TD 10a : La GESTION de Base de Donnes avec EXCEL (Crer une base / grer, extraire et analyser des donnes)

I. Organiser et grer des donnes dans une liste :

A. Utilisation dune liste pour organiser des donnes : Tout dabord, une liste est une srie tiquete de lignes qui contiennent des donnes similaires. Les tiquettes correspondent des champs, ce sont les intituls des colonnes (date, n de facture, client, adresse...) Ici notre liste est une liste de fiches sur lesquelles figurent des donnes telles que le nde facture, le nom du client, le montant de leurs achats... Une liste constitue une base de donnes sur laquelle il sera possible de faire des oprations propres aux bases de donnes : recherche, tri, sous-totaux... 1) Crer une liste : Allez sur le rseau rcuprer dans Espace dchange le classeur Etudiant puis positionnez vous sur la feuille filtres o figure un tableau relatif des clients trangers. Il faut avant tout travail dfinir la liste, ltendue des donnes quelle inclut. Pour c ela, slectionnez la zone concerne puis allez dans Donnes/Liste/crer une liste.

Commentaire [MSOffice1]: Si vous aviez dj crer une liste de donnes, vous devrez passer par DONNEES/FILTRER/filtre automatique Les petites flches apparaissent alors

Vrifiez que la zone dfinie est bien celle voulue avant de valider. Une fois la liste active, vous observez que chaque en-tte de colonne est associ une liste droulante correspondant aux filtres automatiques que lon verra plus tard.

Commentaire [c2]: Pour dsactiver une liste, il suffit de cliquer sur une cellule, une ligne ou une colonne en dehors de la liste. Pour faire disparatre le menu droulant de chaque champ, il suffit daller dans Donnes/Filtre automatique et de dsactiver

Pour modifier les rfrences de la plage de cellules slectionnes, il suffit daller dans Liste/Redimensionner la liste

Commentaire [c3]: Si la barre doutils Liste a disparu, il suffit daller dans Affichage/Barre doutils/liste pour quelle rapparaisse.

Et de dfinir la nouvelle plage

2) Saisir des donnes pour constituer une fiche : Une nouvelle facture 4568 doit tre enregistre, elle est date du 1 octobre 2009 et concerne le client suivant : Nom de Adresse lentrepris e TAS Spa ..................................... ......................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................ en Italie ...qui a achet pour 9560 $ de marchandises. Incoterm CPT Pour saisir une nouvelle ligne (ou fiche), il faut utiliser le formulaire de saisie. Cliquez sur une des cellules de la liste puis allez dans la barre doutils Liste et choisissez loption Commentaire [c4]: Formulaire pour obtenir lcran suivant et pouvoir entrer vos nouvelles donnes.
Il est aussi possible daller dans Donnes/Formulaire.

Vous observez que cest la premire ligne de votre liste qui saffiche (celle de vos champs) . Pour entrer votre nouvel enregistrement, cliquez sur Nouvelle puis compltez. 3) Recherche simple dune fiche :

Pour rechercher une facture particulire, il faut dabord cliquer sur Critres pour voir apparatre lcran suivant... ...et prcisez vos critres de recherche. Par exemple, vous recherchez les entreprises chinoises qui ont command aprs le 17 septembre 2009 pour un montant infrieur 20 000$

Les critres peuvent tre... une srie de caractres pour la recherche dun nom prcis une formule pour la recherche partir dun chiffre, dune date. Une fois les critres saisis, il ne reste plus qu consulter les rsultats en cliquant sur Prcdente ou Suivante. Les fiches qui rpondent aux critres apparaissent. B. Filtrer une liste de donnes : Il sagit ici de nafficher temporairement que les lignes qui correspondent aux critres demands. 1) Filtrer selon la valeur dun champ : Vous souhaitez nafficher que les commandes des clients de Chine. Faites drouler le menu du champ Pays et cliquez sur Chine

Commentaire [c5]: Pour revenir la liste dorigine des fiches, il suffit de cliquer sur Grille puis Effacer.

Pour revenir la liste initiale, il suffit dans le menu droulant de choisir Tous ou de cliquez sur Donnes/Filtrer/afficher tout

2) Filtrer les valeurs maximales et minimales : Vous souhaitez connatre la facture la plus lev et la plus faible de vos commandes. Faites drouler le menu associ montant et choisissez tri croissant pour obtenir la valeur minimale en 1re ligne puis tri dcroissant pour obtenir la valeur maximale. Vous souhaitez connatre les 5 factures les plus faibles et les 5 plus levs.

Faites drouler le mme menu et cette fois choisissez 10 premiers puis prcisez si vous souhaitez filtrer les valeurs maximales (Haut) ou minimales (Bas), enfin prcisez le nombre de fiches retenir (ici cinq) 3) Filtrer selon un critre personnalis : Vous souhaitez prsent afficher les factures entre le 17(compris) et le 24 septembre (compris) 2009. Il faut cette fois aller dans Personnalis pour voir apparatre cet cran...

Slectionnez les oprateurs de comparaison ncessaires pour aboutir votre recherche (facture entre le 17 et le 24/09/08) 4) Filtrer selon plusieurs critres : Vous souhaitez nafficher que les factures comprises entre le 17 et 24 septembre 2009 ET uniquement celles en provenance de la Chine ou du Royaume-Uni Dans ce cas, il faut partir de la liste filtre prcdente qui a fait une slection partir des dates de facturation et poursuivre le filtre en utilisant, cette fois, le menu droulant du champ Pays pour slectionner ceux que lon veut retenir. Combien denregistrements trouvez-vous finalement ? 5) Crer un filtre complexe : Supposions que vous vouliez les factures ralises aprs le 9 septembre au Royaume-Uni ou en Espagne pour un montant compris entre 7000 et 20 000 euros. Dans ce cas, nous sommes obligs de travailler sur trop de champs pour pouvoir passer par le menu droulant de chacun des champs. Nous allons donc crer une zone de critres dans un coin de notre feuille de calcul, ct de notre liste de donnes pour dfinir nos critres de slection. 1er critre : les factures ralises aprs le 9 septembre Dans une des lignes vides au-dessus de votre liste copiez le nom du champ qui vous intresse (ici date) Dans la ligne en dessous formulez le critre de slection (ici >09/09/08) Vous obtenez la zone de critre suivante...

 2me critre : les clients localiss au Royaume Uni ou en Espagne Dans une des lignes vides au-dessus de votre liste copiez le nom du champ qui vous intresse (ici pays) Dans les lignes en dessous formulez vos 2 critres de slection (ici : UK ou Espagne) en respectant les consignes suivantes : Si les 2 critres doivent tre respects simultanment, on les saisit sur la mme ligne, si lun ou lautre doit tre respect, on les saisit sur 2 lignes diffrentes. Vous obtenez la zone de critres suivante... Comme cest lun OU lautre des pays qui nous intresse, nous les plaons sur 2 lignes diffrentes, lun en dessOUs de lautre. ATTENTION : comme nous voulons pour les 2 pays des dates de facturation aprs le 9 septembre, nous devons rpter sur la ligne UK cette contrainte dans le champ date

3me critre : les factures dun montant compris entre 7000 et 20000 Dans une des lignes vides au-dessus de votre liste copiez le nom du champ qui vous intresse (ici montant) Crez-vous mme la zone de critres en sachant que cette fois la condition est montant suprieur 7000 ET montant infrieur 20000 Enfin nous allons filtrer nos donnes en utilisant la zone de critre cre : Pour cela, placez dabord votre curseur lintrieur de notre liste de donnes (cela permet de dfinir la liste de donnes sur laquelle on va oprer un filtre) puis allez dans Donnes/Filtrer et choisissez Filtre labor

Commentaire [c6]: Nous avons 2 fois le critre Montant (pour >7000 et <20000, il faut donc copier 2 fois Montant Commentaire [c7]: Il faut cette fois mettre les conditions (>7000, <20000) sur une MEME ligne dans 2 cellules diffrentes

Vous obtenez ceci lcran, la plage de cellules sur laquelle oprer le filtre est dsigne...

Cliquez dans Zone de critres... ...puis dsignez celle que vous venez de crer en surlignant les cellules comme ceci...

La zone de critres dfinie apparat lcran et il ne vous reste plus qu valider. Seules les fiches qui rpondent aux 3 critres seront retenues, soit 3 factures.

Revenez en arrire en allant dans Donnes/ Filtrer /Afficher tout 6) Copier des donnes filtres un autre emplacement : a. Dans la feuille de calcul en cours : Avant de raliser le filtre...
Commentaire [c8]: Si vous avez dj ralis le filtre, faites un simple copier/coller de la nouvelle liste de donnes filtre

Il faut... Choisir loption Copier vers un autre emplacement Dsigner lemplacement Copier dans une cellule dans votre feuille de calcul o copier le rsultat du filtre. Il suffit de se placer sur une cellule pas forcment une plage de cellules

b. Dans une autre feuille de calcul : La plage de destination que lon spcifie dans la zone Destination de la bote de dialogue Filtre labor doit se trouver dans la feuille de calcul en cours. Si vous souhaitez copier les donnes filtres vers une autre feuille, il faudra faire un Copier/Coller. EXERCICE n1 : allez pour cela dans la feuille du classeur intitule exercice1 Faites apparatre les factures du seul mois de septembre dont le montant est suprieur la moyenne des ventes de ce mois de septembre puis enregistrez votre travail dans une autre feuille de calcul que vous nommerez : moyenne septembre Deux mthodes sont possibles, la premire la plus simple est celle que vous utiliserez (calcul de moyenne puis filtre), la seconde utilisera une formule critre que nous verrons plus tard.

II. Analyse dune liste de donnes :

Vous souhaitez prsent extraire certaines donnes dans votre liste, en faire des graphiques, les analyser, faire des moyennes, des totaux, des sous-totaux... Excel permet de faire des oprations de ce type. A. Faire les sous-totaux dune liste de donnes : 1) Extraire une partie de la liste : Nous allons tout dabord simplifier le tableau de la feuille de calcul base rduiteet ne faire apparatre que les champs : Date, Nfacture, Pays et montant. Il faut tout dabord saisir (ou copier) dans un coin de votre feuille de calcul soustotaux ligne 36 les noms des champs dont vous souhaitez garder les valeurs (ici Date, nfacture, pays et montant) Positionnez-vous dans la liste de donnes et allez dans Donnes/Filtrer/Filtre labor pour obtenir la bote de dialogue habituel...

Il faut dabord sassurer que les plages et la zone de critres sont les bonnes. Puis cliquez dans Copier vers un autre emplacement Vous devez alors dfinir lendroit o copier les rsultats de votre filtre. Cliquez sur ce symbole pour obtenir cette bote de dialogue. Cela vous permet la ligne 36 de dsigner (en le mettant en surbrillance) lendroit o vous dsirez copier votre rsultat (les cellules copies)

Commentaire [c9]: Les plages indiques doivent correspondent votre liste de donnes complte avant votre tri. La zone de critres doit correspondre aux champs dj saisis en cellules A1, B1 et C1 pour les prcdents filtres.

Revenez enfin la bote de dialogue dorigine en cliquant sur ce symbole et validez tous vos choix.

Le tableau extrait ne contient plus que les champs Date, Pays, Montant avec les valeurs associes. Et la liste de donnes complte na pas t efface mais figure juste au dessus.

2) Regrouper les donnes : Nous devons prsent classer nos donnes et les regrouper par pays, si nous voulons raliser des sous totaux. Faites un tri du champ Pays par ordre alphabtique. Slectionnez le nouveau tableau et allez dans Donnes/Filtre automatique pour obtenir ceci...

Faites ensuite le tri en utilisant le menu droulant du champ Pays : les pays sont dsormais classs par ordre alphabtique de lAllemagne aux USA.

3) Afficher des sous-totaux automatiques : Nous aller effectuer des sous totaux dans la feuille de calcul sous totaux et faire ainsi apparatre le total des ventes du mois de septembre pour chaque pays. Placez-vous dans une CELLULE quelconque du tableau Allez dans Donnes/Sous-totaux pour obtenir cette bote de dialogue...
Commentaire [c10]: Surtout pas une ligne ou une colonne

Des instructions sont donner : Le champ pour lequel vous voulez faire apparatre un sous-total : Doit-il se faire chaque changement de montant, de date, de pays ? Dans notre exemple, nous slectionnons Pays dans le menu droulant. La fonction : voulez-vous faire une somme, une moyenne... ? Choisissez Somme Sur quoi appliquer la fonction choisie : doit-on faire la somme chaque changement de pays des dates, des montants ? Ici nous choisissons Montant Une fois les choix effectus (un saut de page entre groupes permet une meilleure lisibilit), vous pouvez valider et obtenir ceci... Le plan regroupe... Lorsque lon fait des sous-totaux, Les lignes de dtails (37, 38, Excel organise 39) avec la ligne de sous-total automatiquement associe (40 : sous-total la liste laide Allemagne) dun plan. Les lignes de sous-totaux (40, 42, 44...) avec la ligne du total gnral (74) A laide de ce plan, il est possible dafficher ou de masquer les dtails des sous-totaux. Si vous cliquez sur le signe qui est hauteur du sous-total Chine, toutes les lignes de dtails relatives la Chine disparaissent et un signe + apparat. Pour afficher les dtails, il suffit de cliquer dessus. Il est aussi possible de masquer les dtails de chaque groupe de sous-totaux laide des symboles (1, 2, 3) de niveau de ligne.

Appuyez sur 1 puis 2 et enfin 3 : que se passe-t-il ? Avec quel numro a-t-on le plus de dtails et le moins ? 4) Trier une liste qui comporte des sous-totaux : Nous voudrions classer les pays en fonction du montant de ventes ralis. Pour trier des groupes de sous-totaux, il faut dabord masquer les lignes de dtail correspondantes laide des symboles de niveau de ligne (1, 2, 3) vus prcdemment. On ne doit plus voir les dtails du sous-total Allemagne, Belgique, Canada...comme dans ce tableau. Seuls les sous-totaux demeurent

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Placez-vous dans la cellule Montant puis aprs Donnes/Trier validez votre choix

Cest parce que vous tiez dans la cellule Montant que vous pouvez trier les montants des pays par ordre croissant.

Le pays avec lequel nous avons ralis le CA le plus important en septembre est le UK 5) Cration dun graphique partir dune liste comportant des sous-totaux : Rien de plus simple aprs de faire un graphique reprsentant ce classement. Il suffit dutiliser de slectionner dans le tableau masqu les plages tracer (en excluant le sous-total gnral) et dutiliser lassistant graphique. Faites le graphique des sous-totaux par pays en utilisant un graphique secteur .Observez ce que devient votre graphique quand vous passez du numro 1 au 2 puis au 3. B. Faire des statistiques partir dune partie de la liste de donnes : Nous voulons faire quelques statistiques sur notre liste de donnes du mois de septembre. Allez dans la feuille de calculs statistiques Il est facile de compter le nombre de factures, de dterminer le total, la moyenne, la valeur maximale et minimale des ventes du mois de septembre avec les fonctions classiques dExcel. Compltez alors le tableau en ligne 36 A prsent vous voudriez avoir le mme genre de statistiques mais uniquement sur la Chine. Nous allons les faire sans filtrer les donnes au pralable. Il nous faut toutefois crer une zone de critres pour limiter la zone de calcul des statistiques (seules les donnes sur la Chine nous intressent)

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Crez cette zone de critre MAIS NE FAITES PAS DE TRI Elle se situe en A1 :A2

Maintenant, nous pouvons utiliser dans les fonctions dEXCEL, celles qui sont propres aux bases de donnes et remplir progressivement le tableau en ligne 45.

On trouve ces fonctions en allant dans... Insertion/fonctions Et en choisissant la catgorie de fonctions... Base de donnes

1) Dnombrer des cellules : Dterminons combien de factures nous avons en septembre pour la Chine Choisissez dans les fonctions Base de donnes : BDNB (Base de Donnes NomBre), vous obtenez la bote de dialogue suivante... Il faut alors entrer des prcisions : Quelle base de donnes est concerne ? Ici cest notre base entire de A5 H31 Quel champ nous intresse ? Ici nous allons travailler sur le montant des factures (F5) Quel(s) critre(s) impose-t-on ? Ici seules les valeurs pour la Chine nous intressent, dsignez la zone (A1 :A2)

Le rsultat est alors 4 montants de facture sur la Chine 2) Additionner les valeurs dun champ : Vous souhaitez connatre le total des montants des factures sur la Chine Calculez ce total en choisissant la fonction BDSOMME

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3) Calculer la moyenne des valeurs dun champ : Vous souhaitez connatre la moyenne des montants des factures sur la Chine Calculez cette moyenne en choisissant la fonction BDMOYENNE 4) Extraire la valeur maximale et minimale dun champ : Vous souhaitez connatre la valeur maximale puis minimale des montants des factures sur la Chine Calculez ces valeurs en choisissant la fonction BDMAX puis BDMIN

Vrifiez lensemble de vos rsultats en retournant dans la feuille de calcul sous-totaux et en utilisant les fonctions classiques dExcel pour le sous-total dtaill de la Chine

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