La Gestion Des Archives 2

Ce document fait l’objet d’un procédé de marquage
à la volée comportant votre adresse IP,

votre nom et la date d’achat, attestant
que vous l’avez acquis légalement.
En effet, toute diffusion à des tiers n’ayant
pas souscrit une licence d’utilisation constitue
une atteinte au droit de propriété intellectuelle
et peut donner lieu à des poursuites judiciaires.
DOSSIER D’EXPERTS 2e édition
SERVICES À LA POPULATION ET ANIMATION
La gestion
des archives
Maîtriser les documents et les données
Vanina Gasly
Responsable du service des archives de la Communauté d’agglomération Seine-Eure
Coline Vialle
Chargée du cycle de vie des informations et de l’archivage électronique,
responsable des archives contemporaines, archives de Brest Métropole et ville
Katell Auguié
Auteure de l’édition précédente
Préface de Jean-Louis Debré, président du Conseil supérieur des archives
CS 70215 - 38501 Voiron Cedex - Tél. : 04 76 65 87 17 - Référence TDE 814A

Retrouvez tous nos ouvrages sur boutique.territorial.fr
Vous souhaitez
nous contacter
à propos de votre ouvrage ?
C’est simple !
Il vous suffit d’envoyer un mail à :
service-client-editions@territorial.fr
en précisant l’objet de votre demande.
Au moment de la sortie de la nouvelle édition de l’ouvrage,
nous vous ferons une offre commerciale préférentielle.
Avertissement de l’éditeur :
La lecture de cet ouvrage ne peut en aucun cas dispenser le lecteur
de recourir à un professionnel du droit.
Il est interdit de reproduire

intégralement ou partielle-
ment la présente publica-
tion sans autorisation du
Centre Français d’exploita-
tion du droit de Copie.
CFC
20, rue des Grands-Augustins
75006 Paris.
Tél. : 01 44 07 47 70
© Territorial, Voiron
ISBN : 978-2-8186-1952-0
ISBN version numérique : 978-2-8186-1953-7
Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin-Jallieu (38) - Avril 2022
Dépôt légal à parution
Sommaire
Préface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
Partie 1
Approche du métier et de son environnement
Chapitre I
L’environnement législatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
A - Quelques textes fondateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.15
1. Le Code du patrimoine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
2. La législation sur les données personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16
3. Les lois Accès aux documents administratifs, réutilisation des données publiques
et open data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18
4. La loi relative à la prévention des actes de terrorisme et au renseignement . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
B - Définition des archives publiques et des archives privées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
1. Les archives publiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
2. Les archives privées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.22
Chapitre II
Le réseau des archives en France. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
A - L’histoire institutionnelle des archives de 1789 à 1986. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25
B - La définition de la politique archivistique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
1. Le Conseil supérieur des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
2. Le comité interministériel aux Archives de France . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26
C - Le réseau institutionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27
1. Le service interministériel des Archives de France (SIAF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27
2. Les services à compétence nationale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.27
La gestion des archives
3. Les ministères à gestion particulière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28

4. Les archives des collectivités territoriales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28
5. Le contrôle scientifique et technique de l’État . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.30
D - L’environnement institutionnel et associatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32
1. Les partenaires institutionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32
2. Les organes de coopération . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.34
3. Le monde associatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.36
Sommaire 3
Chapitre III
Le métier d’archiviste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
A - Présentation des missions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.39
B - La déontologie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40
C - Archiviste, un métier à risques ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
Partie 2
Le pilotage de la fonction archives
Chapitre I
La prise de fonctions : le récolement réglementaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
A - Les enjeux du récolement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.47
B - Le relevé topographique des fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48
C - Le procès-verbal de récolement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48
D - Le récolement post-électoral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.49
E - Le récolement des archives numériques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50
Chapitre II
Définir et faire vivre son projet de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
A - La phase de diagnostic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
B - La phase de propositions et de décisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
Chapitre III
Faire vivre son projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53
A - Les indicateurs et les bilans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53
B - Communiquer sur son service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
1. La communication externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
2. La communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.54
Chapitre IV
La mutualisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
A - La législation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
B - Les modalités pratiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59
Partie 3
La gestion des archives au stade courant et intermédiaire
Chapitre I
Concepts et définitions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63
A - La théorie des trois âges des archives et le records management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63

B - Les textes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.65
C - Enjeux et spécificités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66
4 Sommaire
Chapitre II
Accompagner les services dans leur gestion documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69
A - Recenser et analyser la production documentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69
B - Bâtir des outils pour l’archivage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70
1. Le plan de classement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.70
2. Le tableau de gestion, tableau d’archivage ou référentiel de conservation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.73
3. Sensibiliser et poser des règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75
Chapitre III
L’externalisation des archives au stade courant et intermédiaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.81
Partie 4
La collecte des archives définitives
Chapitre I
Les modes d’entrée des fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85
A - Les entrées par voie extraordinaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85
1. Achat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85
2. Liquidation judiciaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.86
3. Dation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.86
4. Revendication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.86
5. Restitution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87
6. Dévolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87
7. Dépôt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87
8. Don et donation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87
9. Legs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.88
10. Les archives classées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.88
B - Les versements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.88
1. Législation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.89
2. La préparation des versements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.89
3. Le traitement des versements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.91
Chapitre II
Évaluation et sélection des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97
A - Législation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97
B - Les étapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.98
C - La méthode d’échantillonnage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.99
Chapitre III
Les éliminations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101
A - La réglementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.101
B - Le bordereau d’élimination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102
C - La destruction physique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.102
Sommaire 5
Partie 5
Le traitement des archives
Chapitre I
La constitution d’un ensemble cohérent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.107
A - Le respect des fonds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.107
B - Le classement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.108
C - La description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.109
Chapitre II
Le cadre de classement et la cotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.113
A - Les séries anciennes, révolutionnaires et modernes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114
1. Pour les archives départementales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114
2. Pour les archives communales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.114
B - Les archives contemporaines en série W : principe de classement en continu . . . . . . p.115
1. Pour les archives départementales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.115
2. Pour les archives communales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.116
C - La série Fi : les documents figurés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117
1. Les cartes et plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117
2. Les documents iconographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.117
D - Les séries Mi, Ph et Num : les reproductions de documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.118
1. La série Mi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.118
2. La série Ph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.119
3. La série Num . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.119
E - Les documents sonores et audiovisuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.120
F - Les objets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.121
G - La cotation des archives électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.121
Chapitre III
Les instruments de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.123
A - La typologie des instruments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.123
1. L’état sommaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.123
2. L’état des versements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.124
3. Le guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.124
4. L’inventaire analytique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.124
5. Le répertoire numérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.124
6. Le catalogue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125
7. L’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125
B - Le Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes,
modernes et contemporaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125

C - La structure des instruments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.127
6 Sommaire
Partie 6
La conservation des archives
Chapitre I
La lutte contre les facteurs de dégradation des archives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.131
A - Les facteurs environnementaux : température, humidité, lumière, pollution,
matériaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.131
1. Température et humidité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.131
2. La lumière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133
3. Pollution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.133
4. Matériaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.134
B - Les facteurs biologiques : micro-organismes, végétaux, insectes, animaux . . . . . . . . p.134
C - Les facteurs humains : mauvaises manipulations, mauvaises restaurations,
malveillance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.136
D - Les facteurs événementiels : incendies, inondations, séismes, guerre . . . . . . . . . . . . . . . p.137
Chapitre II
La reliure et la restauration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.141
A - La reliure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.141
B - La restauration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.141
Chapitre III
La conception et l’aménagement des locaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.143
A - Les bâtiments d’archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.143
1. L’aide de l’État . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.143
2. Les règles techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.144
B - La conservation des archives électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.145
1. Spécificités relatives aux archives électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.146
2. Quelques normes et référentiels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.147
3. Principes à mettre en œuvre pour assurer la conservation des archives électroniques . . . p.148
Partie 7
La communication des archives
Chapitre I
Les règles et procédures liées à la communication des archives
et des documents administratifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.153
A - La consultation des archives par les services producteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.153
B - Les délais de communicabilité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.153

C - La procédure de demande d’accès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.156
D - Les dérogations et les recours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.159
1. Les officiers publics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.159

2. Les généalogistes professionnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.160
3. Les particuliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.160
Sommaire 7
E - Les demandes de copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.161
1. Le droit de reproduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.161
2. Les tarifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.162
F - La réutilisation des informations publiques et l’open data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.162
Chapitre II
L’accueil en salle de lecture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.165
A - Le règlement de salle de lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.165
1. Les obligations des lecteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.165
2. Les conditions de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.167
3. Les obligations du service d’archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.167
B - Le rôle du bâtiment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.168
C - Communication et informatisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.169
D - La préservation des documents en consultation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.169
E - Le commissionnement des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.170
Partie 8
La valorisation des archives
Chapitre I
Le projet scientifique, culturel et éducatif (PSCE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.173
Chapitre II
S’ouvrir aux partenariats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.175
A - Les services internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.175
B - Établissements scolaires, universitaires et périscolaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.175
C - Les institutions patrimoniales et structures associatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.177
D - Les médias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.177
Chapitre III
Les expositions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.179
Chapitre IV
Les publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.181
Chapitre V
Visibilité sur Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.183
A - Les sites internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.183
B - Les médias sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.184
Chapitre VI
Une animation diversifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.185
8 Sommaire
Annexes
Annexe I
Glossaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.189
Annexe II
Trame de règlement intérieur de la salle de lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.192
Annexe III
Le bordereau de versement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.193
Annexe IV
Dépôt ou don d’archives privées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.194
Annexe V
Récolement des archives communales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.196
Annexe VI
Cadres de classement des archives départementales et communales . . . . . . . . . . . . . . p.199
Annexe VII
Principaux textes cités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.201
Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.205
Webographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.209
Sommaire 9
Préface
« Qu’il voie, examine, mette en ordre et range dans les armoires les lettres, chartes et
privilèges, afin de les conserver le mieux possible pour qu’ils soient le plus sûrement et
le plus facilement utilisables lorsqu’il sera nécessaire. Et qu’il fasse tout ce qu’il faut pour
les conserver sûrement et les retrouver rapidement. » C’est ainsi que Philippe le Bel aurait
décrit le métier d’archiviste à Pierre d’Étampes1 en lui confiant la gestion de ses archives.
Or, quand on parle d’archives, que nous vient-il à l’esprit ? Des documents jaunis, à l’odeur
un peu âcre, à l’écriture que seuls quelques initiés peuvent déchiffrer… Mais n’est-ce pas
une vision quelque peu restrictive ? Oublie-t-on ces actes d’état civil hier reliés en registres,
demain entièrement dématérialisés ? Ces dossiers de marchés publics qui encombraient
nos placards et qui désormais occupent quelques giga-octets d’un serveur ?
On s’éloigne alors du parchemin pour faire place au papier et, nouvel enjeu, au numérique.
Mais tout est et tout reste archives, sans distinction de date, de lieu de conservation, de
forme et de support, pour paraphraser la définition donnée par le Code du patrimoine.
Qu’un acte soit manuscrit ou imprimé sur papier, qu’il soit inscrit sur un disque dur ou
numérisé, la définition de Philippe le Bel garde encore toute son actualité.
En effet, sans ces documents et données collectés patiemment jour après jour, évalués
pour ne garder que l’information probante ou patrimoniale, classés, inventoriés, valorisés,
que saurait-on de notre passé, que saura-t-on de nos choix, de nos décisions, de nos
parcours tant individuels que collectifs ? Comment nos concitoyens pourront-ils connaître
leur histoire, faire valoir des droits, si des professionnels ne se préoccupent pas de gérer
ces documents dans les règles de l’art ?
Cet ouvrage s’adresse à tous. Professionnels de l’information, archivistes ou documen-
talistes, qui cherchent des clés pour mieux maîtriser la masse documentaire à laquelle
ils sont confrontés. Intervenants de métiers connexes, tels que juristes, informaticiens,
responsables de la protection des données, qui œuvrent aux côtés des archivistes sans
parfois comprendre toute la diversité de leurs missions. Mais aussi et enfin décideurs,
politiques ou administratifs, qui ont parfois du mal à saisir les enjeux liés à l’archivage
et qui, pourtant, ne pourront que gagner à se saisir d’un sujet qui est au cœur du fonc-
tionnement de nos collectivités.
1. Nommé garde du Trésor des Chartes par le roi de France Philippe le Bel, Pierre d’Etampes exerça cette charge
jusqu’en 1324. On lui doit un des premiers inventaires des chartes royales, rédigé en 1318.
Préface 11
Aussi, après une première édition qui avait déjà remporté un vif succès, c’est une version
actualisée et enrichie de La gestion des archives qui vous est aujourd’hui proposée.
Abordant des thèmes aussi variés que les enjeux liés à l’archivage électronique ou à la
communicabilité des documents, donnant des conseils pratiques pour collecter et classer
les documents de tous formats, mais aussi pour les valoriser auprès de publics toujours
plus variés, ce « Dossier d’experts » se veut un outil pratique à destination de ceux qui,
de près ou de loin, s’intéressent à la gestion des archives.
Jean-Louis Debré
Président du Conseil supérieur des archives
12 Préface
Partie 1
Approche du métier
et de son environnement
Partie 1 13
Chapitre I
L’environnement législatif
A - Quelques textes fondateurs

En 1978 et 1979, trois lois en lien avec les archives ont été votées :
- la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et libertés » ;
- la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 dite « loi CADA » portant diverses mesures d’amélio-
ration des relations entre l’administration et le public (modifiée en 2004 puis fondue
en 2016 dans le CRPA, Code des relations entre le public et l’administration) ;
- la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives codifiée dans le Code du patrimoine.
Ensuite, en 1983, les lois de décentralisation ont eu un impact très fort sur les services
d’archives publics (voir la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983).
Après quelques années d’application, des propositions d’amélioration émergent pour
permettre une meilleure articulation entre les trois lois de 1978 et 1979 et s’adap-
ter aux évolutions intervenues entre-temps. Ces pistes sont formulées dans le rapport
Braibant en 1996. Puis, le développement de la dématérialisation a pour conséquence
l’adoption de la loi du 13 mars 2000 qui confère à un document numérique la même
valeur qu’un document papier, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la per-
sonne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en
garantir l’intégrité » : on crée la notion d’acte authentique électronique. Il faut attendre
de nombreuses années pour que les attentes des professionnels et des chercheurs se
concrétisent dans une nouvelle loi sur les archives. Le Code du patrimoine est publié en
2004, les archivistes se félicitent alors de la centralisation et de la codification des textes
législatifs. En 2008, une nouvelle loi sur les archives est votée, elle vient modifier le Code
du patrimoine, notamment les délais de communicabilité. Les aspects réglementaires
seront traduits dans le Code du patrimoine en 2011. En 2016, la loi relative à la liberté
de création, à l’architecture et au patrimoine introduit de nouvelles dispositions, dont la
plupart concernent la gestion des archives numériques.
Partie 1 15
1. Le Code du patrimoine
Ce tableau regroupe les dispositions essentielles concernant les archives publiques
dans le Code du patrimoine, il n’est pas exhaustif et il est nécessaire de se reporter aux
décrets d’application.
Code du patrimoine
er
Livre I : Dispositions Les archives publiques, y compris les archives courantes
communes à l’ensemble et intermédiaires, sont des trésors nationaux et donc soumises
du patrimoine culturel à leur législation. Cette disposition permet de donner un cadre
Titre Ier : Protection législatif pour interdire la fuite des données vers l’étranger
des biens culturels (par exemple, l’hébergement de données sensibles).
Livre II : Archives - Définition large des archives (L.211-1) qui inclut les données
Titre Ier : Régime général et distinction entre archives publiques (L.211-4) et archives privées
des archives (L.211-5)
Dispositions générales - Enjeux de la conservation : « dans l’intérêt public, tant pour les
besoins de la gestion et de la justification des droits […] que pour la
documentation historique de la recherche »
- Création du Conseil supérieur des archives
Collecte, conservation - Principe de l’imprescriptibilité
et protection - Théorie des trois âges (courant, intermédiaire et définitif)
- Principes de sélection et de versement des archives définitives
- Possibilité de mutualiser la conservation des archives numériques
entre services publics d’archives
- Contrôle scientifique et technique
- Propriété des archives des collectivités territoriales
et des groupements
- Dépôt des archives des communes de moins de 2 000 habitants
- Classement des archives privées en archives historiques
et interdiction de démembrement
- Externalisation
Régime de - Les délais de communicabilité des archives ont été modifiés
communication en 2008. Le Code du patrimoine rappelle le principe selon lequel
les archives sont communicables de plein droit à l’exception des
cas prévus à l’article L.213-2. Ces dispositions doivent s’entendre
en complément de la loi CADA du 17 juillet 1978 (codifiée
dans le CRPA).
- Interdiction de salle de lecture aux personnes poursuivies pour vol
ou dégradation d’archives
Dispositions pénales Les sanctions ont été renforcées en 2008, prévoyant des peines
d’amende et d’emprisonnement.
Titre II : Les archives Ces dispositions ont pour objectif de permettre la constitution
audiovisuelles d’un fonds d’archives audiovisuelles de certains procès au pénal.
de la justice
2. La législation sur les données personnelles

En 1974, l’affaire « Safari » (pour système automatisé pour les fichiers administratifs et
le répertoire des individus) connaît un grand écho dans la presse. Il s’agissait d’un projet
du ministère de l’Intérieur en vue d’interconnecter des fichiers nominatifs détenus par
l’administration.
Cette affaire a donné naissance à la loi Informatique et libertés promulguée en 1978.
Cette préoccupation citoyenne est également prise en compte par le Parlement européen
16 Partie 1
et le Conseil de l’Europe qui publient une directive relative à la protection des personnes
physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre cir-
culation de ces données le 24 octobre 1995 qui commence par cet article : « Les États
membres assurent conformément à la présente directive la protection des libertés des
droits fondamentaux des personnes physiques, notamment de leur vie privée à l’égard du
traitement des données à caractère personnel. » La France transposera cette directive en
2004, en modifiant la terminologie « informations nominatives » par « données à caractère
personnel » et en alignant le système d’autorisation pour le secteur public sur le système
déclaratif du secteur privé, sauf pour les fichiers contenant des données sensibles.
L’article 1 de la loi Informatique et libertés affiche les principes suivants :
Loi Informatique et libertés 78-17, article 1

« L’informatique doit être au service de chaque citoyen. Son développement doit
s’opérer dans le cadre de la coopération internationale. Elle ne doit porter atteinte ni
à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou
publiques. […] »
L’article 2 définit les informations nominatives :
Loi Informatique et libertés, article 2

« Constitue un fichier de données à caractère personnel tout ensemble structuré de
données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet
ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique.
Sauf dispositions contraires, dans le cadre de la présente loi s’appliquent les définitions de
l’article 4 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016. »
Les traitements automatisés de données faisant apparaître les origines raciales, l’appar-
tenance syndicale, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ainsi que les
informations sexuelles ou sur la santé sont autorisés de manière très exceptionnelle. La
loi Informatique et libertés crée la Commission nationale de l’informatique et des libertés
(Cnil) sous un statut d’autorité administrative indépendante dont le rôle est de veiller à
l’application de la loi et dont les pouvoirs ont été renforcés en 2004. Elle crée également
un certain nombre de droits pour les citoyens : droit d’information, d’opposition et d’accès.
Une fonction de correspondant informatique et libertés est créée dans les administrations
pour mettre en œuvre ces dispositions.
Dans sa première rédaction, la loi Informatique et libertés imposait la destruction des
données nominatives dès qu’elles n’avaient plus d’utilité purement administrative, ce
qui ne permettait pas aux archivistes de conserver ces données à des fins de recherches
historiques. La loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 vient modifier ce point en reconnais-
sant que les données à caractère personnel sont des archives publiques et peuvent être
conservées à des fins statistiques, historiques ou scientifiques. Pour les données rentrant
dans ces catégories, le service des archives est dispensé de toute formalité auprès de la
Cnil, mais leur réutilisation est soumise à déclaration ou autorisation.
Au niveau européen, le règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard
du traitement des données à caractère personnel et à leur libre circulation n° 2016-679

s’applique à tous les États membres depuis le 25 mai 2018, en posant les principes
suivants :
- est appelée « donnée à caractère personnel » toute information se rapportant à une
personne physique, identifiée ou identifiable, directement ou indirectement ;
Partie 1 17
- tout traitement de données à caractère personnel doit avoir une finalité : les données
ne doivent être utilisées que pour les raisons qui justifient leur collecte : exécution d’un
contrat, respect d’une obligation légale, sauvegarde des intérêts vitaux de la personne,
mission d’intérêt public, intérêt légitime ;
- la personne dispose de nombreux droits sur les données le concernant : accès, recti-
fication, effacement, limitation du traitement, opposition au traitement, portabilité des
données ;
- les données collectées doivent être utiles et nécessaires au traitement. Leur durée de
conservation ne doit pas excéder celle nécessaire au traitement, c’est-à-dire au temps
utile pour assurer le traitement dans de bonnes conditions. Au-delà, les données doivent
être supprimées sauf si elles présentent un intérêt à caractère historique ou scientifique.
Les archives bénéficient donc d’un statut dérogatoire au régime de droit commun, du
fait de leur finalité qui est d’apporter des preuves et de documenter l’histoire. Cette déro-
gation porte sur les archives définitives conservées dans les services publics d’archives,
ou en attente de versement dans ces services. Les archives courantes et intermédiaires
relèvent quant à elles du régime de droit commun du règlement général de protection
des données (RGPD), sauf rares cas. Quant aux archives privées, n’étant pas soumises à
une obligation légale de collecte, de conservation, de traitement et de communication,
elles ne peuvent déroger au RGPD que si elles ont pour finalité la recherche historique,
auquel cas elles doivent être répertoriées précisément comme telles dans le registre des
opérations de traitement de l’entité productrice.
Tout organisme, public ou privé, produisant ou recevant des données à caractère person-
nel doit nommer un délégué à la protection des données (DPD), chargé entre autres de
rédiger les registres de traitement des données qui en définissent les règles de conser-
vation et de communication et garant de la bonne application du RGPD.
3. Les lois Accès aux documents administratifs, réutilisation

des données publiques et open data
a) L’accès aux documents administratifs
Le titre premier de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 est consacré à la liberté d’accès aux
documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques. Il est complé-
mentaire du Code du patrimoine en matière de communication et a subi de nombreuses
modifications sous l’influence de l’Europe et de la jurisprudence.
L’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 donne une définition très large du document
administratif : il s’agit de tous les documents produits ou reçus par l’administration,
qu’ils se présentent sous forme écrite (dossiers, rapports, études, comptes rendus,
procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires…), sous forme d’enregistrement
sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique. Sont également concernées les
informations contenues dans des fichiers informatiques et qui peuvent en être extraites par
un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, ne sont pas administratifs : les docu-
ments des juridictions, y compris les juridictions administratives et financières, qui sont liés à
la fonction de juger ; les documents à caractère judiciaire ; les documents d’état civil ; les docu-
ments privés ; et les documents des assemblées parlementaires.
18 Partie 1
Selon le Code des relations entre le public et l’administration (CRPA), qui intègre et met
à jour la loi citée ci-avant, tout citoyen peut accéder à un document administratif, quel
que soit son lieu de conservation, mais uniquement dans sa version achevée.
Toutefois, la communication peut être interdite ou restreinte si elle porte atteinte à l’exer-
cice des activités régaliennes de l’État et à l’intérêt général afin de respecter certains
secrets :
Secrets opposables à la libre communication des informations
Secrets absolus, Secrets relatifs, opposables aux tiers,

opposables à toute personne mais pas aux personnes intéressées
- Défense nationale (Code pénal, art. 413-9) ; - Secret médical (Code de la santé publique,
- Conduite de la politique extérieure ; art. L.1110-4, L.1111-7, L.1131-4) ;
- Monnaie et crédit public. - Vie privée (Code civil, art. 9) ;
- Domaine industriel et commercial :
les restrictions portent sur les procédés
de fabrication, les informations économiques
et financières et les stratégies commerciales.
Toutefois, le droit à communication ne s’exerce plus si le document fait l’objet d’une

diffusion publique. Par ailleurs, lorsque la demande porte sur un document comportant
des mentions qui ne sont pas communicables, mais qu’il est possible d’occulter ou de
disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction
de ces mentions.
L’accès aux archives publiques s’exerce dans les mêmes conditions que pour les docu-
ments administratifs. La consultation est gratuite et s’effectue sur place, sauf si l’état
matériel du document ne le permet pas, auquel cas une copie peut alors être commu-
niquée. Le document peut être reproduit, sous réserve que cette opération ne nuise pas
à sa conservation :
- sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci
et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette repro-
duction, prévu par décret ;
- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme
électronique.
La loi du 17 juillet 1978 crée la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)
en tant qu’autorité administrative indépendante dont l’objectif est de faciliter et contrôler
l’accès des particuliers aux documents administratifs et aux archives publiques. La CADA
émet des conseils quand elle est saisie par une administration, mais son activité princi-
pale est de fournir des avis aux particuliers qui se heurtent au refus d’une administration
de communiquer un ou plusieurs documents qu’elle détient. La saisine de la CADA est
obligatoire avant de formuler un recours contentieux. Depuis 2005, la CADA dispose
aussi de nouvelles compétences en matière de réutilisation des données publiques. Les
administrations doivent déclarer quelle est la personne responsable de l’accès aux docu-
ments administratifs (PRADA) au sein de leurs structures, dont le rôle est d’instruire les
demandes de communication et de réutilisation. Cette obligation s’applique aux régions,
aux départements et aux communes de plus de 10 000 habitants.
Partie 1 19
b) Réutilisation des données publiques et open data
L’ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005 (qui transpose une directive européenne
de 2003) a posé le principe de la libre réutilisation des informations figurant dans des
documents produits ou reçus par les administrations, qui peuvent être utilisées par toute
personne qui le souhaite à d’autres fins que celles de la mission de service public pour
les besoins de laquelle les documents ont été produits ou reçus, ce qui inclut les réutili-
sations commerciales à condition que :
- les données ne soient ni altérées ni dénaturées et que leurs sources et la date de leur
dernière mise à jour soient mentionnées ;
- les données à caractère personnel ne soient réutilisées que si la personne visée y a
consenti ou si l’administration peut anonymiser les informations concernées ;
- les particuliers ou organismes réutilisateurs doivent respecter la loi Informatique et
libertés si les informations ont un caractère personnel.
La Cnil a précisé ces derniers points dans sa recommandation n° 2010-460 du
9 décembre 2010, dont on trouve une traduction concrète pour la publication en ligne
des actes d’état civil dans le formulaire de déclaration AU-029 (par exemple, un service
d’archives peut publier les actes de naissance après 75 ans à compter de la clôture
du registre, mais il faut attendre 25 ans supplémentaires pour en publier les mentions
marginales).
La CADA est également compétente en matière de réutilisation des informations publiques,
dans les conditions prévues par le chapitre II de la loi du 17 juillet 1978.
L’open data consiste à mettre en ligne des données sur des plates-formes afin qu’elles
soient réutilisées. L’open data se distingue de la réutilisation par le format nécessaire-
ment ouvert de ces données et sans contrôle a priori, ce qui exclut la publication de
données à caractère personnel. En quelque sorte, l’open data est un sous-ensemble de
la réutilisation.
Le régime juridique sur la réutilisation des informations publiques a été refondu dans
la loi du 28 décembre 2015 dite loi Valter (décret n° 2016-1036) et la loi du 7 octobre
2016 n° 2016-1321 pour une République numérique. Le principe de gratuité a été fixé.
Les administrations peuvent toutefois exiger le versement d’une redevance qui donne
lieu à la délivrance d’une licence lorsque les documents concernés par la réutilisation
ont été produits ou reçus notamment par des services d’archives et à condition que la
couverture des coûts soit assurée à moins de 75 % par des recettes fiscales, des dota-
tions ou des subventions.
Dans ce cas, elle tient compte des coûts de mise à disposition des informations, notam-
ment, le cas échéant, du coût d’un traitement permettant de les rendre anonymes.
L’administration peut aussi tenir compte des coûts de collecte et de production des
informations et inclure dans l’assiette de la redevance une rémunération raisonnable de
ses investissements comprenant, le cas échéant, une part au titre des droits de propriété
intellectuelle.
Les services culturels peuvent conclure des partenariats avec des entreprises privées,
c’est-à-dire qu’ils peuvent céder les droits d’exploitation pour une durée de 15 ans maxi-
mum à une entreprise qui numériserait les fonds.
La loi pour une nouvelle organisation territoriale de la République (NOTRe) du 16 juillet
2015 a par ailleurs introduit l’obligation pour les communes de plus de 3 500 habitants
20 Partie 1
de rendre accessibles en ligne les informations publiques lorsque ces informations se
rapportent à leur territoire et sont disponibles sous forme électronique (article 106 de
la loi NOTRe qui modifie le Code général des collectivités territoriales). D’après la loi
n° 2016-1321 pour une République numérique, les administrations ne sont pas tenues
de publier les archives publiques issues des opérations de sélection prévues aux articles
L.212-2 et L.212-3 du Code du patrimoine.
4. La loi relative à la prévention des actes de terrorisme

et au renseignement
Depuis 2008, la réglementation pose un délai de cinquante ans avant la libre commu-
nication des archives relatives au secret-défense. Pourtant, fin 2019, archivistes et his-
toriens contemporanéistes s’émeuvent de la limitation, voire du blocage des archives
postérieures à la Seconde Guerre mondiale, suite à une intervention du secrétariat général
de la Défense et de la Sécurité nationale (SGDSN). Cela se traduit par exemple par une
nouvelle version des dispositions de l’instruction générale interministérielle n° 1300
(IGI 1300) sur la protection du secret de la défense nationale.
Celle-ci subordonne désormais l’accès aux archives publiques « secret-défense » anté-
rieures à 1970 et portant un tampon « secret » à une longue procédure de vérification
et de déclassification pièce à pièce. Des documents devenus communicables selon la
loi de 2008 se retrouvent donc brutalement retirés de la communication pour pouvoir
être déclassifiés avant d’être à nouveau communiqués !
Devant la mobilisation des historiens et archivistes, le gouvernement annonce l’ouverture
d’une partie des archives relatives à la guerre d’Algérie, tout en rendant définitivement
incommunicables les documents concernant les essais nucléaires réalisés dans le Sahara
entre 1960 et 1966 par l’armée française.
Le Conseil d’État, saisi par les associations professionnelles, rend en juillet 2021 un arrêté
déclarant illégales les dispositions de l’instruction, estimant que les dispositions du Code
du patrimoine suffisent à régir l’accès aux archives.
Dans le même temps, au printemps 2021, commence l’examen du projet de loi relatif
à la prévention des actes de terrorisme et au renseignement (PATR), dont l’article 19
modifie l’article L.213-2 du Code du patrimoine relatif aux délais de communicabilité.
La loi n° 2021-998 est finalement adoptée le 30 juillet 2021.
Est reconnue la déclassification automatique des archives secret-défense de plus de
cinquante ans. Toutefois font exception quatre catégories de documents qui ne peuvent
être consultés qu’après la fin de leur utilisation ou la perte de leur valeur opérationnelle,
donc au terme d’une durée indéterminée :
- les informations sur les installations militaires ;
- les moyens de dissuasion nucléaire ;
- les techniques de renseignement et matériel de guerre encore utilisés par l’armée ;
- les services de renseignements.

Par ailleurs, le 9 août 2021 est publié un arrêté portant approbation de l’IGI 1300. Il
consacre une déclassification automatique de la majorité des documents au terme d’un
délai de cinquante ans, tout en rappelant que cette déclassification n’en entraîne pas
nécessairement la communicabilité, car celle-ci peut être subordonnée à d’autres motifs
prévus par les Codes des relations entre le public et l’administration (art. L.311-5) ou du
patrimoine (art. L.213-2).
Partie 1 21
B - Définition des archives publiques
et des archives privées
Le Code du patrimoine définit les archives comme étant l’ensemble des documents, y
compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et
leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service
ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité (article L.211-1).
1. Les archives publiques

Les archives publiques sont définies dans l’article L.211-4 du Code du patrimoine :
- les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des
établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et
documents des assemblées parlementaires sont régis par l’ordonnance n° 58-1100
du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ;
- les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une
mission de service public par des personnes de droit privé ;
- les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (ex : notaires) et les
registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.
Les archives territoriales sont donc des archives publiques, elles font également partie
du patrimoine mobilier des collectivités (Code général de la propriété des personnes
publiques) et sont soumises à la législation des trésors nationaux (Code du patrimoine).
Les archives publiques sont :
- inaliénables : il est interdit de les vendre et de les supprimer sans autorisation préalable
du contrôle scientifique et technique (sous peine de trois ans d’emprisonnement et de
45 000 euros d’amende) ;
- imprescriptibles : elles restent toujours publiques quelle que soit leur date (nul ne peut
détenir sans droit ni titre des archives publiques, sous peine d’un an d’emprisonnement
et de 15 000 euros d’amende).
2. Les archives privées

Les archives privées sont définies « par défaut » par l’article L.211-5 du Code du patri-
moine et l’ensemble de la section 2 du chapitre Ier du code leur est consacré. En sché-
matisant, le code permet l’affirmation suivante : sont archives privées toutes les archives
qui ne sont pas archives publiques définies par l’article L.211-4 du code.
Longtemps négligées, elles sont, dès le XIXe siècle, considérées par les archivistes comme
des documents intéressants pour la recherche historique, complémentaires des archives
publiques quant à l’approche et à la compréhension de secteurs d’activité méconnus
mais ayant une existence réelle dans le contexte national, régional ou local. Les archives
privées regroupent principalement les archives personnelles et familiales, les archives
d’entreprises, les archives associatives, les archives des différents cultes, les archives
d’architectes, les archives de photographes, les archives de scientifiques, les archives
des partis politiques et des syndicats. Caractérisées par leur hétérogénéité, les archives
privées permettent à la recherche historique de s’ouvrir à de nouveaux horizons tels que
l’histoire sociale ou l’histoire des mentalités qui suscitent, depuis le milieu du XXe siècle,
un engouement certain. La collecte de ces fonds, dont on ignore bien souvent le volume
22 Partie 1
et la valeur, voire l’existence, passe par une politique incitative mise en œuvre ces der-
nières années par le service interministériel des archives de France et dont le but est
d’éviter la dispersion ou la disparition de documents jugés parfois par leurs détenteurs
comme encombrants et sans utilité pour la collectivité.
Tout service d’archives public peut recevoir des archives privées en lien avec son ressort
territorial. Parallèlement, il existe des organismes privés ayant pour vocation de collecter,
conserver et communiquer de telles archives. Outre les fonds de très grande valeur, il
existe à l’échelon local des fonds privés tout à fait dignes d’intérêt dont les propriétaires
ont des réticences à se départir. Leur remise aux archives permet pourtant, dans le cas
de dons ou de dépôts, leur classement et la rédaction d’inventaires, souvent inexistants
ou trop sommaires à l’origine. De plus, les conditions de conservation matérielle, dans
des locaux adaptés, offrent les meilleures garanties de protection.
L’article L.212-15 du Code du patrimoine dispose que :
Article L.212-15 du Code du patrimoine

« Les archives privées qui présentent pour des raisons historiques un intérêt public
peuvent être classées comme archives historiques, sur proposition de l’administration
des archives, par décision de l’autorité administrative. »
La personne privée reste propriétaire des archives classées, mais elle est soumise à dif-
férentes obligations ou interdictions, notamment l’interdiction d’exportation. Les archives
classées comme archives historiques deviennent imprescriptibles. Elles ne peuvent être
divisées ou aliénées par lot ou pièce sans l’autorisation de l’administration des archives.
Le classement d’archives privées peut être prononcé d’office (art. L.212-17 du Code du
patrimoine) si le propriétaire le refuse.
De même que le classement, le déclassement d’archives privées peut être prononcé.
Partie 1 23
Chapitre II
Le réseau des archives en France
Le réseau des archives en France est le fruit d’une longue histoire, qui suit les évolutions
institutionnelles.
A - L’histoire institutionnelle des archives de 1789 à 1986

Avant le XIIe siècle, les archives royales suivaient le souverain au fil de ses déplacements.
Ce n’est qu’après la défaite de Fréteval en 1194, qui vit le Trésor des chartes être pillé
par les troupes anglaises, que le roi Philippe Auguste décida de centraliser en un lieu et
sous la garde d’une personne l’ensemble des chartes royales.
En 1789, l’Assemblée nationale constituante crée son propre service d’archives « pour dépôt
de toutes les pièces originales relatives aux opérations de l’Assemblée » qui prend le nom
d’Archives nationales dès 1790. En plus des archives de l’Assemblée nationale, le service
prend également en charge les archives de toutes les administrations d’Ancien Régime
qui ont été supprimées. Les Archives nationales ont ainsi vocation à être « un dépôt de tous
les actes qui établissent la constitution du royaume, son droit public et sa distribution en
départements » : en 1794, elles deviennent « le dépôt central pour toute la République ».
La loi du 25 juin 1794 (7 messidor, an II) est fondatrice puisqu’elle introduit le principe de
la communication des archives à tout citoyen, en opposition avec la pratique antérieure
du secret d’État. Les Archives nationales sont alors chargées de conserver les archives
de l’Ancien Régime et les archives de plus de 50 ans issues des nouvelles administra-
tions, ainsi que d’organiser les archives (professionnalisation du personnel, élaboration
d’inventaires, mise en place de règles). En 1808, les Archives nationales s’installent à
l’hôtel de Soubise.
Dans la mesure où il était matériellement impossible de centraliser l’ensemble des
archives dans un même lieu à Paris, la loi du 26 octobre 1796 ordonna le rassemble-
ment des archives aux chefs-lieux des départements, créant ainsi les archives départe-
mentales sous l’autorité du ministère de l’Intérieur par l’intermédiaire des préfets. Les
archives départementales ont pour mission de collecter les archives des administrations
départementales et les fonds provenant des organes judiciaires d’Ancien Régime et des
confiscations des biens de l’Église. Les archives départementales nouvellement créées
sont placées sous la tutelle du ministère de l’Intérieur.
Partie 1 25
L’École nationale des Chartes,fondée en 1821, forme les archivistes auxquels sont réser-
vés les postes d’archivistes départementaux à partir de 1850, puis les postes aux Archives
nationales à partir de 1887.
À partir de 1838, les archives départementales sont financées par les conseils généraux.
Les Archives nationales, quant à elles, sont placées sous la tutelle du ministère de l’Ins-
truction publique en 1870, après avoir changé plusieurs fois de rattachement.
À partir de 1897, les Archives nationales et les archives départementales ont un directeur
commun, appelé directeur des archives, et sont ainsi rattachées au ministère de l’Ins-
truction publique. Les archivistes départementaux deviennent des fonctionnaires d’État
en 1921, nommés directement par le ministre. Cette direction commune prend le titre
de direction des Archives de France en 1936. La direction des Archives de France est
réorganisée en 1945 et obtient l’autorité directe sur les archivistes nationaux et dépar-
tementaux, puis, à partir de 1959, elle est rattachée au ministère de la Culture.
En 1979, une loi sur les archives est adoptée, première loi d’importance depuis la
Révolution. Enfin, les lois de décentralisation bouleversent le paysage institutionnel fran-
çais. Depuis 1986, la direction des Archives de France a autorité sur les centres d’archives
nationales mais la tutelle des archives départementales est assumée par les conseils
généraux, devenus conseils départementaux. Le décret du 28 juillet 1988 lui confère le
contrôle scientifique et technique de l’État sur les collectivités territoriales.
B - La définition de la politique archivistique

1. Le Conseil supérieur des archives
Instauré en 1988, le Conseil supérieur des archives est un organe consultatif placé auprès
du ministre de la Culture. Il est sollicité sur la politique menée en matière d’archives
publiques et privées, sur le développement des nouvelles technologies dans les services
d’archives, sur les programmes de publication et de recherche. Il se réunit au moins
annuellement et peut créer en son sein des commissions spécialisées.
2. Le comité interministériel aux Archives de France

En 2012 a été créée la fonction de délégué interministériel aux Archives de France : elle
a été confiée au directeur général des patrimoines. Le délégué est président du comité
interministériel aux Archives de France qui est placé sous la tutelle du Premier ministre.
Son rôle est de définir la politique stratégique en matière d’archives qui s’applique aux
ministères (sauf à celui des Affaires étrangères et à celui de la Défense) et aux services
déconcentrés de l’État. Le CIAF a élaboré la feuille de route du gouvernement pour la
période 2020-2024 (cadre stratégique commun de modernisation des archives et de
gestion de la performance) comprenant trois priorités :
- le développement d’une politique culturelle et patrimoniale au plus près des territoires
et de leurs habitants ;
- l’accélération du déploiement de l’archivage électronique, autour d’une dynamique
associant des acteurs de tous horizons ;
- le renforcement de l’accompagnement des agents.
26 Partie 1
C - Le réseau institutionnel
1. Le service interministériel des Archives de France (SIAF)
En 2009, la direction des Archives de France, créée en 1936, dont le directeur était
nommé par le gouvernement, est supprimée. Le service interministériel des Archives de
France voit le jour.
Comme la précédente direction, il est rattaché au ministère de la Culture et de la
Communication dont la réorganisation est entrée en vigueur le 13 janvier 2010, mais
chapeauté par une de ses trois directions, la direction générale des Patrimoines.
Son organisation est précisée dans l’article 3 de l’arrêté du 31 décembre 2020 relatif
aux missions et à l’organisation de cette direction, dont l’alinéa suivant :
Arrêté du 31 décembre 2020 relatif aux missions et à l’organisation de la direction

générale des patrimoines et de l’architecture, article 3
« Le service interministériel des Archives de France définit, coordonne et évalue
l’action de l’État en matière de collecte, de conservation, de communication et de mise en valeur
des archives publiques à des fins administratives, civiques, scientifiques et culturelles, dans le
cadre des orientations du comité interministériel aux Archives de France. Il veille à la sauvegarde
des archives privées présentant, du point de vue de l’histoire, un intérêt public. »
2. Les services à compétence nationale

Depuis 2007, les Archives nationales ne sont plus intégrées à la direction des Archives
de France, mais sont placées sous le statut de service à compétence nationale (SCN).
Les Archives nationales sont actuellement composées de trois centres :
- les Archives nationales généralistes, chargées de la conservation, du classement et de la
communication des documents produits par le gouvernement et les administrations cen-
trales de l’État, implantées sur trois sites : Paris (archives publiques de l’Ancien Régime,
minutier des notaires de Paris), Fontainebleau dont la fermeture est officielle depuis
2016 (fonds publics spécifiques, archives audiovisuelles et électroniques, archives pri-
vées d’architecte), Pierrefitte-sur-Seine (archives publiques de la Révolution à nos jours,
fonds privés toutes périodes) ;
- les Archives nationales d’outre-mer à Aix-en-Provence (1966), conservant les archives
des anciennes possessions françaises depuis l’Ancien Régime, des ministères chargés
de l’administration des empires coloniaux, et l’état civil des départements et territoires
d’outre-mer ;
- les Archives nationales du monde du travail (ANMT), implantées à Roubaix depuis 1993,
reçoivent les archives d’acteurs nationaux de la vie économique et professionnelle
(entreprises, syndicats, comités d’entreprises, organismes professionnels, associations
œuvrant dans le monde du travail). Les archives publiques liées au monde du travail
relèvent quant à elles des Archives nationales ou du réseau archivistique territorial.
Partie 1 27
3. Les ministères à gestion particulière
Deux ministères ne sont pas soumis à la tutelle du service interministériel des Archives
de France : celui des affaires étrangères et celui de la défense (Code du patrimoine,
articles R.212-65 à 77).
Les Archives diplomatiques conservent « les originaux des engagements internationaux
de la France, les archives de l’administration centrale, des postes diplomatiques et consu-
laires, mais également des représentations de la France auprès des organisations inter-
nationales, des établissements placés sous l’autorité du ministère, les archives privées
acquises par le ministère ».
Les Archives diplomatiques sont réparties sur deux sites :
- le centre de La Courneuve (Seine-Saint-Denis) comprend notamment la conservation
des traités et les fonds de l’occupation française en Allemagne et en Autriche (1945-
1955) jusque-là conservés à Colmar ;
- le centre des Archives diplomatiques de Nantes conserve les fonds rapatriés des services
extérieurs et ceux de l’administration du Liban et de Syrie durant le mandat français et
des protectorats du Maroc et de la Tunisie.
La gestion des archives du ministère de la Défense a été entièrement restructurée pour
parvenir à la création du Service historique de la Défense (SHD) en 2005.
Le SHD conserve ses archives sur plusieurs sites :
- Vincennes : centre historique des archives, avec le département de la symbolique de la
défense et le département des études et de l’enseignement ;
- Caen : division des archives des victimes de conflits contemporains ;
- Cherbourg : centre historique des archives pour les fonds de la marine en Manche et
en mer du Nord ;
- Brest : centre historique des archives pour les fonds de la marine en Atlantique et dans
le Pacifique ;
- Lorient : centre historique des archives pour les fonds de la marine en océan Indien
(dont le fonds de la Compagnie des Indes) ;
- Rochefort : centre historique des archives pour les fonds de la marine pour le littoral
atlantique (de la Vendée à l’Espagne) ;
- Toulon : centre historique des archives pour les fonds de la marine en océan Indien et
en Méditerranée ;
- Châtellerault : centre des archives de l’armement et du personnel civil ;
- Pau : centre des archives du personnel militaire.
4. Les archives des collectivités territoriales

La législation a confié à chaque collectivité territoriale la propriété et la responsabilité
de ses archives au moment des lois de décentralisation. Les archives départementales
jouent le rôle de chef de file et de relais au sein de ce réseau territorial.
a) Les archives départementales

Depuis la loi du 22 juillet 1983, entrée en application avec le décret n° 86-102 du 20 jan-
vier 1986, les archives départementales ne sont plus services extérieurs de l’État mais
services placés sous l’autorité du président du conseil départemental, sous le contrôle
scientifique et technique de l’État.
28 Partie 1
Les archives départementales regroupent (article R.212-62 du CGCT) :
- les archives d’Ancien Régime ;
- les archives du conseil départemental ;
- les archives des services déconcentrés de l’État à compétence départementale et
supradépartementale s’ils ont leur siège dans le département ;
- les archives des établissements d’enseignement ;
- les archives des établissements publics ayant une compétence locale, tels que les
hôpitaux ;
- les archives des établissements publics nationaux, tels que les parcs nationaux et les
ports ;
- les archives des organismes consulaires (chambres de commerce et d’industrie,
chambres des métiers et de l’artisanat, etc.) ;
- les archives déposées par les communes et les intercommunalités, qui demeurent
propriété des communes et des intercommunalités ;
- les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels exerçant ou ayant exercé
sur le territoire du département.
Le directeur des archives départementales assure le contrôle scientifique et technique
de l’État sur les collectivités territoriales. Cette mission de contrôle ne pouvant être assu-
mée que par un fonctionnaire de l’État, les collectivités ne pouvant se contrôler entre
elles, le Code du patrimoine prévoit que le directeur des archives départementales est
obligatoirement un fonctionnaire du corps des conservateurs du patrimoine de l’État, et
à ce titre placé sous l’autorité du préfet de département, et mis à disposition du conseil
départemental.
b) Les archives communales et intercommunales

Depuis 1884, « les frais de conservation des archives communales constituent une
dépense obligatoire pour les communes ». Cette disposition est reprise par l’article
L.2321-2 du Code général des collectivités territoriales.
Il existe environ 34 965 communes en France et plus de 800 d’entre elles sont dotées
d’un service constitué, essentiellement dans les grandes villes et dans les villes moyennes
de plus de 20 000 habitants.
En l’absence de service constitué, les communes de moins de 2 000 habitants peuvent
déposer leurs archives plus que centenaires aux archives départementales (art. L.212-11
du Code du patrimoine). Les communes plus importantes (art. L.212-12 du Code du patri-
moine) peuvent faire de même après avis du directeur des archives départementales qui
est habilité à prescrire le dépôt d’office lorsque de bonnes conditions de conservation ne
sont pas assurées par la commune. Les archives demeurent la propriété de la commune.
Article R.212-57 du Code du patrimoine

« Les archives communales conservent, trient, classent, inventorient et communiquent
[…] :
a) Les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics muni-

cipaux ;
b) Les documents qui leur sont remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif. »
Le maire en est responsable au civil et au pénal, qu’il agisse en tant qu’exécutif de la

collectivité ou au nom de l’État, comme officier d’état civil.
Partie 1 29
Le développement de l’intercommunalité a des répercussions sur les archives. Les grou-
pements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont respon-
sables de leur conservation et de leur mise en valeur. Ils peuvent également confier la
conservation de leurs archives, par convention, au service d’archives de l’une des com-
munes membres du groupement ou les déposer au service départemental d’archives
compétent (article L.212-6-1 du Code du patrimoine, modifié par la loi n° 2008-696 du
15 juillet 2008). La réciproque est également possible : une commune membre d’un
EPCI peut confier la gestion de ses archives au service d’archives de cet EPCI ou d’une
commune membre de la même intercommunalité, désignée à cet effet. Le périmètre des
services d’archives est donc à géométrie variable selon la situation locale : propre à un
établissement public de coopération intercommunale (EPCI), service commun à l’EPCI
et à sa ville-centre, service de l’EPCI mis à disposition des communes membres, etc.
c) Les archives régionales

Avant que la région n’existe en tant que collectivité territoriale à part entière, les archives
des administrations exerçant leurs compétences sur plusieurs départements étaient
versées aux archives des départements où siégeaient ces administrations (par exemple,
rectorat).
Les archives régionales à proprement parler ont une courte existence encore puisqu’elles
ont vu le jour avec la décentralisation (article 67 de la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983).
Ce sont les archives produites et reçues par les services du conseil régional, que viennent
parfois grossir quelques fonds privés.
Article L.212-6, Code du patrimoine

« Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent
elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Toutefois, les régions peuvent éga-
lement confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d’archives du
département où se trouve le chef-lieu de la région. »
5. Le contrôle scientifique et technique de l’État

Le contrôle scientifique et technique vise à protéger le patrimoine culturel.
a) Le contrôle sur les archives de l’administration territoriale de l’État

La circulaire NOR MCCC106465C du 1er avril 2011 prévoit que le contrôle scientifique
et technique est exercé par le directeur des archives départementales et les autres fonc-
tionnaires de l’État mis à disposition des services départementaux d’archives.
Il concerne la gestion des archives, tant sur support papier qu’électronique, dès leur pro-
duction dans les services, les visas d’élimination des archives intermédiaires et l’organi-
sation des versements des archives définitives aux archives départementales.
Au niveau de la région comme à celui du département, la gestion des archives courantes

et intermédiaires peut être mutualisée, dans un souci de rationalisation, d’efficacité et
de sécurité. Le pilotage de ces projets incombe alors, selon le cas, au directeur du ser-
vice départemental d’archives du chef-lieu de région ou au directeur des archives du
département concerné.
30 Partie 1
Il est également possible d’externaliser la conservation de ces mêmes archives, pour
celles très peu consultées, lorsque les locaux dont dispose l’administration sont trop
exigus ou inadaptés. Il est alors nécessaire que le site soit agréé au préalable par l’admi-
nistration des archives du ministère de la Culture et de la Communication2.
b) Le contrôle sur les archives des collectivités territoriales

Les régions, les départements, les communes et groupements de communes sont pro-
priétaires de leurs archives (article L.212-6 du Code du patrimoine).
Cependant, l’article 65 de la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983, relative à la répartition
des compétences entre les communes, les départements, les régions et l’État, stipule :
Loi n° 83-663 du 22 juillet 1983, article 65

« L’État exerce un contrôle sur l’activité du personnel scientifique et technique des
communes, départements et régions, chargé de procéder à l’étude, à la conservation
et à la mise en valeur du patrimoine. »
Le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales
est posé par l’article R.1421-1 du Code général des collectivités territoriales :
Article R.1421-1, CGCT

« Le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des régions, des dépar-
tements et des communes, mentionné à l’article L.1421-6, est exercé dans les conditions
définies à l’article 2 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des
services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la
conservation et la communication des archives publiques. »
De même que pour les archives de l’État, l’externalisation de la conservation des archives
courantes et intermédiaires des collectivités territoriales est possible sous réserve des
conditions fixées par le Code du patrimoine. À l’expiration de leur durée d’utilité admi-
nistrative3, les archives définitives devront être internalisées.
Le contrôle des archives communales est exercé par les directeurs des services d’ar-
chives départementales, fonctionnaires d’État, placés sous l’autorité des préfets, lorsqu’ils
exercent, au nom de ceux-ci, des missions d’État (article 21 du décret n° 79-1037). Ils ne
peuvent en aucun cas être des fonctionnaires territoriaux, toute tutelle ou tout contrôle
d’une collectivité territoriale sur une autre étant proscrit par les lois de décentralisation.
Les modalités de ce contrôle sont détaillées dans l’instruction DGP/SIAF/2013/005 du
31 octobre 2013 (relative à l’exercice du contrôle scientifique et technique). Il porte
donc sur :
- les locaux de conservation et de consultation des archives : le bâtiment doit être un
bâtiment public répondant, pour la préservation des documents, à des critères précis ;
toute construction ou tout aménagement nécessite l’avis du préfet ;
- les documents eux-mêmes : « Les collectivités territoriales informent le préfet de tout
sinistre, soustraction ou détournement d’archives ». Toute élimination de documents est

soumise à l’obtention d’un visa du ministre de la Culture ou de son délégué ;
2. Pour en savoir plus : https://francearchives.fr/section/24437377

3. DUA : durée légale ou pratique pendant laquelle les documents et les données doivent être conservés en état
d’être consultés et utilisés. Cette définition est précisée page 74 (partie 3, chapitre II B-2).
Partie 1 31
- l’activité et le fonctionnement du service consignés dans un rapport annuel, ainsi que
la rédaction des instruments de recherche (article 8 du décret) ;
- l’établissement et la transmission d’un procès-verbal de récolement, acte réglemen-
taire qui incombe à tout archiviste lors de son entrée en fonction, ou s’il n’a pas été
dressé depuis plus de 10 ans, ou en cas de déménagement. Le récolement des fonds
est « l’établissement d’un inventaire topographique des collections avec indication de
l’état de celles-ci » (circulaire AD 97-4 du 1er septembre 1997). Ce document tient lieu
d’inventaire de prise en charge ;
- l’établissement d’un procès-verbal de récolement est également obligatoire à chaque
renouvellement de l’exécutif, même si la tête de l’exécutif ne change pas. Une circulaire
est publiée par le service interministériel après chaque élection.
Le contrôle de l’État sur les archives communales existe depuis le règlement de 1842
qui instituait l’inventaire et le récolement. Ensuite, progressivement, les inspections ont
été mises en place.
Les directeurs des archives départementales qui les assurent sur place et sur pièces
envoient aux communes un avis de passage, sur papier à en-tête de la préfecture.
À l’issue de ces inspections, ils rédigent un compte rendu mentionnant l’état des locaux
d’archivage et des documents, et, éventuellement, les problèmes rencontrés.
D - L’environnement institutionnel et associatif

Cette partie reprend des éléments écrits par Romain Joulia, conservateur en chef du
patrimoine.
Les archivistes peuvent compter sur des partenaires institutionnels et sur un réseau
associatif national et international.
1. Les partenaires institutionnels

a) La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)
Instaurée par la loi n° 78-753 en date du 17 juillet 1978, la Commission d’accès aux
documents administratifs (CADA) a le statut d’autorité administrative indépendante.
Chargée depuis l’origine d’examiner les conditions d’accès et de réutilisation des docu-
ments administratifs, elle se prononce notamment après refus opposé à un demandeur.
Les avis qu’elle rend doivent précéder toute démarche contentieuse éventuelle (son avis
est suffisant dans la plupart des cas à ménager les intérêts du demandeur et de l’admi-
nistration détentrice des documents en cause). Une personnalité qualifiée en matière
d’archives siège au sein de la commission.
Compétente sur l’accès aux archives publiques, la CADA est plus récemment saisie de
demandes de réutilisation, notamment dans un contexte de plus large accès aux infor-
mations publiques (ou open data). Des licences sont notamment prévues dans ce cas
avec possibilité pour la CADA de prononcer des sanctions en cas de violation.
32 Partie 1
Afin de sensibiliser les acteurs publics sur leurs responsabilités dans ce domaine, le décret
n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 a institué des personnes responsables de l’accès
aux documents administratifs (PRADA) au sein des principales administrations. L’ensemble
des régions (dont la collectivité territoriale de Corse) et départements doivent en être
dotés, les communes et leurs groupements de plus de 10 000 habitants également.
b) La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil)

Contemporaine de la CADA, la Commission nationale de l’informatique et des libertés
(Cnil) est une autre autorité administrative indépendante prévue dans la loi n° 78-17 en
date du 6 janvier 1978. Chargée de déterminer les conditions d’utilisation de données
personnelles faisant l’objet de traitements informatiques, elle délivre à cet effet des auto-
risations aux gestionnaires de fichiers conformes à la loi.
Les archives publiques sous la forme de fichiers nominatifs destinés à être conservés
définitivement sont dispensées de la formalité d’autorisation préalable.
Dotée d’un pouvoir de contrôle et de sanction, la Cnil est habilitée à vérifier sur place la
conformité des traitements informatiques et à infliger des pénalités financières le cas
échéant.
Comme la CADA, la Cnil anime un réseau de correspondants informatique et libertés (CIL)
qui assurent le lien entre la commission et les gestionnaires de traitements informatiques,
dont les collectivités territoriales.
Les CIL sont amenés à évoluer suite au projet de règlement européen vers le métier de
DPO (data protection officer), délégué à la protection des données.
c) Les directions régionales des affaires culturelles (Drac)

Depuis 1977, le ministère de la Culture et de la Communication est présent dans chaque
région grâce aux directions régionales des affaires culturelles (Drac). Depuis 1992, elles
ont le statut de services déconcentrés du ministère.
Les Drac sont chargées de mettre en œuvre, sous l’autorité du préfet de région et des
préfets de département, la politique culturelle définie par le gouvernement. Elles exercent
également une fonction de conseil et d’expertise auprès des partenaires culturels et des
collectivités territoriales dans tous les secteurs d’activité du ministère de la Culture et
de la Communication : patrimoine, musées, archives, livre et lecture publique, musique,
danse, théâtre et spectacles, culture scientifique et technique, arts plastiques, cinéma
et audiovisuel.
Chaque Drac dispose d’un conseiller référent pour les archives, généralement celui chargé
du livre et de la lecture, qui assure le lien avec le SIAF pour le soutien aux services territo-
riaux d’archives, notamment par l’attribution de subventions aux projets de construction
et d’aménagement de bâtiments, de classement d’archives ou d’actions de valorisation.
Les Drac sont représentées au niveau départemental par les unités départementales
de l’Architecture et du Patrimoine (UDAP), dirigés par des architectes des bâtiments
de France (ABF), qui peuvent être des usagers et partenaires des services d’archives,
notamment pour documenter et valoriser le patrimoine bâti. Les Drac s’appuient enfin
sur les archives départementales pour étudier les dossiers de subvention déposés par
les services d’archives de leur ressort territorial.
Partie 1 33
d) L’Éducation nationale
Au-delà des professeurs détachés auprès des services d’archives pour le fonctionnement
des services éducatifs, l’Éducation nationale est évidemment le partenaire incontournable
pour la réalisation de projets pédagogiques. Le ministère dispose de représentations
locales (rectorats et directions des services départementaux de l’Éducation nationale –
DSDEN) qui peuvent proposer des interlocuteurs aux services d’archives. Les chargés de
mission arts et culture ou encore la délégation académique pour l’éducation artistique
et culturelle peuvent être sollicités dans ce cadre.
Les ministères de l’Éducation nationale et de la Culture ont mis l’accent depuis 2013
sur l’éducation artistique et culturelle (EAC), définie dans la loi n° 2013-595 du 8 juillet
2013 d’orientation et de programmation pour la refondation de l’école de la République.
Elle repose sur trois piliers :
- l’acquisition de connaissances ;
- la rencontre avec les œuvres et les professionnels ;
- la pratique artistique.
Les services d’archives peuvent organiser des actions labellisées au titre de l’EAC (et être
subventionnés à ce titre par les Drac4).
S’agissant des supports pédagogiques, le réseau Canopé permet la mise en ligne de
ressources à destination des enseignants.
e) Les autres services culturels

Que ce soit au sein de la même collectivité de tutelle ou en dehors, de nombreux services
culturels gravitent autour des archives. Certains d’entre eux seront des partenaires naturels
lors de la réalisation d’expositions et pourront contribuer en prêtant des pièces de leurs
collections. Dans d’autres cas, on pourra élaborer une programmation conjointe afin de
proposer des parcours cohérents et diversifiés au public (on observe ces initiatives lors
des Journées européennes du patrimoine, par exemple).
Ces services pourront puiser dans les ressources des archives pour leurs propres besoins.
On citera particulièrement les services régionaux de l’inventaire, toujours à la recherche
d’une documentation précise en lien avec les notices qu’ils élaborent.
On peut également s’appuyer sur les fonds anciens et patrimoniaux des bibliothèques,
qui conservent souvent des fonds d’érudits, voire des fonds d’archives privées.
2. Les organes de coopération

a) Le Conseil international des archives
Organisation non gouvernementale créée le 9 juin 1948 (devenue Journée internationale
des archives), le Conseil international des archives (ICA suivant son sigle officiel) s’attache
à développer et faire reconnaître la profession d’archiviste à travers le monde. Organe

de coopération internationale, il organise tous les quatre ans un congrès et propose un
4. Pour en savoir plus : page dédiée à l’EAC sur le portail FranceArchives :

https://francearchives.fr/fr/article/38115.
34 Partie 1
programme de travail à partir des propositions de ses membres. Une revue officielle est
publiée régulièrement sous le titre de Comma.
Très engagé dans le domaine de la normalisation internationale, l’ICA est l’auteur des
normes ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH. Il a apporté une contribution notable à
l’archivage électronique par les principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage
dans un environnement électronique (ICA-Req).
Soucieux de mieux protéger les archives à travers le monde, l’ICA a porté une déclaration
universelle des archives adoptée par l’Unesco en 2011.
Depuis 2009, il propose également chaque année, autour du 9 juin, la Semaine interna-
tionale des archives, durant laquelle des organisations du monde entier partagent leurs
événements pour promouvoir les archives et les archivistes.
b) L’Association internationale des archivistes francophones

Fondée en 1989 par une vingtaine de directeurs d’Archives nationales d’États franco-
phones, l’Association internationale des archivistes francophones (AIAF) regroupe des
institutions ou personnes francophones en lien avec le monde des archives : services
d’archives, associations professionnelles, organismes de formation.
Ces directions, institutions, associations ou personnes ont en commun l’usage de la
langue française.
Son objectif est de favoriser et de développer la coopération entre ses membres par le
biais, entre autres, de la formation professionnelle, de la diffusion de littérature spécialisée
et du soutien aux services d’archives et associations professionnelles.
Très investie dans le domaine de la formation, l’AIAF est à l’origine du portail international
archivistique francophone5 (PIAF) qui propose gratuitement une quinzaine de modules
d’enseignement en ligne et une abondante documentation.
c) Archivistes sans frontières

La section française d’Archivistes sans frontières (ASF-France) est membre d’Archivistes
sans frontières - International (ASF-International), créée en 1998 par des archivistes
catalans et qui dispose aujourd’hui de statuts internationaux.
Le caractère international d’ASF est récent et répond aux besoins d’intervention dans le
champ archivistique qui se font jour dans de nombreux pays. La création de la section
française d’Archivistes sans frontières, en mars 2005, a ainsi répondu à la nécessité
d’intervenir dans des pays francophones ou sur des fonds d’archives en français menacés.
L’association aide à la conservation des archives en péril en faisant intervenir sur site des
archivistes professionnels dans le cadre d’une opération complète, allant de l’état des
lieux à la rédaction d’un récolement des archives, voire la mise en place de préconisations
pour leur préservation. Elle travaille en étroite collaboration avec le service interministé-
riel des Archives de France, le Conseil international des archives (ICA), l’Association des
archivistes français, en coordination avec ASF-International.
5. PIAF - Portail International Archivistique Francophone | POUR UNE ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE D’AVENIR
(piaf-archives.org)
Partie 1 35
d) Le Bouclier Bleu
Fondé en 2001, le Comité français du Bouclier Bleu (CFBB) est le relais en France du
Comité international du Bouclier Bleu, l’ICBS (International Committee of the Blue Shield).
Il a pour rôle d’informer, de sensibiliser et de former tous les publics à la fragilité du patri-
moine culturel, mais également de susciter, favoriser, accompagner et promouvoir toutes
les actions de prévention et d’intervention d’urgence. Le domaine d’intervention du CFBB
est vaste, il concerne à la fois les monuments et les sites, les archives, les bibliothèques
et les musées.
Les objectifs du CFBB sont :
- encourager la sauvegarde et le respect du patrimoine culturel, et plus particulièrement
par la prévention des risques ;
- faciliter l’intervention de la communauté nationale lorsque le patrimoine culturel est
menacé ou lors de situations d’urgence ;
- former des professionnels au niveau national et interrégional capables de prévenir une
catastrophe et en maîtriser les conséquences, puis assurer un retour à la normale ;
- travailler en liaison avec d’autres organisations et avec les services de secours et de
sûreté.
3. Le monde associatif
a) L’Association des archivistes français
Née en 1904, l’Association des archivistes français (AAF) regroupe aujourd’hui plus de
2 600 membres qui représentent la diversité du réseau sous la forme de sections regrou-
pant des professionnels de même horizon : archivistes départementaux, communaux,
intercommunaux et itinérants, d’entreprise, etc.
Des rassemblements locaux sont organisés, au-delà des sections, dans le cadre de
groupes régionaux.
Des sujets plus spécifiques et transversaux font l’objet de commissions ad hoc comme
la Commission archives électroniques (CAE), la Commission records management (CRM)
ou encore le groupe Archives municipales archivage électronique (AMAE).
Éditrice de nombreuses publications, l’AAF est notamment connue pour la revue La
Gazette des archives qui rassemble depuis 1933 de nombreux textes de réflexion sur
la profession, mais aussi les actes de colloques et autres journées d’études. Un bulletin
de liaison à destination des membres, Archivistes !, apporte un regard sur l’actualité du
métier et les enjeux contemporains. Entre autres guides pratiques, l’AAF a notamment
publié un Abrégé d’archivistique dont la 4e édition est parue en 2020.
L’AAF se distingue par ailleurs par une offre de formation continue importante et com-
plémentaire de celle de la direction générale des Patrimoines au ministère de la Culture.
Une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) dénommée « Archivistes
français formation » propose ainsi un catalogue de formations généralistes et spécifiques

animées par des professionnels et accessibles sans condition d’adhésion à l’association.
36 Partie 1
b) Les sociétés savantes et associations d’amis des archives
Les sociétés savantes restent des partenaires naturels des services d’archives. Parce que
leurs membres en sont des usagers réguliers pour leurs travaux de recherche ou tout
simplement parce qu’elles portent une attention particulière à la conservation et la mise
en valeur des fonds, les sociétés savantes perpétuent la relation entre les scientifiques
et les archivistes. Éditrices de publications, elles font généralement appel aux services
d’archives pour des autorisations de reproduction et de réutilisation.
Elles partagent avec les associations des amis des archives le souci d’organiser des
actions de promotion à destination de leurs adhérents. Ce peut être par la proposition
de visites approfondies des services ou par l’animation de séances de découverte autour
de la paléographie ou de la sigillographie par exemple.
Certaines d’entre elles ont fixé leur siège social dans un service public d’archives et y
assurent des permanences.
c) L’Association des professionnels de l’information

et de la documentation
Créée en 1963, l’Association des professionnels de l’information et de la documentation
(ADBS) est la première association professionnelle représentative de ces deux domaines
en Europe.
Elle offre à ses adhérents les moyens de partager leurs expériences, de mutualiser leurs
pratiques, d’échanger des services et actions et de constituer des réseaux.
Elle a pour mission d’accompagner ses adhérents dans leur employabilité, de promou-
voir les métiers de la gestion de l’information et de permettre aux professionnels de se
maintenir au meilleur niveau.
En France, elle offre un maillage local à travers des groupes régionaux.
d) L’Interassociation archives, bibliothèques, documentation

Fédération regroupant 17 associations professionnelles (dont l’AAF et l’ADBS), l’Interasso-
ciation archives, bibliothèques, documentation (IABD) succède en 2010 à un groupement
informel créé en 2003.
L’IABD a pour objectifs :
- de favoriser l’accès du plus grand nombre à l’information et à la culture ;
- de promouvoir et faire connaître les missions, activités et services des organismes
œuvrant pour la collecte, la conservation, la mise en valeur et la diffusion des œuvres
de l’esprit et de l’information, quels qu’en soient les supports ;
- d’être force de proposition lors de la définition des politiques publiques dans le cadre
des traités internationaux, des législations européenne et française ;
- dans le respect des compétences et missions des associations membres, et dans celui
du principe de subsidiarité :
* d’exercer une veille sur toute question les concernant,
* de représenter les associations qui la constituent auprès de tous partenaires et inter-
locuteurs,
* de communiquer par tous moyens auprès du grand public et de publics et interlocu-
teurs ciblés.
Partie 1 37
Chapitre III
Le métier d’archiviste
A - Présentation des missions

Les archivistes s’adaptent sans cesse aux évolutions de l’administration (nouvelles organi-
sations) et aux mutations technologiques (dématérialisation, évolution des technologies)
mais ont toujours les mêmes missions. Historiquement, l’archiviste avait en charge les
archives définitives, de leur création à leur archivage, et son rôle était défini par les 4 C
(collecter, classer, conserver et communiquer) auxquels on ajoutait le verbe « valoriser »
pour évoquer l’action culturelle.
Avec le développement de l’usage du numérique, le métier d’archiviste a évolué vers le
records management, c’est-à-dire la gestion des documents d’activité en amont de la
collecte, aboutissant ainsi à la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents. À
noter que ce concept est à l’origine anglo-saxon, et qu’il distingue les records (traduits
« documents d’activité » en français), informations créées, reçues et préservées comme
preuve et actif, des archives, documents ayant une valeur historique.
La pratique archivistique française considérant les documents comme archives dès leur
création, les archivistes peuvent s’inspirer du records management pour intervenir plus
en amont dans le cycle de vie du document, ou collaborer avec un records manager.
En France, le rôle de l’archiviste peut donc dépendre de l’âge des archives dont il a la
charge selon la politique d’archivage de la collectivité (un service qui prend en charge
la gestion de tous les âges des archives sera très différent d’un service qui se concentre
uniquement sur les archives définitives), mais son objectif sera toujours de mettre les
archives à disposition de son public interne et/ou externe.
Depuis 2005, un important travail a été mené pour élaborer des référentiels métiers
qui permettront d’approfondir ces aspects :
- « Archives de France : métiers des archives » publié par le service interministériel
des Archives de France : https://francearchives.fr/article/37902 (mis à jour en 2017) ;

- Association des archivistes français : https://www.archivistes.org/Referentiel-metiers-et-
fiches-de-poste (mis à jour en 2017).
Partie 1 39
B - La déontologie
Le Conseil international des archives a adopté un code de déontologie en 1996 à Pékin,
mettant un terme au travail préparatoire de la section des associations professionnelles
(ICA/SPA). Il se décline en dix règles. Les archivistes doivent faire preuve d’objectivité,
d’impartialité, de courtoisie et d’intégrité professionnelle et veiller à respecter les normes
archivistiques. L’exercice du métier ne doit pas aboutir à un enrichissement personnel
au détriment des fonds d’archives.
Code de déontologie des archivistes

Règle 1 : Les archivistes maintiennent l’intégrité des archives et garantissent ainsi qu’elles
constituent un témoignage du passé durable et digne de foi.
Règle 2 : Les archivistes traitent, sélectionnent et maintiennent les archives dans leur
contexte historique, juridique et administratif, en respectant donc leur provenance,
préservant et rendant ainsi manifestes leurs interrelations originelles.
Règle 3 : Les archivistes préservent l’authenticité des documents lors des opérations
de traitement, de conservation et d’exploitation.
Règle 4 : Les archivistes assurent en permanence la communicabilité et la compréhen-
sion des documents.
Règle 5 : Les archivistes répondent du traitement des documents et en justifient les
modalités.
Règle 6 : Les archivistes facilitent l’accès aux archives du plus grand nombre possible
d’utilisateurs et offrent leurs services avec impartialité à tous les usagers.
Règle 7 : Les archivistes visent à trouver le juste équilibre, dans le cadre de la législation
en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie privée.
Règle 8 : Les archivistes servent les intérêts de tous et évitent de tirer injustement de
leur position des avantages pour eux-mêmes ou pour quiconque.
Règle 9 : Les archivistes cherchent à atteindre le meilleur niveau professionnel en renou-
velant systématiquement et continuellement leurs connaissances archivistiques et en
partageant les résultats de leurs recherches et de leur expérience.
Règle 10 : Les archivistes travaillent en collaboration avec leurs collègues et les membres
des professions voisines afin d’assurer universellement la conservation et l’exploitation
du patrimoine documentaire.
Les archivistes de la fonction publique sont par ailleurs soumis aux règles valables pour
l’ensemble des fonctionnaires, renforcées par des dispositions spécifiques dans le Code
du patrimoine :
- principe d’obéissance hiérarchique ;
- activité professionnelle exclusivement consacrée aux missions de service public ;
- secret professionnel sous peine de sanctions pénales (article L.211-3 du Code du patri-
moine) ;
- tout fonctionnaire ou agent chargé de la collecte ou de la conservation d’archives,
coupable d’avoir violé les conditions de conservation ou de communication est passible

d’une peine d’emprisonnement d’un an et d’une amende (article L.214-2 du Code du
patrimoine).
40 Partie 1
C - Archiviste, un métier à risques ?
Pour passionnant qu’il soit, le métier d’archiviste peut comporter certains risques :
Risques professionnels liés à la fonction d’archiviste
L’important est de pouvoir travailler dans de bonnes conditions, sans se mettre en danger
physiquement ou psychologiquement. L’idéal est de pouvoir rédiger un document unique
d’évaluation des risques professionnels (DUERP), obligatoire dès le premier salarié dans
une entreprise (Code du travail, article R.230-1).
Nota
Le DUERP poursuit un double objectif : limiter les accidents du travail et maladies
professionnelles et étudier pour chaque poste les causes, les implications et la pré-
vention des risques. Chaque risque doit être analysé selon 6 points :
- La classe de risques (ex. : risque routier) ;
- Les dangers (ex. : vitesse excessive) ;
- Les conséquences ou risques (ex. : accident) ;
- L’estimation de la gravité du risque (ex. : élevé, faible, moyen) ;
- L’estimation de la fréquence et de la durée d’exposition (ex. : temps de conduite) ;
- Les mesures de prévention (ex. : note de service sur les dangers de la route).
Au quotidien, l’archiviste veillera à s’équiper de façon à limiter les risques professionnels :

blouse, gants, chaussures de sécurité lorsqu’il intervient sur les fonds ; souris ergono-
mique, écran antireflet, poste de travail adapté lors du travail sur ordinateur. Des stages
dédiés aux gestes et postures spécifiques au métier d’archiviste permettent de sensibili-

ser les professionnels aux risques et d’adopter de bonnes pratiques, en particulier pour
le port de charges.
Partie 1 41
Trame de DUERP à destination des archivistes travaillant en itinérance
Risques Solutions Solutions

Situation Risques identifiés
sous-estimés déjà en place à apporter
Trajets Trafic routier, temps Conduite Vigilance de Adaptation
de déplacement, récurrente, conduite, bon du véhicule
conditions fatigue liée à la entretien du (confort, seuil de
climatiques, conduite ou en véhicule chargement…),
risques annexes fin de journée formation aux
(animaux, bonnes pratiques
accidents…) de conduite
Accès Escalier conforme Défaut Vigilance, Sensibilisation
aux locaux ou non aux d’éclairage, attitude de l’organisme
d’archivage normes, absence nature des adaptée, d’accueil,
de rampe, matériaux : bois, équipement sensibilisation
encombrement ciment, ciment de protection et formation du
des marches : peint, métal individuel (EPI) personnel avant
chocs, chutes intervention
Locaux de Thermohygrométrie, Amiante, Équipement Sensibilisation
conservation accessibilité, présence de protection de l’organisme
des documents nuisibles, fientes de produits individuel (EPI), d’accueil,
animales, phytosanitaires trousse de sensibilisation
champignons, ou chimiques, secours et formation du
moisissures environnement personnel avant
dégradé intervention,
(électricité, fourniture du
plancher…) diagnostic
amiante
Nature Risques infectieux, Travail répétitif, Équipement Surveillance
du travail tâches récurrentes banalisation de protection médicale,
et/ou fatigantes des conditions, individuel temps d’équipe,
(manutention), polyvalence et (EPI), trousse tableau de bord,
travail isolé temps de travail de secours, sensibilisation
exacerbé, diversification et formation
troubles liés à des tâches, des agents,
l’isolement planning information
d’intervention de la hiérarchie
Postures Gestes répétitifs, Troubles Vigilance, Formation
de travail port de charges, musculo- prudence, aux postures
postures difficiles squelettiques matériel adapté professionnelles,
(maux de dos, matériel adapté
tendinites…), (ex. : tables à
chocs, fatigue hauteur variable)
Saisie Fatigue oculaire, Troubles liés au Matériel adapté Formation
informatique maux de tête et canal carpien, (PC portable, aux postures
de dos, ankylose, perte de temps repose-pied professionnelles
logiciel et matériel ou poignet),
inadaptés diversification
des tâches
42 Partie 1
En 2015, le SIAF a également attiré l’attention des archivistes sur le risque amiante6,
auquel les professionnels peuvent par exemple être exposés en manipulant des archives
contaminées par une conservation dans des locaux longtemps amiantés ou n’ayant pas
encore été désamiantés. Un vade-mecum7 a ainsi été rédigé à destination des services
sous forme de fiches pratiques portant sur les locaux à usage d’archives, les fonds poten-
tiellement contaminés et le suivi médical à mettre en place.
6. Circulaire n° 2015/004 du 5 août 2015 (NOR : MCCC1519022C) relative aux préconisations pour la prise
en compte du risque d’exposition à l’amiante dans les services d’archives : 1427 BO n° 249 (août 2015)
pp. 26-30.pdf (francearchives.fr)
7. Vade-mecum amiante : 1-page_garde.pdf (francearchives.fr)
Partie 1 43
Partie 2
Le pilotage
de la fonction archives
Partie 2 45
Chapitre I
La prise de fonctions :
le récolement réglementaire
La création d’un service d’archives au sein d’un organisme est un acte fort, qui montre
une volonté d’assurer la sécurité juridique en cas de contentieux, mais aussi de préserver
la mémoire de son organisation. Le recrutement d’un archiviste permet de s’assurer les
services d’un professionnel qui sera le garant d’une bonne organisation documentaire, un
acteur de la conduite du changement (en particulier pour les opérations de dématériali-
sation) et un médiateur qui valorisera l’histoire de l’entité par son travail de classement,
de communication et de valorisation.
A - Les enjeux du récolement

D’après le Dictionnaire de terminologie archivistique, le récolement est la vérification
systématique, lors de la prise en charge d’un service d’archives ou à date fixe, de ses
fonds et collections, consistant à dresser dans l’ordre des magasins et des rayonnages
la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments
de recherche existants.
L’arrivée d’un nouveau responsable dans un service d’archives doit obligatoirement
s’accompagner d’un récolement des fonds (art. R.212-55 du Code du patrimoine) dans
l’année qui suit la prise de fonctions, et dont le formalisme et le contenu sont soumis à
l’instruction AD 97-4 sur le récolement des fonds dans les services d’archives des col-
lectivités territoriales du service interministériel des Archives de France8. Cette importante
opération ponctuelle ne dispense pas de tenir à jour une base de données informatique
pour gérer les localisations au jour le jour.
Il faut envisager le récolement comme un projet à part entière qui va mobiliser tous les
agents du service. C’est une étape qui permet d’apprendre l’histoire du service et d’avoir
un premier contact avec les fonds conservés.
8. https://francearchives.fr/fr/file/f2247b52b196ca608fb9169daf2895e722e74e77/Circulaire_AD_97_4.pdf
Partie 2 47
Le récolement porte sur les fonds conservés dans les locaux des archives quel que soit leur
support, y compris les archives intermédiaires si elles y sont stockées. À titre d’information,
il peut être intéressant de procéder également au récolement des locaux de préarchivage
situés hors du service d’archives, sans toutefois l’inclure dans le procès-verbal officiel,
sous peine de transfert de responsabilité qui serait difficile à exercer ensuite.
B - Le relevé topographique des fonds

La première étape consiste à décrire les fonds dans l’ordre topographique dans un sup-
port comportant les colonnes suivantes :
- colonne 1 : numéro de travée ;

- colonne 2 : numéro de tablette ;
- colonne 3 : cotes extrêmes des articles d’une séquence d’articles homogènes, c’est-
à-dire « un ensemble d’articles cotés à la suite dans une même sous-série et dont la
présentation matérielle, l’état de conservation et l’intitulé général sont identiques » ;
- colonne 4 : libellé de la série, de la sous-série ou du fonds ;
- colonne 5 : longueur en mètres linéaires ;
- colonne 6 : cotes des déficits constatés ;
- colonne 7 : nature et qualité du conditionnement des documents ;
- colonne 8 : état matériel des documents (satisfaisant, moyen ou mauvais) ;
- colonne 9 : état de classement des documents (définitif, à reprendre ou à classer).
Les 6 premières colonnes du tableau sont obligatoires, les 3 dernières sont facultatives,
mais fortement recommandées.
Au moment du récolement, il est salutaire de s’abstenir de faire des améliorations sur les
archives manipulées (reconditionner, bouger des boîtes…). En revanche, il se peut que
des mesures d’urgence doivent être prises si un sinistre est découvert.
C - Le procès-verbal de récolement
Le récolement réglementaire impose un procès-verbal en quatre parties qui sont reliées
entre elles, plus la description topographique des fonds qui constitue une cinquième
partie :
- un bref historique du service ;
- une description des locaux de conservation ;
- une note sur les mesures de sécurité et de conservation préventive dont bénéficient
les collections ;
- une note de synthèse tirant de la description des fonds un certain nombre de conclu-
sions, dont au moins trois tableaux récapitulatifs : le métrage linéaire équipé, occupé
et disponible par magasin ; le métrage conservé et l’état du classement par séries et
sous-séries ; les déficits constatés par séries et sous-séries ;

- une description des fonds dans l’ordre topographique tel que décrit ci-dessus.
48 Partie 2
Le procès-verbal de récolement doit être signé par le responsable des archives et par
le responsable de l’exécutif sous le texte suivant :
« Le récolement des archives de … a été établi le … par …
Il comprend n volumes, paginés de 1 à n.
En application du [texte qui régit votre situation], le présent procès-verbal de récolement vaut
procès-verbal de prise en charge des archives qui y sont décrites. »
Ce procès-verbal doit être transmis au préfet du département ou de région et au service

interministériel des Archives de France. Ce n’est pas un document communicable en
interne ou au public pour des raisons de sécurité car il permet de localiser les documents.
Le récolement des fonds n’est pas qu’une photographie à un instant T, il permet d’évaluer
les besoins, donc de planifier :
- les opérations de tri, de classement et d’élimination ;
- les campagnes de reconditionnement, de restauration, de numérisation ;
- les acquisitions en matériel de conservation et en équipements ;
- les travaux dans les locaux ;
- une politique de collecte ;
- la récupération des documents identifiés parmi les déficits ;
- l’élaboration d’un plan de conservation préventive ou curative ;
- l’élaboration d’un plan d’évacuation d’urgence.
Il est le préalable incontournable à l’élaboration d’un projet de service.
D - Le récolement post-électoral
Par ailleurs, conformément à l’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926
(portant réglement des archives communales), il est indispensable de rédiger un récole-
ment réglementaire après chaque élection municipale ou communautaire, ou encore en
cas de fusion de communes ou de groupements de communes. Ce document formalise
la passation de responsabilité du maire (ou du président du groupement de communes),
qui est pénalement responsable de toute destruction d’archives non réglementaire (Code
pénal, art. 432-15 à 17).
Ce récolement9 doit comporter :
- une liste détaillant les principales typologies documentaires (état civil, délibérations,
arrêtés, documents cadastraux…) et mentionnant explicitement les lacunes constatées
(dépôt dans un autre service d’archives, opération de restauration, perte, destruction…) ;
- une présentation des locaux à usage d’archives, en indiquant le métrage conservé, le
niveau de sécurisation et les modalités de conservation ;
- un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives signé contradictoire-
ment soit de l’ancien et du nouveau maire (ou président), soit du maire (ou président)
réélu et de son premier adjoint. Chaque signataire en recevra un exemplaire, un troisième
exemplaire étant adressé au directeur des archives départementales au titre du contrôle
scientifique et technique qu’il exerce sur les archives publiques.
9. Pour plus de détails, se reporter en annexe V et au modèle de récolement mis en ligne sur FranceArchives en
annexe de l’instruction DGP/SIAF/2019/009 : DGP_SIAF_2019_009_pv_recolement.pdf (francearchives.fr).
Partie 2 49
E - Le récolement des archives numériques
Les archives numériques sont également à recenser pour signaler la diversité des sup-
ports conservés par la collectivité.
En plus des informations déjà prévues pour les autres supports, comme le service d’ori-
gine, la description sommaire des versements, ainsi que les dates extrêmes et lacunes,
le lieu de stockage peut être à préciser, ainsi que la volumétrie occupée à ce jour.
C’est l’occasion de signaler si la conservation de certaines archives est externalisée
chez un prestataire, de rappeler son identité et où se situe le stockage sur le territoire.
En dehors des archives stockées dans un système d’archivage électronique (SAE), il
peut être intéressant de recenser également les informations en attente de versement
dans un SAE. En effet, certaines collectivités, avec ou sans SAE en bout de chaîne, ont
mis en place des espaces temporaires de conservation, en attendant l’acquisition de
l’outil pouvant garantir la pérennité des archives, ou pour procéder à des opérations de
traitement et de classement avant l’entrée du versement en SAE.
Nota
Pour aider à quantifier et à qualifier les archives numériques présentes sur un espace
de stockage, il peut être intéressant d’utiliser l’outil Archifiltre (https://archifiltre.
fabrique.social.gouv.fr/), qui permet de repérer les fichiers par format, la taille et le taux d’occu-
pation des dossiers comparativement à l’ensemble, etc.
50 Partie 2
Chapitre II
Définir et faire vivre son projet de service
A - La phase de diagnostic
La définition d’un projet de service est indispensable au pilotage de la fonction archives
dans sa collectivité. Il convient, dans un premier temps, d’établir un diagnostic poussé.
Ce diagnostic peut être mené sous différentes formes : en interrogeant le personnel des
archives, le personnel de la collectivité (les services versants, le service informatique au
sujet des projets de dématérialisation notamment), les partenaires actuels ou possibles,
en réalisant une enquête auprès du public interne et externe, en compulsant les bilans
d’activité ou enquêtes statistiques annuelles (obligatoires dans le cas d’un service consti-
tué en application de l’article R.212-56 du Code du patrimoine) et en prenant appui sur
le récolement des fonds.
Le diagnostic peut aborder les points suivants :
- la collecte des archives : existence d’une politique de collecte (accueil des archives
intermédiaires ou seulement définitives, prise en charge de fonds privés), les verse-
ments (existence de procédures, sensibilisation des services versants, métrage linéaire,
lacunes…) ;
- le traitement des archives : existence d’un arriéré, éliminations (processus, existence
de procédures, recyclage…), classement (existence d’inventaires, conformité aux
normes…), conditionnement (matériel utilisé…) ;
- les fonds d’archives : lacunes, état, existence d’une politique de restauration et de
numérisation ;
- la communication des archives : existence de procédures, respect de la réglementation,
demandes de recherches, demandes de dérogations, sociologie du public accueilli… ;
- la mise en valeur des archives : existence d’une politique culturelle au sein de la col-
lectivité et du service, actions menées ;
- les moyens informatiques : existence d’un logiciel métier, présence sur le site intranet,
présence sur le site Internet, système d’archivage électronique… ;

- les moyens matériels : bâtiment (un ou plusieurs, accessibilité, vétusté, hygrométrie et
température, conditions de travail et d’accueil du public…), mobilier, bureaux, fournitures ;
- les moyens humains : personnel, compétences, formations ;
- les projets de la collectivité : espaces bureautiques, dématérialisation, etc.
Il sera ensuite présenté à son responsable hiérarchique.
Partie 2 51
B - La phase de propositions et de décisions
Le projet de service est indissociable du projet politique et de celui de l’administration
sur lesquels il convient de se renseigner et d’échanger avec son responsable hiérar-
chique et son élu référent. La phase de propositions va s’appuyer sur le récolement et
sur le diagnostic.
Dans cette phase, il est recommandé de :
- bâtir une méthodologie de projet qui associe le personnel des archives, la direction
générale et les élus ;
- confronter ses pistes d’action à celles d’autres services d’archives afin de nourrir sa
réflexion ;
- s’appuyer sur les axes stratégiques définis par le comité interministériel aux Archives
de France ;
- échanger avec les archives départementales.
Selon la collectivité d’accueil, le projet de service sera annuel ou pluriannuel. Dans le
domaine des archives, il est préférable de penser un projet pluriannuel d’au moins trois
ans car la tâche est souvent ardue. Il faudra donc définir des priorités et des objectifs
dans un contexte de négociation pour obtenir des améliorations.
Voici quelques propositions d’axes stratégiques – à titre d’exemples uniquement – qu’il

convient d’adapter à sa situation locale :
- maîtriser le cycle de vie des archives (papier et électroniques) : mettre en place la
gestion des archives dès leur création pour préparer l’élimination et l’archivage, accompagner
le mouvement de dématérialisation, assurer l’archivage électronique, sensibiliser et responsa-
biliser les producteurs… ;
- réorganiser le stockage et la conservation des documents papier : faire face à la saturation
d’un bâtiment, politique de restauration, politique de numérisation, traitement de l’arriéré… ;
- faciliter l’accès aux archives vers un public plus large : élaborer des instruments de recherche,
développer un programme d’actions culturelles, mettre l’accent sur les actions intergénération-
nelles, ouvrir un site Internet, lancer une démarche d’indexation collaborative, définir les moda-
lités de réutilisation des archives…
Chaque axe stratégique se décline en actions plus ou moins longues et difficiles à mettre en
œuvre.
52 Partie 2
Chapitre III
Faire vivre son projet
Une fois le projet de service validé, il faut l’appliquer. Les agents du service ont été
associés à toutes les étapes précédentes selon la méthodologie de projet choisie, mais
il est utile de lancer officiellement le démarrage du projet de service et de présenter la
méthodologie de suivi des actions à mener.
Il est nécessaire de suivre la mise en œuvre du projet de service avec un ou plusieurs
tableaux de bord, d’évoquer régulièrement le sujet avec son équipe et d’en faire le
reporting à sa hiérarchie.
A - Les indicateurs et les bilans

Le pilotage de la fonction archives ne peut s’envisager sans évaluation de ses activités.
D’ailleurs, la rédaction d’une enquête statistique annuelle est rendue obligatoire dans
les services constitués (article R.212-56 du Code du patrimoine). Cette enquête ayant
pour objectif de recueillir les éléments et chiffres utiles pour justifier de sa politique
nationale ou la définir, sa grille ne peut suffire totalement à l’élaboration des indicateurs
d’un service d’archives.
Voici quelques pistes d’indicateurs :

- le nombre de mètres linéaires conservés, la surface des locaux ;
- les mesures de température et d’hygrométrie ;
- la répartition des versements par domaine de compétence ou par direction, le délai de
réponse, le nombre des séances de sensibilisation aux archives dispensées, la qualité
des bordereaux de versement rédigés par les services ;
- le nombre de communications en interne et externe ;
- le nombre de mètres linéaires classés, éliminés, reconditionnés ;
- le budget ;
- les moyens humains.
Ces données permettront ensuite d’appliquer des mesures correctives et d’établir des
bilans qui seront présentés à son équipe, à sa hiérarchie et à ses élus.
Partie 2 53
B - Communiquer sur son service
Le domaine des archives nécessite de bâtir une communication interne et externe puisque
les agents de la collectivité et les usagers ne pensent pas toujours spontanément à
s’adresser au service des archives. En général, les collectivités ont des plans de commu-
nication interne et externe auxquels le service des archives devra se raccrocher.
À découvrir
Concernant le domaine du numérique et de l’archivage électronique, vous pouvez vous
inspirer de deux fiches pratiques du groupe AMAE (archives municipales/archivage
électronique) « Sensibiliser et former à l’archivage électronique », ainsi que des dessins humo-
ristiques réalisés par Antonin Lebrun sous licence CC-BY-NC-SA pour illustrer vos supports.
Accès réservé aux adhérents de l’AAF : https://www.archivistes.org/-Archives-electroniques-
1. La communication externe
Sur ce point, consulter également la partie 8.
Le plus souvent, le plan de communication externe du service des archives a pour objectif
de conquérir de nouveaux publics. Même s’il n’existe pas de plan de communication
spécifique à la collectivité, il est nécessaire de se rapprocher du service communication
qui possède les compétences sur ce sujet. Comme pour les autres services culturels,
la création d’une identité visuelle propre au service d’archives est utile pour gagner en
visibilité. Le plus important est que les actions soient bien relayées auprès des médias.
Le service des archives peut envisager de nombreuses actions de communication :
- site Internet : inventaires, mise en ligne d’archives numérisées, derniers documents ou
fonds collectés, actualités du service, contenus historiques ;
- à défaut d’un site internet spécifique, des pages statiques permettant de consulter, voire
télécharger des inventaires et de mettre à disposition des contenus ;
- médias sociaux : comptes Facebook, Twitter ou Instagram par exemple ;
- journaux d’information des collectivités : articles illustrés par des documents d’archives ;
- la presse écrite et radiophonique10.
2. La communication interne
La communication interne a pour objectif de faire connaître le service auprès des agents
de la collectivité et/ou de les sensibiliser aux archives. Il est nécessaire de se rapprocher
du service de la communication interne qui pourra proposer un panel d’outils de com-
munication comme le site intranet, des campagnes d’affichage ou des goodies.
10. Voir partie 8 de cet ouvrage pour en savoir plus.
54 Partie 2
Cette communication peut ainsi porter sur :
- l’aide à l’archivage par des conseils ou fiches pratiques, rappelant les bonnes pratiques
de gestion des archives physiques ou numériques ;
- l’actualité des versements et des classements d’arriéré ;
- des focus sur des opérations spécifiques menées dans et avec des services de la col-
lectivité ;
- des actualités propres au service d’archives, à la réglementation en matière de gestion
documentaire (ex. : accès aux documents administratifs, dématérialisation…).
Partie 2 55
Chapitre IV
La mutualisation
A - La législation
La volonté politique de mutualisation et les réorganisations administratives ont des
impacts importants sur les services d’archives. La mutualisation des services d’archives
s’appuie sur trois mesures prévues par le Code du patrimoine :
- l’article L.212-6-1 prévoit que « les groupements de collectivités territoriales sont pro-
priétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en
valeur. Ils peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention,
au service d’archives de l’une des communes membres du groupement ou les déposer
au service départemental d’archives compétent » ;
- les articles L.212-11 et 12 permettent à une commune membre d’un groupement de
communes de confier ses archives au service d’archives créé par le groupement ou à
la commune membre désignée par le groupement pour gérer les archives de celui-ci ;
- la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de création, à l’architecture et
au patrimoine a introduit de nouvelles dispositions relatives à la mutualisation entre
services d’archives. Elle a été complétée par le décret n° 2017-710 du 2 mai 2017
relatif aux services publics d’archives, aux conditions de mutualisation des archives
numériques et aux conventions de dépôt d’archives communales. La note d’information
DGP/SIAF/2018/00111 propose une synthèse des évolutions.
La mutualisation peut porter sur la mise en commun d’infrastructures, de personnel ou
de moyens matériels, logistiques ou financiers, pour l’archivage courant, intermédiaire ou
définitif, que ce soit sous format papier ou numérique. Elle peut être ascendante (d’une
commune vers l’EPCI dont elle est membre) ou descendante (de l’EPCI vers une de ses
communes membres) et s’effectuer à titre gratuit ou onéreux. Dans ce cas, les modali-
tés financières doivent être validées par la commission locale d’évaluation des charges
transférées (CLECT), qui en fixe le montant initial et les conditions de réévaluation.
11. Note d’information relative à la mutualisation et à l’externalisation de certaines fonctions dans le cadre de
systèmes d’archivage électronique du 4 janvier 2018 : https://francearchives.fr/fr/file/03da67e398796d6e2d
49035f014e98e995e9e00e/DGP_SIAF_2018001_mutualisation_archivage_electronique.pdf.
Partie 2 57
Avant de choisir un type de mutualisation, il convient de procéder à une réflexion en
plusieurs étapes :
- réaliser l’état des structures archivistiques préexistantes ou absentes ;
- définir les bénéficiaires de la mutualisation, avec intégration de tout ou partie des
acteurs ;
- choisir les modalités juridiques : simple gestion, mise à disposition ou mutualisation ?
- arrêter les modalités financières, en particulier les critères de facturation (métrage
linéaire occupé/classé, type d’intervention, frais liés au personnel/aux infrastructures,
nombre d’habitants…) ;
- définir les missions faisant l’objet de la mutualisation, selon une offre globale ou à la
carte : traitement intellectuel et/ou matériel, conservation, communication, valorisation,
système d’archivage électronique…
En fonction des choix opérés ci-avant, les collectivités peuvent opter entre plusieurs
solutions, dont :
- la mise à disposition (CGCT, art. D.5211-16), avec un remboursement annuel des frais
engagés, ce qui impose de fixer au préalable le coût unitaire de fonctionnement du
service en termes de personnel, de fournitures, de logistique, de renouvellement des
biens et de contrats de service rattachés aux biens. Il conviendra ensuite de multiplier
ce coût unitaire par le nombre d’unités de fonctionnement, c’est-à-dire d’entités béné-
ficiaires selon l’utilisation réelle du service mis à disposition ;
- le service commun : il nécessite l’établissement d’une convention, adjointe d’une fiche
d’impact décrivant notamment les effets sur l’organisation et les conditions de travail,
la rémunération et les droits acquis pour les agents.
Proposition de trame de convention de mise à disposition

58 Partie 2
Proposition de trame de convention de création d’un service commun
Désormais, les dispositifs de mutualisation entre des collectivités territoriales de rang dif-
férent se multiplient. Ainsi, depuis décembre 201412, le service départemental d’archives
du Rhône est un service unifié au sens du I de l’article L.5111-1-1 du Code général des
collectivités territoriales, rattaché au département du Rhône. Le service départemental
d’archives du Rhône exerce les missions définies au premier alinéa sur les territoires du
département du Rhône et de la métropole de Lyon. Il assure également la conservation
et la mise en valeur des archives de la métropole de Lyon. Le Département du Rhône et
la métropole de Lyon assurent conjointement le financement du service départemental
d’archives du Rhône (article L.212-8 du Code du patrimoine).
B - Les modalités pratiques

L’instruction du 21 juillet 2009 relative aux archives de l’intercommunalité propose des
modèles de conventions pour faciliter la mise en œuvre de la mutualisation13.
Les fonds déposés auprès du service d’archives désigné à cet effet dans la convention
de mutualisation doivent être cotés de façon distincte afin que leur individualité soit
maintenue.
Le contrôle scientifique et technique est exercé par le directeur des archives départe-
mentales territorialement compétent.
Par ailleurs, pour ce qui est de la mutualisation de l’archivage électronique, chaque
service producteur participant à la mutualisation demeure autorité juridique pour les
archives courantes et intermédiaires versées dans le système d’archivage électronique
mutualisé. En outre, chaque service d’archives participant à la mutualisation demeure

autorité juridique pour les archives définitives versées dans le SAE mutualisé.
12. Suite à la parution de la loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014 de modernisation de l’action publique territoriale
et d’affirmation des métropoles, dite loi Maptam.
13. https://francearchives.fr/fr/circulaire/DPACI_RES_2009_016
Partie 2 59
Mutualisation et externalisation de certaines fonctions dans le cadre des SAE
La mutualisation doit être fondée sur une convention précisant les modalités de fonc-
tionnement du système, dont la gouvernance est partagée entre chaque partie prenante
de la mutualisation.
Pour ce qui concerne le dépôt d’archives numériques, le déposant demeure autorité juri-
dique. Le dépositaire, défini comme autorité d’archivage, assure quant à lui l’ensemble
des procédures métier relatives à la gestion des archives (sélection, classement, conser-
vation, mise en valeur) tout en associant le déposant aux décisions.
Depuis la loi n° 2022-217 du 21 février 2022 (article 202) relative à la différenciation,
la décentralisation, la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de
l’action publique locale14, la mutualisation est désormais possible entre tous types d’orga-
nismes, y compris s’ils ne disposent pas d’un service public d’archives. Elle s’effectue
toujours par convention et sous le contrôle scientifique et technique, selon les modalités
suivantes :
- Pour les archives intermédiaires : possibilité de mutualiser la conservation des archives
entre producteurs d’archives publiques de toute nature, qu’ils se soient ou non dotés
d’un service public d’archives. Cette mutualisation est possible pour les archives de
tout type et de tout format (papier ou électronique) ;
- Pour les archives définitives au format numérique : possibilité de mutualiser entre per-
sonnes publiques compétentes pour la conservation des archives définitives, et à condi-
tion que l’une d’entre elles au moins dispose d’un service public d’archives.
Dans les deux cas, la mutualisation se fait par convention et sous le contrôle scien-
tifique et technique de l’administration des archives.
14. https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000045197395
60 Partie 2
Partie 3
au stade courant
et intermédiaire
Partie 3 61
Chapitre I
Concepts et définitions
A - La théorie des trois âges des archives

et le records management
La gestion de fonds d’archives se base sur la théorie des trois âges, codifiée dans le Code
du patrimoine (articles R.121-10 à 12).
Le cycle de vie des archives peut donc être représenté ainsi :
Cycle de vie des archives
Partie 3 63
Chaque étape du cycle de vie induit des conséquences sur la gestion, la conservation et
la communication des archives, en particulier dans le cadre du RPGD :
Application du RGPD au cours du cycle de vie des archives
De plus en plus, les archivistes interviennent auprès des services producteurs dès la
création du document ou de la donnée – ou, en tout cas, dès l’âge courant et intermé-
diaire – pour rationaliser, organiser et sécuriser la production documentaire. Il est vrai que
l’apparition du numérique a rendu ce besoin plus prégnant en raison de caractéristiques
différentes de celles du papier et qui nécessitent des compétences particulières pour
garantir l’intégrité, l’authenticité, la pérennité et l’accès aux documents. L’organisation
des archives courantes et intermédiaires doit faciliter la prise en charge des archives
définitives. Il est notamment important d’accompagner les agents afin d’améliorer et
d’homogénéiser les pratiques liées au numérique, souvent très hétérogènes. Aussi les
archivistes sont-ils très présents dans les projets de dématérialisation (autorisations
d’urbanisme15, gestion électronique de documents, dossiers individuels des agents, etc.).
Le développement de la prise en charge des archives intermédiaires et de la dématé-
rialisation de l’information a fait évoluer la profession vers l’utilisation de terminologies
très précises pour définir les types de documents :
15. Se référer aux fiches du groupe AMAE de l’AAF : « Positionnement d’un archiviste face à un projet de
dématérialisation » et « Dématérialisation des autorisations d’urbanisme ».
64 Partie 3
Un document - d’après la norme ISO 15489 : tout écrit ou enregistrement considéré comme
une unité ;
- d’après l’Afnor : objet porteur d’information(s) organisée(s).
Un document répond à la définition du Code du patrimoine : il doit être porteur d’une trace
d’archives de l’activité, d’une preuve d’un acte ou d’un événement que l’on peut dater et
localiser (une information, une provenance, une raison d’être, un destinataire,
un contexte).
Un document est défini par la norme ISO 15489 comme « les documents créés, reçus et
d’activité préservés à titre de preuve et d’informations par une personne physique
ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son
activité ». Le document d’activité doit impérativement avoir une valeur primaire
pour être qualifié en tant que tel : valeur probante et/ou valeur opérationnelle
(= les activités qui concourent aux objectifs justifiant l’existence de la collectivité).
La valeur de preuve est la capacité d’un ou plusieurs documents à démontrer la
conformité d’une opération au regard des exigences légales et réglementaires.
B - Les textes
La circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et
établissements publics de l’État explicite la manière d’organiser la fonction archives pour
le traitement des archives intermédiaires. La prise en charge des archives intermédiaires
était déjà pratiquée dans les services d’archives sous l’appellation « préarchivage ». Les
agents chargés de la gestion des archives intermédiaires doivent sensibiliser les services
producteurs au classement des dossiers, centraliser les archives intermédiaires dans des
locaux dédiés, les communiquer, et sont responsables de l’archivage des documents et
données numériques. La circulaire se situe dans la perspective d’une bonne gestion de
l’information et de la préparation de l’archivage.
La gestion des archives courantes et intermédiaires peut s’appuyer sur le concept de
records management qui s’attache à la création, la capture et la gestion des documents
d’activité (norme ISO 15489). La série des normes 30000 définit la gestion des docu-
ments d’activité comme le champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un
contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de
l’utilisation et du sort final des documents d’activité, y compris des processus de capture
et de préservation de la preuve et de l’information liées aux activités et aux opérations
sous le forme de documents d’activité.
Par ailleurs, l’obligation de la publication des données de la collectivité sur les plates-
formes d’open data est un levier pour mettre en place une politique de gestion docu-
mentaire.
Il convient donc de définir le périmètre d’intervention du service d’archives et d’assurer
une veille concernant les obligations en matière de gestion des archives dans les normes,
la réglementation et les recommandations dans la littérature professionnelle.
À consulter
On pourra utilement se reporter au portail FranceArchives, qui recense l’ensemble
des textes réglementaires, applicables ou abolis, relatifs à la gestion des archives
publiques : accueil (FranceArchives).
Partie 3 65
C - Enjeux et spécificités
Dans l’environnement papier, les documents sont agencés intellectuellement et matériel-
lement au sein de dossiers (un dossier = une affaire). Le dossier qui est détenu par l’agent
en charge du dossier (pilote) est qualifié de dossier maître : il doit contenir l’ensemble
des documents de référence. Il est très courant d’avoir des processus portés par plusieurs
directions, si bien que chacune possède un dossier maître incomplet. Par ailleurs, outre
le dossier maître, des agents peuvent avoir besoin de constituer des dossiers de travail.
Dans l’environnement bureautique, les documents sont également agencés par dossier
ou regroupés par mots-clés. Mais le numérique pose de nombreux défis, d’autant que les
étapes de création, de validation et de signature sont de plus en plus dématérialisées :
- les documents sont échangés très facilement, ce qui génère doublons, difficultés à
repérer la dernière version (ce qui explique le succès des logiciels de gestion électro-
nique de documents) ;
- les dossiers ne sont pas triés : saturation des serveurs, conservation de documents
inutiles, coût de stockage, informations noyées dans la masse, etc. ;
- les documents sont falsifiables ;
- les supports sont fragiles ;
- les formats sont très divers et ne sont pas pérennes.
Dans l’environnement des bases de données, les données structurées posent des dif-
ficultés aux archivistes en raison du manque de prise en compte de la problématique
de l’archivage par les éditeurs de logiciels : fonctionnalités d’export, d’interopérabilité
et de restitution.
Enfin, les métadonnées – les données sur les données, celles qui explicitent la prove-
nance des données, leur date et leur contexte de création et qui permettront d’exploiter
les documents – doivent être prévues et identifiées dès la création de documents et de
données pour faciliter la gestion des informations dans le temps.
Outre les obligations liées au Code du patrimoine, les collectivités doivent respecter :
- la loi du 13 mars 2000 : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même
titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la
personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature
à en garantir l’intégrité » ;
- le référentiel général de sécurité ;
- le référentiel général d’interopérabilité16.
Pour y parvenir, les archivistes doivent collaborer avec des professionnels de tous hori-
zons (informaticiens, chargés d’organisation, qualiticiens, juristes, DPD…), sans oublier
les services producteurs. Ils pourront ainsi répondre aux exigences légales et mettre en
œuvre les quatre principes fondamentaux suivants :
- garantir l’authenticité et la valeur probante via des dispositifs de validation, horodatage,
scellement, signature électronique ;
- garantir l’intégrité d’un document ou d’une chaîne de documents, sa lisibilité, sa tra-
çabilité et la stabilité de son contenu via des dispositifs de migration de formats et

d’embarquement de métadonnées descriptives ;
16. Ces référentiels et autres textes spécifiques aux informations numériques sont présentés dans la partie 6,
chapitre III, B - 2.
66 Partie 3
- garantir la pérennité via la migration de supports ;
- garantir l’accès aux données et aux documents ;
- assurer la sécurité et la confidentialité des informations.
Ces principes vont être mis en œuvre pour assurer la conservation des archives électro-
niques (voir partie 6, chapitre III - B de cet ouvrage).
Partie 3 67
Chapitre II
Accompagner les services
dans leur gestion documentaire
Nota
Se référer à l’ouvrage Mettre en place une charte documentaire : Méthode et outils
pour gérer les documents et les données de Katell Auguié et Coline Vialle, Territorial
Éditions, Collection Les Essentiels sur, 2018 pour aller plus loin.
Les archivistes conseillent les agents dans leur gestion documentaire. Il est fortement
recommandé de mettre en place des règles communes à toutes les directions et de
prendre en compte systématiquement les supports papier et électronique. Loin d’être une
perte de temps, ces actions sur les archives courantes auprès des directions garantissent
un archivage de qualité et préparent la collecte. L’ordre des étapes évoquées ci-après
dépend des objectifs fixés et est à adapter selon que votre projet porte sur les documents
d’activité, les documents d’archives, les documents vitaux, un projet de gestion élec-
tronique de documents, etc. Il est nécessaire de mettre en place une méthodologie de
projet (voir la norme ISO 15489) et de clarifier les attentes de la collectivité en matière
de gestion documentaire.
A - Recenser et analyser la production documentaire

Il est important que l’archiviste prenne en compte la totalité de la production papier
et numérique : il doit, dans un premier temps, identifier toutes les archives (placards,
bureautique, bases de données, sites, gestion électronique de documents) et cartogra-
phier l’existant. Le principe de base est de recenser chaque document par rapport à
son contexte de création. Pour cela, chaque fonction ou mission d’une direction va être
décortiquée lors d’entretiens avec les responsables de service et les agents qui sont
directement créateurs de documents. L’archiviste procède également à l’évaluation des
documents et données : délais de conservation, valeur (probante, historique), fréquence

de consultation, degré de confidentialité.
Partie 3 69
En ce qui concerne la production numérique, l’archiviste analysera les pratiques des
directions en matière de droits d’accès, d’insertion de métadonnées, de traçabilité des
événements, de procédures d’archivage, etc.17
Dans le cas d’un projet d’archivage électronique depuis des applications informatiques ou
des espaces bureautiques, ce recensement doit identifier les priorités, les documents et les
données vitales. La boîte à outils Astaré, publiée en ligne par l’Association des Archivistes
Français18, permet de s’autoévaluer sur son organisation, son système d’information et
les besoins liés à des applications métiers identifiées, de déterminer les responsabilités
et les prérequis à la mise en œuvre d’un projet d’archivage électronique, de poser un
diagnostic sur la situation de la collectivité, d’évaluer les forces et faiblesses en suggé-
rant des axes d’amélioration, et de proposer des scénarios pour assurer la préservation
des informations numériques.
Il sera important dès cette étape d’analyser les formats utilisés dans la collectivité pour
évaluer leur pérennité ou non et prévoir des opérations de conversion de format et de
migration régulières (à réaliser tous les 5 ou 10 ans selon les évolutions technologiques).
À consulter
Il existe différents outils gratuits pour vous aider dans ces étapes de recensement et
d’analyse de production documentaire : voir la carte mentale, catégorie « classement
et tri » https://framindmap.org/c/maps/433390/public pour découvrir des logiciels d’analyse
d’arborescences et d’audit.
Ces constats vont permettre de définir et de mettre en œuvre une politique documentaire
et/ou une politique d’archivage dont les modalités seront centralisées dans une charte,
de préférence engageante pour les agents. Les services informatiques seront associés
à la démarche qui permettra de leur point de vue de rationaliser les espaces serveurs
et de mieux encadrer les droits d’accès pour éviter la divulgation d’informations à des
personnes non autorisées.
B - Bâtir des outils pour l’archivage

1. Le plan de classement
Le travail de recensement peut être formalisé dans un plan de classement des activités,
selon la terminologie utilisée par la norme ISO 15489. Il s’agit d’un plan hiérarchique
(du général au particulier) :
- au premier niveau, la fonction (également appelée mission) ;
- au deuxième niveau, les activités constitutives de la fonction ;
- au troisième niveau et aux suivants, le détail des activités ou les ensembles d’actions
qui composent chaque activité.
17. Pour aller plus loin, consulter les fiches « Recenser la production numérique » et « Positionnement de
l’archiviste face à un projet de dématérialisation » du groupe AMAE de l’AAF.
18. Voir le site de l’AAF : http://www.archivistes.org/
70 Partie 3
Exemple : cas des marchés publics
1. Gestion des marchés publics
1.1 Préparation
1.1.1 Expression des besoins
1.1.2 Élaboration des documents de consultation
1.2 Passation
1.3 Exécution
Les normes recommandent d’organiser le plan de classement par fonction de la col-

lectivité. Cette organisation a l’avantage d’être pérenne en n’étant pas soumise aux
réorganisations administratives (changement de nom d’une direction, modification de
l’organigramme) et d’articuler l’ensemble des outils de production documentaire (bureau-
tique, gestion électronique de documents, papier). La logique d’entrée est le domaine de
compétence de la collectivité plutôt que la direction. Ainsi, les villes d’Avignon, Marseille,
Montpellier et Saint-Étienne ont travaillé sur un plan de classement transversal à adapter
dans son contexte19 :
- 1 à 10 : compétences fonctionnelles
* vie politique et publique
* administration municipale
* ressources humaines
* affaires juridiques
* finances
* marchés publics
* communication
* archives
* informatique
* matériel et logistique
- 11 à 22 : compétences organisationnelles
* population
* ordre public
* politique de la ville
* urbanisme et habitat
* biens communaux
* voirie et réseaux
* action sociale
* hygiène et santé publique
* enfance, jeunesse
* culture
* sport et loisirs
* économie et tourisme
19. Pour découvrir le détail du modèle de plan de classement transversal et son guide méthodologique, veuillez
contacter l’AAF ou consulter la rubrique « Ressources » de son site Internet.
Partie 3 71
Quel que soit le plan de classement choisi, il devra être établi avec les créateurs des
documents eux-mêmes.
Le groupe AMAE de l’Association des archivistes français propose la fiche pratique repro-
duite ci-après pour l’organisation du plan de classement, qu’il soit hiérarchique ou fonc-
tionnel.
Les principes de structuration

Le serveur doit être le lieu unique de stockage et de partage des documents du service,
à l’exclusion des disques durs des agents (non sauvegardés) et des sessions personnelles
(non partagées).
Le serveur ne doit contenir aucun document privé.
Caractéristiques du plan de classement de l’arborescence du serveur :
- une hiérarchie de répertoires et de dossiers allant du général au particulier ;
- une organisation thématique (aux niveaux supérieurs) puis chronologique, numérique
ou alphabétique (aux niveaux inférieurs) ;
- englobe tous les documents de l’unité de travail (direction, sous-direction, service,
bureau, agent) ;
- des intitulés de répertoires, de fichiers et de dossiers intelligibles par tous(1) ;
- aucun dossier de type « divers » ou « affaires générales » ou « à classer » ;
- composé de quatre à cinq niveaux hiérarchiques de répertoires et de dossiers (exemple)
à partir de la racine du serveur :
(1) Voir la fiche pratique n° 2 sur le nommage des dossiers et des fichiers numériques.
Exemple pour la DGRH
Niveau 1 : fonctions du service Répertoire Administration
Niveau 2 : activités constitutives de chaque fonction Sous-répertoire Formation
Niveau 3 : actions constitutives de chaque activité Dossier Plannings
Niveau 4 : groupes de documents
Sous-dossier 2011
(classés par type ou par année, etc.)
Niveau 5 : documents eux-mêmes Fichiers 201101.xls
Une organisation thématique est préférable à un classement par typologie de document

ou à une organisation calquée sur l’organigramme mouvant des services.
Les tableaux de gestion du service ou de la direction ainsi que d’autres documents tels
que des notes d’organisation, organigrammes, documents de préparation budgétaire,
plans d’action, etc., peuvent aider à structurer le plan de classement.
Toute abréviation utilisée au sein d’un plan de classement doit être expliquée via un
document accessible à tous, sous forme de liste commune.
La méthodologie :
- Pour réorganiser une arborescence, il est important de mettre en place un groupe de
travail comprenant :
* l’archiviste (méthodologie et accompagnement),
* le responsable de service,
* les personnes représentatives de chaque activité du service,
* les personnes impliquées par leurs fonctions dans ces questions : correspondant
informatique, correspondant et/ou référent archives, correspondant qualité, cor-
respondant juridique…
72 Partie 3
- Après un état des lieux de la production documentaire, le groupe de travail établit un
plan de classement qui respecte les règles précédemment énoncées et le propose aux
services archives ou documentation à titre d’expertise, afin qu’il soit adopté.
- Au cours de la rédaction de ce plan, il faut absolument se poser la question des droits
des utilisateurs de l’arborescence commune : qui accède à quoi, qui peut modifier
l’arborescence ?… Il faut faire appel à la DSIT de la collectivité afin de les définir :
* fixer des droits au niveau 1, voire 2 du plan de classement (détailler plus induirait une
gestion très lourde des droits),
* limiter le nombre de profils différents,
* laisser toujours l’accès au répertoire au minimum à deux personnes.
- Le plan de classement final devra être validé par la direction, ou le service selon le
niveau d’initiative, présenté et accessible à tous les agents et à tout nouvel arrivant.
- Ce plan validé doit être figé dans un document accessible à tous.
- Une veille et une mise à jour régulière pour maintenir la pertinence du plan de classe-
ment, en conformité avec les règles édictées doivent être réalisées par un correspondant
clairement identifié et soutenu. Ce dernier devra veiller à la mise à jour en collectant les
remarques, et proposer une évolution régulière du plan en accord avec ses collègues.
2. Le tableau de gestion, tableau d’archivage ou référentiel

de conservation
Quel que soit le périmètre choisi (l’ensemble des documents et les documents d’activité
seulement), un tableau synthétique vient définir les règles d’archivage. Ce tableau centra-
lise le résultat des enquêtes menées auprès des producteurs des documents (à adapter
selon le périmètre) : le recensement des documents et des processus, leur durée de
conservation, leur sort final, leur délai de communicabilité, leur niveau de confidentialité.
Le tableau de gestion ou référentiel de conservation est un document contractuel entre le
service d’archives et les producteurs de documents. Il précise notamment les responsabili-
tés dans l’archivage des documents (dans le cas de doublons, par exemple), les durées de
conservation et les sorts finaux à appliquer à l’issue de leur durée d’utilité administrative.
Le service interministériel des Archives de France a mis en place plusieurs supports pour
accompagner les archivistes dans cette démarche, particulièrement :
- instruction DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives pro-
duites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et structures
intercommunales20 ;
- préconisations du 22 septembre 2014 relatives au tri et à la conservation des archives
produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’acti-
vité spécifiques21 ;
- préconisations du 10 novembre 2013 relatives au tri et à la conservation des archives
produites par les régions, les établissements publics régionaux et les organismes asso-
ciés aux régions22.
20. Microsoft Word - DPACI_RES_2009_018-1.doc (francearchives.fr)

21. https://francearchives.fr/file/a6644b65c9b5a7867aa8667fae67a23ff2473948/static_8845.pdf
22. Tri et conservation des archives produites par les régions, les établissements publics régionaux et les
organismes associés aux régions (FranceArchives)
Partie 3 73
Depuis 2010, les différents services ont la possibilité de mettre en commun et de mutua-
liser leur réflexion quant aux tris et éliminations grâce à la création, sur le site intranet
du ministère de la Culture et de la Communication, d’un espace dédié (circulaire DGP/
SIAF/2010/006 NOR MCCC100915C du 22 mars 2010, relative à la centralisation et dif-
fusion des tableaux de gestion d’archives sur un espace collaboratif). Cet espace, désor-
mais appelé Osmose, a évolué en 2021 pour devenir un véritable espace d’échanges
sur les pratiques professionnelles.
Le tableau de gestion se présente en trois parties : une page de validation, une introduc-
tion et le corps du tableau.
La page de validation comporte la date de validation du tableau ainsi que les signatures
des parties : le responsable du service des archives et le responsable du service produc-
teur. Le tableau de gestion peut également être soumis à l’approbation de l’autorité qui
exerce le contrôle scientifique et technique.
L’introduction rappelle la législation et les procédures d’archivage, y compris les formats
à utiliser pour la création ou l’export des documents.
Le corps du tableau est constitué au minimum de quatre colonnes23 :
- typologie de document : le recensement des documents produits et reçus présentés
sous la forme du plan de classement préalablement réalisé ;
- durée d’utilité administrative (DUA) : il s’agit de la durée légale ou pratique pendant
laquelle les documents et les données doivent être conservés en état d’être consultés et
utilisés. Elle court à partir de la date de création du document ou d’un autre événement
(clôture du dossier, départ de l’agent…) et se compte en années révolues (additionner
+1 au délai). Il est possible d’ajouter une colonne qui précise la durée de conservation
dans le bureau ou dans l’espace bureautique (ou dans l’application logicielle) ;
- sort final : il s’agit du traitement à effectuer une fois la DUA expirée (destruction, tri,
conservation définitive) ;
- observations : textes réglementaires, modalités de tri, justification de la DUA et du sort
final… Dans l’environnement électronique, il est conseillé d’ajouter les références de
la déclaration à la Cnil s’il s’agit de données personnelles, de prévoir l’impression de
certains dossiers (par exemple, si la collectivité n’est pas dotée d’un système d’archivage
électronique), la méthode d’élimination (purge automatique/automatisée, suppressions
manuelles).
On peut y ajouter des colonnes supplémentaires, en fonction de l’usage que l’on souhaite
donner à ce document :
- support : papier, électronique, ou papier et électronique ;
- application et formats : le nom de l’application logicielle et sa version utilisée pour la
création du document concerné et les formats générés. La version de l’application est
un complément permettant de planifier un export des données à conserver ou à élimi-
ner, une migration vers un format cible pour l’archivage, etc.
23. Selon les préconisations de la fiche « Comment mettre en œuvre un tableau de gestion dans un contexte
mixte papier-électronique ? » du groupe AMAE au sein de l’Association des archivistes français.
74 Partie 3
Pour les bases de données, il est possible d’ajouter le format du fichier collecté ou
les références du profil conforme au standard d’échange de données pour l’archivage
(SEDA24) quand il existe.
Pour aller plus loin, il convient de consulter la norme ISO 15489 vendue sur
http://www.iso.org.
3. Sensibiliser et poser des règles

L’étape préliminaire à la mise en place d’une démarche de réorganisation documentaire
ou toute action modificative est de faire une sorte de photographie de l’existant : une
sauvegarde des arborescences, une empreinte des fichiers et une documentation. Pour
les espaces bureautiques, cela peut être le nombre de documents, leur répartition par
format, leur poids, le nombre de doublons. Il est absolument nécessaire de se rapprocher
du service informatique pour être conseillé dans le choix d’outils. Le service interminis-
tériel des Archives de France assure également une veille et des tests qu’il met en ligne
sur son blog25.
Force est de constater que les projets de records management conformes à la norme ISO
15489 sont encore peu nombreux dans le secteur public. Des groupes de travail relatifs à
l’archivage électronique, qui dépendent de l’Association des archivistes français (AAF)26,
produisent de nombreuses fiches opérationnelles pour mettre en œuvre des bonnes
pratiques dans la gestion des archives27.
a) La capture des documents

Les espaces bureautiques et les applications logicielles contiennent des documents et
des données nativement numériques, signés électroniquement ou non, et des documents
numérisés, signés sur papier ou non.
Les documents numérisés posent la question de la destruction des originaux papier.
Lorsqu’elles numérisent, les directions souhaitent éliminer les exemplaires papier avant le
terme de leur durée d’utilité administrative : il est obligatoire alors de demander l’accord
du représentant du contrôle scientifique et technique et de respecter les prescriptions
de l’instruction DITN/DPACI/RES/001 du 14 janvier 2005 relative aux modalités de déli-
vrance du visa d’élimination des documents papier transférés sur support numérique ou
micrographique. Le service interministériel des Archives de France a publié en 2014 un
vade-mecum qui liste les critères à remplir en vue d’obtenir l’autorisation d’élimination,
« Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation : quels
critères de décision ? ». Par exemple, le vade-mecum insiste pour que les documents
soient numérisés avec une résolution minimale de 200 dpi.
24. Voir partie 6, pages 148 et 149 de cet ouvrage pour en savoir plus sur le SEDA.
25. Blog « Modernisation et archives, réflexions sur la gestion et la collecte des archives contemporaines » :
http://siaf.hypotheses.org/
26. Dont le groupe de travail AMAE que nous remercions d’avoir accepté la reproduction de leurs travaux dans
ces pages.
27. Livrables réservés aux adhérents de l’association : contacter l’AAF pour en savoir plus
(http://www.archivistes.org/)
Partie 3 75
b) Les règles de nommage des dossiers et des fichiers numériques
Selon la fiche « Fiche pratique n° 2 sur le nommage des dossiers et des fichiers numé-
riques du groupe AMAE de l’AAF » du groupe AMAE au sein de l’Association des archi-
vistes français.
Avant de se lancer dans la mise en place de règles de nommage des fichiers, il est
important de bien déterminer à quelle échelle elles seront appliquées (service, direction,
structure). C’est pourquoi il est nécessaire de formaliser une politique de nommage.
Pour harmoniser le nommage des fichiers, il est important de mettre en place un groupe
de travail recevant l’appui de la hiérarchie (sponsor) comprenant :
- l’archiviste/documentaliste, qui explique les principes de nommage et ses objectifs ;
- le responsable de service, de direction, de la structure ;
- les personnes représentatives de chaque activité du service ;
- les personnes impliquées par leurs fonctions dans ces questions : correspondant infor-
matique, correspondant et/ou référent archives, correspondant qualité, correspondant
juridique.
Après un état des lieux de la production documentaire, le groupe de travail établit des
règles et un document récapitulatif des abréviations, et le propose aux services archives
ou documentation à titre d’expertise, afin qu’il soit adopté.
Une veille et une mise à jour régulière pour maintenir la pertinence du nommage, en
conformité avec les règles édictées doivent être réalisées par un correspondant claire-
ment identifié et soutenu. Le document peut être associé au règlement informatique ou
à la charte informatique si elle existe dans la collectivité.
La compréhension du contenu d’un fichier passe en premier lieu par la lecture de son
nom et, par conséquent, par la clarté de son énoncé. Mais comme la manière de nommer
les fichiers varie d’un utilisateur à l’autre, il est bien souvent nécessaire d’ouvrir le fichier
pour comprendre de quoi il s’agit réellement.
Le nommage adéquat des fichiers permet de regrouper des documents solidaires et de
différencier ces documents par leur statut (par ex., validé ou non).
C’est pourquoi il est capital d’élaborer et de respecter des règles communes de nom-
mage (au sein du service, ou de la structure, etc.) pour faciliter et pérenniser l’accès à
l’information, mais également pour optimiser le partage et le tri des documents.
- Les intitulés des fichiers :
* doivent être succincts et précis,
* doivent comporter les éléments du tableau ci-après.
- Les caractères et pratiques à éviter :
* ne pas utiliser les signes diacritiques : pas d’accent ni de tréma (é, è, ê, à, ä, ù), pas
de cédille (ç),
* ne pas utiliser les caractères spéciaux et les espaces vides (sauf underscore « _ »)
comme , ; . : ! ? ’ / \ : * « ‹ › % ( ) @ & etc.,

* ne pas utiliser de mots vides : le, la, les, un, une, des, et, ou, etc.,
* ne pas utiliser de dénominations vagues, exemples : « divers », « autres », « à classer »,
* ne pas utiliser le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier et du fichier,
exemples : « martin », « dupont ».
76 Partie 3
- Les caractères autorisés :
* utiliser l’underscore « _ » (touche 8 du clavier), pour séparer les éléments à la place
d’un espace, car d’un ordinateur à l’autre, l’espace peut devenir « % »,
* utiliser une majuscule au début du mot à la place de « _ »,
* majuscule ou pas majuscule ? La question de l’emploi de majuscules ou de minus-
cules dans le nom du fichier est régulièrement posée. Il n’y a aucune norme ou
obligation sur ce point, tout est question de lecture et de pratique (tout en majus-
cules ; uniquement les acronymes ; dossier en majuscules, fichier en minuscules, etc.).
L’essentiel est de préciser la règle lors de la mise en place des nouvelles habitudes.
- Les éléments de nommage :
Élément Règle Exemple

Domaine Utiliser une codification des services qui doit être reprise et insérée DRH (direction des ressources
administratif en tête des noms de fichiers. humaines) ; DGS (direction
fonctionnel générale des services)
Cas des documents reçus :
Il est recommandé de renommer un fichier provenant de l’extérieur EXT_CRR_20110420.doc
et de préciser l’origine du fichier, soit en précédant le nommage de AMAE_CRR_20110420.doc
l’abréviation « EXT », soit en indiquant le service créateur grâce à son
acronyme. D’autres informations peuvent aussi être ajoutées dans les
propriétés du fichier quand le logiciel de production le permet.
Sujet Obligatoire
Il s’agit du sujet principal traité au sein du document. Formation
Utiliser des noms communs, écrits en lettres minuscules Projet
non accentuées.
Type Obligatoire
de document Qualifie la nature du document. CR (compte rendu)
Utilisation préconisée d’abréviations définies dans un document OJ (ordre du jour)
récapitulatif accessible à tous les agents. CM (conseil municipal)
Toute abréviation sera en lettres majuscules.
Recommandations :
Une codification des types de documents peut être mise en place
pour alléger le nommage. Ce document de référence doit être
accessible à tous les agents concernés.
Date Obligatoire
Date de création du document, de l’événement. 20100723
Format à l’américaine(1) : AAAAMMJJ. 201007
Pour nommer une période et non une date ponctuelle, 2010
utiliser un « _ » au lieu du tiret « - ». 201001_03
Version Obligatoire
du document Distingue les différentes versions d’un document.
Signalées par un « V » en majuscule suivi de deux chiffres ; version _V0_0
provisoire (VP), version finale (VF), version validée (VV) ou version _V0_1, _V0_2
définitive (VD). Version majeure : _V1_0, _V2_0
Qu’on utilise VV, VF, VD, il faut s’entendre sur l’abréviation utilisée _VV, _VD ou _VF
au sein de la collectivité et l’intégrer à la liste.
Numérotation des versions :
Par défaut : la première version est numérotée « V0_0 ».
Les versions suivantes sont indiquées par l’incrémentation du CR_Comite_projet_V0.0
chiffre après le point : « V0_1 », « V0_2 », etc., jusqu’à l’approbation.
Le document une fois approuvé prend un numéro de version

majeure, c’est-à-dire que l’incrémentation porte le chiffre avant
le point « V1_0 », « V_0 », etc.
CR_Comite_projet_V1_0
Recommandations :
Ajouter les initiales des personnes modifiant le document. CR_Comite_projet_MD_ASH_V1_0
(1) La norme ISO 8601 spécifie la représentation numérique de la date et de l’heure. Le format à l’américaine permet un
classement chronologique automatique des documents.
Partie 3 77
- L’ordre des différents éléments du nom :
Il n’est pas imposé et varie en fonction du mode de classement que l’on souhaite
adopter dans chacun des répertoires de l’arborescence :
* pour un classement thématique :
** classement par sujet (sujet_type_date_version.extension) ; exemple : reunion_
CR_20100114_V0_1.doc,
** classement par typologie de document (type_sujet_date_version.extension) ;
exemple : CR_reunion_20100114_V0_1.doc ;
* pour un classement chronologique :
** classement chronologique par sujet (date_sujet_type_version.extension) ; exemple :
20100114_reunion_CR_V0_1.doc,
** classement chronologique par type de document (date_type_sujet_version.exten-
sion) ; exemple : 20100114_CR_reunion_V0_1.doc.
c) Harmonisation du vocabulaire
Dans le cas d’un projet de records management, l’archiviste (ou records manager selon
l’appellation de la collectivité) va parallèlement construire deux outils :
- une liste d’autorité (liste « à plat ») en reprenant les termes utilisés dans le plan de clas-
sement afin d’harmoniser les pratiques et avoir un vocabulaire commun non ambigu
(homonymes, synonymes, abréviations, acronymes) ;
- un thésaurus qui va permettre d’indexer les documents : l’indexation facilitera les
recherches ultérieures (en étendant les possibilités de recherche) et l’automatisation
de processus de records management. La norme ISO 15489 définit un thésaurus comme
une liste contrôlée de termes reliés les uns aux autres par des liens sémantiques, hié-
rarchiques, associatifs ou relations d’équivalence.
d) Référentiel de métadonnées
Il est nécessaire de construire un référentiel de métadonnées, à l’instar de ce qui est
préconisé pour les documents d’activité par la norme ISO 15489. Les métadonnées sont
des sortes de marqueurs, des termes, que l’on associe à des fichiers informatiques dans
le but d’améliorer les recherches (par exemple, nom du document, date de la création,
l’auteur qui permettront de lier le document à des droits et à des règles de gestion, mais
aussi format, langage, structure et codification des données qui sont indispensables dans
le cadre d’un archivage électronique). Ainsi, les informations sur le contexte, le contenu et
la structure sont associées aux fichiers dès leur création et lors d’opérations de partage
ou de versement. Les métadonnées peuvent faire interopérer les systèmes informatiques
dans la mesure où elles ont été paramétrées dans un référentiel de métadonnées pour
faire communiquer les applications logicielles et les données non structurées (les espaces
bureautiques notamment). Il est nécessaire de se référer à la norme ISO 23081 sur les
métadonnées pour la mise en œuvre.
78 Partie 3
e) Le contrôle d’accès aux documents
Les règles d’accès aux documents et aux données découlent de l’évaluation des risques
faite au moment de l’élaboration du plan de classement ou du tableau de gestion. Le
degré de finesse du contrôle d’accès est devenu un enjeu important de travail en trans-
versalité et de confidentialité. Dans le cadre d’un accès par direction, l’accès est organisé
de façon hiérarchique (les agents du service ont accès aux documents de leur service).
La norme ISO 15489 qui recommande un plan de classement transversal indique que
la présentation des niveaux de restriction reflète les usages de la collectivité.
Il est fondamental que la mise en place de ces règles soit accompagnée par un plan de
communication interne, le soutien de la direction générale et des formations.
f) Utilisation de solutions de GED

Les solutions de gestion électronique de documents sont de plus en plus utilisées par
les collectivités. Ces outils peuvent faciliter l’accès, l’organisation et le partage des infor-
mations28.
Il existe de nombreux outils sur le marché. Afin de cerner ses besoins et de savoir quelle
solution retenir, il est important de mettre en place une gouvernance de projet, de définir
le périmètre documentaire ciblé et les exigences attendues par les agents à chaque étape
du cycle de vie des informations29. En cas de solution proposée par un prestataire, toutes
les conditions d’interopérabilité, de sécurité, d’accès et de réversibilité sont à envisager.
Une fois l’outil mis en place, des phases de test, un accompagnement au changement,
des administrateurs techniques et fonctionnels doivent être prévus pour avoir l’adhésion
de ses utilisateurs.
g) Cas des informations stockées dans les solutions de cloud computing
Pour en savoir plus, consulter la note d’information relative à l’informatique en nuage

du 5 avril 2016 : https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGP_SIAF_2016_006
Selon la norme ISO/IEC 17788 de 2014 actualisé en 2021, le cloud computing est un
mode d’organisation consistant à donner accès, par un réseau, à des ressources infor-
matiques physiques et/ou virtuelles, distantes et adaptables aux besoins du client.
Les services proposés par cette organisation peuvent correspondre à des hébergements
de solutions de messageries électroniques, logiciels métiers, des espaces de stockage, etc.
Le cloud public, accessible à plusieurs clients sans restriction d’accès, se distingue du
cloud privé, utilisé exclusivement par un seul client qui peut contrôler ses ressources.
Dans les deux cas, les collectivités doivent être très vigilantes si elles sont amenées à
utiliser ces solutions.
28. Se référer à la fiche « La gestion électronique de documents et le cycle de vie : terminologie » du groupe
AMAE de l’AAF afin de cerner les différentes fonctionnalités existantes sur le marché.
29. Les fiches « La gestion électronique de documents et le cycle de vie : périmètres, exigences et points de
vigilance » et « Méthodologie de projet appliquée pour la mise en place d’une GED » du groupe AMAE
de l’AAF pourront vous aider à cerner des exigences à attendre et des conseils pour s’organiser et définir
ensemble ses attentes.
Partie 3 79
En effet, même si elles représentent des économies possibles sur le stockage et les
moyens humains et techniques, les infrastructures peuvent être hébergées dans d’autres
pays que la France, et donc soumises à une autre législation. Pour être en conformité
avec les lois et normes françaises, il est donc possible de se rapprocher des modèles
de cloud souverains, qui offrent une garantie quant à la réalisation des services sur le
territoire national.
Il faut également vérifier les possibilités de réversibilité des données, les garanties quant
à la sécurité, la confidentialité et les sauvegardes des informations stockées dans une
solution de cloud.
80 Partie 3
Chapitre III
L’externalisation des archives
au stade courant et intermédiaire
L’externalisation des archives publiques auprès de tiers archiveurs est encadrée par
deux textes :
- Code du patrimoine : articles L.212-4 et R.212-19 à R.212-31 ;
- Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 (NOR : MCCC0925754A) précisant les normes
relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.
L’externalisation des archives peut porter sur les archives courantes et intermédiaires
d’une collectivité territoriale, qu’elles soient sous format papier ou numérique, après en
avoir informé le directeur des archives départementales au titre du contrôle scientifique
et technique exercé par l’État sur les archives publiques. La prestation doit prendre en
compte les modalités de prise en charge et de restitution des archives, de leur commu-
nication, voire de leur destruction à l’issue de leur durée d’utilité administrative.
L’externalisation n’est pas autorisée pour les archives définitives qui doivent être conser-
vées dans un service public d’archives pour raisons patrimoniales. Pour cette catégorie,
l’hébergement par un prestataire tiers est possible (un data center externe mettant à
disposition une infrastructure informatique, un bâtiment loué) si la responsabilité et les
opérations liées aux documents et données restent entièrement du ressort du service
d’archives.
L’externalisation est une solution qui, bien réfléchie, peut permettre de pallier l’insuffisance
ou l’absence d’un local ou bâtiment dédié à la conservation des archives. Elle peut ainsi
permettre, dans certains services d’archives saturés, de transférer vers un tiers archiveur
la conservation d’ensembles volumineux d’archives destinées à la destruction à l’issue
de leur durée d’utilité administrative, et qui sont peu consultées une fois transférées
(ex. : factures, marchés publics, dossiers de personnel).
Le tiers archivage est autorisé uniquement auprès de prestataires titulaires d’un agrément
en cours de validité et étant certifiés NF 461 (numérique) ou NF 342 (papier). Depuis

le 1er janvier 2021 et en application du décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la
déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture,
le processus d’agrément, autrefois géré par le service interministériel des Archives de
France, est déconcentré auprès du directeur d’archives départementales territorialement
compétent du site pour lequel l’agrément est demandé, pour le préfet du département.
Celui-ci instruit les demandes d’agrément et peut réaliser des visites de contrôle pour
s’assurer que les procédures de conservation et de communication sont respectées.
Partie 3 81
Partie 4
La collecte des archives
définitives
Partie 4 83
La collecte des archives se définit comme l’ensemble des
opérations matérielles et intellectuelles qui aboutissent au
transfert de documents de l’entité qui a produit les documents
à un service d’archives. Il est fondamental de bâtir une poli-
tique de collecte qui définisse les types de documents à col-
lecter (archives publiques, archives privées, types de sup-
ports…) et les moyens à y affecter. Concernant les archives
privées, la politique de collecte doit définir sa stratégie en
matière d’entrée d’archives privées (entreprises, associations,
particuliers). Le registre d’entrée des fonds est un outil incon-
tournable pour tracer l’ensemble des entrées dans un service
d’archives.
84 Partie 4
Chapitre I
Les modes d’entrée des fonds
A - Les entrées par voie extraordinaire

Les fonds des services d’archives territoriales peuvent être composés de fonds d’archives
publiques ou privées si celles-ci ont un intérêt public à être conservées : sociétés d’écono-
mie mixte, sociétés publiques locales, associations, entreprises, papiers de famille, etc. La
définition des archives privées est très large, car l’article L.211-5 du Code du patrimoine
les définit comme suit : « Les archives privées sont l’ensemble des documents définis
à l’article L.211-1 qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article L.211-4 »,
entendant que sont considérés comme archives privées tous les documents qui ne
rentrent pas dans le champ des archives publiques. L’intérêt peut être étudié à la lumière
des critères suivants : intérêt pour l’histoire locale, fonction exercée par le producteur,
complémentarité par rapport à d’autres fonds déjà conservés. L’entrée d’archives privées
avec ou sans transfert de propriété peut être issue de don, dépôt, dation, achat, legs ou
classement (regroupés sous le terme d’entrées par voie extraordinaire). Il existe enfin un
certain nombre de cas particuliers (revendication, restitution, dévolution). Dans tous les
cas, l’article L.213-6 du Code du patrimoine précise que « les services publics d’archives
qui reçoivent des archives privées à titre de don, de legs, de cession ou de dépôt sont
tenus de respecter les stipulations du donateur, de l’auteur du legs, du cédant ou du
déposant quant à la conservation et à la communication de ces archives ».
1. Achat
Un service d’archives peut acheter une pièce ou un fonds qui s’avérerait intéressant au
regard de l’histoire locale et pertinent par rapport à sa politique de collecte. Cela implique
une transaction entre le propriétaire et le service d’archives et aboutit à un transfert de
propriété. Il convient de se reporter au Code des impôts pour connaître les conditions
d’application des taxes.
La décision d’achat de documents par les services publics de l’État est prise par le direc-
teur chargé des archives de France, après avis du comité consultatif du service intermi-
nistériel des Archives de France. La décision d’achat par les collectivités territoriales est
prise par l’exécutif local.
Partie 4 85
Les cessions réalisées au profit d’un service d’archives sont exonérées de la taxe sur les
métaux précieux, les bijoux, les objets d’art, de collection et d’antiquité (article 150 VJ
du Code des impôts).
Une réduction d’impôt est accordée aux entreprises qui achètent des biens culturels
pour les placer en dépôt dans un service d’archives (article 238 bis du Code général
des impôts).
Lorsque les documents privés sont vendus publiquement aux enchères, les services
d’archives doivent en être informés 15 jours à l’avance par l’envoi d’un catalogue. L’État
peut, au nom des collectivités territoriales et à leur demande, exercer un droit de pré-
emption lors de ventes publiques organisées en France ou à Monaco : l’État se substitue
alors au dernier enchérisseur.
2. Liquidation judiciaire
Depuis 2006, les archives des entreprises en liquidation judiciaire sont régies par l’article
L.642-23 du Code du commerce. Ainsi, « avant toute vente ou toute destruction des
archives d’un débiteur, le liquidateur en informe l’autorité administrative compétente
pour la conservation des archives. Cette autorité dispose d’un droit de préemption »,
l’autorité compétente en la matière étant les archives départementales sur son ressort.
3. Dation
La dation est la procédure qui permet à un particulier de payer certains impôts en nature,
c’est-à-dire des biens de haute valeur historique ou artistique. Elle est prévue par l’article 2
de la loi n° 68-1251 du 31 décembre 1968, qui stipule que « Tout héritier, donataire ou
légataire peut acquitter les droits de succession par la remise d’œuvres d’art, de livres,
d’objets de collection ou de documents de haute valeur artistique ou historique », suivie
de son décret d’application n° 70-1046 du 10 novembre 1970 fixant les conditions dans
lesquelles sont donnés les agréments prévus par la loi 68-1251 du 31 décembre 1968 :
il s’agit d’une prérogative régalienne mais, comme la procédure de préemption, l’État
peut en faire bénéficier une région, un département ou une commune.
4. Revendication
Lorsqu’un particulier ou un organisme privé se trouve en possession d’archives publiques,
un service d’archives peut lancer une procédure de revendication en raison de leur
imprescriptibilité. Cette procédure est lancée par le ministère de la Culture puis suivie
par l’Office central de lutte contre le trafic des biens culturels.
En 2016, le comité interministériel aux Archives de France a publié un vade-mecum sur la
revendication des archives publiques30, comportant un rappel des dispositions juridiques
et des modalités pratiques de la revendication d’archives publiques et une typologie non
exhaustive d’archives publiques susceptibles d’être revendiquées.
30. Consultable sur FranceArchives : https://francearchives.fr/file

cd19a20ed77581bd2fc3301a1d176c21cfdde0e7/static_9513.pdf
86 Partie 4
5. Restitution
La restitution concerne les archives conservées indûment par un service public d’archives,
soit en raison de trafic de biens culturels, soit de saisies de guerre.
6. Dévolution
D’après le Dictionnaire de terminologie archivistique, la dévolution consiste en la « remise
officielle, généralement en vertu du principe de pertinence, d’archives définitives par un
service d’archives à un autre qui a hérité de tout ou partie de ses compétences ». Elle
est particulièrement utilisée dans les cas de transfert de compétences entre deux entités,
par exemple entre deux collectivités territoriales.
7. Dépôt
L’article 1915 du Code civil définit le dépôt comme « un acte par lequel on reçoit la chose
d’autrui, à la charge de la garder et de la restituer en nature ». La procédure de dépôt
d’un fonds privé dans un service public d’archives n’entraîne donc pas de transfert de
propriété, il est révocable par les deux parties. Le dépôt est formalisé dans un acte sous
seing privé (conditions de communication notamment). Il doit être l’objet d’attention
particulière car le décès du déposant transfère automatiquement la propriété à ses héri-
tiers (sauf dispositions testamentaires). Si le déposant est amené à révoquer son dépôt,
le service d’archives peut lui demander de rembourser les dépenses occasionnées pour
la conservation des documents.
Il est à noter par ailleurs que les communes peuvent elles-mêmes bénéficier de la pro-
cédure de dépôt puisqu’elles peuvent :
- déposer aux archives départementales à l’expiration d’un délai de cent vingt ans pour
les registres de l’état civil et de cinquante ans pour les autres documents n’ayant plus
d’utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif ;
- les confier en dépôt, par convention, au service d’archives du groupement de communes
à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d’archives de la commune
membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.
Toutefois, si une commune de moins de 2 000 habitants souhaite conserver elle-même
ces documents, elle doit en faire la déclaration auprès du représentant de l’État dans
le département.
Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l’expiration de leur
durée d’utilité administrative.
8. Don et donation
D’après le Code civil (articles 893 à 1099), la donation implique le transfert de propriété
du donateur vers le service d’archives. Elle est établie obligatoirement par acte notarié et
doit faire l’objet d’une délibération de l’exécutif territorial comme le spécifient les articles
L.1121-4 et L.2242-1 du Code général des collectivités territoriales.
Partie 4 87
Les services d’archives pratiquent également le don manuel (de la main à la main) pour
les fonds d’archives de moindre importance. Il n’y a pas de contrat dans ce cas, mais le
don est alors acté par une lettre d’intention de don et une lettre d’acceptation du don
annexé d’un procès-verbal de prise en charge.
Dans ces deux cas, dons et donations peuvent prévoir des clauses sur la conservation,
la communication et la reproduction des documents.
Les collectivités locales sont exonérées des droits de mutation.
9. Legs
Le Code civil prévoit les conditions d’un legs dans ses articles 893 et suivants. Un legs
procède d’un testament olographe (écrit, daté et signé par le testateur), ou rédigé devant
notaire, ou mystique (ouvert après le décès du testateur par le notaire auquel il a été remis
scellé ou par deux témoins). La collectivité doit manifester son accord. Cette procédure
peut engendrer des difficultés quant aux dévolutions successorales.
Les legs sont exonérés de droit de mutation (article 1131 du Code général des impôts) :
les héritiers n’ont donc à régler aucun droit de succession sur les biens légués.
10. Les archives classées

Les archives privées peuvent faire l’objet d’un classement comme archives historiques,
en application des articles L.212-15 et suivants du Code du patrimoine :
Code du patrimoine, article L.212-15

« Les archives privées qui présentent pour des raisons historiques un intérêt public
peuvent être classées comme archives historiques, sur proposition de l’administration
des archives, par décision de l’autorité administrative. »
Le propriétaire concerné conserve les archives, mais est soumis à différentes obligations
ou interdictions, notamment l’interdiction d’exportation.
Le classement d’archives privées peut être prononcé d’office (art. L.212-17 du Code du
patrimoine). Le service interministériel des Archives de France est chargé de tenir la liste
des archives historiques.
B - Les versements
Les archives publiques définitives doivent obligatoirement être versées dans le service
public d’archives territorialement et administrativement compétent. Le principe des verse-
ments a été établi par un décret du 21 juillet 1936 ; il est repris par le décret n° 79-1037
du 3 décembre 1979 et codifié aux articles L.212-2 à L.212-5 du Code du patrimoine. Il
s’agit d’une opération intellectuelle et matérielle qui acte le transfert de responsabilité
d’un service producteur au service des archives.

Compte tenu de la complexité croissante de l’administration et malgré la dématéria-
lisation de certaines procédures, la masse de papiers s’accroît dans des proportions
considérables ; faire face à ce développement de production de documents nécessite
de la part de chacun, rigueur et méthode.
88 Partie 4
1. Législation
Les services d’archives ont vocation à recevoir les documents produits par les services
publics dans le ressort territorial de leur compétence, ainsi que des archives privées, à
l’issue des opérations de tri et de sélection. En réalité, de nombreux services accueillent
également les archives intermédiaires, de façon à faciliter la collecte, dans des locaux
de préarchivage s’ils existent ou directement dans les locaux d’archives.
Les archives publiques doivent être versées dans un service public d’archives, d’après
l’article L.212-4 du Code du patrimoine, et être accompagnées d’un bordereau de ver-
sement qui détaille les archives concernées.
Le Code du patrimoine, dans son article L.216-8, prévoit que les services départementaux
d’archives « sont tenus de recevoir et de gérer les archives des services déconcentrés de
l’État ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser. Il en va de
même des autres archives publiques constituées dans leur ressort ainsi que des archives
que les communes sont tenues ou décident de déposer aux archives départementales ».
2. La préparation des versements

La première tâche des archivistes consiste à informer les agents, à leur expliquer les
notions de base sans lesquelles toute collaboration s’avérerait infructueuse, notamment
la législation, l’intérêt de la conservation et du tri, les rôles et responsabilités des services
producteurs et des services d’archives et la façon de préparer les dossiers. La démarche
de sensibilisation doit évidemment aborder les environnements papier et numérique.
Ces échanges peuvent avoir lieu lors de rencontres au sein des services, d’actions de
formation ou lors de visites organisées dans les locaux des archives.
L’idéal est d’avoir réalisé en amont un tableau de gestion des archives, et si ce n’est pas le
cas, il faut l’envisager au moment où le service producteur souhaite verser ses documents.
a) Dans l’environnement papier

Il est indispensable de s’astreindre, en amont du versement, à un bon classement et à un
repérage précis des dossiers ; ce travail, effectué dans les bureaux, facilite grandement
les versements, le travail des archivistes et les recherches ultérieures.
Chaque dossier représente une unité intellectuelle : il traite d’une affaire déterminée et
peut, bien souvent, être organisé en sous-dossiers, moins volumineux ; il est composé
d’un certain nombre de pièces, la « pièce » étant la plus petite unité en archivistique : elle
est indivisible, tels une simple feuille ou un registre (lorsqu’il s’agit de support papier, la
question se posant en des termes différents pour les supports informatisés).
À l’intérieur des dossiers, le classement s’effectue du général au particulier. L’ordre chro-
nologique doit être respecté ; pour certaines séries de documents, il faut tenir compte de
l’ordre alphabétique (par exemple, pour les dossiers scolaires des élèves) ou numérique
(par exemple, pour les permis de construire).
Chaque dossier ou sous-dossier est placé dans une chemise, de couleur neutre de préfé-
rence pour éviter la colorisation des feuilles en cas d’inondation, sur laquelle sont portés
le sujet et les dates extrêmes, c’est-à-dire la plus ancienne et la plus récente, fixant le
cadre temporel dans lequel s’est exercée l’action administrative.
Partie 4 89
Les dossiers sont ensuite rangés dans des boîtes identifiées et numérotées, une boîte
pouvant comporter un seul dossier mais un seul dossier pouvant nécessiter l’utilisation
de plusieurs boîtes. Ces dernières constituent des unités matérielles de rangement, cha-
cune représentant un article.
Si le tri des dossiers eux-mêmes n’incombe pas aux services versants, certaines pièces
peuvent néanmoins être éliminées dans les bureaux ; il s’agit, pour l’essentiel, des papiers
de corbeille, des doubles, de la plupart des brouillons, des bordereaux de transmission
et de la documentation imprimée comme des revues et brochures spécialisées. Si un
tableau de gestion existe, les services sont tentés d’identifier les documents qui sont à
éliminer immédiatement : il faut donc prévoir ce cas dans la procédure. En tout état de
cause, ils sont à mettre de côté en vue d’une demande d’élimination auprès de l’autorité
qui exerce le contrôle scientifique et technique.
Ce « dégraissage » des dossiers permet d’importants gains de place et facilite la recherche
des informations.
Enfin, l’utilisation d’objets métalliques tels que trombones, épingles ou agrafes, ainsi que
de pochettes plastiques, est à proscrire : ils s’altèrent avec le temps et endommagent les
documents. De même, s’il s’agit d’archives éliminables à terme, la qualité du recyclage
du papier sera amoindrie par leur présence.
Quelques bonnes pratiques
À éviter À privilégier
Stylo : encre indélébile, risque de taches Crayon à papier
à travers le document
Tout produit enduit de colle (Post-It, Papier (signet, feuille)
Scotch…) : trace de colle, risque de déchirure
Trombone en métal : rouille, risque Trombone en plastique
de déchirure Pochette papier
Pochette ou chemise en plastique : Pochette ou chemise en papier ou carton fin,
instable chimiquement, transfert d’encre, de couleur neutre (blanc, gris, beige)
risque de condensation
Pochette ou chemise de couleur vive
(rouge, orange…) : transfert de couleur
Classeur : perforation des feuilles, perte Boîte archives standard, de 8 à 15 cm de large,
d’information, usage de pochettes plastiques et de taille adaptée aux documents
Boîte trop ou pas assez remplie : risque Adapter la taille de la boîte au volume
d’écrasement ou d’affaissement des dossiers à archiver
Préférer 2 boîtes plus petites à une boîte
plus grosse
b) Dans l’environnement numérique

L’environnement numérique propre à la bureautique et aux applications logicielles pos-

sède un certain nombre de défis techniques à relever, mais la démarche archivistique
reste identique au papier : il faut toujours évaluer, trier, classer, décrire, conserver, com-
muniquer, éliminer. Comme pour le papier, les documents et données numériques ont
besoin d’un espace de stockage : le système d’archivage électronique (voir partie 6) qui
va assurer leur lisibilité et leur exploitabilité à long terme. Mais la mise en place de verse-
90 Partie 4
ment mixte papier-numérique ou de versement numérique nécessite un travail en amont
pour structurer et rationaliser la production (voir partie 3). Il est également absolument
incontournable de collaborer sur ce sujet avec le service informatique. Pour collecter les
archives numériques, il convient de documenter le versement en lui-même mais aussi
les archives elles-mêmes avec des métadonnées (format, structure, langage…) et leur
contexte de production.31
Dans un premier temps, on peut par exemple faire une copie fidèle des documents et
données pour travailler dessus (ranger, faire le tri, repérer les doublons, calculer les
volumes…). Une fois le travail d’analyse réalisé avec le service producteur, le service
des archives peut procéder à plusieurs étapes de préversement pour garantir la qualité
des données et des métadonnées à archiver :
- le calcul d’empreintes garantit l’intégrité des données en produisant « une chaîne
de caractères propre à un fichier et différente à chaque modification de celui-ci ». De
nombreux outils permettent de réaliser ce calcul ;
- le renommage des fichiers en lots (sur l’intérêt du renommage, voir la partie 3), il existe
également des logiciels pour ajouter des préfixes et suffixes, nettoyer des caractères, etc. ;
- l’analyse des formats des fichiers de façon à corriger les problèmes de pérennisation.
Un outil de copie contrôlée peut s’avérer utile pour établir un rapport détaillé et fiable
des dossiers et fichiers récupérés.
Les résultats seront conservés par l’archiviste et annexés ensuite au versement (par
exemple, au format XML).
Le service interministériel des Archives de France propose une série de billets sur son
blog32 qui vise à assurer une veille technologique des outils permettant de réaliser les
traitements et les contrôles depuis la capture de l’information jusqu’à son empaquetage.
3. Le traitement des versements

a) Le registre des entrées
Le Dictionnaire de terminologie archivistique définit le registre des entrées des fonds
comme le « registre réglementaire, manuel ou informatisé, contenant l’inscription systéma-
tique, obligatoire et numérotée dans l’ordre chronologique, de toutes les opérations de ver-
sements ou d’acquisitions, servant de preuve de leur entrée dans un service d’archives ».
Il contient les informations suivantes (il peut être dressé sur un tableur à défaut de logi-
ciel archives) :
- le numéro d’entrée (numéro unique) ;
- le numéro du versement ou du fonds ;
- le nom du service versant ou du dépositaire ou du donataire ;
- une analyse très succincte du contenu ;
- les dates extrêmes ;
- la localisation.
31. Sur ce sujet, se reporter au petit guide Les archives électroniques, par Lorène Béchard, Lourdes Fuentes
Hashimoto et Édouard Vasseur, édité par l’Association des archives français.
32. https://siaf.hypotheses.org
Partie 4 91
b) Le bordereau de versement
Le bordereau de versement est la pièce justificative qui accompagne le versement. Son
contenu est imposé par la circulaire AD 93-333 de l’ancienne direction des Archives de
France. Il a été élaboré dans l’optique de versement d’archives sur support papier, si
bien qu’il faut procéder à des ajustements pour l’adapter à l’environnement numérique
en s’appuyant sur les exigences du standard d’échange de données pour l’archivage34
(SEDA).
> La description du bordereau

Le bordereau de versement est un formulaire remis par le service d’archives au service
versant qui le complète et le redonne dûment rempli lors du versement.
Le bordereau peut comporter35 :
- une fiche de description du versement par article :
* dans un encadré réservé au service versant :
** le nom du service, repris sur l’organigramme,
** la date du versement,
** le nombre d’articles ;
* dans un encadré réservé au service d’archives :
** le numéro d’enregistrement du versement,
** la date de prise en charge,
** le métrage,
** éventuellement l’emplacement du document ;
- quatre colonnes mentionnant :
1° le numéro d’article en continu (sans bis/ter… ni A/B/C…), avec éventuellement la
mention de la série et de la sous-série ;
2° l’analyse (ou description) de l’article ;
3° les dates extrêmes de l’article (année du document le plus ancien – année du
document le plus récent) ;
4° des observations.
On peut ajouter des colonnes portant l’année de communicabilité ou de destruction de
l’article.
On peut joindre au bordereau une fiche d’indexation qui permet de décrire le versement
avec un vocabulaire standardisé (voir le Thésaurus pour la description et l’indexation
des archives locales anciennes, modernes et contemporaines36).
33. Circulaire AD 93-3 : traitement des archives contemporaines. Bordereau de versement :

https://francearchives.fr/fr/circulaire/AD_93_3
34. Voir la page relative au SEDA du SIAF : https://francearchives.fr/seda/ et la fiche AMAE « Préconisations pour
la conception de bordereaux de versement et d’élimination dans un contexte mixte papier-électronique ».
35. Cf. annexe 3
36. Le thésaurus est accessible à cette adresse : https://francearchives.fr/article/37828
92 Partie 4
> La rédaction du bordereau
Le premier encadré et les trois premières colonnes au moins sont complétés par le
service versant.
De bonnes descriptions sont indispensables ; permettant de cerner précisément le
contenu des dossiers, elles facilitent les recherches ultérieures, tant pour le service ver-
sant que pour le service d’archives. Pour des raisons de gestion interne, on peut séparer
les archives définitives des archives éliminables, par exemple en prévoyant des feuillets
séparés.
Elles précisent :
- l’auteur de l’action administrative ;
- l’action ;
- l’objet de cette action ;
- son destinataire ;
- la nature du document (procès-verbal, compte rendu…) ;
- le type de document (registre, formulaire…).
Dans le cas de séries classées par ordre alphabétique ou numérique, l’analyse doit
comporter les lettres de l’alphabet concernées par chaque article ou les numéros.
Par exemple :
- « permis de construire n° 1 à 30 » pour le numérique ;
- « dossier de personnel lettres A à C » pour l’alphabétique.
Les lacunes, lorsqu’il y en a, sont mentionnées. La précision n’exclut pas la concision.
Les abréviations sont proscrites et les sigles sont développés ; s’ils existent en quantité,
il faut en dresser la liste, avec leur développement, en début de bordereau.
Les documents éliminables à terme sont analysés succinctement ; les documents de
conservation définitive donnent lieu à des analyses fines, sources de l’histoire de demain.
On peut demander que ces analyses plus fines soient rédigées sur le modèle suivant :
- objet, action : typologie (dates extrêmes) => ex : mairie, construction : projet, devis, fac-
tures, plans, délibérations (1889-1923) ;
- objet, action 1 : typologie (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes) =>
ex : mairie, construction : projet, devis, factures, plans, délibérations (1889-1923) ; exten-
sion : projet, dossiers des entreprises retenues, décomptes généraux et définitifs, plans,
délibérations, correspondance (2003-2005).
Si le bordereau comporte plusieurs pages, elles sont numérotées en chiffres arabes.
Le bordereau est rédigé en triple exemplaire :
- le premier est retourné, signé, après vérification et cotation, au service versant. Lors de
toute demande ultérieure de documents, celui-ci donnera la cote précise du dossier, sans
se contenter de vagues descriptions qui ralentissent considérablement les recherches
et les rendent fastidieuses ;
- deux exemplaires sont conservés par le service d’archives : l’un est classé au nom
du service versant, l’autre est classé chronologiquement, dans l’ordre numérique des
versements.
Les documents éliminables d’emblée sont consignés dans un bordereau d’élimination
qui précise le type de dossier, le métrage et les dates des documents. Signé du chef de
service responsable de l’exécutif (maire, président) ou d’une personne ayant délégation,
Partie 4 93
ainsi qu’éventuellement du responsable du service d’archives, il reçoit ensuite le visa
du directeur des archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique
qu’il exerce sur les archives publiques.
Concernant la prise en charge d’archives électroniques récupérées manuellement, ou
dans le cas de versements mixtes (papier - numérique), les informations suivantes peuvent
être ajoutées dans le bordereau :
- nombre de dossiers et de fichiers ;
- volumétrie (octets, kilo-octets, giga-octets, etc.) ;
- historique de production numérique ;
- localisation (espace de stockage d’origine) ;
- modalités de transfert ;
- support ;
- format de fichiers (version).
Pour faciliter une entrée ultérieure en système d’archivage électronique (SAE) et/ou en
prévision d’une automatisation, le bordereau doit être conforme au standard d’échange
de données pour l’archivage (SEDA)37.
Si des archives électroniques sont collectées automatiquement, il est possible qu’un
bordereau soit édité grâce à des outils prévus en amont, notamment grâce à une fonc-
tionnalité d’export intégrée dans le logiciel métier faisant le lien avec les informations à
archiver, à un générateur de bordereaux, ou au SAE permettant l’édition par formulaire
d’un tel document.
> L’utilité du bordereau

Le bordereau de versement a une triple utilité :
- outil juridique, il atteste que les dossiers sont pris en charge par le service d’archives ;
- outil de gestion, il est un état précis du versement ;
- outil de recherche, il est indispensable à l’administration, au service d’archives et au
chercheur ; sa précision et sa clarté facilitent la rédaction future des répertoires.
> La vérification du bordereau

Le service d’archives prend le soin de vérifier, dans un premier temps, qu’il existe bien
une adéquation entre le bordereau et les articles ou boîtes.
Il examine ensuite le contenu des analyses : les erreurs ou imprécisions dans la rédaction
sont signalées au service versant qui doit y remédier en modifiant ou en complétant le
bordereau. Aucun bordereau incomplet ou confus ne peut être accepté, la masse des
versements à traiter imposant qu’il ne soit pas nécessaire de revenir sur chacun d’eux
ultérieurement (bien évidemment, une attention particulière est portée aux analyses des
archives définitives). Ces exigences, qui apparaissent de prime abord tatillonnes pour les
administrations, s’avèrent, à terme, bénéfiques pour tout le monde.
Il complète le bordereau en indiquant la communicabilité des dossiers et, éventuellement,
les dates d’élimination des documents.

Le versement est ensuite enregistré sous un numéro, avec mention de la date de prise
en charge, du service versant, du métrage et de la cote.
37. Cf. partie 6, p. 148-149
94 Partie 4
> Le cas des officiers publics et ministériels
Les fonds quantitativement les plus importants dans les archives départementales sont
ceux des notaires, minutes et répertoires.
Parfois très anciens, ils peuvent remonter au début du Moyen Âge ; leur volume est
considérable car ils peuvent représenter plusieurs milliers de registres par département.
Ce sont des sources capitales, tant pour les chercheurs que pour les généalogistes ama-
teurs ; ils fourmillent de renseignements indispensables à l’histoire des familles et des
mentalités et à l’analyse de l’évolution sociale et économique.
La loi du 14 mars 1928 en faisait des archives semi-publiques et incitait au dépôt, dans les
archives nationales (pour le département de la Seine) ou départementales, des minutes
ayant plus de 125 ans. Elles sont devenues depuis des archives publiques à part entière
(article L.211-4 du Code du patrimoine), dont le versement est obligatoire.
Depuis 2008, ce délai a été réduit à soixante-quinze ans pour les archives des notaires
et vingt-cinq ans pour celles des autres officiers publics ou ministériels.
Article R.212-15, Code du patrimoine

« Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation
de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d’archives relevant
du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines ou
placés sous le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives est fixé à soixante-
quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels. »
Ce même décret prévoit que les minutes et répertoires des notaires sont classés et
inventoriés par les archives.
Les versements sont préparés dans les études et donnent lieu à la rédaction d’un borde-
reau : chaque notaire étant identifié, il s’agit de classer chronologiquement les registres
ou liasses.
Outre les notaires, les officiers publics et ministériels regroupent les avoués, les huissiers
et les commissaires-priseurs.
> Le cas des hôpitaux
À consulter sur FranceArchives :

Microsoft Word - 93-4-2.DOC (francearchives.fr)
L’article 7 de l’arrêté interministériel du 11 mars 1968 diffusé par la circulaire AD 68-11

du 30 novembre 196838 et la circulaire AD 93-4 du 14 mai 1993 sur les archives des
établissements publics d’hospitalisation prévoient les modalités de dépôt des archives
hospitalières auprès des services publics d’archives, qu’elles soient administratives,
comptables, techniques ou médicales.
Les archives des hôpitaux communaux intègrent par versement les fonds d’archives
communales ou sont déposées aux archives départementales avec celles-ci. Les archives
des établissements intercommunaux, départementaux, interdépartementaux, régionaux
ou d’État sont quant à elles destinées à être conservées aux archives départementales.
38. https://francearchives.fr/fr/file/6e7ab479c5c3f325ef6cbc643e003b0a67e62d45/AD_68_11.pdf
Partie 4 95
Chapitre II
Évaluation et sélection des archives
A - Législation
Le Code du patrimoine prévoit (article L.211-2) que la conservation des archives est
organisée « dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justifica-
tion des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la
documentation historique de la recherche ». Il précise ensuite qu’à « l’expiration de leur
période d’utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à
l’article L.212-3 font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver
des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique,
destinés à l’élimination ».
L’évaluation des archives pose de sérieuses questions afin de sélectionner ce qui relève
de l’intérêt public ou qui a un intérêt juridique, historique ou scientifique. Le service
interministériel des Archives de France publie des instructions de tri qui s’appuient sur
des délais de conservation ou des délais de prescription prévus par la loi, mais il est
extrêmement difficile de savoir à l’avance et avec précision quelles archives auront une
utilité juridique (les collectivités n’étant pas à l’abri d’un procès tardif) ou historique.
Il est également nécessaire de rappeler comment s’articule le Code du patrimoine avec la
loi Informatique et libertés. La loi Informatique et libertés oblige les collectivités à déclarer
une durée de conservation des données personnelles dans les applications logicielles
ou autre système automatisé et à les supprimer à l’issue, mais elle prévoit aussi dans
son article 36 que les données personnelles peuvent être conservées à titre historique
par les services d’archives :
Loi Informatique et libertés, article 36

« Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de la durée
prévue au 5° de l’article 6 qu’en vue d’être traitées à des fins historiques, statistiques
ou scientifiques ; le choix des données ainsi conservées est opéré dans les conditions prévues
à l’article L.212-3 du Code du patrimoine. […] »
Cette obligation a été renforcée par la promulgation du règlement général de protection

des données (RGPD), qui oblige à tenir un registre pour tout traitement de données
personnelles.
Partie 4 97
Depuis juillet 2014, les archivistes disposent d’un cadre méthodologique pour l’éva-
luation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques publié par le comité
interministériel aux Archives de France39, pour lequel l’archiviste ne pourra se dispenser
d’une lecture intégrale. Le cadre méthodologique propose une méthodologie très précise
ainsi que deux grilles d’évaluation et deux schémas de démarche de la sélection ainsi
que des modèles.
B - Les étapes
L’évaluation est l’opération qui vise à déterminer l’intérêt public, l’intérêt administratif,
juridique ou historique de l’ensemble des documents considérés. L’objectif est de définir
le sort final des documents : conservation intégrale, destruction intégrale ou conservation
partielle.
Les documents sont évalués à la lumière de leur valeur primaire (directe) et secondaire
(indirecte). La valeur primaire se dit d’un document qui a une valeur de preuve ou de
témoignage (selon les besoins administratifs, légaux ou financiers), tandis que la valeur
secondaire concerne la valeur d’information et de documentation historique. Les cri-
tères de sélection dépendent du contexte de production et du contenu des documents
concernés.
Dans le cas d’une conservation partielle des documents, il faut procéder à l’étape de
sélection. La sélection est l’opération qui vise « à identifier les documents à conserver
et ceux qui sont dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt juridique, historique ou
scientifique et pouvant donc être éliminés ». D’après le cadre méthodologique toujours,
différents types de sélections peuvent être mis en œuvre :
- sélection des documents récapitulatifs ;
- sélection qualitative : « La sélection qualitative peut être mise en œuvre de différentes
façons : sélection de cas particuliers (cas médiatique, cas faisant jurisprudence, affaire
politique, cas typique ou atypique, personnalité, évolution de la société, évolution du
territoire, événement exceptionnel, etc.) ou sélection d’ensemble de documents illustrant
un territoire donné ou une période considérée comme significative » ;
- sélection d’un spécimen (exemplaire extrait d’un ensemble de dossiers ou de dossiers
sériels pour documenter une procédure administrative) ;
- sélection d’un échantillon représentatif (géographique ou mécanique/systématique).
La méthode d’évaluation recommande une approche par fonction qui va étudier un pro-
cessus dans sa globalité en prenant en compte toutes les organisations qui interviennent
dans ce processus, ce qui encourage la coopération entre les services d’archives publics.
39. Le cadre méthodologique est accessible à cette adresse : https://

francearchives.fr/circulaire/CADRE_METHODO_2014_07
98 Partie 4
C - La méthode d’échantillonnage
La refonte des méthodes de sélection vise à documenter les opérations de sélection
pour restituer fidèlement au futur public une vision de l’ensemble des documents avant
leur échantillonnage et à produire des échantillons plus scientifiques (ainsi, les échan-
tillonnages alphabétique et chronologique sont abandonnés). Le cadre méthodologique
recommande de réévaluer régulièrement les fonds.
L’échantillonnage est « une procédure qui doit donc être réservée à des séries volumi-
neuses de dossiers sériels pour lesquels une conservation intégrale n’est pas primor-
diale » puisqu’il « diminue de facto les chances de succès d’une recherche nominative
individuelle au sein des documents ».
La méthode d’échantillonnage la plus courante est la méthode systématique, également
appelée mécanique : il s’agit du « résultat du prélèvement d’un nombre de dossiers donné,
en fonction du volume initial et des critères d’homogénéité de l’ensemble documentaire ».
Cette méthode consiste en cinq étapes : définir l’effectif de départ (par exemple, la pro-
duction annuelle), en évaluer le degré d’homogénéité, déterminer la taille de l’échantillon
à prélever puis son mode de prélèvement, documenter l’opération.
Pour définir un échantillon, on peut procéder de la manière suivante (sont indiqués en
gras les points essentiels à aborder) :
Eléments de réflexion sur la mise en œuvre d’un échantillonnage
Partie 4 99
Chapitre III
Les éliminations
A - La réglementation
Le tri consiste à fixer le sort des documents ; l’élimination est la destruction de ceux qui
ne présentent plus d’intérêt. Ces deux opérations sont nécessaires pour :
- éviter l’encombrement des services d’archives par des masses de papier devenues
inutiles ;
- éviter des dépenses élevées liées à leur conservation ;
- faciliter le traitement intellectuel des archives et les recherches.
Le Code du patrimoine, dans son article R.212-14, impose que « la personne chargée
du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives établit les listes des docu-
ments dont elle propose l’élimination et les soumet au visa de l’administration d’origine.
Toute élimination est interdite sans ce visa. Les services, établissements et organismes ne
peuvent s’opposer à l’élimination d’archives versées par eux dans les dépôts relevant de
la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives qu’en
raison de nécessités juridiques. Lorsqu’il n’existe pas de nécessités juridiques justifiant
le refus d’élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les
archives dont l’élimination est proposée ».
Le cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives
publiques indique par ailleurs que « le simple toilettage du dossier (élimination de doubles
et notes informes à l’intérieur d’un dossier) ne doit plus être mentionné dans les tableaux
de gestion des archives. Il peut être réalisé sans visa d’élimination ».
Le processus d’élimination est facilité dans le cas où des tableaux de gestion ont été
dressés en amont avec les services ou que le service interministériel des Archives de
France a publié des préconisations (voir partie 3). Dans le cas des documents pour les-
quels il n’existe pas de réglementation, un accord est passé entre le service d’origine
et le service d’archives dont la validité sera soumise à l’autorité qui exerce le contrôle
scientifique et technique.
Partie 4 101
B - Le bordereau d’élimination
En pratique, le bordereau d’élimination est bien souvent dressé par le service d’archives,
bien qu’il soit de la responsabilité du service versant. Il doit être visé par le responsable du
service versant (ou le responsable de l’exécutif : maire, président de l’EPCI) et éventuelle-
ment le responsable du service des archives en deux exemplaires. Il est ensuite transmis
par l’autorité territoriale à l’autorité qui exerce le contrôle scientifique et technique qui
appose son visa (avec ou sans réserves) ou le refuse. L’autorité qui exerce le contrôle
scientifique et technique appréhende la situation locale et peut être amenée à modifier
les délais prévus par les textes réglementaires nationaux.
Le bordereau d’élimination n’a pas de forme réglementaire mais se présente souvent
sous la forme d’un tableau à plusieurs colonnes :
- analyse sommaire des documents ;
- nombre de mètres linéaires ;
- dates extrêmes ;
- observations ;
- éventuellement la référence au texte réglementaire qui autorise l’élimination.
Dans le cas d’archives numériques, il est nécessaire d’ajouter des informations tech-
niques : le nombre de fichiers, la volumétrie en octets, le format40. Si les destructions
sont réalisées par le service informatique, il est souhaitable de lui demander de délivrer
une attestation.
C - La destruction physique
L’accord une fois donné par l’autorité qui exerce le contrôle scientifique et technique,
la destruction des documents peut être réalisée. Elle doit avoir lieu de façon à garantir
la confidentialité et la non-lisibilité. Elle est totale et se fait en général par broyage ou
déchiquetage dans un pilon en interne ou via une prestation. Pour des raisons environ-
nementales évidentes, l’incinération est très peu pratiquée.
Dans le cadre d’une prestation, une convention doit être établie pour définir les modalités
de destruction des archives :
- précautions à prendre pendant l’enlèvement ;
- précautions à prendre pendant le transport ;
- délivrance d’un certificat de destruction : date du broyage, poids ;
- clause de confidentialité.
Le service des archives assure un contrôle visuel des archives à éliminer jusqu’à ce que
l’opération de destruction soit réellement terminée afin de sécuriser la procédure et
d’éviter un éventuel détournement d’archives.
Il existe des sociétés spécialisées en destruction et/ou recyclage de tous les supports :
papier bien sûr, mais aussi radios, microfilms, vidéos, CD, etc.
40. Voir la fiche « Préconisations pour la conception de bordereaux de versement et d’élimination dans un
contexte mixte papier-électronique » du groupe AMAE, publiée par l’Association des archivistes français.
102 Partie 4
Lorsque l’on a recours à leurs services, il convient de demander la délivrance d’un cer-
tificat de destruction indiquant le volume détruit et la date de l’opération, qui sera joint
aux bordereaux d’élimination auxquels il se rapporte.
En 2020, le SIAF a diffusé une fiche d’information du ministère de la Justice sur le délit
de destruction d’archives sans accord préalable de l’administration des archives41, dans
laquelle sont rappelées les peines encourues en cas de destruction intentionnelle ou
effectuée par négligence.
41. DGP_SIAF_2020_003.pdf (francearchives.fr)
Partie 4 103
Partie 5
Le traitement des archives
Partie 5 105
Le traitement des archives est caractérisé par une succession
d’opérations effectuées dès l’arrivée des documents et per-
mettant, à terme, leur communication au lecteur.
Les archives se répartissent entre :
- archives anciennes (avant 1789) ;
- archives de la période révolutionnaire (1790-1799) ;
- archives modernes (1800-1940) ;
- archives contemporaines (après 1940 pour les archives
départementales, voire 1982 pour les archives communales).
Le traitement des archives s’appuie sur le principe du respect
des fonds.
106 Partie 5
Chapitre I
La constitution d’un ensemble cohérent
A - Le respect des fonds

Le principe du respect des fonds est un principe fondamental en archivistique, établi par
une circulaire de 1841 intitulée : « Instruction pour la mise en ordre et le classement des
archives départementales et communales ».
Également appelé principe de provenance, il consiste à laisser groupés les documents
émanant d’un service, d’un établissement, d’une personne physique ou morale, c’est-à-
dire à ne pas les mélanger les uns aux autres.
Il s’oppose à un classement thématique, où les dossiers seraient ventilés par matière, ce
qui induirait, dans la plupart des cas, un démantèlement des fonds.
Par ailleurs, à l’intérieur des dossiers constituant un fonds, chaque document a sa place
et sa raison d’être par rapport aux autres documents ; dans la mesure du possible, l’ordre
originel doit être maintenu.
Un fonds peut être clos : aucun document nouveau ne viendra plus l’alimenter.
Il peut être ouvert, c’est-à-dire susceptible d’accroissement : dans ce cas, l’archiviste
travaille sur une tranche chronologique déterminée ; pour les archives communales, la
durée du mandat municipal peut être par exemple retenue.
L’identification des documents implique que l’on détermine :
- le producteur ;
- les circonstances qui ont entraîné leur rédaction ;
- la procédure mise en œuvre ;
- le but poursuivi ;
- le destinataire ;
- le moment et les circonstances de leur réception ;
- les voies qu’ils ont empruntées pour parvenir jusqu’à nous.

Le principe du respect des fonds est développé par Michel Duchein dans un texte intitulé
« Le respect des fonds en archivistique » (Gazette des archives n° 97-197742).
42. https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_1977_num_97_1_2554
Partie 5 107
B - Le classement
Selon le Dictionnaire de terminologie archivistique du Conseil international des archives,
le classement est :
« L’opération intellectuelle consistant à ordonner les documents d’archives à l’intérieur
des articles et les articles à l’intérieur des fonds ou des séries, selon un plan reflétant la
structure interne des organismes producteurs des fonds, conformément au principe du
respect des fonds et au principe du respect de l’ordre primitif, ou, en cas d’impossibilité
d’application de ces deux principes, selon des critères chronologiques, géographiques,
alphabétiques ou thématiques. »
Dans le cas des versements administratifs effectués en prenant toutes les précautions
requises, l’ordre des dossiers et des documents est cohérent et reflète fidèlement l’acti-
vité des services.
Mais il arrive que certains versements de documents plus anciens n’aient pas eu lieu,
en raison principalement de l’exiguïté des locaux d’archives avant l’aménagement ou
la construction de nouveaux dépôts.
L’archiviste peut alors être confronté à des masses de papiers empilés, sans ordre ni
méthode, qui nécessitent un traitement particulier.
Ce genre de situation se rencontre aussi lorsqu’un service d’archives reçoit des fonds
privés que leurs propriétaires ne peuvent ou ne savent classer.
L’opération de classement est alors tant intellectuelle que matérielle.
Les pièces sont identifiées une par une ; celles qui traitent d’une même affaire sont regrou-
pées pour créer un dossier, subdivisé parfois en sous-dossiers ; l’agencement interne
du dossier suit un ordre logique qui va du général au particulier et/ou chronologique, du
document le plus ancien au plus récent.
Le classement des archives administratives est organisé de la manière suivante :
- la création de l’institution ;
- les attributions ;
- l’organisation ;
- le personnel ;
- la comptabilité ;
- les actions.
Dans le cas d’archives personnelles et familiales, la succession est :
- documents biographiques ou généalogiques ;
- documents personnels et familiaux (état civil, testaments…) ;
- documents patrimoniaux (actes d’achat ou de vente) ;
- procédures ;
- activités publiques, s’il y a lieu (dans le cas d’un élu, par exemple) ;
- documents concernant les familles parentes ou alliées, par ordre alphabétique.
Le dépouillement s’effectue sur fiches, chaque fiche correspondant à un article qui reçoit
un numéro provisoire. Les fiches sont ensuite ordonnées, l’ordre définitif correspondant au
plan de classement choisi. Cette opération peut également être réalisée dans un tableur
où l’on créera des colonnes « cote provisoire » (ou « cote de travail ») et « cote définitive ».
Enfin, un numéro définitif est attribué à chaque article.
108 Partie 5
Étapes du classement d’un fonds d’archives
C - La description
Le mot « description » est apparu récemment dans la terminologie archivistique et sup-
plante peu à peu le terme « analyse », trop restrictif.
La description est la représentation d’une unité archivistique déterminée, à savoir, sui-
vant le choix, un fonds entier, un versement ou un groupe d’articles, un dossier ou une
pièce. Elle en définit de manière précise et concise le contenu. Elle doit être objective et
intelligible, même pour le lecteur qui ne connaît pas le fonds. Elle est complémentaire du
travail de classement et son but est l’élaboration des instruments de recherche.
La description est composée de :
- l’identification du producteur ;
- la description des unités documentaires ;
- l’indexation.
L’identification du producteur ou acteur indique tout changement intervenu : appellation,
attribution, place dans l’organigramme. Elle est essentielle dans le cas des versements
contemporains, compte tenu de la complexité croissante des activités des administrations.
La description du producteur vise à le situer hiérarchiquement et historiquement, à en préci-
ser l’organisation interne. Les éléments rassemblés lors de cette première étape définissent
le contexte du fonds et trouvent leur place dans l’introduction de l’instrument de recherche.
Le Conseil international des archives a publié en 2004 la deuxième édition de la norme

ISAAR(CPF)43. Cette norme internationale permet la rédaction des notices d’autorité
archivistique relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles, décrivant les entités
associées à la production et à la gestion des archives.
43. Microsoft Word - ISAAR _CPF_ 2eme edition pages 1-32.doc (ica.org)
Partie 5 109
Une notice d’autorité comporte quatre grandes zones, subdivisées en plusieurs parties,
signalées dans le chapitre 5 de la table des matières de la norme :
1. Zone d’identification
1.1 Type d’entité
1.2 Forme(s) autorisée(s) du nom
1.3 Formes parallèles du nom
1.4 Formes du nom normalisées selon d’autres conventions
1.5 Autres formes du nom
1.6 Numéro d’immatriculation des collectivités
2. Zone de la description
2.1 Date d’existence
2.2 Histoire
2.3 Lieux
2.4 Statut juridique
2.5 Fonctions et activités
2.6 Textes de référence
2.7 Organisation interne/généalogie
2.8 Contexte général
3. Zone des relations
3.1 Nom(s)/numéro d’immatriculation des collectivités, personnes ou familles associées
3.2 Type de relation
3.3 Description de la relation
3.4 Dates de la relation
4. Zone du contrôle
4.1 Code d’identification de la notice d’autorité
4.2 Code(s) d’identification du ou des services
4.3 Règles ou conventions
4.4 Niveau d’élaboration
4.5 Niveau de détail
4.6 Dates de création, de révision ou de destruction
4.7 Langue(s) et écriture(s)
4.8 Sources
4.9 Notes relatives à la mise à jour de la notice
Dans la description des unités documentaires, les « éléments descriptifs répondent à

cinq objectifs :
- identifier l’unité documentaire ;
- la replacer dans son contexte ;
- en donner les caractéristiques matérielles ;
- en fournir les conditions d’accès ;
- signaler les sources d’informations complémentaires » (direction des Archives de France,
La pratique archivistique française – 2e partie : Le traitement des archives).
Pour les institutions françaises, on peut également se reporter au référentiel pour l’admi-
nistration locale (ATOM44), qui rassemble les notices d’autorité relatives à de nombreuses
institutions, rédigées selon la norme ISAAR(CPF).
44. Référentiel pour l’administration locale (ica-atom.org).
110 Partie 5
Le Conseil international des archives a élaboré en 1993 une norme générale et inter-
nationale de description archivistique [ISAD(G)]45. La deuxième et dernière édition a été
adoptée en 1999.
Il est mentionné dans l’introduction : « S’agissant de règles générales, elles sont conçues
pour s’appliquer à toutes les descriptions de documents d’archives quelles que soient
la nature et l’importance de l’unité de description. Ces règles régissent la rédaction de
chacun des 26 éléments qui peuvent être combinés pour constituer la description d’une
entité archivistique. »
Seuls cinq éléments sont indispensables à toute description ; il s’agit de :
- la référence de la cote ;
- l’intitulé de l’unité ou, à défaut, l’analyse concise ;
- les dates extrêmes de création des documents ;
- le niveau de description (fonds, série, sous-série, dossier, pièce) ;
- l’importance matérielle de l’unité de description (quantité, volume, dimension).
Le contenu et la forme des unités sont précisés dans les analyses qui ne représentent
qu’une étape de la description.
Ces cinq éléments nécessaires constituent l’identification de l’unité ; les autres éléments
descriptifs sont signalés dans le chapitre 3 de la table des matières de la norme :
1. Zone d’identification
1.1 Référence
1.2 Intitulé/analyse
1.3 Dates
1.4 Niveau de description
1.5 Importance matérielle et support de l’unité de description (quantité, volume ou
dimension)
2. Zone de contexte
2.1 Nom du producteur
2.2 Histoire administrative / Notice biographique
2.3 Historique de la conservation
2.4 Modalités d’entrée
3. Zone du contenu et de la structure
3.1 Présentation du contenu
3.2 Évaluation, tris et éliminations, sort final
3.3 Accroissements
3.4 Mode de classement
4. Zone des conditions d’accès et d’utilisation
4.1 Conditions d’accès
4.2 Conditions de reproduction
4.3 Langue et écriture des documents
4.4 Caractéristiques matérielles et contraintes techniques
4.5 Instruments de recherche
45. ISAD(G) 2e éd. (ica.org).
Partie 5 111
5. Zone des sources complémentaires
5.1 Existence et lieu de conservation des originaux
5.2 Existence et lieu de conservation de copies
5.3 Sources complémentaires
5.4 Bibliographie
6. Zone des notes
6.1 Notes
7. Zone du contrôle de la description
7.1 Notes de l’archiviste
7.2 Règles ou conventions
7.3 Date(s) de la description
L’indexation permet d’accéder rapidement à une information et de retrouver la description

de l’unité archivistique dont elle donne la référence.
112 Partie 5
Chapitre II
Le cadre de classement et la cotation
Afin de retrouver aisément les documents, les archivistes ont élaboré au XIXe siècle des
cadres de classement qui permettent une organisation méthodique des fonds.
Les textes fondamentaux sont, en 1841, pour les archives départementales, les « instruc-
tions pour la mise en ordre et le classement des archives », révisées en profondeur en
1998. Pour les archives communales, sont diffusées en 1842, les « instructions relatives
à la conservation et à la mise en ordre des archives des communes », complétées à
plusieurs reprises et remplacées, en 1926, par un arrêté portant règlement des archives
communales.
Les cadres de classement sont organisés en séries thématiques, représentées par une
lettre de l’alphabet et pouvant être divisées en sous-séries, elles-mêmes identifiées par
un chiffre qui précède la lettre désignant la série.
Ils distinguent les séries anciennes, pour les documents antérieurs à la Révolution, des
séries modernes, postérieures à cette époque. Ils tentent de concilier le regroupement
des documents sous un thème déterminé et le principe du respect des fonds. Ainsi, un
fonds peut correspondre à une série ou être réparti en plusieurs séries par matière (tel
est le cas, par exemple, de celui de l’administration départementale ou de l’administra-
tion communale).
Mais l’expérience a montré que l’utilisation de ces cadres n’était parfois, ni satisfaisante,
ni applicable, dans la mesure où l’origine organique des documents devait nécessaire-
ment être prise en compte.
La création de nouveaux services administratifs et l’accroissement de la masse des
documents à traiter ont conduit à la clôture des cadres de classement (hormis pour les
archives des communes moyennes ou rurales) et à la création d’une série unique, la
série W, ou « classement continu », qui vient des États-Unis.
Partie 5 113
A - Les séries anciennes, révolutionnaires et modernes
1. Pour les archives départementales
À consulter
Cadre de classement des archives départementales consultable sur FranceArchives :
Archives de France, Archivistique, circulaire AD 98-8 (francearchives.fr)
Les séries anciennes sont réparties de la lettre A à la lettre I.

Mais deux sous-séries de E vont au-delà de la Révolution française et sont toujours ali-
mentées par versement :
- l’une, les registres d’état civil versés par les greffes des tribunaux ;
- l’autre, les registres et répertoires des notaires.
En outre, il existe des séries E dépôt, H dépôt correspondant, pour la lettre E, aux archives
communales, et pour la lettre H, aux archives hospitalières déposées.
La série L regroupe les papiers de la période révolutionnaire, définie en 1841 de la
manière suivante : « […] documents spécialement relatifs aux administrations des dépar-
tements, de districts et de cantons, depuis la division de la France en départements jusqu’à
l’institution des préfectures de l’an VIII. »
Sa création est liée au contexte historique de l’époque qui fait de cette décennie un
moment charnière, aux plans politique et administratif, entre l’Ancien Régime et la période
moderne.
Les séries modernes sont réparties de la lettre K à la lettre Z, W excepté.
Ce sont elles qui regroupent les archives de l’administration départementale à propre-
ment parler.
La série J est créée par une circulaire de 1944, soit un siècle plus tard. Elle regroupe les
documents entrés par voie extraordinaire, à savoir les fonds privés, quelle que soit leur
date, englobant tant les documents d’Ancien Régime que des documents contemporains.
Les séries Mi (microfilms) datant de 1954 et Fi (documents figurés) datant de 1964 se
sont ajoutées aux précédentes.
2. Pour les archives communales

Les séries anciennes sont représentées par des lettres doubles (de AA à II) définies par
les « instructions pour le classement et l’inventaire sommaire des archives communales
antérieures à 1790 », de 1857.
Les séries modernes sont réparties de la lettre A à la lettre S, les séries Q, R et S ayant
été créées en 1879.
Le règlement des archives communales de 1926 prévoit un cadre de classement simplifié

pour les communes rurales. Les petites communes, dont les archives sont peu volumi-
neuses, n’utilisent pas de cadre de classement ; les documents sont classés en fonction
de leur nature et de leur provenance et regroupés sous des mots-clés.
114 Partie 5
L’utilisation de lettres doubles représentant les archives antérieures à 1790 permet l’em-
ploi de la quasi-totalité des lettres de l’alphabet pour les archives modernes et contempo-
raines, chaque lettre correspondant à une fonction principale des archives communales.
Exemples :
- L : finances communales ;
- O : travaux publics, voirie ;
- Q : assistance et prévoyance.
La lettre J n’est pas utilisée. Les documents entrés par voie extraordinaire sont cotés en
série II (archives anciennes) et S ou Z (archives modernes).
Le développement des archives d’urbanisme a consacré l’usage d’une série T, séparée
en deux sous-séries : 1T pour les documents généraux (plans d’occupation des sols
ou locaux d’urbanisme…), 2T pour les documents individuels (permis, déclarations,
certificats).
B - Les archives contemporaines en série W :

principe de classement en continu
Compte tenu des modifications intervenues au sein des administrations et de l’arrivée
massive des versements, les cadres de classement traditionnels sont devenus obsolètes.
La lettre W n’était pas utilisée dans les cadres de classement : elle va donc représenter
le classement continu.
Pour celui-ci, la circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 (« Instruction sur le traitement des
archives communales ») reprend les mêmes principes que la circulaire AD 79-6 consa-
crée aux archives départementales :
Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983

« La cote affectée aux articles est dépourvue de toute signification méthodique ; elle
n’est qu’un signe appliqué définitivement à tout article lors de sa prise en charge par
le service des archives, et destiné à permettre son repérage topographique sur les rayons et
à assurer son identification sous une forme concise et permanente. »
La série W dépôt regroupe les archives déposées par les régions et les établissements
publics nationaux au sein des Archives départementales.
Pour ce qui est de la cotation en série W, le premier nombre est une numérotation des
versements, dans l’ordre de leur arrivée aux archives, le second une numérotation des
articles, qui reprend l’ordre des bordereaux de versement (exemple : 13 W 8 : le chiffre 8
indique qu’il est question du 8e article du 13e versement, en classement continu).
1. Pour les archives départementales

Une circulaire en date du 16 décembre 1965 pose le principe de la clôture des séries
alphabétiques à la date du 10 juillet 1940, préconisant un nouveau mode de classement
et de cotation pour les versements courants.
Partie 5 115
La circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979 (« Instruction sur le traitement des docu-
ments des archives départementales postérieures au 10 juillet 1940 ») en fixe les règles,
consécutivement à une enquête réalisée auprès des services en 1975 :
- le traitement et la cotation des documents doivent se faire dès leur entrée aux archives,
en raison de la brièveté du délai qui sépare, en général, leur versement, du moment
où ils deviennent communicables. Cette nécessité conduit à l’abandon du cadre de
classement par séries méthodiques, dont la mise en œuvre exige un certain recul
chronologique ;
- les séries K, et M à Z sont définitivement closes à la date du 10 juillet 1940. Les publi-
cations imprimées appartenant précédemment à la série K sont intégrées dans la
bibliothèque. Les archives des justices de paix, conservées en série U, sont closes en
1958, date de la fermeture de ces institutions.
C’est avec souplesse que la date de clôture des séries, au 10 juillet 1940, doit être prise
en compte : il ne s’agit pas d’appliquer la directive au pied de la lettre, ce qui entraînerait
le démantèlement des dossiers. Ceux-ci doivent conserver leur unité, garante d’une bonne
compréhension des actions administratives menées durant cette période.
La série E continue d’accueillir l’état civil et les archives des notaires, les séries J et Fi,
les documents entrés par voie extraordinaire.
Cette circulaire fonde le classement continu des documents sous la lettre W.
2. Pour les archives communales

La circulaire AD 83-146 « Instruction sur le traitement des archives communales » du
8 mars 1983 précise que :

« Une évolution analogue de la composition des archives nationales et des archives
départementales a fait prendre conscience de l’inadéquation d’un cadre de classement
par séries méthodiques à la réalité des archives modernes. »
Les séries A à S sont closes à la date du 31 décembre 1982. L’utilisation du classement

en continu avec la lettre W est la règle pour les archives postérieures à cette date.
De la même manière que dans les archives départementales, la coupure à la date du
31 décembre 1982 doit être appliquée avec souplesse : « Il ne saurait être question de
scinder un dossier chevauchant cette date. », comme le rappelle la circulaire. La césure
peut ainsi être adaptée à un contexte local, tel un important bouleversement politique.
Dans les petites communes, le classement par mots-clés peut être poursuivi, s’il donne
satisfaction.
46. Cette circulaire est abrogée mais les dispositions sont toujours applicables.
116 Partie 5
C - La série Fi : les documents figurés
Les documents figurés regroupent les cartes, les plans et les documents iconographiques.
1. Les cartes et plans

Très nombreux dans les archives, ce sont des « états des lieux », à des périodes précises.
Leur usage se développe surtout à partir du XVIIe siècle ; au départ annexés à des dossiers,
ils acquièrent peu à peu un intérêt propre.
Ils rassemblent notamment :
- les cartes générales, géographiques, administratives, militaires, économiques, routières ;
- les plans d’ensembles et ceux d’édifices publics ou privés.
Les cartes et plans sont différenciés en fonction de leur échelle, bien que la limite entre
les uns et les autres ne soit qu’imprécise.
2. Les documents iconographiques

Ils comprennent les :
- dessins ;
- estampes ;
- photographies ;
- gravures et lithographies ;
- affiches.
Cette catégorie de documents se caractérise par sa diversité, et sa valeur historique a
longtemps été négligée.
Le principe du respect des fonds interdit de les dissocier intellectuellement (et physique-
ment) des documents écrits qu’ils accompagnent :
Circulaire AD 64-10 du 2 mars 1964 (« Instruction pour le classement, la cotation et

le répertoriage des cartes et plans et des autres documents figurés conservés dans
les archives départementales »)
« En aucun cas, des documents ne sont disjoints de leur série d’origine pour constituer des
collections. »
La série Fi, créée en 1964, regroupe les documents figurés entrés par voie extraordinaire
ainsi que ceux qui n’appartiennent pas aux séries traditionnelles. La circulaire AD 98-8
conseille la création des sous-séries suivantes :
- cartes et plans de dimensions égales ou supérieures à 24 x 30 cm ;
- cartes et plans de dimensions inférieures à 24 x 30 cm ;
- cartes et plans en albums ou atlas ;
- dessins, gravures, estampes et lithographies de dimensions égales ou supérieures à
24 x 30 cm ;
- dessins, gravures, estampes et lithographies de dimensions inférieures à 24 x 30 cm ;

- tirages photographiques de dimensions égales ou supérieures à 24 x 30 cm ;
- tirages photographiques de dimensions inférieures à 24 x 30 cm ;
- négatifs photographiques (distinguer, le cas échéant, noir et blanc et couleurs) ;
- plaques de verre ;
- diapositives ;
Partie 5 117
- cartes postales ;
- affiches de dimensions égales ou supérieures à 24 x 30 cm ;
- affiches de dimensions inférieures à 24 x 30 cm.
Si un fonds privé comporte des documents écrits et des documents figurés, l’ensemble
est coté en série J sans que les uns et les autres soient dissociés.
La cotation de ce type de documents prend en compte la pièce, c’est-à-dire une carte,
un cliché, et comporte trois éléments :
- le numéro de sous-série ;
- la série (Fi) ;
- un chiffre qui est un numéro d’ordre dans la sous-série (exemple : 4 Fi 15).
La constitution de sous-séries thématiques est proscrite.
D - Les séries Mi, Ph et Num : les reproductions

de documents
Les reproductions de documents sont réparties en fonction de leur support.
1. La série Mi
Elle regroupe les microfilms et microfiches, appelés microformes. Ces nouveaux supports
ont connu un développement considérable durant la deuxième moitié du XXe siècle.
La série Mi existe depuis 1954. Plusieurs circulaires, dont la dernière en date de 1978
(AD 78-1 du 22 février 1978), ont défini des programmes de travail, des règles de clas-
sement, de cotation et de conservation.
La série Mi est composée de six sous-séries :
- 1 Mi : microformes de complément. Elle regroupe des documents dont les originaux se
trouvent dans un autre dépôt et des documents confiés à titre temporaire au service
(par exemple, des archives privées) ;
- 2 Mi : microformes de sécurité, réalisés en double exemplaire. Cette sous-série est des-
tinée à éviter la consultation des originaux fréquemment manipulés (état civil, registres
paroissiaux, minutes notariales), à sauvegarder les plus fragiles dont la communica-
tion n’est pas envisageable et à pallier une éventuelle disparition (vol ou destruction
accidentelle) ;
- 3 Mi : microformes de substitution. Elle concerne des documents voués à la destruction
et pouvant néanmoins présenter un intérêt historique ;
- 4 Mi : microformes de documentation. Sous-série réservée à des documents imprimés
(brochures, articles de revues…) conservés ou non dans le service ;
- 5 Mi : microformes d’état civil réalisés par la Société généalogique de Salt Lake City,
dont un exemplaire est remis, par convention, gratuitement à chaque département ;
- 6 Mi : microformes, autres que ceux d’état civil, réalisés par la Société généalogique
de Salt Lake City.

Certaines sous-séries ont été créées, notamment la sous-série 1 Mi EC, qui accueille les
microformes des registres paroissiaux et d’état civil.
118 Partie 5
Le mode de conservation est indiqué par une lettre :
- B : bande pour les microformes dont la longueur est inférieure ou égale à 23 cm
(longueur standard) ;
- R : rouleau, à proscrire pour les microfilms dont la longueur est inférieure à 5 m ;
- F : fiche.
La cotation des microformes prend en compte l’article et comporte : le numéro de sous-
série, la série, un chiffre correspondant à un article microfilmé. Exemple : 2 Mi 10 est la
cotation correspondant au 10e article microfilmé dans la sous-série des microfilms de
sécurité.
Si le microfilmage d’un article nécessite l’utilisation de plusieurs rouleaux, la cote sera
libellée de la manière suivante :
2 Mi 10 R1
-2 mi 10 R2
La lettre R ne fait pas vraiment partie de la cote ; elle est seulement une indication
concernant le support.
2. La série Ph
Elle accueille les reproductions de documents d’archives sous forme de tirages photo-
graphiques, de négatifs photographiques ou de diapositives.
De même que pour la série Mi, la première en date, les sous-séries tiennent compte de
la répartition des documents en documents de complément, de sécurité, de substitution
et de documentation.
Les sous-séries 1 Ph à 4 Ph concernent les tirages photographiques, les sous-séries 5 Ph
à 8 Ph les négatifs, et les sous-séries 9 Ph à 12 Ph les diapositives.
La cote, à trois éléments, comporte le numéro de sous-série, la cote (Ph) et le numéro
de l’article.
Le complément de l’instruction AD 98-8 sur le classement et la cotation des archives
indique que :
« La série Ph ne concerne que les reproductions isolées de documents d’archives.
Les ensembles photographiques privés, à l’instar des ensembles homogènes de docu-
ments figurés, doivent être classés en Fi, quelle que soit la nature des photographies
(photographies de sites et monuments, d’objets, d’événements, de personnes, de docu-
ments…) ou en J pour les fonds mixtes (comprenant à la fois des documents écrits et
des documents figurés, photographiques ou autres).
Les photographies réalisées par les archives départementales dans le cadre de reportages,
de réalisations d’expositions, etc. (à l’exclusion des photographies isolées de documents)
doivent être laissées dans les dossiers correspondants et intégrées dans les archives du
service pour classement en W. »
3. La série Num
Elle permet le classement et la cotation des reproductions de documents d’archives sur
support numérique tel que cédérom ou disque dur. Elle ne concerne pas les reproductions
autres que celles de documents d’archives.
Partie 5 119
Les sous-séries ont été établies par analogie avec celles de la série Mi et n’ont qu’une
valeur indicative, en attendant un développement de ce genre de support, encore récent
et relativement peu pratiqué par les professionnels.
E - Les documents sonores et audiovisuels

Les documents sonores et audiovisuels peuvent être stockés sur des supports variés :
cassettes vidéo, films, vidéodisques, montages de diapositives, bandes magnétiques,
cassettes audio, etc.
Ils nécessitent, pour la lecture et l’exploitation des informations, l’utilisation d’un matériel
spécialisé et présentent, pour l’archiviste, une double contrainte :
- conserver et traiter des fonds d’un type nouveau, constituant des sources historiques
précieuses pour les recherches futures ;
- se doter des moyens techniques permettant de les communiquer ultérieurement.
De plus en plus nombreux dans les archives, ils n’émanent pas seulement d’organismes
professionnels ; ils sont, pour une grande partie, réalisés par les services de l’État ou des
collectivités territoriales :
- à usage interne, ils complètent les dossiers ou rendent compte des séances des conseils
d’élus ;
- moyens d’information, ils illustrent les événements marquants de la vie publique : inau-
gurations, cérémonies… ;
- moyens de diffusion, ils assurent la promotion des actions entreprises dans divers
domaines : tourisme, aménagement du territoire, enseignement…
Ils proviennent également du milieu associatif ou de particuliers : il s’agit là d’un vaste
secteur qui englobe des productions importantes, mais aussi des enregistrements et
films d’amateurs.
Une mauvaise conservation de ces documents entraîne à court terme leur disparition.
Longtemps négligés, ils sont maintenant l’objet d’une politique de sauvegarde qui assure
leur préservation mais induit une méthodologie archiviste nouvelle, actuellement en
cours d’élaboration.
La circulaire AD 7119-1649 du 7 avril 1986 (« Instruction sur la conservation, le clas-
sement, la cotation et le catalogage des documents sonores dans les archives dépar-
tementales et communales ») en posait les premiers jalons. Elle ne concernait que les
documents sonores et précisait :
Circulaire AD 7119-1649 du 7 avril 1986

« Les documents qui combinent image et son (films cinématographiques, disques et
bandes vidéo, etc.) posent en effet trop de problèmes spécifiques pour qu’il soit pos-
sible d’en traiter ici. Ils feront l’objet d’une instruction ultérieure, selon les mêmes principes que
celle-ci. »
Aujourd’hui, la circulaire AD 98-8 sert de référence. L’article 4-7 précise :
Article 4-7 de la circulaire AD 98-8

« La cote AV, conçue à l’origine comme une simple cote de rangement, est désormais
une cote « intellectuelle » pour des entrées de documents sonores et audiovisuels
d’origine privée. L’organisation des sous-séries est modifiée en conséquence. »
120 Partie 5
Elle s’applique aux documents sonores et audiovisuels isolés et aux fonds ou collections.
Elle peut cependant continuer à être utilisée comme cote de rangement pour les docu-
ments d’origine publique qui sont alors cotés comme des documents sur papier dans
leur série d’origine, la cote AV renvoyant seulement à leur localisation dans le bâtiment.
Elle ne concerne pas les documents reçus ou acquis au titre de la documentation.
Les sous-séries accueillant les documents isolés sont les suivantes :
- 1 AV : cassettes audio ;
- 2 AV : bandes de 7 à 13 cm de diamètre ;
- 3 AV : bandes de 15 à 18 cm de diamètre ;
- 4 AV : bandes au-dessus de 18 cm de diamètre ;
- 5 AV : disques audio « noirs » (cire et vinyle) ;
- 6 AV : disques compacts audio ;
- 7 AV : cassettes vidéo ;
- 8 AV : cédéroms.
Les sous-séries à partir de 11 AV accueillent les fonds et collections entrés par voie
extraordinaire.
L’unité de cotation des pièces n’est plus l’unité matérielle mais l’unité intellectuelle.
Ainsi, un enregistrement comportant plusieurs bandes doit avoir une seule cote AV, à
trois éléments, suivie d’un numéro d’ordre entre parenthèses. Par exemple : 11 AV 1 (1),
11 AV 1 (2), etc47.
F - Les objets
Lorsque le fonds d’archives comporte des objets, volumineux ou non (maquettes, objets
promotionnels, échantillons produits par une entreprise…), il convient de les extraire et
de les conditionner à part, dans des matériaux adaptés à leur composition (tissu, bois,
carton, plastique…) et à leur taille.
Concernant la cotation, il n’existe pas de doctrine arrêtée : on peut opter pour une cotation
renvoyant à l’article d’origine ou pour une cotation de rangement.
G - La cotation des archives électroniques

Les fondamentaux du métier d’archiviste subsistent même lorsqu’il est question de coter
des archives sous support numérique : le besoin d’organiser les fonds pour conserver
une vision globale de la production documentaire, et celui d’identifier rapidement le sup-
port de l’archive pour pouvoir le communiquer. Il n’existe pas à ce jour de préconisation
nationale pour orienter l’archiviste dans son choix, mais plusieurs retours d’expériences
permettent d’énoncer ici quelques conseils.
47. Consulter la fiche du groupe AMAE de l’AAF : « Gérer et conserver les enregistrements audiovisuels
numériques : audio et vidéo ».
Partie 5 121
Dans le cas où peuvent entrer chaque jour des flux d’archives organisés à la pièce dans
un système d’archivage électronique (SAE), l’automatisation de cet archivage conduit à
des créations d’entrées générant un identifiant pouvant correspondre à la fois à un seul
document ou à un ensemble de dossiers.
Cet identifiant unique, équivalent d’une cote, est essentiel pour organiser, retrouver et
communiquer une archive.
Lors de la mise en place d’un nouvel accord de versement, il faut se questionner sur
les modalités d’attribution des cotes pour étudier l’attribution automatique, conserver si
nécessaire l’ancien système de cotation, le lien avec d’anciens versements sur support
papier, et bien documenter les choix faits avant et après versement.
Il peut être à ce stade intéressant de paramétrer l’attribution de l’identifiant dans le SAE
pour que cela soit plus signifiant pour l’archiviste.
Plusieurs collectivités ont par exemple fait le choix d’incrémenter au sein de l’identifiant la
mention « AE » automatiquement pour obtenir une information sur le support de l’archive,
l’année de l’entrée, l’identifiant officiel du service d’archives (ex. : FRACXXXX).
Dans le cas où on fait le choix de centraliser la gestion des archives papier et numériques
dans un même système informatique de gestion des archives (SIA), l’emploi de la cote W
peut être maintenu, à partir du moment où la nature du support est bien signalée, et
qu’une recherche peut être réalisée sur ce champ.
Sans SAE opérationnel dans la structure, une cote de rangement peut être attribuée
temporairement (ex. : AE) pour retrouver plus facilement les archives. Des informations
pourront être précisées au sein du SIA pour signaler le support, l’origine de l’archive, les
modalités d’accès, etc.
Enfin, certains services font le choix de ne pas coter les fonds numériques « éliminables »
à terme, ou mettent en place un système d’identifiant pérenne en remplacement d’une
cotation.
À noter
Même si un système de cotation optimal ou définitif n’est pas mis en œuvre, il est
conseillé d’être vigilant sur la qualité du bordereau de versement. En effet, avec le
numérique, un grand nombre de métadonnées peuvent être récupérées plus ou moins auto-
matiquement. Cela facilite ainsi la recherche et l’accès aux archives collectées ; la cote devient
alors une information secondaire.
122 Partie 5
Chapitre III
Les instruments de recherche
Les instruments de recherche sont des outils, à usage interne ou mis à la disposition des
chercheurs, permettant de connaître la composition des fonds, le contenu des différentes
séries ou de mener une étude thématique. Nécessitant au préalable le classement des
documents, ils en sont les voies d’accès. Élaborés de manière à orienter au mieux la
recherche, ils constituent, en quelque sorte, la « boussole » des archives.
Plus ou moins détaillés, leur histoire, au cours de ces deux derniers siècles, traduit le pas-
sage progressif d’instruments de recherche analytiques à des instruments de plus en plus
synthétiques : aux inventaires du XIXe siècle se sont substitués les répertoires numériques.
D’une manière générale, les séries les plus demandées et les fonds récents sont traités en
priorité, afin que les lecteurs puissent consulter les documents dans les meilleurs délais.
Les instruments de recherche répondent à des critères de rédaction définis réglemen-
tairement par le service interministériel des Archives de France auxquels ils sont soumis
avant publication. Leur conception implique rigueur et clarté dans la présentation et
l’expression : la fréquentation des services d’archives est en constante augmentation
et ils ne s’adressent plus seulement aujourd’hui à des spécialistes mais, bien souvent,
à des lecteurs non rompus à la recherche, et qu’il convient de guider efficacement48.
A - La typologie des instruments

Les instruments de recherche peuvent être à usage interne : le procès-verbal de récole-
ment et le bordereau de versement déjà abordés dans la partie 2 ; ils peuvent également
être destinés au public.
1. L’état sommaire
Il permet d’avoir une vision globale des fonds conservés dans un dépôt d’archives, décrits
succinctement. Un bref historique situe les institutions productrices de ces fonds pour
lesquels sont indiqués le nombre d’articles, les dates extrêmes et le métrage.
48. On pourra utilement se reporter à l’ouvrage publié par la direction des Archives de France en 1999, intitulé
Les instruments de recherche dans les archives (259 p.).
Partie 5 123
2. L’état des versements
Il oriente les lecteurs dans les fonds contemporains ; rédigé à partir des bordereaux de
versement, il est « la description sommaire de tous les versements d’archives contem-
poraines reçus par un service d’archives à un instant T, qu’ils soient destinés à la conser-
vation définitive ou à des révisions et tris ultérieurs » (circulaire AD 94-8 – Traitement des
archives contemporaines – Indexation – Instruments de recherche).
L’état méthodique par services producteurs est préconisé, ce choix permettant de recons-
tituer un fonds sur une période déterminée, généralement 10 ans.
3. Le guide
Le guide d’un dépôt d’archives est le successeur de l’état sommaire ; de la même
manière, il présente au chercheur les différents fonds conservés.
Apparu en 1953, il devient réglementaire en 1969 ; c’est l’instrument de recherche le
plus général d’un service d’archives dont il donne une vue d’ensemble.
Le guide est constitué par :
- un historique du service ;
- des renseignements pratiques sur l’organisation du dépôt ;
- des éléments d’histoire locale assortis, éventuellement, d’une bibliographie ;
- une description des fonds ou séries avec mention des instruments de recherche mis à
la disposition des lecteurs ; chaque fonds comporte, en introduction, un bref historique
de l’institution dont il provient ;
- les sources complémentaires.
Le guide thématique aborde un sujet particulier ; il évite les dépouillements fastidieux
puisqu’il puise dans chacun des fonds les documents pertinents. Il peut être conçu au
niveau d’un seul service comme au niveau de plusieurs, en prenant en compte, par
exemple, une région géographique.
4. L’inventaire analytique
L’inventaire analytique est le plus ancien instrument de recherche, apparu dès le Moyen
Âge, dans lequel les articles sont décrits de manière détaillée, la plupart du temps, pièce
à pièce. Il a donné naissance, au XIXe siècle, à l’inventaire sommaire où les pièces
n’étaient pas analysées exhaustivement mais selon l’intérêt qu’elles présentaient pour
l’archiviste. La sélection opérée faisait donc appel à la subjectivité : ce type d’instrument
a été proscrit en 1909.
L’inventaire analytique est le résultat d’un travail long et méticuleux : il est aujourd’hui
réservé à des fonds présentant un intérêt historique majeur.
5. Le répertoire numérique
Il permet de traiter les fonds dans des délais plus courts ; il a largement supplanté
l’inventaire traditionnel.
C’est l’instrument de recherche le plus répandu : il indique la cote, les articles énumérés
dans l’ordre, suivis d’un bref historique et les dates extrêmes.
124 Partie 5
Il est le plus approprié pour des fonds homogènes, composés de séries de documents
de même nature, tels les registres d’état civil et les matrices cadastrales.
La nécessité de développer l’analyse pour certains documents a donné lieu à l’apparition
du répertoire numérique détaillé qui peut se combiner au précédent.
6. Le catalogue
Le catalogue concerne des types particuliers de documents inventoriés pièce à pièce :
plans, cartes postales, affiches, par exemple. Le catalogue typologique regroupe les docu-
ments par thèmes ; le catalogue thématique les prend en compte dans leur chronologie.
Les documents figurés sont signalés un par un dans un fichier matière, aisément com-
plété au fil des acquisitions, la recherche s’effectuant par noms de lieux, de personnes
ou par mots-clés.
Chaque fiche comporte les éléments suivants :
- la cote du document ;
- son titre et une brève description ;
- sa nature ;
- son auteur, s’il est identifié ;
- sa date, exacte ou approximative ;
- son format ;
- son échelle, pour les cartes et plans.
Les catalogues d’expositions sont également précieux pour la recherche. Les descriptions
détaillées de chacune des pièces sont assorties de commentaires et, souvent, d’illustra-
tions pour certaines d’entre elles. Les textes de présentation de l’ensemble de l’exposition
et des volets qui la composent, permettent une approche scientifique du sujet traité.
7. L’index
C’est une liste alphabétique composée de noms de lieux, de personnes physiques ou
morales et de matières, la typographie différenciant chaque groupe, chacun des mots
renvoyant à la cote du document correspondant.
B - Le Thésaurus pour la description et l’indexation

des archives locales anciennes, modernes
et contemporaines
L’indexation est définie comme « l’opération destinée à représenter par les éléments
d’un langage documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu
d’un document ou du document lui-même »49. Elle est complémentaire de l’analyse des
documents en ce sens qu’elle permet un accès thématique. Son intérêt pour le public
ne doit pas être négligé du fait de l’harmonisation du vocabulaire au niveau national,

contrairement au vocabulaire de l’analyse qui est libre.
49. Dictionnaire des archives. De l’archivage aux systèmes d’information, École nationale des chartes et Afnor,
1991.
Partie 5 125
L’indexation représentant une charge de travail importante, il est nécessaire de s’interro-
ger sur sa nécessité pour chaque instrument de recherche (quel bénéfice par rapport à
une recherche en texte intégral sur les analyses).
Le Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes, modernes
et contemporaines remplace depuis 2009 l’ancien Thésaurus W qui permettait de réaliser
uniquement l’indexation des versements contemporains.
Les versements doivent être traités dans les meilleurs délais ; l’indexation est faite à partir
des analyses des bordereaux.
La circulaire AD 79-6 précise pour les archives départementales :
Circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979

« Un thésaurus est dressé par le service technique afin d’unifier la rédaction des fiches
matières et de faciliter par là leur exploitation informatique. »
Pour les archives communales, la circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 précise que :

« Les bordereaux sont la base d’une indexation ; à cet effet, on y porte des vedettes
matières jugées nécessaires et on détermine les noms de personnes et de lieux don-
nant lieu à indexation. »
La première version du Thésaurus W date de 1987. Ayant donné lieu à des tests et à une
enquête auprès des services concernés, le thésaurus est remanié puis publié en 1989,
devenant alors réglementaire pour les archives départementales.
Né d’une réflexion sur le vocabulaire de la documentation, il a été adapté aux nécessités
du traitement archivistique. Il est composé :
- de tableaux thématiques. La circulaire AD 94-8 du service interministériel des Archives
de France concernant le traitement des archives contemporaines précise qu’il s’agit
« d’une présentation sous forme thématique et hiérarchique des descripteurs du thésau-
rus, destinée à guider l’utilisateur (indexeur et chercheur) en lui indiquant des itinéraires
d’indexation ou de recherche » ;
- d’un ensemble de mots matières, au nombre de 975 ;
- d’une liste de mots outils qui peuvent s’associer aux précédents et décrivent l’action
administrative : autorisation, décision administrative, enquête publique, par exemple ;
- d’une deuxième liste d’autorité dont les termes présentent le type de document ren-
contré : atlas cadastral, carte d’identité, contrat, statistique…
Le Thésaurus W destiné aux archives communales a été testé à partir de 1993.
La troisième édition du Thésaurus W date de 1997 ; elle fusionne les éditions précédentes
et a valeur réglementaire pour l’ensemble des services d’archives territoriales (départe-
mentales, communales et, également, régionales), indique la note de présentation. Elle
a été mise à jour en 2000.
126 Partie 5
Elle a été refondue en 2008 pour une version 2009 mise à jour en 201250 étendue aux
périodes antérieures et portant désormais le nom de Thésaurus pour la description et
l’indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines51.
Le thésaurus 2012 comporte :
- les descripteurs matières répartis en 11 chapitres et 4 niveaux (chapitres, rubriques, sous-
rubriques, descripteurs simples), avec la possibilité, pour chaque service, de créer un cin-
quième niveau (descripteurs libres) « pour adapter et affiner l’indexation à des besoins
très spécifiques ou locaux », comme indiqué dans l’instruction DITN/RES/2009/006 en
date du 8 juin 2009 ;
- trois listes d’autorité : « Actions » (elle remplace, en 2000, la liste « Mots outils » de l’édi-
tion de 1997), « Typologie documentaire » et « Contexte historique ». Ces descripteurs
peuvent être associés à un ou plusieurs descripteurs matières.
Ce thésaurus est disponible en téléchargement et en export pour être utilisé dans un
logiciel d’archives sur : https://francearchives.fr/file/720dbf0bd1d5e6966d200c086a5
46428e3d266a5/static_7780.pdf.
Tous les versements entrant aux archives sont indexés, avec une indexation fine au groupe
d’articles52, lors de séries homogènes, ou à l’article, pour les documents de conservation
définitive.
L’index, nécessairement réducteur, ne dispense en aucune façon de recourir aux bor-
dereaux dont les analyses apportent des précisions indispensables quant au contenu
des articles.
En 2021, le service interministériel des Archives de France a diffusé des outils pour une
meilleure indexation des archives sur Internet53. Sont ainsi mis à disposition des services
un guide pratique d’indexation, des logiques d’aide à l’indexation et une liste de référen-
tiels utilisables au cours des opérations d’indexation.
C - La structure des instruments

En vertu du décret n° 88-849 du 28 juillet 1988 (article 1er), relatif au contrôle scienti-
fique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales, ce contrôle « est
destiné à assurer […] la qualité scientifique et technique des instruments de recherche ».
Les instruments de recherche sont soumis au visa du service interministériel des Archives
de France (circulaire AD 66-2), dès lors qu’ils sont diffusés à l’extérieur du service
d’origine :
50. Pour consulter les informations relatives à la dernière version : https://francearchives.fr/article/37828

51. http://data.culture.fr/thesaurus/
52. Article : unité matérielle de rangement d’archives, qui se présente généralement sur les rayons sous forme
de liasse, de carton ou de registre et qui est pourvue d’une cote individuelle. L’article peut réunir plusieurs
dossiers, mais un dossier peut être constitué par plusieurs articles.
53. Consultables sur FranceArchives : Outils pour l’indexation des archives à l’heure du Web (FranceArchives).
Partie 5 127
Circulaire AD 66-2 du 18 janvier 1966
« Pour me permettre d’exercer mon visa avec toute l’efficacité requise, il convient de
n’apposer sur les documents qu’une cotation provisoire tant que le répertoire ou
l’inventaire n’a pas reçu mon approbation. Avant d’entreprendre la rédaction d’un répertoire
ou inventaire, il y a donc lieu de me soumettre le projet de plan de classement que vous vous
proposez de suivre. »
Le service interministériel des Archives de France est chargé, en outre, d’en examiner la
présentation et la rédaction qui répondent à une structure bien définie, comme le précise
la circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994.
Le plan type est conçu de la manière suivante, pour un instrument analytique :
- introduction : historique de l’institution productrice, nature, origine, structure, traitement
et intérêt du fonds ;
- bibliographie : dans l’ordre alphabétique des noms des auteurs ;
- sources complémentaires : en partant des plus proches géographiquement pour finir
par les plus éloignées ;
- sommaire ou plan de classement ;
- corps de l’instrument de recherche : cotes, analyses plus ou moins détaillées selon le
choix de l’instrument, dates extrêmes ;
- index des noms de lieux ;
- index des mots matières ;
- table des matières : elle reprend le plan type et la pagination.
Ces subdivisions obligatoires peuvent être complétées par :
- une liste des abréviations et sigles avec leur signification ;
- des annexes ;
- une table des illustrations comprenant, pour chacune d’entre elles, la numérotation,
une notice sommaire, la date et la provenance.
Enfin, le service interministériel des Archives de France demande aux services d’archives
de respecter des règles communes pour la publication des instruments de recherche sur
Internet afin de faciliter les recherches et l’interopérabilité. L’instruction d’octobre 2005
sur la publication électronique des instruments de recherche54 préconise de les struc-
turer en utilisant le métalangage de balisage XML (pour eXtensible Markup Langage).
XML permet de réaliser des instruments de recherche en DTD EAD55 : la DTD EAD est une
représentation informatique de l’ISAD(G). Il s’appuie sur des balises informatiques pour
structurer les informations. L’EAC, quant à lui, en est le pendant pour la norme ISAAR(CPF).
Par ailleurs, la création du portail FranceArchives permet, outre la mise à disposition
d’informations et d’instructions réglementaires, l’accès aux inventaires des services
d’archives ayant passé convention à cet effet. Les inventaires sont alors diffusés en open
data, sous licence libre, ouverte et gratuite. Une documentation spécifique d’aide à la
mise en ligne est proposée aux services intéressés56.
54. Pour consulter l’instruction : https://francearchives.fr/file/306670f54fa3438cd029a1525327aee44cc5d649/

integration_FA_documentation_technique.pdf
55. Voir la page consacrée à l’EAD qui permet de télécharger les outils et le manuel :
https://francearchives.fr/fr/article/37830
56. À consulter sur FranceArchives : integration_FA_documentation_technique.pdf (francearchives.fr).
128 Partie 5
Partie 6
La conservation des archives
Partie 6 129
La conservation est un enjeu important puisqu’il s’agit d’assu-
rer la pérennité du patrimoine et de le transmettre : les archi-
vistes sont donc souvent confrontés à la contradiction entre la
protection du document et sa communication. La rédaction
d’une politique de conservation permet d’identifier et de jus-
tifier les décisions de la collectivité. Ce document peut décou-
ler en partie du récolement des fonds et de l’évaluation des
pratiques57.
En 2018, le service interministériel des Archives de France a
publié un manuel dédié à la sûreté du patrimoine archivis-
tique58. Cet ouvrage aborde l’ensemble des mesures préven-
tives et curatives en matière de sécurité des fonds, et est com-
posé de trois parties : connaître les risques, protéger et assu-
rer la prévention, sensibiliser et intervenir.
57. « Une méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive dans un service d’archives », Centre
interrégional de conservation du livre, 2001. Disponible en ligne : https://francearchives.fr/file/0ba79eed0ba
5e48398c2be5ee404875b0cfa293f/2-methode%20evaluation_principe.pdf
58. Manuel consultable et téléchargeable sur lFranceArchives : MCC-Vademecum2018-v4.pdf (francearchives.fr).
130 Partie 6
Chapitre I
La lutte contre les facteurs de dégradation
des archives
Les conditions de conservation sont déterminantes pour retarder le phénomène de vieil-

lissement des archives et en limiter la dégradation. La conservation préventive vise à en
repérer les causes et à agir sur l’environnement pour les corriger.
A - Les facteurs environnementaux : température,

humidité, lumière, pollution, matériaux
Il est nécessaire de placer les archives dans un endroit dont l’atmosphère est la plus
stable possible.
1. Température et humidité
Les variations de température ou d’hygrométrie (humidité dans l’air) sont dommageables
à tout type d’archive (papier, photographies, films…). Une température élevée et une
humidité importante favorisent le développement des moisissures. Il faut prévoir une
bonne isolation pour éviter tout changement brusque de l’atmosphère dans la salle
d’archives, un système d’aération et un moyen de chauffage en fonction du volume
de la salle. L’objectif est de maintenir une température entre 16 °C et 20 °C et un taux
d’humidité relative entre 45 et 55 %.
Le graphe suivant permet de connaître :
- le taux de saturation lorsqu’on connaît la température ;
- le taux d’humidité absolue lorsqu’on connaît l’humidité relative et la température ;
- le nouveau taux d’humidité relative lorsqu’on change la température ;
- le nouveau taux d’humidité relative lorsqu’on change l’humidité absolue.
Partie 6 131
Généralement, il est recommandé de conserver les documents sur support papier à une
température comprise entre 18 et 20 °C et à un taux d’humidité de 45 à 50 % ; l’essentiel
est d’éviter les variations et écarts brusques de température ou d’humidité.
Les variables température-humidité sont corrélées et les risques de germination des
micro-organismes dépendent de la configuration de ce couple, ainsi qu’il apparaît dans
le graphique suivant :
Ainsi, à 70 % d’humidité et à une température de 20 °C, il y a un risque de germination,

alors qu’au même taux d’humidité mais à 15 °C, il n’y a plus de risque.
Il est donc nécessaire de mesurer la température et l’humidité des locaux dans lesquels
sont conservées les archives pour en améliorer, si besoin est, l’environnement.
132 Partie 6
Pour cela, il existe différents appareils de mesure :
- pour la température : un thermomètre (les appareils électroniques doivent être régu-
lièrement étalonnés) ;
- pour l’humidité :
* thermohygromètre : mesure la température et le taux d’humidité dans l’air à un ins-
tant T,
* thermographe : mesure et enregistre les variations de température et d’humidité de
l’air,
* hygromètre à cheveux : mesure l’humidité,
* hygromètre électronique : mesure l’humidité à partir de l’enregistrement de signaux
électriques,
* psychromètre : mesure l’humidité à partir de deux thermomètres, l’un sec et l’autre
humide,
* protimètre : mesure l’humidité contenue dans les matériaux.
Il est possible d’améliorer l’environnement afin d’assurer une bonne conservation des
archives :
- les locaux doivent être ventilés, si nécessaire par un système mécanique, notamment
s’ils sont humides, pour empêcher le développement des moisissures ;
- la température doit être régulièrement contrôlée ;
- lorsque les locaux sont trop secs, des appareils humidificateurs doivent être installés ;
- dans les locaux trop humides, il faut installer un déshumidificateur ;
- la climatisation est une solution onéreuse mais efficace.
2. La lumière
Les sources lumineuses naturelles ou artificielles provoquent la décoloration et la fragi-
lisation des matériaux ; il convient en conséquence d’éviter tout éclairement prolongé,
d’éloigner les documents des sources lumineuses et de réduire au maximum les rayon-
nements non visibles (ultraviolets et infrarouges) pour éviter l’effacement des encres
par exemple59.
Nature du support Exposition maximale à la lumière

Papiers, cartons, textiles, 50-75 lux
cuirs, bois, parchemins ultraviolets : 75 µwatts/lumen
Photographies et films 50 lux
ultraviolets : 75 µwatts/lumen
3. Pollution
La pollution atmosphérique et la poussière peuvent créer de graves dommages. Il convien-
dra d’être vigilant quant au filtrage de l’air et à son renouvellement, ainsi que de prévoir
le dépoussiérage des locaux et des fonds avec du matériel adapté, en portant une atten-
tion particulière aux fonds provenant de locaux extérieurs pour éviter toute infestation.
59. Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d’une exposition,
norme NF Z 40-010, Afnor, 2002.
Partie 6 133
Il existe depuis 2015 des préconisations60 au sujet de l’amiante puisque des fonds expo-
sés à l’amiante peuvent être collectés par des services d’archives.
4. Matériaux
Les matériaux qui composent les équipements des magasins d’archives ou les condition-
nements peuvent être extrêmement nocifs. Il convient de choisir des matériaux neutres,
type rayonnages métalliques sans traitement.
Un conditionnement adapté est un conditionnement qui ne provoque pas de dégât sur
les documents :
- il est permanent au sens de la norme ISO 9706:1994 Information et documentation –
Papier pour documents – Prescriptions pour la permanence ;
- il est durable au sens de la norme ISO 11108:1996 Information et documentation –
Papier pour documents d’archives – Prescriptions pour la permanence et la durabilité ;
- il est inerte ;
- il est stable ;
- il est inoffensif (innocuité chimique et physique).
Ces équipements ayant un coût important, il est nécessaire d’avoir une réflexion sur le
conditionnement en fonction de la nature des documents et de leur état notamment.
B - Les facteurs biologiques : micro-organismes, végétaux,

insectes, animaux
Certains insectes, mesurant entre 1 mm et 3 cm, attaquent les archives sur support papier.
Le tableau suivant, établi par Gilbert Le Guen (centre interrégional de conservation du
livre d’Arles), retrace les principales variétés d’insectes qui peuvent dégrader les livres
et les archives :
Insectes Morphologie Dégradations

lépisme ou poisson d’argent 8 à 10 mm érosion irrégulière de la surface
(lepisma saccharina) aspect métallique
blatte ou cafard 11 à 13 mm érosion irrégulière surtout
(blatta orientalis) corps allongé, aplati des reliures ; taches d’excréments
vrillette 3 à 4 mm galeries sinueuses à l’intérieur
(stegobium paniceum) corps ovale carapacé des livres creusées par les larves
sombre à brun rouge
dermeste 6 à 8 mm trous irréguliers
(dermestes maculatus) corps sombre galeries sinueuses
anthrène 2 à 3 mm trous irréguliers
(anthrenus verbasci) corps parfois moucheté galeries sinueuses
termistes (reticulitermes 5 à 10 mm érosions en forme de cratère

lucifugus) colonies hiérarchisées dans la masse
60. Circulaire NOR : MCCC1519022C du 5 août 2015 : https://francearchives.fr/fr/article/28204617.
134 Partie 6
Les moisissures sont des champignons microscopiques qui développent un enchevêtre-
ment de filaments ; la contamination par les micro-organismes se traduit par la dégra-
dation des fibres de cellulose occasionnant une perte de résistance du papier et une
coloration par des pigments fongiques ; les moisissures attaquent aussi les matériaux
tels que le cuir, le parchemin et les tissus.
Le centre interrégional de conservation du livre d’Arles préconise, en ce qui concerne
la prévention :
- le maintien d’une température inférieure à 25 °C et d’un taux d’humidité relative infé-
rieur à 60 % ;
- la poussière contient de nombreuses spores de moisissures et des bactéries ; les risques
sont réduits lorsque la poussière est régulièrement éliminée. On peut également appli-
quer sur les murs des salles de stockage des peintures insecticides, fongicides ou
bactéricides ;
- les bâtiments ne doivent pas présenter d’orifices ou de fissures facilitant la pénétration
des insectes ;
- toute entrée dans les réserves de documents infestés d’insectes ou infectés de micro-
organismes, introduit des risques de contamination pour l’ensemble des collections. Il
convient donc de désinfecter ces documents ;
- d’installer dans les magasins et zones de tri des pièges à insectes afin d’en surveiller
la présence et l’éventuelle propagation.
En ce qui concerne les traitements curatifs :
- les traitements par insecticides :
* désinsectisation par congélation ; le processus de congélation doit être rapide et
porter le document à -20 °C,
* désinsectisation par voie anoxique ; le traitement a lieu dans un espace clos dans
lequel est introduit de l’azote gazeux, de l’argon ou de l’hélium ; le traitement dure
plusieurs semaines ;
- les traitements par pesticides :
* les traitements chimiques ont pour objet d’éradiquer une contamination ; la difficulté
réside principalement dans le choix du pesticide dont les qualités doivent être l’effi-
cacité, mais aussi la préservation des documents et l’innocuité pour l’homme,
* l’oxyde d’éthylène est un traitement curatif qui n’a pas d’action préventive ; la désin-
fection par ce procédé est souvent pratiquée en raison de son large spectre d’action
(contre les insectes et contre les moisissures),
* le bromure de méthyle est un gaz qui est utilisé contre les insectes ; c’est un gaz très
toxique.
À consulter
Le service interministériel des Archives de France (SIAF) a mis en ligne de nombreux
conseils sous forme de films tutoriels et de fiches pratiques : https://francearchives.
fr/fr/article/26527658.
Partie 6 135
C - Les facteurs humains : mauvaises manipulations,
mauvaises restaurations, malveillance
Les manipulations des documents doivent être réfléchies en termes d’ergonomie et de
sécurité :
- pour l’équipement de transport ;
- en fonction des postures de l’agent ;
- lors du conditionnement d’archives (pas de boîtes trop petites, par exemple).
Des formations doivent être proposées aux agents devant manipuler des documents afin
d’éviter toute détérioration et pour éviter une mise en danger de leur santé.
De même, la restauration d’un document n’est pas anodine et ne doit être envisagée
qu’après une analyse poussée de sa valeur historique, de sa valeur d’usage et de sa
valeur artistique. Le plus souvent, c’est l’impératif de communiquer les documents qui
incite à leur restauration (ils sont alors restaurés, numérisés et retirés de la communi-
cation), mais cela peut être également en prévision d’une exposition ou pour limiter sa
dégradation. Un projet de restauration doit être détaillé dans un dossier technique qui est
mis à jour pendant l’opération de restauration si des imprévus surviennent, et complété
par des photos avant, pendant et après61.
Enfin, malheureusement, la malveillance existe. Une attention particulière doit être por-
tée en salle de lecture. Ainsi, l’instruction DPACI/RES/2002/006 du 27 novembre 2002
rappelle que les gestes de conservation préventive sont liés à la protection contre le vol
et insiste sur les points suivants :
- liasses enchemisées et placées en boîtes (matériaux neutres et résistants) ;
- documents dont la reliure est en mauvais état sanglés ou placés en boîtes, pièces de
grand format protégées dans une pochette et rangées à plat ou roulées et empaquetées
dans du papier neutre ou en tubes ;
- sceaux protégés individuellement et conservés attachés au document d’origine, dans
des chemises adaptées ;
- conditionnement spécifique pour les photographies (selon support)…
Il est également recommandé de procéder à une surveillance des lecteurs en salle de
lecture et de ne pas hésiter à leur rappeler les règles de manipulation des documents
d’archives, comme ont pu le faire les archives départementales de l’Isère par le biais de
dessins humoristiques.
61. « Manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives », Service interministériel des Archives
de France, juin 2009, consultable sur : https://francearchives.fr/file/0994ee9802dfe9ded36a4a09f4498d78d
f8b69e3/1-Manuel_reliure_version_juin09.pdf.
136 Partie 6
D - Les facteurs événementiels : incendies, inondations,
séismes, guerre
Il est primordial d’avoir anticipé les risques et la conduite à tenir lorsqu’un sinistre se
présente grâce à un plan d’urgence. Le plan d’urgence englobe un plan de prévention
des risques, un plan d’intervention et un bilan62 qui contiennent les points suivants : solu-
tions à mettre en œuvre, coordination des opérations de sauvetage, points à respecter
au moment de l’intervention en matière de priorité des fonds par exemple, protocoles
à appliquer aux documents (congélation, séchage, lyophilisation…), reprise d’activité.
Dans le cas d’une inondation partielle (infiltration, gouttière, rupture de canalisation) le
guide La sécurité dans les services d’archives63, édité par l’Association des archivistes
français, préconise de :
- stopper la propagation de l’humidité et isoler les parties inondées ;
- repérer les documents humides et les faire sécher à plat sur du buvard ou du papier
absorbant blanc, dans un local ventilé (changer fréquemment le buvard, ne jamais
utiliser un sèche-cheveux sur les documents) ;
- mettre les documents totalement imbibés d’eau dans des sacs plastique et les conge-
ler dans les plus brefs délais (48 heures), dans l’attente de la prise en charge par un
prestataire spécialisé ;
- assécher l’atmosphère du local en y plaçant des ventilateurs ou des déshumidificateurs ;
- nettoyer et désinfecter le local avant d’y remettre des documents pour éviter tout risque
de propagation de moisissures ; procéder éventuellement au remplacement des rayon-
nages en bois par des rayonnages métalliques.
En cas d’inondation totale, après avoir évacué le maximum d’eau, on peut alors emballer
les documents dans des sacs plastique, en essayant de conserver l’identification des
documents et procéder à la congélation.
Dans l’hypothèse où un incendie s’est déclaré, une fois le local mis en sécurité par les
pompiers, il convient de :
- repérer et isoler les documents seulement atteints par les fumées ou les suies ;
- aspirer ou brosser délicatement les suies sèches ; mettre les documents dans du papier
kraft ou du papier d’emballage ;
- conserver les documents à plat jusqu’à ce qu’ils aient réabsorbé une quantité d’humi-
dité suffisante pour qu’ils ne soient plus cassants et puissent être manipulés et rangés.
Enfin, en cas d’infestation par des moisissures ou des nuisibles, il est recommandé de :
- isoler la partie contaminée de la partie saine du local ;
- éviter la dispersion des spores en condamnant éventuellement les circuits de ventilation ;
ne pas brosser les documents dans le local ;
- emballer les documents atteints dans des sacs-poubelle ou des cartons fermés avec
du ruban adhésif dans l’attente de leur traitement par un spécialiste ;
- désinfecter le local.
62. Parchas Marie-Dominique, « Plan de sauvegarde et d’urgence des fonds d’archives – Aide-mémoire
des actions principales », Direction générale des Patrimoines, 2014, consultable sur :
https://francearchives.fr/file/3fc2800923226832b4ad76a805a4ae843f1d18b5/CP-Plan%20de%20
sauvegarde%20des%20fonds%20d%27archives%20memento-2014.pdf.
63. Guide disponible auprès de l’Association des archivistes français (2007, 50 pages).
Partie 6 137
Dans tous les cas de sinistres, l’exécutif de la collectivité doit prendre contact avec les
archives départementales qui pourront conseiller et assurer le relais avec les prestataires
spécialisés.
Pour une meilleure compréhension des enjeux liés aux opérations de sauvetage en cas
de sinistre, le service interministériel des Archives de France propose sur FranceArchives
des films, accompagnés de serious games, portant sur la préparation des opérations de
sauvetage et sur le sauvetage lui-même64.
64. Pour consulter les films et serious games : https://francearchives.fr/fr/article/455474745.
138 Partie 6
Schémas d’intervention en cas de sinistre
En cas d’incendie
En cas d’inondation ou de dégât des eaux
En cas d’infestation
Partie 6 139
Chapitre II
La reliure et la restauration
La reliure et la restauration sont les deux principaux moyens de conserver en leur état
les documents et de leur assurer l’espérance de vie la plus longue65.
En ce qui concerne la reliure, on rapporte que Cléopâtre, faisant visiter à César ses ateliers
d’Alexandrie, lui avait fait découvrir une nouvelle présentation des documents appelée
« Codex » ; au lieu d’un rouleau, les Égyptiens avaient eu l’idée de plier des feuilles de
papyrus en deux, d’en couper plusieurs de mêmes dimensions et de les réunir entre
elles par une couture.
A - La reliure
Une reliure de type traditionnel est retenue pour assurer une bonne conservation du
document :
- couture à la main sur liens ou sur ficelles ;
- endossée au marteau ;
- utilisation de matériaux résistants et non acides.
Pour des questions de coûts, la toile métisse peut être retenue, mais il est préférable de
choisir le cuir de mouton ou de chèvre. Il faut éviter les pièces de titres en papier imprimé
au bénéfice du cuir ; des coins en cuir ou en métal assurent la pérennité des plats.
Il est à noter que la reliure des actes administratifs (délibérations, arrêtés…) est sou-
mise au décret n° 2010-783 du 11 juillet 2010 qui introduit notamment le principe de
la reliure a posteriori.
B - La restauration
L’objectif de la restauration est d’obtenir un document, dont la dégradation est stoppée

et qui conserve toutes ses particularités.
65. « Manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives », Service interministériel des Archives
de France, juin 2009, consultable sur : https://francearchives.fr/file/0994ee9802dfe9ded36a4a09f4498d78d
f8b69e3/1-Manuel_reliure_version_juin09.pdf.
Partie 6 141
Les principes suivants doivent être adoptés :
- conservation de l’identité et de l’authenticité du document ;
- exécution d’une restauration décelable mais discrète ;
- utilisation de produits et traitements réversibles.
Dans un premier temps, il s’agit d’assurer la désinfection des ouvrages pour éliminer les
micro-organismes (moisissures et bactéries) qui entraînent la perte des qualités physico-
chimiques du papier. Le traitement curatif retenu est l’immersion, pendant 6 heures en
autoclave, dans un mélange oxyde d’éthylène-fréon ou oxyde d’éthylène-gaz carbonique.
La désinfection des locaux est réalisée par fumigation après enlèvement des documents.
Ce traitement fongicide à but curatif fait généralement appel à une poudre fumigène
contenant 10 % de parahydroxyphényl salicylamide.
L’acidité est une des causes principales de la dégradation des papiers. Depuis 1850 envi-
ron, les papiers sont en effet fabriqués à partir de pulpe de bois contenant de la lignine
et se dégradent rapidement. De plus, depuis cette période, les encollages sont réalisés à
l’aide de colophane qui est une résine acide oxydable. Plusieurs procédés de désacidifi-
cation sont aujourd’hui disponibles, essentiellement sous forme de méthodes manuelles
de trempage (tétrabonite de sodium) ou de pulvérisation de solutions (carbonate de
méthylmagnésium). Ces procédés nécessitent le déreliage du document avant traitement.
Le comblage des lacunes permet de reconstituer des fragments de papier manquants,
souvent à la périphérie du document : le comblage est réalisé, soit par apposition de
pulpe de papier en suspension dans l’eau, soit à sec, sur table lumineuse, à l’aide d’un
scalpel. Le choix de la méthode est principalement dicté par la résistance des encres et
pigments et nécessite un test à l’eau préalable. Après comblage aqueux, il est impossible
de discerner au toucher l’emplacement des greffes réalisées à l’aide d’un dosage très
proche de celui du papier d’origine.
Le renforcement du papier est rendu nécessaire en raison de sa fragilisation résultant
de facteurs externes (pollution, humidité, éclairages, manipulations…) ou internes (mode
de fabrication).
Trois méthodes permettent ce renforcement :
- le thermocollage est une technique qui consiste en l’apposition, par un laminateur
spécial de grand format, de deux fibres polyamides neutres. Cette solution garantit une
excellente neutralité chimique et une grande résistance à l’usure mécanique ;
- l’apposition manuelle d’un papier japon, encollé à l’aide de méthylcellulose. Ce procédé
est parfaitement réversible et présente une grande neutralité chimique ;
- le réencollage consiste en l’application manuelle de colle méthylcellulose, suivie de
mise sous presse. Cette solution permet de respecter les caractéristiques du document
mais ne constitue pas un remède suffisant à une fragilisation importante.
Le service interministériel des Archives de France (note AD-DEP-949 du 10 juin 1996)
indique que les travaux de ce type, lorsqu’ils sont mal exécutés, peuvent endommager
de façon irréversible le patrimoine archivistique et, en particulier, les registres d’état civil.
Or, de nombreuses entreprises démarchent systématiquement les communes afin d’obte-

nir de leur part des contrats concernant plus particulièrement les registres d’état civil,
sans que le directeur des archives départementales en soit informé.
Celui-ci doit donc être avisé de tout projet de restauration ou de reliure par une entreprise
privée, afin de donner son approbation préalable.
142 Partie 6
Chapitre III
La conception et l’aménagement des locaux
A - Les bâtiments d’archives

1. L’aide de l’État
L’article R.212-44 du Code du patrimoine prescrit que toute opération liée aux locaux à
usage d’archives doit être préalablement soumise au préfet territorialement compétent,
au titre du contrôle scientifique et technique :
Article R.212-44, Code du patrimoine

« Les collectivités territoriales informent le préfet de tout projet de construction,
d’extension ou d’aménagement de bâtiments à usage d’archives ainsi que des projets
de travaux dans ces bâtiments.
Le préfet dispose d’un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territo-
riale concernée. Les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis.
Toute attribution de subvention en application des articles L.212-7 et L.212-8 est subordonnée
au visa technique du service interministériel des archives de France de la direction générale
des patrimoines et de l’architecture. »
Peuvent être subventionnées par l’État les opérations suivantes66 :

- construction de bâtiments neufs, à l’exclusion des acquisitions de terrains et des études ;
- extension ou réaménagement de bâtiments anciens ;
- réhabilitation de bâtiments ;
- premiers équipements installés à la construction, de l’extension ou du réaménagement :
rayonnages, mobilier de salle de lecture ou de salle d’exposition, matériels d’ateliers,
matériels informatiques (hors bureautique).
66. Circulaire DGP/SIAF/2016/005 : https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGP_SIAF_2016_005
Partie 6 143
Les subventions concernent prioritairement les bâtiments d’archives départementales,
d’archives régionales, d’archives des communes ou de leurs groupements de plus de
20 000 habitants. Les archives des communes et de leurs groupements de moins de
20 000 habitants peuvent également être concernées ponctuellement.
Les conditions sont les suivantes :
- le responsable des archives est un agent qualifié, rémunéré et permanent ;
- le projet subventionné doit contribuer à offrir au service une palette de moyens lui per-
mettant de réaliser l’ensemble des fonctions d’un service d’archives ;
- le projet doit prendre en compte les besoins en locaux à long terme, 20 ou 30 ans ;
- le projet sera décrit par une note exposant les objectifs et les moyens.
La subvention ne peut dépasser 30 % du montant hors taxes de la dépense subvention-
nable et ne peut être révisée, sauf en cas de modification du programme.
Il est possible de mobiliser d’autres types de financements, telles que la dotation d’équi-
pement des territoires ruraux (DETR) ou des financements européens, en s’assurant
toutefois qu’il est possible de cumuler les aides.
2. Les règles techniques

La réglementation est extrêmement précise en ce qui concerne les éléments techniques
pour la construction et l’aménagement de nouveaux locaux. Il existe plusieurs textes de
référence, dont les incontournables règles de base67 publiées par le service interminis-
tériel des Archives de France.
La première étape est celle de la définition du projet, ses objectifs, en se projetant sur 20
ou 30 ans. L’emplacement du site doit être choisi avec soin (par exemple, pas de zone
inondable et privilégier le rez-de-chaussée). Les locaux devront être sécurisés, sains et
propres en faisant appel à des techniques visant à protéger au mieux les documents, tout
en assurant un confort aux usagers : structure béton, résistance au sol, contrôle de l’air,
stabilité de la température et de l’humidité, réduction des sources de lumière, rayonnages
métalliques… Les nouveaux locaux doivent être aménagés en quatre circuits séparés : le
circuit des documents, le circuit de la communication des documents des magasins par
la salle de lecture, le circuit du public, le circuit du personnel. Les circuits de circulation
des documents ne doivent pas croiser les circuits de circulation du public. La salle de
lecture doit être organisée de façon à ce que la surveillance puisse être maximale. Seuls
le personnel des archives et l’exécutif de la collectivité devraient avoir la clé des locaux
afin de garantir une sécurité et une confidentialité maximales.
67. Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, octobre 2019 :
https://francearchives.fr/file/0873299ce874ccbe910d50679bb6d646ac2552b3/Regles_de_base_2019.pdf
144 Partie 6
Les principales exigences sont résumées dans le tableau suivant :
Circulation - 4 circuits séparés : le circuit des documents, le circuit de la communication

des documents des documents des magasins par la salle de lecture, le circuit du public, le
circuit du personnel. Les circuits de circulation des documents ne doivent
pas croiser les circuits de circulation du public.
- Les circuits doivent être de plain-pied de préférence.
- Les couloirs : largeur minimale de 1,50 m.
- Les ascenseurs monte-charge : charge utile de 750 kg, dimensions
1,50 x 1,20 m.
Les magasins - Interdiction des colonnes humides.
de conservation - Structure en ossature béton, pas autoporteuse.
- Éviter les ouvertures.
- Attendre 3 mois entre la construction et l’installation des archives.
- Installer des instruments de mesure de la température et de l’hygrométrie,
des détecteurs incendie, des mesures d’encloisonnement coupe-feu et des
dispositifs anti-intrusion.
- Brassage de l’air interne : 3 volumes d’air par heure dans les magasins.
- Organiser le nettoyage régulier.
- Superficie par magasin : 200 m² maximum pour éviter la propagation
d’un incendie.
- Hauteur sous plafond : 2,50 m minimum.
- Éclairage de 200 lux.
- Pour le papier : température entre 16 et 22/23 °C, hygrométrie entre 45
et 55 % (éviter les changements brutaux).
- Surcharge au sol :
* 900 kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes d’une hauteur
de 2,20 m,
* 1 000 kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes d’une hauteur
de 2,20 m, destinés aux 10 % des collections les plus lourdes,
* 1 300 kg/m² pour un équipement en rayonnages mobiles d’une hauteur
de 2,20 m.
Les rayonnages - Rayonnages fixes et mobiles, métalliques laqués à chaud.
- Épis double face.
- Espace de 15 cm au moins entre le sol et la tablette la plus basse, 25 cm
entre le plafond et la partie haute du rayonnage.
- Écartement de 29 cm minimum entre les tablettes.
- Profondeur de 30 à 39 cm selon le format des boîtes.
- Plinthes antipoussière.
- Prévoir une tablette de couverture.
- Résistance de 100 kg pour une tablette de 1 m de large.
- Traitement antirouille, résistante aux chocs et à l’usure, en matériaux neutres.
- Proscrire les rayonnages directement contre les murs donnant vers l’extérieur.
- Proscrire le mobilier hermétique (type coffre-fort) et éviter les fonds pleins
pour faciliter la circulation de l’air.
B - La conservation des archives électroniques

Il existe de plus en plus d’archives électroniques, produites par les administrations et les
collectivités territoriales (utilisation de l’informatique, projets de dématérialisation, mise
en place de la signature électronique). Ce sont des archives publiques, au même titre

que les archives sur support papier. Elles sont donc également soumises au contrôle
scientifique et technique de l’État, et conservées selon des procédures similaires de
recensement, de versement et d’élimination.
Partie 6 145
Il faut imaginer le système d’archivage électronique comme le pendant du magasin
d’archives papier pour le numérique : espaces de stockage prévus, conditions de conser-
vation optimales, accès sécurisés, contrôles en entrée des archives, gestion des données,
gestion des éliminations et des communications. Mais la nature même du numérique
rend l’acquisition d’un système d’archivage électronique très complexe et nécessite un
travail en mode projet avec d’importants moyens. La mise en place d’une gouvernance
avec la définition d’une politique d’archivage est indispensable.
La politique d’archivage permet d’identifier les différents acteurs et de leur associer rôles
et responsabilités afin de mettre en place la conservation des archives, sur les plans
juridique et organisationnel. Ce document énonce des principes et enjeux ; d’autres
documents spécifiques doivent être rédigés pour préciser les pratiques et procédures.
À consulter
Plusieurs modèles sont en accès libre sur Internet. Le document « Bibliothèque de
documents de référence pour l’archivage numérique - Politique d’archivage, modèle
de document » du SIAF de février 2018 constitue une base pour rédiger une telle politique :
https://francearchives.fr/file/3f9aa8ed19289d298229093614bf3f7315a3c39c/BDR_02_
Politique_d-archivage.pdf.
La question de l’archivage électronique n’est pas abordée ici de manière exhaustive : se

référer à plusieurs ouvrages mentionnés en bibliographie.
Dans cette partie, l’objectif est de rappeler les spécificités relatives aux informations
numériques, les normes et référentiels à lire, et d’énoncer quelques principes à prendre
en compte pour assurer la conservation des archives électroniques.
Au-delà d’infrastructures et d’outils techniques à mettre en œuvre, la bonne conser-

vation des archives électroniques ne sera garantie que s’il existe une organisation et
des moyens humains dédiés.
Ainsi, un système d’archivage électronique, ou SAE, sera composé d’un réseau d’acteurs, de
matériel, de procédés et d’une bonne gouvernance. Il est important qu’archivistes et informa-
ticiens travaillent en étroite collaboration afin de mettre en commun les compétences de cha-
cun et en vue de garantir la bonne mise en place et maintenance d’une solution d’archivage
électronique.
1. Spécificités relatives aux archives électroniques

Plusieurs particularités doivent être prises en compte pour mettre en place une stratégie
d’archivage électronique :
- l’information numérique est indépendante de son support (un même contenu peut
ainsi exister sur traitement de texte, texte figé ou page HTML), contrairement au papier ;
- elle doit être accompagnée de ses métadonnées (les données sur les données, celles
qui explicitent la provenance des données, leur date et leur contexte de création et qui
permettront d’exploiter les documents) dès sa création en vue d’assurer la collecte et
la conservation dans le temps ;
- les supports d’enregistrement de ces informations, ainsi que les logiciels et supports
de lecture peuvent rapidement être obsolètes ;
- les formats évoluent rapidement et peuvent être dépendants d’un système ou d’une
solution (cas des formats dits « propriétaires »).
146 Partie 6
Il existe différentes catégories de formats :
- ouvert : un format est dit ouvert ou libre si son mode de représentation a été rendu public
par son auteur et qu’aucune entrave légale ne s’oppose à sa libre utilisation (droit
d’auteur, brevet). Cela garantit son indépendance vis-à-vis d’un éditeur en particulier
et assure donc une interopérabilité et une certaine pérennité ;
- fermé : il s’agit d’un format dont les spécifications sont secrètes ;
- propriétaire : un tel format a été élaboré par une entreprise. Il peut être ouvert s’il est
publié (ex. : le format PDF d’Adobe) ou fermé (ex. : le format DOC de Microsoft).
2. Quelques normes et référentiels

Les normes, standards et référentiels sont une base essentielle pour aider à définir,
élaborer et mettre en œuvre une solution d’archivage électronique : voici une liste non
exhaustive…
- Norme ISO 9001 : management de la qualité. Cette norme permet l’optimisation de
la gestion des documents sous l’angle de la qualité, en s’intéressant aux processus
et au système (définition des processus, formalisation et documentation, relatifs aux
objectifs, etc.).
- Norme ISO 14721 OAIS : Open Archival Information System (système ouvert d’archivage
de l’information). Elle propose une architecture logique pour un système d’archivage
ainsi que ses fonctionnalités, briques et acteurs, quel que soit le support de l’information.
Cela permet donc de mettre en œuvre la préservation sur le long terme.
- Recueil MoReq 2 (Modular Requirements for the Management of Electronic Documents
and Records) : c’est un ensemble de recommandations à appliquer pour l’organisation
de l’archivage électronique, pour garantir l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’usage
du document.
- Norme ISO 16175 ICA-Req : elle énonce des principes et des exigences fonctionnelles
pour aider à mettre en œuvre un archivage électronique avec ou sans outil dédié. Elle
permet notamment de préciser au mieux les besoins de chacun, de dresser une liste
détaillée des exigences attendues du système et de définir une grille d’audit des outils
de gestion des documents. La boîte à outils Astaré68 se base en partie sur cette norme.
- Norme ISO 14641-1, Z 42-013 : Spécifications relatives à la conception et à l’exploi-
tation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des
documents stockés dans ces systèmes : cette norme permet la mise en place d’un
archivage électronique sécurisé, conformément aux exigences de pérennité, d’intégrité,
de sécurité et de traçabilité.
- Norme NF Z 42-020 : cette norme énonce des spécifications fonctionnelles d’un com-
posant coffre-fort numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans
des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.
- PAIMAS (producer – archive interface methodology abstract standard) : c’est un guide
pratique pour gérer les processus d’entrée des données dans un SAE et les relations
entre les producteurs d’archives et le SAE (rôles et responsabilités).
68. Voir page 70 (partie 3 - chapitre II « Accompagner les services dans leur gestion documentaire »,
A - Recenser et analyser la production documentaire).
Partie 6 147
- MEDONA NF Z 44-022 et SEDA (standard d’échange de données pour l’archivage) :
cette norme et ce standard permettent la définition de scénarios d’échange pour réa-
liser des opérations entre service d’archives et différents partenaires impactés dans le
cadre du versement, de la communication et de l’élimination d’archives. Le SEDA est
un outil essentiel pour favoriser l’interopérabilité entre les outils informatiques de votre
collectivité et le SAE.
- METS : schéma XML autorisant la création et la description intégrales d’objets numé-
riques.
- PREMIS (preservation metadata : implementation strategies) : c’est un format proposant
un modèle conceptuel de schéma de métadonnées (balises et signification, règles
d’utilisation et exemples concrets d’utilisation).
- Référentiel général d’interopérabilité RGI : ce premier référentiel édité par la direction
générale de la Modernisation de l’État énonce des règles pour rendre interopérables
des produits et systèmes entre eux.
- Référentiel général de sécurité RGS : également créé par la DGME, ce document présente
des règles pour sécuriser un système d’information.
3. Principes à mettre en œuvre pour assurer la conservation

des archives électroniques
Archiver électroniquement, cela consiste en quoi ?

Extrait de la fiche du groupe AMAE de l’AAF « L’archivage électronique en 4 questions ».
148 Partie 6
Il est impossible de détailler précisément ce qu’on doit attendre d’un SAE, car ce dernier
doit se conformer à votre organisation, vos moyens humains, financiers, matériels, et aux
choix et contexte de votre collectivité.
Voici toutefois quelques fonctionnalités à prévoir pour mettre en place et assurer la
conservation des archives électroniques.
a) Accès au SAE
Les modalités d’accès doivent être prévues, selon des droits d’accès associés aux rôles
et responsabilités de chaque acteur concerné par l’archivage des informations électro-
niques (services producteurs, services versants, service archives, administration technique,
service en charge du contrôle scientifique et technique).
b) Interopérabilité du SAE avec le système d’information de la collectivité

Conformément au RGI et au RGS rapidement présentés dans la partie précédente, des
connecteurs doivent être prévus entre les outils pour faciliter, voire automatiser le transfert
d’archives vers le SAE.
À ce sujet, le SEDA est un langage XML utilisé par la majorité des outils disponibles sur le
marché ; les logiciels déployés dans votre structure devraient donc pouvoir se conformer
à ce standard pour être interopérables69.
Pour automatiser certains transferts dits « sériels », il est préférable de créer un profil
d’archivage pour lister et prévoir toutes les métadonnées à associer à chaque versement
(dates, contexte, acteurs, mots-clés, etc.).
c) Gestion des métadonnées

En lien avec le cycle de vie des informations numériques, les modes de captation, d’enri-
chissement et de conservation des métadonnées sont à détailler dès la création des
archives pour faciliter et optimiser le processus d’archivage.
d) Stockage des archives

Des règles spécifiques doivent être adaptées pour garantir l’archivage électronique :
sauvegarde, réplication sur sites distants, sécurité relative au stockage et à l’accès aux
supports permettant le stockage, sécurité des infrastructures, etc.
Pour toute interrogation liée à la capacité du système informatique de la collectivité à
assurer la conservation des archives électroniques, il est possible de se référer à l’agré-
ment relatif à l’externalisation des archives numériques afin de voir quelles sont les
conditions à respecter ; à la boîte à outils Astaré ou à la norme ICA-Req. Les archives
départementales et sociétés externes peuvent être sollicitées pour auditer le système.
69. Pour en savoir plus, consulter la page du service interministériel des Archives de France :
https://francearchives.fr/seda/
Partie 6 149
e) Réversibilité du système
Le SAE doit prévoir la restitution de l’ensemble des archives et de leurs métadonnées en
cas de changement d’outil.
f) Intégrité, sécurité et traçabilité des données

En lien avec la valeur de l’information et sa criticité, les modalités suivantes doivent être
précisées : stockage, détection de virus, contrôle d’intégrité, circuits de validations.
Des fonctionnalités de traçabilité sont à prévoir dans un SAE (existence de journaux
des événements, historisation de tous les mouvements opérés sur les archives, ajouts
d’empreintes numériques associées aux fichiers entrants, etc.).
g) Pérennisation des données

Des opérations de conversions de formats et migrations des supports de stockage doivent
être prévues dans le temps pour garantir la lisibilité des informations.
h) Consultation des données

Il doit être prévu la recherche et la consultation des informations archivées.
Leurs cycle de vie, confidentialité, disponibilité, modalité d’export et d’élimination (selon
le périmètre de l’outil) doivent être pris en compte dès l’entrée des archives dans le SAE.
150 Partie 6
Partie 7
La communication des archives
Partie 7 151
Le cadre législatif et réglementaire sur la communication des
archives est décrit dans la partie 1, chapitre I, A, 3. L’accès aux
archives découle du Code du patrimoine, des textes relatifs à
la protection des données personnelles et de ceux relatifs aux
documents administratifs.
152 Partie 7
Chapitre I
Les règles et procédures liées
à la communication des archives
et des documents administratifs
A - La consultation des archives par les services

producteurs
Les services producteurs peuvent demander la consultation des documents versés au
service des archives, même s’ils ne sont pas communicables. Un autre service peut
obtenir la communication d’un document non communicable à condition d’avoir préa-
lablement obtenu l’accord du responsable du service producteur. Enfin, les documents
librement communicables sont accessibles aux agents de la collectivité dans les mêmes
conditions qu’au public.
Pour rappel, les archives intermédiaires sont sous la responsabilité du service producteur,
tandis que les archives définitives (à l’expiration de la durée d’utilité administrative) sont
sous celle du service des archives.
Il convient de mettre en place une procédure très stricte pour la communication aux ser-
vices. En effet, les dossiers sont en général sortis et transmis dans les services par navette
et il arrive que le service des archives ait du mal à les récupérer pour les réintégrer dans
les fonds. Il est conseillé de transmettre un bordereau au service emprunteur qui rappelle
la procédure interne de communication et qui atteste de sa prise de responsabilité. Dans
les faits, il faudra mettre en œuvre un rappel régulier des dossiers empruntés. Il est donc
utile de limiter la durée d’emprunt et d’expliquer que le dossier ne doit pas être modifié.
B - Les délais de communicabilité

Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l’article L.213-2 du Code
du patrimoine qui fixe les dérogations applicables et les délais de communicabilité de
certaines archives, communicables de plein droit.
Partie 7 153
En 2019, afin de faciliter l’accès aux documents administratifs et d’archives, le service
interministériel des Archives de France a mis en ligne la base @docs70, qui référence
plusieurs centaines de dispositions particulières en matière d’accès, inscrites dans les
textes législatifs et réglementaires français. Celle-ci permet d’orienter le demandeur dans
sa recherche, en fonction du type et de la date du document, du statut du demandeur…
L’article L.213-2 du Code du patrimoine, dans sa rédaction issue de la loi n° 2008-696
du 15 juillet 2008 et de l’ordonnance n° 2009-483 du 29 avril 2009 prise en application
de l’article 35 de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, précise les
délais de communication des archives qui ne sont pas, par dérogation, immédiatement
communicables :
Article L.213-2 du Code du patrimoine

« I. - Les archives publiques sont communicables de plein droit à l’expiration d’un délai
de :
1° Vingt-cinq ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans
le dossier :
a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du
gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des
relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret en matière commerciale et
industrielle, à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières
ou au secret en matière de statistiques sauf lorsque sont en cause des données collectées au
moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d’ordre privé mentionnées
aux 4° et 5° ;
b) Pour les documents mentionnés au dernier alinéa de l’article 1er de la loi n° 78-753 du 17 juil-
let 1978 précitée, à l’exception des actes et documents produits ou reçus par les assemblées
parlementaires ;
2° Vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l’intéressé, pour les documents dont la
communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n’est pas connue, le délai
est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause ;
3° Cinquante ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans
le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense
nationale, aux intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure, à la
sûreté de l’État, à la sécurité publique ou à la protection de la vie privée, à l’exception des
documents mentionnés aux 4° et 5°. Le même délai s’applique aux documents qui portent une
appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou
facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d’une personne dans des
conditions susceptibles de lui porter préjudice.
Le même délai s’applique aux documents relatifs à la construction, à l’équipement et au fonc-
tionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment utilisés pour la détention des
personnes ou recevant habituellement des personnes détenues. Ce délai est décompté depuis
la fin de l’affectation à ces usages des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiment en cause ;
4° Soixante-quinze ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus
dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce
dernier délai est plus bref :
a) Pour les documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques
lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits
et comportements d’ordre privé ;
b) Pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;
c) Pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des
dispositions particulières relatives aux jugements, et à l’exécution des décisions de justice ;
d) Pour les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;
e) Pour les registres de naissance et de mariage de l’état civil, à compter de leur clôture ;
70. Consultable en ligne : @docs (francearchives.fr).
154 Partie 7
5° Cent ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le
dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier
délai est plus bref, pour les documents mentionnés au 4° qui se rapportent à une personne
mineure.
Les mêmes délais s’appliquent aux documents couverts ou ayant été couverts par le secret de
la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de
personnes nommément désignées ou facilement identifiables. Il en est de même pour les
documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires
portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux juge-
ments, et à l’exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l’intimité
de la vie sexuelle des personnes.
II. - Ne peuvent être consultées les archives publiques dont la communication est susceptible
d’entraîner la diffusion d’informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser
des armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs
ou indirects de destruction d’un niveau analogue. »
L’accès à ces archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents admi-
nistratifs à l’article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 (codifié dans le CRPA71)
portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public
et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal.
Ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs :
- dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médi-
cal et au secret en matière commerciale et industrielle ;
- portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nom-
mément désignée ou facilement identifiable ;
- faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce
comportement pourrait lui porter préjudice.
Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas
communicables mais qu’il est possible d’occulter ou de disjoindre, le document est
communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions.
Les documents administratifs non communicables deviennent consultables au terme
des délais et dans les conditions fixés par les articles L.213-1 et L.213-2 du Code du
patrimoine.
L’article 2 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 dispose que le droit à communication
ne s’applique qu’à des documents achevés. Il ne concerne donc pas les documents
préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration. Il ne
s’exerce plus lorsque les documents font l’objet d’une diffusion publique. Il ne s’applique
pas aux documents réalisés dans le cadre d’un contrat de prestation de service exécuté
pour le compte d’une ou de plusieurs personnes déterminées.
L’administration sollicitée n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en
particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.
Selon la doctrine de la Commission d’accès aux documents administratifs (troisième
rapport d’activité, page 31), la communication des documents des collectivités locales
incombe à l’exécutif territorial : il appartient au maire et à lui seul de communiquer les

documents communaux, quel que soit le lieu où ils sont conservés. Le préfet n’est donc pas
compétent pour communiquer au public les documents des collectivités territoriales qui lui
71. CRPA : Code des relations entre le public et l’administration.
Partie 7 155
ont été transmis au titre du contrôle de la légalité ou du contrôle budgétaire. Ce principe
a été rappelé par la circulaire du ministre de l’Intérieur n° 85-236 du 4 octobre 1985.
Par ailleurs, l’article L.114-2 du Code des relations entre le public et l’administration
prescrit que :
Article L.114-2, Code des relations entre le public et l’administration

« Lorsqu’une demande est adressée à une administration incompétente, cette dernière
la transmet à l’administration compétente et en avise l’intéressé. »
L’article 2 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 dispose que les autorités administratives
sont tenues de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent dans le
cadre d’une mission de service public (dépôt des comptes pour une association reconnue
d’utilité publique, dossier de demande de subvention…).
La communication du document doit s’effectuer par l’administration qui le détient, et
lorsque la demande est mal orientée, celle-ci doit être transmise au service concerné.
Ces dispositions s’appliquent également aux personnes privées chargées d’une mission
de service public, et ce, même si l’accomplissement de leur mission de service public
n’implique pas la mise en œuvre de prérogatives de puissance publique.
Cependant, les collectivités territoriales sont tenues de transmettre les documents admi-
nistratifs communicables qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande. Si
la demande porte sur un document administratif détenu par une autre administration,
elles sont tenues de la transmettre à cette dernière et d’en aviser le demandeur.
La loi du 17 juillet 1978 susvisée ne prévoit pas que le préfet dispose d’un pouvoir
d’intervention ou de substitution en la matière. Pour autant, si la demande de communi-
cation porte sur les actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité, le
préfet est tenu d’y répondre directement, sans s’assurer au préalable de l’accord de la
collectivité concernée (CADA, 2 août 2001, Préfet du Val-d’Oise).
Le maire peut déléguer ses attributions à un adjoint ou à un fonctionnaire placé sous
son autorité et sous sa responsabilité.
C - La procédure de demande d’accès

Un usager peut demander l’accès à un document, qu’il soit conservé dans les services
producteurs ou dans un service d’archives. Le droit d’accès est posé par la loi CADA de
1978 (codifiée dans le CRPA), mais d’autres textes viennent la compléter pour introduire
des particularités liées à des typologies spécifiques de documents.
La loi du 17 juillet 1978 précise la procédure de communication des documents admi-
nistratifs :
- la personne demande (par écrit ou verbalement) l’accès à un document ;
- la collectivité répond, dans un délai d’un mois, favorablement ou négativement. Dans
ce dernier cas, le refus de communication doit être motivé ;

- en cas de refus, le demandeur peut saisir, dans un délai de deux mois, la Commission
d’accès aux documents administratifs (CADA), qui dispose d’un délai d’un mois pour
émettre un avis. La commune dispose alors d’un délai d’un mois, après notification de
l’avis de la CADA, pour signifier au demandeur la décision qu’elle prend, au regard de
la communication du document demandé ;
156 Partie 7
- lorsque la commune persiste dans son rejet de la demande de communication, le
demandeur peut, s’agissant évidemment d’une décision administrative, saisir le tribu-
nal administratif.
L’accès au document peut s’effectuer de deux manières :
- par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
le maire a la possibilité de définir les jours et heures pendant lesquels les personnes
peuvent consulter les documents ;
- sous la réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par
la délivrance d’une copie facilement intelligible sur un support identique à celui utilisé
par l’administration ou sur support papier ; il convient de noter que lorsque la commune
ne possède pas de copieur ou lorsque le document risque d’être détérioré, le maire n’a
pas l’obligation de délivrer de reproduction ; par ailleurs, le demandeur doit acquitter
les frais de copie, sans que ces derniers puissent excéder le coût réel des copies, dès
lors qu’une délibération du conseil municipal le prévoit.
La Commission d’accès aux documents administratifs a rappelé, dans un avis du 2 février
1995 (affaire « Guillot »), qu’aucune disposition de la loi ne fait obstacle à ce que la
demande de communication soit purement verbale. En tout état de cause, si, en l’absence
de réglementation particulière, une demande verbale doit être prise en considération par
l’administration sollicitée, le ministre de l’Intérieur (Réponse ministérielle, Assemblée
nationale, Journal officiel, 29 décembre 1997) rappelle l’intérêt qui s’attache à la pré-
sentation écrite de la demande : celle-ci facilite en effet l’administration de la preuve
de cette demande et permet notamment de déterminer le point de départ du délai d’un
mois imparti à l’autorité compétente pour la satisfaire.
Si les dispositions législatives ne précisent pas la forme que doit revêtir la demande, on
ne peut dénier au maire, chef de l’administration communale, le pouvoir de réglemen-
ter l’accès aux archives communales, afin que l’exercice de ce droit à l’information soit
compatible avec le bon fonctionnement des services. Ainsi, dans son arrêt du 26 avril
1993 (Association des amis de Saint-Palais-sur-Mer), le Conseil d’État a reconnu comme
légitime et dépourvue de caractère excessif, compte tenu de la situation de la commune,
l’exigence d’une demande écrite préalable.
Le Code des relations entre le public et l’administration, dans son livre III, définit les
modalités d’accès aux documents administratifs et de réutilisation des informations
publiques. Selon l’article L.311-9, l’accès aux documents administratifs, et par extension
aux archives, se fait donc au choix du demandeur, dans le respect de la bonne conser-
vation des documents, auxquelles peuvent s’ajouter des contraintes relatives aux règles
de communicabilité en vigueur.
Article L.311-9, Code des relations entre le public et l’administration

« L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la
limite des possibilités techniques de l’administration :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la déli-
vrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible
avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette
reproduction, dans des conditions prévues par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme élec-
tronique ;
4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communi-
cables qu’à l’intéressé en application de l’article L.311-6. »
Partie 7 157
Toutefois, les conditions matérielles d’accès aux documents d’archives n’étant expli-
citement tranchées par la réglementation, un usager des archives départementales
d’Indre-et-Loire a demandé au juge administratif l’annulation d’une décision par laquelle
le directeur de ce service lui avait refusé la communication d’un registre original d’état
civil dont une copie, sous la forme d’un microfilm, était à la disposition du public. Le
tribunal administratif d’Orléans (10 novembre 1994) a jugé bien fondée la décision du
directeur des archives départementales. Le juge administratif a en effet estimé que, en
affirmant le principe de libre consultation des documents d’archives publiques, au terme
des délais prévus par la loi du 3 janvier 1979, le législateur avait entendu permettre un
accès à l’information contenue dans les documents et non un accès à l’objet matériel
qui constitue le support de cette information.
Il résulte de ce jugement que le conservateur d’archives publiques est fondé, lorsque
l’état du document original ou la fréquence de sa consultation le requièrent, à substituer
à la communication de ce document original la communication d’une copie, même en
l’absence de toute disposition réglementaire prise par l’autorité administrative.
Une commune qui aurait procédé à la communication à des tiers de documents com-
portant des informations nominatives visées par les dispositions de l’article 6 de la loi
n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre
l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal est
susceptible de voir, dans ces circonstances, sa responsabilité administrative engagée et
pourrait être condamnée par le juge administratif à indemnisation pour le préjudice subi :
Conseil d’État, 25 juillet 2008, Commune de Charenton-le-Pont, n° 296505

« Considérant que Mme A soutient que la communication du rapport du 24 novembre
1994 lui a causé un préjudice moral lié aux appréciations qui ont été portées sur son
comportement dans ce rapport, lesquelles étaient fondées sur des faits erronés, et que ce préjudice
doit être évalué à 15 000 euros ; que s’il ressort des pièces du dossier que la communication dudit
rapport a porté atteinte à la réputation de Mme A, il sera fait une juste appréciation du préjudice
subi par Mme A en l’évaluant à la somme de 1 000 euros ;
Considérant qu’il résulte de ce qui précède que la somme que la commune de Charenton-le-Pont a
été condamnée à verser à Mme A par le jugement attaqué du tribunal administratif de Melun doit
être portée à 14 000 euros ; »
En outre, le fait de porter ou de laisser porter à la connaissance du public ou d’un tiers un

document contenant des données susceptibles de porter atteinte à la vie privée d’autrui
est puni de peines d’emprisonnement et d’amende dans les conditions prévues aux
articles 226-1 et 226-2 du Code pénal.
La responsabilité pénale du maire, en sa qualité de dépositaire de l’autorité publique,
pourrait, en conséquence, être recherchée (Cour de cassation, chambre criminelle,
9 novembre 1998, Einhorn).
Toutefois, l’article 1er de la loi du 10 juillet 2000, tendant à préciser la définition des délits
non intentionnels, qui a complété l’article 121-3 du Code pénal, exige une faute caracté-
risée en cas de causalité indirecte entre la faute et le dommage. Ainsi, la responsabilité
pénale du maire ne pourra être engagée que s’il a commis une violation manifestement
délibérée d’une obligation particulière de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou
le règlement ou commis une faute caractérisée et qui exposait autrui à un risque d’une
particulière gravité qu’il ne pouvait ignorer.
158 Partie 7
D - Les dérogations et les recours
Lorsque les documents ne sont pas encore communicables, l’usager peut faire une
demande de dérogation aux services d’archives qui instruisent la demande en prenant
l’avis du service versant puis en la transmettant au service interministériel des Archives
de France. Le SIAF informe directement l’usager de sa décision, avec copie au service
d’archives concerné72. Si la décision est négative, l’usager peut contester cette décision :
d’abord en saisissant la CADA qui donne son avis (procédure précontentieuse), puis
auprès du tribunal administratif.
Les modalités d’accès par dérogation ont été précisées dans l’instruction sur la mise en
œuvre de la procédure d’accès anticipé par dérogation aux délais de communicabilité
des archives publiques73. Elle permet, en particulier, aux directeurs d’archives départe-
mentales de « délivrer, au nom de l’administration des archives, les autorisations d’accès
anticipé aux documents non librement communicables détenus par leurs services ou
par une autorité qui a vocation à y verser ses archives ».
Des dérogations peuvent avoir une portée générale, par exemple pour les archives rela-
tives à la Seconde Guerre mondiale.
Certaines personnes sont habilitées, par leurs fonctions (ou par l’autorité), à obtenir de
manière dérogatoire communication de documents qui ne sont pas librement commu-
nicables au sens du Code du patrimoine.
1. Les officiers publics

En matière d’état civil, l’article 197-5 de l’instruction générale relative à l’état civil dis-
pose que :
Article 197-5, Instruction générale relative à l’état civil du 11 mai 1999 (NOR :
JUSX9903625J)
« En raison de leurs fonctions, les avocats, les avoués et les notaires doivent être
présumés mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte de l’état
civil. Ils précisent l’identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant être
habilitée par la loi à obtenir elle-même un tel document. »
Il n’est donc pas nécessaire de solliciter l’autorisation du procureur de la République si

l’officier ministériel présente une demande pour le compte de la personne concernée
par l’acte, d’un descendant ou d’un ascendant.
En ce qui concerne les documents fiscaux, les articles L.148 et suivants du livre des pro-
cédures fiscales donnent droit aux officiers ministériels de recevoir les renseignements
nécessaires à l’exercice de leur mission dans les cas suivants :
- vente forcée d’un immeuble ;
- dissolution du régime matrimonial ;
- paiement de pension alimentaire ;
- établissement de l’identité pour la publicité foncière.
72. Note d’information du 8 septembre 2021 : https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2021_007

73. Instruction DGPA/SIAF/2021/007 du 8 septembre 2021, consultable sur FranceArchives :
DGPA_SIAF_2021_007.pdf (francearchives.fr).
Partie 7 159
L’article L.106 du livre des procédures fiscales dispose que les extraits des registres
de l’enregistrement clos depuis moins de 50 ans ne peuvent être délivrés que sur une
ordonnance du juge du tribunal d’instance s’ils sont demandés par des personnes autres
que les parties contractantes ou d’un ayant cause ; un officier ministériel agissant sur
mandat d’une partie contractante ou d’un ayant cause peut bénéficier du droit à com-
munication de ces documents.
S’agissant des registres matricules du recensement militaire, la circulaire AD 91-9 pré-
citée pose l’analogie avec les dispositions ci-avant exposées. Ainsi, il apparaît possible
de communiquer aux officiers publics les éléments relatifs à l’état civil figurant dans
les registres matricules, à l’exclusion toutefois des mentions de caractère judiciaire,
disciplinaire ou médical. Une dérogation existe concernant les registres matricules de la
Première Guerre mondiale74.
2. Les généalogistes professionnels

Les modalités d’accès anticipé à l’état civil sont précisées dans le décret n° 2017-890
du 6 mai 2017 relatif à l’état civil.
Dans la mesure où ils agissent sur mandat d’un officier ministériel agissant lui-même dans
l’exercice de ses fonctions, les généalogistes professionnels, successoraux et familiaux
bénéficient des mêmes facilités de communication que leurs mandants75. Dans le cas
contraire, ils sont soumis aux mêmes règles que les particuliers, notamment en ce qui
concerne l’enregistrement et les hypothèques. Le service interministériel des Archives
de France délivre les autorisations de consultation pour une durée de deux ans pour
l’ensemble du territoire national. Le professionnel doit présenter cette autorisation lors
d’une demande de consultation. Les services qui éventuellement conservent des registres
de naissance et de mariage de l’état civil de moins de soixante-quinze ans d’âge, quelle
qu’en soit l’origine, pourront obtenir copie des autorisations délivrées. Les demandes de
délivrance d’extraits ou de copies intégrales avec filiation doivent être adressées direc-
tement au procureur de la République.
3. Les particuliers
Conformément à l’article 106 du livre des procédures fiscales, tout particulier muni d’une
ordonnance du juge du tribunal d’instance compétent peut obtenir un extrait d’un registre
de l’enregistrement clos depuis moins de 50 ans.
Par ailleurs, l’article L.107A du Livre des procédures fiscales prévoit que toute personne
peut obtenir un extrait déterminé des registres hypothécaires. Le demandeur doit cepen-
dant fournir, en les sollicitant du bureau des hypothèques détenteur des tables et réper-
toires correspondants, les références de l’inscription en cause.
74. Arrêté du 20 décembre 2012 instituant une dérogation générale pour la consultation
des registres matricules du recrutement militaire de la Première Guerre mondiale :
https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000026879107/
75. Circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/006 du 5 juillet 2010 :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGP_SIAF_AACR_2010_006
160 Partie 7
Selon les recommandations du service interministériel des Archives de France, le président
de la salle de lecture doit vérifier que le demandeur est muni des pièces lui permettant
d’obtenir la communication des documents :
- mandat d’un ayant cause pour un notaire ;
- mandat d’un notaire et justificatif professionnel pour un généalogiste professionnel ;
- ordonnance du tribunal d’instance pour un particulier dans le cas de l’enregistrement.
De plus, dans l’hypothèse où le service d’archives ne dispose pas d’extrait à communi-
quer, il est recommandé de procéder à la communication du document avec discrétion
à l’égard des autres usagers présents dans la salle de lecture.
E - Les demandes de copies

1. Le droit de reproduction
Le droit de copie est encadré par la loi CADA du 17 juillet 1978 qui prévoit notamment
que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document. Il en résulte qu’elle
est interdite pour :
- les pièces en mauvais état ;
- les documents reliés ;
- les parchemins ou pièces scellées ;
- les calques, pelures ou papier carbone ;
- les documents à l’encre violette ;
- les documents agrafés ou reliés par une ficelle passée loin des bords.
Il est nécessaire de rappeler que le droit à communication ne s’exerce plus lorsque les
documents font l’objet d’une diffusion publique.
L’administration n’est en outre pas tenue de donner suite aux demandes abusives, que
ce soit par leur nombre, leur caractère systématique ou répétitif. Il convient de se repor-
ter au site Internet de la CADA qui est compétente pour la reproduction des documents.
Tout refus doit être motivé.
En règle générale, si une copie papier ne peut être faite, une prise de vue photographique
peut être proposée, sans flash.
L’usager doit s’engager à faire de ces reproductions un usage privé. Dans le cas contraire,
il faut se reporter à la procédure de réutilisation des données publiques. Par ailleurs, cer-
tains documents entrés par voie extraordinaire, comme les dossiers d’architecte ou les
photographies, sont protégés par la propriété littéraire et artistique. Il convient de prévoir
une clause dans les contrats de don ou dépôt d’archives privées.
Enfin, il est possible de délivrer des expéditions et extraits authentiques de documents
d’archives. Les conditions de délivrance de ce visa de conformité sont précisées dans les
articles R.213-2 et suivants. Cette prestation peut faire l’objet d’une tarification prévue
par décret en Conseil d’État.
Partie 7 161
2. Les tarifs
Si l’accès sur place et l’envoi par voie électronique de documents déjà sous forme
numérique se font gratuitement, en revanche certains frais peuvent être mis à la charge
du demandeur lorsque le service se voit dans l’obligation de reproduire les documents
afin de lui en envoyer une copie (article R.311-11 du Code des relations entre le public
et l’administration).
Article R.311-11, Code des relations entre le public et l’administration

« À l’occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de
reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du
demandeur.
Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant
du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support
fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour
la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi
postal choisies par le demandeur.
Les frais autres que le coût de l’envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté
conjoint du Premier ministre et du ministre du Budget. Ils ne peuvent excéder des montants
définis dans les mêmes conditions.
L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut
être exigé. »
Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis
par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du Budget du 1er octobre 2001
relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un
document administratif (NOR : PRMG0170682A), qui dispose que lorsque les copies de
documents sont délivrées sur des supports papier et électronique, les frais qui peuvent
être mis à la charge du demandeur ne peuvent excéder :
- 0,18 euro par page de format A4 en impression noir et blanc ;
- 2,75 euros pour un CD-Rom.
Les collectivités sont ainsi libres de pratiquer la gratuité de la délivrance des copies, de
respecter les dispositions du décret de 2001 ou de fixer par délibération un prix de copie
sous réserve de ne pas dépasser le coût réel des charges de fonctionnement.
Tous les frais supplémentaires (numérisation à la demande, reproduction de documents
hors format…) peuvent être facturés, sous réserve que le tarif appliqué soit déterminé au
cas par cas, sans excéder les coûts réels (support, matériel, affranchissement).
F - La réutilisation des informations publiques

et l’open data
Nota
Merci à Emilie Debled des archives d’Antibes Juan-les-Pins pour les compléments
apportés au sein de ce paragraphe.
La législation est exposée dans la partie 1, chapitre I, A, 3 de cet ouvrage.

La réutilisation des informations publiques est une utilisation par un tiers à d’autres fins
que celles de la mission de service public pour laquelle les documents ont été produits
ou reçus (article L.321-1 du CRPA). Ne peuvent être réutilisées que les informations
162 Partie 7
publiques, c’est-à-dire les informations librement communicables au sens des articles
L.311-5 et L.311-6 du CRPA et L.213-2 du Code du patrimoine, et sur lesquelles des tiers
ne détiennent pas de droit de propriété intellectuelle (article L.321-2 du CRPA).
Toute réutilisation est, par défaut, gratuite (article L.324-1 du CRPA). Cependant, les
services culturels (archives, musées, bibliothèques) bénéficient d’une exception : ces
administrations ont la possibilité de mettre en place des redevances pour les informations
« issues des opérations de numérisation des fonds et des collections des bibliothèques, y
compris des bibliothèques universitaires, des musées et des archives, et, le cas échéant,
sur des informations qui y sont associées lorsque ces dernières sont commercialisées
conjointement » (article L.324-2 du CRPA).
Les modalités de réutilisation doivent être détaillées dans des licences. Il en existe plu-
sieurs types : des licences gratuites (Etalab ou ODbL) et des licences à titre onéreux. Ces
licences sont facultatives en cas de réutilisation gratuite, mais sont obligatoires lorsque
les administrations souhaitent mettre en place des redevances76.
Chaque organisation ou collectivité est encouragée à libérer ses données produites dans
le cadre de ses missions de service public sur des plateformes de données publiques
(nationale ou locale). Les finalités de l’open data sont de quatre ordres :
- scientifique car les données sont un vecteur de connaissance ;
- démocratique car la disponibilité de données permet d’améliorer encore le service
public ;
- économique car la disponibilité de données est motrice de l’innovation pour des acteurs
désireux de les réutiliser ;
- politique car la disponibilité de données accroît la confiance des citoyens.
Les services d’archives sont eux-mêmes producteurs de nombreuses données (statis-
tiques, textuelles, images, etc.). Les libérer et les mettre à disposition des tiers est un
moyen de plus de diffuser, faire connaître et valoriser les archives.
Nota
À titre d’exemple, le SIAF a élaboré un schéma de données permettant une libération
homogène des registres des entrées des services d’archives. L’objectif est de faciliter
le croisement et la réutilisation des données du réseau des Archives de France.
76. Pour plus de détails, se reporter au billet de Bruno Ricard : « Le nouveau régime juridique de la réutilisation
des informations publiques » (2017), consultable en ligne (hypotheses.org).
Partie 7 163
Chapitre II
L’accueil en salle de lecture
Cette partie a été initialement rédigée par Romain Joulia, conservateur du patrimoine.
A - Le règlement de salle de lecture

Prenant la forme d’un arrêté de l’exécutif assurant la tutelle sur le service d’archives, le
règlement de la salle de lecture a fait l’objet d’instructions successives du service inter-
ministériel des Archives de France : la circulaire AD 90-6 du 14 septembre 199077 et la
note AD 94-5018 du 25 mai 199478.
Ce règlement a pour vocation de préciser les modalités d’accès à la salle de lecture, ainsi
que les droits et obligations des lecteurs. Il peut prendre la forme d’un arrêté du maire
ou président de la collectivité, voire être validé par délibération.
1. Les obligations des lecteurs

a) Les modalités d’inscription
« Chaque lecteur doit être régulièrement inscrit sur la base d’une pièce officielle d’identité
comportant une photographie. »
La plupart des services d’archives renouvellent les opérations d’inscription chaque année
civile. Les logiciels métiers destinés aux archives gèrent cet aspect de fichier des lecteurs
qui doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informa-
tique et des libertés (Cnil). Même si le domicile n’a pas à être justifié, il est préférable
de vérifier avec le lecteur que ses coordonnées n’ont pas changé par rapport à celles
indiquées sur la pièce d’identité.
77. Voir circulaire AD 90-6 du 14 septembre 1990, règlement à l’usage des salles de lecture :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/AD_90_6
78. Voir note AD 5018 du 25 mai 1994, règles de fonctionnement des salles de lecture :
https://francearchives.fr/fr/file/d1db4d86adc28cfd9b1edf47bf15f12acc689043/AD_5018.pdf
Partie 7 165
La mention d’un courriel peut permettre une réutilisation pour la promotion des activités
du service ; dans ce cas, le lecteur doit y consentir expressément suivant les dispositions
relatives à la protection des données personnelles.
Les pratiques varient d’un service à l’autre quant à la délivrance d’une carte de lecteur.
Les textes précités ne le prévoient pas ; néanmoins, il peut s’agir d’une commodité pour
commander des documents par exemple, en apposant un code-barres au verso qui sera
lu par une douchette reliée au poste informatique de commande des documents.
D’autre part, la fiche d’inscription pourra être plus ou moins étoffée notamment à des
fins statistiques. La profession, les diplômes ou encore le sujet des recherches seront de
précieux indicateurs, en veillant toutefois à documenter leur pertinence pour rester en
conformité avec le RGPD.
b) Dépôt des affaires au vestiaire

« Chaque lecteur doit déposer à l’accueil ou au vestiaire aménagé à cet effet ses sacs,
services, parapluies et autres effets volumineux. »
De la même manière, on proscrira l’entrée dans la salle de lecture avec des manteaux
pour faciliter la surveillance quant à un éventuel détournement de documents et on
fournira, si possible, des sachets transparents pour l’introduction des effets personnels
en salle de lecture pour en améliorer la visibilité par le président de salle.
Outre que ces dispositions concourent à la sécurité des documents et des personnes,
elles consacrent la salle de lecture comme un lieu de travail.
c) Un lieu de travail
Les boissons et toute forme de nourriture sont interdites dans l’enceinte de la salle de
lecture. S’agissant d’un lieu public, il est évidemment interdit de fumer ou de vapoter.
Les animaux ne peuvent pénétrer dans la salle de lecture, à l’exception des chiens-
guides d’aveugles.
Le lecteur sera autorisé à entrer avec papier, crayon à papier et ordinateur portable. Seront
proscrits les stylos à encre, susceptibles de détériorer les documents, et les pochettes et
autres sacoches, afin de limiter le risque de vol.
d) L’accès aux locaux

La salle de lecture est, théoriquement, le seul lieu principal d’un service d’archives acces-
sible au lecteur (les salles d’exposition évoquées plus haut n’étant pas un local obliga-
toire). En vertu des différents circuits (public, personnel, documents) qui coexistent suivant
un plan précis dans un bâtiment d’archives, le premier ne doit pas permettre d’accéder
aux magasins et autres lieux de conservation.
166 Partie 7
2. Les conditions de communication
a) Le nombre de communications autorisées
Il s’agit de définir un plafond réparti le plus souvent par demi-journée. Si cela est possible,
il est préférable de faire converger ces dispositions dans des services d’archives proches
pour limiter l’étonnement, voire l’agacement, des lecteurs.
b) Les modalités de commande de documents

« Un bulletin de commande à deux volets doit être rempli pour chaque demande, éven-
tuellement à titre de réservation. »
Le premier volet a une vocation de « fantôme », c’est-à-dire à se substituer au document
à son emplacement habituel dans le magasin durant sa communication ; le second volet
correspond à la prise en charge du lecteur lors de la délivrance en salle de lecture. Ce
dernier doit donc le viser.
c) La communication article par article

Afin de limiter les risques de mélange entre plusieurs cotes, les articles sont délivrés un
par un au lecteur, suivant un éventuel ordre de préférence.
d) Le recours aux supports de substitution

Lorsqu’ils existent, le lecteur sera systématiquement renvoyé vers eux (microfilms, images
numériques), ceci afin de limiter les risques de dégradations portées à l’original, une des
motivations de recours aux supports de substitution.
e) Le respect de l’ordre interne et de l’intégrité des documents

Le lecteur doit respecter l’ordre des pièces dans l’article qui lui a été remis. Il peut faire
part d’observations au permanent de salle qui jugera de l’opportunité d’un reclassement.
Les dégradations ou le vol de documents d’archives sont punis par l’article L.214-10 du
Code du patrimoine qui prévoit également une interdiction d’accès aux services publics
d’archives pour une durée maximale de 5 ans.
3. Les obligations du service d’archives

a) Le personnel affecté à la salle de lecture
Il est nécessaire de disposer de deux agents affectés à l’accueil, à la communication et
à la surveillance en salle de lecture.
Un agent assure la permanence de la salle de lecture. Comme le laisse supposer la for-

mulation, il s’agit d’assurer une présence continue tant pour la qualité de l’accueil que
pour l’exercice effectif d’une surveillance. Le transport aller-retour des documents depuis
et vers les magasins, aussi dénommé le « magasinage », est quant à lui assuré par le
second agent, afin de ne pas laisser le lecteur seul en salle de lecture.
Partie 7 167
La surveillance du président de salle n’est pas nécessairement statique : des rondes
déambulatoires ponctuelles sont aussi souhaitables.
Le Code du patrimoine confère une responsabilité particulière aux fonctionnaires ou
agents publics chargés de la conservation des objets mobiliers, à la condition qu’ils
soient préalablement commissionnés par l’autorité ayant procédé à leur nomination,
puis aient prêté serment devant le tribunal d’instance.
Ces agents ont le pouvoir de dresser un procès-verbal des infractions ; le procès-verbal
est ensuite transmis au procureur de la République dans le délai maximum de cinq jours.
En cas d’infraction dûment établie, il est en outre licite de fermer l’accès de la salle de lec-
ture et de contrôler la sortie des usagers jusqu’à l’arrivée d’un officier de police judiciaire.
b) Les recherches
« Un membre du personnel scientifique, sans se trouver nécessairement dans la salle
de lecture, assure l’orientation des recherches, mais aucun agent n’a à effectuer ces
recherches aux lieu et place des usagers. »
Si l’assistance en présentiel est évidemment à privilégier, rien ne s’oppose à la compléter
par d’autres moyens mis à disposition du public : guides de recherche, publications en
libre accès, introductions aux instruments de recherche, etc.
c) Reproduction des documents

Elle se réalise au choix de l’intéressé suivant les moyens à disposition du service d’ar-
chives et en lien avec une éventuelle tarification applicable. Des justifications matérielles
peuvent s’opposer le cas échéant à une reproduction.
B - Le rôle du bâtiment
Si la surveillance humaine offre la meilleure garantie en matière de protection des docu-
ments, il ne faut pas minorer le rôle du bâtiment.
En matière de salle de lecture, le principe de la salle unique est le plus souvent retenu.
Néanmoins, plusieurs espaces distincts peuvent coexister. Il en va ainsi des tables de
consultation de documents de grand format, des cellules d’écoute et de visionnage des
documents sonores et audiovisuels ou encore des espaces de consultation des microfilms
ou des documents numérisés. L’équipement spécifique que nécessitent ces différents
supports crée cette coexistence.
Dans tous les cas, la surveillance maximale et donc la visibilité pour le permanent,
notamment sur les espaces de consultation des documents originaux, sont à rechercher.
Les angles morts, poteaux et autres dispositifs pouvant masquer tout ou partie de la salle
de lecture sont à proscrire.

La signalétique des différents espaces de la salle de lecture, et de la salle de lecture tout
court, doit être étudiée.
168 Partie 7
Son agencement intérieur devra veiller à la lumière naturelle qui peut gêner le lecteur,
notamment pour la consultation sur écran. Les tables devront être équipées d’un revê-
tement lavable pour parer à tout accident et les chaises de patins pour limiter le bruit
lors des déplacements.
D’une manière générale, les lecteurs ne doivent jamais tourner le dos au président de
salle.
C - Communication et informatisation
S’il est tout à fait possible de communiquer des archives en l’absence d’informatique,
son apport est notable.
D’abord du point de vue de la communicabilité. La plupart des logiciels pour services
d’archives relient opportunément les informations touchant à la communicabilité (ren-
seignée généralement lors du traitement) avec la salle de lecture.
Ainsi, une limitation de communication éventuelle sera pointée dès la commande. Le
système peut également tenir compte des dispositions prévues par le règlement pour
les plafonds de communication et gérer simplement cet aspect.
L’informatisation facilite également le travail des magasiniers : les fantômes compren-
dront, lors de l’édition, la localisation renseignée grâce au récolement et permettront un
repérage aisé dans les magasins.
De la même manière que les bulletins de demande sous forme papier, le suivi infor-
matique des communications devra être conservé dans le temps (d’où la nécessaire
déclaration à la Cnil), notamment pour des recherches ultérieures en cas de vol ou de
dégradation.
D - La préservation des documents en consultation

Le personnel présent en salle de lecture est garant de la bonne application du règlement
et de la sensibilisation des lecteurs à la préservation des documents.
Pour cela, on privilégie l’usage exclusif du crayon. Des gants en coton peuvent être fournis
pour la consultation des documents les plus fragiles.
Les lecteurs consultant des documents particuliers (fonds privés soumis à autorisation,
documents accessibles avec dérogation, collections prestigieuses, etc.) seront invités à se
placer au plus près du président de salle. Des poids peuvent être fournis pour empêcher
les documents roulés de s’enrouler brutalement et en faciliter la consultation.
L’estampillage est également un bon moyen pour dissuader un lecteur indélicat. En appo-
sant, dans une partie non isolée du document, une marque d’appartenance au service
d’archives, on limite les tentations de détournement de pièces rares et remarquables. Le
foliotage ou le décompte précis des pièces d’un article dans son analyse par exemple,
faciliteront des contrôles réguliers.
Enfin, une vidéosurveillance, préalablement déclarée à la Cnil, peut compléter un dispo-
sitif de surveillance ordinaire.
Partie 7 169
E - Le commissionnement des agents
Les infractions constatées peuvent être de l’ordre de la dégradation ou du vol des biens
culturels.
Dans les faits, il n’est pas nécessaire que l’ensemble du personnel d’un service soit com-
missionné. Le directeur et son suppléant peuvent suffire pour rédiger un procès-verbal,
sur la déclaration de l’agent témoin de l’infraction, qui sera transmis au procureur de la
République dans les 4 jours suivant le constat.
On pourra compléter le commissionnement par l’assermentation devant le tribunal de
police compétent.
Commissionnement et assermentation permettent d’user de certains pouvoirs de police
judiciaire. Toutefois, il ne s’agit pas de procéder à des fouilles corporelles sur un lecteur
suspect ou de fouiller son sac sans son consentement par exemple.
Le flagrant délit (art. L.114-3 du Code du patrimoine) permet en revanche au personnel de
la salle de lecture de fermer la salle au public et d’en contrôler les sorties avec demande
d’ouverture des sacs. Tout agent, commissionné ou non, peut procéder ainsi. Toutefois,
seul l’officier de police judiciaire pourra exiger l’ouverture des sacs.
Pour aller plus loin, on pourra se reporter utilement à la circulaire DGP/SIAF/

SDAACR/2012/13 en date du 6 juin 2012 sur le commissionnement des agents :
https://francearchives.fr/fr/article/232632760
170 Partie 7
Partie 8
La valorisation des archives
Partie 8 171
La valorisation des archives passe par un projet d’action cultu-
relle. Il s’agit de définir différentes formes d’animations avec
l’aide d’un médiateur culturel.
L’action culturelle s’est considérablement développée pendant
la deuxième moitié du XXe siècle. Les opérations de mise en
valeur du patrimoine existaient auparavant mais touchaient,
de fait, essentiellement des cercles d’initiés et les adhérents
des sociétés savantes.
La volonté des archivistes d’ouvrir les archives à un public non
spécialisé s’est traduite, ces dernières années, par des inter-
ventions et des formes diversifiées, notamment en direction
des scolaires et du milieu associatif.
Parallèlement, le besoin de retrouver des racines et l’engoue-
ment pour la généalogie qui en découle, ont amené dans les
salles de lecture des chercheurs d’un genre nouveau, ayant
des attentes spécifiques.
Le développement de l’action culturelle nécessite, outre des
équipements appropriés, du personnel qualifié et des crédits
suffisants.
L’élaboration d’un programme scientifique et la conduite d’ac-
tions de communication sont indispensables pour clarifier ses
stratégies d’animation.
172 Partie 8
Chapitre I
Le projet scientifique, culturel et éducatif
(PSCE)
Le projet scientifique, culturel et éducatif (ou PSCE) est à la fois une démarche et un
document, qui vise à définir la vocation d’un service culturel spécifique et son dévelop-
pement pour une durée donnée. Il a quatre fonctions identifiées :
- Structurer : créer un document de référence commun pour l’ensemble du service ;
- Piloter : établir un programme partant de l’existant et se projetant dans l’avenir ;
- Communiquer : afficher et contractualiser ses intentions avec une communauté ;
- Évaluer : établir des bilans intermédiaires et définitifs à l’issue du PSCE.
Le but du PSCE est de rationaliser la gestion des équipements culturels et de mettre en
place des outils en adéquation avec la réalité et la spécificité d’un établissement culturel,
en fonction des objectifs que l’on veut lui fixer. Les premiers projets scientifiques et cultu-
rels (PSC) sont rédigés au début des années 1990 au sein des musées sous l’impulsion
de la direction des Musées de France. Depuis la loi n° 2002-5 du 4 janvier 2002 relative
aux musées de France, ils font désormais partie intégrante de la démarche de labelli-
sation au titre de Musée de France et subordonnent entre autres choses l’attribution de
subventions d’investissements dans les musées. Depuis, le PSC a été étendu à tous les
types de services culturels (dont bibliothèques et services d’archives) sur la base du
volontariat, même si là aussi, l’attribution de subventions d’équipement peut être réalisée
en fonction de la production d’un PSC.
Un PSCE est élaboré pour une durée donnée, durant laquelle il n’est pas révisable fonda-
mentalement, mais peut être rééquilibré lors d’échéances prédéfinies. Il doit traduire une
volonté de s’engager dans un ou plusieurs objectifs forts et donc être stimulant pour toute
l’équipe, qui doit être étroitement associée. On peut viser l’identification d’environ 10 à
15 actions à réaliser sur une durée de trois à cinq ans, portant sur 30 à 50 réalisations
concrètes. Il peut être réalisé dans un cadre général ou en fonction d’un projet déterminé
(ex. : déménagement de service, réorganisation des missions…).
La réalisation d’un PSCE se fait en plusieurs étapes :

- Évaluer le contexte de départ et étudier la faisabilité du PSCE : pertinence de se lancer
dans cette démarche de PSCE, motivations et objectif d’un tel projet, gains attendus,
définition de la démarche (quelles parties prenantes ? quelle méthodologie ? quelle
période ?) ;
Partie 8 173
- Analyser l’existant : état des lieux exhaustif et le plus objectif possible (fonctionnement
de l’établissement, la gestion des fonds, l’audience du service), permettant d’établir un
diagnostic (forces, faiblesses, atouts, handicaps). Il faut pour cela se fonder sur l’obser-
vation du réel au travers d’un recueil large d’informations (questionnaires, entretiens,
compilation d’informations existantes), pour réaliser ensuite un diagnostic argumenté
et factuel ;
- Définir les axes stratégiques permettant de dégager des priorités et de les hiérarchiser
pour se fixer des objectifs stratégiques et opérationnels ;
- Évaluer de façon régulière et à la fin de la démarche en identifiant des critères concrets
et mesurables par des indicateurs légitimes et définis précisément, afin de faciliter la
mise en œuvre d’actions, de crédibiliser la démarche en se donnant le droit à l’erreur et
d’identifier les risques et points de vigilance et d’amélioration. Les critères peuvent être
des critères de production (résultat produit, quantifiable et chiffré), de qualité (taux de
satisfaction, marge de progression), de gestion du temps (délai de réalisation respecté ?)
ou de moyens mobilisés pour atteindre l’objectif (humains, budgétaires, logistiques…) ;
- Valider le PCSE, voire le diffuser publiquement : donner du poids au document et à la
démarche en interne (niveau le plus élevé de la hiérarchie administrative et politique)
et en externe (partenaires institutionnels et privés).
La rédaction d’un PSCE ne doit pas être un acte solitaire, mais au contraire encourager
les interactions à divers niveaux, en associant différents groupes selon les sujets abordés :
les agents pour une vision globale, les élus pour les attentes politiques, les usagers pour
une amélioration du service rendu…, le tout en favorisant l’échange et l’émergence de
propositions concrètes.
À l’issue de ce processus, le document définitif peut se présenter ainsi :
- Contexte de réalisation du projet et un état des lieux, en précisant la méthodologie
adoptée ;
- Liste des actions organisées selon les grands axes définis, en indiquant les moyens
associés et leur planning de réalisation, avec des échéances et indicateurs de résultats,
voire l’indication des autres services concernés de la collectivité ;
- Documents complémentaires, plus précis et opérationnels, du type « fiche-action ».
En interne, le PSCE est destiné à favoriser et à dynamiser la cohésion d’équipe autour
d’un programme concerté ; à l’extérieur, il donne une visibilité à la mission de service
public des Archives, tant auprès des décideurs et des usagers qu’à l’égard de publics
moins sensibilisés à la réalité archivistique.
Dans le cadre spécifique des services d’archives, il s’agit donc d’un outil de pilotage
pluriannuel stratégique qui dessine les perspectives et enjeux d’un service d’archives
dont il couvre les grandes missions : collecte, classement, conservation et communica-
tion (ces « 4 C » qui définissent les missions principales d’un service d’archives). Parmi
les axes qui peuvent être intégrés à un PSCE de service d’archives, on peut notamment
citer la mise en place d’une politique concertée et encadrée de collecte, le déploiement
de l’archivage électronique au sein de la collectivité, la gestion des espaces, la réflexion

autour de la conservation préventive, voire autour d’un plan d’urgence et de sauvegarde
des collections, ou encore le développement de la politique de communication et de
valorisation des fonds.
174 Partie 8
Chapitre II
S’ouvrir aux partenariats
D’une manière générale, le développement de l’action culturelle est étroitement lié au

partenariat : avec les services administratifs, les associations, et le milieu enseignant.
L’existence d’un réseau culturel et la mise en commun des compétences assurent la
promotion et la diffusion du patrimoine écrit.
A - Les services internes

Avant même de recourir aux partenariats extérieurs, il convient de se rapprocher des
services de sa propre collectivité. En effet, en privilégiant les actions menées en interne,
on encourage la transversalité, amenant ainsi le service partenaire à découvrir diffé-
remment le service d’archives, à encourager et diversifier les actions, voire à élargir les
publics touchés.
Pour ce faire, on peut ainsi travailler sur des thèmes génériques ou spécifiques, en
célébrant par exemple un anniversaire ou en accompagnant un événement fort de la
collectivité comme l’inauguration d’un bâtiment, la prise d’une compétence.
Un travail étroit en particulier avec les services de communication permet de donner une
meilleure visibilité aux fonds conservés et aux actions menées au sein du service des
archives. De même, une collaboration régulière avec un service ou un office de tourisme
permet de valoriser l’histoire et le patrimoine locaux.
B - Établissements scolaires, universitaires et périscolaires

Par l’intermédiaire de l’Éducation nationale, les partenariats avec les enseignants per-
mettent de mettre en place des ateliers à destination des scolaires, de proposer des
interventions dans la suite du programme scolaire défini, et d’ouvrir les enfants vers
d’autres contenus, en particulier dans le cadre de l’Éducation artistique et culturelle (EAC).

L’intervention de l’archiviste peut être réalisée au sein de son service ou en classe, et
aborder différentes thématiques :
- découverte des archives ou de fonds spécifiques ;
Partie 8 175
- accompagnement autour d’un projet de classe, imaginé par l’enseignant ou dans le
cadre d’actions proposées par d’autres institutions (Fondation du patrimoine, Office
national des anciens combattants…).
Nota
À titre d’exemple, de nombreux services proposent un panel de ressources pour les
enseignants désireux de participer avec leurs élèves au concours national de la
Résistance et de la Déportation.
Des dossiers thématiques, pouvant être étudiés en autonomie ou au sein du service des
archives, peuvent également constituer une offre à destination des publics scolaires.
Par ailleurs, en novembre 1951, une circulaire signale l’existence d’un service éducatif
au sein des Archives nationales et encourage la création de services équivalents au sein
des services d’archives territoriaux. Le premier service éducatif a été créé en 1952 aux
archives départementales du Puy-de-Dôme ; depuis 1985, il en existe un dans chaque
département. Apparus plus tardivement dans les services communaux, les services édu-
catifs se développent lentement, les interventions en classe relevant le plus souvent de
l’initiative de l’archiviste.
Les services éducatifs fonctionnent en collaboration avec l’Éducation nationale qui
accorde aux enseignants responsables, historiens de formation, trois à quatre heures de
décharge de cours hebdomadaires ; ils interviennent en direction des scolaires, servant
de relais entre ceux-ci et les archives.
Les principaux volets de leur action sont :
- la visite de locaux ;
- le contact avec les documents ;
- la réalisation d’expositions ;
- la publication de dossiers thématiques ;
- la création d’ateliers : moulages de sceaux, ateliers d’enluminure, d’héraldique ou de
calligraphie, par exemple.
L’efficacité d’un service éducatif suppose des contacts réguliers avec les enseignants du
primaire ou du secondaire. L’envoi de courriers, de dépliants et d’affiches est insuffisant :
les rencontres avec le personnel concerné, les journées pédagogiques permettent une
réelle sensibilisation et une approche concrète du travail accompli. Elle suppose égale-
ment que le service des archives participe activement à la mise en place des différents
projets ; bien souvent, un agent des archives a un rôle d’animateur culturel et seconde
l’enseignant qui ne peut, faute de temps, assurer l’ensemble de ses missions.
Les archivistes peuvent également travailler en collaboration avec les universités et
apportent parfois leur aide à la publication de travaux concernant la région, qu’ils soient
universitaires ou non. Un recensement de sujets de recherche à destination des étudiants
de master recherche ou des doctorants peut être une initiative intéressante pour mettre
en lumière des fonds peu ou pas étudiés. Il est également possible de mener des parte-
nariats pour travailler sur des fonds spécifiques : ateliers de paléographie, dépouillement
ou valorisation de fonds…
Par ailleurs, les archivistes peuvent également intervenir hors du temps scolaire, en par-
ticulier au sein des centres et accueils de loisirs sans hébergement. Ces interventions
peuvent se faire ponctuellement ou lors d’un projet plus ou moins long autour de l’his-
toire ou du patrimoine local.
176 Partie 8
Depuis 2005, le dispositif « C’est mon patrimoine ! »*, porté conjointement par le minis-
tère de la Culture et l’Agence nationale pour la Cohésion des territoires (ANCT) à desti-
nation de jeunes inscrits en centres sociaux, maisons des jeunes et de la culture, centres
de loisirs ou foyers ruraux, leur permet de découvrir la culture autrement sur le temps
périscolaire ou durant les vacances scolaires. Par une approche pluridisciplinaire, les
services culturels et d’accueil de jeunes doivent proposer une offre attractive, exigeante,
sur les plans scientifique, artistique et culturel, articulant découverte du patrimoine et
pratique artistique. Les réalisations peuvent être multiples : conception d’escape games
ou de visites commentées, ateliers thématiques, découverte pratique d’une ou plusieurs
disciplines artistiques…
Le portail FranceArchives recense de nombreuses idées de ressources numériques mises
à disposition du public scolaire** : documents numérisés et commentés, publications
pédagogiques, ateliers accessibles en ligne.
* Présentation du dispositif : L’opération (culture.gouv.fr).
** Ressources en ligne pour les scolaires (FranceArchives).
C - Les institutions patrimoniales et structures

associatives
Les autres institutions patrimoniales comme les musées, les médiathèques et autres
services d’archives sont des interlocuteurs de référence pour créer des événements
communs, organiser des expositions regroupant les collections de chaque institution,
ou encore mettre en valeur des fonds complémentaires.
Des partenariats avec les associations locales, maisons de quartier, patronages laïques…
permettent de diversifier l’offre culturelle et de toucher de nouveaux publics. La coopéra-
tion intercommunale permet d’organiser des manifestations qui n’auraient pas pu être
mises en œuvre par une seule collectivité.
D - Les médias
Les médias sont un relais important pour faire connaître l’action culturelle du service.
Chaque initiative doit être annoncée par apposition d’affiches, distribution de dépliants,
communiqués de presse et messages radiophoniques. Le service peut également pro-
poser de relayer d’autres informations relatives à la collecte d’archives privées, ou de
faire découvrir des informations conservées aux archives.
Partie 8 177
Chapitre III
Les expositions
Réalisées par le service éducatif ou par le service d’archives, les expositions représentent
le point fort de l’animation culturelle ; parmi toutes les actions, elles sont numériquement
majoritaires.
Les expositions de grande envergure nécessitent de gros budgets ; aussi la plupart des
départements et des communes optent-ils pour des expositions plus modestes, adaptées
à leurs locaux ; elles sont souvent itinérantes et donc modulables en fonction du lieu.
Les expositions trouvent leur source dans la commémoration d’événements nationaux ou
locaux, de personnalités marquantes, ou abordent des thèmes divers puisés dans l’histoire
de la région. La collecte de certaines archives est souvent l’occasion de présenter des
fonds nouveaux au public : archives privées, fonds iconographiques…
Une programmation pluriannuelle, l’élaboration de fiches projets ainsi qu’un rétroplan-
ning sont des incontournables à mettre en place pour clarifier les attentes et garantir la
finalisation de l’événement.
Les expositions permettent de montrer des documents originaux ou des reproductions.
Dans le premier cas, il faut prendre en compte l’état des documents et leur sécurité : il
importe de faire attention aux manipulations, à la lumière (maximum 80 lux), à la cha-
leur, à la durée d’exposition (pas plus de trois mois) ; des vitrines fermées à clé sont
la meilleure garantie contre les risques de vol. Dans le cas d’expositions itinérantes, la
préférence est donnée aux reproductions photographiques des documents : cette option
évite de mettre les originaux en danger.
Il est recommandé de respecter les quelques principes de base suivants :
- une exposition de documents d’archives peut présenter un abord très austère ; il est
donc souhaitable de privilégier les documents qui illustrent le sujet (cartes, affiches,
cartes postales, photographies) et qui devraient constituer 70 % environ de l’exposition ;
- le souci pédagogique doit être constant : la succession des documents répond à une
logique ; les numéros et les titres des panneaux et des vitrines doivent être clairement
indiqués, de manière à ce que la visite ait un sens précis ;
- la surcharge est à proscrire : mieux vaut un seul document choisi judicieusement que
plusieurs de qualité médiocre rendant la lecture longue et fastidieuse ;
Partie 8 179
- des légendes présentent les documents : elles sont assorties de leur intitulé, de leur
date, de leur cote et de leur transcription s’ils sont d’une lecture difficile, mais ne doivent
pas occulter le document ou prendre le pas sur celui-ci ;
- l’introduction d’objets dans une exposition permet de rompre la monotonie due à une
simple succession de panneaux et de vitrines.
Lors du montage, et avant même qu’il ne soit terminé, il est recommandé de résoudre
les problèmes qui peuvent se poser quant à :
- l’inauguration (date, heure, invitations) ;
- la sécurité des locaux, les horaires d’ouverture au public, le gardiennage ;
- l’assurance des documents ;
- le transport, s’il s’agit d’une exposition itinérante, et le planning de circulation.
Des expositions virtuelles, restitution fidèle ou complémentaire d’une exposition physique,
sont de plus en plus imaginées par les services d’archives.
Cela permet ainsi de prolonger les durées d’expositions en étant accessibles sur Internet,
et de faire découvrir des contenus de manière interactive.
Il est possible de compléter cet événement par des activités, qui permettent de toucher des
publics différents, voire d’aborder ou de détailler des thèmes évoqués dans l’exposition :
- visites commentées, éventuellement adaptées à différents publics (jeune public, en
langue des signes…) ;
- ateliers pratiques mettant en avant des techniques ou aspects présentés dans l’expo-
sition ;
- mallettes ou dossiers pédagogiques ;
- jeux physiques ou virtuels ;
- spectacles, lectures de documents d’archives relatifs à la thématique retenue ;
- cycle de conférences, voire journée d’études…
180 Partie 8
Chapitre IV
Les publications
Outre les instruments de recherche, les services d’archives sont à l’initiative de nom-
breuses publications destinées à valoriser leurs fonds et leurs actions, dont la présentation
et le contenu doivent être adaptés au public visé.
Les dossiers thématiques réalisés par les archivistes ou les services éducatifs sont
destinés à l’enseignement de l’histoire ; ils regroupent des reproductions de manuscrits
et d’imprimés concernant un aspect précis de l’histoire locale mise en relation avec les
événements nationaux. Le contexte géographique, familier aux élèves, leur permet de
mieux cerner les faits et les situations.
Les dossiers thématiques comprennent :
- une présentation générale reprenant le plan adopté ;
- une chronologie ;
- une bibliographie.
Chaque chapitre correspond à une division chronologique ou à un aspect particulier du
sujet traité. Les textes retenus ou les illustrations sont numérotés un par un. Une courte
introduction indique leur nature et leur intérêt ; les dates, lieux et cotes ou références
sont précisés. Les documents sont fréquemment présentés sur des feuillets mobiles qui
facilitent le travail en groupe.
Dans la mesure où ils s’adressent non seulement à des enseignants d’histoire, mais aussi
à des enseignants qui ne sont pas spécialisés dans cette matière, leur rédaction répond
avant tout à un souci de clarté et de simplicité : les termes et les notions trop techniques
sont exclus ou, si leur emploi s’avère nécessaire, ils sont expliqués.
Entre le catalogue luxueux richement illustré, réservé à de grandes expositions et le simple
recto verso offert à l’entrée d’une exposition modeste, il existe un large éventail de choix :
l’impact que l’on souhaite donner à la manifestation et le budget dont on dispose sont
des critères déterminants.
Dans tous les cas, le catalogue accompagne l’exposition et la prolonge : il en est le témoi-
gnage, la trace, tant pour le visiteur que pour l’organisateur. Il répertorie les documents
présentés et en donne les références, devenant un outil de travail pour le chercheur qui
souhaite s’informer sur le thème traité.
Partie 8 181
Si les moyens financiers dont on dispose ne permettent pas de recourir à un imprimeur,
il est toujours possible d’utiliser le traitement de texte et la photocopie pour réaliser, à
moindres frais, un fascicule de quelques pages.
Les ouvrages scientifiques sont parfois édités à l’occasion d’expositions. Beaucoup plus
complets que les catalogues, ils comportent les mêmes éléments mais développent le
sujet dans ses différentes parties : les textes d’introduction deviennent alors de véritables
exposés illustrés par les documents.
Publiés à la suite de colloques ou de séminaires, ils retranscrivent les interventions de
chacun des participants.
La lettre d’information des archives est, en général, trimestrielle ou semestrielle et com-
porte une dizaine de pages. Trait d’union entre les centres d’archives et leur public, elle
reflète l’activité du service, présente les fonds, les nouvelles publications, acquisitions et
expositions. Elle propose également des exercices de paléographie.
182 Partie 8
Chapitre V
Visibilité sur Internet
A - Les sites internet

Depuis le début du XXIe siècle, les sites internet se sont multipliés, contribuant efficace-
ment à la découverte et à la valorisation du patrimoine. Ces sites internet sont recensés
et valorisés sur le portail FranceArchives.
Cet outil peut présenter les archives d’une manière très générale (informations pratiques,
actualités, publications), comme un service culturel parmi d’autres, ou proposer des
ressources en ligne riches et diversifiées : expositions et visites virtuelles, diaporamas,
initiation à la recherche, outils interactifs destinés au public scolaire.
Grâce aux campagnes de numérisation menées activement depuis plusieurs années, il
est souvent possible de consulter certaines collections de documents sur Internet : bases
d’images, registres paroissiaux et d’état civil, plans cadastraux ou registres matricules
d’incorporation militaire, etc.
Cette salle de lecture virtuelle permet ainsi d’accéder à distance à de nombreux instru-
ments de recherche, et aux collections mentionnées ci-avant. Cela amène les archivistes
à se questionner sur l’attractivité en ligne, mais aussi sur site. En effet, les salles de lecture
sur site connaissent depuis plusieurs années une baisse de fréquentation correspondant
entre autres à la période de publication d’archives numérisées.
Il est également possible de valoriser les archives via les plateformes Wikipédia,
Wikimedia Commons ou encore Wikidata. Cela permet de toucher un autre public, en
rédigeant des articles, en intégrant des images. Ce moyen de valorisation doit bien
sûr être cohérent avec la politique globale de diffusion des collections patrimoniales.
L’Association des archivistes français a ainsi initié en 2020 un partenariat avec Wikipédia
pour encourager l’enrichissement des notices ou le versement de fonds sur la plateforme.
Il existe aussi de nombreux outils numériques, gratuits ou non, permettant de varier la

communication : utilisation de frises chronologiques (ex. :Timeline), système de géoloca-
lisation, quiz en ligne, jeux participatifs (ex. : Genially). Ils permettent d’apporter un aspect
ludique à des contenus parfois austères et de toucher un public par des biais divers.
Partie 8 183
B - Les médias sociaux
Les services d’archives sont de plus en plus présents sur différents outils de médias
sociaux tels que Facebook, Twitter, Instagram, Flickr.
Cette présence renforce la visibilité des services auprès des publics, crée une interactivité
plus spontanée, et cela s’avère être un moyen efficace pour favoriser les partenariats,
faire connaître les missions du service et l’histoire de chaque collectivité.
Ces outils sont l’occasion de porter à la connaissance de tous les archives conservées
par le service, certaines actualités ou événements, et de permettre la consultation et le
partage de documents vers de nouveaux publics.
Si un service d’archives souhaite disposer de ces médias, il doit toutefois être vigilant
quant à la politique de communication de sa collectivité, définir les objectifs de son
projet, prévoir les contenus.
Ces missions peuvent en effet être très chronophages : elles doivent donc être étudiées
en amont pour décider de leur faisabilité et les adapter en fonction des moyens humains
et compétences disponibles.
Du simple inventaire publié en format PDF sur une page statique à l’exposition virtuelle
développée à partir d’outils professionnels, les publications virtuelles se multiplient désor-
mais. Elles permettent de toucher un plus vaste public et de varier les accès aux fonds
conservés au sein des services d’archives. Le portail FranceArchives recense et valorise
les différentes initiatives des services d’archives79.
79. Recensement des expositions virtuelles : Expositions virtuelles (FranceArchives).
184 Partie 8
Chapitre VI
Une animation diversifiée
Outre les services éducatifs, les expositions et publications, atouts majeurs de l’animation,
il existe des formes d’intervention qui permettent d’accroître la fréquentation des archives
et d’en faire découvrir la richesse et la diversité.
Elles sont régulièrement recensées sur le portail FranceArchives80, qui propose ainsi un
panel complet de l’offre imaginée par les services d’archives en termes de valorisation.
Ces actions permettent de développer la visibilité du service en explorant une offre
culturelle différente de l’offre traditionnelle que peuvent représenter les expositions. Elles
enrichissent et renouvellent les pratiques de médiation, en s’inspirant par exemple des
pratiques d’autres institutions et en permettant de toucher de nouveaux publics comme
le jeune public ou les publics empêchés (personnes âgées, handicapées, incarcérées).
Les colloques et conférences sur un thème déterminé touchent un public relativement
restreint ; en revanche, l’animation d’une émission sur une radio locale, la participation
à des interviews ou la rédaction d’une chronique dans la presse sont des moyens de
sensibilisation non négligeables, mais chronophages.
Il est également possible de réaliser un montage diapo ou vidéo expliquant le rôle et
le fonctionnement des archives et faisant découvrir les documents les plus prestigieux ;
ces montages, diffusés dans le hall d’accueil du service ou de la collectivité, peuvent
également circuler dans les établissements scolaires.
Les pratiques ludiques se développent dans les services d’archives comme en témoigne
une enquête réalisée en 2018 par l’Association des archivistes français, qui en a aussi
réalisé une cartographie81. Sont ainsi proposées différentes catégories de jeux imaginés
en fonction des publics et objectifs visés :
- jeux de société (jeux de plateau, de cartes…) ;
- jeux sérieux (serious games) ;
- jeux de mise en situation (escape games, jeux de piste ou de rôle, géocaching,
enquêtes…) ;
- jeux de conception ou de confection (maquettes, cocottes…) ;
80. Des activités pour tous les publics (FranceArchives).

81. https://umap.openstreetmap.fr/fr/map/jeux-des-archives-en-france_191387#6/47.894/0.901
Partie 8 185
- jeux animés, voire virtuels (quizz, loto-bingo…) ;
- jeux d’identification et de logique (puzzle, mots fléchés ou croisés, localisation de
cartes postales…).
Lors des journées du patrimoine ou de manifestations importantes, la visite guidée du
dépôt donne aux participants l’occasion d’accéder à la « partie cachée » des archives,
c’est-à-dire les lieux où le public n’est pas habituellement admis (magasins, salles de tri
et de versement, laboratoires photo, ateliers de reliure, ateliers d’enregistrement ou de
numérisation des documents).
Les cours de paléographie et d’initiation à la recherche des sources apprennent à des
lecteurs, déjà motivés mais amateurs, le déchiffrement de documents d’un abord difficile
et l’orientation dans les séries.
Certains services ont créé des associations du genre « amis des archives » auxquelles
adhèrent souvent d’autres organismes culturels : ces associations éditent généralement
une revue sous forme de dossiers scientifiques ou organisent des manifestations telles
que des journées d’études, portées ou accompagnées par les services d’archives.
Les pratiques collaboratives sont en plein essor, et invitent les habitants d’une ville et inter-
nautes à enrichir les archives par leurs témoignages et grâce à des politiques de collecte.
Elles peuvent aussi consister en opérations d’indexation ou de transcription collaborative,
d’identification de documents iconographiques, d’appel à témoignage…
Quel que soit le choix opéré, il convient de toujours faire en fonction des moyens humains
et matériels du service, en gardant à l’esprit quelques règles de conception :
- faire simple et pertinent ;
- être attractif et adapté à son public cible ;
- être attentif au budget et aux contraintes matérielles ;
- équilibrer la vulgarisation ;
- anticiper l’évolution et la mise à jour éventuelles des supports.
186 Partie 8
Annexes
Annexes
187

Annexe I
Glossaire
Analyse
Description pièce à pièce du contenu d’un article d’archives.
Archives (1)
Ensemble de documents quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel,
produits ou reçus par une personne physique ou morale, un organisme public ou privé, en
fonction de leur activité, organisés ou conservés soit de façon permanente, soit pour une
période déterminée, et conservés de façon permanente en conséquence de cette activité.
Archives (2)
Organisme chargé de collecter des archives (1), de les stocker et de les mettre à la
disposition des usagers ; des archives peuvent être d’État, régionales, départementales,
communales, photographiques…
Archives (3)
Bâtiments dans lesquels les archives (1) sont conservées et mises à la disposition des
usagers.
Article
Unité matérielle de rangement d’archives, qui se présente généralement sur les rayons
sous forme de liasse, de carton ou de registre et qui est pourvue d’une cote individuelle.
L’article peut réunir plusieurs dossiers, mais un dossier peut être constitué par plusieurs
articles.
Bordereau de versement
Énumération des articles constituant un versement fait aux archives.
Cadre de classement
Plan directeur établi pour le classement d’archives par séries, fonds, sous-séries.
Collection
Ensemble de documents de provenances diverses, dont la réunion artificielle est le
résultat d’un choix ou du hasard.
Cote
Ensemble combiné de signes (lettres, chiffres…) affecté à chaque article d’archives pour
en permettre l’identification.
Dépôt (1)
Transfert de documents sous la garde d’un service d’archives.
Annexes 189
Dépôt (2)
Bâtiment où se trouvent conservées les archives.
Document d’archives
Document destiné par sa nature à être conservé à titre de preuve ou d’information par
l’administration, la personne ou l’organisme qui l’a reçu ou établi.
Dossier
Ensemble de documents reçus ou élaborés par une personne physique ou morale pour
la conduite d’une affaire déterminée. Le dossier, unité matérielle de classement, n’est pas
nécessairement l’unité matérielle de rangement qu’est l’article : une affaire peut donner
naissance à plusieurs dossiers.
État général
Relevé de tous les fonds et collections d’un dépôt d’archives ou d’un ensemble de dépôt
d’archives.
Fonds d’archives
Ensemble de documents d’archives dont l’accroissement s’est effectué d’une manière
organique dans l’exercice des activités d’une personne physique ou morale ; c’est la
résultante automatique de ces activités. En vertu du principe fondamental du respect des
fonds, l’archiviste laisse intacts les différents fonds sans les démembrer.
Guide d’archives
Instrument de recherche fournissant une description générale d’un ou plusieurs services
d’archives, comprenant pour chaque fonds ou série un historique de l’institution et de
ses archives relatif à des thèmes, des périodes, des espaces géographiques, des types
ou des catégories de documents particuliers.
Guide spécialisé
Instrument de recherche décrivant les documents d’un ou plusieurs services d’archives
relatifs à des thèmes, des périodes, des espaces géographiques, des types ou des caté-
gories de documents particuliers.
Instrument de recherche
Publication imprimée ou non, décrivant un ensemble de pièces d’archives, de manière
à rendre celles-ci accessibles aux lecteurs et à en assurer un contrôle administratif et
intellectuel.
Intitulé
Description globale du contenu d’un article ou d’un ensemble homogène d’articles
d’archives, indiquant l’objet et les dates extrêmes.
Inventaire
Instrument de recherche fournissant une énumération descriptive (analyse) plus ou moins
détaillée, des pièces composant un ou plusieurs fonds d’archives, une ou plusieurs séries.
Liasse
Unité de conservation matérielle d’archives formée par un ensemble de documents
conditionnés ensemble.
Pièce
La plus petite unité archivistique indivisible : elle peut être constituée d’une ou plusieurs
feuilles, d’un cahier, d’un registre, ou, à l’intérieur d’un registre, d’un acte individualisé
pouvant être l’objet d’une analyse.
190 Annexes
Récolement
Vérification complète des fonds et collections et de leur emplacement, lors de la prise
en charge d’un service d’archives.
Répertoire
Instrument de recherche énonçant, en général dans l’ordre des cotes (répertoire numé-
rique), les articles ou groupes d’articles de même nature, désignés par un intitulé général
plus ou moins détaillé.
Série
Subdivision d’un cadre de classement méthodique, généralement fondée sur les grandes
fonctions administratives.
Tri
Opération par laquelle s’effectue la sélection des documents d’archives à conserver et
de ceux qui sont susceptibles d’être détruits.
Versement (1)
Transfert de documents ou archives publics dans le service d’archives où ils sont desti-
nés à être traités.
Versement (2)
Ensemble de documents transférés.
Annexes 191
Annexe II
Trame de règlement intérieur
de la salle de lecture
ACCÈS À LA SALLE DE LECTURE

- modalités d’inscription et de délivrance éventuelle d’une carte de lecteur ;
- dépôt des effets personnels dans un vestiaire et liste des accessoires autorisés en
salle de lecture ;
- nombre de places, y compris éventuellement pour la consultation de documents spé-
cifiques ;
- règles de comportement à respecter ;
- recensement des espaces accessibles et inaccessibles au public.
COMMUNICATION DES DOCUMENTS
- jours et heures d’ouverture de la salle de lecture, de communication et reproduction
des documents, avec éventuelles modalités de réservation ;
- obligation de consulter en salle de lecture documents et ouvrages conservés au sein
du service ;
- nombre maximal de documents communiqués par séance de travail ou par jour ;
- modalités de consultation des instruments de recherche ;
- modalités d’accès à Internet (réseau, Wifi…) ;
- modalités de demande de communication de documents, en prévoyant les exceptions
(délais de communicabilité fixés par la loi, état matériel du document…) ;
- modalités de consultation des documents : un article à la fois, en en respectant l’ordre
interne ;
- rôle et commissionnement des agents de salle de lecture.
REPRODUCTION DES DOCUMENTS
- modalités des demandes de reproduction : nombre maximal, formats proposés (pho-
tocopie, numérisation…), en autonomie ou via les agents de salle de lecture ;
- exclusions à la reproduction ;
- don d’un exemplaire de tout ouvrage ou article rédigé à partir des documents consultés
en salle de lecture.
RAPPELS RÉGLEMENTAIRES
- modalités d’exclusion de la salle de lecture pour non-respect du règlement ;

- recensement des personnes chargées de veiller au respect du règlement ;
- modalités d’affichage du règlement.
192 Annexes
Annexe III
Le bordereau de versement
Modèle
MODÈLE DE BORDEREAU DE VERSEMENT AUX ARCHIVES
Partie réservée Partie réservée

au service versant aux archives
nom du service n° du versement
date prise en charge
métrage / volumétrie (Ko, Mo ou Go)
emplacement (magasins, serveur ou support

date de versement de stockage)
nombre d’articles / de dossiers et/ou de fichiers étage
Numéro Description des articles / Format Dates

C(2) Élim.(3) Observations
article(1) dossiers / fichiers de fichier extrêmes
(1) Le service versant n’utilise que la colonne de droite.

(2) Indiquer « I » en cas de communicabilité immédiate et « D » en cas de communicabilité à 60 ans.
(3) Année d’élimination.
INDEXATION :
Le chef de service Le directeur du service d’archives
Annexes 193
Annexe IV
Dépôt ou don d’archives privées
Modèle
MODÈLE DE CONTRAT DE DÉPÔT D’ARCHIVES PRIVÉES
Entre les soussignés,

d’une part,
M. (nom, prénom, adresse), agissant tant en son nom qu’en celui de ses ayants droit,
et, d’autre part,
le maire ou président de la collectivité …, habilité par délibération n° … du …
il est convenu ce qui suit :
Article 1er : M. X déclare déposer à titre révocable, à la collectivité de X, sous forme d’originaux,
la portion de ses archives dont un état succinct est annexé au présent contrat. Ce dépôt
pourra être complété par avenant au présent contrat.
Article 2 (1re formule) : Le déposant donne une autorisation permanente et générale de
communication selon les lois et règlements en vigueur.
Article 2 (2e formule) : Le déposant donne une autorisation de communication pour tous
les documents autres que ceux qui figurent sur la liste ci-annexée, la communication de ces
derniers devant être soumise à son appréciation, et ce pour une durée de X années.
Article 2 (3e formule) : Les documents ne seront communiqués qu’avec l’autorisation du
déposant, cette autorisation devant être sollicitée par écrit pour chaque demande de com-
munication, et ce pour une durée de X années.
Article 3 : En ce qui concerne les documents à communiquer, les deux parties se concerteront
pour procéder à leur estampillage avant communication.
Article 4 : Si le déposant estimait devoir mettre fin au présent contrat, il devra en donner
avis, par lettre recommandée, au maire ou président de la collectivité X ; cette dénonciation
ne prendra effet qu’à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la réception dudit avis.
La réintégration des documents au domicile du déposant aura lieu aux frais de ce dernier ;
décharge sera alors donnée à la collectivité X.
Article 5 : Si le déposant met fin au présent contrat pour reprendre possession des documents
déposés, il fera exécuter à ses frais, dans les trois mois à courir à partir de l’envoi de la lettre
recommandée visée à l’article précédent, une copie de substitution par numérisation des
documents déposés, cette copie restant la propriété de la collectivité X.
194 Annexes
Article 6 : Les reproductions photographiques des documents déposés, réalisées par les soins
ou aux frais de la collectivité X, demeurent la propriété de celles-ci ; leur communication sera
soumise aux conditions énoncées à l’article 2 ci-dessus. Il en va de même des copies numé-
riques qui seraient établies, en cas de dénonciation du contrat de dépôt, aux frais du déposant.
Article 7 : Les répertoires et inventaires des documents déposés sont établis par la collectivité
X en deux exemplaires, dont l’un sera remis au déposant.
Article 8 : En aucun cas, le dépôt ne pourra entraîner une responsabilité pécuniaire pour la
collectivité X.
Fait à … Le …
Le déposant Le maire ou président
Modèle
MODÈLE DE CONTRAT DE DON D’ARCHIVES PRIVÉES
Entre les soussignés, d’une part,
M. (nom, prénom, adresse), agissant tant en son nom qu’en celui de ses ayants droit,
et, d’autre part,
le maire ou président, habilité par délibération n° … du …, il est convenu ce qui suit :
Article 1er : M. … déclare donner à titre gratuit, à la collectivité …, sous forme d’originaux, la
portion de ses archives dont un état succinct est annexé au présent contrat. Ce don pourra
être complété par avenant au présent contrat.
Article 2 (1re formule) : Le donateur donne une autorisation permanente et générale de
communication selon les lois et règlements en vigueur.
Article 2 (2e formule) : Le donateur donne une autorisation de communication pour tous les
documents autres que ceux qui figurent sur la liste ci-annexée, la communication de ces
derniers devant être soumise à son appréciation, et ce pour une durée de … années.
Article 2 (3e formule) : Les documents ne seront communiqués qu’avec l’autorisation du
donateur, cette autorisation devant être sollicitée par écrit pour chaque demande de
communication, et ce pour une durée de … années.
Article 3 : En ce qui concerne les documents à communiquer, les deux parties se concerteront
pour procéder à leur estampillage avant communication.
Article 4 : Les répertoires et inventaires des documents objets du don sont établis par la
collectivité … en deux exemplaires, dont l’un sera remis au donateur.
Article 5 : En aucun cas, le don ne pourra entraîner une responsabilité pécuniaire pour la
collectivité …
Fait à … Le …
Le donateur Le maire ou président de la collectivité …
Annexes 195
Annexe V
Récolement des archives communales
Modèle
MODÈLE D’ÉTAT POUR LE RÉCOLEMENT DES ARCHIVES COMMUNALES
(état)
À établir en trois exemplaires destinés :
- au maire sortant ;
- aux archives de la mairie ;
- à la préfecture (archives départementales).
ÉTAT CIVIL
a) Ancien (registres paroissiaux catholiques ou protestants) avant 1792 :
Nombre de registres : dates :
b) Moderne (après 1792) :
Registres reliés : registres non reliés :
CADASTRE
a) Ancien (compoix et terriers), avant la Révolution :
b) Moderne, après 1810 :
Plans, nombre : dates :
Matrices, nombre : dates :
État des sections : dates :
ADMINISTRATION COMMUNALE
Délibérations du conseil municipal :

Arrêtés du maire :
196 Annexes
Élections :
Listes électorales :
Nombre de dossiers/Métrage : dates :
Procès-verbaux :
Budgets, comptabilité, contributions :
Personnel communal :
Population :
Listes nominatives : dates :
PROPRIÉTÉS COMMUNALES
Bâtiments communaux :
Mairie
Église
Nombre de dossiers/métrage : dates :
École
Nombre de dossiers/métrage : dates :
Cimetière :
Actes ou registres de concession
Nombre/Métrage : dates :
URBANISME
Documents généraux (plan local d’occupation des sols ou d’urbanisme)
Documents individuels (permis, déclarations, certificats d’urbanisme)
Archives paroissiales
Archives d’association
Archives familiales
Annexes 197
Modèle
MODÈLE DE PROCÈS-VERBAL DE RÉCOLEMENT DES ARCHIVES COMMUNALES
(procès-verbal)
Procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives
En cas de maire nouvellement élu
Le …,
Nous, …, maire sortant de fonctions,
et nous, …, maire élu par le conseil municipal de la commune de …
et installé le …,
avons procédé à la remise des archives de la mairie, conformément à l’arrêté du 10 floréal
an VIII.
Nous avons constaté l’existence de tous les objets mentionnés au récolement
(à défaut, mentionner les objets dont l’absence a été constatée).
En avons dressé procès-verbal, dont une copie a été remise immédiatement à M. …, maire
sortant, pour sa décharge, et une autre copie à M. …, maire entrant, pour établir sa prise en
charge.
Fait en mairie le …
Le maire sortant Le maire entrant
En cas de maire réélu
Le …,
Nous, …, maire réélu par le conseil municipal de la commune de … et installé le …
et nous, …, 1er adjoint au maire,
avons procédé à la remise des archives de la mairie, conformément à l’arrêté du 10 floréal
an VIII.
Nous avons constaté l’existence de tous les objets mentionnés au récolement
(à défaut, mentionner les objets dont l’absence a été constatée).
En avons dressé procès-verbal, dont une copie a été remise immédiatement à M. …, maire
sortant, pour sa décharge, et une autre copie à M. …, maire entrant, pour établir sa prise en
charge.
Fait en mairie le …
Le maire réélu Le 1er adjoint
198 Annexes
Annexe VI
Cadres de classement des archives
départementales et communales
CADRE DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES

Séries anciennes (antérieures à 1790)
A Actes du pouvoir souverain et domaine public

B Cours et juridictions
C Administrations provinciales
D Instruction publique, sciences et arts
E Féodalité, communes, bourgeoisie, familles, notaires
F Fonds divers se rattachant aux archives civiles
G Clergé séculier
H Clergé régulier, dépôt archives hospitalières (anciennes et modernes) déposées
aux archives départementales par les hôpitaux
I Fonds divers se rattachant aux archives ecclésiastiques
Séries modernes (postérieures à 1790)
K Lois, ordonnances et arrêtés

L Documents spécialement relatifs aux administrations de département, de district
et de canton, et aux tribunaux de la période révolutionnaire (1790-1800)
M Administration générale et économie du département
N Administration et comptabilité départementales
O Administration et comptabilité communales
P Finances, cadastre, poste
Q Domaines, enregistrement, hypothèques
R Affaires militaires, organismes de temps de guerre
S Travaux publics et transport
T Enseignement, presse, affaires culturelles, sports
U Justice
V Cultes
X Assistance et prévoyance sociale
Y Établissements pénitentiaires
Z Sous-préfectures
Annexes 199
Documents entrés par voie extraordinaire et fonds spéciaux
J Documents entrés par voie extraordinaire (achats, dons, legs, dépôts)

Fi Documents figurés
Mi Microfilms
CADRE DES ARCHIVES COMMUNALES

Séries anciennes (antérieures à 1790)
AA Actes constitutifs et politiques de la commune, correspondance générale

BB Administration communale
CC Finances et contributions
DD Biens communaux, eaux et forêts, travaux publics, voirie
EE Affaires militaires
FF Justice et police
GG Cultes, instruction publique, assistance publique
HH Agriculture, industrie, commerce
II Divers (tabellionages, dons, cartes et plans)
Séries modernes (postérieures à 1790)
A Lois et actes du pouvoir central

B Actes de l’administration départementale
C Bibliothèque administrative
D Administration générale de la commune
E État civil
F Population, économie sociale, statistique
G Contributions, administrations financières
H Affaires militaires
I Police, hygiène publique, justice
K Élections et personnel
L Finances de la commune
M Édifices communaux, monuments et établissements publics
N Biens communaux, terre, bois, eaux
O Travaux publics, voirie, moyens de transport, régime des eaux
P Cultes
Q Assistance et prévoyance
R Instruction publique, sciences, lettres et arts
S Divers (dont documents entrés par voie extraordinaire [achats, dons, legs, dépôts])
200 Annexes
Annexe VII
Principaux textes cités
RÉFÉRENCE JURIDIQUE DATE OBJET

loi n° 78-17 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés,
modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004
relative à la protection des personnes physiques
à l’égard des traitements de données à caractère
personnel (abrogée par la loi n° 2004-801)
loi n° 78-753 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des
relations entre l’administration et le public modifiée
par la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 (abrogée
par l’ordonnance n° 2015-1341)
loi n° 80-532 15 juillet 1980 relative à la protection des collections publiques
contre les actes de malveillance (abrogée par la loi
n° 2004-178)
loi n° 83-663 22 juillet 1983 relative à la répartition des compétences entre les
communes, les départements, les régions et l’État
loi n° 96-142 21 février 1996 Code général des collectivités territoriales
loi n° 2000-230 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l’information et relative à la
signature électronique
loi n° 2000-321 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations
avec les administrations
loi n° 2004-801 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques
à l’égard des traitements de données à
caractère personnel et modifiant la loi n° 78-17
du 6 janvier 1978 relative à l’informatique,
aux fichiers et aux libertés
loi n° 2008-696 15 juillet 2008 relative aux archives
loi n° 2015-1779 28 décembre 2015 relative à la gratuité et aux modalités de la
réutilisation des informations du secteur public
loi n° 2016-965 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l’architecture
et au patrimoine
loi n° 2016-1321 7 octobre 2016 pour une république numérique
loi n° 2018-493 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles

loi n° 2022-217 21 février 2022 relative à la différenciation, la décentralisation,
la déconcentration et portant diverses mesures
de simplification de l’action publique locale
Annexes 201
décret n° 78-1136 6 décembre 1978 relatif à la Commission d’accès aux documents
administratifs (abrogé par le décret n° 2005-1755)
décret n° 79-1037 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives
publics et à la coopération entre les administrations
pour la collecte, la conservation et la communication
des archives publiques (abrogé par le décret
n° 2011-574)
décret n° 79-1038 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d’archives
publiques (abrogé par le décret n° 2011-574)
décret n° 79-1039 3 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformité des
copies, reproductions photographiques et extraits
des documents conservés dans les dépôts d’archives
décret n° 79-1040 3 décembre 1979 relatif à la sauvegarde des archives privées
présentant du point de vue de l’histoire un intérêt
public (abrogé par le décret n° 2011-574)
décret n° 92-1224 17 novembre 1992 relatif à la fixation des divers droits d’expédition et
d’extraits authentiques des pièces conservées dans les
dépôts d’archives (abrogé par le décret n° 2011-574)
décret n° 2000-318 7 avril 2000 relatif à la partie réglementaire du Code général
des collectivités territoriales
décret n° 2001-492 6 juin 2001 application de la loi du 12 avril 2000 (abrogé par
le décret n° 2011-574)
décret n° 2001-493 6 juin 2001 application de la loi du 12 avril 2000 (abrogé par
le décret n° 2015-1342)
décret n° 2005-1039 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier
1978 relative à l’informatique, aux fichiers et
aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du
6 août 2004
décret n° 2005-1755 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents
administratifs et à la réutilisation des informations
ordonnance n° 2004-178 20 février 2004 relative à la partie législative du Code du patrimoine
ordonnance n° 2005-650 6 janvier 2005 relative à la liberté d’accès aux documents
administratifs et à la réutilisation des informations
publiques
ordonnance n° 2009-483 29 avril 2009 prise en application de l’article 35 de la loi n° 2008-
696 du 15 juillet 2008 relative aux archives
ordonnance n° 2018-1125 12 décembre 2018 relative à la protection des données personnelles
arrêté 17 novembre 2009 relatif aux missions et à l’organisation de la direction
générale des Patrimoines (article 3, organisation
du SIAF)
circulaire AD 64-10 2 mars 1964 instruction pour le classement, la cotation
et le répertoriage des cartes et plans et des autres
documents figurés conservés dans les archives

départementales
circulaire AD 79-6 31 décembre 1979 instruction sur le traitement des documents des
archives départementales postérieurs au 10 juillet 1940
202 Annexes
circulaire AD 16 juin 1983 photocopies d’actes d’état civil
14114
3244
circulaire AD 4 novembre 1983 copie des documents reliés
22000
5254
circulaire AD 7 avril 1986 instruction sur la conservation, le classement,
7119 la cotation et le catalogage des documents sonores
1649 dans les archives départementales et communales
circulaire AD 83-1 8 mars 1983 instruction sur le traitement des archives

communales
circulaire AD 93-3 10 mars 1993 traitement des archives contemporaines - bordereau
de versement
circulaire AD 94-8 5 septembre 1994 traitement des archives contemporaines - indexation -
instruments de recherche
circulaire AD 97-4 1er septembre 1997 récolement des fonds dans les services d’archives
des collectivités territoriales
circulaire AD 98-8 18 décembre 1998 classement et cotation des archives dans les services
d’archives départementales
circulaire PRMX0105139C 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services
et établissements publics de l’État
circulaire DGP/SIAF/ 29 juillet 2010 sur les dérogations aux règles de communicabilité
AACR/2010/010 des archives publiques : règles générales et
procédure, formulaire de demande de communication
par dérogation de documents d’archives publiques
non librement communicables
circulaire IOCB 1032174C 15 décembre 2010 sur la tenue des registres des communes et
de certains de leurs groupements
circulaire DGP/ 31 octobre 2013 mesures de simplification relatives à l’exercice
SIAF/2013/005 du contrôle scientifique et technique sur les
archives publiques par les directeurs des services
départementaux d’archives
Circulaire 5 août 2015 relative aux préconisations pour la prise en compte
MCCC1519022C du risque d’exposition à l’amiante dans les services
n° 2015/004 d’archives
Annexes 203
Bibliographie
Ouvrages généraux
Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, AAF, 4e édition revue et aug-
mentée, 2020.
Association des archivistes français, Référentiel métier : la profession d’archiviste ou les
métiers des archives, 2e édition, 2017.
Association des archivistes français, Archives, histoire, travail de mémoire et politique
de la ville : quels modes de coopération pour quelles politiques publiques ?, AAF, 2014.
BASTIEN Hervé, Le droit des archives, La Documentation française, 1996.
CHABIN Marie-Anne, Le management de l’archive, Hermès Science Publications, 2000.
CŒURÉ Sophie et DUCLERT Vincent, Les archives, La Découverte, 2019.
DELSALLE Paul, Lexique des archives et documents historiques, Nathan, 1996.
Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002 (mise
en forme des archives départementales du Nord en 2007) : Microsoft Word - Dictionnaire
de terminologie archivistique.doc (francearchives.fr)
Direction des Archives de France, La pratique archivistique française, Archives nationales,
2008.
Direction des Archives de France et Association des archivistes de France, Manuel d’archi-
vistique, Imprimerie nationale, 1970.
MONNIER Sophie, FIORENTINO Karen, Le droit des archives publiques, entre permanence
et mutations, L’Harmattan, 2014.
Mettre en place une charte documentaire : Méthode et outils pour gérer les documents et
les données de Katell Auguié et Coline Vialle,Territorial Éditions, Collection Les Essentiels
sur, 2018
Ouvrages pratiques
Association des archivistes français, Guide à l’usage des administrations dans les dépar-
tements, AAF, 6e édition, 2011.

Association des archivistes français, Les archives, c’est simple ! Guide d’archivage à
l’usage des communes et des groupements de communes, AAF, 5e édition, 2015 (réé-
dition prévue en 2022).
Bibliographie 205
Association des archivistes français, Les archives, c’est simple ! Guide d’archivage pour
les hôpitaux et les établissements de santé, AAF, 2017.
Association des archivistes français, Les archives, c’est simple ! Guide d’archivage pour
les écoles et les établissements scolaires, AAF, 2018.
AUGUIÉ Katell, DEJOB Agnès, Les archives se récolent, AAF, 2014.
BERTON Catherine, MARTINEZ Christine, Les archives déménagent, AAF, 2006, réédition
2009.
BROLLES Roland, L’accès aux documents des collectivités territoriales – Droits et obliga-
tions de l’élu, du fonctionnaire et du citoyen, Éditions Sorman, 10e édition, 2014.
GRIPPON Alice, MOSER Chloé, Mes archives et moi, AAF, édition actualisée, 2015.
Tri et sélection des archives communales et intercommunales

Circulaire NOR INT/B/93/00190/c et AD 93-1 du 11 août 1993 : Instruction pour le tri et
la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits
par les services et établissements publics des communes (en grande partie abrogée,
mais toujours utile) :
https://francearchives.fr/file/e9c60deec1fae3f0336b9f4a93b34c8b01ab1fd4/static_958.
pdf
Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et la conservation des
archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales
(communes, départements et régions) et structures intercommunales :
https://francearchives.fr/fr/file/8229105e7fca3fec9580af165e8de5468076601d/DPACI_
RES_2009_018_maj_20170822.pdf
Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relatives au tri et à la conser-
vation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans
leurs domaines d’activité spécifiques :
https://francearchives.fr/fr/file/a6644b65c9b5a7867aa8667fae67a23ff2473948/sta-
tic_8845.pdf
Note DGP/SIAF/2014/001 du 10 janvier 2014 portant mesures de simplification relatives
au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics :
https://francearchives.fr/fr/file/4f5896dc046a62e3d339fc53d92bca8a878342c2/sta-
tic_7336.pdf
Note DGP/SIAF/2021/001 du 19 janvier 2021 sur la gestion du cycle de vie et archivage
des données et documents numériques produits dans le cadre des marchés publics :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2021_001
Ouvrages thématiques : description et indexation archivistiques

Normes
Norme AFNOR NF Z44-060. Documentation - Catalogue d’auteurs et d’anonymes - Forme

et structure des vedettes de collectivités-auteurs, décembre 1996.
Norme AFNOR NF Z44-061. Documentation - Catalogage - Forme et structure des vedettes
noms de personnes, des vedettes titres, des rubriques de classement et des titres forgés,
juin 1986.
206 Bibliographie
Norme AFNOR NF Z44-065. Catalogage des images animées - Rédaction de la notice
bibliographique, juin 1980.
Norme AFNOR NF Z44-068. Catalogues de documents cartographiques - Présentation
de la notice catalographique, décembre 1982.
Norme AFNOR NF Z44-077. Documentation. Catalogage de l’image fixe. Rédaction de la
description bibliographique, septembre 1977.
Norme AFNOR NF Z44-081. Documentation. Catalogage des documents cartographiques.
Forme et structure des vedettes noms géographiques, 1993.
Inventaire et indexation
Service interministériel des Archives de France, Guide d’indexation pour le web, 2021
(L’indexation à l’heure du Web (francearchives.fr))
NOUGARET Christine et GALLAND Bruno, Les instruments de recherche dans les archives,
La Documentation française, 1999.
Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes, modernes
et contemporaines, Archives nationales, 2011.
Ouvrages thématiques : conservation

Association des archivistes français, La sécurité dans les services d’archives, AAF, 2007.
BRUN Yann, La sûreté du patrimoine archivistique, Service interministériel des Archives
de France, 2018 (MCC-Vademecum2018-v4.pdf (francearchives.fr)).
DIAZ PEDREGAL Pedro, Climat des magasins d’archives : objectifs, moyens, méthodes -
Petit manuel de climatologie appliqué à la conception des bâtiments d’archives, Direction
des Archives de France, 2009 (Microsoft Word - Manuel de climatologie_v1N.doc (fran-
cearchives.fr)).
DUCHEIN Michel, Les bâtiments d’archives : construction et équipements, Archives natio-
nales, 1985.
SORET Alain, Traitement de l’air dans les bâtiments d’archives. Conception et gestion
des équipements, Service interministériel des Archives de France, 2017 (traitement_air.
pdf (francearchives.fr)).
Ouvrages thématiques : archivage électronique

BANAT-BERGER Françoise, DUPLOUY Laurent et HUC Claude (dir.), L’archivage numérique
à long terme : les débuts de la maturité ?, La Documentation française, 2009.
BÉCHARD Lorène, FUENTES HASHIMOTO Lourdes, VASSEUR Édouard, Les archives électro-
niques, AAF, 2e édition revue et augmentée, 2020.
DHÉRENT Catherine, Les archives électroniques, manuel pratique, Direction des Archives
de France, 2002.
HUC Claude, Préserver son patrimoine numérique, Éditions Eyrolles, 2011.
POIVRE Joël, L’archivage des documents bureautiques, manuel pratique, Direction des
Archives de France, 2004.
Bibliographie 207
Ouvrages thématiques : Gestion de fonds spécifiques
Association des archivistes français, Archives privées, un patrimoine méconnu, AAF, 2005.
BERNARDET Véronique, SOUILLARD Sabine, Bibliothèques d’archives, AAF, 2010.
BRAEMER Christine, LABONNE Sophie, Les archives audiovisuelles, AAF, 2013.
Direction des Archives de France, Les archives des associations. Approche descriptive et
conseils pratiques, La Documentation française, 2001.
LEFRANC Caroline, Créer et gérer une photothèque : organiser son fonds d’images, Klog
Éditions, 2016.
NOUGARET Christine et EVEN Pascal, Les archives privées. Manuel pratique et juridique,
La Documentation française, 2008.
Ouvrages thématiques : valorisation et médiation culturelle

Direction des Archives de France, L’action éducative et culturelle des Archives, Actes du
colloque « Quelle politique culturelle pour les services éducatifs des Archives ? », tenu à
Lyon en 2005, La Documentation française, 2007.
Association des archivistes français, La Gazette des archives, n° 251, 2018-3. L’archiviste-
caméléon, médiateur du quotidien, 2018.
GUILLOT Xavier, JAMES-SARAZIN Ariane, Les archives s’exposent, AAF, 2009.
HIRAUX Françoise, MIRGUET Françoise (dir.), La valorisation des archives. Une mission,
des motivations, des modalités, des collaborations : enjeux et pratiques actuels, Éditions
Academia, 2012.
MARCILLOUX Patrice (dir.), À l’écoute des publics des archives : identités, attentes,
réponses, Presses de l’Université d’Angers, 2009.
Revues professionnelles
Conseil international des archives : Comma (disponible en ligne sur le site du CIA :
Comma | International Council on Archives (ica.org)).
Association des archivistes français : La Gazette des archives (disponible en ligne sur le
portail Persée : Gazette des archives - Persée (persee.fr)).
208 Bibliographie
Webographie
Sites institutionnels
https://francearchives.fr/
Site du service interministériel des Archives de France.
https://www.archivistes.org
Site de l’Association des archivistes français.
Plusieurs livrables sont accessibles aux adhérents de l’association dans la rubrique
« Ressources ».
https://www.ica.org/fr
Conseil international des Archives.
https://www.piaf-archives.org
Portail international archivistique francophone. Il propose notamment une formation et
des cours en ligne.
Normes internationales
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2000_Guidelines_ISAD%28G%29_Second-
edition_FR.pdf
ISAD(G). Norme générale et internationale de description archivistique, 2000.
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_Guidelines_ISAAR_Second-edition_FR.pdf
ISAAR (CPF). Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux
collectivités, aux personnes et aux familles, 1995 mise à jour en 2004.
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2007_Guidelines_ISDF_First-edition_FR.pdf
ISDF. Norme internationale pour la description des fonctions, 2007.
https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2008_Guidelines_ISDIAH_First-edition_
FR.pdf
ISDIAH. Norme internationale pour la description des institutions de conservation des
archives, 2008.
Webographie 209
Retrouvez tous nos ouvrages sur
boutique.territorial.fr

La Gestion Des Archives 2

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

La Gestion Des Archives 2

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Ce document fait l’objet d’un procédé de marquage

à la volée comportant votre adresse IP,

SERVICES À LA POPULATION ET ANIMATION

Préface de Jean-Louis Debré, président du Conseil supérieur des archives

CS 70215 - 38501 Voiron Cedex - Tél. : 04 76 65 87 17 - Référence TDE 814A

Il est interdit de reproduire

3. Les ministères à gestion particulière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.28

B - Le relevé topographique des fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48

C - Le procès-verbal de récolement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48

D - Le récolement post-électoral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.49

E - Le récolement des archives numériques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.50

A - La théorie des trois âges des archives et le records management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.63

modernes et contemporaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.125

B - Les délais de communicabilité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.153

C - La procédure de demande d’accès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.156

D - Les dérogations et les recours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.159

1. Les officiers publics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.159

B - Établissements scolaires, universitaires et périscolaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.175

C - Les institutions patrimoniales et structures associatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.177

D - Les médias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.177

Une animation diversifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.185

La gestion des archives

La gestion des archives

A - Quelques textes fondateurs

2. La législation sur les données personnelles

Loi Informatique et libertés 78-17, article 1

L’article 2 définit les informations nominatives :

Loi Informatique et libertés, article 2

du traitement des données à caractère personnel et à leur libre circulation n° 2016-679

3. Les lois Accès aux documents administratifs, réutilisation

Secrets opposables à la libre communication des informations

Secrets absolus, Secrets relatifs, opposables aux tiers,

Toutefois, le droit à communication ne s’exerce plus si le document fait l’objet d’une

4. La loi relative à la prévention des actes de terrorisme

- les services de renseignements.

1. Les archives publiques

2. Les archives privées

Article L.212-15 du Code du patrimoine

La gestion des archives

A - L’histoire institutionnelle des archives de 1789 à 1986

B - La définition de la politique archivistique

2. Le comité interministériel aux Archives de France

Arrêté du 31 décembre 2020 relatif aux missions et à l’organisation de la direction

2. Les services à compétence nationale

relèvent quant à elles des Archives nationales ou du réseau archivistique territorial.

4. Les archives des collectivités territoriales

a) Les archives départementales

b) Les archives communales et intercommunales

Article R.212-57 du Code du patrimoine

a) Les documents provenant des assemblées, administrations et établissements publics muni-

Le maire en est responsable au civil et au pénal, qu’il agisse en tant qu’exécutif de la

c) Les archives régionales

Article L.212-6, Code du patrimoine

5. Le contrôle scientifique et technique de l’État

a) Le contrôle sur les archives de l’administration territoriale de l’État

Au niveau de la région comme à celui du département, la gestion des archives courantes

b) Le contrôle sur les archives des collectivités territoriales

Loi n° 83-663 du 22 juillet 1983, article 65

Article R.1421-1, CGCT

sinistre, soustraction ou détournement d’archives ». Toute élimination de documents est

2. Pour en savoir plus : https://francearchives.fr/section/24437377

D - L’environnement institutionnel et associatif

1. Les partenaires institutionnels

b) La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil)