Cours GPSI - S1

Gestion de projets de systme d'information
Racine GUENE, Ingnieur, DESAG MBA
Sance 1
Dure : 4 heures
Introduction et lecture du syllabus Introduction SI Les enjeux dun projet SI
Racine GUENE, MPCGF 1 (2011-2012)
Objectifs
Savoir dfinir les acteurs et le cycle de vie dun projet SI Connatre les grands axes de la gestion de projet SI Connatre les mthodes dapproches des cots dans le cadre dun projet SI Matriser les mthodes dordonnancement et les outils informatiques associs la gestion de projet SI.
Racine GUENE, MPCGF 1 (2011-2012) 3
Rappels sur le systme dinformation
Un systme dinformation est un ensemble organis de ressources : matriel, logiciel, personnel, donnes, procdures, permettant dacqurir, traiter, stocker, communiquer des informations dans les organisations.
Le SI dans lentreprise
Les diffrentes strates du SI
Les enjeux dun projet SI
Echecs Vs russites
Les effets sur lentreprise
Les effets sur lorganisation
10
Les effets sur lvolution des mtiers et des comptences
11
Les effets sur les conditions de travail
12
Les indicateurs de mesure
13
Organisation du projet SI
14
tude dopportunit
15
tude de faisabilit
16
Besoins fonctionnels et organisationnels
17
Analyse des processus
18
Rdaction dun cahier des charges fonctionnel et technique
19
Choix du prestataire
20
Paramtrage, recette et test
21
Migration des donnes

revt
22
Formation des utilisateurs
23
Conclusion
24
Quelques chiffres dtonants
83% des projets informatiques drivent ou ne satisfont pas les utilisateurs, 31% sont abandonns avant leur mise en exploitation 53% les besoins avaient changs ou avaient t mal valus lors de la phase d'analyse
Rapport du Standish group et de Sema Group
Cot de dveloppement & dlai de livraison

Dpassements moyens de 70% du cot & de 50% du dlai
Qualit du logiciel livr

80% des logiciels ne satisfont pas aux besoins utilisateurs
26
Fiabilit du logiciel
60% des dfaillances = fautes de conception
Maintenance du logiciel
Difficile coteuse (60% du budget total) et lorigine de nouvelles erreurs
27
Sur 100 projets informatiques, les utilisateurs

En acceptent pleinement 25 En subissent 25 Et rejettent les 50 autres
Les erreurs de dfinition et de conception sont
les plus nombreuses (60 80 %) les plus tenaces (50% sont trouves pendant ou aprs la livraison)
28
Une erreur de dfinition dtecte pendant

la conception cote 2,5 plus que si elle avait t dtecte lors de la dfinition le codage cote 5 fois plus L'intgration cote 36 fois plus
29
Quels constats pour quelles conclusions ?
30
Bilan
on tire le constat qu'il est ncessaire de piloter le projet :

mthode de conduite de projet
cycle de vie, phasage mettre en place et grer l'organisation du projet : les acteurs planifier et suivre la ralisation (dlais, cots, charges) piloter l'quipe grer les risques communiquer le projet
Bilan
processus d'ingnierie du dveloppement
processus intgrant chaque tape les options de modlisation (Merise, UML, etc.)
plan d'assurance qualit

documentation qualit du processus et du dlivrable
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Tout dabord, un projet SI, cest quoi?
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Une dfinition
Ensemble des processus, des techniques et des hommes qui fournit aux diffrents niveaux de lorganisation des informations ordonnes [AFITEP]
Se veut transversal, horizontal, vertical

Doit tre capable de traiter, stocker, diffuser linformation aux diffrentes entits internes comme externes !!
Un projet SI
Comporte en gnral
La mise en place dun nouveau systme dinformation
Nouveaux processus mtiers (ventuellement rorganisation de services de lentreprise Fourniture et installation dun ensemble de logiciels applicatifs Mise en place de linfrastructure technique permettant de les exploiter et de les maintenir Migration des donnes des systmes existants sur le nouveau SI Mise en exploitation du nouveau SI
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Un projet SI
Laccompagnement des utilisateurs
Formation Communication Support et assistance au moment du dmarrage

La mise en place ou ladaptation de lorganisation ncessaire pour assurer le fonctionnement et les volutions du systme
Exploitation informatique Maintenance des matriels et des logiciels Support aux utilisateurs Organisation de la matrise douvrage
Dautres types de projets de SI
Projet purement applicatif

Visant raliser une nouvelle application, infrastructure technique et organisation de lexploitation informatique restant inchanges
Projet de migration technique

Changement de logiciel de base,devant rester transparent pour les utilisateurs
Projet de dploiement dun systme existant dans un autre secteur de lentreprise

Des projets de SI : OUI MAIS POURQUOI?
Sont le plus souvent voulus pour

atteindre des objectifs stratgiques (amliorer la ractivit, minimiser les dlais de livraison : mise en place dun ERP) rpondre des besoins des utilisateurs (automatisation de certaines tches : mise en place dun logiciel de gestion de projets)
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Des projets de SI : OUI MAIS POURQUOI?
Mais ils peuvent tre galement

Subis par lentreprise :
leur origine peut tre un changement de contexte rglementaire (ex: rgle de comptabilit europenne), une dcision de groupe (ex: mise en place dun ERP sur tous les sites), une raison technique (ex: obsolescence dun logiciel, arrt de la maintenance dun logiciel par son diteur)
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Pour sy retrouver tout d'abord,
Commencer par, dans l'absolu,
connatre le rle des parties prenantes d'un projet (MOA, MOE) devoirs et responsabilits de chacun
puis les identifier sur le projet qui nous intresse
apprendre se connatre et se reconnatre
puis identifier o l'on est et quel est notre rle

Un projet SI nexiste que parce quun MOA la dcid, ou en tout cas il a accept quil devait tre ralis
CEST LA PREMIERE DECISION IMPORTANTE DU MOA
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Les diffrents interlocuteurs autour du projet
Celui qui exprime le besoin Celui qui commande la ralisation Celui qui ralise
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De l'ide au produit : des acteurs diffrents
ou du besoin sa satisfaction
La Matrise dOeuvre
Lutilisateur final
La Matrise dOuvrage
Celui qui ralise
Celui qui a l'ide Ou qui est lorigine
Celui qui utilise

L ouvrage (facilities, work)
Deux dfinitions importantes
est un terme gnral servant dsigner un ensemble de composants rsultant de la mise en uvre de techniques et procds, gnralement complexes, suivant un processus. Un ouvrage peut tre un produit physique (un pont) ou intellectuel (un progiciel)
Dans notre cas : le systme dinformation (serveurs, applicatif, etc.)
L uvre (work)
processus de ralisation de l ouvrage, cad la mise en place des moyens ncessaires cette ralisation et leur conduite.
Cest le projet de ralisation du systme dinformation
Un jeu de rle entre MOA et MOE
45
Quelques lments de rponse
46
Au dpart : l'ide
C'est la Matrise d'ouvrage

c'est l'entit responsable du besoin, souvent de non-informaticiens qui matrisent l'ide de base s'assure de la disponibilit du budget et vrifie que ce besoin est mr du ct des futurs utilisateurs interface avec les futurs utilisateurs S'intresse l'aspect fonctionnel du besoin, la description se fait en termes non informatique
Matre d ouvrage (owner)
Les acteurs du projet
c est la personne physique, ou le plus souvent, la personne morale qui sera le propritaire de louvrage. Il fixe les objectifs, lenveloppe budgtaire et les dtails souhaits Principales missions
dfinir, spcifier et justifier le (ou les) besoins exprims tablir un programme des principales phases du projet matriser les objectifs durant le droulement Et surtout organiser et assurer la phase d exploitation
Dans notre cas, le client tentera de jouer le rle de MOA, mme sil ne semble pas en avoir les comptences !! ATTENTION .
48
Le matre d ouvrage est charg de

initialiser le projet
analyser les besoins des utilisateurs et formaliser ces besoins
Expression des besoins ou spcification des besoins
Le matre d ouvrage
dfinir des tudes pralables qui permettront de connatre les principales caractristiques du futur projet faire excuter ces tudes en dduire les diffrentes solutions possibles en termes de caractristiques fonctionnelles, de cot et de dlais expliquer ces solutions aux utilisateurs de faon que ceux-ci puissent prendre une dcision et engager les crdits ncessaires
Le matre d ouvrage
Le matre d ouvrage est charg de

faire raliser l ouvrage
lancer des appels d offres auprs des matres d uvres potentiels dpouiller ces appels d offres et de choisir les MOE rdiger les contrats correspondants suivre les ralisations recetter l ouvrage, avec le transfert de proprit que cela implique
50
Le matre d ouvrage
Le matre d ouvrage est charg de la

mise en exploitation de l ouvrage
former (ou faire former) les utilisateurs la mise en uvre oprationnelle du produit organiser l assistance industrielle faire voluer l ouvrage si cela est ncessaire (ou est demand par les utilisateurs) assurer le retrait de service en fin de vie de l ouvrage
51
Dans certains cas ...
Il peut s'adjoindre, une assistance matrise d'ouvrage

c'est un rle de conseil, il peut avoir dlgation pour assurer un rle de MOA
De nombreuses socits de conseil jouent ce rle !!!

Le ralisateur ...
C'est la Matrise d'uvre

Responsable de la concrtisation de l'ide en outil informatique la MOE ralise en informatique ce que la MOA a dcrit MOE responsable des choix techniques, de la bonne ralisation et de son adquation avec les besoins dcrits par la MOA (performances, etc.)
Les acteurs du projet
Matre d uvre (engineer)

dsigne toute personne physique ou morale qui assume la charge de conception, d tude et de ralisation d un ouvrage et les responsabilits inhrentes vis--vis du matre d ouvrage et de toutes les autorits de l environnement de l ouvrage ralise le projet pour le compte du matre d ouvrage sa mission est de mener bien la ralisation du projet en termes de technique, de qualit, de dlais, de cots et d assurer la coordination entre les acteurs du projet
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Le rle de la MOE
Le MOE est responsable des travaux
Dingnierie informatique Conception, ralisation, intgration, migration des donnes, dploiement du nouveau SI De mise en fonctionnement du nouveau systme Prparation de lexploitation, de la maintenance, de la fourniture des supports aux utilisateurs Principales missions organiser raliser techniquement coordonner l ensemble des travaux piloter l avancement prparer la phase d exploitation
Au total, les diffrents partenaires et/ou acteurs
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Interface entre MOA et MOE
C'est le rle de la Matrise d'ouvrage dlgue ou assistance matrise douvrage

quipe charge de la gestion du projet pour le compte de la MOA, spcialiste mthodologique, compose de quelques informaticiens paule le MOA dans la dmarche projet et dans l'expression du besoin interface entre MOA et MOE
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MOA et MOE : une diffrence essentielle..
Bien souvent MOE joue galement le rle de MOA
par dfection de la MOA qui se dit incomptente ou manque de disponibilits de MOA

Ex : cela reviendrait laisser votre garagiste le choix de la couleur de la voiture au prtexte de ne rien connatre la mcanique
Ainsi, c'est le MOE qui fait les choix techniques mais galement fonctionnels, processus mtiers, etc. Dans bien des cas , le conflit est assur
le dlivrable ne correspond pas aux attentes du client
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Deux partenaires importants
Do deux projets diffrents

Primtres Enjeux acteurs
Et par consquent, deux chefs de projet
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On peut identifier...
Chef Chef
de projet ct MOA de projet ct MOE
Quels sont leurs rles respectifs ?
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Exercice de groupe
Proposer des dfinitions

Projet Chef de projet quipe de projet Commanditaire de projet
61
Quest ce quun projet ?

Travail
unique et contenu dfini (ensemble de tches) accomplis par des spcialistes de disciplines diffrentes (quipe du projet) sous la conduite dun responsable (chef du projet), visant la ralisation dun mme objectif (produit), lintrieur de limites de temps (dates dfinies de dbut et de fin) et de cot (budget dtermin). Un projet est gr en fonction de sa taille, de sa complexit et de son importance pour lorganisation
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Quelques exemples dactivits en mode projet

Rnovation dun SI Ralisation dune application denvergure Mise en place dun progiciel de gestion (RH, Finance, ERP, etc.)
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Quest ce quun chef de projet ?
Cest le garant de la russite du projet, responsable par rapport aux processus :

Gestion de lchancier dans son ensemble, en sassurant que le travail soit attribu et ralis dans les dlais convenus et dans la limite des budgets allous Identification et gestion des problmes dun projet Communication proactive toutes les personnes concernes Identification et suivi des risques 64
Cest le garant de la russite du projet, responsable par rapport aux processus :

Sassurer que les livrables du projet aient la qualit requise, et que leur contenu soit conforme avec ce qui a t convenu sauf modifications approuves. Dfinir et recueillir les indicateurs pour mesurer lavancement du projet
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Cest le garant de la russite du projet, responsable envers les personnes :

Assurer une gestion globale de projet en mettant en place des processus et en sassurant que le personnel sy tienne Fixer des objectifs et des attentes clairs, raisonnables et motivants Avoir des attitudes de leader naturel pour que lquipe accepte ses directives et les applique Responsabiliser les membres de lquipe afin quils puissent atteindre leurs objectifs et rpondre aux attentes qui leur ont t fixes
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Cest le garant de la russite du projet, responsable envers les personnes :

Savoir couter activement Maintenir et stimuler un esprit dquipe Savoir communiquer pro activement lcrit et loral Motiver les membres de lquipe de projet pour accrotre leurs performances et pour la russite du projet
Quest ce quune quipe de projet ?

Travailler directement sous la responsabilit et la supervision du chef de projet Produire les livrables du projet tre affecte temps partiel ou temps plein pour travailler dans le projet
Quest ce quun commanditaire excutif ?

Avoir autorit et responsabilit dfinitives sur le projet Donner les directives et la vision gnrale Apporter les moyens financiers pour lexcution du projet Prendre les dcisions sur les modifications du contenu/primtre du projet et les options concernant des grands problmes Approuver les principaux livrables Sassurer que les bnfices cibls soient atteints
Quest ce quun commanditaire de projet ?

Reprsenter le commanditaire excutif dans la gestion quotidienne du projet Prendre les dcisions quotidiennes de moindre importance Assurer une fonction de coordination Cest un poste facultatif
Quel est son primtre dapplication
Il est trs important de bien dfinir les primtres fonctionnel et gographique du projet
Lincertitude est la cause la plus frquente de drive Trs souvent le primtre du projet est flou Dans ce cas on risque de perdre du temps et de consacrer une certaine charge de travail chercher le vrai domaine du projet Il est ncessaire de stabiliser trs vite les frontires du projet Il faut dfinir avec prcisions :
Ce qui est dans le projet Ce qui est en dehors du projet Les interfaces avec les autres applications
Racine GUENE, MPCGF71 (2011-2012) 1
Organisation du projet
Concevoir la structure de lquipe mettre en place Identifier les comptences dont on a besoin, et surtout :
Le champion (le chantre du projet) La cheville ouvrire (homme cl) Le charg de communication
Assurer la meilleure communication entre le chef de projet et ses collaborateurs (transmission des documents, remise de comptes rendus, relation avec lextrieur, etc)
Organisation du projet
La structure projet doit tre clairement formalise dans un organigramme

Comit directeur Missions 1 et 2 Comit pilotage Missions 1 Comit pilotage Missions 2
Projet 2 Chef de projet
Projet 1 Chef de projet
quipe de projet
Acteurs associs
Groupe de travail
Diffrentes structures dquipe

La structure indpendante La structure matricielle : organisation croise Loption facilitateur : courroie de transmission Loption coordinateur : autonomie extrme des intervenants La formule task-force : projet satellis
Racine GUENE, MPCGF 74(2011-2012) 1
Structure indpendante
Projets importan ts
Directeur de projet
Externes
Spcialiste
Spcialiste
Spcialiste
Dtachs pour la dure du projet

Unit dorganisation indpendante et institutionnalise Le directeur de projet possde des pouvoirs formels de dcision et assure les responsabilits correspondantes
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Structure matricielle
Version la plus avance du management par projets Elle introduit un certain dsordre en bousculant les relations classiques verticales, vecteurs de cloisonnements Elle a lavantage de mieux solliciter les comptences et les partages dexprience Elle oblige une nouvelle vigilance concernant la bonne rpartition des pouvoirs et des responsabilits (frontires floues)
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Structure matricielle
Organisation croise
Direction Gnrale Direction Marketing Direction des ventes Direction Financire
Chef de Projet X Chef de Projet Y
Intervenant X
Intervenant X
Intervenant X
Intervenant Y
Intervenant Y
Intervenant Y
Cette organisation induit un challenge nouveau entre chefs de projets et chefs hirarchiques et exige une bonne entente
77
Rac ine GU EN E, MP CG F1 (20 11201 2)

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Les enjeux dun projet SI

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Les effets sur lentreprise

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Les effets sur lorganisation

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Les effets sur lvolution des mtiers et des comptences

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Les effets sur les conditions de travail

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Les indicateurs de mesure

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Besoins fonctionnels et organisationnels

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Analyse des processus

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Rdaction dun cahier des charges fonctionnel et technique

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Paramtrage, recette et test

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Migration des donnes

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Formation des utilisateurs

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Quelques chiffres dtonants

Quelques chiffres dtonants

Cot de dveloppement & dlai de livraison

Qualit du logiciel livr

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Quelques chiffres dtonants

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Quelques chiffres dtonants

Sur 100 projets informatiques, les utilisateurs

Les erreurs de dfinition et de conception sont

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Quelques chiffres dtonants

Une erreur de dfinition dtecte pendant

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Quels constats pour quelles conclusions ?

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on tire le constat qu'il est ncessaire de piloter le projet :

plan d'assurance qualit

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Tout dabord, un projet SI, cest quoi?

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Se veut transversal, horizontal, vertical

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Formation Communication Support et assistance au moment du dmarrage

Dautres types de projets de SI

Projet purement applicatif