BLACK, Grenada; archiva1 development

1.1 Définition des documents d'archives et des archives en général

Il convient d'observer que selon les définitions de certaines législations, les

Ci> soit une définition générale en fonction de l'objet ou de la provenance;

(ii) soit une définition générale en fonction de l'organisme détenteur.

15. Les.définitions légales fondées sur l'objet ou la provenance correspondent plus