Les mtiers du secrtariat et de la bureautique

Prsentation des mtiers

Alors que l'on avait annonc la quasi-disparition des secrtaires, supplantes par les ordinateurs, elles bnficient aujourd'hui d'un environnement en pleine expansion. Le secrtariat occupe l'heure actuelle prs d'un million de personnes, essentiellement des femmes. On trouve des secrtaires dans tous les secteurs : services, industrie, fonction publique, grandes ou petites entreprises. Avec l'introduction massive de l'informatique dans l'entreprise, la tche des secrtaires a gagn en responsabilits. Aux traditionnelles tches administratives et de frappe, que l'ordinateur a permis de grer avec plus de souplesse et de rapidit, se sont ajoutes des fonctions plus leves. Plus proches de leurs suprieurs hirarchiques, les secrtaires sont de plus en plus devenues leurs assistantes. Elles peuvent tre polyvalentes ou spcialises, et leurs fonctions varient suivant la taille, l'organisation et le type d'entreprise. On les appelle secrtaires ou assistantes de fonction, lorsqu'elles sont rattaches un service spcialis : direction commerciale, direction du personnel Ainsi, en plus du travail de secrtariat classique, leurs comptences s'tendent un domaine spcifique. Une assistante d'un service des ressources humaines traite ce qui concerne le personnel : recrutement, gestion des carrires, formation Une assistante commerciale fait le relais entre les commerciaux et la direction du service ; elle peut tre en contact avec les clients ; elle peut traiter des commandes, organiser des livraisons ; elle a en charge la gestion des dossiers des clients, les prvisions de vente On trouve galement des secrtaires spcialises (juridique, mdico-sociale, trilingue) qui ont suivi une formation particulire dans le but de travailler dans des entreprises ou des postes bien spcifiques. D'une faon gnrale, les principales fonctions des mtiers du secrtariat sont

La communication avec les personnes de l'entreprise, ou extrieurs l'entreprise : tlphone, fax, e-mail, rception de visiteurs La saisie et la prsentation de documents l'aide d'outils bureautiques Le tri, le dpouillement et le classement de documents, la transmission du courrier La gestion des agendas, plannings, l'organisation de runions, dplacements, manifestations, salons

Aptitudes et qualits requises

Adaptabilit, disponibilit, discrtion sont les qualits indispensables de la secrtaire. Fiabilit et rapidit s'imposent. On peut aussi citer le sens des contacts et de l'organisation, l'amabilit, l'esprit d'initiative, la rigueur, la capacit d'analyse et de synthse, la mmoire, ainsi qu'une excellente prsentation. Les recruteurs ont des exigences croissantes. L'arrive de jeunes de mieux en mieux forms pousse les entreprises embaucher des personne avec un solide bagage de culture gnrale et stimule une hausse du niveau de comptences requis : une orthographe parfaite -ncessit lmentaire et absolue-, de bonnes capacits de communication et la pratique des langues vivantes.

Description des formations

S'il tait imaginable, il y a une quinzaine d'annes, de se satisfaire du niveau BEP, ce n'est dsormais plus le cas. Le BEP "mtiers du secrtariat" n'est plus une fin en soi. Pour avoir une chance d'obtenir un poste, et qui plus est, une situation intressante, financirement et en termes de responsabilits, les secrtaires et assistantes optent de plus en plus pour un niveau Baccalaurat minimum.

Cursus de formation

B.T.S.

2 ans
BAC TECHNIQUE OU GENERAL BAC PROFESSIONNEL.

2 ans
B.E.P.

2 ans

COLLEGE fin de 3me

Sources ACFCI, ONISEP

SECRETAIRE
DESCRIPTION DU METIER
Les emplois peuvent prendre des dnominations variables en fonction de l'entreprise d'accueil : secrtaire, secrtaire spcialise (communication, accueil, service du personnel), employ administratif, agent administratif (fonction publique). Dans tous les cas, l'exigence de qualification tend crotre et les titulaires de l'emploi doivent s'adapter sans cesse aux nouvelles techniques et processus de travail. Selon la taille des entreprises et l'organisation adopte, les secrtariats sont spcialiss ou polyvalents. Dans une petite ou moyenne entreprise, la secrtaire a des fonctions souvent polyvalentes : en plus des travaux classiques de secrtariat, elle peut tablir des fichiers commerciaux, grer des stocks, suivre un budget Selon le type d'entreprise, l'emploi est plus ou moins orient vers une fonction de collaboration auprs d'un ou plusieurs cadres, ou vers une fonction transversale auprs d'quipes plus importantes. Les activits communes aux secrtaires sont les suivantes :

dactylographier (en utilisant le traitement de texte) et prsenter les documents (lettres, rapports) enregistrer et classer les informations ncessaires au service recevoir et orienter les communications tlphoniques ou les visiteurs prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion contribuer l'organisation des runions (location de salles, prise de notes) assurer la gestion du temps (agenda, dplacements, runions, rservations).

Description des formations

Le niveau de diplme demand varie en fonction de la taille et des activits de l'entreprise concerne. BEP Mtiers du secrtariat C'est un diplme peu demand par les entreprises qui recrutent un niveau suprieur. Bac Pro Secrtariat

Aptitudes et qualits requises

Organisation, mthode, discrtion, bonne prsentation, mais aussi esprit d'initiative et autonomie. Grande facilit de souplesse et d'adaptation : la secrtaire doit tre capable d'identifier les urgences et les priorits, cesser puis reprendre un travail. Matrise des outils informatiques et bureautiques pour la saisie des documents, le tlphone et le fax pour transmettre des messages ou des informations. La matrise de l'expression crite et orale est galement indispensable. La pratique d'une langue trangre est un atout.

Sources ACFCI, ONISEP

ASSISTANT(E) DE DIRECTION
DESCRIPTION DU METIER
L'assistant(e) de direction est la collaboratrice d'un directeur gnral, d'un directeur d'unit ou d'un chef de service. Ses responsabilits s'accroissent avec l'exprience et l'aptitude s'adapter l'volution de l'entreprise. Des qualits confirmes peuvent conduire l'assistant(e) de direction devenir le (la) collaborateur(trice) privilgi(e) des cadres suprieurs ou de la direction gnrale. Il (elle) organise et coordonne pour un suprieur hirarchique, la transmission et la rdaction des informations du service. Il (elle) frappe, saisit et prsente des notes et documents gnralement caractre confidentiel. Il (elle) traite, exploite, suit une partie des informations du service, correspondance courante ou spcifique, rceptionne le courrier et organise les rendez-vous. Il (elle) prpare les dossiers, rassemble les informations ncessaires la prise de dcision. Il (elle) reoit et filtre les communications tlphoniques, tablit un contact direct avec son suprieur hirarchique et l'extrieur. L'activit professionnelle s'articule autour de trois ples d'intervention dominants :

la communication Communication crite textuelle et visuelle, communication orale, prise de notes L'organisation Gestion de l'information textuelle et numrique, gestion du temps, gestion des activits, gestion des projets, planification, affectation des moyens, mise en uvre, suivi, bilan d'oprations diverses. La documentation Recherche et exploitation des sources documentaires, choix et consultation de banques de donnes, constitution et actualisation de dossiers documentaires, organisation et gestion de la documentation.

Description des formations

BTS Assistant(e) de Direction BTS Assistant(e) secrtaire trilingue

Aptitudes et qualits requises

Organisation, mthode, discrtion, bonne prsentation, mais aussi esprit d'initiative et autonomie Bon niveau de culture gnrale et matrise de l'expression crite et orale Aisance dans la communication et l'organisation Matrise des techniques de base du secrtariat et des outils bureautiques. Niveau correct dans une langue trangre, au minimum ; trs bon niveau dans une ou deux langues trangres si l'entreprise travaille l'international.

Sources ACFCI, ONISEP

ASSISTANT(E) DE GESTION
DESCRIPTION DU METIER
Lassistant(e) de gestion de PME-PMI exerce la fonction de collaborateur de dirigeant de petite ou moyenne entreprise. Il(elle) est polyvalent(e) et assure les fonctions : Administrative (courrier, tlphone, documentation, classement, tenue de fichiers, gestion du personnel) Comptable, (travaux de prparation qui ne sont pas pris en charge par un centre ou un cabinet de gestion, facturation, paie) Commerciale (accueil des clients, devis) Les activits de lassistant(e) de gestion impliquent une pratique constante des techniques de communication et de traitement de linformation : accueil et information, courriers et rapports, tlphone, fax, messagerie lectronique, et traitement des informations. Activits dans le domaine administratif : Gestion des temps Organisation de voyages et dplacements Organisation de runions Gestion administrative du personnel Relations avec les administrations Gestion et utilisation des matriels bureautiques Activits dans le domaine comptable : Suivi des oprations courantes en relation avec les clients, les fournisseurs, les salaris, les services fiscaux, les organismes sociaux Suivi des oprations courantes lies la trsorerie Calcul de cots Activits dans le domaine commercial : Relations avec les clients et fournisseurs Gestion des approvisionnements et des livraisons Participation laction commerciale Principales formations BTS Assistant(e) de Gestion PME-PMI Aptitudes et qualits requises Lassistant(e) de gestion doit possder des comptences varies et accepter la diversit des tches susceptibles de lui tre confies. Bonne culture gnrale, matrise de la langue franaise, Capacit danalyse et de synthse, Grande facult dadaptation Sens des relations humaines et de la communication. Connaissance dune langue trangre si lentreprise travaille lexportation.

Janvier 2005

Sources ACFCI, ONISEP