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Auto-évaluation des
Fonctions publiques
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UTILISATION DU CAF
POUR AMELIORER
L’ORGANISATION DES DDAFs
DES HAUTES-PYRENEES ET
DE L’ISERE
JEAN-PIERRE LESTOILLE
directeur
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CONTEXTE DE LA DDAF 65
• Régulation du projet stratégique
• Nécessaire réorganisation de la structure
en raison de « l’incompétence d’un chef de
service
• Mieux répondre aux besoin des usagers
Mars 2003
CONTEXTE DE LA DDAF 38
• Nécessité d’un diagnostic de
fonctionnement
• Redonner la parole au personnel et du
sens aux missions
• Eclatement des missions et manque de
transversalité
• Perspective de fusion DDAF-DDE
Mars 2003
Le CAF, qu'est-ce ?
Mars 2003
Origine du CAF
1981 création IEAP (Maastricht)
• création du groupe de
services publics innovants.
Coopération pour améliorer
la qualité des services aux
citoyens. A partir de l’EFQM
et du Speyer étude d’un
référentiel
• CAF
Mars 2003
Finalités du CAF
Mars 2003
L'amélioration continue
La roue de Deming
temps 8
Mars 2003
Principes du CAF
adaptation aux spécificités des
administrations publiques
Mars 2003
Qui peut utiliser le CAF ?
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Mars 2003
Avantages du CAF
• Action de management en vue de construire un
diagnostic partagé
• Rapide, économe en ressources
• Conduit à des échanges sur l'organisation dans
un but d'amélioration continue
• Promeut une culture d'évaluation sur la base de
faits et de preuves, et une culture de mesure à
partir de résultats
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Mars 2003
Limites du CAF
• Les auto évaluateurs ne sont pas tous des
spécialistes de l'audit et de l'évaluation
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Mars 2003
Facteurs de réussite
• Soutien du management
• Le groupe d'évaluateurs doit être représentatif
• Travailler vite à raison d'une ½ journée par
semaine (CAF en 1 mois)
• Justifier les scores
• Traduire en actions d'amélioration prioritaires
• Communiquer (sur l'évaluation collective et pas individuelle)
• Répéter l'exercice tous les ans ou 2 ans
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Mars 2003
Critères du CAF
facteurs résultats
2 . Stratégies et 6 . Résultats auprès
5 . Processus et du changement
des bénéficiaires
1 . L'encadrement et son rôle
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Mars 2003
La démarche CAF
Organisation du
processus d'évaluation
Processus d'évaluation
Mars 2003
La démarche CAF
1 - Engagement de la Direction ?
4 - Réunion de présentation
Processus d'évaluation
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Mars 2003
1 - L'engagement de la Direction
• Décider de l’opportunité d'une auto-
évaluation sur la base du CAF
retour 17
Mars 2003
2 - Désignation du chef de projet
Le chef de projet
• responsable de l'organisation et de
l’aboutissement de l’auto-évaluation
retour 18
Mars 2003
3 - Groupe d'auto-évaluation
• 1 groupe de 6 à 10 évaluateurs
• 1 groupe de 20 évaluateurs (Allemagne)
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Mars 2003
Constitution du groupe
Doit être représentatif
De tous les niveaux hiérarchiques
Parité homme / femme
Des différents domaines d'activité
Composé de volontaires (appel à candidature ?)
Des évaluateurs sélectionnés (par le chef de
projet avec une validation de la direction)
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Mars 2003
Le rôle des évaluateurs
• Participer à la réunion de présentation
• Evaluer spontanément toutes les
questions du CAF
• Parler librement pendant les réunions
• Ne pas communiquer sur leur évaluation
individuelle et les débats en réunion
• Participer à la réunion de consensus.
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Mars 2003
L'animateur du groupe
• Si possible externe à l'organisation
retour 22
Mars 2003
4 - Réunion de présentation
• Responsable : l'animateur du groupe
• Objectifs, que chaque évaluateur :
- connaisse les buts de l'auto-évaluation et le processus
d’auto-évaluation
- soit assuré qu'il n'aura pas à souffrir de l'expression de son
opinion (engagement de la direction)
• Participants : tous les membres du groupe
• Durée : de 2 heures à une demi journée
• Fixer la date de la réunion de consensus
• Remise des documents nécessaires à l’auto-évaluation (fichier - papier)
• Si possible, évaluer en commun une question liée aux facteurs et une
liée aux résultats, pour bien comprendre le CAF.
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Mars 2003
La démarche CAF
1 - Engagement de la Direction ?
4 - Réunion d'information
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Mars 2003
5 - Evaluation individuelle
• Objectif : avoir une évaluation individuelle de
chaque sous-critère par chaque membre en
utilisant le support d'auto-évaluation
• Durée : de 2 à 6 heures
• Chaque note s’appuiera sur des faits (constats
favorables, constats défavorables)
• Ni échanges ni communication sur les évaluations
individuelles (seule la synthèse fera l'objet de communication
• Les pistes d'amélioration seront recensées
• Lister les difficultés de compréhension et les
questions induites par le questionnaire.
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Mars 2003
Support d'auto évaluation
Question (sous critère) : …
Cotation
Blanc ou de 0 à 5
Pistes d'action
• …
• …
Mars 2003
Evaluation des "facteurs" (critères 1 à 5)
Blanc Ne sait pas répondre, ne comprend pas la question
ou cette question n’a pas de sens pour l’organisation
0 Il n'y a pas d'action ou de projet significatif
contribuant à ce but
1 Un plan d'action a été défini Planifier
2 Un plan d'action a été défini et mis en œuvre Développer
3 Un plan d'action a été défini et mis en œuvre. Il y a un
suivi de sa réalisation. Contrôler
4 Un plan d'action a été défini et mis en œuvre. Il y a un
suivi de sa réalisation et des actions correctives sont Améliorer
engagées si nécessaire.
5 La définition d'un plan d'action, sa mise en œuvre, le P
suivi et l'adaptation de sa réalisation s'intègre dans A D
un cycle permanent (processus d'amélioration continue)
C
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Mars 2003
1 L'encadrement et son rôle
1.2 Développe et mette en
œuvre un système de
1.1 Donne une management
orientation à
l'organisation
1 L'encadrement Résultats
Comment l'encadrement …
et son rôle 6, 7, 8, 9
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Mars 2003
Evaluation des "résultats" (critères 6 à 9)
Blanc Ne sait pas répondre, ne comprend pas la question ou cette
question n’a pas de sens pour l’organisation.
0 Il n'y a pas d'éléments significatifs permettant d'apprécier les
résultats obtenus.
1 Il y a une mesure de résultats et ceux-ci montrent une tendance
d'évolution négative ou stable.
2 Il y a une mesure de résultats et ceux-ci montrent une tendance
d'évolution plutôt positive.
3 Il y a une mesure de résultats et on constate une progression
substantielle de ces résultats.
4 Il y a une mesure de résultats. Ces résultats sont excellents, les
objectifs fixés ont été atteints ou dépassés.
5 Il y a une mesure des résultats. Ces résultats sont excellents, les
objectifs fixés ont été atteints ou dépassés. On peut factuellement
démontrer que l'organisation est plus performante que d'autres
entités comparables
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Mars 2003
6 Résultats auprès des bénéficiaires
6. Résultats
auprès des
bénéficiaires
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Mars 2003
Compilation des évaluations individuelles
• Responsable : l'animateur
Objectifs :
• Avoir toutes les évaluations (support)
• Compiler les résultats
• Identifier les sous critères à discuter
(l’écart des notes > 1).
retour 31
Mars 2003
6 - La recherche du consensus
• L'animateur organise une réunion de consensus
avec tous les membres du groupe d'auto-évaluation
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Mars 2003
Réunion de consensus
• Responsable : l'animateur
• Durée : ½ journée .
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Mars 2003
La démarche CAF
1 - Engagement de la Direction ?
4 - Réunion d'information
Mars 2003
ELABORATION D’UN PLAN D’ACTIONS
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Mars 2003
LES SUITES DONNEES DDAF 65
• Réorganisation de la DDAF dans le sens
d’une meilleure adéquation missions-
moyens
• Élaboration du projet stratégique
• Mise en œuvre du plan d’actions
• Débat avec le Préfet et le vice-Président du
Conseil général
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Mars 2003
LES SUITES DONNEES DDAF 38
• Redonner du sens au management
• Améliorer l’organisation du travail
• Renforcer la transversalité
• Adapter l’organisation des services pour
améliorer la cohérence des missions
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Mars 2003
LES DIFFICULTES
• Absence d’indicateurs de gestion
• Absence de dialogue de gestion
• Absence de convention pluriannuelle de
moyens
• Inadéquation de la LOLF
• Instabilité liée à la réforme de l’Etat (DDAF
38)
• Qualité de l’animateur (DDAF38)
38
Mars 2003
LES REUSSITES
• L’implication et la motivation du personnel
• Le pragmatisme des actions
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Mars 2003
Présentation CAF
Fin
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Mars 2003